Otwórz się na nowe możliwości.

Otwórz się na nowe możliwości.
17 – 19 maja 2012
Teren MTP Poznań, pawilon 3
Negocjacje handlowe, a zwyczaje kulturowe w Chinach.
Celem negocjacji handlowych jest uzyskanie od wybranego dostawcy jak najlepszej oferty cenowej oraz
jak najkorzystniejszych pozostałych warunków współpracy przy zachowaniu wymaganej jakości i
terminowości dostawy. Osiągnięcie jak najlepszych efektów w negocjacjach handlowych często zależy od
tego, do jakiego stopnia kupujący orientuje się w sytuacji na rynku, na którym zamawia. Negocjacje stają
się tym trudniejsze i mniej efektywne, jeśli nie znamy choćby podstawowych norm i zwyczajów
panujących w danym kraju.
Prezentujemy Państwu elementy chińskiego savoir vivre biznesu, mając nadzieję, że wpłynie to na
długotrwałe i przyjazne relacje oraz pozwoli skutecznie negocjować warunki kontraktów.
Hierarchia i godność osobista
o Przestrzeganie zasad hierarchii jest niezwykle istotne we wszystkich kontaktach z
Chińczykami, w trakcie negocjacji lub spotkań o charakterze nieformalnym.
Niezachowanie etykiety wynikającej z hierarchii jest postrzegane jako próba poniżenia
godności partnera chińskiego, zwłaszcza jeśli ma to miejsce w obecności osób trzecich.
Chińczycy szczególną uwagę zwracają na tzw. „utratę twarzy” w oczach podwładnych
lub osób na tym samym szczeblu. Powiedzenie czegokolwiek lub zrobienie czegokolwiek,
co powoduje „utratę twarzy” przez partnera chińskiego może negatywnie wpłynąć na
relacje i planowane przedsięwzięcia. Nie należy krytykować Chińczyka w obecności
innych osób, zwłaszcza Chińczyków, ani też żartować z Chińczyków w ich obecności. Nie
traktuj Chińczyka w sposób, który koliduje z jego miejscem w drabinie hierarchii
służbowej w jego firmie.
Przywitanie i przedstawianie się.
o Uścisk dłoni, nawet długi, jest akceptowaną formą przywitania się. Nie powinno się
jednak mocno ściskać dłoni, a inicjatywę wyciągnięcia ręki powinno zostawić się stronie
chińskiej, ponieważ nie wszyscy stosują tę formę. Dobrym zachowaniem jest nieznaczne
spuszczenie wzroku podczas powitania. Patrzenie prosto w oczy partnerowi może
spowodować jego zakłopotanie. Typowym przywitaniem po chińsku jest ni hao odpowiednik dzień dobry.
o Istotnym elementem etykiety w relacjach z chińskim partnerem biznesowym jest tak
prozaiczna czynność, jaką jest wymiana wizytówek. Wręcza się je obiema rękami i w ten
sam sposób przyjmuje. Otrzymawszy wizytówkę należy zapoznać się z jej treścia nadal
trzymając w obu dłoniach, a dopiero po dłuższej chwili można ją odłożyć lub schować.
Jeśli to możliwe wizytówka powinna być zadrukowana dwustronnie gdzie awers
zapisany będzie w j. angielskim, a rewers w j. chińskim. Na wizytówce koniecznie jest
umieszczenie zajmowanego stanowiska – jest to z punktu widzenia chińczyków istotne
dla określenia rangi poszczególnych osób i ich wpływu na podejmowanie decyzji. Jeśli
o
o
Państwa firma wyróżnia się w jakiś wyjątkowy sposób (np. wielkością, rangą itp.) należy
również napisać o tym na wizytówce.
Tradycyjnie w Chinach jako pierwsze podaje się nazwisko, dopiero później imię. W
relacjach biznesowych ważne jest utrzymanie oficjalnego języka i w miarę możliwości
podkreślanie zajmowanego stanowiska (szczególnie wysokich stanowisk) np. zwracamy
się do prezesa firmy na zasadzie „Chairman Tao” przy każdej nadarzającej się okazji. Nie
należy nalegać na formę zwracania się po imieniu, ani zbyt łatwo na nią przechodzić.
Jeśli zdarzy się tak, że Państwa wizyta w fabryce czy np. w szkole zostanie przywitana
oklaskami należy je odwzajemnić. Jest to forma przywitania – Chińczycy są oszczędni w
okazywaniu emocji.
Spotkania
o Spóźnienie na umówione spotkanie jest uważane w Chinach za zachowanie obraźliwe.
Termin spotkania może mieć również wpływ na jego wynik – uważa się, że najlepsze
okresy w roku do spotkań to kwiecień – czerwiec oraz wrzesień – 27 październik.
o W Chinach pracuje się 6 dni w tygodniu tj. od poniedziałku do soboty, choć w dużych
miastach coraz bardziej popularny staje się model 5 dniowego tygodnia pracy.
Urzędowe i biznesowe godziny pracy trwają od 8.00 do 17.00, a większość pracowników
przestrzega przerwy obiadowej pomiędzy 12.00, a 14.00.
o Zawzwyczaj spotkania rozpoczynane są od mowy powitalnej ze strony chińskich
gospodarzy. Przemawia szef delegacji, zwracając się do swego odpowiednika wśród
gości. Później oczekuje się analogicznego zachowania się drugiej strony. Rozmowa
najpierw koncentruje się na tematach zastępczych, aby wytworzyć przyjazną atmosferę
i „rozluźnić” gości.
Strój
o
Styl ubierania się w Chinach przechodzi obecnie mocną rewolucję, jednak nadal
obowiązuje pewnien kanon stroju biznesowego w stylu konserwatywnym – zarówno dla
mężczyzn jak i kobiet są to ciemne kolory. Niedopuszczalne są duże dekolty, szorty,
ostentacyjna biżuteria czy spódniczki nad kolana. Również obuwie ma znaczenie: dla
kobiet to płaski lub niewysoki obcas. Latem mężczyzni mają możliwość zdjęcia marynarki
i krawatu – wystarczą ciemne spodnie i koszula z rozpiętym kołnierzykiem. Dżinsy
uważane są za strój nieformalny, zarówno wśród mężczyzn jak i kobiet.
Negocjacje
o Negocjacje w Chinach zawsze prowadzone są przez szefów delegacji. Dbając o udział w
negocjacjach osób o wysokiej randze zapewnimy sobie udział osób o wysokiej randze ze
strony chińskiej. Szef delegacji powinien wkraczać do sali, gdzie odbywają się negocjacje,
jako pierwszy, nie zapominajmy też o zasadach hierarchii. Wracając do tematu „utraty
twarzy” pamiętajmy o tym, aby członkowie delegacji nie wyrażali sądów krytycznych na
temat ich chińskich partnerów oraz opinii sprzecznych z wypowiedziami szefa delegacji.
o Na spotkanie dobrze udać się w obecności własnego tłumacza – znajomość j.
angielskiego, mimo, że wzrasta rok do roku, nie jest jeszcze powszechna. Dotyczy to
szczególnie osób starszych.
o Często ważniejsze niż fakty, są dla Chińczyków subiektywne opinie i doświadczenia,
które stanowią podstawę do formułowania opinii i podejmowania decyzji.
o
o
o
o
o
o
Warunkiem udanych negocjacji jest nawiązanie dobrych osobistych relacji pomiędzy obu
stronami.
Dla Chińczyków większe znaczenie niż dokument w formie pisemnej ma umowa ustna
zawarta pomiędzy partnerami. Dlatego często zdarzają się sytuacje, gdy już po
podpisaniu umowy strona chińska zgłasza do niej kolejne uwagi.
Negocjacje potrafią trwać długo, a ich wynik może być niepewny. Starajmy się jednak
zachować rytm narzucony przez stronę chińską zachowując spokój i optymizm.
Chińczycy nie lubią wyznaczania ostatecznych terminów zakończenia spraw, dlatego
ramy czasowe negocjacji należy planować realistycznie.
Chińczycy niezwykle rzadko wypowiadają wprost swe negatywne stanowisko wobec
zgłaszanych im propozycji. Najczęściej usłyszymy, że „ do propozycji wrócimy później”,
„propozycja jest dobra ale wymaga analizy”, „być może”, ”zobaczymy” itp.. Takie
sformułowania w ustach Chińczyków mogą oznaczać po prostu „nie”.
Polityka i religia to wrażliwe tematy – nie ma wyraźnej potrzeby, aby je poruszać.
Podpisanie kontraktu nie zawsze pozwala „złapać oddech” po negocjacjach. Zdarza się,
że będzie on zmieniany w każdym dowolnym momencie. W końcu dokument jest mniej
ważny niż umowa słowna.
Podejmowanie gości
o Powodzenie interesów w Chinach zależy również od właściwego sposobu podejmowania
gości. Niektóre spotkania biznesowe mogą mieć miejsce np. w restauracji i trwać około 2
godzin i zazwyczaj rozpoczynają się w porze obiadowej (od godz 12.00) lub przy kolacji
(od godz 18.00).
o Powitanie gości następuje zwykle przy wejściu do restauracji. Pierwsza wchodzi osoba
najwyższa rangą wśród gości i zajmuje przy stole honorowe miejsce, naprzeciwko lub
obok najwyższego rangą przedstawiciela strony chińskiej. Należy zajmować miejsca
zgodnie z instrukcjami gospodarza.
o Na stole zazwyczaj pojawiają się potrawy w ilości znacznie większej niż można zjesć, tak
aby dużo jedzenia pozostalo po posilku – w ten sposób ma powstać wrażenie obfitości.
W trakcie posiłku zwykle serwuje się ok. 10 – 20 dań, przy czym do dobrego tonu należy
spróbowanie każdego z nich i podkreślenie smakowitości potraw. Cała ta „otoczka” to
sposób na przekazanie najlepszych życzeń przez gospodarza spotkania.
o Gospodarze na pewno docenią, jeśli goście potrafią posługiwać się pałeczkami, nie jest
to jednak konieczne. Jeśli jednak użyjemy pałeczek należy pamiętać, aby po zakończeniu
jedzenia ułożyć je obok talerza na specjalnej podpórce. Nie należy pozostawiać ich
ułożonych równolegle na talerzu lub miseczce, bowiem Chińczycy uważają, że to może
przynieść nieszczęście.
o Sygnałem do zakończenia kolacji jest zazwyczaj podanie owoców. Obecnie coraz częściej
kolacje biznesowe mają przebieg dużo mniej formalny, niż opisano wyżej. Pozwala to
uczestnikom przy stole czuć się bardziej swobodnie, niemniej jednak na pewno nie
zaszkodzi się do nich choć w części stosować.
Wręczanie upominków
o Warto przywiązywać wagę do zasad wręczania upominków – odgrywają one ważną rolę
w budowaniu dobrych relacji z partnerem chińskim. Niemniej jednak należy również
wziąć pod uwagę, że druga strona nie musi być na to przygotowana, a w takim
przypadku wręczanie upominków może być dla nich kłopotliwe ze względu na brak
możliwości odwzajemnienia się.
o
o
o
o
o
Pamiętajmy o tym, aby upominki były zapakowane – najbezpieczniejszymi kolorami są
czerwony, złoty, srebrny lub różowy, a unikać powinno się koloru białego i czarnego.
Zazwyczaj osoba, której będziemy wręczać upominek będzie odmawiać jego przyjęcia,
natomiast po zaakceptowaniu prezentu zacznie wyrażać swoją wdzięczność.
W kulturze chińskiej wiele jest rzeczy i symboli, których należy unikać. Do takich rzeczy
należą zegary, parasolki, chusteczki do nosa, białe kwiaty, ostre przedmioty jak np. noże,
czy też komplety pakowane po 4 (liczba 4 uważana jest przez chińczyków za przynoszącą
nieszczęście).
Jeśli zostaliśmy zaproszeni do domu gospodarza warto wręczyć upominki typowe dla
naszego kraju jak np. rękodzieła regionalne, alkohol czy płytę z muzyką (najlepiej
Chopina), a dla jego żony drobną biżuterię np. z bursztynu lub czekoladki czy inne
słodycze.
Prezenty wręczamy w końcowej części przyjęcia.
Mamy nadzieję, że powyższe zasady przydadzą się Państwu podczas rozmów z chińskimi kontrahentami
i partnerami biznesowymi, a ich stosowanie wpłynie pozytywnie na Państwa współpracę. Życzymy
jednocześnie udanych i owocnych negocjacji, które będzie można rozpocząć już 17 – 19 maja w Poznaniu,
podczas targów Homelife Show 2012 w pawilonie nr 3. Serdecznie zapraszamy.
Do zobaczenia na targach!
Opracowano na podstawie ‘
Poradnika Eksportera do Chińskiej Republiki Ludowej’ Wydział Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady Rzeczpospolitej Polskiej w Pekinie.
Międzynarodowe Targi Poznańskie Sp. z o.o.; Ul. Głogowska 14; 60-734 Poznań; NIP: 777-00-00-488; Sąd Rejonowy w Poznaniu, Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego numer KRS 0000202703. Kapitał zakładowy: 42 310
200,00 PLN.
Niniejsza wiadomość trafiła na Państwa adres e-mail, poniewaŜ wyraŜaliście Państwo zgodę na wykorzystanie adresu e-mail w celach przesyłania przez MTP sp. z o.o. w Poznaniuinformacji handlowych. Szanując Państwa prywatność oraz kierując się ustawą o
świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r., jeŜeli nie Ŝyczą sobie Państwo otrzymywać tego typu informacji od MTP sp. z o.o., prosimy o przeslanie maila zwrotnego o treści NIE.