Wartości prognozowane bardziej czytelne na wykresie

:: Trik 1. Wartości prognozowane bardziej czytelne na wykresie
:: Trik 2. Szybkie łączenie danych z 2 zestawień
:: Trik 3. Problem z zaokrąglaniem kwot do pełnej złotówki
:: Trik 4. Wyodrębnianie informacji cząstkowych z identyfikatorów
:: Trik 5. Sprawdzenie liczebności danych w wielu arkuszach jednocześnie
Trik 1
Wartości prognozowane bardziej czytelne na wykresie
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter117/1_Przedstawienie_prognozy.zip
Dość często pojawia się problem czytelnego przedstawienia na wykresie wartości
prognozowanych. Nie chodzi tutaj o odróŜnienie kolorami danych rzeczywistych od
przewidywanych, ale o taką modyfikację elementów i układu wykresu, aby przekaz
był łatwo zauwaŜalny przez odbiorców. PokaŜemy Ci zatem, jak moŜesz modyfikować
wykres liniowy, aby uzyskać czytelną i efektowną prezentację.
Wskazówka
Aby dobrze przedstawić prognozę, powinieneś posłuŜyć się odpowiednio
skonstruowaną tabelą. Poprawny układ danych pozwoli zachować właściwą kolejność
tworzenia poszczególnych elementów wykresu i odróŜnić oba rodzaje wartości.
Przykładowe zestawienie danych źródłowych przedstawia rysunek 1. ZauwaŜ, Ŝe w
kolumnie C wprowadziliśmy rzeczywiste wartości dla lat 2004-2008.
Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu
=> Aby zbudować wykres:
1. Zaznacz zakres komórek A2:C12.
2. Uruchom kreator wykresów (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Wstawianie) i
wybierz typ wykresu liniowy oraz podtyp liniowy.
3. Kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć pracę kreatora (w Excelu 2007: pomiń ten
krok).
4. Zaznacz legendę, klikając ją jednokrotnie lewym przyciskiem myszy, a następnie
wciśnij na klawiaturze Delete. W ten sposób usuniesz legendę, która wyświetlałaby
1
tylko zbędną informację o serii danych i niepotrzebnie mogłaby zaciemniać końcowy
efekt prezentacji.
Po sformatowaniu Twój wykres moŜe wyglądać jak na rysunku 2.
Rys. 2. Układ danych na wykresie
W tak utworzonym wykresie nie widać dokładnie, w którym miejscu masz do
czynienia z danymi rzeczywistymi, a odkąd zaczynają się dane prognozowane.
=> Dla pokazania tego przejścia powinieneś wykonać następujące kroki:
1. Kliknij prawym przyciskiem myszy linię obrazująca dane i wybierz z menu
podręcznego Formatuj serie danych.
2. W zakładce Desenie (w Excelu 2007: w grupie opcji Styl linii) wybierz z rozwijanej
listy przerywany styl linii. Jeśli pracujesz w Excelu 2007 zatwierdź ustawienia, klikając
OK.
3. Przejdź do zakładki Kolejność serii, zaznacz Serie2 i kliknij przycisk Przenieś w
górę. (W Excelu 2007 kliknij wykres prawym przyciskiem myszy i z menu
podręcznego wybierz polecenie Zaznacz dane. W okienku Wpisy legendy zaznacz
Serie2 i kliknij małą strzałkę w górę).
Jeśli teraz zatwierdzisz ustawienia przyciskiem OK, linia oparta na danych
rzeczywistych będzie widoczna nad linią prognozowaną, zasłaniając ją w
początkowym przebiegu. W związku z tym linia przerywana przedstawiająca przebieg
prognozy, widoczna jest dopiero od pozycji, w której nie ma juŜ danych
rzeczywistych.
Wskazówka
Jeśli będziesz chciał zmieniać kolor lub grubość linii, zwróć uwagę, którą serię danych
zaznaczyłeś (prezentującą dane rzeczywiste lub prognozowane).
2
Rys. 3. Prognoza jest czytelnie przedstawiona
3
Trik 2
Szybkie łączenie danych z 2 zestawień
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter117/2_Scalanie_tabel.zip
ZałóŜmy, Ŝe razem ze swoim współpracownikiem przygotowywaliście raport
okresowy. Korzystaliście z tego samego szablonu, ale kaŜdy pracował w swoim pliku.
Potrzebujesz teraz połączyć obie tabele, ale pojawił się problem: nie wszystkie
komórki są uzupełnione. Dodatkowo puste rubryki znajdują się w róŜnych miejscach
obu arkuszy. Jak zatem połączyć dane, aby automatycznie wypełnić brakujące
obszary? Jest na to szybki sposób!
Na rysunku 1 przedstawione są 2 zestawienia. Oba zawierają puste komórki w
róŜnych miejscach. Brakujące dane w zestawieniu A moŜna uzupełnić wartościami,
które zostały wprowadzone do odpowiadających komórek w zestawieniu B.
Rys. 1. Dane do połączenia
Niestety, jeŜeli skopiujesz dane z zestawienia A i wkleisz je do zestawienia B, nie
uzyskasz oczekiwanego efektu (rys. 2).
Rys. 2. Dane zostały nadpisane razem z pustymi komórkami
=> Aby wykonać to poprawnie:
1. Skopiuj zakres komórek B2:E5, a więc dane z zestawienia A.
4
2. Zaznacz obszar zestawienia B (B8:E11) i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej
specjalnie (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne, w grupie poleceń
Schowek rozwiń listę Wklej i wybierz pozycję Wklej specjalnie).
3. U dołu okna dialogowego zaznacz pole Pomijaj puste i zatwierdź, klikając OK.
Rys. 3. Wklejanie specjalne
Ta operacja pozwoliła poprawnie połączyć dane z obu zestawień. Efekt końcowy
przedstawia rysunek 4.
Rys. 4. Połączone dane
ZauwaŜ, Ŝe dane, które były jedynie w zestawieniu B, zostały wstawione w
odpowiadające im puste komórki zestawienia A. Dzięki temu w szybki sposób
przygotowałeś kompletny raport.
5
Trik 3
Problem z zaokrąglaniem kwot do pełnej złotówki
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter117/3_Zaokraglanie_kwot.zip
W trakcie przygotowywania zestawień finansowych bardzo często wymagane jest
zaokrąglenie kwot do pełnej złotówki. Nie chodzi tutaj o zmianę formatowania, kiedy
to wartość w komórce nie ulega zmianie, a jedynie sposób jej wyświetlania. W tym
przypadku do obliczeń są bowiem brane kwoty razem z miejscami dziesiętnymi, co
moŜe istotnie wpłynąć na końcowy wynik przeprowadzanej analizy.
NaleŜy zatem skorzystać z odpowiedniej funkcji zaokrąglającej. I tutaj w zaleŜności
od potrzeb moŜesz uŜyć jednej z dwóch funkcji: ZAOKR lub ZAOKR.DO.CAŁK. Aby
pokazać Ci róŜnice w ich działaniu, posłuŜymy się przykładem z rysunku 1.
Rys. 1. Przykład zaokrągleń
JeŜeli potrzebujesz zaokrąglić kwoty i wartość groszy ma być uwzględniona,
powinieneś skorzystać z funkcji ZAOKR. Kwota w komórce B4 została zaokrąglona do
pełnej złotówki w górę, poniewaŜ wartość groszy w kwocie bazowej (z komórki A4)
jest większa niŜ 49. A zatem kwota 213,49 będzie zaokrąglona w dół i wynikiem
funkcji będzie 213,00. Kwota 213,50 zostanie natomiast zaokrąglona w górę i funkcja
wyświetli 214,00.
Jeśli potrzebujesz po prostu odciąć wartość groszy w taki sposób, aby nie miała
wpływu na liczbę całkowitą, bez względu na to czy przekracza 49 groszy czy teŜ nie,
powinieneś skorzystać z funkcji ZAOKR.DO.CAŁK w sposób przedstawiony na rysunku
1.
6
Trik 4
Wyodrębnianie informacji cząstkowych z identyfikatorów
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter117/4_Oddzielanie_informacji.zip
RóŜnego rodzaju identyfikatory (klienta, produktu itp.) zawierają w sobie istotne
czasami informacje np. rok produkcji, oznaczenie kategorii produktu. Jeśli nie
dysponujesz tymi danymi w osobnych komórkach, moŜesz je bardzo łatwo
wyodrębnić z ciągu znaków tworzącego identyfikator i to bez konieczności budowania
bardzo złoŜonych formuł.
Przykładowe zestawienie produktów przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Identyfikatory zawierające informacje cząstkowe
Poszczególne informacje są rozdzielone ukośnikami. Pierwsza to oznaczenie zakładu
produkcyjnego, druga to unikalny numer produktu, trzecia rodzaj gatunku i ostatnia rok produkcji.
=> Aby te dane rozdzielić do osobnych kolumn:
1. Zaznacz zakres komórek A2:A10 i z menu Dane wybierz polecenie Tekst jako
kolumny (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych
wskaŜ Tekst jako kolumny).
2. W pierwszym oknie kreatora wybierz opcję Rozdzielany.
3. Kliknij Dalej, aby przejść do kolejnego okna.
4. Odznacz domyślnie zaznaczone pole Tabulator, a po prawej stronie pola Inny
wpisz ukośnik. Kliknij Dalej.
7
Rys. 2. Drugi krok kreatora
5. W kolejnym kroku określ format danych dla rozdzielonych kolumn i w polu Miejsce
docelowe określ komórkę, od której mają rozpoczynać się wstawione dane. Dla
potrzeb tego przykładu wybierz D2.
6. Kliknij przycisk Zakończ.
Po uzupełnieniu nazw nagłówków nowo wstawionych kolumn Twoje zestawienie
moŜe wyglądać jak na rysunku 3.
Rys. 3. Wyodrębnione informacje cząstkowe
Błyskawicznie rozbudowałeś swoją tabelę o szczegółowe dane. ZauwaŜ, Ŝe dzięki
skorzystaniu z kreatora konwersji tekstu, wartości liczbowe (Numer i Rok prod.)
zostały wyświetlone w poprawnym formacie.
8
Trik 5
Sprawdzenie liczebności danych w wielu arkuszach
jednocześnie
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter117/5_Zliczanie_pozycji.zip
W trzech róŜnych arkuszach (Sty, Lut, Mar) zgromadziłeś informacje dotyczące nowo
pozyskanych klientów. KaŜda lista składa się z tych samych kolumn, ale ma inną
liczbę wierszy.
Rys. 1. Fragment listy klientów
W osobnym arkuszu chcesz szybko sporządzić zestawienie zawierające liczby
klientów pozyskanych w poszczególnych okresach i przy okazji dokonać
podsumowania. Czy musisz przechodzić do kaŜdego arkusza z osobna, zliczać pozycje
na liście i ręcznie wprowadzać je do raportu? Niekoniecznie! Rozwiązaniem są proste
formuły tablicowe.
=> Aby z nich skorzystać:
1. W pierwszej kolejności wstaw nowy arkusz za pomocą kombinacji klawiszy Shift +
F11.
2. W dowolnej pustej komórce wstaw formułę zliczającą klientów pozyskanych w
styczniu:
=SUMA(JEśELI(CZY.PUSTA(Sty!$A$2:$A$1000);0;1))
3. Zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter, poniewaŜ jest to formuła
tablicowa.
4. Aby zliczyć pozycje w pozostałych arkuszach, skopiuj formułę w dół i zmień nazwę
Sty na odpowiednie oznaczenia arkuszy. Pamiętaj, aby po wyedytowaniu formuł
zatwierdzić je wspomnianą kombinacją 3 klawiszy.
9
Rys. 2. Tyle pozycji znajduje się na listach w róŜnych arkuszach
10