Podróże służbowe służbowy wyjazd krajowy:1 Pracownicy Instytutu
Transkrypt
Podróże służbowe służbowy wyjazd krajowy:1 Pracownicy Instytutu
Podróże służbowe służbowy wyjazd krajowy:1 Pracownicy Instytutu Psychologii UWr planujący krajowy wyjazd służbowy, powinni 1. wypełnić druk podania do Dyrektora o sfinansowanie wyjazdu wraz z określeniem szacunkowych kosztów, (zakładka DRUKI) 2. zgłosić się do przełożonego - Kierownika Zakładu w celu uzyskania jego akceptacji, wyrażonej podpisem, finansowania tego wyjazdu ze środków przyznanych na zakład w danym roku kalendarzowym. Uwagi: a. podstawowym środkiem transportu do odbycia podróży służbowej jest pociąg II klasy pośpieszny jeżeli trasa podróży jest krótsza niż 250 km. pośpieszny, ekspresowy, IC, EC, jeżeli trasa podróży wynosi od 251 km do 500 km pośpieszny lub ekspresowy, w wagonie sypialnym lub kuszetce, jeżeli trasa podróży wynosi powyżej 500 km b. osoby, które planują wyjazd w delegację prywatnym samochodem i chcą otrzymać zwrot kosztów podróży, powinny uzyskać – po akceptacji Dyrektora Instytutu – zgodę Dziekana na dofinansowanie kosztów takiej podróży. (patrz: decyzja dziekana nr1/2008; wniosek do wypełnienia w zakładce DRUKI). Uwaga: Jeżeli Dyrektor Instytutu wyrazi zgodę na pokrycie kosztów, ale z zastrzeżeniem – do wysokości kosztu biletów PKP – to należy dołączyć do wniosku dokument, który wskazuje cenę biletu (może być wydruk z www.pkp.pl). Jest to niezbędne do wyliczenia stawki za 1 kilometr (wyliczenia dokonuje pełnomocnik ds. finansowych WNHiP - p. Halina Trudzik). c. zasady obliczania diet i noclegów – w załączeniu 3. po uzyskaniu akceptacji Kierownika Zakładu wypełnić druk podania do Kwestury (zakładka DRUKI) wraz z danymi dotyczącymi kwoty, terminu wpłaty, numeru konta itp. 4. złożyć w sekretariacie oba podania o sfinansowanie wyjazdu w celu ustalenia przez Dyrektora Instytutu źródła płatności kosztów wyjazdu. Do sekretariatu należy dalszy obieg dokumentu. 5. Uwaga: do obowiązków pracownika należy a. przekazanie organizatorowi konferencji/ szkolenia danych, na jakie powinien wystawić fakturę. Uniwersytet Wrocławski - Instytut Psychologii 1 Opracowanie na podstawie Zarządzenia Rektora Uniwersytetu wrocławskiego nr 7/2006 zmienionego Zarządzeniem nr 97/2007 w sprawie wprowadzenia Instrukcji ustalającej tryb delegowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Wrocławskiego Pl. Uniwersytecki 1 50-137 Wrocław NIP 896-000-54-08 REGON 000001301 przesłać fakturę Instytut Psychologii ul. J.W. Dawida 1 50-527 Wrocław b. jeżeli faktura nie zostanie przesłana do Instytutu przez organizatora przed konferencją – to należy fakturę odebrać osobiście podczas konferencji i dostarczyć ją do sekretariatu IPs w ciągu 7 dni od otrzymania. Ważne: konsekwencją niedostarczenia ww. faktury w wyznaczonym terminie, będzie konieczność opłacenia następnego wyjazdu z własnych środków 6. przed planowanym wyjazdem zgłosić się do sekretariatu po zarejestrowany druk polecenia wyjazdu służbowego (tzw. delegację) oraz poinformować o zajęciach, które nie odbędą się z powodu wyjazdu (stosowną informację w Komunikatach zamieści Sekretariat). 7. Podczas pobytu na konferencji/szkoleniu należy pamiętać o zdobyciu pieczęci na druku delegacji (pieczęć i podpis z miejsca pobytu), która jest potwierdzeniem pobytu służbowego. 8. Po powrocie, w okresie do 14 9. dni, zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, wyjeżdżający zobowiązany jest do rozliczenia się z delegacji. Uwaga: prawidłowe wypełnienie druku delegacji jest obowiązkiem pracownika i warunkiem szybkiego zwrotu kosztów (w załączeniu – POMOCNIK do wyliczeń) 10. W celu rozliczenia się z delegacji należy przekazać do sekretariatu komplet dokumentów: a. Druk delegacji prawidłowo wypełniony (na pierwszej stronie powinna być pieczęć i podpis z miejsca pobytu oraz własnoręcznie napisana informacja, jakich świadczeń nie zapewniał organizator wyjazdu np. Organizator nie zapewniał wyżywienia i noclegu). b. Bilety – jeżeli środkiem transportu był pociąg II klasy lub c. Ewidencję przebiegu pojazdu (zakładka DRUKI) – jeżeli środkiem transportu był samochód osobowy wraz z wnioskiem podpisanym przez Dziekana oraz kalkulacją odległości oraz – jeżeli dyrektor wyraził zgodę „do wysokości kosztu biletów PKP” - dokument, który wskazuje cenę biletu (może być wydruk z www.pkp.pl). Uwaga: jeżeli dojazd do miejsca docelowego wymagał różnych środków transportu (np. pociągu i autobusu), należy dostarczyć wszystkie bilety oraz odpowiednio zaznaczyć ten fakt na druku delegacji (wyjazd-przyjazd). d. Fakturę za nocleg – jeżeli organizator nie zapewnił zakwaterowania. Opis faktury na odwrotnej stronie: Faktura za nocleg podczas podróży służbowej – podać cel (np. Konferencja) w dniach …. Zwrot należności na konto …(imię i nazwisko – czytelnie), nr konta znany kwesturze. Uwaga: jeżeli pracownik dokonuje płatności przelewem internetowym lub kartą kredytową/płatniczą powinien dołączyć wydruk potwierdzenia tej operacji. e. Fakturę za uczestnictwo w konferencji/szkoleniu – jeśli otrzymano ją dopiero na miejscu. Opis faktury na odwrotnej stronie: Faktura za uczestnictwo w Konferencji ……. w dniach …. Zapłacono przelewem w formie przedpłaty (zazwyczaj tak jest – w innych przypadkach, proszę konsultować się z sekretariatem). 11. Rozliczeniu podlegają też a. diety żywieniowe – jeżeli organizator nie zapewnił wyżywienia. Pracownik oblicza je samodzielnie, zgodnie z załącznikiem Diety i Noclegi. Aktualna wysokość diety 23,00 zł. b. dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety – aktualnie 4,60 zł. Uwaga: ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym. c. inne udokumentowane wydatki (koszty kserokopii, opłaty parkingowe itp.)