pobierz plik

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
Zespół Własności Przemysłowej
Poradnik przedsiębiorcy poświęcony
prowadzeniu i rozliczaniu projektów
Warszawa 2010
1z5
Szanowni Państwo,
Prezentujemy trzeci odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu
8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii kwalifikowalności wydatków. W niniejszym
odcinku zaprezentowano kwestie problematyczne związane z terminem rozpoczęcia projektu
oraz ponoszeniem wydatków poza okresem kwalifikowalności, które zostały poparte
konkretnymi przykładami. Problematyka aneksowania umów zostanie poruszona w kolejnym
odcinku poradnika.
2z5
3. Kwalifikowalność wydatków
Kwalifikowalność wydatków jest jednym z najważniejszych zagadnień w procesie
prawidłowej realizacji i rozliczania projektu. Dlatego tak ważne jest zapamiętanie
i zastosowanie w trakcie realizacji projektu kilku podstawowych zasad.
Aby dany wydatek kwalifikował się do objęcia wsparciem muszą zostać spełnione
jednocześnie następujące warunki:
1) jest niezbędny do prawidłowej realizacji Projektu;
2) został wskazany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu;
3) został faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej
niż w dniu następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie;
4) został prawidłowo udokumentowany;
5) został zweryfikowany i zatwierdzony przez PARP.
PAMIĘTAJ! Rozpoczęcie realizacji projektu przed dniem rozpoczęcia okresu
kwalifikowalności wydatków, określonego w umowie o dofinansowanie, powoduje, że
poniesione wydatki nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.
Natomiast rozpoczęcie realizacji projektu przed dniem następującym po dniu złożenia
wniosku o dofinansowanie skutkuje rozwiązaniem umowy ze skutkiem
natychmiastowym.
Należy podkreślić, że za rozpoczęcie działań uważa się dzień faktycznej realizacji działań
określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, bądź też zaciągnięcie przez
Beneficjenta pierwszego zobowiązania dotyczącego wydatków związanych z realizacją
projektu.
PRZYKŁAD 1:
Beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie 1 października 2009 r. Rozpoczęcie okresu
kwalifikowalności wydatków, a tym samym I etapu projektu zostało określone we wniosku
o dofinansowanie na dzień 1 stycznia 2010 r. Beneficjent dokonał w dniu 15 grudnia 2009 r.
planowanego w I etapie projektu zakupu 2 laptopów.
Z uwagi na fakt, że Beneficjent dokonał planowanego zakupu środków trwałych po dniu
złożenia wniosku o dofinansowanie, jednak przed dniem rozpoczęcia okresu
kwalifikowalności wydatków, wydatki te nie mogą zostać uznanie za kwalifikujące się do
objęcia wsparciem. Zatem działanie zostało przez Beneficjenta zrealizowane, ale uznane
zostało za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem.
Data podpisania umowy o dofinansowanie nie jest wyznacznikiem terminu realizacji działań
z harmonogramu. Jeśli Beneficjent zaplanował rozpoczęcie okresu kwalifikowalności
wydatków przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie, powinien realizować projekt
zgodnie z tymi założeniami, bez względu na termin podpisania umowy.
3z5
PRZYKŁAD 2:
Beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie 15 września 2009 r. Termin realizacji projektu
zaplanował w okresie 01.12.2009 r.-31.12.2010 r. W dniu 15 września 2009 r. podpisał
umowę z wykonawcą usług doradczych i zapłacił wykonawcy zaliczkę w wysokości 20%
wartości planowanych do wykonania usług, na co na etapie rozliczenia projektu przedstawił
stosowny dokument księgowy oraz potwierdzenie dokonania płatności.
W związku z tym, że Beneficjent rozpoczął realizację projektu (podpisał umowę i poniósł
wydatek związany z realizowanym projektem) w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie,
wszystkie wydatki w ramach projektu stają się niekwalifikujące się do objęcia wsparciem, a
umowa z Beneficjentem zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym.
Beneficjent jest zobowiązany w okresie kwalifikowalności wydatków zakończyć zakres
rzeczowy i finansowy projektu, tj. do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności zrealizować
wszystkie działania wynikające z harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz ponieść
wydatki i pozyskać dokumenty będące podstawą uznania ww. wydatków za kwalifikujące się
do objęcia wsparciem.
UWAGA! Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifkowalności wydatków,
nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.
PRZYKŁAD 3:
Okres kwalifikowalności wydatków określony został w umowie o dofinansowanie na termin
01.01.2009-31.12.2009. Do dnia 31 grudnia 2009 r. Beneficjent wykonał zakres rzeczowy
zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu i tego samego dnia złożył
wniosek o płatność końcową w Regionalnej Instytucji Finansującej. W wyniku dokonanej
weryfikacji wniosku o płatność okazało się, że Beneficjent do dnia zakończenia okresu
kwalifikowalności wydatków oraz złożenia wniosku o dofinansowanie nie przedstawił
potwierdzenia zapłaty za wykonane usługi informatyczne. Ze złożonych przez Beneficjenta
uzupełnień wynikało jednak, że stosowna płatność za ww. usługę dokonana została w dniu
05 stycznia 2010 r.
Beneficjent do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków nie dokonał płatności
za wykonane usługi informatyczne, w związku z czym wydatki z nimi związane zostały
uznane za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem.
3.1 Kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniami osób
bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu
W ramach Działania 8.1 PO IG wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem mogą
być wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy osób
zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu objętego wsparciem oraz na
obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy przedsiębiorców będących osobami fizycznymi
prowadzącymi działalność gospodarczą.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie wydatkami kwalifikującymi się do objęcia
wsparciem są wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane w okresie ich
4z5
kwalifikowalności. Jednocześnie wydatki poniesione po zakończeniu okresu
kwalifikowalności wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.
W jaki sposób zatem rozliczyć wydatki związane z ZUS oraz Urzędem Skarbowym, skoro są
one płacone później niż wynagrodzenia pracownikom?
UWAGA! Koszty ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzanej do US od
wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy projekcie, naliczone w ostatnim
miesiącu realizacji projektu, lecz poniesione po jego zakończeniu, zostaną uznane za
niekwalifikujące się do objęcia wsparciem.
W celu uznania ww. kosztów od wypłaconych wynagrodzeń, Beneficjent powinien
dokonać przelewu na konto ZUS i US w okresie kwalifikowalności wydatków.
PRZYKŁAD 4:
Okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się w dniu 01.01.2009 r. i kończy w dniu
31.12.2009 r. Beneficjent, zgodnie z polityką wynagradzania wypłacił w dniu 28 grudnia
2009 r. pracownikom oddelegowanym do realizacji projektu wynagrodzenia, jednak w
związku z tym, że deklaracje RCX oraz DRA zostały sporządzone w styczniu 2010 r.,
faktyczna płatność, zarówno za składki ZUS, jak i zaliczkę na podatek dochodowy nastąpiła
dopiero w miesiącu lutym 2010 r.
W związku z tym, że Beneficjent do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków
nie dokonał płatności do ZUS oraz US, zarówno obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy
oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych nie mogą zostać uznane za
kwalifikujące się do objęcia wsparciem. W ramach ostatniego etapu projektu za kwalifikujące
się do objęcia wsparciem będzie można uznać jedynie wynagrodzenie faktycznie wypłacone
pracownikom.
Do prawidłowego rozliczenia projektu, w celu potwierdzenia pełnego poniesienia przez
Beneficjenta wydatków związanych z wynagrodzeniami, konieczne będzie jednak
dostarczenie dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek do ZUS oraz zaliczki do
US.
5z5