Komunikacja interpersonalna

Komunikacja interpersonalna
07.06.2011
Codzienne życie człowieka wypełnione jest doświadczeniami
porozumiewania się. W procesie porozumiewania ludzie uczą
się rozumieć siebie nawzajem. Z komunikacją mamy do
czynienia, kiedy ktoś wysyła przekaz ze świadomym
zamiarem wywołania reakcji w postaci odpowiedzi.
Wysyłający informację to nadawca, a adresat przekazu - to
odbiorca.
Informacją mogą być sygnały werbalne, niewerbalne lub jakieś
zachowanie, które nadawca kieruje do odbiorcy.
Kanał, przez który przesyłany jest przekaz, to środek przekazywania informacji (np. fale akustyczne,
dzięki którym słyszymy lub fale świetlne, dzięki którym widzimy).
Efektywne komunikowanie się w firmie:
●
●
rozprzestrzenia się w czasie i zajmuje większość dnia pracy,
jest niezbędne dla efektywnego działania firmy i dla sukcesu jej pracowników.
Proporcjonalny rozkład czynności w procesie komunikowania się:
●
●
●
●
słuchanie 45%,
mówienie 30%,
czytanie 16%,
pisanie 9%.
Rodzaje komunikowania się w firmie
1. PIONOWE
a) kierowane w dół hierarchii organizacyjnej (inicjowane przez menedżerów),
b) kierowane w górę hierarchii organizacyjnej (inicjowane przez pracowników).
2. POZIOME
a) przekazywanie wiadomości między pracownikami firmy funkcjonującymi na równorzędnych
stanowiskach w komórkach organizacyjnych różnych pionów,
b) występujące w działaniu zespołów zadaniowych.
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/
Komunikowanie się pionowe "w dół"
Cele:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Informowanie o celach i zasadach firmy,
Powiadamianie o praktyce i procedurach organizacyjnych,
Przekazywanie szczegółowych dyrektyw zadaniowych,
Wyrażanie oczekiwań wobec pracowników,
Informowanie pracowników o ich wydajności,
Ocenianie,
Dostarczanie motywacji,
Doradzanie, pouczanie
Zachęcanie pracowników do wyrażania zdania i formułowania opinii.
Ograniczenia:
●
●
●
●
●
●
●
●
Niejasne, dwuznaczne i niekompletne informacje,
Zbyt duża ilość komunikatów przekazywana w tym samym czasie,
Spóźnione lub przedwczesne terminy,
Cenzura dostarczanych informacji,
Zniekształcenia wynikające z dużej ilości „pośredników”,
Opory odbiorców wobec informacji sprzecznych z ich wartościami i celami,
Zniekształcanie faktów,
Nieznajomość celów i strategii przedsiębiorstwa wśród pracowników.
Czynniki wspomagające:
●
●
●
●
●
●
Dobry przepływ informacji "w dół"
Każdy pracownik powinien znać swoją „formalną” ścieżkę przesyłania informacji.
Ścieżki informacyjne powinny być bezpośrednie i krótkie.
Komunikaty muszą być autentyczne i zgodne z wartościami odbiorców.
W sytuacjach zmian organizacyjnych występuje szczególne zapotrzebowanie na dużą ilość
informacji.
Decydując się na przekazanie informacji, należy uwzględnić nastroje pracownicze oraz warunki
otoczenia.
Komunikowanie się pionowe "w górę"
W starożytnej Grecji posłańcy przynoszący złe wiadomości byli zabijani.
Jednym z istotniejszych czynników warunkujących przekazywanie informacji „w grę” jest ryzyko
postrzegane przez pracowników. Ryzyko jest związane z tym, że przełożony może utożsamić złe
wiadomości z osobą, która je przekazuje. Problem ten nabiera szczególnego znaczenia wtedy, gdy
przekazywane informacje dotyczą zachowań lub, co gorsza, wiedzy i umiejętności przełożonego.
Ale:
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/
Rozsądek podpowiada, że jeśli chcemy być efektywni w naszej pracy, to należy dzielić się
z przełożonym i zespołem wiadomościami o naszych postępach.
Co komunikować?
●
●
●
●
●
●
●
●
Swoje plany zawodowe i plany dotyczące rozwoju osobistego,
Pomysły, sugestie i propozycje rozwiązań,
Osiągnięcia i sukcesy,
Problemy, których nie możesz rozwiązać,
Problemy, oczekiwania, skargi, prośby własne i współpracowników.
Jeśli kierujesz zespołem, to dodatkowo:
Stosunki między pracownikami,
Postawy wobec pracy w zespole.
Kiedy komunikować?
●
●
●
Gdy masz dobrą opinię o odpowiedzialności szefa,
Gdy potrzebna jest ci dobra rada lub koordynacja działań twoich z innymi,
Gdy istnieje potrzeba lub konieczność zmiany bądź rezygnacji z dotychczasowej ustalonej polityki
działania lub strategii.
Jak komunikować?
●
●
●
●
●
Być otwartym wobec swojego szefa,
Uczciwie i wprost mówić o tym, jakie jest twoje zdanie i co myślisz o danej sprawie,
Unikać mówienia tego, co - twoim zdaniem - szef chce usłyszeć,
Pytać, w czym tkwi problem, jeśli szef nie dowierza przekazywanym informacjom,
Przedłożyć choćby najbardziej ogólne pomysły rozwiązania problemu.
Znaczenie niesolidnego informowania
Autorytarny przełożony:
●
●
●
decyduje według własnego uznania, kogo, kiedy i o czym należy informować,
informuje żywiołowo, kiedy chce, i zataja informacje przed współpracownikami,
uważa, że informacje udzielone pracownikom są wyróżnieniem.
Jego współpracownicy:
●
●
●
mają poczucie niepewności, plotkują,
są nieufni wobec przełożonego,
rywalizują ze sobą i myślą o własnych sprawach.
Skutek:
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/
●
●
●
●
●
●
niewłaściwe postawy pracowników,
przekazują przełożonym nierzeczowe informacje, niepełne, a nawet fałszywe,
zachowują dla siebie ważne informacje, aby imponować kolegom lub „podlizywać” się szefowi,
zachowują się egoistycznie,
traktują podobnie jak szef swoich podwładnych na niższym szczeblu,
słuchają nieformalnych informacji (propaganda szeptana).
Wynik - zły klimat w przedsiębiorstwie i mała wydajność pracy.
Znaczenie solidnego informowania
Kooperatywny przełożony:
●
●
●
●
nie wymaga przedkładania wszelkich informacji,
ustala, kiedy, kto i o czym ma być informowany,
podaje informacje potrzebne pracownikom do wykonywania zadań,
przyjmuje informacje i pomysły pracowników.
Jego współpracownicy:
●
●
●
mają poczucie pewności i unikają plotek,
stają się samodzielni i cieszą się ponoszeniem odpowiedzialności,
mają zaufanie do przełożonego, są wobec niego szczerzy, nie boją się informować go o wszystkim.
Skutek:
●
●
●
●
●
właściwe postawy pracowników,
informują przełożonych rzeczowo, właściwie i wyczerpująco,
wnoszą własne propozycje,
chętnie przekazują informacje podległym im pracownikom,
nieformalne źródła informacji tracą znaczenie i nie mają żadnego wpływu.
Wynik - dobry klimat w przedsiębiorstwie i wysoka wydajność pracy,
Komunikowanie się poziome
Ograniczenia:
●
●
●
●
●
●
Rywalizacja między zespołami,
Wąska specjalizacja działań pracowników bądź grup,
Brak motywacji,
Przeładowanie informacyjne,
Brak umiejętności interpersonalnych,
Bariery fizyczne.
Sprawne wysyłanie informacji
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/
Jest kilka warunków, które powinien spełnić nadawca, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że
zostanie dobrze zrozumiany.
Są to...
Wysyłanie zrozumiałych informacji - aby podnieść prawdopodobieństwo, że komunikat
będzie zrozumiany poprawnie, nadawca powinien:
●
●
●
●
Używać więcej niż jednego kanału i powtarzać ważne informacje więcej niż jeden raz.
Przekazać komunikat całkowity i jasny razem ze wszystkimi ubocznymi informacjami, których
odbiorca może potrzebować, żeby zrozumieć układ odniesienia nadawcy i jego punkt widzenia.
Przedstawić informację jako własną przy użyciu zaimków osobowych „ja”, „mój”.
Dbać o to, aby wypowiedzi werbalne, oznaki niewerbalne i zachowania były ze sobą
zgodne.Zwiększanie poziomu wiarygodności nadawcy.
Na wiarygodność nadawcy wpływają:
●
●
●
●
●
●
●
Znawstwo tematu, o którym jest mowa.
Rzetelność nadawcy jako źródła informacji, związana z postrzeganiem takich cech nadawcy, jak
odpowiedzialność i konsekwencja.
Intencje nadawcy - dla odbiorcy istotne jest, czy motywy nadawcy są całkowicie egoistyczne, czy
też nie.
Wyrażanie ciepła i życzliwości.
Dynamizm nadawcy - dynamiczny nadawca postrzegany jest jako stanowczy i silny, a równocześnie
jako bardziej wiarygodny niż nadawca pasywny.
Opinia innych ludzi - jeśli inni ludzie uważają nadawcę za osobę godną zaufania, my również
będziemy postrzegać go jako wiarygodnego.
Zdobywanie informacji zwrotnych o tym, jak odbiorca reaguje na przekaz. Jednym z najlepszych
sposobów zapewnienia sobie dokładnego zrozumienia komunikatu jest uzyskanie informacji
zwrotnych o tym, jaki efekt wywołuje informacja u odbiorcy. Nadawca widzi wtedy, jak jego
informacja jest odbierana i dekodowana.
Ważne jest też, aby samemu udzielać informacji drugiej osobie o tym, jak ją postrzegamy i jak
odczuwamy jej działanie.
Jednostronna komunikacja ma miejsce wtedy, kiedy nadawca nie jest w stanie stwierdzić, jak
odbiorca dekoduje informacje. Komunikacja dwustronna zdarza się wówczas, gdy nadawca dostaje
informacje zwrotne dotyczące dekodowania komunikatu przez odbiorcę.
Cechy prawidłowo udzielanej informacji zwrotnej
1. Mów o zachowaniu danej osoby, a nie o osobie. Mówiąc o zachowaniu, opisujesz człowieka
przysłówkami (które określają czynności), a nie przymiotnikami (które określają cechy).
2. Skup się na swoich spostrzeżeniach, a nie na wyciąganiu wniosków. Kiedy dzielisz się swoimi
sądami i wnioskami, a może to być cenne, zaznacz, że to są właśnie wnioski.
3. Dokonuj opisu, a nie ocen. Oceny wydaje się poprzez swój własny system wartości i odniesień,
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/
4.
5.
6.
7.
8.
podczas gdy opis jest neutralnym sprawozdaniem.
Opisuj zachowanie w kategoriach „mniej lub bardziej”, a nie „tak lub nie”. Oznacza to, że
kładziesz nacisk na ilość, która jest obiektywna, a nie na jakość, która jest subiektywna.
Skup się na zachowaniu w odniesieniu do szczególnej sytuacji, najlepiej do „tu i teraz”, a nie na
zachowaniach umiejscowionych „gdzieś i kiedyś”. To, co robimy, zawsze ma związek z miejscem
i czasem. Lepiej rozumiemy zachowanie, jeśli rozpatrujemy je na tle tego miejsca i czasu.
Dziel się pomysłami i informacjami, a nie - dawaj rady. Pozwalasz w ten sposób drugiej osobie
decydować, jak spożytkować twoje pomysły i informacje w świetle jej własnych celów w danej
sytuacji i w danym czasie.
Zajmij się badaniem możliwości, nie obstawaj przy gotowych odpowiedziach i rozwiązaniach.
Wielu z nas posiada całe zbiory gotowych rozwiązań i odpowiedzi, do których nie ma pytań.
Informacja zwrotna powinna służyć potrzebom osoby, która ją otrzymuje, a nie tej, która jej
udziela.
Sandra Waszniewska
Training Factory
Źródło:
http://kariera.nf.pl/Artykul/11677/Komunikacja-interpersonalna/komunikacja-komunikacja-pionowa-k
omunikacja-pozioma-szkolenia/
Ocena:
0/6
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/4/id/470/komunikacja-interpersonalna/