Lista rozwijana z aktywnymi hiperłączami

:: Trik 1. Lista rozwijana z aktywnymi hiperłączami
:: Trik 2. Łączenie tabel o róŜnym układzie kolumn
:: Trik 3. Automatyczne zapisywanie zmian przy zamykaniu skoroszytu
:: Trik 4. Linie siatki arkusza widoczne na wydruku
:: Trik 5. Graficzna prezentacja danych w kształcie półkola
Trik 1
Lista rozwijana z aktywnymi hiperłączami
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter130/1_Rozwijane_hiperlacza.zip
Przy wypełnianiu róŜnego rodzaju zestawień moŜesz potrzebować wprowadzać
określone adresy e-mail. WaŜne jest, aby były one szybko wpisane do arkusza jako
aktywne hiperłącza, po których kliknięciu otworzy się od razu program do obsługi
poczty elektronicznej. Do seryjnego wprowadzania adresów e-mail proponujemy
wykorzystać rozwijaną listę. Stworzysz ją za pomocą narzędzia Excela do
sprawdzania poprawności danych.
Przyjmijmy, Ŝe określone adresy e-mail będziesz wstawiał do kolumny C zestawienia
zaprezentowanego na rysunku 1.
Rys. 1. Aktywne linki będą wstawiane za pomocą rozwijanej listy
Jeśli pracujesz w wersji Excela późniejszej niŜ 2000, powinieneś w pierwszej
kolejności sprawdzić, czy Twój program ma włączoną opcję umoŜliwiającą
wstawianie aktywnych adresów email.
=> Aby to sprawdzić:
1. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje Autokorekty. (W Excelu 2007: kliknij
Przycisk pakietu Office i wybierz Opcje programu Excel. W lewej części okna zaznacz
kategorię Sprawdzanie, a po prawej wskaŜ przycisk Opcje Autokorekty).
2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Autoformatowanie podczas pisania.
Opcja ŚcieŜki internetowe i sieciowe na hiperłącza powinna być zaznaczona, jak jest
to przedstawione na rysunku 2.
1
Rys. 2. Ustawienia Autokorekty
JeŜeli dostosowałeś ustawienia swojego Excela, moŜesz przejść do kolejnego etapu i
wstawić rozwijaną listę w komórce C2.
=> W tym celu:
1. Zaznacz komórkę C2 i z menu Dane wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności
(w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wskaŜ
Poprawność danych).
2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Ustawienia.
3. Z rozwijanej listy Dozwolone wybierz pozycję Lista.
4. W pole Źródło wpisz adresy e-mail oddzielone średnikami.
Wskazówka
Adresy mogą być takŜe wprowadzone do dowolnych kolejnych komórek arkusza. Aby
je podczepić do listy, naleŜy kliknąć w polu Źródło i zaznaczyć w arkuszu odpowiedni
zakres.
Rys. 3. Ustawienia rozwijanej listy
2
5. Zatwierdź, klikając OK, a w komórce C2 pojawi się lista.
6. Wybierz z niej dowolny adres e-mail. Jak widzisz, nie jest on na razie aktywnym
hiperłączem.
7. Aby to zmienić, zaznacz komórkę C2, wciśnij klawisz funkcyjny F2, a następnie
Enter. W tym momencie adres e-mail stał się aktywnym linkiem.
8. Najedź ponownie wskaźnikiem myszy nad komórkę C2, wciśnij i przytrzymaj lewy
przycisk myszy, aby ją zaznaczyć (pojedyncze, szybkie kliknięcie spowoduje
uruchomienie hiperłącza).
9. Wciśnij klawisz Delete, aby usunąć wpis z komórki C2.
10. Skopiuj pustą komórkę C2 zawierającą rozwijaną listę do kolejnych komórek w
tej kolumnie.
Od tego momentu za pomocą rozwijanej listy będziesz wstawiać aktywne adresy email.
Rys. 4. Aktywne linki wstawiane za pomocą rozwijanej listy
3
Trik 2
Łączenie tabel o róŜnym układzie kolumn
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter130/2_Doklejanie_tabeli.zip
Prowadzisz w arkuszu Excela rejestr klientów. Obejmuje on 5 kolumn zawierających
najbardziej istotne informacje. Od swojego współpracownika otrzymałeś zestawienie
klientów, które naleŜałoby dokleić do Twojego rejestru. Niestety nowa tabela ma inny
układ gdyŜ obejmuje jedynie 3 kolumny. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Rejestr klientów
Rys. 2. Dane, które naleŜy dokleić
JeŜeli skopiowałbyś dane z rysunku 2 i wkleił do rejestru przedstawionego na
rysunku 1, wówczas wpisy znalazłyby się w nieodpowiednich kolumnach (np. nazwy
firm zostałyby wstawione w kolumnie Nr klienta). Przy bardziej obszernych
zestawieniach, takie przenoszenie danych moŜe stanowić nie lada problem.
PokaŜemy Ci zatem, jak to zadanie wykonać w szybki sposób.
=> W tym celu:
1. Przejdź do arkusza z rysunku 2, kliknij komórkę A1 i z menu Wstaw wybierz
polecenie Wiersze (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne, w grupie
poleceń Komórki rozwiń listę Wstaw i wybierz Wstaw wiersze arkusza).
2. W dodanym wierszu wstaw numery zgodne z kolejnością kolumn w rejestrze z
rysunku 1. Kolejnym pustym kolumnom nadaj natomiast numery kolumn, które nie
występują w rejestrze tak, jak to widać na rysunku 3.
4
Rys. 3. Ponumerowane kolumny
3. Następnie zaznacz wszystkie wartości w arkuszu tak, aby w aktywnym obszarze
znalazły się równieŜ kolumny z nadanymi numerami (zakres A1:E7).
4. Teraz z menu Dane wybierz polecenie Sortuj (w Excelu 2007 uaktywnij kartę
Narzędzia główne, w grupie poleceń Edycja kliknij Sortuj i filtruj/Sortowanie
niestandardowe), kliknij przycisk Opcje i zaznacz opcję Sortuj od lewej do prawej.
Po kliknięciu OK w okienku Sortowanie, w polu Sortuj według powinna pojawić się
pozycja Wiersz 1 tak, jak to jest przedstawione na rysunku 4.
Rys. 4. Ustawienia sortowania
5. Zatwierdź ustawienia sortowania, klikając OK. Uzyskasz efekt jak na rysunku 5.
Rys. 5. Tabela po posortowaniu
Teraz kolejność kolumn jest identyczna co w Twoim rejestrze. Pozostaje Ci zatem
zaznaczenie zakresu komórek A3:E7, skopiowanie i doklejenie do rejestru.
5
Trik 3
Automatyczne zapisywanie zmian przy zamykaniu skoroszytu
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter130/3_Autozapisywanie_skoroszytu.zip
Komunikat Excela zawierający pytanie o zapisanie zmian w skoroszycie na pewno jest
Ci znany. JeŜeli w swoich arkuszach wprowadziłeś jakieś modyfikacje i nie dokonałeś
ręcznego zapisu, przy próbie zamknięcia pliku program przypomina Ci w ten sposób o
konieczności zapamiętania zmian. W większości przypadków uŜytkownik wybiera
odpowiedź twierdzącą. Proponujemy wprowadzenie pewnego usprawnienia w Twoim
roboczym skoroszycie. Zastosuj w nim proste makro, które będzie automatycznie
zapisywać zmiany przy zamykaniu pliku i uciąŜliwy komunikat nie będzie się pojawiał.
=> Aby to zrobić:
1. Otwórz swój roboczy plik i uruchom Edytor Visual Basic. W tym celu uŜyj polecenia
Narzędzia/Makro/Edytor Visual Basic (w Excelu 2007: kliknij kartę Deweloper i w
grupie poleceń Kod naciśnij Visual Basic) lub kombinacji klawiszy lewy Alt + F11.
Wskazówka
Jeśli karta Deweloper jest niewidoczna, to kliknij Przycisk pakietu Office/Opcje
programu Excel i w zakładce Popularne zaznacz opcję PokaŜ kartę Deweloper na
wstąŜce.
2. W oknie Project – VBAProject kliknij dwukrotnie moduł ThisWorkbook.
Rys. 1. Otwórz moduł skoroszytu
3. W oknie kodu, które się pojawi, wpisz kod przedstawiony na rysunku 2.
6
Rys. 2. Kod procedury
Procedura jest uruchamiana w momencie zamykania pliku i sprawdza, czy właściwość
Saved skoroszytu ma wartość False. Jeśli tak (plik został zmieniony i nie dokonano
zapisu), zmiany są automatycznie zapisywane.
4. Zamknij Edytor Visual Basic.
7
Trik 4
Linie siatki arkusza widoczne na wydruku
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter130/4_Linie_siatki.zip
Zbudowałeś w arkuszu proste zestawienie, które postanowiłeś wydrukować. Niestety
na papierze niewidoczne są obramowania komórek, przez co tabela jest mało
czytelna. Co naleŜy zrobić, aby uaktywnić przy drukowaniu linie siatki arkusza?
Rozwiązanie jest bardzo proste: przed samym uruchomieniem drukowania naleŜy
uaktywnić odpowiednią opcję.
Rys. 1. Podgląd wydruku bez obramowań komórek
=> W tym celu:
1. Z menu Plik wybierz polecenie Ustawienia strony (w Excelu 2007: uaktywnij kartę
Układ strony).
2. W oknie dialogowym, które się pojawiło, przejdź do zakładki Arkusz (w Excelu
2007: odszukaj grupę poleceń Opcje arkusza).
3. W sekcji Drukuj zaznacz pole Linie siatki i zatwierdź ustawienia, klikając OK (w
Excelu 2007: w sekcji Linie siatki zaznacz pole wyboru Drukuj).
Rys. 2. Uaktywnienie linii siatek na wydruku
Od tego momentu obramowania komórek będą widoczne na wydruku.
8
Trik 5
Graficzna prezentacja danych w kształcie półkola
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter130/5_Kolowy_wykres.zip
Zaprezentowanie udziałów procentowych na wykresie kołowym nie jest trudnym
zadaniem. Co jednak zrobić, jeśli potrzebujesz przygotować wykres w kształcie
półkola. Przeszukiwanie listy typów wykresów nic nie da, Excel takim nie dysponuje.
Proponujemy Ci zastosowanie pewnego triku, dzięki któremu łatwo zbudujesz
niestandardową prezentację.
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu
=> Aby zbudować wykres:
1. W komórce A6 wpisz Suma, a w B6 wstaw sumę komórek B2:B5, czyli 100%.
2. Teraz zaznacz całe zestawienie i zbuduj standardowy wykres kołowy.
3. Kliknij dowolną serię danych prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego
wybierz polecenie Formatuj serie danych.
4. Przejdź do zakładki Opcje (w Excelu 2007: Opcje serii), w polu Kąt pierwszego
wycinka wpisz 270 i zatwierdź OK (w Excelu 2007: Zamknij).
Rys. 2. Formatowanie punktu danych
5. Zaznacz największą serię danych, która obecnie stanowi połowę wykresu i kliknij
ją prawym przyciskiem myszy.
6. Wybierz polecenie Formatuj punkt danych.
7. Przejdź do zakładki Desenie i w grupach opcji Obramowanie oraz Obszar wybierz
Brak. W Excelu 2007 wyłącz wyświetlanie elementów z kategorii Wypełnienie oraz
Kolor krawędzi.
8. Zatwierdź ustawienia.
9
Po dodaniu etykiet wartości, a takŜe usunięciu wpisu serii Suma z legendy, wykres
moŜe wyglądać jak na rysunku 3.
Rys. 3. Wykres w kształcie półkola
10