zapytanie ofertowe - zamowienia.mazovia.pl

zapytanie ofertowe - zamowienia.mazovia.pl

Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania
zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Mazowieckiego w Warszawie
Nr sprawy OR-KP-III.2402.11.1.2017.SK
ZAPYTANIE OFERTOWE
w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie
przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO (bez VAT)
Zamawiający:
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie
1.
zaprasza do złożenia oferty na:
Przedmiot zamówienia:
Świadczenie usług doradczych w zakresie przeprowadzenia analizy obciążenia stanowisk pracy
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie w oparciu o dane pozyskane
z wewnętrznego oprogramowania pomiarowego stanowiącego zasób organizacji oraz na podstawie
informacji pozyskanych z zastosowania dodatkowych narzędzi m. in. przeprowadzonych wywiadów
i ankiet w wybranych komórkach organizacyjnych Urzędu.
2.
Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące badania:
2.1 Liczba uczestników łącznie:
maksymalnie 90 uczestników
2.2 Uczestnicy badania:
Pracownicy dwóch wybranych departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego
w Warszawie
2.3 Miejsce badania:
Warszawa
Siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie oraz siedziba
departamentów, w którym zostanie przeprowadzone badanie
2.4 Zakres merytoryczny badania:
Główny cel badania:
I.
Badanie będzie obejmowało ocenę stopnia/poziomu obciążenia zadaniami na poszczególnych stanowiskach
pracy w departamentach Urzędu poprzez przeprowadzenie analizy dokumentacji i danych uzyskanych
z wewnętrznego oprogramowania pomiarowego w organizacji. Ze względu na specyfikę pracy w sektorze
publicznym, analiza obejmie szczególnie kwestie liczby i powtarzalności zadań oraz jednostkowego czasu
ich realizacji. Dodatkowo w kryteriach oceny uwzględnione zostaną problemy związane z warunkami
świadczenia pracy, a także przepisy prawa pracy oraz czynności wynikających z zakresu zadań na
stanowisku. Wynikiem przeprowadzonej analizy będą raporty, które pozwolą odpowiedzieć na pytania
dotyczące minimalnej niezbędnej oraz optymalnej obsady stanowisk oraz propozycje działań w zakresie
podjęcia decyzji odnośnie usprawnienia pracy oraz narzędzi wspomagających realizację codziennych zadań
na stanowisku. Raporty określą m.in. efektywność poszczególnych czynności oraz czas ich realizacji.
II.
Szczegółowe cele badania:




Obciążenie pracą w rozkładzie czasowym;
Obecny stan zatrudnienia vs. oczekiwania/wskazania optymalnego zatrudnienia w departamentach;
Biegłość obsługi kluczowych systemów i aplikacji niezbędnych na stanowisku pracy;
Czas realizacji poszczególnych czynności, w tym zadań nie wymagających pracy przy komputerze;


Poznanie potrzeb i oczekiwań na stanowisku (motywacja pracowników niższego i wyższego
szczebla, w tym m.in. zdiagnozowanie potrzeb rozwojowych/szkoleniowych pracowników);
Zaproponowanie działań doskonalących.
2.5 Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy:
I.
1.
2.
II.
1.
2.
3.
a)
b)
Konsultacje
Konsultacje w zakresie technicznego przygotowania do realizacji badania (rozpoznanie struktury
i infrastruktury technicznej Urzędu, w oparciu o którą zbierane są dane);
Analiza dokumentacji (m. in. zakresy czynności poddanych badaniu pracowników, wewnętrzne akty
prawne Urzędu).
Analiza
Analiza wydajności pracy poszczególnych pracowników na podstawie danych zebranych za
pomocą wewnętrznego oprogramowania pomiarowego;
Realizacja 3 miesięcznego pomiaru efektywności czasu pracy przy określeniu faktycznych godzin
pracy pracowników przy komputerze oraz dziennego zaangażowania dla każdego pracownika;
Realizacja 3 miesięcznego pomiaru efektywności czasu pracy przy określeniu faktycznych godzin
pracy pracowników przy wykonywaniu zadań nie wymagających pracy z użyciem komputera oraz
dziennego zaangażowania dla każdego pracownika:
zastosowanie dodatkowych narzędzi niezbędnych do przeprowadzenia kompletnego/rzetelnego
badania typu: ankiety, wywiady, obserwacje;
zastosowanie dodatkowych technik określających stan faktyczny realizowanych działań typu:
zespoły robocze, procesy pracy.
III.
Raporty
1. Opracowanie raportów:
a) Raport główny dla każdego departamentu - szczegółowo podsumowujący 3 miesięczny cykl
badania zawierający:
 okres prowadzonego badania wyodrębniający dane poddane analizie;
 wkład pracy badanego wydziału w odniesieniu do departamentu;
 pochodzenie kluczowych danych, którą metodą zostały pozyskane;
 średnia wydajność pracy w departamencie oraz diagnoza najbardziej i najmniej wydajnych
stanowisk;
 źródła/przyczyny zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi;
b) Raporty dla kierowników zawierające:
 informacje dla kierowników o wydajności ich pracowników;
 wydajność pracy w wydziale oraz diagnoza najbardziej i najmniej wydajnych stanowisk;
 źródła zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi;
c) Raporty indywidualne dla każdego badanego pracownika;
 raport podsumowujący 3 miesięczną analizę obciążenia stanowiska pracy;
 źródła zaistniałych zmian wraz z rekomendacjami usprawniającymi.
IV.
Rekomendacje
Rekomendacje adekwatnych rozwiązań usprawniających pracę w ramach badanych
departamentów i Urzędu.
3.
Termin realizacji zamówienia:
styczeń - czerwiec 2017 r.
4.
Osoba do kontaktu celem uzyskania informacji określające szczegółowe wymogi dotyczące
przedmiotu zamówienia:
Sylwia Kowalewska tel. 22 597 95 87 mail: [email protected]
5.
Kryteria oceny ofert (opis kryteriów i zasad przyznawania punktów)
Zamawiający informuje, że oferty będą oceniane według następujących kryteriów:
5.1
5.2
Zakres badania (P) – 60 procent (maksymalnie 60 pkt)

41 – 60 pkt
Zaproponowana koncepcja zakresu badania jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w
zapytaniu ofertowym. Poprzez zakres zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele
wskazane w zapytaniu ofertowym. Oferent zaproponował adekwatne rozwiązania w zakresie
przedmiotowych zagadnień.

21 – 40 pkt
Zaproponowana koncepcja zakresu badania jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu
ofertowym. Poprzez zakres zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane
w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rekomendacji rozwiązań w zakresie
przedmiotowych zagadnień.

0 – 20 pkt
Zaproponowana koncepcja zakresu badania nie jest dostosowana do potrzeb ujętych
w zapytaniu ofertowym. Zakres nie jest spójny z oczekiwaniami i wytycznymi zawartymi
w zapytaniu ofertowym. Poprzez zaproponowany zakres nie zostaną zrealizowane wyznaczone
cele badania.
Cena badania (C) – 40 procent (maksymalnie 40 pkt)
Najtańsza oferta uzyskuje 40 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów
przyznanych według wzoru:
C = C. min. / C. oferty x 40
C = liczba punktów za kryterium „cena”
C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert
C. oferty = cena oferty badanej
5.3
Liczba punktów możliwych do uzyskania (O) wynosi 100
Sumaryczna liczba punktów (O) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie
obliczona wg następującego wzoru:
O = P+C
P - Zakres badania - 60%
C - Cena badania - 40%
6.
Warunki spełnienia oferty
Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które spełniają wymogi ujęte w przedmiotowym zapytaniu.
6.1
Koordynator projektu – wymogi formalne.
Osoba pełniąca funkcję koordynatora projektu będzie odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i kontakty
bieżące z Zamawiającym. Od koordynatora wymaga się udokumentowania doświadczenia w koordynowaniu
w okresie ostatnich trzech lat (licząc od dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin składania
oferty) min. 3 projektów konsultingowych w obszarze ZZL w tym min. jednego dotyczącego analizy
obciążenia pracą. Ww. doświadczenie należy potwierdzić referencjami w formie skanu oraz ująć w Części IV
Formularza oferty.
Imienne referencje winny zawierać:

tytuł/przedmiot badania

termin realizacji
Referencje nie pełne zostaną odrzucone.
Konsultant – wymogi formalne.
6.2
Osoba odpowiedzialna za nadzór nad procesem merytorycznym oraz za realizację etapów badania
określonych powyżej jak również za zapewnienie Zamawiającemu wsparcia merytorycznego w zakresie
przedmiotowej oferty w całym okresie trwania umowy. Od konsultanta wymaga się:
a) przedłożenia podpisanego CV dokumentującego posiadanie co najmniej wykształcenia wyższego
magisterskiego z zakresu nauk społecznych oraz doświadczenia w przeprowadzeniu analizy
obciążenia stanowisk pracy (wywiady, ankiety, tworzenie raportów i udzielanie informacji
zwrotnych etc.),
b) udokumentowania doświadczenia potwierdzającego przeprowadzenia w okresie ostatnich trzech
lat (licząc od dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin składania oferty) min. 3 badań
dotyczących obciążenia pracą w organizacjach zatrudniających nie mniej niż 500 osób oraz
potwierdzenia, iż każdorazowo badanie obejmowało nie mniej niż 50 stanowisk. Ww.
doświadczenie należy potwierdzić referencjami w formie skanu oraz ująć w Części V Formularza
oferty.
Imienne referencje winny zawierać:

tytuł/przedmiot badania

termin realizacji
Referencje nie pełne zostaną odrzucone.
6.3
Wypełniony formularz oferty wraz z wymaganymi dokumentami.
6.4
Wypełnione oświadczenie dla koordynatora projektu i konsultanta. Oświadczenie powinno być
podpisane wyłącznie przez osoby wskazane w formularzu Oferty.
6.5
Wypełnione oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków udziału w postepowaniu.
6.6
Przedłożenie aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej lub z Krajowego Rejestru Sądowego.
6.7
Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które wpłyną w terminie składania ofert wskazanym
w niniejszym zapytaniu ofertowym - decyduje data i godzina wpływu do Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania
ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie
dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od Oferenta.
6.8
Oferty złożone bez ww. oświadczeń będą niszczone.
6.9
Rozpatrzone zostaną wyłącznie oferty złożone wraz z wypełnionym elektronicznie i podpisanym
formularzem oferty.
6.10
Cena badania nie ulegnie zmianie do końca trwania usługi.
7.
W załączeniu wzór umowy.
8.
Sposób przygotowania oferty:
Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 6 należy sporządzić w języku
polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją:
„Zapytanie ofertowe nr sprawy (nr sprawy) do zamówienia na (tytuł przedmiotu zamówienia).
9.
Miejsce i termin złożenia ofert:
Ofertę należy złożyć do dnia:
drogą elektroniczną na adres e-mail:
Waldemar Kuliński
Sekretarz Województwa
Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Mazowieckiego w Warszawie
14 lutego 2017 r., do godziny 09:00
[email protected]