Zasady - wydarzenia oraz przejawy gościnności
Transkrypt
Zasady - wydarzenia oraz przejawy gościnności
SPO/COM/004-E01 Współpraca z Organizacjami Pacjentów Załącznik nr 2 WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI PACJENTÓW WYDARZENIA ORAZ ZWIĄZANE Z NIMI PRZEJAWY GOŚCINNOŚCI Podróże oraz przejawy gościnności towarzyszące organizowanym wydarzeniom muszą być zgodne z poniższymi zasadami bądź z przepisami krajowymi, w zależności od tego, które z nich są bardziej restrykcyjne. Wszelkie imprezy sponsorowane bądź organizowane przez spółki Grupy Sanofi-Aventis lub w jej imieniu muszą odbywać się w odpowiednim miejscu, sprzyjającym realizacji głównego celu danego wydarzenia. Należy unikać lokalizacji znanych z oferowanego zaplecza rozrywkowego lub uznawanych za ekstrawaganckie. Przejawy gościnności oferowane w związku z takimi wydarzeniami powinny mieć racjonalny charakter, muszą odgrywać drugorzędną rolę w stosunku do celu spotkania oraz powinny być ograniczone do pokrycia kosztów podróży, posiłków, zakwaterowania i opłat rejestracyjnych. Płatność z tytułu podróży oraz udziału w spotkaniu może być dokonana wyłącznie na rzecz Organizacji pacjentów, do której należy dany przedstawiciel oraz po przedstawieniu stosownych rachunków. Podstawą rozliczenia kosztów zakwaterowania jest zawsze cena noclegu w jednoosobowym pokoju ze śniadaniem. Nie należy przeznaczać dodatkowych środków pieniężnych z tytułu ilości spędzonego czasu. W przypadku podróży obowiązują następujące warunki: • Przejazdy kolejowe – pierwsza klasa • Przeloty trwające krócej niż 3 godziny – klasa ekonomiczna • Przeloty trwające dłużej niż 3 godziny – klasa biznesowa Zakwaterowanie jest bezpośrednio związane z długością podróży oraz terminem wydarzenia. Musi mieć racjonalny charakter oraz być zgodne z politykami i wymaganiami zarówno obowiązującymi w Grupie, jak i na szczeblu lokalnym. Ponadto zakwaterowanie podlega następującym ograniczeniom: • Wyklucza się korzystanie z hoteli 5-gwiazdkowych lub luksusowych, • Wyklucza się korzystanie z hoteli „znanych” bądź „ekstrawaganckich”, które w powszechnej opinii są kojarzone z wydarzeniami sportowymi, luksusem lub mają ekskluzywny charakter, • Standard hotelu nie może być wyższy niż standard, za który uczestnicy zazwyczaj zapłaciliby we własnym zakresie, • Wydatki uboczne (bar, minibar, telefon) nie mogą obciążać rachunku spółki Grupy Sanofi-Aventis, lecz muszą być pokrywane indywidualnie przez każdego gościa w chwili wymeldowania się. Sponsorowane posiłki nie mogą obejmować rozrywek; nie zezwala się na sponsorowanie korzystania z obiektów rozrywkowych. Nie zezwala się na udział w danym wydarzeniu małżonków ani innych osób towarzyszących, chyba że taka osoba jest również członkiem Organizacji pacjentów albo odpowiedniego personelu administracyjnego i – w oparciu o przysługujące jej prawa – kwalifikuje się do udziału w spotkaniu. W wyjątkowych okolicznościach, w przypadku wyraźnej potrzeby zdrowotnej uczestnika (na przykład niepełnosprawności), istnieje możliwość pokrycia kosztów podróży, posiłków, zakwaterowania oraz opłat rejestracyjnych osoby towarzyszącej, uznawanej za opiekuna danego uczestnika. Małżonkowie lub inne osoby (nieuznawane za opiekunów) towarzyszące osobom zaproszonym nie mogą: (i) uczestniczyć w jakiejkolwiek części spotkania, niezależnie od jego miejsca i terminu; (ii) korzystać z jakichkolwiek związanych z tym przejawów gościnności na koszt Grupy; (iii) wszelkie koszty związane z ich obecnością ponoszą osoby, którym takie osoby towarzyszą. grudzień 2010 r.