Reputatcja

Transkrypt

Reputatcja

Kodeks Etyki Biznesowej
Każdy z Nas
Uczciwość
Zaufanie
Reputatcja
Nasza Firma
Listopad 2011
3M 1663v4
Spis treści
Nasze zaangażowanie w przestrzeganie przepisów prawa i zasad etycznych ............. 1 Zasady korzystania z kodeksu ......................................................................................... 2 Obowiązki nakładane przez kodeks ................................................................................ 3 ... na pracowników 3M ................................................................................................... 3 ... na inne osoby działające w imieniu 3M ...................................................................... 4 ... na kierownictwo firmy 3M ......................................................................................... 5 Zarządzanie działaniami związanymi z kodeksem ........................................................ 6 Co robić w razie wątpliwości etyczno-prawnych ........................................................... 7 Jak uzyskać odpowiedzi na pytania ................................................................................ 7 Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł ..................................................... 7 Co zrobić, aby zachować anonimowość ......................................................................... 8 W jaki sposób firma zareaguje na zgłoszenie ................................................................. 9 Kodeks etyki biznesowej 3M .......................................................................................... 11 Prowadzenie biznesu w sposób zgodny z prawem i zasadami etycznymi.................... 11 Polityce przestrzegania norm .................................................................................... 12 Wytyczne dotyczące etyki w biznesie ...................................................................... 14 Ochrona reputacji i aktywów firmy 3M........................................................................ 16 Upominki biznesowe i rozrywka .............................................................................. 17 Konflikty interesów .................................................................................................. 20 Zasoby elektroniczne ................................................................................................ 23 Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji...................................... 26
Kontrola wewnętrzna, sprawozdawczość finansowa, przechowywanie dokumentów i
audyt .......................................................................................................................... 30 Transakcje dotyczące papierów wartościowych i informacje wewnętrzne .............. 34 Szacunek dla ludzi i społeczności ................................................................................. 36 Reklama i sposób przedstawiania produktów ........................................................... 37 Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo .................................................................... 39 Szykanowanie w miejscu pracy ................................................................................ 41 Prywatność ................................................................................................................ 45 Działalność na globalnym rynku .................................................................................. 48 Polityka antykorupcyjna ........................................................................................... 49 Zastosowanie............................................................................................................. 49 Przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji .................................................... 55 Relacje z władzami ....................................................................................................... 62 Współpraca z organami władzy oraz z dostawcami i wykonawcami tych organów 63 Zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników i konsultantów organów władzy . 65 Polityka lobbingowa ................................................................................................. 67 Polityka dotycząca aktywności politycznej .............................................................. 69 3M 1663v4
Nasze zaangażowanie w przestrzeganie przepisów
prawa i zasad etycznych
Styczeń 2006
3M jest dla mnie szczególną firmą: firmą, której pracownicy są dumni ze swoich dokonań i z
entuzjazmem patrzą w przyszłość. Nade wszystko 3M jest firmą, którą wyróżnia charakter i
uczciwość jej pracowników. Służąc naszym klientom, tworząc nowe technologie i budując silną
pozycję produktów, pracując innowacyjnie i kreatywnie musimy pamiętać o rozwijaniu naszej
nienagannej reputacji poprzez uczciwość, wspólne nam wszystkim wartości i niezmiennie
etyczne i uczciwe postępowania w biznesie.
Wspomniane pojęcia zostały w sposób jednoznaczny ujęte jako nasze wartości korporacyjne:
•
•
•
•
•
•
Działanie z bezkompromisową uczciwością we wszystkim, co robimy
Zapewnianie naszym klientom innowacyjnej technologii i najwyższej jakości,
dodatkowych wartości i serwisu
Zapewnianie naszym inwestorom atrakcyjnego zysku poprzez stały wzrost w
skali globalnej
Szacunek dla społeczności lokalnej i środowiska naturalnego na całym
świecie
Docenianie i rozwój różnorodnych talentów naszych pracowników, ich
inicjatywy i przywództwa
Zdobywanie podziwu wszystkich tych, którzy związani są z 3M na całym
świecie
Jestem pewny, że nadal będziecie kierowali się tymi wartościami w codziennym życiu i przy
podejmowaniu decyzji. Wasza troska o przestrzeganie polityki 3M w zakresie etycznego
prowadzenia biznesu jest niezbędna dla naszego sukcesu.
Pracując wspólnie nad budowaniem stabilnej przyszłości, wszyscy będziemy przestrzegać
naszych wartości i będziemy stosować wysokie standardy polityki 3M dotyczącej prowadzenia
biznesu – zawsze i wszędzie.
Takie są wobec nas oczekiwania. Co więcej, tego oczekujemy sami od siebie.
George W. Buckley
Przewodniczący, Prezes i Dyrektor Naczelny
_______________________________________________________________________
Kodeks etyki biznesowej 3M
Listopad 2011
1
3M 1663v4
Zasady korzystania z kodeksu
Kodeks etyki zawodowej firmy 3M stosuje się do pracowników oraz innych osób
działających w imieniu firmy 3M w dowolnym miejscu na świecie. Zawiera on
informacje o obowiązkach pracowników w zakresie przestrzegania norm prawnych i
etycznych. Rzecz jasna, do wielu obszarów działalności firmy mają zastosowanie
dodatkowe zasady. Pracownicy powinni w każdym przypadku znać reguły, które dotyczą
ich pracy, oraz dbać o ich przestrzeganie.
Niniejsze wydanie „Kodeksu etyki zawodowej” jest krótsze, bardziej czytelne i bardziej
zrozumiałe niż wydanie poprzednie. Większość zasad zaprezentowano za pomocą trzech
elementów: (1) treści zasady, (2) objaśnienia zasady oraz (3) przykładów sytuacji,
których należy unikać, chcąc przestrzegać zasady. Podręcznik informuje również o
możliwościach zadawania pytań oraz zgłaszania wątpliwości dotyczących zapisanych w
nim zasad.
UWAGA: Ustanawiając i przekazując do wiadomości niniejszy „Kodeks etyki
zawodowej”, firma 3M nie ma na celu tworzenia podstaw do roszczeń umownych,
mogących służyć jakiejkolwiek osobie fizycznej lub prawnej.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
2
3M 1663v4
Obowiązki nakładane przez kodeks
Niniejszy „Kodeks etyki zawodowej” pomaga pracownikom oraz innym osobom
działającym w imieniu firmy 3M w przyjęciu spójnego, kompleksowego podejścia do
kluczowych kwestii związanych z przestrzeganiem norm prawnych i etycznych.
Pracownicy firmy 3M, jej kierownicy, dyrektorzy i inne osoby zajmujące wysokie
stanowiska w firmie mają obowiązek rozumieć wymagania prawne i etyczne dotyczące
ich pracy, a także informować o wszelkich sytuacjach, w których zachodzi podejrzenie,
że przepisy prawa lub reguły firmy zostały naruszone.
Kodeks etyki zawodowej firmy 3M stosuje się do wszystkich pracowników
przedsiębiorstwa macierzystego i przedsiębiorstw zależnych na całym świecie.
Obowiązuje on również pracowników przedsiębiorstw typu joint-venture oraz innych
przedsiębiorstw stowarzyszonych, w których firma 3M posiada udziały kontrolne.
Niniejszy kodeks ma zastosowanie do wszystkich miejsc i sytuacji, w których firma 3M
prowadzi działalność.
... na pracowników 3M
Każdy pracownik firmy 3M powinien:
¾ Zapoznać się z rozdziałami wprowadzającymi niniejszego podręcznika, aby
dowiedzieć się o swoich obowiązkach oraz o zasadach działania programu
przestrzegania norm prawnych i etycznych.
¾ Znać kwestie, których dotyczy każda z zasad zapisanych w kodeksie.
¾ Dokładnie rozumieć zasady dotyczące pełnionych obowiązków służbowych.
Dodatkowe informacje na temat tych zasad można znaleźć na stronie internetowej
poświęconej etyce zawodowej pracowników 3M
(intranet.mmm.com/businessconduct). Zapamiętywanie wszystkich szczegółów
jest zbędne, jednak reguły dotyczące wykonywanej pracy należy znać na tyle
dobrze, aby wiedzieć, kiedy należy zapoznać się ze szczegółowymi informacjami
w odpowiednich dokumentach, a kiedy zwrócić się o pomoc do osób
wymienionych w rozdziale „Jak uzyskać odpowiedzi na pytania?” w niniejszym
podręczniku.
¾ Korzystać z wyszukiwarki na stronie internetowej poświęconej etyce zawodowej
(Business Conduct) zawsze wtedy, gdy zachodzi konieczność szybkiego
zapoznania się ze szczegółowymi regułami dotyczącymi wykonywanej pracy.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
3
3M 1663v4
¾ Korzystać z dostępnych zasobów firmy — takich jak kierownictwo czy
wyznaczony radca prawny firmy 3M — w razie wątpliwości co do zastosowania
danej reguły „Kodeksu etyki zawodowej” lub przepisu prawa bądź co do
obowiązków z nich wynikających.
¾ Poznać sposoby zgłaszania wątpliwości etycznych i prawnych podane w rozdziale
„Jak zgłosić podejrzenie naruszenia kodeksu?” w niniejszym podręczniku.
¾ Mieć świadomość, że istnieje szereg sposobów zgłaszania swoich wątpliwości w
sposób anonimowy, zgodnie z opisem w rozdziale „Co zrobić, aby zachować
anonimowość”.
¾ Pamiętać, że firma zakazuje podejmowania działań odwetowych przeciwko
osobom, które zgłosiły wątpliwości etyczno-prawne lub współpracują przy
wewnętrznym śledztwie firmy.
¾ Wspierać program przestrzegania norm prawnych i etycznych firmy 3M poprzez
niezwłoczne informowanie o wątpliwościach oraz podejrzeniach naruszenia
jakiegokolwiek przepisu lub jakiejkolwiek zasady etycznej.
¾ Udzielić wszelkiej pomocy w prowadzonym przez firmę śledztwie w sprawie
naruszenia przepisu prawa lub zasady etycznej.
¾ Na żądanie podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z „Kodeksem etyki
zawodowej” oraz zobowiązanie do przestrzegania przepisów prawa i zasad
zapisanych w kodeksie.
¾ Okresowo przeglądać „Kodeks etyki zawodowej”, aby odświeżyć swoją wiedzę i
zapoznać się z najnowszymi zmianami.
... na inne osoby działające w imieniu 3M
Wszystkie jednostki firmy 3M mają obowiązek wymagać od każdej osoby trzeciej
działającej w imieniu firmy, w tym od konsultantów, agentów, niezależnych
wykonawców i niezależnych dostawców, przestrzegania odpowiednich reguł firmy.
Kierownicy i pracownicy firmy 3M mają obowiązek:
¾ Wymagać od osoby trzeciej przestrzegania odpowiednich reguł firmy 3M oraz
zapewnić właściwe szkolenie, tak aby osoba ta rozumiała obowiązki wynikające z
tych reguł.
¾ Monitorować działania osoby trzeciej i podejmować konieczne kroki (włącznie z
zerwaniem umowy), w przypadku jeśli osoba ta nie wywiązuje się ze swojego
zobowiązania do przestrzegania reguł firmy 3M.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
4
3M 1663v4
... na kierownictwo firmy 3M
Kierownicy, dyrektorzy i inne osoby zajmujące wysokie stanowiska w firmie są
dodatkowo odpowiedzialni za pracowników oraz inne osoby działające w imieniu firmy
3M. Członkowie kierownictwa firmy 3M, włącznie z prezesem zarządu, dyrektorem ds.
finansowych i innymi dyrektorami wysokiego szczebla, mają obowiązek:
¾ Dbać o zrozumienie i przestrzeganie przepisów prawa i wewnętrznych reguł
dotyczących działalności firmy 3M przez wszystkie podległe im osoby.
¾ Tworzyć środowisko pracy, w którym pracownicy i inne osoby działające w
imieniu firmy 3M mają świadomość, że ich przełożony wierzy w wartości firmy, i
nie ograniczają się do składania słownych deklaracji o przestrzeganiu norm.
¾ Aktywnie przeciwdziałać naruszaniu przepisów prawa i reguł firmy, podejmując
odpowiednie działania w obszarach wysokiego ryzyka etyczno prawnego i
organizując konieczne szkolenia w dziedzinie przestrzegania norm.
¾ Wykrywać i zgłaszać przypadki naruszenia prawa lub reguł firmy 3M.
¾ Niezwłocznie podejmować stosowne działania w przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości oraz korygować procesy, które umożliwiły ich powstanie.
¾ Chronić przed działaniami odwetowymi każdą osobę, która zgłosiła podejrzenie
naruszenia przepisów bądź reguł lub która współpracuje przy wewnętrznym
śledztwie firmy.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
5
3M 1663v4
Zarządzanie działaniami związanymi z kodeksem
Nadzór nad programem przestrzegania norm prawnych i etycznych firmy 3M należy do
Komitetu ds. Etyki Zawodowej (Business Conduct Committee). Komitet składa się z
kilku dyrektorów wysokiego szczebla, a jego przewodniczącym jest wiceprezes ds.
prawnych i główny radca prawny firmy. Komitet ds. Etyki Zawodowej odpowiada przed
Komitetem Audytu (Audit Committee), który wspomaga Zarząd (Board of Directors) w
nadzorowaniu programu przestrzegania norm prawnych i etycznych.
W celu zarządzania programem przestrzegania norm na całym świecie Komitet ds. Etyki
Zawodowej utworzył stanowisko dyrektora ds. Etyczno-prawnych (Director, Business
Conduct and Compliance). Dyrektor ds. Etyczno-prawnych pracuje dla Komitetu ds.
Etyki Zawodowej na pełny etat, opracowując strategiczne, systemowe i operacyjne
składniki programu przestrzegania norm etyczno-prawnych obejmujące zarówno jego
planowanie, jak i wdrażanie. Dyrektor ds. Etyczno-prawnych zajmuje się przede
wszystkim realizacją inicjatyw Komitetu ds. Etyki Zawodowej w takich obszarach, jak
opracowywanie polityki przestrzegania norm, analiza ryzyka etyczno-prawnego,
edukacja, strategia komunikacji, kreowanie świadomości programu i koordynowanie
działań śledczych oraz działań zmierzających do ciągłego doskonalenia procesów.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
6
3M 1663v4
Co robić w razie wątpliwości etyczno-prawnych
Każda osoba działająca w imieniu firmy 3M ma obowiązek dbać o przestrzeganie
“Kodeksu etyki zawodowej” oraz wartości firmy. Obowiązkiem wszystkich jest również
niezwłoczne zgłaszanie podejrzeń dotyczących możliwości naruszenia norm etycznych
lub przepisów prawa. Jest niezwykle istotne, by zwracać uwagę na problemy, póki są one
małe i łatwe do rozwiązania. W przeciwnym wypadku mogą się one przerodzić w
problemy bardziej skomplikowane, mogące skutkować poważnymi szkodami,
grzywnami, karami oraz utratą zaufania do firmy 3M.
Jak uzyskać odpowiedzi na pytania
Żaden regulamin nie może przewidzieć wszystkich sytuacji i okoliczności, do których
może stosować się dana reguła. Jeśli masz pytanie dotyczące Kodeksu Etyki
Zawodowej, jego wpływu na wykonywaną pracę lub zastosowanie w konkretnych
sytuacjach, możesz skorzystać z materiałów podanych w rozdziale Jak zgłosić
podejrzenie naruszenia niniejszych reguł.
Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł
Prawie każdego dnia w gazetach pojawiają się doniesienia o przedsiębiorstwach, którym
grożą śledztwa i sprawy sądowe z powodu nieetycznego lub niezgodnego z prawem
postępowania. Żadna firma — nawet taka, która posiada znakomity program
przestrzegania norm i doskonałą kulturę organizacyjną — nie może być na tyle naiwna,
aby uważać, że nigdy nie spotkają jej problemy etyczne lub prawne. Miarą dobrej firmy i
dobrego programu przestrzegania norm jest wczesne wykrywanie problemów i
rozwiązywanie ich, póki są stosunkowo małe. Najlepszy sposób wczesnego wykrywania
nieprawidłowości polega na wsparciu pracowników i innych osób działających w imieniu
3M, pełniących rolę „oczu i uszu” firmy.
Badania wykazują, że wielu ludzi niechętnie zgłasza podejrzenia naruszenia norm przez
współpracowników. Odpowiedzią firmy 3M na ten naturalny opór jest ściśle
przestrzegana zasada zakazująca działań odwetowych przeciwko osobom, które zgłosiły
wątpliwość etyczno-prawną lub które współpracują przy wewnętrznym śledztwie firmy.
W rozmowach z pracownikami i innymi osobami działającymi w imieniu firmy
podkreślamy, że zgłaszanie podejrzeń nieprawidłowości jest postępowaniem ze wszech
miar właściwym — każde naruszenie prawa lub reguł firmy stanowi bowiem zagrożenie
dla pracowników, przedsiębiorstwa, klientów oraz społeczności, w których działa firma.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
7
3M 1663v4
Istnieje szereg możliwości zgłoszenia potencjalnego naruszenia „Kodeksu etyki
zawodowej” lub przepisów prawa. Wszelkie wątpliwości można zgłaszać w formie ustnej
lub pisemnej do:
•
Kierownictwa swojej firmy. W zależności od preferencji można zwrócić się do
bezpośredniego przełożonego lub kierownika bądź do kierownika wyższego
szczebla w swojej firmie. Ponieważ kierownicy znajdują się najbliżej problemu,
zwrócenie się do nich może być najlepszym sposobem na jego szybkie
rozwiązanie.
•
Wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M.
•
3M-ethics.com. Stronę tę założyła i prowadzi niezależna firma, EthicsPoint.
EthicsPoint, świadcząca niezależne i profesjonalne usługi w zakresie
raportowania, została zaangażowana przez 3M, aby pomagać w przyjmowaniu
pytań i wątpliwości natury etycznej w biznesie. Za pośrednictwem tej strony
można zgłosić swoje wątpliwości, wypełniając internetowy formularz lub
dzwoniąc na bezpłatną infolinię. EthicsPoint przyjmuje zgłoszenia poufnie i
anonimowo, 24 godziny na dobę, a ponadto gwarantuje możliwość składania
zgłoszeń w wielu językach.
Zgodność i Departamentu Postępowania
220-11-W-09, 3M Center
3M Company
Saint Paul, MN 55144-1000
Telephone : 1-651-736-6007, (3M Triminet) 736-6007
Jeśli wątpliwości dotyczą kwestii omówionych w rozdziale „Szykanowanie w miejscu
pracy”, można również zwrócić się do lokalnego menedżera działu personalnego lub do
osoby zajmującej wyższe stanowisko w dziale personalnym firmy 3M.
W przypadku wątpliwości dotyczących ksiegowości, sprawozdawczości finansowej,
wewnętrznych kontroli rachunkowych lub audytu, można również skontaktować się z:
Audytorem Generalnym
3M Corporate Auditing Department
224-06-N-11, 3M Center Saint Paul, MN 55144-1000
Telephone : 651-733-3252, (3M Triminet) 733-3252
Co zrobić, aby zachować anonimowość
W pierwszej kolejności należy zastanowić się, czy nie lepiej będzie zgłosić swoje obawy
bezpośrednio w firmie 3M, np. przełożonemu lub innej osobie z twojego działu. Firma
3M sądzi, iż wewnętrzne problemy można zwykle rozwiązać najszybciej i najskuteczniej,
zgłaszając je wewnątrz działu – kierownikowi lub pracownikom działu kadr. Jeśli jednak
postępując w ten sposób pracownik odczuwa dyskomfort, nie wie do kogo się zwrócić
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
8
3M 1663v4
lub też uważa, iż zgłoszone przez niego wątpliwości nie zyskały odpowiedniej uwagi,
może zgłosić swoje wątpliwości anonimowo (o ile anonimowe raportowanie nie jest
prawnie zabronione w danym kraju), korzystając z następujących opcji:
•
Odwiedzając stronę 3M-ethics.com.3M-ethics.com. EthicsPoint nie śledzi
rozmów telefonicznych, ani nie używa systemu do identyfikacji dzwoniącego.
Ponadto EthicsPoint nie prowadzi wewnętrznego rejestru połączeń zawierającego
adresy IP, dzięki czemu nie ma dostępu do informacji wskazujących na
nawiązanie połączenia pomiędzy danym komputerem a EthicsPoint. Raporty z
komputera pracownika przechodzą przez bezpieczny portal internetowy, który nie
śledzi, ani też nie pokazuje nazwy użytkownika. Przede wszystkim jednak
EthicsPoint usuwa adresy internetowe, aby zapewnić utrzymanie anonimowości
w systemie. EthicsPoint nie wykorzysta żadnych zgłoszonych przez
użytkowników systemu danych w innym celu, niż przekazanie informacji firmie
3M, aby ta mogła należycie zająć się rozwiązaniem problemu.
Pod koniec rozmowy telefonicznej lub składania zgłoszenia na stronie
internetowej, EthicsPoint dostarcza użytkownikowi klucz do zgłoszenia (report
key) i prosi o utworzenie hasła. Następnie użytkownik jest proszony o wykonanie
telefonu na Infolinię Etyki Zawodowej (3M Business Conduct Helpline)
prowadzoną przez EthicsPoint lub odwiedzenie strony internetowej EthicsPoint
dwa lub trzy dni robocze po zgłoszeniu nieprawidłowości. Wtedy też można
skontrolować postępy w rozpatrywaniu zgłoszenia i dowiedzieć się, czy
wymagane jest podanie dodatkowych informacji.
•
Można wysłać list do Zgodność i Departamentu Postępowania na adres podany
powyżej.
Jeżeli zgłaszając nieprawidłowość dana osoba postanowi ujawnić swoją tożsamość, 3M
dołoży wszelkich starań, by utrzymać jej nazwisko w tajemnicy w trakcie wyjaśniania
sprawy.
W jaki sposób firma zareaguje na zgłoszenie
W uzasadnionych przypadkach firma 3M przystąpi do przeprowadzenia odpowiedniego
procesu wyjaśnijącego, korzystając w tym celu z zasobów wewnętrznych lub
zewnętrznych, posiadających fachową wiedzę w zakresie prowadzenia takiego
postepowania. Dane znajdujące się w zgłoszeniu są udostępniane członkom
odpowiedniego zespołu wyjasniającego. Zgłoszona nieprawidłowość jest badana w
sposób dyskretny, w trybie natychmiastowym. Osoba zgłaszająca problem zostanie
powiadomiona o wyniku postępowania. Jeżeli uzna, iż jej zgłoszenie nie zostało
należycie rozpatrzone, jest proszona o ponowne zgłoszenie problemu innej osobie
wymienionej w rozdziale Jak zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych reguł.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
9
3M 1663v4
Firma 3M zakazuje działań odwetowych przeciwko osobom, które zgłosiły
wątpliwość etyczno-prawną lub które współpracują przy wewnętrznym procesie
wyjaśniającym firmy. Zażalenia złożone w dobrej wierze nie grożą żadnymi
sankcjami, bez względu na to, czy fakty leżące u ich podstaw okażą się prawdziwe i
czy zostaną zastosowane procedury naprawcze. W przypadku gdy dana osoba
uzna, iż była narażona na jakiekolwiek działania odwetowe, jest proszona o
zgłoszenie tego faktu firmie 3M w celu zbadania sprawy.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
10
3M 1663v4
Prowadzenie biznesu w sposób zgodny z
prawem i zasadami etycznymi
Fundamentem programu etyki zawodowej firmy 3M jest: chęć prowadzenia biznesu w
sposób zgodny z prawem i zasadami etycznymi we wszystkich obszarach naszej
międzynarodowej działalności. Reguły wymienione w niniejszym rozdziale precyzują
wymóg przestrzegania wszelkich przepisów prawa i wewnętrznych reguł firmy w
każdym momencie przez pracowników i wszelkie inne osoby działające w imieniu firmy
3M. Rozdział podaje również pewne wskazówki pomagające podejmować decyzje
zgodne z zasadami etycznymi. Należy je stosować w sytuacjach, gdy przepisy ani reguły
nie narzucają konkretnego sposobu postępowania.
Program przestrzegania norm prawnych i etycznych w firmie 3M opiera się na dwóch
elementach:
¾ Polityce przestrzegania norm
¾ Wytyczne dotyczące etyki w biznesie
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
11
3M 1663v4
Polityce przestrzegania norm
Zastosowanie
Wszyscy pracownicy 3M na świecie oraz osoby działające w imieniu 3M,
włączając dostawców i kontrahentów. Podane zasady obowiązują we
wszystkich lokalizacjach, w których 3M prowadzi działalność biznesową i
dotyczą także wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez firmę.
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Firma 3M jest znana na całym świecie jako przedsiębiorstwo
przestrzegające zasad etycznych i przepisów prawa. Mimo że firma
prowadzi działalność w ponad 60 krajach, posiada ona tylko jeden kodeks
etyki zawodowej, który obowiązuje na całym świecie. Ten uniwersalny
standard stanowi podstawę do prowadzenia biznesu we właściwy sposób
— czyli zgodnie z prawem i zasadami etycznymi — wszędzie tam, gdzie
firma 3M jest obecna. Firma wymaga od swoich pracowników i innych
osób działających w jej imieniu przestrzegania przepisów prawa oraz
wszelkich reguł zapisanych w „Kodeksie etyki zawodowej”.
Będąc przedsiębiorstwem globalnym, firma 3M musi przestrzegać
przepisów wielu państw, stanów i innych jednostek administracyjnych
naraz. Oprócz zasad etyki zawodowej związanych z działalnością firmy
3M należy przestrzegać wszelkich przepisów obowiązujących w miejscu
zamieszkania lub pracy.
Dodatkowe
elementy
Kary za naruszenie norm etycznych lub prawnych
Wobec pracowników, którzy naruszyli zasadę wyrażoną w prawie lub w
„Kodeksie etyki zawodowej” i dotyczącą ich działań zawodowych,
wyciągane będą konsekwencje służbowe włącznie ze zwolnieniem z pracy.
Na konsekwencje narażeni są również pracownicy, którzy:
¾ Nie zwrócą się o poradę prawną do wyznaczonego radcy prawnego
firmy 3M.
¾ Podejmą czynności sprzeczne ze wskazówkami radcy prawnego
firmy 3M.
¾ Odmówią udzielenia informacji w związku z możliwym
naruszeniem prawa lub niniejszego kodeksu.
¾ Podejmą działania odwetowe przeciwko osobie, która zgłosiła
podejrzenie naruszenia norm.
Reakcja firmy na przypadki naruszenia norm lub innych działań
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
12
3M 1663v4
sprzecznych z niniejszym kodeksem będzie zależeć od indywidualnych
okoliczności.
Naruszenie zasad firmy 3M przez pracowników i inne osoby działające w
imieniu firmy może być równoznaczne ze złamaniem prawa krajowego lub
lokalnego obowiązującego w danym miejscu, a tym samym narażeniem
firmy i ich samych na grzywny karne o znacznej wysokości, wyroki
więzienia i odszkodowania cywilne.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
13
3M 1663v4
Wytyczne dotyczące etyki w biznesie
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Etyka zawodowa czasem wymaga czegoś więcej niż tylko ścisłego
przestrzegania prawa. Co więcej, w wielu obszarach działalności
gospodarczej nie obowiązują żadne przepisy. Nawet jeśli w danym
przypadku przepisy prawa mają zastosowanie, czasami ustanawiają one
standard postępowania, który jest zbyt niski dla firmy 3M. W obliczu
takich sytuacji każdy powinien podjąć właściwą, zgodną z zasadami etyki
decyzję, która będzie dobrze świadczyć nie tylko o nim, ale także o firmie.
Niniejszy rozdział zawiera wskazówki, które pomagają postępować w taki
sposób.
Dodatkowe
elementy
Wyższy standard firmy 3M
„Kodeks etyki zawodowej” zawiera wytyczne odnoszące się do wielu
różnych sytuacji, jednak nie jest on w stanie uwzględnić każdej kwestii, z
jaką można się zetknąć pracując w firmie 3M. W takich przypadkach
należy kierować się w swoich działaniach podstawowymi wartościami
firmy — bezkompromisową prawością i uczciwością. Wartości te
mieszczą w sobie takie cechy, jak dotrzymywanie obietnic,
sprawiedliwość, szacunek i troskę o innych oraz osobistą
odpowiedzialność.
Podejmowanie decyzji zgodnie z zasadami etyki wymaga rozważenia i
dokonania należytej oceny wielu alternatywnych dróg postępowania z
punktu widzenia następujących standardów firmy:
¾ Bezkompromisowej prawości i uczciwości we wszystkich
działaniach i relacjach związanych z firmą.
¾ Unikania wszelkich konfliktów interesów między pracą a życiem
osobistym.
¾ Szacunku dla godności i wartości wszystkich osób.
¾ Promowania osobistej inicjatywy i innowacyjności w atmosferze
elastyczności, współpracy i zaufania.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
14
3M 1663v4
¾ Kultywowania kultury, w której takie cechy, jak dotrzymywanie
obietnic, sprawiedliwość, szacunek i osobista odpowiedzialność, są
doceniane, promowane i nagradzane.
¾ Tworzenia bezpiecznego miejsca pracy.
¾ Ochrony środowiska.
Podejmowanie decyzji zgodnych z zasadami
etycznymi
Przed podjęciem jakichkolwiek działań w imieniu firmy 3M należy
upewnić się, że można odpowiedzieć twierdząco na następujące pytania:
9 Czy planowane działanie jest zgodne z wartościami wyznawanymi
przez firmę 3M — bezkompromisową prawością i uczciwością?
9 Czy planowane działanie zostałoby uznane za właściwe przez
opinię publiczną?
9 Czy planowane działanie pozwoli utrzymać reputację firmy 3M
jako przedsiębiorstwa kierującego się zasadami etycznymi?
Jeśli nie można odpowiedzieć twierdząco na wszystkie powyższe pytania,
ale proponowane działanie nadal wydaje się zgodne z prawem i zasadami
etycznymi, należy przeanalizować je wspólnie z przełożonym,
kierownictwem lub wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M. Podjęcie
takiego działania może bowiem nie leżeć w interesie firmy 3M lub
pracownika.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
15
3M 1663v4
Ochrona reputacji i aktywów firmy 3M
Firma 3M pracuje na swoją reputację każdego dnia we wszystkich swoich oddziałach i za
pośrednictwem wszystkich swoich pracowników. Nasza dobra opinia wynika z
dostarczania produktów, które działają dokladnie tak jak to określiliśmy, dotrzymywania
obietnic składanych klientom oraz spełniania najwyższych standardów uczciwości w
finansach i biznesie. Uważamy, że ludzie muszą mieć zaufanie do dokładności i
rzetelności systemów księgowych i sprawozdawczych firmy 3M. Jednocześnie musimy
dbać o ochronę aktywów firmy — jej środków trwałych, sprzętu, znaków towarowych,
własności intelektualnej, plików elektronicznych i poufnych informacji. Nie możemy
pozwolić, aby na naszą opiekę nad tymi zasobami wpłynęły interesy osobiste, rodzinne
lub inne interesy zewnętrzne, które mogą być sprzeczne z interesem firmy 3M.
Nasze zasady ochrony reputacji i aktywów firmy obejmują:
¾ Upominki biznesowe i rozrywkę
¾ Konflikty interesów
¾ Zasoby elektroniczne
¾ Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji
¾ Kontrolę wewnętrzną, sprawozdawczość finansową, przechowywanie
dokumentów i audyt
¾ Transakcje dotyczące papierów wartościowych i informacje wewnętrzne
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
16
3M 1663v4
Upominki biznesowe i rozrywka
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
W niniejszym rozdziale termin „upominki biznesowe” oznacza zarówno
przedmioty, jak i rozrywkę biznesową. Wręczanie upominków stanowi
tradycyjny sposób zacieśniania relacji biznesowych. Praktyka ta jest, z
pewnymi wyjątkami, zgodna z prawem. Zgodnie z polityką firmy 3M
pracownicy mogą wręczać i otrzymywać stosowne, zgodne z prawem
upominki biznesowe w związku ze współpracą firmy 3M z klientami
komercyjnymi i innymi podmiotami niepublicznymi, pod warunkiem że
upominki takie nie przedstawiają nadmiernej wartości, a ich wręczaniu lub
otrzymywaniu nie towarzyszy zamiar lub szansa wpłynięcia na decyzje
biznesowe obdarowanego.
W przypadku upominków dla pracowników instytucji rządowych mają
zastosowanie specjalne uregulowania prawne, których przestrzeganie jest
zasadą obowiązującą w 3M. Lokalne prawa obowiązujące w Stanach
Zjednoczonych oraz na całym świecie ściśle ograniczają możliwości
wręczania upominków pracownikom instytucji rządowych. Praktyki takie
mogą być uznane za przestępstwo bez względu na to, czy są one
finansowane ze środków firmowych 3M czy też funduszy prywatnych.
Wszelkie formy przekupstwa są niezgodne z prawem i stanowią
pogwałcenie omawianych tu zasad. Zasady obowiązujące w 3M nie
dopuszczają żadnych form korupcji, włączając w to przekupstwo.
Pracownicy nie mogą ofiarowywać ani otrzymywać upominków
biznesowych wbrew niniejszym regułom, nawet jeśli jest to zgodne z
prawem. Upominki biznesowe wręczane lub otrzymywane przez
pracownika firmy 3M nie mogą przekraczać rozsądnych granic, jeśli
chodzi o wartość, ilość i częstotliwość wręczania. Nigdy nie należy
przyjmować ani ofiarowywać gotówki ani jej odpowiedników, takich jak
bony upominkowe. Nigdy nie należy przyjmować upominku, którego
wartość mogłaby zostać uznana za nadmierną.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Żadnemu pracownikowi firmy 3M nie wolno wręczać ani przyjmować
upominku niezgodnego z prawem, przepisami, umowami lub
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
17
3M 1663v4
uzasadnionymi zwyczajami przyjętymi na danym rynku.
¾ W stosunku do każdego upominku biznesowego należy upewnić się, że
nie przekracza on rozsądnych granic, jeśli chodzi o koszt, ilość i
częstotliwość wręczania, oraz że poddanie go osądowi opinii
publicznej nie nadszarpnęłoby reputacji firmy 3M.
¾ Wręczanie upominków złożonych z produktów konsumenckich firmy
3M jest na ogół właściwe, podobnie jak upominków złożonych z
produktów z promocyjnymi oznaczeniami firmy 3M.
¾ Wszelkie upominki biznesowe należy odpowiednio zaksięgować oraz
upewnić się, że są one zgodne z zasadami konkretnej jednostki 3M.
¾ Aby stwierdzić, czy wręczenie lub przyjęcie upominku biznesowego
byłoby stosowne, należy wziąć pod uwagę wartość upominku w
zestawieniu z wartością upominków wręczanych zwyczajowo na
danym rynku i w danym kraju, łączną wartość upominków wręczonych
do tej pory danemu podmiotowi lub otrzymanych od niego, stosowność
upominku do zajmowanego stanowiska, wpływ upominku na
budowanie pozytywnych relacji biznesowych z obdarowywanym oraz
wrażenie, jakie upominek mógłby wywrzeć na osobie postronnej.
¾ Niniejsze wytyczne obowiązują nawet wówczas, jeśli obdarowujący
nie ubiega się o zwrot kosztów upominku od firmy.
¾ Przed wręczeniem lub przyjęciem upominku biznesowego o wartości
większej niż symboliczna należy skonsultować się z przełożonym.
¾ Kawa, pączki, napoje niealkoholowe i inne drobne artykuły
żywnościowe o wartości symbolicznej nie będące częścią posiłku nie
są upominkami w rozumieniu zasad obowiązujących pracowników
organów władzy wykonawczej. Ofiarowywanie artykułów tego rodzaju
jest zatem dopuszczalne. Nie należy jednak żywić urazy, jeśli
obdarowany pragnie za nie zapłacić — w takim przypadku należy
przyjąć oferowaną płatność.
¾ Przed wręczeniem upominku biznesowego konsultantowi lub
pracownikowi organów władz stanowych lub lokalnych należy
zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M.
Czego należy unikać
¾ Wręczania lub przyjmowania gotówki oraz innych upominków w
formie pieniężnej.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
18
3M 1663v4
¾ Wręczania upominków pracownikom instytucji rządowych USA.
Chociaż pracownicy organów władzy wykonawczej USA mogą
zgodnie z prawem przyjmować niektóre symboliczne upominki, to
zasady stosowane w przypadku pracowników organów władzy
sądowniczej i ustawodawczej różnią się od tych stosowanych do
przedstawicieli instytucji rządowych, a często są jeszcze bardziej
restrykcyjne. Z powodu tych restrykcji pracownicy 3M powinni unikać
wręczania upominków jakimkolwiek pracownikom instytucji
rządowych USA w tym pracownikom agencji wojskowych i regulacji
oraz pracownikom instytucji rządowych USA ulokowanym poza
Stanami Zjednoczonymi.
¾ Wręczania jakichkolwiek nagród pracownikom organów władzy
państwowej.
¾ Wręczania i przyjmowania upominków, które wpływają na decyzje
biznesowe lub które mogą stwarzać takie wrażenie.
¾ Ofiarowywania upominków, o których wiadomo, że ich przyjęcie
byłoby niezgodne z zasdami obowiązującymi obdarowanego.
¾ Wręczania i przyjmowania usług rozrywkowych, np. biletów na
zawody sportowe, jeśli przedstawiciel firmy wręczającej upominek nie
będzie towarzyszyć obdarowanemu podczas danej imprezy
rozrywkowej.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
19
3M 1663v4
Konflikty interesów
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zgodnie z polityką firmy 3M pracownicy i inne osoby działające w
imieniu firmy muszą być wolne od konfliktów interesów, które mogłyby
niekorzystnie wpłynąć na ich zdolność osądu, obiektywność lub lojalność
wobec firmy podczas wykonywania obowiązków służbowych. Firma zdaje
sobie sprawę, że pracownicy mają prawo uczestniczyć w
przedsięwzięciach finansowych, biznesowych i innych działaniach poza
godzinami pracy, jednak każdy potencjalny konflikt interesów powstały w
związku z taką działalnością należy niezwłocznie zgłosić kierownictwu
firmy.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Należy uzyskać akceptację kierownictwa dla działalności
pozazawodowej, interesów finansowych lub relacji, które prowadzą lub
mogą prowadzić do zaistnienia konfliktu interesów. Należy pamiętać,
że akceptacja kierownictwa podlega ciągłej weryfikacji — konieczne
jest zatem okresowe informowanie kierownictwa o prowadzonych
działaniach.
¾ Należy unikać osobistych relacji z innymi pracownikami firmy, jeśli
mogą one prowadzić do faworyzowania jednej ze stron lub uzyskania
przez nią nieuczciwej przewagi.
¾ Należy unikać takich działań i relacji, które mogą być sprzeczne z
obowiązkami służbowymi lub interesami firmy 3M, bądź takich, które
mogą sprawiać takie wrażenie.
¾ Nawet pozorny konflikt interesów może zaszkodzić ważnym interesom
firmy.
¾ Przed przyjęciem stanowiska w innym przedsiębiorstwie należy
uzyskać odpowiednie zezwolenia.
¾ Przed przyjęciem stanowiska w zarządzie lub radzie nadzorczej
organizacji charytatywnej, edukacyjnej lub innej organizacji nie
nastawionej na zysk należy skontaktować się z dyrektorem ds.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
20
3M 1663v4
społeczności (w USA) lub z kierownikiem działu kadr (w innych
krajach) oraz powiadomić kierownictwo swojej jednostki.
¾ Współpracy z przedsiębiorstwami (poza obowiązkami służbowymi),
które konkurują z jakimkolwiek przedsiębiorstwem należącym do 3M.
¾ Przyjmowania upominków, które nie spełniają standardów
nakreślonych w rozdziale „Upominki biznesowe i rozrywka”.
¾ Posiadania bezpośrednich lub pośrednich udziałów finansowych w
przedsiębiorstwie będącym konkurentem, dostawcą lub klientem firmy
3M bądź posiadania związków finansowych z takim
przedsiębiorstwem (nie dotyczy posiadania mało istotnych ilości akcji
w przedsiębiorstwach notowanych na giełdzie papierów
wartościowych).
¾ Uczestniczenia w podejmowaniu przez firmę 3M jakichkolwiek
decyzji dotyczących firmy zatrudniającej małżonka lub innego członka
rodziny.
¾ Zatrudnienia u drugiego pracodawcy będącego bezpośrednim lub
pośrednim konkurentem, dystrybutorem, dostawcą lub klientem firmy
3M.
¾ Zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie lub świadczenia dla niego
usług konsultingowych, jeśli działalność ta wpływa na zdolność do
należytego wykonywania obowiązków służbowych wobec firmy 3M.
¾ Wykorzystywania informacji nieupublicznionych przez firmę 3M dla
osiągnięcia własnych korzyści lub korzyści innych osób np. poprzez
zakup lub sprzedaż papierów wartościowych przedsiębiorstwa, którego
przejęciem lub sprzedażą jest zainteresowana firma 3M lub z którym
firma 3M ma zamiar nawiązać lub zakończyć współpracę.
¾ Inwestycji w przedsiębiorstwa, w których firma 3M posiada udziały
(nie dotyczy posiadania mało istotnych ilości akcji w
przedsiębiorstwach notowanych na giełdzie papierów wartościowych).
¾ Otrzymywania osobistych rabatów lub innych korzyści od dostawców,
usługodawców lub klientów, jeśli takie rabaty lub korzyści nie są
dostępne dla wszystkich pracowników firmy 3M.
¾ Otrzymywania osobistych honorariów za usługi blisko związane z
pracą w firmie 3M. Okazjonalne honoraria, np. za wygłoszenie referatu
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
21
3M 1663v4
na uniwersytecie lub udział w sympozjum, winny być zatwierdzane
przez przełożonego.
¾ Związku uczuciowego między pracownikami firmy, pozostającymi w
bezpośredniej lub pośredniej zależności służbowej, jeśli związek taki
może skutkować utratą zaufania do obiektywizmu pracownika
zajmującego wyższe stanowisko.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
22
3M 1663v4
Zasoby elektroniczne
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zasoby elektroniczne firmy 3M udostępniają wiele narzędzi
umożliwiających wymianę informacji z niemal każdą osobą na świecie.
Efektywne użycie dostępnych zasobów elektronicznych przyczynia się do
sukcesu 3M. Zasadą obowiązującą w 3M jest używanie korporacyjnych
zasobów elektronicznych wyłącznie zgodnie z prawem, Zasadami Kodeksu
Etyki w Biznesie (Business Conduct Policies) oraz Zadami Polityki
Informacyjnej 3M ( 3M Information Policies). Obowiązkiem pracowników
3M jest ochrona elektronicznych zasobów przed ich nieuprawnionych
wykorzystaniem bądź zagrożeniem ich bezpieczeństwa.
Określenie “elektroniczne zasoby 3M” oznacza wszystkie urządzenia
elektroniczne, oprogramowanie, systemy i sieci używane bezpośrednio lub
za pośrednictwem firm współpracujących do przesyłania, przyjmowania,
przetwarzania lub przechowywania informacji i danych 3M. Do
elektronicznych zasobów firmy zalicza się, choć nie tylko, komputery,
serwery, bazy danych, PDAs’y (palmtopy), telefony, urządzenia
bezprzewodowe, systemy poczty elektronicznej, pocztę głosową, łącza
Internetowe i telewizję 3M. Zalicza się do nich także pozafirmowe zasoby
elektroniczne służące do przechowywania lub łączenia się z danymi 3M.
Te zasady obowiązują wszędzie i zawsze tam gdzie elektroniczne zasoby
3M są dostępne i używane.
3M zezwala pracownikom na rozsądne i ograniczone korzystanie z
firnowych zasobów elektronicznych dla celów prywatnych. Ich używanie
dla celów prywatnych musi mieć charakter sporadyczny i krótkotrwały, nie
obciążając nadmiernie zasob i systemów 3M, musi być zgodnie z
przepisami prawa i zasadami obowiązującymi w 3M, nie może też
kolidować z normalnymi działaniami biznesowymi oraz ograniczać
możliwości pracownika do realizowania zadań wynikających z
wykonywanej pracy. Ponadto wykorzystanie tych zasobów dla celów
pozabiznesowych, osobistych korzyści finansowych, gromadzenia
funduszy dla organizacji politycznych lub innych celów politycznych jest
niedozwolone.
3M zastrzega sobie prawo do monitorowania lub dostępu do
korespondencji pracowników, bądź innych materiałów tworzonych,
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
23
3M 1663v4
otrzymywanych, przechowywanych, przesyłanych lub przetwarzanych
przy użyciu zasobów elektronicznych będących własnością 3M, w każdej
chwili bez wcześniejszego uprzedzenia w przypadkach, gdy jest to
uzasadnione względami biznesowymi i prawnie możliwe. Z tego powodu
użytkownicy elektronicznych zasobów 3M nie powinni oczekiwać
zachowania prywatności swojej poczty elektronicznej, dokumentów,
plików, poczty głosowej oraz innych form komunikacji bądź innych
materiałów tworzonych, otrzymywanych, przechowywanych, przesyłanych
lub przetwarzanych przy użyciu zasobów elektronicznych 3M, chyba, że
jest to zabronione prawnie.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Korzystanie z elektronicznych zasobów 3M zgodnie z zasadami
obowiązującymi w firmie oraz wymogami prawnymi dotyczącymi
bezpieczeństwa informacji, zachowania tajemnicy informacji,
prywatności, szykanowania w miejscu pracy, działalności politycznej,
oprogramowania i przechowywania danych.
¾ Podejmij stosowne działania chroniące bezpieczeństwo, poufność i
spójność elektronicznych danych i informacji 3M zgodnie z
obowiązującymi w firmie zasadami i odpowiednimi zapisami
prawnymi.
•
Chroń kody dostępu (UserIDS i UPN’s) i osobiste hasła do
elektronicznych zasobów 3M i zabezpiecz ich prawidłowe
wykorzystywanie. Hasła są informacją poufną.
•
Upewnij się, że urządzenia stacjonarne na Twoim
stanowisku pracy oraz połączenia sieciowe, spełniają
wymogi standardów korporacyjnych. Nie usuwaj i nie
dezaktywuj dostarczonych przez 3M systemów
zabezpieczających takich jak narzędzia antywirusowe,
zapory i chronione hasłem wygaszacie ekranów.
•
Zabezpiecz dostęp do komputera, jeśli pozostawiasz go bez
opieki.
•
Jeśli używasz firmowych zasobów elektronicznych w
miejscach publicznych podejmij odpowiednie kroki
zabezpieczające poufność informacji. Np. gdy korzystasz ze
swego laptopa w samolocie lub w hotelowym lobby używaj
filtra prywatyzującego.
•
Korzystaj wyłącznie z licencjonowanych programów
komputerowych. Nie kopiuj i nie używaj programów, na
których użycie licencję otrzymała firma 3M, jeśli licencja
wydana przez producenta oprogramowania nie zezwala na
kopiowanie bądź używanie tego oprogramowania.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
24
3M 1663v4
¾ Ogranicz korzystanie z elektronicznych zasobów 3M dla celów
prywatnych. Upewnij się, ze korzystasz z nich sporadycznie i krótko
nie obciążając nadmiernie zasobów i systemów 3M, działasz zgodnie z
zasadami obowiązującymi w 3M, nie koliduje to z normalną
działalnością biznesową oraz nie ogranicza twoich możliwości
realizacji zadań wynikających z wykonywanej przez ciebie pracy.
¾ Pamiętaj, że firma zastrzega sobie prawo do dostępu i monitorowania
elektronicznych zasobów 3M oraz sposobu ich wykorzystania przez
pracowników, zgodnie z obowiązującym prawem.
¾ W celu uzyskania dodatkowych informacji o zasadach Polityki
Zasobów Elektronicznych odwołaj się do Standardów Zasobów
Elektronicznych.
¾ Korzystania z zasobów elektronicznych w sposób naruszający
jakikolwiek przepis prawa lub zasadę Kodeksu Etyki w Biznesie.
¾ Wykorzystania zasobów elektronicznych w sposób naruszający zasady
obowiązujące w środowisku biznesowym bądź wynikające z zasad
polityki 3M dotyczących szykanowania w miejscu pracy (3M
Harassment Policy), np. poprzez przesyłanie obraźliwych lub
szykanujących wiadomości, pobierania lub przeglądania materiałów
obraźliwych bądź z wyraźnym kontekstem seksualnym.
¾ Innego niż sporadyczne i krótkie korzystanie z elektronicznych
zasobów 3M dla celów prywatnych.
¾ Wykorzystania zasobów elektronicznych 3M dla celów
pozabiznesowych, osobistych korzyści finansowych, gromadzenia
funduszy dla organizacji politycznych lub innych celów politycznych.
¾ Pobierania, kopiowania lub korzystania z oprogramowania bądź innych
materiałów z naruszeniem praw autorskich lub licencyjnych.
¾ Umieszczania listy z hasłami w łatwo dostępnym dla innych miejscu
np. tuż przy komputerze.
¾ Dezaktywacji wszelkiego oprogramowania 3M.
¾ Wykorzystania firmowego systemu poczty elektronicznej do
przesyłania prywatnych i innych dużych nie związanych z pracą
plików, które mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie sieci 3M.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
25
3M 1663v4
Polityka dotycząca bezpieczeństwa i poufności informacji
Zastosowanie
Wszyscy pracownicy firmy 3M na całym świecie oraz inne osoby
działające w imieniu firmy 3M. Niniejsza Polityka znajduje zastosowanie
zarówno w odniesieniu do wszystkich miejsc, w których firma 3M
prowadzi swoją działalność, jak i do wszystkich wydarzeń
sponsorowanych przez firmę 3M.
Wstęp
Informacje poufne 3M stanowią cenny składnik majątku firmy. W trakcie
prowadzenia działalności handlowej konieczna jest regularna wymiana
informacji z innymi podmiotami, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz
firmy 3M. Ochrona naszych pomysłów, technologii, procesów, planów i
innych informacji dotyczących firmy ma kluczowe znaczenie dla
zarządzania naszym biznesem, utrzymania przewagi nad konkurencją i
spełnienia pewnych wymogów prawnych.
Bezpieczeństwo informacji obejmuje ochronę informacji poufnych firmy
3M, ochronę zasobów elektronicznych firmy 3M, fizyczne bezpieczeństwo
i zapewnienie, że informacje firmy 3M są dostępne w razie potrzeby i że
nie ulegną przypadkowemu ani celowemu zniszczeniu.
Do poufnych informacji firmy 3M należą np. dane finansowe; tajemnice
handlowe; dane dotyczące sprzedaży; informacje na temat pracowników,
klientów lub dostawców; dane dotyczące wynagrodzeń; plany
inwestycyjne; plany dotyczące wynagrodzeń; dane testowe; plany
ulepszania produktów; dokumentacja zawierająca wzory i szkice
produktów; dokumentacja wynalazków; niepublikowane wnioski
patentowe, raporty techniczne; własne metody i procesy produkcyjne;
informacje dotyczące cennika i zysków oraz informacje na temat
przyszłych produktów, wprowadzania produktów na rynek, programów
reklamowych lub zmian w zarządzaniu.
Zasady polityki
Pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M są zobowiązane
do ochrony informacji poufnych firmy 3M przed nieautoryzowanym
udostępnieniem wewnątrz lub na zewnątrz, zarówno celowym jak i
przypadkowym. Pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M
muszą znać:
•
•
•
Klasyfikację informacji firmy 3M, którą tworzą i do której mają
dostęp (informacje poufne 3M, tylko do użytku wewnętrznego lub
do wiadomości zewnętrznej)
Środki ostrożności w zakresie bezpieczeństwa, które dotyczą
informacji firmy 3M, oraz
Czas przechowywania informacji firmy 3M i właściwy sposób ich
usuwania.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
26
3M 1663v4
Firma 3M szanuje poufne informacje innych firm w taki sposób, w jaki
oczekuje szanowania swoich informacji poufnych przez inne firmy.
Polityka firmy 3M dopuszcza stosowanie tylko legalnych i etycznych
sposobów gromadzenia i wykorzystywania informacji handlowych i
rynkowych w celu lepszego zrozumienia naszych rynków, klientów i
konkurencji. Firma 3M nie będzie gromadzić ani używać poufnych
informacji innych firm bez ich zgody.
Dodatkowe
elementy
Co dla firmy 3M oznaczają informacje poufne
•
•
•
•
•
•
•
•
Obowiązek ochrony informacji poufnych firmy 3M bez względu na
nośnik, na jakim przenoszone są dane (np. drukowane, pliki
elektroniczne, poczta e-mail, rozmowa ustna).
Obowiązek ochrony informacji poufnych firmy 3M przez cały
okres przydatności informacji – począwszy od ich powstania, przez
magazynowanie, używanie, przesyłanie, przechowywanie do
usunięcia.
Jeśli konieczna jest pomoc w ustaleniu poufności określonych
informacji należy skontaktować się z wyznaczonym radcą
prawnym firmy 3M.
Informacje poufne można przesyłać w obrębie firmy 3M tylko
pomiędzy osobami, które muszą znać te informacje ze względu na
działalność handlową.
Przed ujawnieniem informacji poufnych stronie spoza firmy 3M
należy zawrzeć z tą osobą na piśmie umowę o zachowaniu
poufności. Umowy o zachowaniu poufności muszą być podpisane
przez dyrektora generalnego lub dyrektora ds. technicznych lub
inną osobę szczebla kierowniczego.
Należy nosić swój identyfikator firmowy 3M na terenie firmy 3M,
upewniając się, że inne osoby są upoważnione do przebywania w
danym obszarze i mają prawo dostępu do informacji handlowych
firmy 3M.
Należy zachować wszystkie informacje firmy 3M zgodnie z
Harmonogramem Przechowywania Dokumentacji firmy 3M (3M’s
Records Retention Schedule). W przypadku otrzymania Noty
Ochronnej (”Preservation Notice”), należy natychmiast podjąć
działania mające na celu ochronę wszystkich dokumentów i plików
potencjalnie objętych notą.
Należy niezwłocznie zgłaszać każdy rzeczywisty i podejrzewany
nieautoryzowany dostęp do systemów lub informacji firmy 3M do
następujących organów:
o Swojego dyrektora,
o Ochrony firmy pod nr tel. 651-733-6100 (dostępny całą
dobę)
o Dział Bezpieczeństwa i Integralności Technologii
Informacyjnych. Wykaz miejscowych osób do kontaktu w
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
27
3M 1663v4
sprawie bezpieczeństwa informacji
o Dział Etyki Zawodowej i Przestrzegania Prawa (Business
Conduct Complience) firmy 3M pod nr tel. 1-877-3METHICS w USA lub 3M-Ethics.com (do raportowania w
sieci lub ogólnoświatowego raportowania telefonicznego)
o Dyrektor ds. Etyki Zawodowej i Przestrzegania Prawa w
firmie 3M (Director, Business Conduct and Compliance)
o Wyznaczony radca prawny firmy 3M ds. technologii
informacyjnych
Co oznaczają dla nas poufne informacje innych stron
•
•
•
•
Ponieważ nie ujawniamy informacji poufnych firmy 3M bez
zawarcia umowy o zachowaniu poufności, nie akceptujemy
również informacji poufnych innych stron bez pisemnej umowy o
zachowaniu poufności. Te umowy o zachowaniu poufności muszą
być podpisane przez dyrektora generalnego lub inną osobę szczebla
kierowniczego.
O ile nie posiadamy zgody drugiej strony na użycie informacji jej
dotyczącej, przed wykorzystaniem takiej informacji musimy
upewnić się, że na każde z poniższych pytań odpowiedź
brzmi„nie":
o Czy dana informacja jest rzeczywiście poufna?
o Czy dana informacja została uzyskana nielegalnie lub
nieetycznie?
o Czy wykorzystanie danej informacji spowoduje naruszenie
jakiejkolwiek innej polityki dotyczącej prowadzenia
działalności handlowej?
Należy skontaktować się z wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M
przed zatrudnieniem lub skorzystaniem z usług konsultanta lub
agenta w celu uzyskania informacji dla firmy 3M, lub w przypadku
uzyskania wiedzy o ewentualnym niewłaściwym ujawnieniu lub
zastosowaniu poufnych informacji dotyczących innej firmy.
Nie należy przeprowadzać rozmów kwalifikacyjnych ani zatrudniać
pracowników lub konsultantów konkurencyjnych firm bez
wcześniejszego skontaktowania się z wyznaczonym radcą
prawnym.
Czego unikać
• Udostępniania poufnych informacji firmy 3M przyjaciołom lub
rodzinie.
• Rozmawów o poufnych informacjach firmy 3M w miejscach
publicznych, takich jak windy, samoloty lub restauracje, w których
mogą zostać podsłuchane.
• Pozostawiania poufnych informacji firmy 3M bez nadzoru na
biurku, w obrębie firmy 3M, w miejscach publicznych itd.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
28
3M 1663v4
•
•
•
•
Dodatkowe
informacje
Ujawniania poufnych informacji firmy 3M osobom spoza firmy
3M, które nie są związane umową o zachowaniu poufności
dotycząca tych informacji, lub komukolwiek z firmy 3M, kto nie
musi znać tych informacji.
Rozpowszechniania informacji na temat nowego produktu lub
usługi przed złożeniem niezbędnych wniosków patentowych.
Uzyskiwania od pracownika informacji poufnych na temat jego/jej
poprzedniego pracodawcy.
Wykorzystywania informacji poufnych strony trzeciej uzyskanych
nielegalnie lub w sposób nieetyczny.
Często zadawane pytania na temat ochrony informacji poufnych firmy 3M
Często zadawane pytania na temat respektowania informacji poufnych
innych firm
Polityka dotycząca klasyfikacji danych
Polityka dotycząca własności intelektualnej firmy
Polityka zarządzania dokumentacją i informacjami firmy
Podręcznik dotyczący bezpieczeństwa informacji
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
29
3M 1663v4
Kontrola wewnętrzna, sprawozdawczość finansowa, przechowywanie
dokumentów i audyt
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Kierownictwo firmy 3M jest odpowiedzialne za przygotowywanie
kompletnych i prawidłowych skonsolidowanych sprawozdań finansowych
w ujęciu rocznym i kwartalnym zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami
rachunkowości, za zapewnienie przestrzegania zasad rachunkowości i
sprawozdawczości finansowej oraz za mechanizmy kontroli wewnętrznej
mające na celu zapewnienie przestrzegania standardów rachunkowości,
przepisów prawa i innych norm.
Zasadą firmy 3M jest odpowiedzialność pracowników i innych osób
działających w imieniu firmy za prawidłowość, rzetelność i terminowość
dostarczania rzeczywistych i prognozowanych informacji finansowych
oraz za przestrzeganie wewnętrznych zasad firmy 3M w zakresie
sprawozdawczości finansowej, procedur związanych z obowiązkami
informacyjnymi, zasad przechowywania dokumentów oraz zasad audytu.
Zapewnienie zgodności z tymi zasadami jest możliwe dzięki pracy
wewnętrznych i niezależnych audytorów oraz dzięki monitorowaniu
poprawności naszych systemów finansowych i sprawozdawczych.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
Kontrola wewnętrzna
¾ Należy dbać o kompletność, prawidłowość i terminowość księgowania
wszystkich wprowadzanych i przechowywanych zapisów i kont
dotyczących transakcji, aktywów, środków pieniężnych i pasywów
firmy.
¾ O akceptację wydatków przez przełożonego należy ubiegać się
wyłącznie ze słusznych powodów; należy jednocześnie dostarczyć
kompletną i rzetelną dokumentację.
¾ Osoby upoważnione do zatwierdzania wydatków powinny przed
skorzystaniem ze swoich uprawnień rozważyć, czy przedstawiony do
akceptacji wydatek jest zgodny z regułami firmy. Uprawnienie do
akceptacji wydatków należy traktować poważnie. W niektórych
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
30
3M 1663v4
sytuacjach możliwe jest przekazanie tego uprawnienia podwładnemu,
jednak przełożony pozostaje ostatecznie odpowiedzialny za sposób, w
jaki jest ono wykorzystywane. Delegacji uprawnień musi towarzyszyć
przekazanie jasnych poleceń oraz ciągły nadzór.
¾ Należy przestrzegać procedur związanych z obowiązkami
informacyjnymi, dbając o rejestrowanie, przetwarzanie,
podsumowywanie i przekazywanie istotnych informacji odpowiednim
pracownikom w dziale rachunkowości i/lub audytu w St. Paul, tak aby
umożliwić podjęcie decyzji co do ujawnienia informacji o
wydarzeniach, zagrożeniach i innych istotnych kwestiach dotyczących
przedsiębiorstw należących do koncernu 3M.
¾ Należy korzystać z zasobów firmy w sposób skuteczny i wydajny.
¾ Należy chronić zasoby materialne, finansowe, informacyjne i inne
aktywa firmy.
¾ Należy ubiegać się o zwrot wyłącznie takich wydatków, które zostały
poniesione dla dobra firmy.
Sprawozdawczość finansowa
¾ Należy podawać kompletne, obiektywne, prawidłowe, terminowo
dostarczane i zrozumiałe informacje finansowe i inne dane w
sprawozdaniach wewnętrznych i innych przekazach, na których mogą
opierać się publikowane informacje lub dokumenty przedstawiane
Komisji Papierów Wartościowych i Giełd bądź innym urzędom lub
organizacjom samoregulacyjnym.
¾ Przychody i koszty należy księgować w odpowiednim okresie
rozliczeniowym korzystając z zasady memoriałowej.
Przechowywanie dokumentów
¾ Akta, wiadomości e-mail oraz inne dokumenty i pliki elektroniczne
należy przechowywać zgodnie z zasadami firmy 3M dotyczącymi
przechowywania dokumentów lub zgodnie z przepisami prawa (w
zależności od tego, które zasady narzucają dłuższy okres
przechowywania). Jeśli wiadomo o możliwym lub rozpoczętym
postępowaniu prawnym z udziałem firmy, należy zabezpieczyć
wszystkie akta i dokumenty, które mogą mieć związek ze sprawą, a
następnie skontaktować się niezwłocznie z wyznaczonym radcą
prawnym firmy 3M.
Współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi audytorami
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
31
3M 1663v4
¾ Należy w pełni współpracować z wewnętrznymi audytorami firmy 3M
i niezależnymi rewidentami księgowymi oraz dostarczać im pełnych i
kompletnych informacji.
Procedura Komitetu Audytu do obsługi skarg związanych z
rachunkowością i audytem
¾ Komitet Audytu opracował procedurę przyjmowania, przechowywania
i obsługi skarg dotyczących rachunkowości, wewnętrznej kontroli
księgowej, sprawozdawczości finansowej i audytu, obejmującą także
metody poufnego, anonimowego wnoszenia takich skarg. Anonimową
skargę można wnieść telefonicznie za pośrednictwem Infolinii Etyki
Biznesowej (1-800-243-0857 lub 651-737-5295) lub listownie u
generalnego audytora 3M (3M General Auditor, 3M Corporate
Auditing Department, 3M Center 224-06-N-11, St. Paul, MN 551441000, USA). Pracownicy firmy 3M mogą zostawić anonimową
wiadomość na stronie internetowej poświęconej etyce zawodowej
(Business Conduct) pod adresem intranet.mmm.com/businessconduct.
Na stronie należy kliknąć przycisk „Report a Violation”, który otwiera
formularz pocztowy pozwalający wysłać wiadomość e-mail ze
zgłoszeniem nieprawidłowości. Formularz daje możliwość zachowania
anonimowości, jednak wybór tej opcji uniemożliwia otrzymanie
odpowiedzi. Dalsze informacje o możliwościach anonimowego
zgłaszania nieprawidłowości można znaleźć w rozdziale „Co zrobić,
aby zachować anonimowość?” w niniejszym podręczniku. Wszystkie
skargi są badane, a w razie potrzeby podejmowane są odpowiednie
działania korygujące.
¾ Firma 3M zakazuje działań odwetowych przeciwko osobom, które
zgłosiły wątpliwość etyczno-prawną lub które współpracują przy
wewnętrznym śledztwie firmy.
¾ Wykorzystywania funduszy lub własności firmy 3M do
jakichkolwiek niezgodnych z prawem, niestosownych lub
nieetycznych celów.
¾ Sprawozdań finansowych nie odpowiadających rzeczywistym
wynikom firmy.
¾ Nieprawidłowych zapisów księgowych, np. wykazywania
wyższych niż rzeczywiste kosztów podróży, zakwaterowania lub
wyżywienia, błędnego wykazywania czasu pracy lub błędnego
sporządzania faktur.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
32
3M 1663v4
¾ Naruszania reguł firmy 3M dotyczących księgowania przychodów.
¾ Omijania procedur kontrolnych i akceptacyjnych.
¾
Wykazywania niezgodnych z prawdą celów wydatków.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
33
3M 1663v4
Transakcje dotyczące papierów wartościowych i informacje
wewnętrzne
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zgodnie z polityką firmy 3M, pracownicy i inne osoby działające w
imieniu firmy nie mogą ujawniać istotnych nieupublicznionych informacji
ani, będąc w posiadaniu takich informacji, dokonywać zakupu lub
sprzedaży papierów wartościowych (np. akcji, obligacji lub opcji) firmy
3M lub innego przedsiębiorstwa, którego dotyczą informacje. Ponadto
członkowie wyższych szczebli kierownictwa firmy 3M muszą ściśle
przestrzegać przepisów Komisji Papierów Wartościowych i Giełd
ograniczających ich możliwości dokonywania transakcji na papierach
wartościowych firmy 3M.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Ogólnie rzecz biorąc, za istotną informację uważa się każdą
informację, z której mógłby skorzystać inwestor przy podejmowaniu
decyzji o zakupie, sprzedaży lub zachowaniu papierów wartościowych.
Do istotnych informacji należą:
o Wyniki finansowe przedsiębiorstwa lub jednostki.
o Zysk netto przypadający na jedną akcję.
o Informacje o jakichkolwiek zmianach w wypłacanych
dywidendach.
o Informacje o możliwych fuzjach i przejęciach, możliwej
sprzedaży udziałów w innych przedsiębiorstwach lub
możliwych wspólnych przedsięwzięciach (joint ventures).
o Informacje o istotnych postępowaniach sądowych.
o Informacje o istotnym rozwoju produktów.
¾ Informację uważa się za nieupublicznioną, dopóki nie zostanie ona
ujawniona inwestorom za pomocą znanych serwisów informacyjnych,
takich jak Dow Jones News Services, oraz do momentu upłynięcia
czasu wystarczającego do rozpowszechnienia tej informacji na rynkach
finansowych (zazwyczaj jest to 48 godzin od opublikowania
informacji).
¾ Naruszenie niniejszej zasady grozi zastosowaniem kary grzywny i
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
34
3M 1663v4
innych sankcji karnych wobec firmy i indywidualnych inwestorów.
¾ Zakupu lub sprzedaży akcji lub innych papierów wartościowych
jakiegokolwiek przedsiębiorstwa w przypadku posiadania istotnych,
nieupublicznionych informacji o tym przedsiębiorstwie.
¾ Ujawniania istotnych, nieupublicznionych informacji o
przedsiębiorstwie jakiejkolwiek osobie, w tym członkom rodziny,
znajomym i kolegom, jeśli informacje takie mogą zostać wykorzystane
przez tę osobę do osiągnięcia zysków w drodze transakcji papierami
wartościowymi tego przedsiębiorstwa.
¾ Zalecania lub sugerowania komukolwiek zakupu, sprzedaży lub
zachowania akcji lub innych papierów wartościowych jakiegokolwiek
przedsiębiorstwa w przypadku posiadania istotnych,
nieupublicznionych informacji o tym przedsiębiorstwie.
¾ Udostępniania istotnych, nieupublicznionych informacji osobom, które
nie muszą posiadać takich informacji.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
35
3M 1663v4
Szacunek dla ludzi i społeczności
Jedną z podstawowych wartości firmy 3M jest szacunek dla środowiska społecznego i
środowiska naturalnego. Firma jest zaangażowana w realizację idei ekorozwoju poprzez
ochronę środowiska, odpowiedzialność społeczną i rozwój gospodarczy. Ekorozwój
oznacza dla nas zaspokajanie bieżących potrzeb klientów, pracowników i społeczności, a
jednocześnie troskę o to, aby również przyszłe pokolenia dysponowały zasobami
pozwalającymi zaspokoić ich potrzeby. Zdajemy sobie sprawę, że długoterminowy
sukces firmy jest pochodną naszych strategii ciągłego rozwoju w dziedzinach ochrony
środowiska, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa. Staramy się również przyciągnąć i
zatrzymać różnorodnych i utalentowanych pracowników, prowadząc firmę, w której
inicjatywa jest nagradzana, prywatność jest szanowana, zdrowie i bezpieczeństwo
personelu podlegają ochronie, a innowacje stanowią styl życia.
Przyjęta przez firmę 3M zasada szacunku dla ludzi i społeczności obejmuje następujące
obszary:
¾ Reklamę i sposób przedstawiania produktów
¾ Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo
¾ Szykanowanie w miejscu pracy
¾ Prywatność
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
36
3M 1663v4
Reklama i sposób przedstawiania produktów
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Reputacja firmy 3M jako przedsiębiorstwa odpowiedzialnego obejmuje
także oferowane przez nas produkty i usługi oraz sposób, w jaki je
przedstawiamy. Zgodnie z polityką firmy 3M jej produkty należy
przedstawiać w sposób zgodny z prawdą, uczciwy i zgodny z dobrym
smakiem we wszystkich działaniach sprzedażowych, reklamowych i
promocyjnych oraz na opakowaniach. Kierownictwo każdej jednostki
firmy 3M ma obowiązek stosowania odpowiedniej procedury kontroli
działań reklamowych oraz stwierdzeń dotyczących oferowanych przez tę
jednostkę produktów i usług.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Produkty i usługi firmy 3M należy przedstawiać w sposób zgodny z
prawdą, uczciwy i zgodny z dobrym smakiem.
¾ Prezentowane stwierdzenia należy w miarę możliwości uzasadniać za
pomocą testów opartych na zasadach statystycznych i naukowych.
¾ Niniejszą zasadę należy stosować do wszelkich bezpośrednich i
pośrednich stwierdzeń publikowanych w materiałach reklamowych, w
tym w materiałach dotyczących produktów, na etykietach, w tekstach
reklamowych, w stwierdzeniach dotyczących ochrony środowiska, w
ankietach i certyfikatach przekazywanych klientom, w materiałach
promocyjnych, na arkuszach z danymi technicznymi, w podręcznikach
obsługi i konserwacji, na kasetach wideo, w serwisach internetowych
itp.
¾ Należy przestrzegać procedur kontroli i zatwierdzania działań
reklamowych wymaganych przez biuro głównego radcy prawnego
firmy 3M. W wielu przypadkach procedury te nakładają obowiązek
uzyskania pisemnych zezwoleń w zakresach marketingu, badań
laboratoryjnych, serwisu technicznego, badań klinicznych, jakości,
odpowiedzialności za produkty, przepisów oraz toksykologii przed
zwróceniem się o akceptację do biura głównego radcy prawnego.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
37
3M 1663v4
¾ Działań reklamowych i stwierdzeń niezgodnych z wartościami firmy
3M.
¾ Wprowadzających w błąd działań i praktyk oraz innych czynów
nieuczciwej konkurencji.
¾ Fałszywych lub wprowadzających w błąd stwierdzeń o produktach lub
usługach firmy 3M.
¾ Fałszywych lub wprowadzających w błąd porównań produktów lub
usług.
¾ Dyskredytowania konkurenta lub jego produktów i usług.
¾ Stwierdzeń o produktach i usługach, którym nie towarzyszą dowody w
postaci danych.
¾ Niezgodnych z prawdą stwierdzeń na temat jakości lub skuteczności
produktu lub usługi.
¾ Sprzedaży własnych produktów lub usług jako produktów lub usług
innej firmy, np. poprzez imitowanie opakowań lub znaków
towarowych konkurenta.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
38
3M 1663v4
Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Firma 3M jest zaangażowana w realizację swoich celów dotyczących
produktów i procesów w obszarach ochrony środowiska, ochrony zdrowia
i bezpieczeństwa oraz w zapewnienie bezpiecznego i zdrowego środowiska
pracy. Zasadą firmy 3M jest udostępnianie wszystkim bezpiecznego i
zdrowego środowiska pracy oraz minimalizacja wpływu procesów
produkcyjnych i produktów firmy na środowisko.
Na pracownikach i innych osobach działających w imieniu firmy 3M
spoczywa obowiązek znajomości i przestrzegania wszelkich stosownych
przepisów i reguł związanych z ochroną środowiska, ochroną zdrowia i
bezpieczeństwem, a także odpowiednich reguł, standardów i wytycznych
firmy 3M. Kierownictwo firmy odpowiada również za przeszkolenie
pracowników i innych osób działających w imieniu firmy w zakresie tych
przepisów i reguł. W razie potrzeby możliwe jest skorzystanie z pomocy
osób specjalizujących się we wszelkich zagadnieniach ochrony
środowiska, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa mających związek z
produktami, działalnością operacyjną i bezpieczeństwem środowiska
pracy.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Należy przestrzegać wszelkich stosownych przepisów i reguł
związanych z ochroną środowiska, ochroną zdrowia i
bezpieczeństwem, a także odpowiednich reguł firmy 3M.
¾ Należy korzystać z modelu wprowadzania nowych produktów (New
Product Introduction Framework) firmy 3M, tak aby projektowane
produkty były bezpieczne i przyjazne dla środowiska.
¾ Podczas wykonywania codziennych obowiązków i podejmowania
decyzji biznesowych należy brać pod uwagę kwestie związane z
bezpieczeństwem i ochroną zdrowia.
¾ Sprzęt, urządzenia i procesy należy obsługiwać i utrzymywać w ruchu
z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
39
3M 1663v4
¾ Należy uczestniczyć w programach szkoleniowych i edukacyjnych w
zakresie zarządzania ryzykiem związanym ze zdrowiem i
bezpieczeństwem zarówno w pracy, jak i poza nią.
¾ Należy informować kierownictwo i współpracowników o potencjalnie
niebezpiecznych warunkach pracy, a w razie potrzeby zamknąć
jednostkę stwarzającą zagrożenie.
¾ Należy reagować na uwagi dotyczące ochrony środowiska, ochrony
zdrowia i bezpieczeństwa zgłaszane przez innych pracowników,
klientów lub sąsiadów i związane z działalnością firmy lub jej
produktami.
¾ Zanieczyszczeniu środowiska należy zapobiegać u źródła w każdym
możliwym miejscu i czasie.
¾ Należy opracowywać produkty mające minimalny wpływ na
środowisko.
¾ Należy oszczędzać zasoby naturalne za pomocą odzysku i innych
stosownych metod.
¾ Należy podejmować kroki w celu poprawy wydajności energetycznej
zarówno nowych, jak i dotychczasowych zakładów i urządzeń.
¾ Naruszania przepisów prawa i reguł firmy 3M w zakresie ochrony
środowiska, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa.
¾ Niezgłoszonych zagrożeń środowiskowych lub wypadków.
¾ Utraconych możliwości zapobieżenia zanieczyszczeniu środowiska lub
zredukowania ilości odpadów.
¾ Utraconych możliwości poprawy wydajności energetycznej.
¾ Niebezpiecznych czynności i warunków pracy.
¾ Dostawców, kontrahentów outsourcingowych i usługodawców nie
podzielających poglądów firmy 3M na kwestie ochrony środowiska,
ochrony zdrowia i bezpieczeństwa.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
40
3M 1663v4
Szykanowanie w miejscu pracy
Zastosowanie
Wstęp
(None)
Główna zasada
polityki
Zgodnie z polityką firmy 3M pracownicy i inne osoby działające w imieniu
firmy mają prawo do traktowania z szacunkiem w miejscu pracy. Przez
traktowanie z szacunkiem należy rozumieć traktowanie uczciwe i
profesjonalne połączone z uznaniem dla indywidualnych uzdolnień i
poglądów. Szacunek w miejscu pracy oznacza coś więcej niż tylko
przestrzeganie przepisów. Oznacza on środowisko pracy wolne od wszelkich
niestosownych zachowań i od szykanowania z powodu wieku,
niepełnosprawności, stanu cywilnego, rasy, koloru skóry, narodowości,
wyznania, płci orientacji seksualnej lub tozsamosc plciowa.
Niniejsza zasada obowiązuje wszystkich pracowników firmy 3M na całym
świecie oraz każdą osobę lub firmę współpracującą z firmą 3M. Jako zasada
globalna stosuje się ona do wszelkich sytuacji, w których firma 3M prowadzi
swoją działalność, oraz do wszelkich imprez towarzyskich sponsorowanych
przez firmę.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
Szacunek w miejscu pracy
Firma 3M jest zaangażowana w zapewnienie środowiska pracy, w którym
szanuje się godność każdej jednostki. Każdy z nas musi zdawać sobie
sprawę, że w firmie 3M przypadki szykanowania lub innych niestosownych
zachowań nie będą tolerowane.
Szykanowanie w miejscu pracy
Przez szykanowanie należy rozumieć niepożądane zachowanie wobec danej
osoby spowodowane jej wiekiem, niepełnosprawnością, stanem cywilnym,
narodowością, rasą, kolorem skory, wyznaniem, płcią orientacją seksualną,
lub tozsamosc plciowa, jeśli takie zachowanie przyczynia się do stworzenia
w miejscu pracy atmosfery strachu, wrogości lub braku szacunku, a przez to:
¾ Pogarsza wydajność pracowników; lub
¾ Negatywnie wpływa na szanse zawodowe.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
41
3M 1663v4
Szykanowanie w miejscu pracy jest niezgodne z prawem w Stanach
Zjednoczonych i w wielu innych krajach. Oto przykłady zachowań, które
stanowią naruszenie niniejszej zasady i mogą być sprzeczne z prawem:
¾ Przekazywane drogą ustną lub pisemną obraźliwych przezwisk,
dowcipów, zniewag, negatywnych stereotypów lub gróźb. Obejmuje
to komentarze lub dowcipy budzące obrzydzenie bądź skierowane
przeciwko osobom lub grupom osób wyodrębnionym ze względu na
ich wiek, niepełnosprawność, stan cywilny, narodowość, rasę, kolor
skóry, wyznanie, płeć orientację seksualną lub tozsamosc plciowa.
¾ Zachowania niewerbalne, takie jak natrętny kontakt wzrokowy czy
wręczanie niestosownych upominków.
¾ Zachowania fizyczne, takie jak napaść czy niepożądany dotyk.
¾ Przekazywanie obraźliwych lub budzących odrazę treści wizualnych,
np. zdjęć, dowcipów rysunkowych, rysunków lub gestów, zarówno na
papierze, jak i w formie elektronicznej.
Molestowanie seksualne
Molestowanie seksualne jest formą szykanowania bazującą na płci danej
osoby lub stanowiącą zachowanie bazujące na płci. Za molestowanie
seksualne uważa się również uzależnianie przez osobę dysponującą
określonymi uprawnieniami zatrudnienia, awansu, zwolnienia lub
jakiegokolwiek innego aspektu pracy od zachowań seksualnych
podwładnego.
Niestosowne zachowanie
Naszym celem jest środowisko pracy, w którym każdy traktowany jest
profesjonalnie i z szacunkiem. Wszelkie przejawy nieprofesjonalizmu i braku
szacunku stanowią przeszkodę na drodze do tego celu i nie będą tolerowane,
nawet jeśli nie są sprzeczne z prawem. Firma 3M zastrzega sobie prawo do
reakcji na niestosowne zachowania, nawet jeśli żadna osoba nie złożyła
skargi ani nie zwróciła uwagi na naruszenie swojej godności.
Ocena przełożonego nie stanowi szykanowania ani
niestosownego zachowania
Efektywne zarządzanie wymaga, aby kierownicy rozmawiali z podwładnymi
o wynikach ich pracy. Kierownicy powinni formułować jasne oceny
wydajności każdego pracownika oraz sposóbu, w jaki jego zachowanie
wpływa na zdolność zespołu roboczego do osiągania rezultatów zgodnych z
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
42
3M 1663v4
wartościami firmy. Ponieważ rozmowy na takie tematy mogą być trudne,
zawsze należy prowadzić je profesjonalnie i z szacunkiem. Mimo to
konstruktywna krytyka oraz czynności kierownicze związane z
niedostateczną wydajnością pracowników bądź innymi problemami w
miejscu pracy nie stanowią szykanowania ani czynności odwetowych.
Każdy pracownik firmy 3M ma do odegrania rolę w procesie
tworzenia atmosfery szacunku w miejscu pracy:
¾ Firma 3M oczekuje profesjonalnego i pełnego szacunku zachowania
przez cały czas i w każdej sytuacji. Pracownicy powinni pamiętać, że ich
działania świadczą o nich, a także mogą świadczyć o firmie 3M. Należy
zwracać uwagę na to, jak inni mogą odbierać pewne zachowania. To, że
dana osoba nie skarży się, nie oznacza, że określone zachowanie jej nie
przeszkadza.
¾ Nie ma żadnego uzasadnienia dla niepożądanych zachowań
podejmowanych w celu szykanowania innych lub przynoszących taki
skutek. Należy zgłaszać wszelkie niepożądane zachowania, które mogą
stanowić formę szykanowania w rozumieniu niniejszych reguł.
¾ Należy być otwartym na konstruktywną krytykę wykonywanej pracy.
oraz zdawać sobie sprawę, że podejmowane z szacunkiem działania
kierowników związane z problemami w miejscu pracy stanowią
konieczny i właściwy krok w procesie oceny pracowników.
¾ Należy zwracać innym osobom uwagę na zachowania, które uważamy za
obraźliwe, tak aby zachowania te nie powtórzyły się. Jeśli ktoś czuje się
przez nas obrażony, powinniśmy zrozumieć jego punkt widzenia,
przeprosić i nie dopuścić do powtórzenia się tej samej sytuacji.
¾ W przypadku zaobserwowania jakichkolwiek zachowań, które mogą
naruszać niniejsze reguły, należy zawiadomić o nich przełożonego,
kierownika lub dział personalny firmy 3M.
¾ Wszelkich zachowań, które cechuje brak profesjonalizmu lub brak
szacunku bądź które mają na celu szykanowanie kogokolwiek lub
przynoszą taki rezultat.
¾ Wszelkich form odwetu na osobie, która zgłosiła wątpliwość dotyczącą
niniejszych reguł lub zawiadomiła o możliwości ich naruszenia.
¾ Utraconych szans kulturalnego poinformowania drugiej osoby, że jej
zachowanie było dla nas obraźliwe.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
43
3M 1663v4
¾ Niezgłoszonych wątpliwości lub przypadków naruszenia niniejszych
reguł.
Jak zawiadomić o nieprawidłowościach
Większość zawiadomień o podejrzeniu naruszenia niniejszych reguł jest
składana w dziale kadr. Aby dokonać zgłoszenia, można skontaktować się z
lokalnym menedżerem działu personalnego lub z osobą zajmującą wyższe
stanowisko w dziale personalnym firmy 3M. Można również skorzystać z
dodatkowych możliwości zgłaszania nieprawidłowości wymienionych w
rozdziale „Co robić w razie wątpliwości etyczno-prawnych?” w niniejszym
podręczniku.
W jaki sposób firma zareaguje na zgłoszenie?
Wyjaśnienie i odpowiedź
Po odebraniu zawiadomienia o szykanowaniu lub innym niestosownym
zachowaniu firma zbada sytuację. Jeśli miało miejsce naruszenie reguł firmy,
podjęte zostaną odpowiednie działania w celu uniknięcia takich naruszeń w
przyszłości. W uzasadnionych przypadkach firma 3M może podjąć czynności
dyscyplinarne (włącznie ze zwolnieniem z pracy) wobec osób naruszających
zasady firmy dotyczące szykanowania.
Firma 3M będzie informować strony o postępach w wyjaśnianiu zgłoszonych
przez nie skarg. Mając na względzie prywatność wszystkich uczestników
postępowania, firma może odmówić ujawnienia szczegółów podjętych
czynności dyscyplinarnych lub innych działań.
Odpowiedzialność kierownictwa firmy 3M
Każdy kierownik i menedżer w firmie 3M jest odpowiedzialny za
zapewnienie środowiska pracy wolnego od szykanowania i niestosownych
zachowań, a także za szybką i skuteczną obsługę skarg. Korzystając z
pomocy działu personalnego, kierownicy powinni informować swoje
jednostki o obowiązujących zasadach, sprawnie badać zarzuty o
szykanowanie, podejmować odpowiednie czynności dyscyplinarne oraz
zadbać o uniemożliwienie podjęcia działań odwetowych.
Odwet jest zakazany
Niniejsze reguły surowo zakazują jakichkolwiek działań odwetowych
przeciwko pracownikom lub innym osobom, które zgłosiły wątpliwość
dotyczącą szykanowania lub innych niestosownych zachowań.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
44
3M 1663v4
Prywatność
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zasadą firmy 3M jest przestrzeganie wszelkich stosownych przepisów
dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. Zasada ta jest
odzwierciedleniem wagi, jaką przywiązujemy do zaufania naszych
pracowników, klientów, partnerów biznesowych oraz innych osób, które
udostępniają nam swoje dane osobowe.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
Firma 3M będzie przestrzegać następujących wytycznych w zakresie
wymaganym przez odpowiednie przepisy:
¾ Ograniczenia w gromadzeniu, wykorzystywaniu i ujawnianiu
danych osobowych.
o Informacja – Firma 3M będzie w odpowiednim czasie
dostarczać zainteresowanym zgodne z prawdą informacje o
stosowanych przez nią zasadach gromadzenia danych.
o Zgoda – Firma 3M będzie gromadzić, wykorzystywać,
ujawniać i przekazywać dane osobowe wyłącznie za zgodą
osoby, której one dotyczą. Zgoda ta może być wyrażona
wprost lub domniemana w zależności od stopnia poufności
informacji, słusznych oczekiwań osoby, której dane
dotyczą, oraz wymogów prawnych.
o Ograniczenia co do celu – Firma 3M będzie gromadzić dane
osobowe wyłącznie w określonych, ograniczonych celach.
Zakres danych powinien odpowiadać celom, w jakich są
gromadzone, oraz powinien być wystarczający, ale niezbyt
szeroki, do realizacji tych celów. Firma 3M nie będzie
przetwarzać danych osobowych w sposób niezgodny z
celami, w których dane te zostały zebrane, chyba, że osoba,
której dotyczą dane, wyraziła zgodę na nowy sposób ich
wykorzystania.
o Marketing bezpośredni - Firma 3M nie będzie
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
45
3M 1663v4
wykorzystywać danych osobowych dla potrzeb marketingu
bezpośredniego, nie umożliwiając ich usunięcia osobie,
której dotyczą.
o Przekazywanie danych osobom trzecim, w tym osobom w
innych krajach – Firma 3M zastosuje odpowiednie środki
(poprzez umowy lub w inny sposób) dla zapewnienia
właściwej ochrony danych osobowych ujawnianych osobie
trzeciej lub przekazywanych do innego kraju, w tym danych
przekazywanych w obrębie firmy.
¾ Zarządzanie danymi osobowymi.
o Jakość - Firma 3M podejmie racjonalne ekonomicznie
kroki, aby zgromadzone dane osobowe były wiarygodne z
punktu widzenia ich planowanego zastosowania, rzetelne,
kompletne oraz, tam gdzie jest to wymagane, uaktualniane.
o Dostęp - Firma 3M będzie stosować procedury zmierzające
do zapewnienia osobom uzasadnionego dostępu do ich
danych osobowych oraz, tam gdzie jest to stosowne,
możliwości korygowania lub usuwania nieprawidłowych
lub niekompletnych danych.
o Bezpieczeństwo - Firma 3M zastosuje racjonalne
ekonomicznie środki ochrony danych osobowych przed
utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieautoryzowanym
dostępem, nieautoryzowanym ujawnieniem, modyfikacją i
zniszczeniem.
o Przechowywanie - Firma 3M nie będzie przechowywać
danych osobowych dłużej, niż jest to potrzebne, ani dłużej,
niż zezwalają przepisy prawa.
¾ Odpowiedzialność i kontrola
o Odpowiedzialność - Firma 3M wyznaczy pracowników
odpowiedzialnych za przestrzeganie odpowiednich
przepisów i reguł firmy.
o Kontrola - Firma 3M zapewni funkcjonowanie
mechanizmów kontroli wewnętrznej umożliwiających
weryfikowanie przestrzegania odpowiednich przepisów
oraz reguł i procedur firmy.
o Obsługa skarg - Firma 3M zapewni funkcjonowanie
obiektywnej procedury badania skarg i reagowania na nie
oraz zadba o informowanie o niej zainteresowanych osób.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
46
3M 1663v4
Nie należy stosować żadnej z wymienionych poniżej praktyk bez
wcześniejszego zasięgnięcia opinii wyznaczonego radcy prawnego
firmy 3M w celu uzyskania potwierdzenia, że planowane działania są
dozwolone przez stosowne przepisy:
¾ Gromadzenia, wykorzystywania lub ujawniania danych osobowych
bez wiedzy i zgody osoby, której te dane dotyczą.
¾ Ujawniania danych osobowych pracowników, klientów lub
partnerów biznesowych firmy 3M osobom trzecim.
Przekazywania danych osobowych z jednego kraju do drugiego, nawet
między podmiotami zależnymi firmy 3M.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
47
3M 1663v4
Działalność na globalnym rynku
Firma 3M jest przedsiębiorstwem globalnym posiadającym dostawców, klientów i
konkurentów w każdym kraju, w którym prowadzi działalność. Każdy z tych krajów
posiada własne przepisy regulujące sposób współpracy z tymi podmiotami w toku
prowadzenia działalności gospodarczej. 3M jest firmą amerykańską, i dlatego w swej
działalności na całym świecie stosuje wiele amerykańskich przepisów. Jednocześnie
firmę obowiązują przepisy innych krajów, w których 3M prowadzi działalność.
Przestrzeganie wszelkich stosownych przepisów i reguł dotyczących globalnej
działalności firmy jest sprawą najwyższej wagi. W przypadku wątpliwości co do
obowiązków wynikających z przepisów należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy
prawnego firmy 3M.
Reguły firmy 3M dotyczące właściwego prowadzenia działalności we wszystkich
rejonach świata obejmują następujące obszary:
¾ Polityka antykorupcyjna
¾ Przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji
¾ Zgodność z przepisami eksportowymi, importowymi i handlowymi
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
48
3M 1663v4
Polityka antykorupcyjna
Zastosowanie
Polityka ta ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich pracowników 3M na całym
świecie, a także innych osób działających w imieniu 3M. Polityka antykorupcyjna
dotyczy zarówno wszystkich miejsc, w których 3M prowadzi swoją działalność, jak i
wszystkich wydarzeń sponsorowanych przez 3M.
Zasady polityki
Polityka 3M wymaga postępowania zgodnego z wszelkimi obowiązującymi
przepisami antykorupcyjnymi, w tym z obowiązującą w USA ustawą Foreign
Corrupt Practices Act- „FCPA”, obowiązującą w Wielkiej Brytanii ustawą U.K.
Bribery Act oraz wszelkimi lokalnymi przepisami obowiązującymi w miejscach, w
których 3M prowadzi działalność, a także dokładnego odzwierciedlania wszystkich
transakcji w księgach i rejestrach 3M. Polityka 3M wymaga również od agentów,
konsultantów i partnerów biznesowych, którzy działają w imieniu 3M, aby
postępowali zgodnie z tymi samymi przepisami i praktykami.
Wprowadzenie
Pewne działania związane z Urzędnikami Rządowymi (zdefiniowanymi poniżej) —
takie jak dostarczanie upominków, wpłaty na cele polityczne, rozrywki, świadczenia
związane z podróżowaniem lub płatności ułatwiające prowadzenie działalności —
mogą naruszać przepisy antykorupcyjne obowiązujące na całym świecie. Korupcja
w odniesieniu do urzędników nie związanych z rządem jest niezgodna również z
prawem obowiązującym w wielu krajach i narusza Kodeks Etyki Biznesowej 3M3M Business Conduct Policies. 3M może też w pewnych okolicznościach ponosić
odpowiedzialność za łapówki lub propozycje łapówek dokonywane lub oferowane
przez osoby trzecie będące Partnerami Biznesowymi (zdefiniowanymi poniżej), z
którymi 3M prowadzi współpracę handlową. Ponadto 3M może odpowiadać za
uprzednie działania i zaniechania ze strony spółek, które 3M przejmuje lub z którymi
podejmuje przedsięwzięcia typu joint venture.
Niniejsza polityka zakazuje wszelkiego rodzaju działań korupcyjnych. Wymaga ona
przeprowadzania obowiązkowych ocen uczciwości Partnerów Biznesowych,
uzyskiwania wewnętrznych zgód oraz dokonywania wpisów do ksiąg i rejestrów, a
także nakłada wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji w odniesieniu do
kluczowych dziedzin ryzyka związanych z Urzędnikami Rządowymi i Partnerami
Biznesowymi. Polityka ta wymaga przeprowadzania audytów mających na celu
pomoc w zapewnieniu przestrzegania przepisów, jak również przeprowadzania
odpowiedniej kontroli spółek, które mają zostać przejęte przez 3M lub z którymi 3M
planuje podjąć przedsięwzięcia typu joint venture, aby stwierdzić, czy postępują one
zgodnie z postanowieniami niniejszej polityki, zwłaszcza w przypadkach, gdy spółki
te sprzedawały swoje produkty rządowi lub miały inne znaczące relacje z rządem.
Otrzymywanie lub oferowanie upominków, podróży lub wręczanie świadczeń
reprezentujących jakąkolwiek wartość osobom trzecim, które nie są Urzędnikami
Rządowymi, musi oczywiście być zgodne z postanowieniami Polityki dotyczącej
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
49
3M 1663v4
Upominków Biznesowych i Rozrywki.
Aby zapobiec jakimkolwiek wątpliwościom, co do zgodności postępowania 3M z
obowiązującą w Wielkiej Brytanii ustawą U. K. Bribery Act („UKBA”), niniejsza
polityka wyraźnie zakazuje również przekazywania płatności ułatwiających
prowadzenie działalności lub wręczania gratyfikacji, co zwykle polega na
dokonywaniu niewielkich, okazjonalnych płatności mających na celu wyłącznie
przyspieszenie działań określonych przepisami, takich jak podłączenie do sieci
elektrycznej lub instalacja linii telefonicznych. Na mocy UKBA płatności
ułatwiające prowadzenie działalności są uznawane za łapówki. Ponadto zarówno
UKBA, jak i niniejsza polityka zakazują podejmowania działań korupcyjnych
w odniesieniu do osób nie związanych z rządem.
Definicje
„Urzędnik rządowy” to:
• Pracownik rządu lub wybrany bądź mianowany urzędnik
• Partia polityczna
• Kandydat na urząd polityczny (nawet jeśli obecnie nie zajmuje
stanowiska)
• Specjalista opieki zdrowotnej (np. lekarz, pielęgniarka, dentysta, dyrektor
szpitala), który działa w ramach publicznego lub finansowanego przez
rząd programu opieki zdrowotnej (np. państwowy szpital uniwersytecki,
program opieki stomatologicznej finansowany przez rząd)
• Konsultant, prelegent lub doradca zaangażowany przez 3M, który jest
pracownikiem rządowym
• Pracownik rządowy, który pobiera świadczenia w ramach grantu
badawczego przyznanego przez 3M
• Urzędnik lub pracownik quasi-publicznej lub pozarządowej organizacji
międzynarodowej (czasami określanej jako „NGO”), takiej jak
Organizacja Narodów Zjednoczonych, Czerwony Krzyż / Czerwony
Półksiężyc, Międzynarodowy Fundusz Walutowy i Bank Światowy
• Pracownik agencji quasi-publicznej albo innej spółki lub organizacji
będącej częściowo lub w całości we własności lub pod kontrolą rządu
„Partner biznesowy” to każda osoba lub podmiot, z którym 3M prowadzi
współpracę biznesową. Partnerami biznesowymi są między innymi następujące
osoby lub podmioty podczas prowadzenia współpracy biznesowej z 3M lub
innego działania w imieniu 3M:
• Dystrybutorzy lub dealerzy
• Podmioty przetwarzające
• Konsultanci
• Przedstawiciele handlowi
• Dostawcy
• Niezależni wykonawcy
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
50
3M 1663v4
„Łapówka” to pośrednie lub bezpośrednie zaoferowanie, przyzwolenie na
dokonanie, przekazanie lub obietnica przekazania świadczeń reprezentujących
jakąkolwiek wartość Urzędnikowi Rządowemu lub innej osobie z zamiarem
nawiązania lub utrzymania transakcji gospodarczych albo uzyskania
nienależnej korzyści. Do łapówek należą również płatności ułatwiające
prowadzenie działalności.
Pojęcie „nienależyta korzyść” jest szeroko zdefiniowane i obejmuje to, do
czego spółka nie jest wyraźnie uprawniona, na przykład zgodę na podwyżkę
cen, wywarcie niewłaściwego wpływu na decyzję dotyczącą zakupu produktów
3M przez instytucję rządową lub spółkę komercyjną, dokonanie korzystnego
wyboru w zakresie specyfikacji produktów, przyznanie kontraktu, udzielenie
zezwoleń na prowadzenie działalności, zgodę na stosowanie/rejestrację
produktów, korzystne postanowienie sądu lub ugodę w sprawie sporu
podatkowego.
Obowiązująca w USA ustawa U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) zakazuje
podejmowania działań korupcyjnych w odniesieniu do Urzędników Rządowych,
natomiast UKBA zakazuje podejmowania wszelkich działań korupcyjnych, zarówno
w odniesieniu do Urzędników Rządowych, jak i osób prywatnych, zakazuje ona
także wręczania płatności ułatwiających prowadzenie działalności. Niniejsza
polityka zakazuje podejmowania działań korupcyjnych w jakiejkolwiek formie, aby
zachować zgodność z obydwoma tymi ustawami. UKBA weszła w życie w lipcu
2011 roku, a jej zakres oraz zastosowanie nie są jeszcze całkowicie jasne. Dlatego
zaleca się, aby te zasady, które obowiązują w odniesieniu do prowadzenia transakcji
z Urzędnikami Rządowymi, były również skrupulatnie brane pod uwagę w
przypadku transakcji zawieranych z prywatnymi podmiotami prowadzącymi
działalność handlową. Należy też zawsze postępować zgodnie z postanowieniami
Polityki 3M dotyczącej Upominków Biznesowych i Rozrywki.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
3M wymaga, aby jej pracownicy i Partnerzy Biznesowi:
•
•
Nie angażowali się w akty działania lub zaniechania, które są związane
z oferowaniem, przyzwalaniem na dokonanie lub przekazywaniem łapówki
jakiejkolwiek osobie, lub nie stwarzali wrażenia, że łapówka została
zaoferowana, przyzwolono na jej dokonanie lub została przekazana;
Podejmowali pozytywne kroki mające na celu powstrzymanie osób, które
bezpośrednio lub pośrednio prowadzą transakcje biznesowe w imieniu 3M z
Urzędnikami Rządowymi lub łączy ich z Urzędnikami Rządowymi relacja o
jakimkolwiek kontekście handlowym, od podejmowania działań
korupcyjnych (na przykład poprzez kierowanie się postanowieniami Polityki
3M dotyczącej Upominków Biznesowych i Rozrywki);
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
51
3M 1663v4
•
•
•
•
Zawsze przeprowadzali i stosowali się do procesu obowiązkowej oceny
uczciwości Partnerów Biznesowych, obowiązku wydawania wewnętrznych
zgód, przedstawiania sprawozdań rachunkowych oraz do obowiązku
przechowywania dokumentacji w odniesieniu do kluczowych dziedzin
ryzyka, które są wymienione poniżej oraz zostały w pełni określone w sekcji
„Polityka antykorupcyjna” w Dziale Prawnym 3M;
Dokładnie analizowali działalność spółek, które 3M ma zamiar przejąć, oraz
partnerów joint venture, w celu identyfikacji i rozwiązywania zagadnień
związanych z korupcją;
Postępowali zgodnie z wszelkimi wymogami dotyczącymi prowadzenia
dokumentacji i mechanizmami kontroli finansowej, aby umożliwić 3M
wykazanie zgodności jej działań z przepisami antykorupcyjnymi; oraz
Niezwłocznie zgłaszali 3M wszelkie podejrzewane przypadki naruszenia
niniejszej polityki przez pracowników 3M lub inne osoby działające w
imieniu 3M.
Należy zwrócić uwagę na to, że ponieważ FCPA zawiera wyraźne postanowienia
dotyczące działań korupcyjnych w odniesieniu do Urzędników Rządowych i
zakazuje takich działań, prowadzenie transakcji z urzędnikami rządowymi niesie za
sobą szczególne ryzyko i wymaga szczególnej uwagi. UKBA ma szerszy zakres
i zakazuje również korupcji w kontekście handlowym, tak więc w odniesieniu do
tego ryzyka należy również podjąć odpowiednie kroki.
3M monitoruje i kontroluje odpowiednie sektory działalności 3M, aby wykryć
potencjalne działania związane z korupcją i ryzyko korupcyjne oraz zapewnić, że
księgi i rejestry rachunkowe są prowadzone zgodnie z niniejszą polityką.
Kluczowe dziedziny ryzyka
Oprócz przedstawionych powyżej zobowiązań 3M wymaga przeprowadzania
gruntownej analizy wstępnej (due diligence), uzyskania zgody działu prawnego
i handlowego, przedstawienia sprawozdań rachunkowych oraz przechowywania
dokumentacji w odniesieniu do następujących kluczowych dziedzin ryzyka:
1. Opłacanie przez 3M lub Partnera Biznesowego jakichkolwiek wydatków
związanych z podróżą na rzecz jakiegokolwiek Urzędnika Rządowego.
2. Wręczanie upominków, zapewnianie rozrywek lub dokonywanie wpłat na
cele charytatywne przez 3M lub Partnera Biznesowego, które to upominki,
rozrywki lub wpłaty są zapewniane w imieniu jakiegokolwiek Urzędnika
Rządowego albo mogłyby wiązać się z odniesieniem korzyści przez
jakiegokolwiek Urzędnika Rządowego lub jego krewnych.
3. Wypłacanie honorariów Urzędnikom Rządowym, którzy świadczą usługi
w charakterze prelegentów, doradców lub konsultantów.
4. Korzystanie z usług Partnera Biznesowego, który może wchodzić w relacje
z Urzędnikami Rządowymi w imieniu 3M.
5. Współpraca z Partnerami Biznesowymi, którzy mogą wchodzić
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
52
3M 1663v4
w bezpośrednie lub pośrednie relacje z Urzędnikami Rządowymi w imieniu
3M.
6. Wpłaty na cele polityczne dokonywane przez 3M lub Partnera
Biznesowego, przeznaczone dla Urzędnika Rządowego, partii politycznej,
kandydata na urząd polityczny lub dla organizacji politycznej.
7. Dokonywanie płatności ułatwiających prowadzenie działalności lub
wręczanie gratyfikacji. Zarówno UKBA, jak i polityka 3M wyraźnie
zakazują dokonywania takich płatności.
Pracownicy 3M mogą uzyskać dostęp do dodatkowych informacji i niezbędnych
narzędzi na stronie intranetowej Działu Prawnego 3M w sekcji „Polityka
antykorupcyjna”.
Czego unikać
•
•
•
•
•
•
Dodatkowe
informacje
•
Bezpośredniego lub pośredniego przekazywania gotówki lub świadczeń
reprezentujących jakąkolwiek wartość Urzędnikom Rządowym lub osobom
związanym z transakcjami gospodarczymi w celu uzyskania nienależytej
biznesowej albo nawiązania lub utrzymania transakcji
korzyści
gospodarczych.
Przyjmowania gotówki lub świadczeń reprezentujących jakąkolwiek wartość
od innych osób lub podmiotów, które chcą nawiązać współpracę biznesową
z 3M.
Przyzwalania na dokonanie lub przekazywania świadczeń związanych z
podróżą, upominków, rozrywek albo wpłat na cele polityczne lub
charytatywne na rzecz Urzędnika Rządowego lub biznesowego partnera
handlowego bez przeprowadzenia wymaganej analizy wstępnej (due
diligence) i/lub uzyskania wymaganej zgody działu prawnego i handlowego
3M.
Zawierania umów z konsultantami lub przedstawicielami handlowymi, które
skutkują kontaktami z Urzędnikami Rządowymi, bez przeprowadzenia
analizy wstępnej (due diligence), uzyskania wymaganej zgody działu
prawnego i handlowego, zachowania całej dokumentacji dotyczącej analizy
wstępnej (due diligence) zgodnie z Harmonogramem 3M dotyczącym
Przechowywania Dokumentacji oraz dokładnego rejestrowania wszystkich
powiązanych płatności w księgach i rejestrach 3M.
Dokonywania lub zezwalania na dokonanie płatności ułatwiających
prowadzenie działalności lub gratyfikacji.
Dokonywania jakichkolwiek niepełnych, nieprawdziwych lub niedokładnych
wpisów do ksiąg i rejestrów 3M.
Dział Prawny 3M (sekcja „Polityka antykorupcyjna”) — zawiera wszystkie
obowiązkowe informacje na temat narzędzi i przestrzegania przepisów
• Obowiązkowe „Standardy Operacyjne” dotyczące kluczowych dziedzin
ryzyka
- Upominki Biznesowe/Rozrywka
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
53
3M 1663v4
•
•
•
•
- Wpłaty na Cele Polityczne
- Podróże
- Korzystanie z usług Konsultantów/Przedstawicieli Handlowych
- Współpraca z Określonymi Partnerami Biznesowymi
„Wykresy przepływu procesów” dotyczące każdej z kluczowych dziedzin
ryzyka
- Podróże
Listy kontrolne w zakresie oceny uczciwości dotyczące kluczowych dziedzin
ryzyka:
- Podróże
Lista Czerwonych Flag
Kurs 3M w zakresie Przestrzegania Przepisów Prawnych
Polityka dotycząca Upominków Biznesowych i Rozrywki
www.3M-Ethics.com
•
•
•
Przypisany radca prawny 3M lub lokalny Dyrektor ds. prawnych 3M
Dział ds. zgodności z przepisami i prowadzenia działalności 3M
Komisja ds. nadzoru działalności politycznej 3M
•
•
Inne informacje
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
54
3M 1663v4
Przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zasadą firmy 3M jest uczciwa konkurencja, zgodna z przepisami
antymonopolowymi i przepisami ochrony konkurencji na całym świecie. Z
uwagi na to, że przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji różnią się
w zależności od kraju, pracownicy firmy 3M powinni zasięgać opinii
wyznaczonego radcy prawnego firmy w każdej sytuacji, kiedy istnieje
możliwość, że planowane działania są regulowane przez te przepisy.
Nieprzestrzeganie przepisów antymonopolowych i ochrony konkurencji
może prowadzić do sankcji cywilnych lub karnych, istotnych zakłóceń w
działalności firmy oraz nadszarpnięcia jej reputacji.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Większość przepisów antymonopolowych i ochrony
konkurencji ogranicza pewne działania wobec klientów i
konkurentów firmy. Przed podjęciem jakichkolwiek działań,
które mogą stanowić naruszenie tych przepisów, należy
zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego firmy. Do
działań tych należą:
Zawieranie umów na wyłączność sprzedaży lub zakupu.
Selektywne rabaty.
Sprzedaż wiązana produktów lub usług.
Nakładanie ograniczeń na odsprzedawców (resellerów).
Umowy licencyjne na technologię, nakładające
ograniczenia na licencjobiorcę lub licencjodawcę.
o Wszelkie rozmowy biznesowe lub umowy z
konkurentami.
o Działania zmierzające do uzyskania lub utrzymania
dominującej pozycji na rynku.
o
o
o
o
o
¾ Stosowanie niniejszych ograniczeń jest bardzo skomplikowane.
Opinii wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M należy
zasięgnąć już w momencie rozważania podjęcia działań, które
mogą stanowić naruszenie przepisów. Wszelkie propozycje
rozmów z konkurentami podlegają obowiązkowej konsultacji z
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
55
3M 1663v4
wyznaczonym radcą prawnym firmy.
Ogólnie rzecz biorąc, przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji
zakazują takich działań, jak:
¾ Zawieranie z konkurentami porozumień lub umów mających na
celu zahamowanie mechanizmów rynkowych np. poprzez
uzgadnianie cen, dzielenie się klientami lub koordynowanie
ofert.
¾ Zawieranie z innymi przedsiębiorstwami porozumień lub umów
zobowiązujących firmę 3M do niepodejmowania współpracy z
inną firmą, np. umowy z najważniejszymi dystrybutorami
zobowiązującej firmę 3M do zerwania umowy z dystrybutorem
stosującym opusty.
¾ Nadużywanie dużego udziału w rynku poprzez ustalanie cen
poniżej kosztów w celu wyrządzenia szkody konkurentom.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
56
3M 1663v4
Zgodność z przepisami eksportowymi, importowymi i handlowymi
Zastosowanie
Zasady polityki
Dodatkowe
elementy
Wszyscy pracownicy firmy 3M na całym świecie oraz inne osoby
działające w imieniu firmy 3M. Niniejsza Polityka znajduje zastosowanie
zarówno w odniesieniu do wszystkich miejsc, w których firma 3M
prowadzi swoją działalność, jak i wszystkich wydarzeń sponsorowanych
przez firmę 3M.
Polityką firmy 3M jest przestrzeganie wszelkich przepisów dotyczących
eksportu, importu i handlu obowiązujących we wszystkich krajach, w
których firma 3M prowadzi działalność handlową.
Co to oznacza
Przepisy dotyczące kontroli handlu – zagadnienia ogólne
•
Należy przestrzegać wszystkich stosownych przepisów i regulacji
dotyczących kontroli handlu w krajach, w których prowadzona jest
działalność handlowa.
•
Należy przestrzegać obowiązujących w firmie 3M polityk i
standardów, dotyczących zgodnego z prawem prowadzenia handlu,
zawartych w
o Polityce dotyczącej embarga/sankcji handlowych w USA
o Polityce firmy 3M dotyczącej embarga handlowego w
Kanadzie
o Polityce firmy 3M dotyczącej sprzedaży towarów i usług
o Polityce firmy 3M dotyczącej zapobiegania zwrotom
produktów
oraz angażować Dział ds. zgodności handlowej (3M Trade
Compliance Department) i Dział rozwoju handlu
międzynarodowego (3M International Business Development
Department) firmy 3M zgodnie ze wskazaniami tych norm i
standardów.
•
Należy pamiętać, że Dział ds. zgodności handlowej firmy 3M w St.
Paul, po weryfikacji dokonanej przez Dział Prawny firmy 3M w St.
Paul, musi dokonywać oceny i przedkładać oświadczenia związane
z przestrzeganiem przepisów handlowych rządowi USA lub innym
jednostkom rządowym w USA. Sugerowane jest skontaktowanie
się z wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M w celu omówienia
jakichkolwiek wątpliwości i przekazania właściwych kwestii do
Działu ds. zgodności handlowej firmy 3M w St. Paul lub Działu
Prawnego w St. Paul.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
57
3M 1663v4
Przepisy dotyczące kontroli eksportu
•
Należy przestrzegać wszystkich stosownych przepisów
dotyczących ograniczeń eksportowych w USA i wszystkich
krajach, w których prowadzona jest działalność handlowa.
•
Należy konsultować się z Działem ds. zgodności handlowej firmy
3M w St. Paul i swoim wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M na
temat przepisów dotyczących ograniczeń eksportowych
obowiązujących w danym kraju oraz stosownych przepisów USA
dotyczących ograniczeń eksportowych, które mogą regulować
(ograniczać) nie tylko fizyczny eksport produktów, technologii,
usług, oprogramowania, części zamiennych i aparatury poza
granice kraju, ale również (i) udostępnianie podlegających kontroli
eksportowej technologii, usług i aparatury w danym kraju osobom
nie będącym obywatelami danego kraju i (ii) reeksport z danego
kraju elementów, technologii i usług podlegających przepisom
dotyczącym kontroli eksportu.
•
Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek działalności handlowej z krajami
objętymi embargiem lub związanymi z takimi krajami, lub
objętymi innymi sankcjami handlowymi zgodnie z Polityką firmy
3M dotyczącą embarga/sankcji handlowych w USA lub Polityką
3M dotyczącą embarga handlowego w Kandzie, podmioty
handlowe firmy 3M muszą uzyskać opinię prawną i ocenę
biznesową (business executive review), przy czym obowiązek ten
istnieje zarówno w przypadku zamiaru podjęcia działalności
handlowej w takim kraju jak i zamiaru podjęcia takiej działalności
z udziałem urzędnika rządowego lub innego podmiotu lub masy
majątkowej z tego kraju.
•
Należy przestrzegać planów dotyczących ograniczeń eksportowych
ustalonych przez dany wydział (division), laboratorium, zespół i
spółkę zależną.
•
Z wnioskiem o wydanie przez rząd USA zezwolenia w oparciu o
przepisy o kontroli eksportu, w tym o wydanie licencji
eksportowych USA i zezwolenia dotyczącego reeksportu, mogą
występować wyłącznie Dział ds. zgodności handlowej firmy 3M w
St. Paul i osoby wyraźnie przez ten Dział upoważnione.
Sugerowane jest skontaktowanie się z Działem ds. zgodności
handlowej firmy 3M w St. Paul celem uzyskania szerszych
informacji lub rozstrzygnięcia wątpliwości.
•
W przypadku uzyskania licencji eksportowej należy skontaktować
się z Działem ds. zgodności handlowej firmy 3M celem
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
58
3M 1663v4
opracowania skutecznego planu kontroli, mającego na celu
przestrzeganie ograniczeń licencji i zasad raportowania.
Przepisy dotyczące importu, kraju pochodzenia i oznakowania
•
Należy przestrzegać wszystkich stosownych przepisów i regulacji
celnych i importowych USA i odpowiednich krajów, w tym
przepisów wymagających prawidłowej i rzetelnej dokumentacji,
oznaczenia kraju pochodzenia, klasyfikacji towarów i właściwej
deklaracji wartości, obejmującej wartość bezgotówkową (taką jak
narzędzia i komponenty) [non-cash value (such as tooling and
components)].
•
Sugerowane jest zasięganie porad i wskazówek miejscowego
wyznaczonego kierownika ds. importu lub Działu ds. zgodności
handlowej firmy 3M w St. Paul w przypadku udziału w
jakichkolwiek specjalnych programach redukcji opłaty celnej,
takich jak porozumienia o wolnym handlu (NAFTA, CAFTA itd),
składy celne, tymczasowe importy podlegające opłacie celnej,
księgi celne, cło zwrotne itd.
•
Należy prowadzić całą korespondencję z lokalnymi organami
celnymi za pośrednictwem lokalnego Dyrektora ds. importu lub
Działu ds. zgodności handlowej firmy 3M w St. Paul.
Przepisy dotyczące przeciwdziałania bojkotowi (antybojkotowe)
•
Nie wolno brać udziału w żadnych restrykcyjnych praktykach
handlowych ani bojkotach zakazanych przez przepisy Stanów
Zjednoczonych lub stosowne przepisy lokalne. Zgodnie z prawem
USA termin „nielegalne zachęcanie do bojkotu" obejmuje każdą
propozycję pochodząca od trzeciej strony zachęcającą do podjęcia
którejkolwiek z niżej wymienionych czynności przeciwko krajom
sprzymierzonym z USA, między innymi przeciwko Izraelowi:
o Odmowa współpracy handlowej z Izraelem lub w Izraelu,
lub z innymi osobami lub podmiotami prowadzącymi
współpracę (działalność) handlową z Izraelem lub w tym
państwie, lub innymi krajami sprzymierzonymi z USA;
o Dostarczanie informacji na temat związków handlowych z
Izraelem lub w Izraelu;
o Dyskryminacja osób ze względu na ich rasę, wyznanie,
płeć, pochodzenie narodowe z wyjątkiem sytuacji, w
których takie informacje są związane z aktualnymi
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
59
3M 1663v4
dokumentami rządowymi, np. wizami; lub
o Sporządzanie dokumentacji handlowej takiej jak kontrakty,
akredytywy, gwarancje, które zawierają nielegalne zachęty
do bojkotu (takie jak zakaz posiadania przez produkt
elementów pochodzących z Izraela, dostarczania produktów
przez Izrael, obrotu handlowego z Izraelem itd.).
•
Aby spełnić wymogi władz USA dotyczące informowania o
bojkotach, wszelkie przypadki zachęcania do bojkotu skierowane
do firmy 3M należy niezwłocznie zgłaszać do wyznaczonego
lokalnego koordynatora ds. kontroli eksportu/przeciwdziałania
bojkotom lub do Działu ds. zgodności handlowej firmy 3M w St.
Paul (3M’s Trade Compliance Department in St. Paul).
Czego unikać
•
Wystawiania jakichkolwiek certyfikatów lub zaświadczeń
dotyczących kraju pochodzenia produktu bez wcześniejszego
uzyskania zatwierdzenia Działu ds. zgodności handlowej firmy 3M.
•
Transferu jakichkolwiek produktów, technologii lub usług
podlegających ograniczeniom eksportowym bez wymaganej
licencji eksportowej.
•
Potwierdzania lub wystawiania zaświadczeń lub certyfikatów
dotyczących kontroli eksportu USA w jakichkolwiek umowach lub
innych dokumentach bez wcześniejszej weryfikacji przez Dział
Prawny firmy 3M w St. Paul.
•
Wystawiania nieprawidłowych, niekompletnych lub
bezpodstawnych faktur lub dokumentacji importowej, w tym
dotyczących opisu produktu, klasyfikacji, wartości, kraju
pochodzenia lub ilości towarów.
•
Wypełniania (wystawiania) certyfikatów o kraju pochodzenia
przewidzianych przez umowy o wolnym handlu, bez właściwej
dokumentacji pomocniczej (back up documentation) i bez
przeprowadzenia pełnej analizy.
•
Nie zgłaszania aktualizacji do deklaracji celnych w przypadku
zmiany cen, płatności pośrednich lub uzyskania kredytów.
Przechowywania technologii podlegającej ograniczeniom eksportowym w
elektronicznych bazach danych lub innych lokalizacjach bez kontroli
dostępu.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
60
3M 1663v4
Dodatkowe
informacje
•
•
•
•
Strona intranetowa Działu Prawnego firmy 3M (zakładka „Handel
międzynarodowy”) [3M Legal Center („Business Across
Borders”)]
Podręcznik zgodności z zasadami antybojkotowymi firmy 3M
(3M Antiboycott Compliance Manual)
Dział ds. zgodności handlowej firmy 3M (3M Trade
Compliance Departament)
Ogólne szkolenie w zakresie kraju pochodzenia produktu
o „Wprowadzenie do ograniczeń eksportowych w USA" – kurs
dotyczący zgodności z przepisami ("Introduction to U.S. Export
Controls" Compliance Course)
o „Ograniczenia eksportowe w USA – zaawansowane" – kurs
dotyczący zgodności z przepisami ("Advanced U.S. Export
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Control" Compliance Course)
Sekcja koordynatorów ds. kraju pochodzenia i współpracy w
zakresie oznakowania produktów (Division Country of Origin
Coordinators and Product Marking Liaisons
Wykaz koordynatorów ds. bojkotu i ograniczeń eksportowych
przypisanych do spółek międzynarodowych firmy 3M
Przypisany radca prawny z twojej firmy 3M lub regionalny
Dyrektor ds. prawnych firmy 3M
Centralny wydział ds. przestrzegania przepisów firmy 3M
(3M Central Compliance Departament)
Prawnik ds. eksportu Działu prawnego 3M (Office of General
Counsel – OGC)
Prawnik ds. importu 3M OGC
Prawnicy wyznaczeni przez firmę 3M do oceny kwestii związanych
z amerykańskimi (USA) przepisami dotyczącymi embarga
Dyrektor Działu ds. zgodności technologii firmy 3M (zgodność
eksportowa) [3M Division Technology Compliance Manager
(Export Compliance)]
Kurs szkoleniowy „Kraj pochodzenia" dla przedstawicieli
działu obsługi klienta firmy 3M ("Country of Origin" training
course for 3M Customer Service Representatives)
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
61
3M 1663v4
Relacje z władzami
Wiele przedsiębiorstw koncernu 3M współpracuje z organami władzy państwowej.
Współpraca taka może dotyczyć organów władz federalnych, stanowych i lokalnych oraz
dostawców, poddostawców, wykonawców i podwykonawców tych organów w USA lub
organów władz państwowych i lokalnych oraz dostawców, poddostawców, wykonawców
i podwykonawców tych organów poza USA. W takich sytuacjach zastosowanie ma wiele
przepisów i reguł. Firma 3M pragnie kierować się zasadami odpowiedzialności i
bezkompromisowej uczciwości we wszystkich relacjach z organami władz lokalnych,
stanowych, wojewódzkich i państwowych na całym świecie oraz z ich dostawcami,
poddostawcami, wykonawcami i podwykonawcami. Przed rozpoczęciem współpracy z
tymi podmiotami osoby działające w imieniu firmy 3M mają obowiązek zrozumieć
zasady mające zastosowanie do współpracy i kontaktów z władzami i urzędnikami.
Niniejszy rozdział omawia przyjęte przez firmę zasady dotyczące kontaktów z
przedstawicielami władz. Obejmują one następujące obszary:
¾ Współpracę z organami władzy oraz z dostawcami i wykonawcami tych organów
¾ Zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników i konsultantów organów władzy
¾ Lobbing
¾ Polityka dotycząca aktywności politycznej
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
62
3M 1663v4
Współpraca z organami władzy oraz z dostawcami i wykonawcami tych
organów
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zasadą firmy 3M jest przestrzeganie wszelkich stosownych przepisów
państwowych, stanowych, wojewódzkich i lokalnych w kontaktach z
organami władzy. W Stanach Zjednoczonych dostępna jest publikacja
„Business Conduct Policy Applicable to U.S. Government Contracts and
Subcontracts”, która zawiera wskazówki dla pracowników
zaangażowanych w kontakty z organami władzy lub kontrahentami tych
organów. Osoby planujące nawiązać kontakty biznesowe z władzami USA
powinny zaopatrzyć się w egzemplarz tej publikacji u wyznaczonego radcy
prawnego firmy 3M.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Konieczne jest zrozumienie i przestrzeganie zasad omówionych w
rozdziale „Upominki biznesowe i rozrywka” dotyczących wręczania
upominków pracownikom organów władz USA i innych państw.
¾ Należy przestrzegać wymogów dotyczących negocjacji umów, w tym
szczególnych zasad składania ofert oraz zakazów pozyskiwania
„informacji wewnętrznych” związanych z zamówieniem publicznym.
¾ Należy wdrożyć procesy pozwalające przestrzegać zobowiązań
umownych oraz informować pracowników odpowiedzialnych za
realizację umów o specjalnych ofertach cenowych, prawach własności
intelektualnej, wymogach dotyczących poddostawców i
podwykonawców oraz o innych szczególnych wymaganiach.
¾ We wszystkich kontaktach z organami władzy i ich przedstawicielami
należy kierować się uczciwością i rzetelnością. Wszelkie składane
oświadczenia winny być zgodne z prawdą.
¾ Należy mieć świadomość, że obowiązujące przepisy i reguły zmieniają
się w zależności od stanu i kraju. Przed podjęciem działań należy
zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
63
3M 1663v4
¾ Przed złożeniem propozycji zatrudnienia obecnemu lub byłemu
pracownikowi organów władzy bądź przed podjęciem rozmów w tej
sprawie należy uzyskać zezwolenie zgodnie z zasadami omówionymi
w rozdziale „Zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników i
konsultantów organów władzy”.
¾ Naruszania państwowych lub lokalnych przepisów dotyczących
wręczania upominków i innych wartości materialnych pracownikom
organów władzy.
¾ Składania fałszywych oświadczeń lub przedstawiania fałszywych
danych organom władzy lub ich pracownikom.
¾ Odstępstw od warunków umowy lub dokonywania nieautoryzowanych
zmian w umowie, w tym niewykonania wymaganych testów i
inspekcji.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
64
3M 1663v4
Zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników i konsultantów
organów władzy
Zastosowanie
Wstęp
(Brak)
Główna zasada
polityki
Zasadą firmy 3M jest przestrzeganie wszelkich przepisów dotyczących
rekrutacji i zatrudniania obecnych i byłych pracowników organów władzy
w roli pracowników lub konsultantów. Pracownicy firmy 3M mają
obowiązek uzyskać zezwolenie przed złożeniem oferty zatrudnienia (w roli
pracownika lub konsultanta) obecnemu lub byłemu pracownikowi
organów władzy bądź przed podjęciem rozmów w tej sprawie.
W Stanach Zjednoczonych stosowne przepisy różnią się w zależności od
statusu zawodowego pracownika organów władzy federalnej (aktywny lub
emerytowany), pełnionych przez niego funkcji, jego relacji biznesowych z
firmą 3M podczas zajmowania stanowiska w organach władzy oraz od
czasu, jaki upłynął od zakończenia przez niego pracy w tych organach.
Każdy przypadek musi być rozpatrywany indywidualnie. Wiele innych
krajów posiada własne przepisy regulujące zatrudnianie obecnych i byłych
pracowników organów władzy w roli pracowników lub konsultantów.
Dodatkowe
elementy
Co to oznacza
¾ Przed złożeniem oferty zatrudnienia w roli pracownika lub konsultanta
wymienionym poniżej osobom lub przed podjęciem z nimi rozmów w
tej sprawie należy uzyskać zgodę od działu personalnego firmy 3M:
o Obecnym i byłym pracownikom organów władz USA (cywilnym
lub wojskowym) lub legislatorom federalnym.
o Obecnym pracownikom organów władzy lub legislatorom na
szczeblu stanowym lub lokalnym (lub członkom ich najbliższych
rodzin), którzy mogliby wpłynąć na (a) kształt przepisów lub umów
dotyczących firmy 3M, (b) zakup produktów lub usług firmy 3M
przez organy władz stanowych lub lokalnych bądź (c) stosowanie
stanowych lub lokalnych przepisów dotyczących firmy 3M.
o Obecnym i byłym pracownikom organów władzy lub legislatorom
na szczeblu stanowym lub lokalnym (lub członkom ich
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
65
3M 1663v4
najbliższych rodzin), którzy w ciągu ostatnich dwóch lat zajmowali
stanowiska, dające im wpływ na zakup produktów lub usług firmy
3M przez organy stanowe lub lokalne bądź na uchwalanie lub
stosowanie przez te organy przepisów mających wpływ na firmę
3M.
¾ Wszelkie rozmowy o możliwościach zatrudnienia w firmie 3M w roli
pracownika lub konsultanta, inicjowane przez obecnych lub byłych
pracowników organów władzy lub legislatorów na poziomie
państwowym, stanowym lub lokalnym w USA i innych krajach, należy
odłożyć do momentu stwierdzenia, że tego typu rozmowy są zgodne z
prawem.
o Byli pracownicy organów władzy lub legislatorzy z USA lub
innych krajów, którzy stają się pracownikami lub konsultantami
firmy 3M, są obowiązani do przestrzegania wszelkich przepisów
dotyczących konfliktu interesów mających zastosowanie ze
względu na ich wcześniejsze zatrudnienie w organach władzy.
Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że muszą oni unikać
zaangażowania we wszelkie sprawy firmy, w które byli istotnie
zaangażowani pełniąc funkcję w strukturach władzy.
o Wiele państw poza USA posiada własne przepisy regulujące
zatrudnianie obecnych lub byłych pracowników organów władzy w
roli pracowników lub konsultantów. Przed nawiązaniem kontaktu z
każdą taką osobą w sprawie zatrudnienia w roli pracownika lub
konsultanta należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego
firmy 3M.
¾ Rozmów o zatrudnieniu z obecnymi lub byłymi pracownikami
organów władzy, legislatorami lub członkami ich najbliższych rodzin
w USA i innych krajach — niezależnie od tego, która ze stron
zainicjowała te rozmowy — chyba, że otrzymano akceptację działu
personalnego firmy 3M udzieloną po zasięgnięciu przez ten dział opinii
wyznaczonego radcy prawnego firmy.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
66
3M 1663v4
Polityka lobbingowa
Zasady polityki
„Lobbing” oznacza kontakty z ustawodawcami i innymi urzędnikami
państwowymi umożliwiające kształtowanie polityki publicznej w postaci
praw i przepisów, które wpływają na naszą działalność oraz naszych
pracowników. Lobbing jest odpowiednim sposobem dla firm, takich jak
3M, na uświadamianie osobom podejmującym decyzje uzasadnionych
interesów firmy 3M i naszych pracowników, pod warunkiem zapewnienia
nawiązywania i zgłaszania tych kontaktów przy zachowaniu wszystkich
mających zastosowanie praw. 3M ściśle przestrzega wszystkich praw i
przepisów dotyczących lobbingu, które mogą się znacząco różnić na całym
świecie. Dział Public Affairs firmy 3M jest odpowiedzialny za
koordynowanie lobbingu 3M oraz działań innych zaangażowanych osób z
przedstawicielami władz na każdym poziomie i musi być zawsze
informowany przed zaangażowaniem oddziałów 3M w lobbing lub inne
kontakty w imieniu 3M z urzędnikami państwowymi.
Co to oznacza
¾ Na terenie Stanów Zjednoczonych pracownicy 3M lub inne osoby
działające w imieniu 3M, które nawiązują kontakty z
przedstawicielami rządu federalnego, stanowego lub lokalnego lub
pracownikami, którzy mają wpływ na proces legislacyjny, przepisy
lub inne działania rządowe, mogą być zaangażowani w regulowane
prawem działania lobbingowe. Dlatego też, aby zapewnić, że firma
3M przestrzega mających zastosowanie praw dotyczących
rejestracji i zgłaszania, wszyscy pracownicy muszą wcześniej
konsultować się z działem Public Affairs firmy 3M i powiązanym
radcą prawnym 3M w celu określenia, czy mający miejsce kontakt
stanowi lobbing i wymaga rejestracji, zgłoszenia lub podjęcia
innych działań.
¾ Zostały ustanowione procedury zgłaszania jako część Globalnych
standardów finansowych firmy 3M w celu umożliwienia
zachowania zgodności z federalnymi, stanowymi i miejscowymi
prawami odnoszącymi się do rejestracji lobbystów, a także
zgłaszania działań i wydatków lobbingowych. Pracownicy muszą w
odpowiedni sposób zgłaszać wydatki lobbingowe, aby zapewnić
zgodność z wymaganiami prawa lobbingowego, podatkowego, a
także sprawozdawczości finansowej.
¾ Przedstawiciele władzy na każdym poziomie są ważnymi
klientami. W większości przypadków normalna sprzedaż i działania
marketingowe nie są uznawane za regulowany prawem „lobbing”,
chyba że kontakty są skierowane na przyjęcie konkretnych
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
67
3M 1663v4
rozwiązań prawnych lub przyspieszenie działań oficjalnych w celu
zatwierdzenia poszczególnych umów.
¾ Jakiekolwiek przypadki zatrudnienia zewnętrznego (niebędącego
pracownikiem) lobbysty lub konsultanta public affairs muszą być
najpierw poddane ocenie i zatwierdzeniu przez wiceprezesa ds.
Public Affairs i mogą być przeprowadzane wyłącznie w ramach
pisemnej umowy, która nakłada na lobbystę obowiązek zachowania
zgodności ze wszystkimi mającymi zastosowanie przepisami i
prawami dotyczącymi zgłaszania, oraz Polityką dotyczącą
prowadzenia działalności firmy 3M.
¾ Pracownicy 3M mają prawo do zajmowania stanowisk rządowych,
włączając stanowiska urzędników rządowych zajmujących się
lobbingiem, w czasie wolnym, tak długo jak działalność ta nie
przeszkadza lub nie wpływa niekorzystnie na ich obowiązki. Poza
działaniami dopuszczonymi prawnie w ramach Polityki dotyczącej
działalności politycznej firmy 3M, pracownicy 3M nie mogą
używać nazwy firmy, żadnych zasobów firmowych (papieru
firmowego, kont mailowych) lub w jakikolwiek inny sposób
przekazywać lub sugerować, że ich osobista działalność polityczna
jest podejmowana w imieniu lub przy wsparciu firmy 3M.
Czego unikać
¾ Dyskusji w imieniu 3M z dowolnym urzędnikiem lub pracownikiem
rządowym dotyczących legislacji, ustanawiania zasad, opracowywania
polityki lub innych działań rządowych, chyba że pracownik jest
zarejestrowanym lobbystą lub uzyskał wcześniej formularz
zatwierdzający od działu Public Affairs firmy 3M i powiązanego radcy
prawnego firmy 3M.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
68
3M 1663v4
Polityka dotycząca aktywności politycznej
Zastosowanie
Wszyscy pracownicy firmy 3M na całym świecie oraz wszystkie osoby
działające w imieniu firmy 3M.. Podane zasady maja zasięg globalny i
obowiązują we wszystkich lokalizacjach i okolicznościach, w których
firma 3M prowadzi działalność handlową oraz dotyczą wszystkich
wydarzeń sponsorowanych przez firmę 3M.
Zasady polityki
Wszyscy pracownicy i inne osoby działające w imieniu firmy 3M muszą
przestrzegać przepisów prawa, która dotyczą wykorzystywania zasobów
firmy do celów politycznych. Z wyjątkiem dokonywania dozwolonych
przez prawo a zatwierdzonych przez Komitet Nadzoru Działalności
Politycznej firmy 3M (Political Activities Oversight Committee – PAOC)
wpłat na działalność polityczną a także z wyjątkiem działalności opisanej
poniżej, firma 3M nie zezwala na prowadzenie jakiejkolwiek kampanii
politycznej ani popieranie lub prowadzenie w inny sposób jakiejkolwiek
działalności politycznej w żadnym miejscu pracy ani w żadnym obiekcie
firmy 3M. Ponadto firma 3M nie zezwala na wykorzystywanie zasobów
firmy 3M, w tym komputerów, telefonów, poczty e-mail lub czasu pracy,
do prowadzenia kampanii politycznej, zbierania środków na działalność
polityczną ani popierania działalności politycznej.
Prawo Stanów Zjednoczonych oraz prawa stanowe obowiązujące w wielu
stanach w USA zabraniają wykorzystywania zasobów firmy 3M do
wspierania kandydatów lub komitetów politycznych lub protestowania
przeciwko nim. Jakiekolwiek wsparcie przez firmę 3M (pieniężne czy też z
wykorzystaniem innych zasobów firmy 3M) kampanii, partii lub
komitetów politycznych odbywa się wyłącznie, jeśli jest dozwolone przez
prawo i zatwierdzone przez PAOC.
W celu zwiększenia zainteresowania firmy 3M polityką legislacyjną i
publiczną odpowiedni pracownicy i emerytowani udziałowcy firmy 3M
mogą dobrowolnie wspierać Komisję ds. działalności politycznej firmy 3M
(Political Action Committee – 3M PAC). Zarządzana przez komitet
złożony z pracowników firmy, Komisja 3M PAC wspiera kandydatów
federalnych USA i niektórych kandydatów stanowych, a także partie i
komitety polityczne. Komisja 3M PAC wspiera kandydatów z Partii
Republikańskiej, Demokratycznej oraz niezależnych kandydatów i
komitety polityczne. Wsparcie udzielone przez komisję 3M PAC podlega
zatwierdzeniu przez komisję PAOC. W żadnym wypadku firma 3M nie
wymaga wspierania działalności komisji 3M PAC przez pracowników.
Pracownicy firmy 3M mają prawo do indywidualnego uczestniczenia w
procesie politycznym i dobrowolnego poświęcania własnego czasu
wolnego od pracy oraz własnych zasobów na wspieranie wybranych
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
69
3M 1663v4
kandydatów i partii politycznych. Firma 3M zachęca pracowników do
angażowania się w działalność polityczną, ale działalność taka nie może w
żadnym stopniu sugerować poparcia ze strony firmy 3M.
Dozwolona działalność
Niniejsza Polityka nie zabrania ani nie ogranicza następującej legalnej
działalności ani korzystania z poniższych zasobów firmy 3M:
•
•
•
•
Działalność w organizacji Government Affairs, komisji 3M PAC lub
Komitecie Nadzoru Działalności Politycznej (PAOC) ani
jakiejkolwiek aktywności dotyczącej doradztwa dla pracowników.
Wykorzystanie przez komisję 3M PAC biur Centrum Innowacyjnego
firmy 3M (Customer Innovation Center), biur w Waszyngtonie lub
bazy hotelowej dzierżawionej przez firmę 3M - po wcześniejszym
uzyskaniu zgody wyznaczonego radcy prawnego firmy 3M.
Komunikacja w sprawach dotyczących firmy lub pracowników firmy
3M.
Inna działalność prawna lub wykorzystanie zasobów firmy 3M
zgodne z innymi zasadami polityki prowadzenia działalności
handlowej firmy 3M oraz uprzednio zatwierdzone przez Komitet
Doradczy ds. działalności politycznej (Political Activities
Advisory Committee; dotyczy USA) i wicedyrektora regionalnego
(area vice president) (poza USA) oraz wyznaczonego radcę prawnego
firmy 3M.
Zarząd firmy 3M może zaprosić urzędników do przeprowadzenia wizyty i
bezstronnego (apolitycznego) omówienia zagadnień dla pracowników
firmy 3M w jej placówkach. Pracownicy firmy 3M nie są zobowiązani do
uczestniczenia w takich wydarzeniach. Firma 3M nie zezwala na takie
wystąpienia w okresie 60 dni przed zbliżającymi się wyborami, w których
kandyduje dany urzędnik.
Po uprzednim uzyskaniu zgody kierownictwa firmy 3M i wyznaczonego
radcy prawnego kandydat (w tym urzędnik) może uzyskać zezwolenie na
osobiste kontaktowanie się z pracownikami i rozprowadzanie literatury
związanej z prowadzoną kampanią na terenie firmy 3M pod warunkiem,
że:
•
•
•
•
będzie się to odbywać poza budynkami firmy 3M;
żaden odpowiedni budynek publiczny nie jest położony
wystarczająco blisko miejsca zatrudnienia w firmie 3M;
nie spowoduje to zakłócenia działalności handlowej i dostępu do
firmy 3M;
pracownicy nie będą zmuszeni do kontaktowania się z kandydatem
ani do udziału wdziałalności; oraz
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
70
3M 1663v4
•
Dodatkowe
elementy
rywale kandydata będą mieli równe prawa, jeśli tego zażądają.
Co to oznacza
•
•
•
•
Jeśli nie określono inaczej, firma 3M nie zezwala na
wykorzystywanie miejsca pracy, sprzętu ani innych zasobów do
celów kampanii politycznej, gromadzenia funduszy lub na cele
polityczne.
Firma 3M nie zezwala pracownikom na działalność polityczną w
trakcie płatnego czasu pracy.
Zgodnie z prawem USA niektórzy pracownicy zajmujący stanowiska
zarządcze lub kierownicze oraz udziałowcy mogą wspierać komisję
3M PAC. Żaden pracownik firmy 3M nie ma obowiązku wspierania
komisji 3M PAC.
Pracownik może osobiście wspierać finansowo lub swoim wolnym
czasem wybranego kandydata lub partię, pod warunkiem, że działanie
tego pracownika nie sugeruje wsparcia ze strony firmy 3M.
•
•
•
•
•
•
Prowadzenia jakiejkolwiek działalności politycznej na terenie firmy
3M oraz angażowania się w działalność polityczną w trakcie
płatnego czasu pracy, z wyjątkiem wymienionych dopuszczalnych
działań.
Tworzenia, kopiowania lub rozprowadzania materiałów o treści
politycznej przy użyciu sprzętu lub zasobów firmy 3M.
Wykorzystywania telefonów, komputera lub poczty e-mail firmy 3M
do celów kampanii politycznej lub zbierania funduszy.
Zmuszania pracowników do wspierania działalności komisji 3M PAC
lub do wspierania jakiejkolwiek działalności politycznej.
Jakichkolwiek sugestii, że darowizna prywatna w postaci pieniężnej
lub poświęconego czasu oznacza wsparcie firmy 3M.
Obrażania współpracowników komunikatami zawierającymi
niestosowane treści polityczne.
_______________________________________________________________________
Listopad 2011
71
3M 1663v4

Reputatcja

Transkrypt

Podobne dokumenty

kodeks etyki polskiego związku przemysłu