1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - wykonanie audytu zewnętrznego projektów w ramach
Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś – Ukraina (PBU) 2007 – 2013
Ilekroć jest mowa o:
1)
Audycie na miejscu – naleŜy przez to rozumieć część składową audytu projektu. Audyt na miejscu prowadzony jest
oddzielnie dla kaŜdego Beneficjenta realizującego projekt (w siedzibie tego Beneficjenta oraz w miejscach realizacji
projektu przez tego Beneficjenta). Audyt na miejscu obejmuje m.in. badanie faktyczności, prawidłowości
i kwalifikowalności wydatków poniesionych i przedstawionych do refundacji przez danego Beneficjenta;
2)
Audycie projektu - naleŜy przez to rozumieć łączny wynik wszystkich audytów na miejscu przeprowadzonych
w ramach jednego projektu w odniesieniu do Beneficjentów realizujących ten projekt, obejmujący m.in. badanie
faktyczności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków poniesionych i przedstawionych do refundacji w projekcie;
3)
Beneficjencie – naleŜy przez to rozumieć partnera wiodącego lub partnera projektu realizującego projekt
współfinansowany z PWT PBU;
4)
Formie elektronicznej – naleŜy przez to rozumieć edytowalny plik tekstowy przekazywany Zamawiającemu na
wskazany adres poczty elektronicznej;
5)
Informacji o wykryciu nieprawidłowości – naleŜy przez to rozumieć szczegółową informację o wykrytej
nieprawidłowości, zawierającą m.in. opis i przyczynę
nieprawidłowości, oszacowaną kwotę wydatków
niekwalifikowalnych oraz wskazanie rekomendowanych działań naprawczych;
6)
kc – naleŜy przez to rozumieć ustawę z 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.);
7)
Kierowniku zespołu kontrolującego – naleŜy przez to rozumieć osobę powołaną w skład zespołu kontrolującego,
odpowiedzialną za przebieg audytu na miejscu, kontakty zespołu kontrolującego z Beneficjentem oraz przygotowanie
Raportu z audytu projektu;
8)
Kontrolerze I-go stopnia – naleŜy przez to rozumieć podmiot weryfikujący i potwierdzający kwalifikowalność
wydatków Beneficjenta;
9)
Koordynatorze projektu - naleŜy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za prawidłową i terminową realizację
zamówienia, utrzymanie w trakcie wykonywania zamówienia międzynarodowych standardów audytu oraz
przygotowanie i podpisanie Raportów końcowych.
10) Maksymalnym wynagrodzeniu umownym - naleŜy przez to rozumieć maksymalne wynagrodzenie jakie moŜe otrzymać
Wykonawca za świadczenie usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy;
11) Nieprawidłowości - naleŜy przez to rozumieć wydatek niekwalifikowalny przedstawiony przez Beneficjenta do
refundacji ze środków PWT PBU, który został oceniony przez Kontrolera I-go stopnia jako kwalifikowalny,
12) Obserwatorze – naleŜy przez to rozumieć osobę wskazaną przez Zamawiającego uczestniczącą w audycie na miejscu;
13) Ofercie – naleŜy przez to rozumieć ofertę złoŜoną przez Wykonawcę w terminie i formie określonej przez
Zamawiającego w prowadzonym postępowaniu przetargowym o udzielenie zamówienia publicznego;
14) Partnerze projektu – naleŜy przez to rozumieć Beneficjenta uczestniczącego w realizacji projektu, z którym partner
wiodący zawarł umowę partnerską;
15) Partnerze wiodącym – naleŜy przez to rozumieć Beneficjenta, będącego sygnatariuszem umowy
o dofinansowanie/umowy usługowej ze Wspólną Instytucją Zarządzającą, który ponosi całkowitą odpowiedzialność
prawną i finansową za wdroŜenie projektu przed tą instytucją;
16) Projekcie – naleŜy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach PWT PBU na podstawie umowy
o dofinansowanie, umowy partnerskiej lub umowy usługowej. Projekt moŜe być realizowany etapami, stanowiącymi
spójną merytorycznie całość, w wyniku których są tworzone konkretne produkty i osiągane są określone cele;
17) Projekcie nie będącym projektem pomocy technicznej – projekt infrastrukturalny lub miękki, który realizowany jest przez
co najmniej dwóch Beneficjentów pochodzących z krajów objętych programem, np.: jeden Beneficjent z Polski i jeden
Beneficjent z Ukrainy.
18) Projekcie pomocy technicznej – projekt realizowany na podstawie umowy usługowej, związany z realizacją zadań
punktów informacyjnych w Brześciu i Lwowie (kaŜdy projekt pomocy technicznej ma wyłącznie jednego Beneficjenta).
19) PWT PBU - naleŜy przez to rozumieć Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013,
20) PRAG – naleŜy przez to rozumieć dokument: Practical Guide to contract procedures for EU external actions;
21) pzp – naleŜy przez to rozumieć ustawę z 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych;
1
22) Raporcie z audytu projektu- naleŜy przez to rozumieć wynik audytu projektu zawierający ustalenia z przeprowadzonych
audytów na miejscu;
23) Raporcie końcowym - naleŜy przez to rozumieć zbiorczy wynik audytów projektów.
24) Umowie o dofinansowanie - inaczej zwanej umową grantową naleŜy przez to rozmieć umowę zawartą przez Wspólną
Instytucję Zarządzającą z partnerem wiodącym, na podstawie której realizowany jest projekt;
25) Umowie partnerskiej – naleŜy przez to rozumieć porozumienie/umowę zawartą pomiędzy partnerem wiodącym
a partnerem projektu, na podstawie którego partner projektu realizuje część projektu;
26) Umowie usługowej – naleŜy przez to rozumieć umowę dotyczącą usług świadczonych przez punkty informacyjne PWT
PBU we Lwowie i Brześciu; ilekroć w niniejszej umowie mowa jest o umowie o dofinansowanie projektu naleŜy przez
to równieŜ rozumieć umowę usługową;
27) Wspólnej Instytucji Zarządzającej – naleŜy przez to rozumieć Departament Współpracy Terytorialnej w Ministerstwie
Rozwoju Regionalnego;
28) Wydatku kwalifikowalnym – naleŜy przez to rozumieć wydatek lub koszt kwalifikujący się do refundacji ze środków
przeznaczonych na realizację PWT PBU na podstawie umowy o dofinansowanie, umowy partnerskiej, aktów prawa
krajowego, wspólnotowego oraz dokumentów programowych;
29) Wydatku niekwalifikowalnym – naleŜy przez to rozumieć wydatek lub koszt niekwalifikujący się do refundacji ze
środków przeznaczonych na realizację PWT PBU na podstawie umowy o dofinansowanie, umowy partnerskiej, aktów
prawa krajowego, wspólnotowego oraz dokumentów programowych;
30) Wynagrodzeniu całkowitym – naleŜy przez to rozumieć wynagrodzenie pokrywające wszystkie koszty związane ze
świadczeniem usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, stanowiące sumę: iloczynu faktycznie
przeprowadzonych i odebranych przez Zamawiającego audytów na miejscu i wynagrodzenia jednostkowego za audyt na
miejscu oraz iloczynu faktycznie przygotowanych i odebranych przez Zamawiającego Raportów z audytów projektów
i wynagrodzenia jednostkowego za przygotowanie Raportu z audytu projektu oraz iloczynu faktycznie przygotowanych
i odebranych przez Zamawiającego Raportów końcowych i wynagrodzenia jednostkowego za przygotowanie Raportu
końcowego;
31) Wynagrodzeniu jednostkowym za audyt na miejscu – naleŜy przez to rozumieć wynagrodzenie płacone za faktycznie
przeprowadzony i odebrany przez Zamawiającego pojedynczy audyt na miejscu, z góry określone i nie ulegające
zmianie. Wykonawca nie moŜe Ŝądać jego podwyŜszenia, nawet, jeśli w momencie zawarcia umowy nie moŜna było
przewidzieć rozmiarów lub kosztów prac (art. 632 § 1 kc);
32) Wynagrodzeniu jednostkowym za przygotowanie Raportu z audytu projektu – naleŜy przez to rozumieć wynagrodzenie
z góry określone i nie ulegające zmianie, płacone za przygotowanie odebranego przez Zamawiającego Raportu z audytu
projektu. Wykonawca nie moŜe Ŝądać jego podwyŜszenia, nawet, jeśli w momencie zawarcia umowy nie moŜna było
przewidzieć rozmiarów lub kosztów prac (art. 632 § 1 kc);
33) Wynagrodzeniu jednostkowym za przygotowanie Raportu końcowego – naleŜy przez to rozumieć wynagrodzenie z góry
określone i nie ulegające zmianie, płacone za przygotowanie odebranego przez Zamawiającego Raportu końcowego.
Wykonawca nie moŜe Ŝądać jego podwyŜszenia, nawet, jeśli w momencie zawarcia umowy nie moŜna było przewidzieć
rozmiarów lub kosztów prac (art. 632 § 1 kc);
34) Zakresie audytu – naleŜy przez to rozumieć zakres audytu określony w SOPZ;
35) Zespole kontrolującym – naleŜy przez to rozumieć minimum dwu osobowy zespół przeprowadzający audyt na miejscu,
składający się z Kierownika zespołu kontrolującego i członka zespołu kontrolującego; na czele Zespołu stoi Kierownik
zespołu kontrolującego;
36) Zakończeniu audytu projektu – naleŜy przez to rozumieć zakończenie procedury wnoszenia uwag przez wszystkich
badanych Beneficjentów realizujących audytowany projekt do końcowych wyników audytu na miejscu.
I.
Informacje ogólne o Programie Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
1.
Wprowadzenie
1.1. Przepisy unijne mające zastosowanie do wdraŜania Programu
1.
Rozporządzenie (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r.
określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa,
2.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające przepisy wykonawcze
dla współpracy transgranicznej programów finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego
Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (dalej: rozporządzenie (WE) nr 951/2007),
3.
Sprostowanie do rozporządzenia Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiającego
przepisy wykonawcze dla współpracy transgranicznej, programów finansowanych w ramach
2
rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne
w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa.
1.2 Dokumenty programu
Wspólny program operacyjny jest dostępny do pobrania pod adresem http://www.pl-by-ua.eu/en,6
1.3. Inne istotne dokumenty
Praktyczny przewodnik procedur zawierania umów dla działań zewnętrznych UE - dostępny do pobrania na:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
NaleŜy zwrócić szczególną uwagę na:
2.
-
Załącznik II Warunki Ogólne stosowane wobec Wspólnoty Europejskiej – finansowanie umów grantowych na
działania zewnętrzne,
-
Załącznik VII Specjalne warunki Umowy Grantowej (BUDG i EFR) - Weryfikacja Wydatków.
Podstawowe informacje o Programie
2.1.
Cel Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa oraz komponentu współpracy transgranicznej
Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI) został ustanowiony w celu wspierania procesów rozwojowych
pomiędzy państwami Unii Europejskiej a państwami partnerskimi na zewnętrznych granicach Unii Europejskiej. Cel ten jest
częściowo realizowany za pośrednictwem programów współpracy transgranicznej (Cross Border Cooperation - CBC), tj.
programów wieloletnich, których podstawowym załoŜeniem jest w szczególności:
-
wspieranie zrównowaŜonego rozwoju gospodarczego i społecznego w regionach po obu stronach wspólnych
granic;
-
podejmowanie wspólnych wyzwań w takich dziedzinach jak ochrona środowiska, publiczna słuŜba zdrowia,
zapobieganie i zwalczanie przestępczości zorganizowanej;
-
zapewnienie skutecznych i bezpiecznych granic;
-
promowanie lokalnych działań transgranicznych "ludzie dla ludzi"1.
Więcej informacji moŜna znaleźć na stronie: http://www.pl-by-ua.eu/en,6
2.2.
Wprowadzenie do programu Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
Cel Programu
Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 (dalej „program”) w ramach Europejskiego
Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP) kontynuuje i rozszerza współpracę na obszarze pogranicza trzech krajów, która
dotychczas rozwijana była w ramach: Programu Sąsiedztwa Polska – Białoruś – Ukraina INTERREG IIIA/Tacis CBC 20042006.
Program ułatwia współpracę transgraniczną poprzez zbliŜanie do siebie róŜnych podmiotów – mieszkańców, instytucji
i organizacji, przedsiębiorstw i społeczności lokalnych – w celu lepszego wykorzystywania moŜliwości jakie niesie wspólny
rozwój obszaru przygranicznego.
Beneficjenci
Beneficjentami, którzy mogą być zakwalifikowani do otrzymania pomocy finansowej w ramach programu, są:
1
-
władze lokalne i regionalne; podmioty świadczące publiczne usługi na zlecenie tych władz, inne podmioty prawa
z udziałem tych władz lub działające w ich imieniu;
-
instytucje centralne odpowiedzialne w imieniu władz regionalnych i lokalnych za realizację zadań publicznych na
poziomie regionalnym/lokalnym;
-
regionalne i lokalne przedstawicielstwa/agendy władz centralnych odpowiedzialne za realizację zadań publicznych
na poziomie regionalnym/lokalnym;
-
organizacje/instytucje państwowe;
-
przedsiębiorstwa publiczne zarządzania drogami i kolejami;
Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa, Strategia dotycząca współpracy transgranicznej 2007-2013, Programme
Indykatywny 2007-2010
3
-
publiczne przedsiębiorstwa transportowe;
-
organizacje pozarządowe;
-
odpowiednie euroregiony.
Partnerstwo:
Wszystkie projekty dofinansowywane w ramach Programu muszą:
-
obejmować partnerstwo transgraniczne nad granicą UE, tzn. projekty muszą być złoŜone wspólnie przez
beneficjentów z Polski i Białorusi, z Polski i Ukrainy lub z Polski, Białorusi i Ukrainy,
-
być wdroŜone w obszarze wsparcia Programu, a działania inwestycyjne mogą być realizowane wyłącznie
w głównych regionach wsparcia
Zasada partnera wiodącego:
W jednym projekcie uczestniczy co najmniej dwóch beneficjentów: partner wiodący i partner/partnerzy projektu.
Partnerzy współpracujący przy realizacji projektu wyznaczają spośród siebie partnera wiodącego, który jest stroną umowy
grantowej zawieranej ze Wspólną Instytucją Zarządzającą programem. Partner wiodący przyjmuje na siebie następujące
obowiązki:
-
odpowiada za realizację całego projektu,
-
określa relacje z partnerami uczestniczącymi w projekcie w umowie partnerskiej obejmującej m.in. zasady
gwarantujące właściwe zarządzanie finansowe funduszami przeznaczonymi na realizację projektu, przekazywanie
środków finansowych pomiędzy partnerami, a takŜe ustalenia dotyczące odzyskiwania naleŜności.
-
dokonuje ustaleń dotyczących relacji projektu z partnerami uczestniczącymi w projekcie w formie umowy
partnerskiej, zawierającej między innymi postanowienia gwarantujące naleŜyte zarządzanie funduszami
przeznaczonymi na dany projekt, włącznie z kwestią odzyskiwania naleŜności,
-
zapewnia, by wydatki zgłoszone przez partnerów uczestniczących w projekcie zostały poniesione
w celu realizacji projektu i odpowiadały czynnościom uzgodnionym pomiędzy podmiotami uczestniczącymi
w projekcie,
-
weryfikuje, czy wydatki zgłoszone przez partnerów uczestniczących w projekcie zostały zatwierdzone przez
przedstawicieli organów kontroli,
-
odpowiada za przekazanie właściwej części dofinansowania partnerom uczestniczącym w projekcie.
KaŜdy partner uczestniczący w projekcie przyjmuje natomiast na siebie odpowiedzialność za realizowaną przez siebie część
projektu, określoną w umowie podpisywanej z partnerem wiodącym.
Obszar wsparcia
Obszar wsparcia obejmuje główne regiony wsparcia oraz regiony przyległe i składa się z następujących jednostek
administracyjnych:
Główne regiony wsparcia:
Polska:
Podregion krośnieńsko-przemyski (powiaty: bieszczadzki, brzozowski, jarosławski, jasielski, krośnieński, lubaczowski,
przemyski, przeworski, sanocki, strzyŜowski, leski, powiat m. Krosno, powiat m. Przemyśl), podregion białostocko-suwalski
(powiaty: augustowski, białostocki, bielski, hajnowski, moniecki, sejneński, siemiatycki, sokólski, suwalski, powiat m.
Białystok, powiat m. Suwałki), podregion bialskopodlaski (bialski, parczewski, radzyński, włodawski, powiat m. Biała
Podlaska), podregion chełmsko-zamojski (powiaty: biłgorajski, chełmski, hrubieszowski, krasnostawski, tomaszowski,
zamojski, powiat m. Chełm, powiat m. Zamość), podregion ostrołęcko-siedlecki (powiaty: łosicki, makowski, ostrołęcki,
ostrowski, przasnyski, pułtuski, siedlecki, sokołowski, węgrowski, wyszkowski, powiat m. Ostrołęka, powiat m. Siedlce).
Białoruś:
Obwód grodzieński, obwód brzeski, siedem zachodnich rejonów obwodu mińskiego:
Miadzioł, Wilejka, Mołodeczno, WołoŜyn, Stołpce, NieświeŜ, Kleck.
Ukraina:
Obwód lwowski, wołyński, zakarpacki.
4
Regiony przyległe:
Polska:
Podregion rzeszowsko-tarnobrzeski (powiaty: dębicki, kolbuszowski, leŜajski, łańcucki, mielecki, niŜański, ropczyckosędziszowski, rzeszowski, stalowowolski, tarnobrzeski, powiat m. Rzeszów, powiat m. Tarnobrzeg), podregion łomŜyński
(powiaty: grajewski, kolneński, łomŜyński, wysokomazowiecki, zambrowski, powiat m. ŁomŜa), podregion lubelski
(powiaty: janowski, kraśnicki, lubartowski, lubelski, łęczyński, łukowski, opolski, puławski, rycki, świdnicki, powiat m.
Lublin).
Białoruś:
Wschodnia część obwodu mińskiego (rejony: Berezino, Borysów, Kojdanów, Kopyl,
Krupki, Łohojsk, Lubań, Mińsk, Słuck, Smolewicze, Soligorsk, Starye Dorogi, Uzda,
Czerwień i Puchowiczi, miasto Mińsk) i obwód homelski.
Ukraina:
Obwód rówieński, tarnopolski oraz iwanofrankowski.
Rodzaje projektów
Przykładowe rodzaje projektów, które mogą uzyskać dofinansowanie w ramach Programu:
-
promowanie dialogu politycznego i reform,
-
wzmocnienie instytucji krajowych i innych instytucji odpowiedzialnych za przygotowanie i efektywne wdraŜanie
polityk,
-
promowanie ochrony środowiska i dobrego zarządzania zasobami naturalnymi,
-
wspieranie polityk zmierzających do redukcji ubóstwa,
-
wspieranie polityk promujących rozwój społeczny, równość kobiet i męŜczyzn, zatrudnienia i ochrony socjalnej,
-
wspieranie współpracy transgranicznej oraz promowanie zrównowaŜonego rozwoju ekonomicznego, społecznego
i środowiskowego w regionach przygranicznych,
-
wspieranie polityk promujących zdrowie, edukację i szkolenia,
-
promowanie i ochrona praw człowieka jako fundamentalnych wolności i wspieranie procesu demokratyzacji,
-
zapewnienie sprawnie działającego i bezpiecznego systemu zarządzania granicami,
-
promowanie współpracy w dziedzinach sprawiedliwości, spraw wewnętrznych oraz prewencji i walki
terroryzmem i zorganizowaną przestępczością,
-
promowanie udziału Wspólnot w działaniach dotyczących badań i innowacji,
-
promowanie współpracy pomiędzy Państwami Członkowskimi i krajami partnerskimi w dziedzinie szkolnictwa
wyŜszego, wymiany nauczycieli, naukowców i studentów,
-
promowanie dialogu między kulturami i kontaktami people-to-people,
-
wsparcie administracji (projekty pomocy technicznej).
Poziom dofinansowania projektów
W ramach Programu moŜna otrzymać dofinansowanie do 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.
3.
Zarządzanie Programem i kontrola
3.1.
Podmioty zaangaŜowane w system zarządzania i kontroli
3.1.1.
Wspólna Instytucja Zarządzająca
Wspólna Instytucja Zarządzająca jest umiejscowiona w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą
w Warszawie. Wspólna Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie i wdraŜanie wspólnego programu
operacyjnego oraz za przeprowadzanie niezbędnych kontroli zgodnie z zasadami i procedurami przewidzianymi
w odpowiednich rozporządzeniach.
W szczególności Wspólna Instytucja Zarządzająca realizuje następujące zadania i jest odpowiedzialna za:
5
-
sporządzanie rocznych sprawozdań technicznych i finansowych z realizacji programu i przekazywanie ich do
Wspólnego Komitetu Monitorującego i Komisji Europejskiej,
-
wdraŜanie, za pośrednictwem działu audytu wewnętrznego, programu kontroli
i naleŜytego stosowania procedur,
-
podpisywanie umów grantowych na projekty z partnerami wiodącymi i wykonawcami,
-
prowadzenie monitoringu programu i zarządzania finansowego projektami,
-
niezwłoczne informowanie Wspólnego Komitetu Monitorującego o wszystkich przypadkach odzyskiwania dotacji,
-
zapewnienie, Ŝe środki wypłacane w ramach umowy grantowej lub dotyczące zamówień publicznych są
wykorzystywane jedynie do celów, dla których zostały przyznane.
obiegu wewnętrznego
Więcej szczegółów znajduje się w sekcji 2 rozporządzenia (WE) nr 951/2007. Obowiązek sporządzania przez Wspólną
Instytucję Zarządzającą rocznych sprawozdań z wdraŜania programu został zdefiniowany w art. 28 rozporządzenia (WE) nr
951/2007. Sprawozdanie roczne powinno zawierać zapewnienie, Ŝe systemy zarządzania i kontroli wdroŜone w ramach
programu w poprzednim roku są zgodne ze wzorem zatwierdzonym przez Komisję i funkcjonowały w taki sposób, Ŝe dają
wystarczającą gwarancję prawidłowości stanu wydatków przedstawionego w sprawozdaniu finansowym, a takŜe legalności
i prawidłowości przeprowadzonych transakcji.
Do oświadczenia naleŜy dołączyć m.in. roczny raport z audytu projektów (art. 30 rozporządzenia (WE) nr 951/2007).
3.1.2.
Wspólny Sekretariat Techniczny
JMA
JMA Declaration
Declaration Art.
Art. 28
28 IIII c)
c)
AUDIT
AUDIT AREA
AREA 11
Internal
InternalAudit
AuditArt.
Art. 29
29
Check
Check of
ofcompliance
compliancewith
with
DMCS
DMCS
Check
Check of
of internal
internalcircuits
circuitsand
and
procedures
procedures
Check
Check of
of controls
controlswithin
within JMA
JMA
and
and JTS
JTS
AUDIT
AUDIT AREA
AREA 22
Audit
Audit Plan
Planfor
forProjects
Projects
Art.
Art.30
30++37
37
Examination
Examination of
of documents
documents or
or
on-the-spot
on-the-spotchecks
checkson
on
existence,
existence, accuracy
accuracyand
and
eligibility
eligibility of
ofexpenditure
expenditure
claimed
claimed by
by projects
projects
Checks
Checkson
on the
thebasis
basis of
of aa
sample
sample
AUDIT
AUDIT AREA
AREA 33
External
ExternalAudit
Audit Report
ReportArt.
Art. 31
31
Ex
Expost
post verification
verification of
ofJMA’s
JMA’s
annual
annualfinancial
financialreport
report (Art.
(Art.
28
28b))
b))
Test
Test of
of details
detailsof
ofJMA’s
JMA’sdirect
direct
expenditure
expenditureon
on TA
TA and
and
project
projectmanagement,
management, the
the
statement
statement of
of revenue
revenueand
and
expenditure
expenditure
P
R
O
G
R
A
M
M
E
VERIFICATION
VERIFICATION OF
OF EXPENDITURE
EXPENDITURE
Annex
AnnexIIIIGeneral
Generalconditions
conditionsArt.
Art. 15.6
15.6++ 16.2
16.2and
and TOR
TOR for
for
expenditure
expenditure verification
verification reports
reports
PROJECTS
Wspólny
Sekretariat
Techniczny
jest
obsługiwany
przez
Centrum
Projektów
Europejskich
z siedzibą w Warszawie. Wspólny Sekretariat Techniczny wspiera Wspólną Instytucję Zarządzającą w bieŜących pracach
związanych z wdraŜaniem programu.
3.1.3.
Wspólny Komitet Monitorujący
Wspólny Komitet Monitorujący jest organem nadzorującym realizację wspólnego programu operacyjnego.
W jego skład wchodzą umocowani przedstawiciele kaŜdego z państw uczestniczących we wspólnym programie
6
operacyjnym, przewodniczący i sekretarz, który jest członkiem Wspólnej Instytucji Zarządzającej. Wspólny Komitet
Monitorujący jest w szczególności odpowiedzialny za:
-
wyznaczanie komisji odpowiedzialnych za wybór projektów,
-
zatwierdzanie ostatecznie wybranych projektów wraz z przyznanymi kwotami dotacji,
-
analizowanie raportów z wdraŜania programu,
-
rozpatrywanie przypadków odzyskiwania dotacji.
Więcej szczegółów - w sekcji 1 rozporządzenia (WE) nr 951/2007.
3.2.
Kontrola I-go stopnia (kontrola wydatków poniesionych przez beneficjentów)
Wydatki kaŜdego beneficjenta (partnera wiodącego i partnerów) są weryfikowane przez kontrolerów I-go stopnia. Kontroler
sprawdza m.in. czy koszty zadeklarowane przez beneficjenta zostały rzeczywiście poniesione, czy są kwalifikowalne zgodnie
z prawem, postanowieniami umowy i programu, czy procedury udzielania zamówień publicznych zostały prawidłowo
przeprowadzone. Kontroler sporządza raport z kontroli wydatków, który jest przekazywany do oceny WST, a następnie do
WIZ w celu dokonania refundacji. Kontroler jest wybierany i opłacany przez beneficjenta.
II. Przedmiot zamówienia
Wykonawca wykona na rzecz Zamawiającego usługę polegającą na:
a)
przeprowadzeniu minimalnie 10 - maksymalnie 14 audytów na miejscu (oddzielny audyt na miejscu prowadzony
w odniesieniu do działań wskazanego Beneficjenta) w 6 projektach realizowanych w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013,
b)
przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego Informacji o wykryciu nieprawidłowości wraz z dokumentacją
dowodową w przypadku wykrycia przez Wykonawcę nieprawidłowości ze skutkiem finansowym,
c)
przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego 6 Raportów z audytów projektów, po zakończeniu badania kaŜdego
projektu (badaniem objętych będzie 6 projektów z czego: 2 projekty pomocy technicznej i 4 projekty nie będące
projektami pomocy technicznej),
d)
przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego Raportu końcowego z przeprowadzonych 4 audytów projektów nie
będących projektami pomocy technicznej,
e)
przygotowaniu i przekazaniu do Zamawiającego Raportu końcowego z 2 audytów projektów pomocy technicznej,
f)
zapewnieniu bieŜącej współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia
Ad. a – przeprowadzenie minimalnie 10 - maksymalnie 14 audytów na miejscu (oddzielny audyt na miejscu
prowadzony w odniesieniu do działań wskazanego Beneficjenta) w 6 projektach realizowanych w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
1.
Podstawa prawna audytu na miejscu
Art. 37 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiającego zasady stosowania programów
współpracy transgranicznej finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, zgodnie
z którym Wspólna Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do przeprowadzenia audytów projektów obejmujących badanie
faktyczności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków.
2.
Cel audytu na miejscu
Celem audytu projektów realizowanych w ramach programu jest weryfikacja czy:
-
wydatki poniesione przez Beneficjentów, zweryfikowane przez Kontrolerów I-go stopnia i WST oraz przedłoŜone
do dnia 31 grudnia 2012 r. do WIZ w celu refundacji, zostały faktycznie poniesione, są prawidłowe (zgodne
z prawem krajowym, unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
-
projekty są realizowane zgodnie z umowami grantowymi/usługowymi i wnioskami aplikacyjnymi,
-
procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo,
-
Kontrolerzy I-go stopnia prawidłowo zweryfikowali i zatwierdzili jako kwalifikowalne wydatki poniesione przez
beneficjentów.
Wykonawca wyda opinię w powyŜszym zakresie. Opinia zostanie zawarta w Raportach końcowych.
7
3.
Informacje o projektach, które potencjalnie będą podlegały audytowi na miejscu
Audytem zostanie objętych 6 projektów (4 projekty nie będące projektami pomocy technicznej i 2 projekty pomocy
technicznej) realizowanych na podstawie umów o dofinansowanie/umów usługowych zawartych pomiędzy Wspólną
Instytucją Zarządzającą i partnerami wiodącymi.
W ramach 6 audytu projektów Wykonawca przeprowadzi minimalnie 10 - maksymalnie 14 audytów na miejscu (oddzielny
audyt na miejscu prowadzony w odniesieniu do działań wskazanego Beneficjenta realizującego projekt).
Listę projektów podlegających audytowi, zawierającą pełne nazwy projektów wraz z ich krótką charakterystyką oraz nazwy
Beneficjentów wskazanych do audytu na miejscu, Zamawiający przekaŜe Wykonawcy w dwóch terminach:
a) w terminie 7 dni kalendarzowych po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego (wskazane zostaną: 1 projekt
nie będący projektem pomocy technicznej i 2 projekty pomocy technicznej),
b) najpóźniej w terminie do dnia 30 listopada 2012 r. (wskazane zostaną 3 projekty nie będące projektami pomocy
technicznej).
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatków sporządzona jest w językach narodowych beneficjentów. Natomiast
raporty z postępu realizacji projektu opracowane są w języku angielskim.
4.
Zakres audytu na miejscu
Aby osiągnąć cel badania projektów Wykonawca zweryfikuje w szczególności czy:
-
wydatki poniesione przez beneficjentów, zweryfikowane przez Kontrolerów I-go stopnia i WST oraz przedłoŜone
do dnia 31 grudnia 2012 r. do WIZ w celu refundacji, zostały faktycznie poniesione, są prawidłowe (zgodne
z prawem krajowym, unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
-
projekty są realizowane zgodnie z umowami grantowymi/usługowymi i wnioskami aplikacyjnymi,
-
procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo,
-
Kontrolerzy I-go stopnia prawidłowo zweryfikowali i zatwierdzili jako kwalifikowalne wydatki poniesione przez
beneficjentów.
W szczególności sprawdzone zostaną (za pomocą list sprawdzających) następujące kwestie związane z realizacją projektu:
1)
Wykonanie działań zaplanowanych w projekcie zgodnie z umową grantową/usługową i wnioskiem aplikacyjnym.
Wykonawca zweryfikuje czy działania zaplanowane w projekcie zostały wdroŜone (przy uwzględnieniu
zaawansowania realizacji projektu) i czy zostały wykonane w zakresie zgodnym z załoŜeniami zawartymi
w projekcie.
2)
Zakup/wytworzenie środków trwałych w związku z realizacją projektu. Wykonawca przeprowadzi oględziny
środków trwałych w celu potwierdzenia ich zakupu/wytworzenia i/lub remontu/modernizacji. Ponadto Wykonawca
zweryfikuje czy przyjęcie zakupionego/ wytworzonego/ wyremontowanego/ zmodernizowanego środka trwałego
jest potwierdzone odpowiednim dokumentem. Następnie Wykonawca zweryfikuje czy środek trwały został
wpisany do ewidencji środków trwałych oraz /JeŜeli dotyczy/ czy został przypisany/oddany do uŜytku osobom,
które w zakresach obowiązków mają wskazane zadania dotyczące realizacji projektu. Ponadto Wykonawca
sprawdzi czy środek trwały jest wykorzystywany w ramach projektu zgodnie z umową/wnioskiem aplikacyjnym
oraz czy sprzęt został prawidłowo oznaczony (pod kątem promocji).
3)
Osiągnięcie zakładanych wskaźników - realizacji celów i rezultatów projektu. Wykonawca zweryfikuje wykonanie
wskaźników wypełniając poniŜsza tabelę.
Wartość
Wartość
Wartość
wskaźnika
osiągnięcia
osiągnięcia
przedstawionego
ujęta w
wskaźnika
wskaźnika
we wniosku
raporcie
potwierdzona
potwierdzona
aplikacyjnymcelu/rezultatu
określonego
w
Matrycy logicznej
projektu
beneficjenta
przez
przez Wykonawcę
Nazwa
wskaźnika
Sposób
pomiaru
wskaźnika
Wnioski/Reko
mendacje
Kontrolera
8
4)
Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej dla projektu. Wykonawca zbada czy prowadzona jest odrębna
ewidencja księgowa dla operacji dotyczących projektu i czy ewidencja oparta jest na zasadzie „podwójnego
zapisu”.
Istotne
jest
by
zostało
zweryfikowane
czy
wszystkie
wydatki
przedstawione
przez beneficjenta do refundacji zostały ujęte w księgach rachunkowych. Ponadto konieczne jest sprawdzenie czy
zapisy księgowe poparte są dowodami księgowymi oraz czy dowody księgowe, na podstawie których dokonano
ewidencji wydatków, są identyczne z kopiami przedstawionymi przez beneficjentów do rozliczenia.
5)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wyjazdów słuŜbowych i zakwaterowania. Wykonawca sprawdzi czy odbyty
wyjazd był przewidziany w projekcie, a takŜe czy wyjazd został prawidłowo udokumentowany np.: poleceniem
wyjazdu słuŜbowego, fakturą za hotel. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy koszt delegacji został
prawidłowo naliczony.
6)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników, ekspertów
zewnętrznych (w tym trenerów szkoleniowych). Wykonawca zweryfikuje czy w projekcie zostało zaplanowane
zatrudnienie pracownika/eksperta do wykonania zadań określonych w umowie beneficjenta
z pracownikiem/ekspertem. Następnie Wykonawca zbada czy zadanie zostało wykonane przez
pracownika/eksperta zgodnie z zakresem określonym w projekcie oraz czy kwalifikacje pracownika/eksperta były
adekwatne do powierzonych mu zadań. Dodatkowo Wykonawca zweryfikuje czy obciąŜenia wynagrodzenia za
wykonaną usługę zostały prawidłowo naliczone (np: zaliczka na podatek dochodowy).
7)
Przestrzeganie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu. Wykonawca zbada czy inwestycja
infrastrukturalna została oznaczona odpowiednimi tablicami. W przypadku audytowania działań szkoleniowych,
spotkań itp. Wykonawca zweryfikuje czy pomieszczenie, w którym odbyło się szkolenie/spotkanie zostało
odpowiednio oznakowane (jeŜeli jest to moŜliwe do zweryfikowania). Ponadto Wykonawca sprawdzi czy
dokumentacja dotycząca projektu została odpowiednio oznakowana, np.: dyplomy, dzienniki zajęć, ogłoszenia,
a takŜe czy odpowiednie logo zostało umieszczone na materiałach informacyjnych i promocyjnych zgodnie
z wytycznymi Wspólnej Instytucji Zarządzającej.
8)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie kosztów ogólnych (administracyjnych) i przygotowawczych. Wykonawca
sprawdzi czy koszty administracyjne dotyczą jedynie realizacji projektu. JeŜeli koszty administracyjne nie dotyczą
jedynie realizacji projektu to naleŜy zweryfikować czy partner opracował metodologię alokacji kosztów na projekt.
Wykonawca zbada czy opracowana metodologia alokacji kosztów odzwierciedla rzeczywiste koszty poniesione
wyłącznie w związku z realizacją projektu i czy sposób alokacji kosztów jest potwierdzony w dokumentacji
dotyczącej poniesionych kosztów administracyjnych.
9)
Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków inwestycyjnych,
10) Kwalifikowalność podatku VAT, w tym moŜliwość odzyskania podatku VAT przez beneficjenta.
W przypadku gdy przedstawiono podatek VAT do refundacji Wykonawca zbada czy beneficjent ma moŜliwość
otrzymania zwrotu tego podatku.
11) Prawidłowość przeprowadzonej procedury udzielania zamówienia publicznego (zgodność z prawem krajowym
w przypadku beneficjentów z Polski oraz zgodność z prawem krajowym i PRAG w przypadku beneficjentów spoza
UE). Wykonawca zweryfikuje zgodność przeprowadzonych procedur z ustawą Prawo zamówień publicznych na
podstawie listy przekazanej przez Zamawiającego. Natomiast procedury przeprowadzone zgodnie z
białoruskim/ukraińskim prawem i PRAG zostaną zweryfikowane na podstawie list sprawdzających
przygotowanych przez Wykonawcę. Dodatkowo zweryfikowana zostanie pod względem prawidłowości (zgodność
z prawem krajowym w przypadku beneficjentów z Polski oraz zgodność z prawem krajowym i PRAG w przypadku
partnerów spoza UE) kaŜda trwająca i kaŜda zakończona procedura o udzielenie zamówienia publicznego.
12) Prawidłowe nabywanie dostaw, usług i robót budowlanych nie podlegających procedurom dot. zamówień
publicznych. Wykonawca zbada czy beneficjent w sposób uprawniony zrezygnował z przeprowadzenia
zamówienia publicznego w ramach projektu. W szczególności Wykonawca zweryfikuje czy beneficjent
przestrzegał zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji wykonawców oraz czy cena jaką zapłacił
beneficjent nie odbiega raŜąco od cen rynkowych.
13) Przestrzeganie zasad i przepisów dot. ochrony środowiska. Wykonawca zbada czy podjęte działania
w ramach projektu po stronie polskiej podlegają ocenie oddziaływania na środowisko (OOŚ). JeŜeli zaistniał taki
przypadek - naleŜy sprawdzić czy właściwy organ stwierdził obowiązek sporządzenia raportu OOŚ wraz
\z określeniem jego zakresu. Ponadto Wykonawca sprawdzi czy działania w ramach projektu są realizowane na
obszarze Natura 2000 oraz czy działania realizowane w projekcie uzyskały decyzję o środowiskowych
uwarunkowaniach. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy działania w ramach projektu zostały wykonane
zgodnie z decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach. Po stronie białoruskiej i ukraińskiej zostanie
przeprowadzony audyt w zakresie zgodności z krajowymi zasadami i przepisami dot. ochrony środowiska
i instrukcjami Komisji Europejskiej.
9
14) Przestrzeganie zasady równości szans. Wykonawca sprawdzi czy realizacja projektu narusza zasady równego
traktowania kobiet i męŜczyzn w szczególności w zakresie:
- warunków dostępu do zatrudnienia, kształcenia i awansu zawodowego oraz warunków pracy,
- świadczenia i dostępu do usług oraz dostawy i dostępu do towarów.
15) Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy projekt wyklucza osoby niepełnosprawne z grupy docelowej oraz czy
działania w projekcie wykluczają inne osoby z grupy docelowej ze względu na rasę pochodzenie etniczne, religię
lub światopogląd, wiek, orientację seksualną. Zweryfikowane zostanie przestrzeganie krajowych zasad i przepisów
dot. równości szans i instrukcjami Komisji Europejskiej.
16) Generowanie przez projekt przychodu. Wykonawca zbada czy dzięki realizacji projektu beneficjent uzyskał
przychód. JeŜeli nastąpiła taka sytuacja to czy przychód został rozliczony w ramach projektu.
17) Wystąpienie podwójnego finansowania wydatków z innych źródeł, w tym ze środków UE,
18) Wystąpienie i prawidłowe rozliczenie pomocy publicznej w projekcie,
19) Prawidłowość i terminowe dokonywanie wydatków. Wykonawca zweryfikuje czy wydatki zostały poniesione
w okresie kwalifikowalności, a takŜe czy przy ponoszeniu wydatków beneficjent przestrzegał zasad legalności,
rzetelności i gospodarności, zgodnie z krajowymi przepisami o finansach publicznych. Wykonawca sprawdzi takŜe
czy wydatki są poparte dokumentami księgowymi potwierdzającymi ich dokonanie. Ponadto Wykonawca zbada
czy wydatki są zgodne z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie
projektu/wniosku aplikacyjnego/umowy partnerskiej. W ramach audytu partnera wiodącego Wykonawca sprawdzi
czy partner wiodący przekazał kwotę zaliczki partnerom w prawidłowej wysokości i w wyznaczonym terminie.
20) Prawidłowe dokumentowanie wydatków i opisywanie dokumentów. Wykonawca zweryfikuje czy działania,
których dotyczą wydatki, są poparte: dokumentami potwierdzającymi wykonanie tych działań (np.: czy szkolenie
poparte jest listą uczestników, dziennikiem zajęć, zdjęciami) oraz dokumentami dotyczącymi odbioru, np.:
protokołami odbioru. Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków oraz
wykonanie działań w ramach projektu są opisane zgodnie z wymaganiami Programu. Dodatkowo Wykonawca
sprawdzi czy u beneficjentów po stronie polskiej na oryginałach faktur (lub dokumentów o równowaŜnej wartości
dowodowej) widnieje adnotacja o przedstawieniu wydatku do refundacji z innych źródeł, w tym ze środków UE.
21) Przestrzeganie zasad programu (m.in. Rule of Origin),
22) Kontrolerzy I-go stopnia prawidłowo zweryfikowali wydatki poniesione przez beneficjentów – czy Kontroler
poświadczył (zatwierdził jako kwalifikowalne) wydatki beneficjenta, które Wykonawca uznał za
niekwalifikowalne.
5.
Sposób i terminy przeprowadzenia audytu na miejscu
Wykonawca przeprowadzi audyt zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu.
Wszystkie audyty na miejscu zostaną przeprowadzone w siedzibach wskazanych Beneficjentów oraz w miejscach realizacji
projektów - oddzielnie dla partnera wiodącego i partnerów projektu - w terminie do dnia 31 stycznia 2013 r.
Audyt na miejscu przeprowadzany będzie przez Zespoły kontrolujące składające się z Kierownika zespołu kontrolującego
co najmniej jednego (poza Kierownikiem) członka zespołu kontrolującego.
Wykonawca będzie dysponował co najmniej trzema niezaleŜnymi Zespołami kontrolującymi (jednym do audytu
beneficjentów z Białorusi, jednym do audytu Beneficjentów z Polski i jednym do audytu Beneficjentów z Ukrainy).
W przypadku gdy osoby przeprowadzające audyt nie posiadają wystarczającej wiedzy i kompetencji do potwierdzenia
kwalifikowalności wydatków w danym zakresie – korzystają z pomocy ekspertów posiadających wiedzę i kompetencje
w przedmiotowej dziedzinie;
Do przeprowadzenia audytu na miejscu Wykonawca uŜyje list sprawdzających, według wzorów przygotowanych przez
Zamawiającego oraz list sporządzonych przez Wykonawcę w zakresie badania prawidłowości procedur udzielania zamówień
przeprowadzonych przez ukraińskich i białoruskich beneficjentów. Listy sprawdzające do audytu na miejscu mogą być
rozszerzone przez Wykonawcę, o ile ww. działanie:
−
jest konieczne do zapewnienia przestrzegania międzynarodowych standardów audytu oraz
−
zapewni bardziej szczegółową realizację zamówienia, a zakres audytu nie zostanie zmniejszony.
Wykonawca najpóźniej w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania listy projektów podlegających audytowi przekaŜe
Zamawiającemu do zatwierdzenia:
10
−
projekt harmonogramu audytów na miejscu, uzgodniony z Beneficjentami, zawierający terminy przeprowadzenia
poszczególnych audytów na miejscu oraz informacje o składach Zespołów kontrolujących,
−
projekt list sprawdzających do audytu na miejscu, które zostaną uŜyte w trakcie wykonywanie audytu na miejscu.
Zamawiający moŜe zgłosić uwagi do projektów ww. dokumentów w terminie 3 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
Wykonawca w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag przekaŜe Zamawiającemu do zatwierdzenia poprawione
projekty dokumentów. Procedura przekazywania kolejnych projektów dokumentów oraz zgłaszania do nich uwag jest
ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu niezgłoszenia przez Zamawiającego uwag.
Ostateczny harmonogram audytów na miejscu oraz listy sprawdzające do audytu na miejscu uznaje się za obowiązujące
i wiąŜące. KaŜda zmiana tych dokumentów wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zmiana dokumentów nie stanowi
zmiany umowy.
Wraz z harmonogramem audytów na miejscu i listami sprawdzającymi do audytu na miejscu Wykonawca dostarczy do
Zamawiającego Deklaracje bezstronności i poufności, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym przez Zamawiającego,
podpisane przez Koordynatora projektu, Kierowników zespołów kontrolujących oraz wszystkie osoby wchodzące w skład
Zespołów kontrolujących.
Wykonawca najpóźniej w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowanym audytem na miejscu skutecznie powiadomi
Beneficjenta o terminie audytu oraz o dokumentach, które naleŜy przygotować do audytu. Wykonawca będzie przechowywał
i udostępni Zamawiającemu dowody skutecznego powiadomienia Beneficjenta o terminie audytu na miejscu.
Zamawiający, najpóźniej w terminie 10 dni kalendarzowych przed planowanym audytem na miejscu, przygotuje
upowaŜnienie/pełnomocnictwo do przeprowadzenia audytu dla Zespołu kontrolującego.
Kierownik zespołu kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od zakończenia czynności audytowych w ramach audytu na
miejscu przygotuje i przedstawia Beneficjentowi wstępne wyniki audytu na miejscu podpisane przez wszystkich członków
zespołu kontrolującego, sporządzone w języku narodowym Beneficjenta.
Beneficjent ma prawo wniesienia uwag do wstępnych wyników audytu na miejscu w terminie 4 dni roboczych od dnia ich
otrzymania.
Kierownik zespołu kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag beneficjenta lub upływu terminu na
wniesienie przez Beneficjenta uwag przygotuje i przedstawi Beneficjentowi do podpisu końcowe wyniki audytu na miejscu
podpisane przez wszystkich członków Zespołu kontrolującego, sporządzone w języku narodowym Beneficjenta.
W dniu podpisania przez Beneficjenta końcowych wyników audytu na miejscu lub jeŜeli w ciągu 2 dni roboczych
Beneficjent nie ustosunkuje się lub odmówi podpisania końcowych wyników audytu – audyt na miejscu uznaje się za
zakończony.
Ad b przygotowanie i przekazanie do Zamawiającego Informacji o wykryciu nieprawidłowości wraz z dokumentacją
dowodową w przypadku wykrycia przez Wykonawcę nieprawidłowości ze skutkiem finansowym,
W przypadku wykrycia nieprawidłowości ze skutkiem finansowym (kosztów niekwalifikowalnych), Wykonawca jest
zobowiązany do przekazania do Zamawiającego w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia audytu na miejscu,
Informacji o wykryciu nieprawidłowości (wg. wzoru ustalonego przez Zamawiającego) wraz z dokumentacją dowodową
potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Dokument jest przekazywany w polskiej i angielskiej wersji językowej w formie
papierowej i elektronicznej.
Ad c przygotowanie i przekazanie do Zamawiającego 6 Raportów z audytów projektów, po zakończeniu badania
kaŜdego projektu (badaniem objętych będzie 6 projektów z czego: 2 projekty pomocy technicznej i 4 projekty nie
będące projektami pomocy technicznej)
W terminie 7 dni roboczych od zakończenia audytu projektu Kierownik zespołu kontrolującego przygotuje i przekaŜe do
Zamawiającego Raport z audytu projektu dla danego projektu (według wzoru określonego przez Zamawiającego). Raport z
audytu projektu zostanie przygotowany i przekazany Zamawiającemu w polskiej i angielskiej wersji językowej.
Wraz z Raportem zostaną przekazane potwierdzone za zgodność z oryginałem: wypełnione i podpisane przez członków
zespołu kontrolującego listy sprawdzające z audytu na miejscu oraz wstępne i końcowe wyniki audytu.
Ww. dokumenty zostaną przekazane do Zamawiającego w formie papierowej i elektronicznej.
W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania Raportu z audytu projektu, Zamawiający zatwierdzi wykonanie audytów na
miejscu w ramach audytu projektu oraz wykonanie Raportu z audytu projektu poprzez podpisanie Protokołu odbioru audytu
projektu lub zgłosi swoje zastrzeŜenia.
W przypadku zgłoszenia zastrzeŜeń, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia oraz przekazania Zamawiającemu
prawidłowych dokumentów w formie papierowej i elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez
Wykonawcę informacji o zastrzeŜeniach. W przypadku kolejnych zastrzeŜeń procedura zgłaszania uwag i ich wprowadzania
przez Wykonawcę jest ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu podpisania Protokołu odbioru audytu projektu
przez Zamawiającego.
11
Ad d i e przygotowanie i przekazanie do Zamawiającego 2 Raportów końcowych
Najpóźniej w terminie do dnia 31 marca 2013 r. Wykonawca przekaŜe do Zamawiającego w formie papierowej
i elektronicznej sporządzone w wersji językowej polskiej i angielskiej:
•
Raport końcowy z 4 przeprowadzonych audytów projektów nie będących projektami pomocy technicznej,
•
Raport końcowy z 2 audytów projektów pomocy technicznej.
Raporty zostaną sporządzone (według wzoru określonego przez Zamawiającego) i podpisane przez Koordynatora projektu.
Raporty końcowe będą zawierać w szczególności:
•
wpis o przeprowadzeniu audytu zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu,
•
szczegółowy opis przeprowadzonych audytów (zakres, rodzaj, termin przeprowadzenia, metodologia prowadzenia
audytu),
•
wyniki audytów,
•
wyszczególnienie i opis
niekwalifikowalnych,
•
wyszczególnienie błędów i uchybień w przeprowadzonych i prowadzonych przez Beneficjentów procedurach
o udzielenie zamówienia publicznego,
•
zalecenia Wykonawcy dla Beneficjentów (partnerów wiodących i/lub partnerów projektu) sformułowane
w wyniku przeprowadzenia audytu,
•
propozycję działań naprawczych,
•
opinię dotyczącą prawidłowości i efektywności realizacji projektów oraz kwalifikowalności wydatków wraz
z wnioskami co do zarządzania projektami / programem,
•
opinię w zakresie prawidłowości weryfikacji wydatków przez Kontrolerów I-go stopnia,
•
główne ryzyka zidentyfikowane w ramach realizowanych projektów,
•
wnioski z przeprowadzonych audytów i rekomendacje dla Wspólnej Instytucji Zarządzającej w zakresie
wdraŜania programu.
stwierdzonych
nieprawidłowości
wraz
ze
wskazaniem
kwoty
wydatków
W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania Raportu końcowego Zamawiający zatwierdzi wykonanie Raportu
końcowego poprzez podpisanie Protokołu odbioru raportu końcowego lub zgłosi swoje zastrzeŜenia. W przypadku
zgłoszenia zastrzeŜeń, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia oraz przekazania Zamawiającemu prawidłowych
dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wykonawcę
informacji o zastrzeŜeniach. W przypadku kolejnych zastrzeŜeń procedura zgłaszania uwag i ich wprowadzania przez
Wykonawcę jest ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu podpisania Protokołu odbioru raportu końcowego przez
Zamawiającego.
Ad f zapewnienie bieŜącej współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia
Wykonawca zapewni bieŜące informowanie WIZ o postępach realizacji przedmiotu zamówienia przez cały okres realizacji
zamówienia.
Zostaną
wyznaczone
osoby
upowaŜnione
do
kontaktów
z
Zamawiającym,
które
w terminie 2 dni roboczych od wezwania, przekaŜą WIZ wszelkie wymagane przez WIZ informacje.
III Wymagania dla wykonawcy:
1. Wykonawcą moŜe być obywatel lub podmiot mający siedzibę na terytorium:
•
państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub
•
kraju będącego beneficjentem rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 24.10.2006
r. określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, lub
•
kraju będącego beneficjentem pomocy z instrumentu pomocy przedakcesyjnej ustanowionego rozporządzeniem
Rady (WE) nr 1085/2006 z 17.07.2006 r. ustanawiającym instrument pomocy przedakcesyjnej (IPA), lub
•
państwa członkowskiego EOG,
2. Wykonawca wykaŜe, Ŝe jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej
z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia co najmniej 200 000 PLN lub równowartość tej kwoty w walucie obcej
wg. średniego kursu walut NBP na dzień składania ofert.
3. Wykonawca wykaŜe, Ŝe w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeŜeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał dwie (2) odrębne usługi polegające na kompleksowym audycie (kontroli,
badaniu) projektu współfinansowanego ze środków pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej lub niepodlegających
12
zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu
(EFTA) lub ze środków międzynarodowych instytucji finansowych w zakresie zgodności wdraŜania tych projektów z
przepisami prawa, umowami o dofinansowanie (umowami poŜyczki, umowami grantowymi, umowami serwisowymi) oraz
wnioskami aplikacyjnymi, przy czym:
- co najmniej jedna (1) z tych usług polegała na badaniu zgodności realizacji projektu z przepisami prawa białoruskiego lub
ukraińskiego;
- co najmniej jedna (1) z tych usług dotyczyła badania 1 projektu infrastrukturalnego o wartości co najmniej 250 000 euro.
Wykazywane usługi nie mogą dotyczyć tego samego projektu.
Przez projekt infrastrukturalny naleŜy rozumieć przedsięwzięcie, którego realizacja wymaga uzyskania pozwolenia na
budowę/zgłoszenia robót budowlanych;
4. Wykonawca wykaŜe, Ŝe dysponuje lub będzie dysponował:
a) Koordynatorem projektu posiadającym:
•
uprawnienia do przeprowadzenia audytu zgodnie z międzynarodowymi, uznanymi standardami audytu oraz do
podpisywania raportów z audytu oraz
•
co najmniej sześcioletnie doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu/kontroli oraz
•
doświadczenie w przeprowadzaniu audytu/kontroli co najmniej dwóch projektów współfinansowanych z funduszy
UE lub niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego
Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) lub ze środków międzynarodowych instytucji finansowych oraz
•
znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2 w skali globalnej biegłości językowej według "Common
European Framework of Reference for Languages: learning, teaching, assessment (CEFR) - Europejski system
opisu kształcenia językowego: uczenie się, nauczanie, ocenianie (ESOKJ);
b) co najmniej trzema (3) osobami na stanowisko Kierownika zespołu kontrolującego posiadającymi (kaŜdy oddzielnie):
•
uprawnienia do przeprowadzenia audytu zgodnie z międzynarodowymi, uznanymi standardami audytu oraz do
podpisywania raportów z audytu oraz
•
co najmniej trzyletnie doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu/kontroli oraz
•
doświadczenie w przeprowadzaniu audytu/kontroli co najmniej dwóch projektów współfinansowanych z funduszy
•
opisu kształcenia językowego: uczenie się, nauczanie, ocenianie (ESOKJ) oraz
•
jedna z trzech osób na stanowisko Kierownika zespołu kontrolującego musi znać na poziomie minimum B2 w/w
skali język polski, druga- język rosyjski lub białoruski na poziomie minimum B2 w/w skali, a trzecia - język
ukraiński na poziomie minimum B2 w/w skali.
c) co najmniej trzema (3) osobami na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającymi (kaŜdy oddzielnie) :
•
co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu/ kontroli oraz
•
doświadczenie w przeprowadzaniu audytu/kontroli co najmniej jednego projektu współfinansowanego z funduszy
•
opisu kształcenia językowego: uczenie się, nauczanie, ocenianie (ESOKJ) oraz
•
jedna z trzech osób na stanowisko Członka zespołu kontrolującego musi znać na poziomie minimum B2 w/w skali
język polski, druga- język rosyjski lub białoruski na poziomie minimum B2 w/w skali, a trzecia - język ukraiński
na poziomie minimum B2 w/w skali.
d) co najmniej jedną (1) osobą na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającą co najmniej trzyletnie
doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu/kontroli zamówień publicznych udzielanych na
podstawie ustawy – Prawo zamówień publicznych;
e) co najmniej jedną (1) osobą na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającą :
•
co najmniej dwuletnie doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu/kontroli zamówień
publicznych udzielanych na podstawie PRAG (Practical Guide to Contract procedures for EU external actions) oraz
•
opisu kształcenia językowego: uczenie się, nauczanie, ocenianie (ESOKJ);
13
f) co najmniej jedną (1) osobą na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającą co najmniej dwuletnie
doświadczenie na stanowisku związanym z przeprowadzaniem kontroli/audytu wykonania robót budowlanych pod kątem
zgodności z przepisami prawa polskiego;
g) co najmniej jedną (1) osobą na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającą co najmniej dwuletnie
zgodności z przepisami prawa białoruskiego;
h) co najmniej jedną (1) osobą na stanowisko Członka zespołu kontrolującego posiadającą co najmniej dwuletnie
zgodności z przepisami prawa ukraińskiego;
Funkcje osób, o których mowa w pkt c), d), e), f), g) i h) mogą być łączone ze sobą.
Przez państwa członkowskie naleŜy rozumieć państwa członkowskie Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz
państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze
Gospodarczym, a takŜe państwa będące beneficjentem rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
z 24.10.2006 r. określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa
oraz państwa będącego beneficjentem pomocy z instrumentu pomocy przedakcesyjnej ustanowionego rozporządzeniem Radu
(WE) nr 1085/2006 z 17.2006 r. ustanawiającym instrument pomocy przedakcesyjnej (IPA); przez obywateli państw
członkowskich naleŜy rozumieć obywateli państw członkowskich oraz członków ich rodzin w rozumieniu przepisów ustawy
z 14.7.2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli
państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz.U. Nr 144, poz. 1043 ze zm.) oraz obywateli państw
trzecich posiadających zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich w rozumieniu przepisów
ustawy z 13.6.2003 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2006 r. Nr 234, poz. 1694, ze zm.);
14

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

Umowa nr WZ-3421-2-1/10 na usługowe prowadzenie audytu

INWESTOR Państwowe Muzeum Auschwitz