Optymalizacja obiegu dokumentów

Optymalizacja
obiegu dokumentów
Optymalizacja procesów
łatwiejsza niż kiedykolwiek
O ile automatyzacja na dobre zadomowiła się w przemyśle produkcyjnym, o tyle w wielu biurach praktycznie
nie istnieje. Dokumenty przetwarzane są ręcznie i często nieuniknione jest dublowanie tych samych czynności, a to kosztuje czas i pieniądze, na co małe i duże firmy nie mogą sobie pozwolić. Narzędzie Develop
convert+share pozwala wyeliminować takie nieefektywne praktyki przy niewielkim wysiłku. Jego funkcje są
zarówno efektywne, jak i proste w użyciu eliminując prace wykonywanie ręczne oraz trwale optymalizując
obieg dokumentów, np. poprzez skanowanie dokumentów takich jak pliki Word lub Excel i przesyłanie ich
bezpośrednio z drukarki wielofunkcyjnej do folderów Windows, na adresy e-mail, do Google Drive, Ever­
note, Microsoft SharePoint lub do systemu zarządzania dokumentami Develop store+find. Optymalizacja
procesów nigdy nie była prostsza.
Wygodne edytowanie treści
Nie ma nic bardziej irytującego niż otrzymać wydrukowany
lub nieprzeszukiwalny i nieedytowalny dokument PDF,
gdy musimy edytować jego treść. Jak dotąd wiązało się to
zwykle z przepisaniem dokumentu w edytorze tekstu, czasochłonną czynnością obarczoną ryzykiem błędu. Obecnie
funkcja convert+share’s skanowania do pliku Word lub
Excel tworzy bezpośrednio plik .docx lub .xlsx z z możliwością edycji treści, natomiast niezawodny moduł OCR
zapewnia dokładne rozpoznanie tekstu. Moduł OCR
umożliwia również bezpośrednie skanowanie do przeszukiwalnego pliku PDF, co pozwala na kopiowanie akapitów
tekstu do innego dowolnego dokumentu lub wyszukiwanie fragmentów tekstu w pliku.
Wygodne zautomatyzowane skanowanie
Faktury i zamówienia doręczane pocztą wymagają zeskanowania przed zarchiwizowaniem, często krok po kroku,
dokument za dokumentem. Dzięki funkcji oddzielania
kodów kreskowych convert+share przyspiesza ten proces.
Kartkę z nadrukowanym kodem kreskowym umieszcza się
na początku każdego dokumentu i wówczas cały plik dokumentów może być zeskanowany za jednym razem. convert+share automatycznie oddziela skany i tworzy poszczególne dokumenty w żądanym formacie pliku i przesyła
je do określonego miejsca docelowego. Dzięki temu dokumenty łatwo się archiwizuje i wyszukuje.
Uproszczone archiwizowanie
Przechowywanie dokumentów w bibliotekach Google Drive
lub Microsoft SharePoint często wymagało przesłania ich
e-mailem na adres użytkownika, otwarcia odpowiedniej
bazy danych i zapisania w niej dokumentu. Teraz convert+share upraszcza proces poprzez możliwość skanowania
dokumentów bezpośrednio do systemu plików Google
Drive, Microsoft SharePoint/SharePoint Online for Office
365, Evernote lub Windows. Żądany folder Windows
można wybrać nawet z panelu urządzenia wielofunkcyjnego.
Dokumenty mogą być również skanowane bezpośrednio
przez store+find, wygodne rozwiązanie do zarządzania
dokumentami oferowane przez Develop. Pomaga to
w wyszukiwaniu żądanych dokumentów i w zarządzaniu
współpracą przy dokumencie. Połączenie obu rozwiązań
zapewnia rzeczywistą oszczędność czasu w codziennej pracy
biurowej poprzez optymalizację interwencji ręcznych.
Automatyzacja procesu oszczędzająca czas
convert+share przyspiesza również proces wyodrębniania
informacji poprzez strefowy OCR, np. rozpoznawanie
nazwy klienta lub numeru rachunku w skanowanym dokumencie. Jest to szczególnie przydatne rozwiązanie w przypadku przechowywania dokumentu w systemie zarządzania
dokumentami takim, jak store+find. Ponieważ strefowy
OCR automatycznie rozpoznaje tekst w predefiniowanych
strefach dokumentu, nie ma potrzeby wprowadzania słów
kluczowych lub indeksów. Ułatwia to archiwizowanie
i przyspiesza wyszukiwanie dokumentów. convert+share
posiada nawet czytnik identyfikacyjnych kodów kreskowych, który jest szczególnie przydatny, gdy miejsca docelowe skanowanych dokumentów zostały wiarygodnie określone poprzez dodaną wartość kodu kreskowego.
convert+share: Funkcje dla zoptymalizowanego procesu
Skanowanie
Konwertowanie
Urządzenie ineo z OpenAPI
Folder podręczny
(PDF, TIFF, JPEG)
Gotowość do elektronicznej archiwizacji
Większość elektronicznych systemów archiwizacji wymaga
formatu pliku PDF/A dla zapewnienia długoterminowej
archiwizacji. Niestety wiele drukarek wielofunkcyjnych nie
obsługuje tego formatu. Jednak convert+share rozwiązuje
ten problem, gdyż narzędzie to skanuje dokumenty jako
przeszukiwalne pliki PDF/A i od razu zapisuje je w systemie archiwizacji, takim jak store+find.
Udostępnianie
Rozpoznawanie
tekstu
store+find
Konwersja do
Word i Excel
Dowolne miejsce w sieci
Rozpoznawanie
strefowe
E-mail
Konwersja do
sPDF, PDF/A
Złącze chmury dla
SharePOint Online
(Office 365),
Google Drive,
Evernote
i Telekom Cloud
Rozpoznawanie
kodów kreskowych
SharePoint
Absolutna prostota obsługi
Aplikacje oferujące tak liczne inteligentne funkcje
są zwykle trudne w instalacji, zarządzaniu i obsłudze.
Natomiast narzędzie convert+share jest zupełnie proste
w konfiguracji i obsłudze nawet dla komputerowych
laików. Przekonaj się sam!
Wymagania systemowe
Przegląd funkcji
Minimalne wymagania sprzętowe
Skanowanie dokumentów
CPU: Dual core 1,8 GHz
RAM: 2 GB
Wolna pamięć: 20 GB
Sieć: 100 MBit
>
Procesy związane z dokumentami zaczynają się bezpośrednio
w drukarce wielofunkcyjnej
>
Predefiniowany folder podręczny automatycznie przekazuje
dokumenty przychodzące do convert+share
Oprogramowanie serwera
Przetwarzanie dokumentów
Windows XP Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Vista Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Server 2008 (32/64-Bit)
Windows Server 2008 R2 (64-Bit)
Windows 7 (32/64-Bit)
Windows 8 (32/64-Bit)
Windows Server 2012
Windows Server 2012 R2
> Tworzenie przeszukiwalnych plików PDF i PDF/A
> Funkcja skanowania do pliku Word i Excel
>
Strefowy OCR rozpoznaje tekst w określonych strefach
dokumentu
>
Czytnik kodów kreskowych rozpoznaje predefiniowane
wartości kodów kreskowych w celu dalszego przetwarzania,
lub rozdziela dokumenty w pojedynczym procesie skanowania
Urządzenia wielofunkcyjne
Urządzenia Develop z obsługą OpenAPI
w celu integracji panelu
Skanowanie do SMB z funkcją folderu podręcznego
Dla złącza store+find
> store+find 1.9.5 lub nowszy
>
Na tym samym serwerze wymagana jest instalacja złącza:
store+find i convert+share
>
Więcej szczegółów znajduje się w informacjach o wersji
Transfer dokumentów
>
Przechowywanie dokumentów systemie plików Microsoft
SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote,
Google Drive, Telekom Cloud i Windows
>
Przekazywanie dokumentów do serwera poczty elektronicznej w celu wysłania e-mailem
>
Przesyłanie dokumentów bezpośrednio do elektronicznego
systemu zrządzania dokumentami Develop store+find
Zarządzanie użytkownikami
>
Ograniczenie dostępu wymaga nazwy użytkownika Windows
lub Active Directory i podania hasła
Rozpoznawanie tekstu
>
Rozpoznawanie tekstu jest ograniczone do 5 000 lub
10 000 stron miesięcznie, w zależności od zamówionego
pakietu skanowania
Dodatkowe informacje uzyskasz u swojego dealera.
Twój PartnerDevelop:
Specyfikacja i dane wyposażenia dodatkowego oparte są na informacjach dostępnych w momencie wydruku i i mogą zostać zmienione
bez uprzedniego powiadomienia
Develop oraz ineo są zastrzeżonymi znakami handlowymi, których
właścicielem jest Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH.
Wszystkie inne nazwy marek i produktów mogą być zastrzeżonymi
znakami handlowymi lub znakami handlowymi, które należą do
odpowiednich właścicieli co niniejszym zostaje uznane.
Luty, 2014
Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
ul. Muszkieterów 15
02-273 Warszawa
Polska
www.develop.com.pl