zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE
zasada konkurencyjności
W związku z planowanym udzieleniem zamówienia związanego z realizacją projektu pt. Małopolski
Przemysł Spotkań: ICE Kraków – lider przemysłu spotkań południowej Polski, współfinansowanego ze
środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Małopolskiego (RPO WM) na lata 2014-2020, Krakowskie Biuro Festiwalowe przedstawia poniższe
zapytanie:
I. Nazwa i adres (siedziba) Zamawiającego: Krakowskie Biuro Festiwalowe, ul. Wygrana 2, 30-311
Kraków
II. Tytuł postępowania: Materiały promocyjne projektu Małopolski Przemysł Spotkań: ICE Kraków –
lider przemysłu spotkań południowej Polski
III. Opis przedmiotu zamówienia:
1. INFORMACJE OGÓLNE
1) Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie materiałów promocyjnych,
wykorzystane będą na potrzeby promocji Centrum Kongresowego ICE Kraków.
które
2) Działania promocyjne skierowane będą głównie do uczestników targów sektora MICE
i partnerów biznesowych Centrum Kongresowego ICE i nakierowane mają być na zwiększenie
zainteresowania wynajęciem przestrzeni w Centrum oraz przedstawienie Małopolski jako
atrakcyjnego infrastrukturalnie i turystycznie regionu. Szczegółowe informacje o odbiorcach
i celach kampanii znajdują się poniżej.
3) W ramach realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania linii
graficznej wszystkich materiałów promocyjnych, produkcji gadżetów wraz z nadrukami
i opakowaniem (powerbank do smartfonów, porcelanowe kubki, notesy), wykonanie projektu
graficznego, składu i druku wydawnictwa promocyjnego, wykonania projektów graficznych
reklam prasowych.
2. ZAKRES PRACY I HARMONOGRAM
1) Zaproponowanie trzech wersji głównego motywu graficznego (layoutu), który będzie
stanowił linię graficzną wszystkich produkowanych materiałów promocyjnych oraz
zaproponowanie gadżetów reklamowych (minimum trzy modele każdego z zamawianych
gadżetów, z których Zamawiający wybierze w ciągu trzech dni roboczych jeden model każdego
z gadżetów) do dwóch tygodni od zawarcia umowy. Kolejnym etapem będzie praca nad
wydawnictwem promującym ICE Kraków oraz Małopolskę. Wybrany Wykonawca zaproponuje
trzy wersje makiety do dwóch tygodni od przekazania przez Zamawiającego materiałów. Po
wyborze przez Zamawiającego makiety, wybrany Wykonawca w terminie do trzech tygodni
przedstawi Zamawiającemu projekt graficzny i skład do druku całego wydawnictwa w dwóch
wersjach językowych. Projekt graficzny reklamy prasowej (format A4 w pionie, A4 w poziomie
oraz 21 cm x 21 cm) powinien być przygotowany do 24 października 2016 r.
2) Produkcja eleganckich, minimalistycznych gadżetów promujących Centrum Kongresowe ICE
Kraków na targach branżowych (załączone zdjęcie mają charakter poglądowy). Wykonawca
przedstawi Zamawiającemu trzy propozycje danego gadżetu wraz z propozycją zadruku gadżetu
i opakowania. Zamawiający w ciągu trzech dni roboczych dokona wyboru oraz przekaże
ewentualne uwagi odnośnie projektu.
−
Powerbank do smartfonów, 200 szt.
a) materiał obudowy:
- stop metalu (preferowane aluminium)
b) kolor:
- nawiązujący do identyfikacji wizualnej ICE
Kraków (czerwień Pantone 192, biały,
ciemnoszary)
c) wymiary:
- długość: maksymalnie 15 cm (+/- 5 %)
- szerokość: maksymalnie 8 cm (+/- 5 %)
- grubość: maksymalnie 2 cm (+/- 5 %)
d) pojemność nominalna: minimum 7200 mAh
e) opakowanie jednostkowe: opakowanie z twardego kartonu dopasowane do wymiarów
produktu, dwuczęściowe (wieczko i spód), z nadrukiem
f) znakowanie:
- nadruk na powerbanku – grawer laserowy lub tampondruk zawierający logo ICE Kraków
- nadruk na opakowaniu – logo ICE Kraków oraz logotypy promujące projekt RPO WM
g) powerbank powinien być produkowany przez renomowanego producenta (np. Sony,
Samsung, PQi)
h) powerbank powinien posiadać co najmniej roczną gwarancję producenta
i) powerbank musi posiadać zestaw kabli umożliwiający ładowanie telefonów poprzez łącze
micro usb, łącze Apple 30 pin (kompatybilność: iPhone, iPhone 3/3GS, iPhone 4/4S) oraz
łącze Apple
j) Lightning (kompatybilność: iPhone 5, 5S i 5C, 6, 6 plus, 6S, 6S plus)
k) pakowanie zbiorcze w karton
−
Porcelanowe kubki, 500 szt.
a) materiał:
- porcelana
b) kolor:
- nawiązujący do identyfikacji wizualnej ICE Kraków
(czerwień Pantone 192, biały, ciemnoszary)
c) wymiary:
- wysokość: maksymalnie 10 cm (+/- 5 %)
- średnica: maksymalnie 8 cm (+/- 5 %)
d) pojemność: 250-350 ml (+/- 5%)
e) opakowanie jednostkowe: opakowanie z twardego
kartonu dopasowane do wymiarów produktu, z
nadrukiem
f) znakowanie:
- nadruk na kubku – sitodruk 4 kolory zawierający logo ICE Kraków
- nadruk na opakowaniu – druk cyfrowy 4 kolory zawierający logo ICE Kraków oraz logotypy
promujące projekt RPO WM
g) kubki powinny być elegancie oraz wyprodukowane z materiałów wysokiej jakości
h) pakowanie zbiorcze w karton
−
Notesy w twardej oprawie 500 szt.
a) Materiał:
Oprawa: twarda, wykończenie matowe
Środek: papier biały w linie o gramaturze 110 g/m2
(+/- 10%),
b) Kolor okładki:
- nawiązujący do identyfikacji wizualnej ICE Kraków
(czerwień Pantone 192, biały, ciemnoszary)
c) wymiary:
- szerokość: 148 mm (+/- 15 %)
- wysokość: 210 mm (+/- 15 %)
d) uszlachetnienia okładki: tłoczenie wklęsłe logo ICE
Kraków
e) dodatkowe elementy: zakładka wstążkowa, zamknięcie notesu elastyczną gumką
f) opakowanie jednostkowe: brak
g) znakowanie:
- okładka: tłoczenie wklęsłe logo ICE Kraków
- wewnętrzna okładka: logo ICE Kraków oraz logotypy promujące projekt RPO WM
h) ilość stron: 180-240
i) pakowanie zbiorcze w karton lub papier
Wyżej wymienione gadżety muszą być wyprodukowane i dostarczone do jednego miejsca na
terenie Krakowa, wskazanego przez Zamawiającego do 22 listopada 2016 r. Zakres prac obejmuje
znalezienie odpowiedniego produktu, wykonanie projektu graficznego nadruku (wraz z
wizualizacją) oraz produkcję gadżetów i dostarczenie ich do jednego miejsca na terenie Krakowa,
wskazanego przez Zamawiającego.
3) Opracowanie wydawnictwa promującego Centrum Kongresowe ICE Kraków oraz Małopolskę e
obejmujące projekt graficzny, skład do druku oraz druk wydawnictwa. Wydawnictwo będzie
miało docelowo 32-48 strony i będzie wydane w dwóch wersjach językowych: polskiej i (osobno)
angielskiej. Nakład: 2250 szt. (łącznie) – wersja angielska 1500 szt., wersja polska 750 szt.
Wydawnictwo oznaczone numerem ISBN. Zamawiający dostarczy wybranemu wykonawcy wkład
merytoryczny (tekst polski i angielski po pierwszej korekcie) oraz fotografie. Wydawnictwo musi
być zaprojektowane, złożone, wydrukowane i dostarczone do jednego miejsca na terenie
Krakowa, wskazanego przez Zamawiającego do 9 stycznia 2017 roku. Zakres prac obejmuje
zaproponowanie trzech wersji makiety, skład wydawnictwa na podstawie zaakceptowanego
layoutu, wprowadzenie poprawek (dwie korekty) na życzenie Zamawiającego oraz druk
wydawnictwa i dostarczenie go jednego miejsca na terenie Krakowa, wskazanego przez
Zamawiającego. Specyfikacja techniczna wydawnictwa:
a) format: 24 cm (podstawa) x 30 cm (wysokość), skrzydełka okładki: 12 cm
b) objętość: 32-48 stron + okładka
c) papier wnętrze: sora mat 150g lub równoważny (matowa, bezdrzewna kreda
objętościowa w kolorze naturalnej bieli, z jednokrotnym dwustronnym powleczeniem,
wolumen: 1.25)
d) papier okładka: kreda mat 300g
e)
f)
g)
h)
i)
j)
ilość kolorów (okładka i wnętrze): 4+4: druk pełnokolorowy
uszlachetnienie okładki: maksymalnie dwa rodzaje (np. tłoczenie, folia, lakier)
Uszlachetnienie wnętrza: lakier dyspersyjny mat dwustronnie
przygotowanie do druku: wykonanie ozalidu
oprawa: klejona, środek szyty nićmi
nacięcie na wizytówkę w skrzydełkach okładki
4) Projekt graficzny reklamy prasowej w formacie A4 w pionie i poziomie oraz w formacie 21x21
cm. Treść reklamy zostanie przesłana Wykonawcy przez Zamawiającego. Reklamy powinny być
spójne graficznie z layoutem wydawnictwa oraz gadżetów. Wykonawca zobowiązuje się do
składu do druku maksymalnie 21 formatów reklam prasowych według specyfikacji technicznych
przesłanych przez Zamawiającego. Specyfikacje techniczne reklam będą przesłane Wykonawcy
na bieżąco przez okres trwania umowy (do 06.2018) najpóźniej na 3 dni przed terminem wysyłki
reklamy do redakcji gazety.
3. GRUPA DOCELOWA
Grupą docelową produkowanych materiałów są uczestnicy targów sektora MICE, partnerzy
biznesowi Centrum Kongresowego ICE Kraków oraz ambasadorzy kongresów z kraju i zagranicy.
Są to najczęściej osoby z wyższym wykształceniem, klasa wyższa lub średnia o średnich lub
wyższych dochodach, głównie mieszkańcy miast. Uczestnicy targów są najczęściej osobami
ceniącymi innowacyjność, nowoczesność oraz nieszablonowe i zaskakujące projekty.
4. PRZEKAZ KAMPANII
Kampania ma na celu zainteresowanie odbiorcy wynajęciem przestrzeni w Centrum
Kongresowym ICE Kraków oraz przedstawienie Małopolski jako regionu przyjaznego organizacji
dużych konferencji, który posiada odpowiednią ku temu infrastrukturę, jak również ma w ofercie
ciekawe atrakcje turystyczne i kulturalne. Odbiorca kampanii powinien być przekonany, że
organizując wydarzenie w ICE Kraków jest w stanie zapewnić gościom wydarzenia możliwość
spędzenia czasu w sposób przyjemny, dzięki ofercie kulturalnego Krakowa oraz całego regionu.
Potencjalny najemca ma być również przekonany o tym, że Małopolska i Kraków sprzyjają
rozwojowi biznesu – region powinien być pokazany przez pryzmat nowoczesnych obiektów,
odnowionych zabytków, wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Krakowskie Biuro
Festiwalowe. Oferta ICE Kraków jest zatem kompleksowa i uwzględnia także zagospodarowanie
czasu wolnego uczestnika kongresu lub konferencji.
5. KEY VISUAL
Kreacja graficzna powinna być nowoczesna, minimalistyczna, powinna również nawiązywać do
identyfikacji wizualnej Centrum Kongresowego ICE Kraków (typografia, logo, istniejące druki
i dokumenty) oraz kreować wizerunek ICE Kraków jako obiektu premium, który jest w stanie
gościć duże kongresy oraz spektakularne wydarzenia kulturalne. Produkowane gadżety
powinny być funkcjonalne, przydatne, atrakcyjne wizualnie oraz powinny posiadać ciekawą,
nietypową formę. Nie mogą być to produkty, które sprawiają wrażenie „taniej chińszczyzny”.
W kreacji graficznej powinny się znaleźć elementy, które nawiązują do motywów kojarzonych
z Małopolską.
6. ELEMENTY OBOWIĄZKOWE:
Na produkowanych materiałach promocyjnych musi znaleźć się logo Centrum Kongresowego ICE
Kraków oraz grupa logotypowa składająca się z logo Unii Europejskiej, Województwa
Małopolskiego oraz odpowiedniego funduszu unijnego. Elementy muszą być spójne
z identyfikacją wizualną ICE Kraków oraz zgodne z zasadami promowania projektu RPO WM,
które są dostępne na stronie internetowej: http://www.rpo.malopolska.pl/realizujprojekt/poznaj-zasady-promowania-projektu
7. MARKA
Centrum Kongresowe ICE Kraków (ang. International Conferences & Entertainment)
zainaugurowało swoją działalność w październiku 2014 roku i od tego czasu zdążyło
wypracować sobie pozycję biznesowej i kulturalnej wizytówki Krakowa i Małopolski. W
pierwszym roku działalności zespół ICE Kraków zrealizował 175 wydarzeń, podczas których
obiekt odwiedziło ponad 195 000 gości. Obsługą wydarzeń zajmuje się kadra doświadczonych
specjalistów.
Budynek Centrum wyróżnia się wyjątkowym połączeniem funkcjonalności i ciekawej
architektury. Dzięki funkcjonowaniu Centrum Kongresowego ICE Kraków stolica Małopolski, jak
i cały region, coraz częściej kojarzone są nie tylko z wydarzeniami kulturalnymi, ale również z
biznesem. Obiekt pozwala na organizację prestiżowych wydarzeń, umożliwiających skuteczną
promocję Krakowa oraz Małopolski. ICE Kraków niewątpliwie będzie odgrywać coraz
istotniejszą rolę na polskim i europejskim rynku spotkań.
Operatorem ICE Kraków jest Krakowskie Biuro Festiwalowe. Krakowskie Biuro Festiwalowe
prowadzi szeroką działalność w kluczowych obszarach, takich jak: sztuka najnowsza, sztuka
publiczna, film oraz produkcja filmowa, edukacja audiowizualna i filmowa, literatura i promocja
czytelnictwa, media i nowe technologie, działalność wydawnicza i promocyjna, muzyka i
produkcja muzyczna, święta publiczne, taniec, teatr, przemysły kreatywne, przemysły kultury,
przemysł spotkań oraz przemysły czasu wolnego.
Celem projektu, który promować mają produkowane gadżety, wydawnictwo oraz reklamy
prasowe jest promocja Małopolski na arenie międzynarodowej oraz w kraju, jako lidera
przemysłu spotkań w Polsce. Kluczowym działaniem, a zarazem dobrą praktyką w ubiegłych
latach jest łączenie potencjału rządowych i samorządowych instytucji kultury z aktywnością
organizacji pozarządowych oraz lokalnym i międzynarodowym środowiskiem akademickim.
Jako operator Centrum Kongresowego ICE Kraków i zarządca siecią informacji miejskiej
InfoKraków, Biuro styka ze sobą światy kultury i przedsiębiorczości, inicjując kontakty
międzybranżowe i wspomagając zrównoważony rozwój turystyki przyjazdowej i biznesowej w
Krakowie.
Przemysł spotkań należy identyfikować jako branżę spotkań, podróży motywacyjnych,
konwencji i wystaw (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions – MICE), turystykę
biznesową oraz podróże służbowe. Dziedzina ta została zauważona przez miasta i regiony, co
można ocenić przez analizę liczby inwestycji o charakterze konferencyjnotargowym. Lokalne
władze zauważyły możliwość pozyskiwania spotkań i wydarzeń biznesowych dla swoich
regionów, co było metodą na wygenerowanie dodatkowych przychodów i pobudzenie lokalnej
gospodarki oraz jej szeroką promocję.
Potrzeba realizacji projektu wynika z faktu, że oferta Małopolski jako destynacji dla przemysłu
spotkań nie jest wystarczająco rozpoznawalna na arenie międzynarodowej i w kraju.
Prowadzone dotychczas kampanie promocyjne skupiają się przede wszystkim na walorach
kulturowych i przyrodniczych, które choć mogą decydować o uatrakcyjnieniu oferty dla
turystyki biznesowej nie są czynnikami decydującymi o organizacji spotkania na terenie
Małopolski. Natomiast podejmowane działania promocyjne Małopolski i Krakowa jako miejsca
odpowiedniego do realizacji turystyki biznesowej nie mają charakteru kompleksowego i
realizowane są przy niewielkich nakładach finansowych.
Głównym założeniem projektu jest realizacja działań dotyczących promocji oferty gospodarczej
regionu w kraju i za granicą. W projekcie zostanie wykorzystany naturalny potencjał regionu
Małopolski (przede wszystkim: położenie geograficzne, siła Krakowa, dziedzictwo kulturowe)
tak aby stworzyć możliwość rozwijania nowych produktów, które są ukierunkowane do bardziej
szczegółowych grup docelowych, niż turyści indywidualni. Motywem przewodnim niniejszego
projektu jest budowanie wizerunku Małopolski oraz prezentacja jej zasobów i wartości, dzięki
którym Region jest ważnym punktem na mapie międzynarodowego przemysłu spotkań.
8. WYRÓŻNIKI ICE KRAKÓW
Nowoczesny obiekt, przestrzeń dająca możliwość organizacji zarówno dużych konferencji, jak
i widowiskowych wydarzeń kulturalnych.
ICE Kraków jest pozycjonowane jako obiekt klasy premium. Znajduje się w centrum miasta w
bliskim sąsiedztwie Wisły oraz Wawelu. Jest on obiektem prestiżowym, spełniającym
oczekiwania stawiane najnowocześniejszym tego typu obiektom na świecie, także pod względem
akustyki i mechaniki scenicznej. Standard ten przekłada się na najwyższą możliwą jakość
organizowanych tam wydarzeń.
IV. Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
79822500-7 Usługi projektów graficznych
79822300-5 Usługi składania
79823000-9 Usługi drukowania i dostawy
22462000-6 Materiały reklamowe
79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych
22815000-6 Notatniki
V. Termin realizacji zamówienia: czerwiec 2018
VI. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających. Wysokość zamówień
uzupełniających nie przekroczy 50% wartości zamówienia określonej w umowie. Zamówienia
uzupełniające zgodne będą z przedmiotem zamówienia niniejszego postępowania.
VII. Zakres wykluczenia. Z postępowania zostaną wykluczeni wykonawcy powiązani kapitałowo lub
osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w
imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania a wykonawcą, polegające w szczególności
na:
−
−
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej;
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
−
−
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub
pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii
bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
VIII. Kryteriami oceny ofert będą cena (maksymalnie: 40 pkt.) i ocena portfolio wykonawcy
(maksymalnie: 60 pkt.).
IX. Opis sposobu przyznawania punktów w kryterium cena:
liczba punktów badanej oferty = (C min /C bad ) x 40 pkt:
C min – najniższa zaoferowana cena
C bad – cena oferty badanej
X. Opis sposobu przyznawania punktów w kryterium ocena portfolio wykonawcy:
1. Ocena portfolio wykonawcy zostanie dokonana przez komisję w sześcioosobowym składzie.
2. Oferta oceniana będzie w kategoriach: estetyka zaprezentowanych w portfolio projektów
graficznych (max. 20 pkt.), typografia i skład (max. 20 pkt.), dobór gadżetów i dopasowanie ich
do specyfiki klienta (max. 20 pkt).
3. Członkowie komisji ocenią ofertę w każdej z kategorii wymienionych w punkcie b) w skali 0-20,
gdzie 0 jest oceną najniższą, a 20 najwyższą. Ostateczna ocena danej kategorii będzie średnią
arytmetyczną ocen każdego z członków komisji.
4. Ocena portfolio wykonawcy będzie sumą ostatecznej oceny każdej z kategorii:
ocena portfolio = E + T + G
gdzie:
E = (E 1 + E 2 + E 3 + E 4 + E 5 + E 6 )/6 ; E – estetyka zaprezentowanych w portfolio projektów
graficznych, E 1 do E 6 – oceny poszczególnych członków komisji w kategorii estetyka
zaprezentowanych w portfolio projektów graficznych;
T = (T 1 + T 2 + T 3 + T 4 + T 5 + T 6 )/6 ; T – typografia i skład, T 1 do T 6 – oceny poszczególnych członków
komisji w kategorii typografia i skład
G = (G 1 + G 2 + G 3 + G 4 + G 5 + G 6 )/6 ; G – dobór gadżetów i dopasowanie ich do specyfiki klienta,
G 1 do G 6 – oceny poszczególnych członków komisji w kategorii dobór gadżetów i dopasowanie
ich do specyfiki klienta
XI. Ofert należy składać w formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected] do
dnia 23 września 2016 r. do godz. 23:59. Oferty składane po wyznaczonym terminie nie będą
rozpatrywane.
XII. Oferty powinny zawierać co najmniej następujące dokumenty:
− formularz oferty
− oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy w okolicznościach określonych
w pkt VII
− portfolio wykonawcy w wersji elektronicznej, które musi zawierać przykłady zrealizowanych
projektów graficznych i składu do druku wydawnictw (minimum 3 projekty), projekty
graficzne identyfikacji wizualnej (minimum 3 projekty) oraz przykłady produkowanych
gadżetów reklamowych (minimum 3)
XIII. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia zapytania i rezygnacji z realizacji
zamówienia, lub jego części, w szczególności w sytuacji niezawarcia umowy o dofinansowanie
projektu lub zawarcia w ograniczonym do wniosku zakresie.
XIV. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty
w następujących okolicznościach:
-
zmiany zakresu przedmiotowego umowy;
-
zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego w szczególności ze zmiany zakresu
przedmiotowego umowy;
-
zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;
-
zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy.