warunki techniczne

WGN.6810.39.2013
Załącznik Nr1
WARUNKI TECHNICZNE
na wykonanie prac związanych z modernizacją ewidencji gruntów i budynków miasta Łomży.
Przedmiot opracowania :
Modernizacja ewidencji gruntów i budynków miasta Łomży
Informatyzacja materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego obejmuje wykonanie
komputerowych kopii materiałów zasobu ewidencji gruntów i budynków poprzez ich zeskanowanie i
archiwizacje w systemie TurboEwid v.7.8
Podstawa prawna: ustawa z dnia 4 marca 2010 o infrastrukturze informacji przestrzennej /Dz. U z 2010r. Nr
76. poz. 489. /
Zakres prac objętych zamówieniem:
Przedmiot zamówienia obejmuje zeskanowanie dokumentów a następnie ich informatyczne opracowanie
i archiwizacje w systemie TurboEwid.
Dokumentów prawnych zgromadzonych w formie dowodów zmian prowadzonej ewidencji gruntów
miasta Łomży w latach od 2012 do końca czerwca 2013 jest 37 segregatorów (2091 dowodów zmian) około
13 000 kart. 90% format A4
W rozbiciu na obręby ewidencyjne od Łomża 1 do Łomża 5
Dokumenty skutkujące zmiany w prowadzonej ewidencji gruntów zbroszurowane są w sztywnych
segregatorach według podziału na obręby ewidencyjne. W segregatorach dominującym ilościowo formatem
jest format A-4, nie mniej występują w niewielkiej ilości formaty większe od A-4, jak również dokumenty
zszyte w formie operatu technicznego przewidzianego dla organu prowadzącego ewidencje gruntów.
Wielkość pracy określono liczbą stron rozliczeniowych , przeliczonych do formatu A4.
I. Informatyzacja prowadzonej ewidencji gruntów poprzez zeskanowanie archiwalnych dokumentów
w postaci „dowodów zmian” zgromadzonych w latach 2012 do końca czerwca 2013
II. Archiwizacja zeskanowanych dokumentów poprzez włączenie ich do informatycznego zasobu
prowadzonego w systemie TurboEwid.
III. Introligatorska oprawa archiwalnych dokumentów skutkujących zmiany w prowadzonej ewidencji
gruntów i budynków
Ad I. Technologia wykonania zamówienia z zakresu informatyzacji części ewidencji gruntów dotyczącej
zeskanowania archiwalnych dokumentów.
1. Informatyzacja materiałów obejmuje:
a/ wykonanie numerycznych kopii wszystkich stron
b/ czyszczenie kopii
c/ zapis zeskanowanych dokumentów do struktury katalogowej
Wszystkie zeskanowane dokumenty zapisane zostaną jako osobny plik w strukturze katalogowej w
postaci plików TIFF. Struktura katalogów zeskanowanych dokumentów zostanie opracowana przez
Wykonawcę zamówienia i uzgodniona z Zamawiającym. Nazwa pliku rastrowego będzie wynikała z rodzaju
skanowanego dokumentu, typu dokumentu, daty wprowadzenia.
1
2. Skanowanie należy przeprowadzić z zachowaniem kolorów dokumentu oryginalnego w następujący
sposób:
a/ dokumenty zeskanować z minimalną rozdzielczością 200 DPI, w skali 256 kolorów dla dokumentów
kolorowych, w skali 2 kolorów dla dokumentów czarno-białych. Zapis wszystkich zeskanowanych
dokumentów w formacie plików tif (tiff) z wykonaną kompresją cit4 z uwzględnieniem optymalnych
wielkości plików wynikowych.
b/ dokumenty uszkodzone (podarte, pogięte) muszą zostać przygotowane do skanowania w sposób, który
nie doprowadzi do zniszczenia przy ich przetwarzaniu (np. podklejenie oryginału, wykonanie
kserokopii, skanowanie na szybie).
c/ mapy i szkice, na których kolor odgrywa istotną rolę należy zeskanować w kolorze, natomiast pozostałe
dokumenty do obrazu jednobitowego lub w razie konieczności (w przypadku złej jakości materiału
źródłowego) w kolorze.
d/ każdy zeskanowany dokument musi tworzyć jeden obraz – nie jest dopuszczalne dzielenie obrazu na
części. W przypadku ewentualnego łączenia fragmentów w fazie obróbki, w powstałym obrazie całości
nie mogą być widoczne miejsca styków (łączeń). Jeżeli dokumenty podlegające skanowaniu składają się
z więcej niż jednej strony, każda strona musi być odrębnie zapisana a wszystkie strony dokumentu winny
tworzyć jeden plik rastrowy.
3. Wykonane kopie muszą być wyraźne i czytelne, posiadać bardzo dobrą ostrość i jakość w każdym miejscu,
czytelność co najmniej taka sama jak oryginału – rozdzielczość co najmniej 200dpi. Tworzone dokumenty
muszą zostać poddane obróbce, która pozbawi je wszelkich zabrudzeń, szumów, zlewek i innych
zniekształceń spowodowanych słabą jakością skanowanego oryginału.
4. Szczegółowo uwagę należy zwrócić na kopiowanie dokumentów wypłowiałych, mało kontrastowych,
z ciemnym tłem, np. sporządzonym jasnym ołówkiem na papierze przebitkowym. Podczas skanowania
stron połączonych np. w tomie, pod każdą kartkę należy podłożyć białe tło eliminujące przebicia treści stron
następnych.
5. Zeskanowane dokumenty w stosunku do oryginałów muszą zachować proporcje wymiarów i nie posiadać
zniekształceń i deformacji. Dokumenty zawierające istotne elementy treści wyróżnione w kolorze powinny
zostać zarchiwizowane z zachowaniem oryginalnych kolorów. Pozostałe dokumenty należy zarchiwizować
w postaci czarno-białej.
6. Zeskanowane pliki w ustalonym formacie i strukturze należy zapisać na cyfrowym nośniku danych DVD
w postaci oryginału i kopii.
7.Warunkiem przyjęcia wykonanej pracy przez zamawiającego jest zachowanie czytelności
zarchiwizowanych dokumentów nie mniejszej niż na dokumentach źródłowych.
Ad II. Technologia wykonania archiwizacji zeskanowanych dokumentów poprzez włączenie ich do
informatycznego zasobu prowadzonego w systemie TurboEwid.
- zeskanowane dokumenty i zapisane w formie pliku informatycznego z rozszerzeniem tif z wykonaną
kompresją CIT4 należy podłączyć opcją programową „ Dokumentacja powiązana” do zakładki
informatycznej „Dziennik dokumentów przychodzących”. Przy wywołaniu opcji dokumentacja powiązana
wyskakuje okienko programowe zatytułowane atrybuty piku. W pojawiającym się okienku „atrybuty pliku” w
zakładce rodzaj dokumentu należy używać wpisów tego samego nazewnictwa (słownika) jaki jest używany
dla opisu rodzaju dokumentu przy wprowadzanych zmianach do aktualizowanego operatu ewidencji gruntów
i budynków. Nazwa rodzaju dokumentu skutkującego zmianę zapisu w prowadzonej ewidencji gruntów
i budynków jak również nazwa rodzaju dokumentu użyta jako atrybut w podłączanym pliku winna być
identyczna.
Włączenie do zasobu prowadzonej ewidencji gruntów i budynków wykonanych kopii informatycznych
dokumentów z akt zwanych dowodami zmian należy wykonać bez potrzeby zatrzymywania prowadzonej
bazy danych. Wyszczególnione prace należy wykonać w siedzibie zamawiającego w którym znajduje się
prowadzona baza danych.
Ad III. Introligatorska oprawa dokumentów zgromadzonych w aktach prowadzonej ewidencji gruntów
i budynków zwanych „dowodami zmian”.
Dokumenty zgromadzone w 37 segregatorach należy oprawić metodą introligatorską w odrębne tomy
dokumentów (najmniej 37tomów). Zawartość tomu winna być trwale zszyta i oprawiona w sztywne okładki.
2
Na grzbiecie tomu należy umieścić trwały opis (np. tłoczony w innym kolorze niż okładka) zawierający
nazwę obrębu oraz zakres zgromadzonych w nim zmian, np.: „ 2012 Łomża 3 zm. od 1 do zm. 20 ”.
IV. Skompletowanie sporządzonych opracowań oraz wykorzystanych materiałów.
Dokumenty po zeskanowaniu powinny być doprowadzone do stanu pierwotnego, wszystkie strony operatu
( rejestrów, ksiąg) powinny być ułożone w kolejności w jakiej występują w spisie zawartości.
Zamawiający otrzyma od Wykonawcy roboty:
a/ sprawozdanie techniczne
b/ wykaz zeskanowanych dokumentów
c/ dwa komplety płyt DVD dostarczone przez zamawiającego, zawierające wszystkie pliki graficzne
i tekstowe kopii zeskanowanych materiałów w strukturze katalogów i plików wcześniej opisanej.
d/ jeden komplet płyt DVD z oryginalnymi rastrami po zeskanowaniu przed ich obróbką.
V. W sprawach nie uregulowanych niniejszymi warunkami technicznymi oraz w stosunku do problemów
wynikłych w trakcie roboty, sposób wykonania prac technicznych należy uzgodnić z Powiatowym
Ośrodkiem Dokumentacji geodezyjnej i Kartograficznej w Łomży.
Sporządził:
Kierownik Powiatowego Ośrodka
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łomży
mgr inż. Jerzy Kowalewski
zatwierdził:Krzysztof Jarzyło
Wydział Gospodarowania Nieruchomościami
Miasto Łomża
3