1.3. Struktura zapasu

Spis treści
Przedmowa
7
Symbole zastosowane w podręczniku
8
Rozdział 1. Gospodarka zapasami
1.1. Przyczyny gromadzenia zapasów
1.2. Klasyfikacja zapasów
1.3. Struktura zapasu
1.4. Cykl życia produktu a wielkość gromadzonego zapasu
9
10
16
23
31
Rozdział 2. Zarządzanie zapasami
2.1. Selektywne zarządzanie zapasami – Analiza ABC
2.2. Analiza XYZ
2.3. Analiza ABC i XYZ
2.4. Zasady i strategie zarządzania zapasami wynikające z analizy ABC
37
38
49
52
55
Rozdział 3. Popyt i poziom obsługi klienta
3.1. Poziom obsługi klienta
3.2. Analiza zmienności i wielkości zapotrzebowania
– jak określić charakter popytu?
3.3. POK1, POK2
63
64
Rozdział 4. Metody prognozowania logistycznego
4.1. Prognozowanie – zasady i wytyczne
4.2. Proces budowy i zastosowania opracowanych prognoz
4.3. Metody ilościowe prognozowania dla popytu stałego
4.4. Metody ilościowe prognozowania dla popytu o charakterze trendu
4.5. Metody ilościowe prognozowania dla popytu sezonowego
4.6. Śledzenie błędu prognozy
3
67
85
91
92
98
102
114
118
125
SPIS TREŚCI
Rozdział 5. Systemy sterowania zapasami SCS
(Stock Control Systems)
5.1. Założenia modelowe systemów sterowania zapasami
5.2. System ciągłego przeglądu
5.3. System okresowego przeglądu
5.4. System min-max
5.5. System wizualny zamawiania – system dwóch skrzynek
5.6. System zapasu jednookresowego
133
134
137
148
159
161
163
Rozdział 6. Wprowadzenie do zarządzania magazynem
6.1. Magazyn i magazynowanie
6.2. Funkcje i zadania realizowane przez magazyny
w systemie logistycznym
6.3. Opakowania i oznakowania w gospodarce magazynowej
6.4. Zasoby ludzkie w gospodarce magazynowej
166
167
Rozdział 7. Procesy magazynowe – krok po kroku
7.1. Procesy magazynowe
7.2. Przyjęcie towaru
7.3. Składowanie
7.4. Kompletowanie
7.5. Wydanie towaru
7.6. Inwentaryzacja
189
190
191
201
204
207
212
Rozdział 8. Rozmieszczenie towaru w magazynie
8.1. Obszary magazynowe – strefy i układy w magazynie
8.2. Moduł magazynowy
8.3. Metody rozmieszczania zapasu w strefie składowej
222
223
227
231
Rozdział 9. Wyposażenie techniczne w procesie magazynowania
9.1. Klasyfikacja wyposażenia
9.2. Dobór wyposażenia do wykonywania czynności magazynowych
w systemie ręcznym
9.3. Dobór wyposażenia do wykonywania czynności magazynowych
w systemie zmechanizowanym
9.4. Dobór wyposażenia specjalnego
9.5. Fronty załadunkowe i wyładunkowe
242
243
4
173
178
184
248
251
262
266
Spis treści
Rozdział 10. Planowanie pracy i analiza efektywności pracy
magazynu
10.1. Ocena gospodarki magazynowej
10.2. Analiza zagospodarowania zapasów na podstawie mierników
efektywności
10.3. Analiza wskaźnikowa pracy magazynu
10.4. Zapobieganie błędom i marnotrawstwu – analiza procesowa
pracy magazynu
10.5. Analiza kosztów magazynowych
Rozdział 11. Automatyzacja procesów magazynowych
11.1. Elektroniczna wymiana danych
11.2. Automatyczna identyfikacja
11.3. System zarządzania magazynem WMS
(Warehouse Management System)
272
273
275
286
296
300
306
307
311
316
Tablica 1.
Tablica 2.
Bibliografia
323
5
1.3. Struktura zapasu
1.3. Struktura zapasu
W tej części zwrócono uwagę na strukturę zapasu utrzymywanego
w przedsiębiorstwach. Dla każdej pozycji asortymentowej można
wydzielić zapas rotujący i zapas nierotujący (rys. 1.9).
Zapas
Zapas całkowity
Zapas cykliczny
(rotujący)
Zapas
zabezpieczający
(nierotujący)
Czas
Rys. 1.9. Zapas rotujący i nierotujący
Zapas rotujący jest regularnie wykorzystywany do produkcji lub sprzedaży.
Określić go można jako zapas systematycznie pobierany i cyklicznie uzupełniany w toku zaspokajania bieżących potrzeb. Jest uzasadniony ekonomicznie,
istotny i niezbędny do właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poziom
zapasu cyklicznego wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia.
Jeśli zapasy rotują, nazywane są zapasami cyklicznymi (cycle stock). Tworzy się je w celu bieżącego i przyszłego wykorzystania. Wielkość zapasu cyklicznego zależy od wielkości otrzymanej dostawy. Wielkość ta może wynikać
z ograniczeń pojemności (ładowności) środka transportu zewnętrznego lub
wielkości minimalnych zamówień/dostaw narzuconych przez dostawcę. Nie
analizowano tu wielkości popytu lub pojemności magazynu.
23
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami
Zapas cykliczny nazywany jest bieżącym, rotującym lub obrotowym. To zapas utrzymywany przez przedsiębiorstwo, wynikający z cyklicznie powtarzających się dostaw (uzupełnień zapasu) i systematycznych pobrań. Jest on
regularnie wykorzystywany.
Im mniejszy zapas cykliczny średni, tym mniejsze są zapasy średnio
utrzymywane w magazynie, a więc – tym większe oszczędności.
Im mniejsza wielkość dostawy, tym mniejszy zapas cykliczny średni.
Jeśli zużycie zapasu jest równomiernie rozłożone w czasie, to wielkość średniego zapasu cyklicznego stanowi połowę dostawy (rys. 1.10). Jeśli natomiast dostawy są różnej wielkości, to należy wpierw obliczyć średnią wielkość dostaw,
a następnie określić zapas cykliczny średni. Przedstawia to wzór:
Zc =
1
Q ,
2
w którym:
Zc – zapas cykliczny średni,
Q – średnia wielkość dostawy.
Zapas
Wielkość
dostawy
Zapas cykliczny
średni
Zapas
zabezpieczający
Czas
Rys. 1.10. Zapas cykliczny średni
24
1.3. Struktura zapasu
Korzystne dla każdego przedsiębiorstwa jest rozwiązanie, które pozwoli na
zmniejszenie wielkości dostawy i zapasu cyklicznego średniego.
Przeanalizuj przykład 1.1.
Przedsiębiorstwo handlowe działa na terenie dwóch województw. Menedżer
zarządza oddziałem handlowym oraz magazynem towarów. Planuje wielkość
sprzedaży, a co za tym idzie – wielkość potrzeb towarowych. Renegocjuje on
warunki dostaw z dostawcą towaru. Dostawca proponuje zmienić dotychczasowy harmonogram dostaw – jednej dostawy na miesiąc – na wariant jednej
dostawy na dwa tygodnie. Menedżer przeanalizował dwie sytuacje:
1. sytuacja dotychczasowa – dostawa realizowana raz na cztery tygodnie
w ilości 120 jednostek paletowych,
2. sytuacja potencjalna – dostawa realizowana raz na dwa tygodnie w ilości
60 jednostek paletowych.
Analizę przeprowadził na bazie danych z ostatniego kwartału.
Tabela do przykładu przedstawia zapotrzebowanie na towar
Miesiąc
1
2
3
Tygodnie
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
zapotrzebowanie
tygodniowe
(jednostki paletowe)
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
11
12
Tabela do przykładu – analiza porównawcza
Miesiąc
Tygodnie
1
1
2
2
3
4
5
6
3
7
8
9
Wariant 1 – sytuacja dotychczasowa
dostawy
120
(jednostki paletowe)
zapas cykliczny
średni
(jednostki paletowe)
120
Zc =
1
2
Q
120
60
25
10
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami
Wariant 2 – sytuacja potencjalna
dostawy
(jednostki paletowe)
zapas cykliczny
średni
(jednostki paletowe)
60
60
Zc =
1
2
60
60
Q
60
60
30
Przykład pokazuje, że menedżerowi warto renegocjować dotychczasową umowę i przyjąć proponowane warunki dostaw w odstępach dwutygodniowych.
Jest to wariant lepszy, gdyż zapewnia mniejszy zapas cykliczny. Nie przeanalizowano tu jednak, jak zmiana wielkości dostawy wpłynie na koszty transportu
towaru.
Zapas utrzymywany na bieżąco w magazynie nazywany jest zapasem dysponowanym Zd (blocked stock), zapasem wolnym (free stock) lub aktualnie składowanym w magazynie (rys. 1.11).
Zapas
Zapas
dysponowany
w chwili T1
Partia pobrania
Partia dostawy
Zapas maksymalny
Średni zapas
magazynowy
T1
T2
T3
T4
T5
Zapas
informacyjny
Zapas
zabezpieczający
Czas
Cykl realizacji zamówienia
Rys. 1.11. Zapas dysponowany w momencie T oraz inne poziomy zapasów
Na rysunku 1.11 zaprezentowano również inne ważne poziomy zapasów. Są
nimi:
„ zapas zabezpieczający Zz (safety stock),
„ zapas informacyjny Zinf (reorder stock) oraz
„ zapas maksymalny Zmax (maximum stock level, maximum stock).
Każdy z nich spełnia określoną funkcję.
26
1.3. Struktura zapasu
Zapas zabezpieczający nazywany jest zapasem minimalnym: powinien być zawsze dostępny. Zapewnia on ciągłość działalności przedsiębiorstwa i chroni
przed losowymi sytuacjami (np. opóźnieniem dostawy, niedoborem zapasu
w magazynie dostawcy).
Zapas informacyjny określa, w którym momencie należy złożyć zamówienie
na kolejną dostawę. Informuje także, że zapas dysponowany ulega zmniejszeniu do poziomu ryzykownego i może nastąpić jego niedobór.
Zapas maksymalny nawiązuje do liczby przydzielonych miejsc składowych
w magazynie dla konkretnej pozycji asortymentowej. Jest określony, aby nie
zamawiać i nie gromadzić więcej dóbr niż jest miejsca w magazynie.
Średni zapas magazynowy określa przeciętną liczbę zapasu przechowywanego
w magazynie. Zależy od wielkości magazynowanego zapasu dysponowanego.
Zapasy zabezpieczający, informacyjny i maksymalny są określane na podstawie
specjalnych modeli, które jednocześnie służą do zarządzania zapasami. Zostaną zaprezentowane w dalszej części podręcznika.
Na rysunku 1.11 zaznaczono także zapas dysponowany w momencie T1.
W momencie T2 zapas dysponowany jest równy zapasowi informacyjnemu.
To sygnał, który wskazuje, że należy złożyć zamówienie na dane dobro u dostawcy. Od momentu złożenia zamówienia do momentu przekazania towaru klientowi upływa tzw. cykl realizacji zamówienia (supplier’s lead time).
W momencie T3 zapas zostaje uzupełniony.
Cykl realizacji zamówienia to czas, który obejmuje prace administracyjne
związane z obsługą zamówienia oraz prace fizyczne związane z załadunkiem, transportem i rozładunkiem zamówionych towarów. Nazywany jest
także czasem uzupełniania zapasów.
Zapas jest sukcesywnie zużywany (pobierany) oraz zamawiany i uzupełniany
(rys. 1.11). Dostawa jest wielokrotnie większa od wielkości jednorazowego
pobrania. Zaprezentowany graficznie cykl zużycia i odnowy zapasu dotyczy
przedsiębiorstw, w których zapotrzebowanie na dane dobro jest rozłożone
w czasie. Nie obowiązuje natomiast przedsiębiorstw, które gromadzą zapas
pod konkretne i jednorazowe zlecenia.
W praktyce zdarza się, że utrzymywany zapas jest większy niż bieżące potrzeby.
Jest on uzasadniony ekonomicznie, pod warunkiem że dotyczy zapasu antycypacyjnego. Do zapasów uzasadnionych zalicza się w takim razie zapasy speku27
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami
lacyjne (kupowane i utrzymywane w nadmiarze), zapasy sezonowe (dostępne
na rynku przez określony czas, a gromadzone w celu zaspokojenia wahań sezonowych popytu) i zapasy promocyjne.
W przedsiębiorstwach utrzymywany jest zapas określany jako nierotujący. Nie
jest on regularnie wykorzystywany. Jest to w założeniu teoretycznym zapas
zabezpieczający. Ten zapas (zabezpieczający) jest uzasadniony potrzebą zabezpieczenia ciągłości wytwarzania i sprzedaży w przedsiębiorstwie.
Problemem i znacznym obciążeniem wielu przedsiębiorstw stają się zapasy nierotujące i jednocześnie zapasy nieuzasadnione. Do grupy zapasów nieuzasadnionych (nieprawidłowych) zaliczyć można zapasy nadmierne i zapasy zbędne.
Zapasy nadmierne to takie, których przedsiębiorstwo nie jest w stanie lub nie
może wykorzystać na własne potrzeby. Zapasy nadmierne są pełnowartościowe, chociaż ich wielkość przekracza normę. Ich utrzymywanie nie jest uzasadnione ustalonym przez menedżerów poziomem obsługi klienta. Zapasy te
często są efektem nadprodukcji, błędnych prognoz lub błędnych decyzji, np.
zamawianie towaru „na magazyn”. Zapasy nadmierne powstają niekiedy w rezultacie błędnych decyzji i dokonywania niewłaściwych (ilościowo zawyżonych) zakupów. Magazynowanie zapasów nadmiernych podnosi niestety koszty operacyjne przedsiębiorstwa. To sprawia, że zapasy nadmierne są znacznym
ciężarem finansowy dla przedsiębiorstwa; zamrażają pieniądze, które mogłyby
przynieść odsetki na rachunku bankowym. Dlatego też w interesie firmy jest
jak najszybsze pozbycie się ich.
Zapasy nadmierne to nieuzasadnione zapasy utrzymywane w zawyżonej
ilości.
Zapasy nieuzasadnione to również zapasy zbędne. Były one kiedyś wykorzystywane, lecz utrzymywane w nadmiarze, przestały być użyteczne. Nie znajdują już zastosowania w działalności przedsiębiorstwa.
Zapasy zbędne to zapasy nieprzydatne w procesie produkcji lub sprzedaży.
Rozpoznanie przyczyn powstawania zapasów zbędnych i nadmiernych ma
istotne znaczenie dla przeciwdziałania dalszemu ich gromadzeniu.
W strukturze zapasów zapas nieuzasadniony jest najbardziej niepożądany.
Określony jest wzorem:
28
1.3. Struktura zapasu
Zn = Zc – Zcr – Zz,
w którym:
Zn – zapas nieuzasadniony (zbędny i w nadmiarze),
Zc – zapas całkowity,
Zcr – zapas cykliczny (rotujący),
Zz – zapas zabezpieczający.
Przeanalizuj przykład 1.2.
Alternatywą kapitału zamrożonego w zapas może być ulokowanie gotówki na
lokacie bankowej. W ten sposób można określić koszty utraconych korzyści.
Koszty te porównuje się z odsetkami możliwymi do uzyskania w banku.
Przedsiębiorstwo zamroziło kapitał w zapasach o wartości 40 000 PLN na
dwa miesiące. W banku na lokacie dwumiesięcznej przedsiębiorstwo mogłoby otrzymać odsetki rzędu 5 proc. w skali roku. Określimy koszt utraconych
korzyści.
Krok 1. Obliczenie odsetek wynikające z oprocentowania
0,05/6 = 0,0083
Odsetki w skali roku wynoszą 5%. Dwa miesiące stanowią jedną szóstą roku.
Żeby uzyskać rzeczywiste oprocentowanie z lokaty na dwa miesiące należy ten
procent podzielić przez 6. Daje to wynik 0,0083.
Krok 2. Obliczenie kosztu utraconych korzyści
0,0083 y 40 000 = 332 PLN
Rzeczywiste oprocentowanie należy pomnożyć przez wartość zamrożonego
kapitału. Koszt utraconych korzyści stanowią odsetki bankowe w wysokości
332 PLN. Zaprezentowany przykład jest najprostszym sposobem wyliczenia
utraconych korzyści.
Koszty te można wyliczyć w odniesieniu do korzyści z przedsięwzięcia, które przedsiębiorstwo mogłoby uzyskać. Należy brać pod uwagę,
że zapasy mogą być finansowane z zaciągniętego kredytu. W takim
przypadku dodatkowo należy uwzględnić, ile kosztuje przedsiębiorstwo taki kredyt.
29
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami
Czy można zmniejszyć lub wyeliminować zapas nadmierny i zbędny? Można,
lecz nie jest to proste. Oto przykładowe działania:
„ obniżenie ceny pozycji asortymentowych przeznaczonych na sprzedaż (typowe działanie w przypadku sklepów i przedsiębiorstw dystrybucyjnych),
„ dołączenie pozycji asortymentowych do innych produktów jako element
promocji,
„ przekazanie zapasów w postaci darowizny rzeczowej,
„ utylizowanie zapasów (np. złomowanie),
„ zamieszczenie informacji o wyprzedaży zapasów na stronie internetowej
przedsiębiorstwa, na internetowych aukcjach lub przetargach, korzystanie
z internetowych portali pośrednictwa w sprzedaży,
„ poznanie metod i sposobów efektywnego planowania zapasów.
Należy się upewnić, że wielkość zapasów jest wystarczająca dla potrzeb przedsiębiorstwa (produkcji i sprzedaży). Warto unikać utrzymywania nadwyżek
zapasów.
Zapas w nadmiarze i zapas zbędny przynoszą straty przedsiębiorstwu.
Zapasy nieuzasadnione (nadmierne i zbędne) powodują wzrost kosztów. W skrajnych przypadkach mogą doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorstwa ponoszą (oprócz zamrożonego kapitału) koszty ubezpieczenia
tego zapasu. Im poziom utrzymywanych zapasów większy, tym wyższe koszty
ubezpieczenia. Wielkość ubezpieczenia (jego koszt) jest zależna od ubezpieczyciela, który bierze pod uwagę wartość zapasów. Jeśli więc przedsiębiorstwo
ponosi bardzo wysokie koszty ubezpieczenia, powinno przemyśleć i podjąć
działania minimalizujące poziom zapasów.
Pytania do przemyślenia
1. Czy zapas zabezpieczający jest uzasadniony? Skomentuj odpowiedź.
2. W jaki sposób można zmniejszyć lub pozbyć się zapasów nierotujących i nieuzasadnionych?
3. Jakie są sposoby określania kosztów utraconych korzyści?
30