Jak zgodnie z prawem zatrudniać i zwalniać pracowników

Jak zgodnie z prawem zatrudniać i zwalniać pracowników
PRAKTYCZNY PORADNIK DLA PRACODAWCÓW
Kraków, aktualizacja 2016
1
Spis treści
I.
II.
III.
IV.
V.
Rekrutacja pracowników
1.
Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów
2.
Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego
a.
Dokumenty kandydatów i ich wykorzystywanie
b.
Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych
Zawarcie umowy o pracę
1.
Rodzaje umów o pracę
2.
Elementy umowy o pracę
3.
Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę
Porządek i dyscyplina pracy pracowników
1.
Procedura nakładania kar porządkowych
2.
Kontrola procesów pracy
3.
Kontrola trzeźwości
Rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą
1.
Potrącenia
2.
Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń
a.
Błąd pracodawcy
b.
Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej
Rozwiązanie umowy o pracę
1.
Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem
2.
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia
3.
Prawa i obowiązki pracodawcy związane z wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy
o pracę
2
Wstęp
Poradnik przeznaczony jest dla pracodawców, niezależnie od tego, czy zatrudniają jednego
pracownika, czy też posiadają złożoną organizację z liczną kadrą.
I.
Rekrutacja pracowników
Wielokrotnie wewnętrzne procedury korporacyjne lub też wymagania obsługiwanych przez
pracodawców klientów wymagają pozyskania jak największej ilości informacji o kandydatach do
pracy. Powstaje wówczas problem, jak daleko pracodawca może ingerować w sferę prywatności
kandydatów do pracy, nie narażając się jednocześnie na naruszenie ich praw oraz dóbr osobistych.
1.
Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów
Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania następujących informacji:
a.
imienia (imion) i nazwiska,
b.
imion rodziców,
c.
daty urodzenia,
d.
miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
e.
wykształcenia,
f.
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
g.
innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci
pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez
pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
h.
numeru PESEL pracownika,
i.
innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika
z odrębnych przepisów.
Wskazane powyżej punkty a-i nie wymagają dodatkowego wyjaśnienia, dlatego w tym miejscu
omówimy kwestię innych danych osobowych w kontekście najczęściej pojawiających się problemów
praktycznych.

Żądanie od kandydatów do pracy przedstawienia informacji o karalności.
Pracodawca ma prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone
zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do
którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych,
a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego
zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
3
Dotyczyć to może zatem przede wszystkim pracowników samorządowych, służby cywilnej, nauczycieli
mianowanych i dyplomowanych, prokuratorów, sędziów, policjantów, agentów celnych,
detektywów, ochroniarzy osób i mienia, a także taksówkarzy.

Żądanie od kandydatów do pracy przedstawiania informacji o posiadanych uprawnieniach do
dostępu do informacji niejawnych.
Jeżeli pracodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma do czynienia z informacjami
niejawnymi lub świadczy usługi z wykorzystaniem informacji niejawnych albo na rzecz podmiotów
przetwarzających informacje niejawne, zaś rekrutacja dotyczy stanowiska, na którym odbywa się ich
wykorzystanie, może wymagać od kandydatów do pracy informacji o posiadaniu przez nich
uprawnień do dostępu do informacji niejawnych – tzw. poświadczenia bezpieczeństwa.
2.
Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego
a.
Dokumenty kandydatów i ich wykorzystywanie
Pracodawca może żądać od kandydata następujących dokumentów:

wypełnionego kwestionariusza osobowego – w tym przypadku należy pamiętać, że
pracodawca może żądać wypełnienia wyłącznie tych pozycji, które obejmują dane wskazane
w pkt 1 powyżej. Nie obejmują one ani zdjęcia kandydata, ani jego sytuacji rodzinnej;

świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających
okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym,
w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie;

dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania
oferowanej pracy;

świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu
przygotowania zawodowego;

orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku;

innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
(zaświadczenie o niekaralności, poświadczenie bezpieczeństwa).
Kandydat może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia
zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy
zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym
ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych
uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Należy również pamiętać, że zgoda kandydata na przetwarzanie innych danych osobowych, jeżeli nie
została podjęta z jego inicjatywy i swobodnie, nie legalizuje zachowania pracodawcy żądającego
podania tych informacji.
4
Odnośnie przechowywania dokumentów, wskazujemy, iż nie ma obowiązku przechowywania
dokumentów z rekrutacji. Dokumenty takie zakwalifikowane są do grupy Bc. Symbolem tym oznacza
się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest
przekazywana na makulaturę.
Należy jednak pamiętać, że zawierają one dane osobowe kandydatów, które podlegają ochronie.
Pracodawca (jako administrator danych) jest oczywiście obowiązany zastosować środki
zabezpieczające dane osobowe (w tym przed udostępnieniem danych osobom nieupoważnionym).
Co więcej, zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dane osobowe kandydatów
przesłane na potrzeby rekrutacji powinny być po jej zakończeniu zniszczone lub odesłane osobom,
które ostatecznie nie zostały zatrudnione.
b.
Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych
Nagranie kandydata bez jego wiedzy lub zgody narusza konstytucyjne prawa jednostki, takie jak
prawo do tajemnicy komunikowania się i do ochrony prywatności. Sankcje bezprawnego naruszenia
praw jednostki przewiduje Kodeks cywilny, w szczególności w postaci konieczności zapłaty
odszkodowania lub zadośćuczynienia.
Aby móc zgodnie z prawem nagrywać rozmowy rekrutacyjne należy w szczególności uprzednio
poinformować kandydata o takiej możliwości, a najpewniejszym rozwiązaniem będzie uzyskanie od
niego pisemnej zgody.
Niezależnie
od
powyższego
zalecanym
rozwiązaniem
jest
również
umieszczenie
w ogłoszeniu/komunikacie o rekrutacji adnotacji o przykładowej treści „pracodawca zastrzega
możliwość nagrywania rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzanych z kandydatami do pracy” oraz
wskazać jako wymagane dokumenty aplikacyjne przedłożenie oświadczenia w przedmiocie zgody na
utrwalanie procesu rekrutacji i wykorzystywanie zapisu na jego potrzeby.
II.
Zawarcie umowy o pracę
Na wstępie podkreślamy, że umowę o pracę niezależnie od jej rodzaju, zawiera się na piśmie.
Powyższe dotyczy również jej zmian, aneksów, porozumień, oświadczeń o rozwiązaniu etc.
Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie
obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów
obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze
stron i jest przez nią podpisany.
Wymaganie zachowania własnoręcznego podpisu nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny,
a jedynie odtworzony za pomocą skanera, ksero, faksu itp.
1.
Rodzaje umów o pracę
a.
Umowa na okres próbny
5
Umowa ta ma na celu przede wszystkim sprawdzenie przydatności pracownika dla pracodawcy.
Może ona być zawarta maksymalnie na okres trzech miesięcy i może poprzedzać każdą inną umowę
o pracę. Umowa na okres próbny nie podlega sumowaniu z umowami zawartymi na czas określony.
Umowa ta rozwiązuje się z chwilą upływu czasu, na jaki została zawarta, chyba że zostanie przed tym
terminem wypowiedziana przez którąkolwiek ze stron.
Jeżeli umowa na okres próbny zawarta jest na czas dłuższy niż jeden miesiąc, a pracownica będzie
w ciąży, to pracodawca nie może ani wypowiedzieć umowy ani jej rozwiązać. Jeśli umowa uległaby
rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy, ulegnie przedłużeniu do dnia porodu.
b.
Umowa na czas określony
Zawieranie umów na czas określony podyktowane jest najczęściej mniejszym formalizmem przy jej
rozwiązywaniu. Jeżeli bowiem umowę zawarto na czas określony pracodawca nie musi w odróżnieniu od wypowiadania umowy na czas nieokreślony - wskazywać przyczyn, jakie legły
u podstaw jego decyzji.
Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi
samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów na czas
określony nie może przekraczać trzech. Aneksowanie dotychczasowej umowy i przedłużanie jej
okresu obowiązywania traktowane jest jako zawarcie nowej umowy.
W przypadku zawarcia czwartej umowy na czas określony, lub gdy łączny okres zatrudnienia na
umowach na czas określony u tego samego pracodawcy przekracza 33 miesiące, nową umowę uznaje
się za zawartą na czas nieokreślony od dnia zawarcia czwartej umowy lub od dnia następnego po
upływie okresu 33 miesięcy.
Ograniczeń dotyczący ilość umów na czas określony i łącznego czasu ich trwania nie stosuje się do
umów o pracę zawartych na czas określony:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
pod warunkiem, że ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego
zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek powiadomić Państwową Inspekcję Pracy
o przyczynach i zawarciu umowy w warunkach określonych powyżej w pkt 4 tj. w przypadku gdy
pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
c.
Umowa o pracę tymczasową
Umowa o pracę tymczasową stanowi specyficzny rodzaj umowy na czas określony. Jej przedmiotem
jest wykonywanie przez pracownika tymczasowego pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy
użytkownika. Stronami umowy są jednak pracownik tymczasowy i agencja pracy tymczasowej.
6
Istotnym, dodatkowym elementem umowy o pracę tymczasową jest wskazanie pracodawcy
użytkownika, na rzecz którego praca ma być wykonywana.
d.
Umowa na czas nieokreślony
Umowa o pracę na czas nieokreślony jest najtrwalszym związaniem stron stosunkiem pracy.
Zawierana jest w praktyce najczęściej po zakończeniu umowy na okres próbny lub umów
terminowych.
2.
Elementy umowy o pracę
Poniżej omówione zostaną obligatoryjne elementy umowy o pracę, które warunkują jej ważność. Ze
względów praktycznych uważamy, że umowa o pracę swoją treścią nie powinna wykraczać poza
wskazane elementy, a jedynie w szczególnych przypadkach, np. odnośnie pracowników na wysokich
stanowiskach kierowniczych, korzystne dla pracodawcy jest rozbudowanie jej treści.
a.
rodzaj pracy
Pod tym pojęciem najczęściej w praktyce podawana jest nazwa stanowiska.
Poszczególne obowiązki pracownika, jak również zakres jego odpowiedzialności, nie stanowią
obligatoryjnego elementu umowy o pracę. Przepisy prawa nie wprowadzają również
obowiązku wskazania na piśmie zakresu zadań na danym stanowisku. Niemniej ze względów
dowodowych korzystnym zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika jest spisanie listy
obowiązków na danym stanowisku. Może to nastąpić w załączniku do umowy o pracę lub
w odrębnym dokumencie, który często określany jest jako „opis stanowiska”.
b.
miejsce wykonywania pracy
Ze względu na istotne czynniki, w tym również finansowe - takie jak rozliczanie podróży
służbowych, bardzo ważne jest prawidłowe określenie miejsca pracy.
Najwęższy zakres ma niewątpliwie wskazanie jako miejsca pracy adresu biura czy siedziby
pracodawcy lub innego konkretnego adresu. Możliwe jest również wskazanie w umowie
o pracę jako miejsca pracy miejscowości lub nawet dwóch i więcej miejscowości.
Miejscem pracy możemy określić również pewien region, obszar, co szczególnie uzasadnione
jest w przypadku pracowników mobilnych.
c.
wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników
wynagrodzenia
W umowie o pracę należy wskazać wysokość wynagrodzenia zasadniczego. W zależności od
przyjętej przez danego pracodawcę polityki płacowej wynagrodzenie zasadnicze może być
określone stawką godzinową lub miesięczną. Może również być ono podzielone na część
stałą i zmienną.
7
Jeżeli zgodnie z obowiązującymi u danego pracodawcy zasadami, wypłaca on pracownikom
również inne świadczenia, nie musi wskazywać tej okoliczności w umowie o pracę. Często
praktyką jest wprowadzanie w umowie o pracę postanowienia o treści: „pozostałe składniki
wynagrodzenie wypłacane są na zasadach określonych w regulaminie wynagrodzenia”. Taki
zapis nie jest wadliwy, ale można uznać go za zbędny, a to z uwagi na oczywisty fakt, że
regulamin wynagrodzenia obowiązuje wszystkich pracowników i jako taki stanowi samoistną
podstawę określającą świadczenia należne każdemu pracownikowi.
Nieprawidłowe lub też mylące, a przynajmniej budzące wątpliwości i rodzące problemy jest
częste zamieszczanie w umowie o pracę postanowień, na mocy których strony przewidują
możliwość przyznania określonej premii czy nagrody, wskazując jednocześnie na jej
uznaniowy charakter. Samo wskazanie uznaniowości, przy jednoczesnym określeniu prawa
pracownika do nabycia danego świadczenia, nie przesądza o jego charakterze. W takich
sytuacjach tylko po dogłębnej analizie konkretnego przypadku możliwa jest ocena, czy
pracownik ma prawo żądać wypłaty danego świadczenia, a pracodawca musi spełnić to
żądanie, czy też wypłata danego składnika zależy tylko od woli pracodawcy.
d.
wymiar czasu pracy
Pod pojęciem wymiaru czasu pracy rozumiemy powszechnie nazywany etat lub jego część.
Zatem w umowie o pracę konieczne jest wskazanie, czy pracodawca zatrudnia pracownika
w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy, a jeżeli w niepełnym, to w jakiej jego części
ułamkowej (1/2, 1/4 itp.).
e.
termin rozpoczęcia pracy
Obowiązkowym elementem umowy o pracę jest również wskazanie momentu, w którym
pracownik ma faktycznie rozpocząć pracę. Wskazany w umowie termin rozpoczęcia pracy jest
również terminem nawiązania stosunku pracy. Zatem nie data zawarcia umowy o pracę, ale
termin rozpoczęcia pracy traktujemy jako początek zatrudnienia.
Inaczej będzie wyłącznie w przypadku, gdy w umowie o pracę nie wpiszemy terminu
rozpoczęcia pracy, wówczas, nawiązanie stosunku pracy następuje z dniem zawarcia umowy.
f.
informacja o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy
W przypadku zawarcia umowy na czas określony:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
w umowie określa się cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o
obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.
3.
Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę
Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę z nowym pracownikiem możemy
podzielić na następujące grupy:
8
a.
Obowiązki wobec pracownika:

skierowanie pracownika na badania wstępne celem uzyskania orzeczenia lekarskiego o braku
przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku;

w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek przedstawić
pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia, takich jak:

obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,

częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,

wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

obowiązująca pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to również:

pora nocna,

miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,

przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz
usprawiedliwiania nieobecności.
Wskazana powyżej informacja o warunkach zatrudnienia może być opisowa. Można ją
również sporządzić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

przeprowadzenie szkolenia wstępnego bhp oraz zaznajomienie pracownika z przepisami
i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanej przez niego pracy;

zapoznanie pracownika z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem danej pracy;

zapoznanie pracownika z przepisami zakładowymi, w tym treścią regulaminów i procedur,
oraz udostępnienie przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu;

dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed
działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących przy
wykonywaniu pracy;

założenie i prowadzenia akt osobowych;

założenie i prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika.
b.
Obowiązki wobec ZUS:
W terminie 7 dni od daty zatrudnienia pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń
społecznych, tj. emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego oraz ubezpieczenia
zdrowotnego. Zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZUA.
c.
Obowiązki wobec urzędu skarbowego:
9
Na pracodawcy nie spoczywa obowiązek zgłoszenia nowo zatrudnionego pracownika do urzędu
skarbowego. Pierwszą czynnością pracodawcy w sferze podatkowej jest dopiero pobranie
i odprowadzenie do właściwego urzędu zaliczki na podatek dochodowy naliczanej od wypłacanego
pracownikowi wynagrodzenia.
III.
Porządek i dyscyplina pracy pracowników
1.
Procedura nakładania kar porządkowych
Zgodnie z Kodeksem pracy kary porządkowe mogą być nałożone na pracownika za nieprzestrzeganie
ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych oraz
nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz
usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracownik ponosi zatem odpowiedzialność porządkową
tylko za naruszenia określonych obowiązków pracowniczych, a nie za naruszenie wszystkich
obowiązków pracowniczych.
Przesłankami odpowiedzialności porządkowej są: bezprawność zachowania pracownika polegająca na
naruszeniu ww. obowiązków oraz wina pracownika.
Wina jako przesłanka odpowiedzialności porządkowej wyraża się w świadomym wyborze przez
pracownika określonego zachowania, niezgodnego z ustalonymi u pracodawcy zasadami dotyczącymi
organizacji, porządku pracy, sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz
usprawiedliwiania nieobecności w pracy, przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisami
przeciwpożarowymi, zasadami współżycia społecznego.
Przy nałożeniu kary porządkowej należy pamiętać, iż nie może ona być zastosowana po upływie 2
tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od
dopuszczenia się tego naruszenia.
Zawiadomienie o zastosowaniu kary powinno wskazywać:

jakie konkretnie zachowanie pracownika zostało ocenione jako naruszenie obowiązku,

jaki obowiązek został naruszony,

kiedy nastąpiło naruszenie,

kiedy pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu,

pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu.
Zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej jest bardzo istotnym dowodem dla
wykazania, iż ukaranie nastąpiło zgodnie z przepisami prawa tj. że było ono zasadne (ponieważ
zachowanie pracownika stanowiło naruszenie konkretnego jego obowiązku), a ponadto, że ukaranie
nastąpiło w odpowiednich terminach (kara została zastosowana do 2 tygodni od powzięcia
wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie później niż po upływie 3 miesięcy od
dopuszczenia się tego naruszenia).
10
2.
Kontrola procesów pracy
Biorąc pod uwagę cel i istotę stosunku pracy, podzielamy pogląd dopuszczający - po spełnieniu
określonych warunków - monitorowanie pracy przez pracodawcę w zakresie nagrywania rozmów
telefonicznych, utrwalania obrazu/dźwięku za pomocą kamer oraz instalowania odpowiedniego
oprogramowania monitorującego na komputerach udostępnionych pracownikom.
Korzystanie przez pracodawcę z monitoringu za pomocą kamer jest dopuszczalne, jeżeli dokonywane
jest w celu sprawdzania pracy wykonywanej przez pracowników, ochrony przed zagrożeniami
zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych.
Warunkiem jednak jest zadbanie przez pracodawcę, aby dobra osobiste oraz prawo pracowników do
prywatności nie zostały naruszone, a użyte środki były adekwatne do celów, którym mają służyć.
Z uwagi na konieczność ochrony dóbr osobistych pracownika pracodawca powinien dokładnie
określić zasady korzystania bądź całkowitego zakazu korzystania z internetu, e-maili i telefonu
w celach prywatnych w pracy.
Zasady te powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich postanowieniach regulaminu pracy,
a w przypadku pracodawców niezobowiązanych do wprowadzenia regulaminu pracy - w umowach
o pracę. Ponadto pracodawca zobowiązany jest uprzedzić pracowników o możliwości podjęcia
bieżącej kontroli.
Pracownik prowadząc komunikację służbową (rozmowy telefoniczne, wymianę e-maili), w gruncie
rzeczy reprezentuje pracodawcę, działając tylko w jego imieniu. Sytuacja ingerowania w tajemnicę
komunikowania się jest zatem tylko pozorna, gdyż w rzeczywistości pracownik i pracodawca stanowią
po prostu jeden podmiot. Nie może więc być mowy o ingerencji w prawo do tajemnicy
komunikowania się, gdy istnieje tożsamość podmiotu „ingerującego” i „objętego ochroną”.
W rozmowach telefonicznych (korespondencji elektronicznej) z klientami firmy pracownik porusza
tematy dotyczące spraw należących do zakresu jego obowiązków służbowych. Są to zatem –
w szerokim tego słowa rozumieniu – zagadnienia pozostające w wyłącznej gestii pracodawcy. Ma on
prawo wiedzieć, jak przebiegają i czego dotyczą rozmowy służbowe pracownika. Odnoszą się one
bezpośrednio do sfery interesów pracodawcy i są prowadzone w jego imieniu.
Podczas kontroli poczty elektronicznej w przypadku wystąpienia wiadomości o charakterze
prywatnym pracodawca - zapoznając się z ich treścią naraża się na zarzut naruszenia tajemnicy
korespondencji. Z tych względów nie powinien on tego robić, może natomiast - wobec
wprowadzonego w sposób wyraźny zakazu wykorzystywania sprzętu do celów prywatnych wyciągnąć wobec pracownika określone konsekwencje dyscyplinarne.
3.
Kontrola trzeźwości
Pracodawca może posiadać w zakładzie pracy alkomat, jednak nie może zmusić pracownika do
poddania się badaniu, nawet gdy okoliczności wskazują na stan nietrzeźwości. Badanie pracownika
zakładowym alkomatem może odbyć się wyłącznie za jego zgodą.
Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do
pracy osoby, wobec której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawiła się ona do pracy w stanie po
użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Okoliczności stanowiące podstawę decyzji
powinny być podane pracownikowi do wiadomości. Wspomniane uzasadnione podejrzenie oznacza,
11
że pracodawca na podstawie obiektywnych przesłanek jest w stanie stwierdzić, że zachowanie
pracownika świadczy o spożyciu przez niego alkoholu. Do przesłanek tych należy zaliczyć między
innymi woń alkoholu, zataczający się chód oraz niewyraźną mowę.
W związku z powyższym przełożeni, w momencie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, iż podległy
im pracownik nie jest trzeźwy, zobowiązani są nie dopuścić go do pracy. A w sytuacji, gdy pracownik
rozpoczął świadczenie pracy, powinni odsunąć go od wykonywanych obowiązków. Jest to ustawowy
wymóg, którego bezwzględne przestrzeganie jest obowiązkiem każdego pracodawcy.
Na żądanie kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej, a także na żądanie
pracownika, badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do
ochrony porządku publicznego.
Istnieje również możliwość przeprowadzenia badania alkomatem. Jednak aby badanie stanu
trzeźwości pracownika było dopuszczalne, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

musi istnieć uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu
alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy,

pracownik wyraził zgodę na przeprowadzenie badania.
Powyższe oznacza, iż pracodawca nie może, na przykład, wyrywkowo poddać badaniom alkomatem
poszczególnych pracowników lub wzywać policji w celu przeprowadzenia takiego badania, jeżeli
wcześniej nie powziął wobec nich uzasadnionego podejrzenia pozostawania w stanie nietrzeźwości.
IV.
Rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą
1.
Potrącenia
Z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek
dochodowy od osób fizycznych - podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń
alimentacyjnych,

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż
świadczenia alimentacyjne,

zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

kary pieniężne.
W związku z ustanowioną ochroną wynagrodzenia potrącenia możliwe są wyłącznie do określonej
kwoty minimalnego wynagrodzenia lub w pewnych przypadkach jego części.
Poza wyżej wskazanymi przypadkami pracodawca uprawniony jest do dokonywania potrąceń innych
należności wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika.
Zgoda na potrącenie powinna być wyraźna, wyrażona wprost, musi dotyczyć konkretnej, istniejącej
wierzytelności. Nie jest prawnie skuteczna zgoda na potrącenia należności przyszłych. Nieważne jest
także wyrażenie zgody bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności.
12
Często spotykanym w praktyce problemem jest ustalenie składników i rodzajów świadczeń
kwalifikowanych jako wynagrodzenie, z którego pracodawca powinien dokonać potrącenia.
Kodeks pracy nie zawiera definicji wynagrodzenia za pracę, w związku z tym można oprzeć się na
definicjach wypracowanych przez doktrynę i orzecznictwo, zgodnie z którymi wynagrodzeniem za
pracę jest wynikające ze stosunku pracy, obowiązkowe, spełniane periodycznie świadczenie
o charakterze przysparzająco – majątkowym, przysługujące pracownikowi od pracodawcy za
wykonaną pracę.
W kontekście powyższego możemy wyróżnić pojęcie wynagrodzenia za pracę w ścisłym znaczeniu,
stanowiące zapłatę za wykonaną pracę. I w tym przypadku będzie chodzić o wynagrodzenia
zasadnicze, wynagrodzenie za czas pełnienia dyżuru, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, za
pracę w porze nocnej, za pracę w niedzielę lub święto, dodatki wyrównawcze, inne dodatki jak na
przykład za szkodliwe lub uciążliwe warunki pracy, dodatek stażowy, funkcyjny, służbowy, premie,
prowizje, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności
przysługujących z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej.
W przypadku dokonywania ewentualnych potrąceń wszystkie wyżej wymienione składniki należy
wziąć pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia.
Oprócz tych elementów ochroną taką jak wynagrodzenie (a więc również ograniczeniami przy
potrąceniu) objęte są świadczenia gwarancyjne za czas niewykonywania pracy, takie jak
wynagrodzenie chorobowe (ale już nie zasiłek chorobowy, gdyż to nie pracodawca, lecz ZUS jest jego
dysponentem), wynagrodzenie za czas przestoju, wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za
niewykorzystany urlop.
Nie stanowią natomiast wynagrodzenia, a tym samym nie są objęte ochroną, odszkodowania z tytułu
rozwiązania stosunku pracy.
Potrąceń dokonuje się w ustawowo określonej kolejności, to znaczy najpierw potrąca się sumy
egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
a następnie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż
świadczenia alimentacyjne.
W razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości trzech
piątych wynagrodzenia, natomiast w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek
pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż
świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie
przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów
wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - trzech piątych wynagrodzenia.
Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności
przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji
na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.
Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
-
minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów,
przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu
składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych -
13
przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności
innych niż świadczenia alimentacyjne,
-
75 proc. wynagrodzenia określonego powyżej –
udzielonych pracownikowi,
-
90 proc. wynagrodzenia określonego powyżej – przy potrącaniu kar pieniężnych
przewidzianych w art. 108 k.p.
przy potrącaniu zaliczek pieniężnych
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone powyżej
ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
2.
Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń
a.
Błąd pracodawcy
Pracodawca powinien być bardzo ostrożny i uważny przy dokonywaniu płatności na rzecz
pracownika, gdyż jego błąd może nie być naprawiony. W przypadku pomyłki pracodawcy i dokonania
tzw. nadpłaty np. wynagrodzenia zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – co do zasady – ze
względu na profesjonalny charakter prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej (w tym
pracę działów personalno–kadrowych), pracownik ma podstawy uważać, że wypłacone
wynagrodzenie jest należne. Istotnym jednak elementem oceny jest świadomość pracownika.
Przykładowo zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia 2007 roku (II PK 138/06)
pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się
wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek
liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość
otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 w związku z art. 410 § 1 k.c. i w związku z art. 300
k.p.). Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.
Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu
składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu
płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne. Ma on bowiem prawo do swobodnego
dysponowania wypłaconym mu wynagrodzeniem za pracę, które z reguły zużywa na własne potrzeby
w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.
Zatem, a contrario, pracownik, który zawinił lub przyczynił się do wypłaty nienależnego świadczenia
(np. poprzez spóźnione dostarczanie zwolnień lekarskich lub przekazywanie pracodawcy
nieprawdziwych informacji stanowiących podstawę naliczenia), winien liczyć się z obowiązkiem
zwrotu.
b.
Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej
Dość częstą praktyką jest udostępnianie pracownikom kart płatniczych lub kredytowych w celu
umożliwienia im dokonywania wydatków służbowych. Najczęstszym problemem, z jakim spotykają
się pracodawcy, jest kwestia nienależytego lub całkowitego barku udokumentowania przez
pracownika poszczególnych transakcji kartą, jak również wykorzystywanie kart do celów prywatnych.
Kwestię nieudokumentowania wydatków służbowych dokonanych za pomocą karty należy oceniać
pod kątem regulacji dotyczących zaliczek udzielanych przez pracodawcę.
Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej w celu dokonywania wydatków służbowych traktowane
jest w opinii Sądu Najwyższego jako udzielenie zaliczki pieniężnej. Z żadnych przepisów kodeksu nie
wynika bowiem, że zaliczki pieniężne udzielane przez pracodawcę pracownikowi muszą mieć formę
gotówkową. Nie można więc wykluczyć udzielania pracownikowi przez pracodawcę zaliczki w formie
14
przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok Sądu
Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2008 roku, I PK 39/08).
Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć pobrane przez pracownika do rozliczenia kwoty pieniężne
przeznaczone na wydatki obciążające pracodawcę, związane z wykonywaniem pracy, np. na zakup
paliwa przez kierowcę, zakup materiałów, koszty podróży służbowej.
W świetle uregulowań Kodeksu pracy pracodawca jest uprawniony do potrącenia z wynagrodzenia
pracownika kwot udzielonych zaliczek na wydatki służbowe. Oczywiście chodzi o tak zwane
nierozliczone zaliczki, czyli kwoty niewydatkowane lub wydatkowane niezgodnie z określonymi
zasadami.
Co istotne, do dokonania potrącenia nie jest wymagana zgoda pracownika. Jedynym ograniczeniem,
które pracodawca winien brać pod uwagę, jest wysokość dopuszczalnych potrąceń. Potrącenia sum
egzekwowanych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne i zaliczek nie mogą w sumie
przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów
wykonawczych na pokrycie należności świadczenia alimentacyjnych – trzech piątych wynagrodzenia.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku wykorzystania przez pracownika powierzonej karty płatniczej do
celów prywatnych. W takiej sytuacji nie może być mowy o udzieleniu zaliczki, gdyż pracodawca nie
przekazał pracownikowi w celach prywatnych żadnych kwot pieniężnych (ani w formie gotówkowej,
ani karty płatniczej). Powyższe powoduje, iż niemożliwym jest dokonanie potrącenia przez
pracodawcę wydatkowych kwot z wynagrodzenia, chyba że pracownik wyrazi zgodę na takie
potrącenie. Zgoda pracownika na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej wierzytelności, która ma
być potrącona i powinna być dokonana w formie pisemnej.
Również w przypadku dokonywania potrącenia za zgodą pracownika pracodawca zobowiązany jest
przestrzegać zasad ochrony wynagrodzenia, które zakazują dokonywania potrącenia poniżej
minimalnego wynagrodzenia krajowego lub jego 80 procent.
Wydatkowanie przez pracownika kwot w celach prywatnych należy oceniać w kategoriach
bezprawnego przywłaszczenia mienia pracodawcy, co z kolei uznać należy za ciężkie naruszenie
podstawowych obowiązków przez pracownika. Pracodawca zatem powinien wezwać pracownika do
natychmiastowego zwrotu pobranych należności, a przypadku braku dobrowolnej zapłaty zmuszony
jest wystąpić na drogę sądową z roszczeniem o zwrot wydatkowanych kwot.
V.
Rozwiązanie umowy o pracę
1.
Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem
Wypowiedzenie umowy o pracę, choć jest zwykłym sposobem rozwiązania stosunku pracy,
obarczone jest licznymi wymogami formalnymi i merytorycznymi.
Wypowiedzenie nie zawsze jest możliwe, ponieważ ustawodawca objął niektórych pracowników
ochroną przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę ze względu na ich szczególną
sytuację. Powyższa ochrona dotyczy między innymi przypadków:

urlopu pracownika, a także innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął
jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli
okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

pracownic w ciąży,
15

przebywania przez pracowników na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, rodzicielskim,
wychowawczym,

złożenia wniosku i wykonywania pracy w obniżonym wymiarze przez pracownika
uprawnionego do urlopu wychowawczego,

członków zarządu zakładowej organizacji związkowej imiennie wskazanych uchwałą zarządu
lub innych pracowników będących członkami zakładowej organizacji związkowej,
upoważnionymi do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy,

członków rady pracowników,

społecznych inspektorów pracy,

członków specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej rady zakładowej,

posłów, senatorów oraz radnych.
Powyższe wyliczenie nie ma charakteru enumeratywnego.
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, niezależnie od jej rodzaju, powinno być
sporządzone na piśmie oraz powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie
odwołania do sądu pracy.
Wypowiedzenie umowy na okres próbny, jak również umowy na czas określony, nie wymaga
wskazania przez pracodawcę przyczyn swojej decyzji. Powyższe nie oznacza jednak, że
wypowiedzenie takie jest pozbawione kontroli sądowej. Pracownik może wnieść odwołanie,
w wyniku którego sąd zbada zasadność i zgodność z prawem wypowiedzenia.
Z kolei wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony powinno dodatkowo zawierać przyczyny
uzasadniające wypowiedzenie, przy czym przyczyny te muszą być prawdziwe i konkretne.
Aby odeprzeć zarzut braku konkretności sugerujemy wskazywać w oświadczeniu zarzucane
pracownikowi naruszenia.
Przy wręczaniu pracownikowi wypowiedzenia wskazane jest jednoczesne wyjaśnienie przyczyny
decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. Aby w ewentualnym procesie sądowym udowodnić przede
wszystkim fakt zapoznania się pracownika z treścią wypowiedzenia albo przynajmniej możliwość
takiego zapoznania się oraz wyjaśnienia przyczyn, wskazane jest, aby przy wręczaniu wypowiedzenia
uczestniczyła – oprócz osoby reprezentującej pracodawcę – jeszcze inna osoba w charakterze
świadka. W przypadku odmowy przyjęcia przez pracownika dokumentu zawierającego treść
oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę zaleca się odnotowanie tego faktu przez pracodawcę
i świadka oraz złożenie stosownych podpisów.
Zatem, wypowiedzenie umowy o pracę powinno:

zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez osobę uprawnioną do występowania
w imieniu pracodawcy,

wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu oraz okres jej wypowiedzenia,

zawierać pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu,

wskazywać przyczyny wypowiedzenia, tj. rodzaj naruszonych obowiązków wraz ze
wskazaniem ich przykładów,

zostać omówione z pracownikiem poprzez wyjaśnienie mu opisanych przyczyn,

zostać wręczone w obecności osoby występującej w charakterze świadka.
16
2.
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia jest szczególnym trybem rozwiązywania umów i z uwagi na
ustalony duży rygoryzm zastosowania tego trybu, jak również duże prawdopodobieństwo wniesienia
przez pracownika odwołania do sądu, pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność przy
podejmowaniu decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie.
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia może nastąpić z przyczyn niezawinionych przez
pracownika, a spowodowanych jego nieobecnością w pracy, jak również z winy pracownika, przy
czym w tym przypadku chodzi o ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych,
popełnienie przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na
zajmowanym stanowisku oraz zawinioną utratę uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na
zajmowanym stanowisku.
Skupiając się w niniejszym opracowaniu na najczęstszej przyczynie rozwiązania umowy o pracę bez
wypowiedzenia z winy pracownika, tj. ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków
pracowniczych, wskazujemy, że chodzi tu o sytuacje przede wszystkim nieusprawiedliwionej
nieobecności, samowolnego opuszczenia stanowiska pracy, nieuzasadnionej odmowy wykonywania
polecenia, przywłaszczenia mienia, stawienia się i/lub świadczenia pracy pod wpływem alkoholu lub
środków odurzających.
Zasadność rozwiązania umowy zależeć będzie jednak od indywidualnej oceny konkretnego
przypadku. Nie zawsze bowiem wymienione wyżej przyczyny będą stanowiły uzasadnioną podstawę
zwolnienia dyscyplinarnego.
Składając oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, należy pamiętać o wskazaniu w nim
konkretnego obowiązku pracownika, który - po pierwsze - jest jednym z podstawowych obowiązków
i który pracownik naruszył w sposób ciężki. Wskazane jest wyjaśnienie w piśmie pracownikowi, na
czym polegało to naruszenie. Po drugie, z uwagi na fakt, że do rozwiązania w omawianym trybie nie
może dojść po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności
uzasadniającej rozwiązanie umowy, wskazanym jest umieszczenie w oświadczeniu informacji, kiedy
pracodawca dowiedział się o naruszeniu.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę może zostać złożone w każdym czasie i wobec każdego
pracownika, pod warunkiem oczywiście zaistnienia przesłanek do zastosowania tego trybu. Oznacza
to, że w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych z winy
pracownika pracodawca jest uprawniony do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia
niezależnie od tego, czy pracownik jest obecny pracy, niezależnie również od innych okoliczności,
które chronią go przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, takich jak np. ciąża,
urlopy, wiek przedemerytalny itp.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno:

zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez osobę uprawnioną do występowania
w imieniu pracodawcy,

wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu,

zawierać pouczenie o prawie wniesienia odwołania do sądu,

wskazywać przyczyny rozwiązania, tj. wskazanie podstawowego obowiązku oraz opis
ciężkiego jego naruszenia,

wskazywać datę, w której pracodawca dowiedział się o ciężkim naruszeniu przez pracownika
z jego winy podstawowych obowiązków,
17

zostać omówione z pracownikiem poprzez wyjaśnienie mu opisanych przyczyn rozwiązania
umowy – o ile to możliwe,

zostać pracownikowi złożone w obecności osoby występującej w charakterze świadka, o ile
jest wręczane osobiście pracownikowi.
3.
Prawa i obowiązki pracodawcy związane z wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o
pracę
a.
Udzielenie dni wolnych na poszukiwanie pracy
Jeżeli pracodawca wypowie pracownikowi umowę o pracę, ma obowiązek udzielić pracownikowi
płatnych dni wolnych na poszukiwanie pracy, pod warunkiem, że okres wypowiedzenia wynosi co
najmniej dwa tygodnie.
Wymiar dni na poszukiwanie pracy wynosi:

2 dni robocze – w przypadku, gdy pracownik ma dwutygodniowy albo miesięczny okres
wypowiedzenia,

3 dni robocze – w przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Zwolnienie na poszukiwanie pracy następuje na wniosek pracownika. Jeśli zatem pracownik w trakcie
okresu wypowiedzenia nie zwróci się z wnioskiem o udzielenie mu zwolnienia, pracodawca nie ma
obowiązku wychodzenia z tego rodzaju inicjatywą. Pracownikowi, który nie skorzystał ze zwolnienia,
nie przysługuje żaden ekwiwalent.
b.
Skierowanie na urlop
Okres wypowiedzenia jest jedynym, kiedy pracodawca jednostronnie może udzielić pracownikowi
urlopu wypoczynkowego, a pracownik jest zobowiązany do wykorzystania tego urlopu.
Skierowanie na urlop powinno odbyć się na piśmie ze wskazaniem dni, w których pracownik ma go
wykorzystać.
c.
Zwolnienie ze świadczenia pracy
Pracodawca może na podstawie jednostronnego polecenia zwolnić pracownika ze świadczenia pracy
w związku ze złożonym wypowiedzenie umowy o pracę. W związku z faktem, ze zwolnieni następuje
na mocy polecenia, pracodawca uprawniony jest również do wezwania pracownika do świadczenia
pracy.
Należy pamiętać, że zwolnienie ze świadczenia pracy nie uchyla pozostałych obowiązków pracownika
takich jak chociażby obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy. z powyższego obowiązku wywodzi się
– obowiązek udostępnienia pracodawcy informacji o miejscu pobytu w trakcie zwolnienia ze
świadczenia pracy lub o możliwościach skontaktowania się z pracownikiem zwolnionym ze
świadczenia pracy. Skoro bowiem pracodawca może wezwać takiego pracownika z powrotem do
pracy, to pracownik winien mu możliwość realizację tego uprawnienia.
18
d.
Wypłacenie ekwiwalentu i innych należności wynikających ze stosunku pracy
Jeżeli pracownik z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzysta należnego mu
urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, pracodawca winien wypłacić mu w zamian stosowny
ekwiwalent pieniężny.
Wypłata ekwiwalentu pieniężnego nie nastąpi jedynie w przypadku, gdy pracownik i pracodawca
zgodnie postanowią o wykorzystaniu zaległego urlopu pracownika w czasie obowiązywania kolejnej
umowy o pracę zawartej pomiędzy tymi samymi stronami, bezpośrednio po rozwiązaniu lub
wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
e.
Wystawienie świadectwa pracy
Jakkolwiek sam fakt wystawienia świadectwa pracy nie budzi wśród pracodawców większych
wątpliwości, to niektóre wpisy związane z zaistniałymi w trakcie zatrudnienia zdarzeniami są czasami
problematyczne.
Poniżej zamieszczamy wzór prawidłowo wystawionego świadectwa pracy. Wskazaliśmy w nim
również wpisy, których co prawda przepisy prawa nie przewidują, ale ich zamieszczenie jest zasadne z
uwagi na uprawnienia zwolnionego pracownika do nabycia określonych świadczeń.
......................................................
………….……………………
określenie pracodawcy i pieczęć
miejscowość, data
ŚWIADECTWO PRACY
1.
Stwierdza się, że
imię i nazwisko pracownika
był/a zatrudniony
określenie pracodawcy
w okresie
od
(data) do
(data)
przy czym w okresie …. do ……. zatrudniony w ……, NIP …….,
przejęty na podstawie art. 231 Kodeksu Pracy z dniem ….
w wymiarze
2.
pełny wymiar / określona część wymiaru
W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku:
nazwa stanowiska
19
3.
Stosunek pracy ustał w wyniku:
a)
rozwiązania
(tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy)

za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy)

za wypowiedzeniem przez ….. (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)
lub

bez wypowiedzenia przez ... (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy)
lub

rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta
(art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy)

rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron (art.
30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) w związku ze zwolnieniem
grupowym przeprowadzonym na podstawie ustawy z dnia 13
marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z
pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących
pracowników (Dz.U.2016.1474 ze zm.).
rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron (art.
30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) w związku z art. 10 ustawy z dnia
13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z
pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących
pracowników (Dz.U.2016.1474 ze zm.).

b)
szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy

c)
4.
wygaśnięcia
należy wpisać przypadki określone w art. 231 § 4 lub § 5, w art.
48 § 2, w art. 683 lub w art. 201 § 2 Kodeksu pracy.
nie dotyczy (podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy)
W okresie zatrudnienia pracownik:
1)
wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze:
…. dni
2)
korzystał z urlopu bezpłatnego
nie dotyczy
3)
wykorzystał urlop wychowawczy
nie dotyczy
4)
był niezdolny do pracy przez okres:
nie dotyczy
5)
wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy
nie dotyczy
6)
został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36 1 §
1 Kodeksu pracy
20
nie dotyczy
7)
odbył służbę wojskową w okresie
nie dotyczy
8)
wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
nie dotyczy
9)
wykorzystał dodatkowy urlop lub inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane
przepisami prawa pracy
nie dotyczy
10)
okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia wskazanym w ust. 1,
uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
nie dotyczy
5. Informacja o zajęciu wynagrodzenia:
nie dotyczy
6. Informacje uzupełniające
 w tym miejscu należy umieścić wzmiankę o należnościach ze
stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych
pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku
środków finansowych;
oraz na żądanie pracownika o:
 wysokości i składnikach wynagrodzenia,
 uzyskanych kwalifikacjach,
 prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu
pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania
............................................................
(pieczęć i podpis pracodawcy lub
osoby działającej w jego imieniu)
POUCZENIE
Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy
z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi
przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa
pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu Rejonowego
…………………………….
f.
Zawiadomienie komornika
W przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika podlegało w chwili rozwiązania umowy o pracę zajęciu,
pracodawca ma obowiązek zawiadomić komornika o rozwiązaniu umowy o pracę. Ponadto jest on
21
zobowiązany umieścić wzmiankę o zajęciu należności w wydanym pracownikowi świadectwie pracy,
a jeżeli nowy pracodawca jest mu znany, przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty
dotyczące zajęcia wynagrodzenia.
Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz
numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot.
g.
Wystawienie deklaracji podatkowej PIT 11
Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi oraz przesłać PIT 11
do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.
h.
Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń
W terminie do 7 dni od dnia rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wyrejestrować
pracownika z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego poprzez przesłanie do Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych druku ZUS ZWUA.
Obowiązek wyrejestrowania dotyczy również zgłoszonych członków rodziny pracownika. Dokonuje
się powyższego na formularzu ZUS ZCNA.
22