REGULAMIN BUSINESS HOTEL AWARDS POLSKA

REGULAMIN BUSINESS HOTEL AWARDS POLSKA
Informacje podstawowe
1. Organizatorem plebiscytu Business Hotel Awards Polska (nazywany dalej: Business Hotel Awards)jest
Wydawnictwo Forum Media Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Polskiej 13, 61-807 Poznań
(NIP: 781-15-51-223). Prezesem Zarządu jest Magdalena Balanicka.
2. Bezpośrednim organizatorem jest redakcja magazynu „Biznes Hotel”, wydawanego przez ww. podmiot.
Redaktorem naczelnym magazynu jest Maciej Podgórski ([email protected]).
3. Przewodniczącym Business Hotel Awards jest Wojciech Kukuła, który sprawuje nadzór organizacyjny
i administracyjny nad poprawnością przejrzystością przebiegu całego konkursu ([email protected] oraz 691 727 330, 61 66 83 117).
4. Plebiscyt Business Hotel Awards jest konkursem, w ramach którego wskazywane są najlepsze hotele pod
kątem ich użyteczności i atrakcyjności konferencyjnej, w ocenie jurorów oraz kapituły projektu.
5. Jury Business Hotel Awards stanowi kilkudziesięciu event managerów oraz travel planerów, którzy
uprzednio zostali zweryfikowani i zarejestrowali się poprzez formularz zgłoszeniowy na portalu hotelawards.pl. Lista jurorów nie ma charakteru zamkniętego i ulega zwiększeniu w czasie trwania projektu
(rejestracja jest otwarta cały czas). Jurorem może zostać osoba pozytywnie zweryfikowana przez
Przewodniczącego
Business
Hotel
Awards,
i
będąca
zawodowo
związana
z organizacją eventów, szkoleń, spotkań branżowych, konferencji i wyjazdów służbowych w swojej
firmie.
6. Kapitułę Business Hotel Awards stanowią osobistości branży HoReCa, które swoim działaniem
i pracą gwarantują obiektywizm i rzetelność konkursu. W skład kapituły wchodzą: Sławomir Wróblewski
(Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce”), Krzysztof Głąbiński (specjalista w zakresie Revenue
Managementu), prof. Magdalena Kachniewska (Szkoła Główna Handlowa), Dagmara Plata-Alf
(specjalistka w zakresie marketingu obiektów hotelowych) i Grzegorz Asman (MojeKonferencje.pl).
Proces nominowania
1. Jurorzy w procesie wypełniania ankiet wskazali kilkadziesiąt obiektów w całej Polsce, które ich zdaniem
winny być nominowane w Business Hotel Awards. Obiekty te otrzymały „zawiadomienie o nominacji” –
pisemne zaproszenie do udziału w projekcie.
2. Zawiadomienie o nominacji nie jest równoznaczne z udziałem w Business Hotel Awards. Jest ono
wskazaniem na dany hotel przez kluczowych polskich event managerów, dysponujących znacznym
budżetem konferencyjnym.
3. Udział w projekcie jest możliwy po podpisaniu zlecenia udziału i przekazaniu go Przewodniczącemu
Business Hotel Awards.
4. Po stronie nominowanego hotelu jest przygotowanie materiałów potrzebnych do pełnej prezentacji
walorów konferencyjnych, które nominowany chce zaprezentować event managerom i poddać ich
ocenie (opisów, zdjęć, grafik itd.).
5. Szczegółowe wytyczne, odnośnie potrzebnych materiałów, każdy z nominowanych otrzyma drogą
mailową najpóźniej 48h po otrzymaniu zlecenia udziału w projekcie.
6. Przesłane informacje zostaną odpowiednio skatalogowane i umieszczone na portalu hotel-awards.pl,
a następnie ─ za pośrednictwem innych kanałów komunikacji (Facebook, portale branżowe, portale
Partnerów Medialnych, magazyn biznesHotel) ─ rozpowszechnione wśród szerokiego grona event
managerów w Polsce.
7. Nominowani mają prawo do nieustannego wglądu w przesłane do nominacji materiały, ich weryfikacji
i korekty.
Proces głosowania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Głosowanie na nominowane obiekty odbywa się za pośrednictwem platformy hotel-awards.pl, na której
eksponowane są wszystkie nominowane obiekty z podziałem na poszczególne kategorie. Jeden obiekt
może być nominowany w dowolnej liczbie kategorii.
Głosowanie trwa w okresie 15 marca – 30 kwietnia 2016.
Każdy z jurorów (event managerów) może oddać jeden głos w każdej z kategorii. Swój wybór juror może
zmienić w trakcie trwania całego głosowania dowolną ilość razy.
Juror nie ma obowiązku oddania swojego wyboru w każdej kategorii. Wyboru dokonuje jedynie w tych
kategoriach, w których czuje się kompetentny, aby dokonać oceny.
Każdy z głosów jurorów ma tą samą wagę.
Członkowie kapituły dysponują łącznie 1/3 wszystkich głosów. Członkowie kapituły swojego wyboru
dokonują także za pośrednictwem portalu hotel-awards.pl.
Każdy z członków kapituły dysponuje jednym głosem w każdej kategorii. Członkowie kapituły nie mają
obowiązku oddawania głosów w każdej z kategorii.
Każdy z jurorów w trakcie trwania głosowania zobowiązany będzie do minimum 2 kontaktów
telefonicznych z wylosowanymi hotelami, które są nominowane w projekcie. Juror, na podstawie
specjalnego formularza oceny, weryfikować będzie jakość pierwszego kontaktu na podstawie rozmowy
telefonicznej z recepcją hotelu. Na tej podstawie zostanie przyznane niezależne wyróżnienie.
Proces zliczania głosów odbędzie się w dniach 5-6 maja br. Proces zliczania głosów nadzorować będzie
kapituła projektu oraz jego przewodniczący.
Kapituła Business Hotel Awards może zdecydować o przyznaniu specjalnych wyróżnień na podstawie
komentarzy i recenzji, które w toku głosowania są zbierane, zapisywane i katalogowane.
Harmonogram projektu
1. Zlecenie udziału w Business Hotel Awards należy przesłać na adres [email protected]
najpóźniej 15 marca br. do godz. 12:00. Jest ono jednoznaczne z potwierdzeniem udziału obiektu w
plebiscycie.
2. Głosowanie internetowe, telefoniczna weryfikacja jakości obsługi i głosowanie członków kapituły
odbywać się będzie za pośrednictwem portalu hotel-awards.pl w terminie 15 marca – 30 kwietnia 2016.
3. Medialna ekspozycja obiektu w mediach społecznościowych, na łamach „Biznes Hotel” oraz na portalach
branżowych, będzie odbywała się w okresie 1 marca – 31 lipca 2016 r.
4. Ceremonia wręczenia nagród, wraz z uroczystą galą, odbędzie się 20 maja br. w Pałacu Lubomirskich w
Warszawie (rozpoczęcie gali o godz. 18:00).
Postanowienia końcowe
1. Organizator ma prawo wprowadzić zmiany w niniejszym regulaminie każdorazowo zaznaczając datę
wprowadzonej modyfikacji.
2. W sytuacjach spornych decyduje kapituła Business Hotel Awards (50% głosów) wraz
z przewodniczącym Business Hotel Awards (50% głosów).
www.hotel-awards.pl