Opis przedmiotu zamówienia - Centrum Koordynacji Projektów

DZ.270.100.2016
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
pn. „Świadczenie usług pocztowych
dla Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych”
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
i zagranicznym (teren Europy), w zakresie przyjmowania, nadawania i doręczania
przesyłek pocztowych o wadze do 50 gram i powyżej 50 gramów oraz ich ewentualnych
zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tj. Dz. U. z
dnia 29 grudnia 2012 r., poz. 1529).
2. Zamawiający powierza a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na
przyjęciu, przemieszczeniu i doręczeniu, a w razie braku możliwości doręczenia zwrotu
Zamawiającemu przesyłek pocztowych o wadze do 50 gram i powyżej 50 gram, w kraju
i za granicą (teren Europy).
3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki
listowe do 2000 gram:
a) zwykłe - przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii;
b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii;
c) polecone - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną
i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości
lub uszkodzeniem;
d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii;
e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka przyjęta
za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;
f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka
najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona
za pokwitowaniem odbioru;
Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:
minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, szerokości 230
mm, wysokości 20 mm.
Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:
minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm lub szerokość 230
mm lub wysokość 20 mm, maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm,
przy czym największy z tych wymiarów nie może przekraczać 600 mm.
4. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie z siedziby Centrum
Koordynacji Projektów Środowiskowych przesyłek przygotowanych do wysyłki, od
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
www.lasy.gov.pl
poniedziałku do piątku od godz. 15.30 do 16.30. Zamawiający zobowiązuje się do
właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia dziennego wykazu przesyłek
przygotowanych do wysyłki, zawierającego ich rodzaj i ilość zgodnie z formularzem
ofertowym.
Odbiór przesyłek do nadania dokonywany będzie przez upoważnionego przedstawiciela
Wykonawcy (po okazaniu stosownego upoważnienia), który każdorazowo zostanie
przez niego potwierdzony pieczęcią, podpisem i datą w dostarczanej bez kosztowo
przez wykonawcę pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz
dziennym wykazem przesyłek.
W przypadku gdy u Zamawiającego dzień powszedni będzie wyznaczony jako dzień
wolny, Zamawiający za pomocą poczty elektronicznej poinformuje o tym fakcie
Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca jest
zobowiązany wykonać usługę zgodnie z informacją przekazaną przez Zamawiającego.
5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej:
a) nazwy odbiorcy wraz z jego adresem i kodem pocztowym – adresata, (podany
jednocześnie w pocztowej książce nadawczej),
b) określając rodzaj, kategorię przesyłki oraz zlecone usługi
c) umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku
(pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego – nadawcy.
d) umieszczenia informacji (pieczęć lub nadruk) potwierdzającą pobranie opłaty
o treści ustalonej z Wykonawcą
6. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym,
przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki
nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony
dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla
Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych
kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch
egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy
w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego
potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
Zamawiający dopuszcza do stosowania wersję papierową lub elektroniczną pocztowej
książki nadawczej.
W zależności od wybranej wersji pocztowej książki nadawczej Wykonawca zapewni
Zamawiającemu bezkosztową możliwość korzystania z książki nadawczej w formie
elektronicznej lub zapewni niezbędną ilość druków pocztowych książek nadawczych
przy pomocy których prowadzona będzie ewidencja ilości nadanych przesyłek. Przez
zapewnienie niezbędnej ilości druków pocztowych książek nadawczych Zamawiający
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
www.lasy.gov.pl
rozumie fizyczne pozostawanie co najmniej jednego egzemplarza w dyspozycji
(siedzibie) Zamawiającego.
7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie
umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie
z adresem przeznaczenia.
8. Zamawiającemu przysługuje kara umowna za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek
w wyznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór liczonej jako iloraz
miesięcznej kwoty brutto za usługę i ilości dni odbioru w danym miesiącu. O wystąpieniu
zdarzenia, o którym mowa Zamawiający informuje Wykonawcę w formie pisemnej
w nieprzekraczalnym terminie 3 dni roboczych licząc od dnia następnego po dniu jego
wystąpienia.
9. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio
zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie powinno stanowić
zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie
przesyłki w czasie przemieszczania.
10. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu
ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez
adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie
później jednak niż w ciągu 14 dni roboczych od dnia doręczenia.
12. W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawia
zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie
i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez
adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia
pierwszego awizo. W tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie
terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny
nie odebrania przez adresata.
13. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do
każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce a poza granicami kraju
(teren Europy), usługi będą realizowane na podstawie międzynarodowych przepisów
pocztowych.
14. Usługi świadczone będą w terminie 24 miesięcy od daty podpisania umowy.
Realizacja przedmiotu umowy rozpocznie się 01.08.2016 r. Kontrola stanu
wykorzystania kwoty wartości przedmiotu zamówienia leży po stronie Zamawiającego.
15. Szacunkowe miesięczne ilości przewidywanych przesyłek listowych w okresie
świadczenia usług przedstawiają się następująco:
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
www.lasy.gov.pl
L.p.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Rodzaj przesyłki, waga.
Zwykły, krajowy,
do 50 g.
Zwykły, krajowy,
51-100 g.
Zwykły, krajowy,
101-350 g.
Zwykły, krajowy,
351-500 g.
Zwykły, krajowy,
501-1000 g.
Zwykły, krajowy,
1001-2000 g.
Zwykły priorytetowy, krajowy,
do 50 g.
Zwykły priorytetowy, krajowy,
51-100 g
Zwykły priorytetowy, krajowy,
101-350 g
Zwykły priorytetowy, krajowy,
351-500 g
Zwykły priorytetowy, krajowy,
501-1000 g
Zwykły priorytetowy, krajowy,
1001-2000 g
Polecony, krajowy,
do 50 g.
Polecony, krajowy,
51-100 g.
Polecony, krajowy
101-350 g
Polecony, krajowy,
351-500 g.
Polecony, krajowy,
501-1000 g.
Polecony, krajowy,
1001-2000 g.
Polecony, priorytetowy,
krajowy do 50 g.
Gabaryt
Szacowana ilość
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
Gabaryt B
Gabaryt A
130
1
10
1
10
1
5
1
1
1
1
1
10
1
5
1
3
1
1
1
1
1
1
1
30
1
4
1
4
1
1
1
1
1
1
1
10
1
2
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
www.lasy.gov.pl
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Polecony, priorytetowy,
Gabaryt B
krajowy 51-100 g.
Polecony, priorytetowy,
Gabaryt A
krajowy 101-350 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy,
Gabaryt A
krajowy 351-500 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy,
Gabaryt A
krajowy 501-1000 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy,
Gabaryt A
krajowy 1001-2000 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
do 50 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
51-100 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
101-350 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
351-500 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
501-1000 g.
Gabaryt B
Polecony, ZPO, krajowy
Gabaryt A
1001-2000 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy do 50 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy 51-100 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy 101-350 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy 351-500 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy 501-1000 g.
Gabaryt B
Polecony, priorytetowy, ZPO,
Gabaryt A
krajowy 1001-2000g.
Gabaryt B
Zwykły, zagranica
Gabaryt A
do 50 g.
Gabaryt B
Usługa „zwrotu przesyłki rejestrowanej,
z potwierdzeniem odbioru do siedziby
zamawiającego” w obrocie krajowym,
do 2000g, zwykły, gabaryt A i B
Odbiór przesyłek do nadania z siedziby
Zamawiającego
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
1
2
1
1
1
1
1
1
1
20
1
5
1
10
3
2
1
1
1
1
1
5
2
2
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
1
www.lasy.gov.pl
16. Podane w zestawieniu szacunkowe ilości przesyłek sporządzone zostały w celach
informacyjnych i służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu
zamówienia. Zamawiający zastrzega, iż podane ilości mogą różnić w okresie trwania
umowy się od szacowanych.
17. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego (miesiąc kalendarzowy),
Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę zawierającą sumę opłat za dany okres,
z wyszczególnieniem wszystkich rodzajów przesyłek i ich ilości po cenach zgodnych
z formularzem ofertowym.
CKPŚ, ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. nr 3, 02-362 Warszawa, www.ckps.lasy.gov.pl
tel.: +48 22 318 70 82; fax: + 48 22 318 70 98; e-mail: [email protected]
www.lasy.gov.pl