w sprawie gospodarki majątkiem gminy, inwentaryzacji majątku i

INSTRUKCJA
W SPRAWIE GOSPODARKI
MAJĄTKIEM GMINY,
INWENTARYZACJI MAJĄTKU
I ZASAD ODPOWIEDZIALNOŚCI
ZA POWIERZONE MIENIE
Do użytku wewnętrznego
2
I.Przepisy ogólne
1.Przepisy prawne
1)Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.Nr 121 , poz.591
z późniejszymi zmianami )
2)Rozporządzenie Rady Ministrów z 17 stycznia 1997 r. w sprawie amortyzacji
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U.Nr 6 ,
poz.35 z późniejszymi zmianami ).
3)Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji
Środków Trwałych ( KŚT ) (Dz.U.Nr 112 , poz.137 )
2.Ogólne zasady gospodarki majątkiem gminy
W skład majątku gminy wchodzą :
- środki trwałe
- pozostałe środki trwałe ( wyposażenie )
- wartości niematerialne i prawne
stanowiące własność lub współwłasność jednostki
Środki trwałe
nieruchomości , urządzenia , środki transportu oraz inne przedmioty , których
okres używania jest dłuższy niż rok , dla których wartość początkową określają
odrębne rozporządzenia.Bez względu na wartość środka trwałego ewidencjonuje
się grunty.Do środków trwałych zaliczamy również obce środki trwałe używane
przez jednostkę na podstawie umowy najmu , dzierżawy , użyczenia o ile z
innych przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów
umorzeniowych.Wartość środka trwałego może być zwiększona lub
zmniejszona w wyniku zarządzenia aktualizacji wyceny oraz zwiększona o
równowartość kosztów modernizacji.Zwiększenie stanu środków trwałych
następuje pod datą protokolarnego przekazania do eksploatacji inwestycji ,
datą zakupu lub data decyzji.
Środki trwałe umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu , zgodnie ze
stawkami amortyzacyjnymi określonymi przez Ministra Finansów , za
wyjątkiem gruntów.
Pozostałe środki trwałe pozostałe mienie , które nie spełnia określonych
wartości środka trwałego.Wycenia się je wg cen zakupu brutto oraz umarza w
pełnej wartości , poprzez spisanie w koszty z chwilą przyjęcia do używania.
3
Pozostałe środki trwałe, których wartość zakupu przekracza 50,00 zł
( kwota podlega przeliczeniu o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług
konsumpcyjnych przyjęty ustawą budżetową państwa ) podlegają ewidencji
ilościowo – wartościowej.Zakupione wydawnictwa i książki podlegają
ewidencji w odrębnej księdze inwentarzowej , z podaniem użytkownika.
-wyposażenie ( podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej )
pomieszczenia biurowego winno posiadać indywidualne , trwałe tabliczki
znamionowe wskazujące ich numer inwentarzowy – nadany wg numeru
porządkowego w księdze inwentarzowej.Wyposażenie biurowe winno być
przypisane do każdego pomieszczenia osobno i ujęte w spisie inwentarzowym.
-wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub
innego mogą nastąpić za wiedzą Sekretarza Gminy , w jednostkach
organizacyjnych osoby wskazane przez kierowników jednostek.
nabyte przez jednostkę prawa
Wartości niematerialne i prawne
majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania np. prawo
użytkowania wieczystego gruntów , prawa autorskie , prawa do projektów ,
patentów , licencji , programy komputerowe.
3.Odpowiedzialność za powierzone mienie
-odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi Sekretarz
Gminy , na którym ciąży również obowiązek nadzoru nad właściwą
eksploatacją, zabezpieczeniem przed kradzieżą itp.
-odpowiedzialność za właściwa eksploatację i ochronę składników majątkowych
w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, którym te składniki powierzono.
-odpowiedzialność za majątek gminy używany przez jednostki organizacyjne –
kierownicy poszczególnych jednostek
-pracownik , któremu powierzono sprzęt do użytku indywidualnego , podpisuje
oświadczenie o odpowiedzialności materialnej i zobowiązuje się do jego zwrotu
gdy ustanie potrzeba jego użytkowania.Przy rozwiązaniu stosunku pracy ,
adnotacja na karcie obiegowej pracownika.Oświadczenie z zobowiązania
przechowuje w aktach Sekretarz Gminy.
-pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia gminy powstałego
wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków – zgodnie
z kodeksem pracy.
4
II.Inwentaryzacja majątku gminy
1.cele i metody inwentaryzacji
Inwentaryzacja ma na celu :
-ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień
-skonfrontowanie ze stanem księgowym
-wyjaśnienie powstałych różnic
-doprowadzenie danych ewidencji księgowej do stanu zgodnego z faktycznym
-rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za minie
-dokonanie oceny gospodarczej przydatności majątku
-przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej
Metody inwentaryzacji :
-inwentaryzacja pełna – polega na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień
inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych.
-inwentaryzacja uproszczona – polega na porównaniu stanu rzeczywistego z
zapisami w ewidencji księgowej
2.rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się w drodze :
-spisu z natury
-uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanu na dzień
inwentaryzacji
-weryfikacji prawidłowości stanów ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z
odpowiednimi dokumentami.
3.odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji
ponosi Sekretarz Gminy , a w jednostkach organizacyjnych , kierownicy tych
jednostek.
4.terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji
- na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić
inwentaryzację :
a) środków pieniężnych w kasie , akcji , obligacji , bonów i innych papierów
wartościowych , druków ścisłego zarachowania – droga spisu z natury ,
wycenę tych ilości , porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych
b) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych , należności
pożyczek i zobowiązań powierzonych kontrahentom własnych składników
majątkowych – drogą pozyskania pisemnych potwierdzeń prawidłowości w
księgach rachunkowych
c) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych – drogą
porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
5
d) składników majątkowych będących własnością innych jednostek.
- raz w ciągu 2 lat
a) zapasów materiałów towarów , produktów gotowych znajdujących się
na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo – wartościową
a)
b)
c)
raz w ciągu 4 lat
środków trwałych
pozostałych środków trwałych ( wyposażenia )
wartości niematerialnych i prawnych
- na dzień zakończenia działalności jednostek organizacyjnych oraz na dzień
poprzedzający postawienie ich w stan likwidacji lub upadłości
Termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane , jeżeli inwentaryzację
rozpoczęto 3 miesiące przed końcem roku „obrotowego” , a zakończono do 15
dnia następnego roku , ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub
odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury , jakie nastąpiły między
datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych
-stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu
bilansowym.
Termin oraz metodę przeprowadzenia spisu określa Wójt ( kierownik jednostki )
Odrębnym Zarządzeniem.
III.Czynności inwentaryzacyjne na podstawie spisu z natury
Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny
środków trwałych i pozostałych środków trwałych pod względem przydatności.
Ewentualną likwidację dokonuje Stała Komisja Kasacyjna
a) czynności inwentaryzacyjne na podstawie spisu z natury :
- przygotowanie składników majątkowych do spisu ( pracownik materialnie
odpowiedzialny)
- powołanie i przeszkolenie zespołów , przygotowanie zarządzeń , formularzy
itp.( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej )
- przeprowadzenie spisów z natury ( zespół spisowy )
- kontrola prawidłowości spisów ( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej)
- wycena i ustalenie wartości spisowych składników majątku oraz różnic
inwentaryzacyjnych ( pracownik referatu finansowego )
6
- wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz postawienie
wniosków co do sposobu ich rozliczenia ( przewodniczący komisji
inwentaryzacyjnej w uzgodnieniu z Sekretarzem Gminy )
- zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania
niedoboru zawinionego ( kierownik jednostki )
- zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia
różnic pod względem formalnym i rachunkowym ( główny księgowy )
- zatwierdzenie wniosków przez kierownika jednostki
- ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisem
postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych
i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami
majątku ( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej )
- ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich
rozliczenie ( referat finansowy ).
b) czynności inwentaryzacyjne na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami:
- sporządzenie i wysłanie zawiadomień o wysokości sald , potwierdzenie sald
w nadesłanych zawiadomieniach lub wyjaśnienie różnic
- ustalenie niezgodności sald , ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach
rachunkowych ( referat finansowy )
c) czynności inwentaryzacyjne na podstawie weryfikacji stanów
ewidencyjnych:
- ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami
( referat finansowy )
- ustalenie nieprawidłowości , ich wyjaśnienie , naliczenie i i ujęcie
w księgach rachunkowych ( referat finansowy przy współpracy osób
materialnie odpowiedzialnych )
d) inwentaryzację zdawczo-odbiorczą wynikłą w przypadku zmian osób
materialnie odpowiedzialnych traktuje się jako nową , na ogólnie
obowiązujących zasadach.
Pełna dokumentacja inwentaryzacyjna ( Kat. B – 10 ) przechowywana jest
zgodnie z „ instrukcją kancelaryjną „.
Załącznik:
- wzory części dokumentacji Nr 1 - 5
7