ETAP 1

Piotr Krząkała
Dyrektor Handlowy ds. Kluczowych Klientów
Strategia firmy
Każda organizacja działająca we współczesnym biznesie powinna posiadać
określoną strategię działania i na tej bazie budować system informacyjny,
używając systemu ERP jako narzędzia. Inaczej mówiąc system informacyjny jest
jednym z kluczowych elementów strategii przedsiębiorstwa.
System informatyczny ERP i organizacja
Prace przedwdrożeniowe
Co powinno być podstawą wyboru systemu ERP:
1.
Określenie
jak
przy
pomocy
systemu
informatycznego
wspomóc
realizację strategii firmy
2.
Zdefiniowane procesy gospodarcze
3.
Określone potrzeby informacyjne
4.
Koncepcja systemu informatycznego (platforma, baza danych, interface, itd.)
Wybór systemu ERP
1. Decyzja o wyborze ERP powinna być strategiczna, obliczona na zbudowanie trwałych podstaw
biznesu, a nie działaniem nastawionym na szybki rezultat
2. Oparty o „docelowe” procesy, które muszą być zdefiniowane i zatwierdzone
3. W selekcji biorą udział najbardziej doświadczone osoby – dział IT jedynie wspiera
4. Proces selekcji oparty o bardzo szczegółowe kryteria, zbudowane w oparciu o opracowane
procesy biznesowe
5. Zestaw kryteriów wyboru i oceny powinien uwzględniać takie aspekty:
•
Możliwości samodzielnej parametryzacji
•
Łatwość instalacji, wydajność
•
Harmonogram realizacji przedsięwzięcia
•
Metodyka realizacji projektu
•
Doświadczenia konsultantów wdrożeniowych
•
Referencje w branży
•
Funkcjonalność, łatwość użytkowania (przyjazny interfejs)
6. Określić warunki do rzeczywistych potrzeb firmy, a nie kopia z innego
SIWZ !!!
Koszty/wydatki związane z zakupem
systemu informatycznego
1. Zakup nowego sprzętu komputerowego lub uzupełnienie
2. Licencje aplikacji – biurowe, system operacyjny, bazy danych, ERP,
oprogramowanie „specjalistyczne”
3. Aktualizacja aplikacji – koszty zakupu prawa do nowych wersji i pomocy
„hot line”
4. Koszty związane z udziałem personelu użytkownika we wdrożeniu
5. Koszty szkolenia personelu podczas wdrożenia
6. Koszty szkolenia administratorów
Serwis powdrożeniowy
1. Zawsze kosztuje !
2. Dedykowany konsultant – kosztuje !
3. Określone precyzyjnie warunki (ilość godzin, ewentualna ilość wizyt na
miejscu, czas reakcji serwisu, czas usunięcia błędu/awarii
4. Inne dodatkowe warunki – np. administracja bazą danych, wykonywanie
dodatkowych raportów, rozliczenia NFZ
5. Co z serwisem po godzinach pracy ? – kosztuje !
6. Warunki serwisowania serwera
Implementacja Systemu ERP
Krytyczne Czynniki Powodzenia Projektu
1. Projekt Wdrożeniowy jest przedsięwzięciem biznesowym
2. Projekt Wdrożeniowy jest własnością klienta
3. Zaangażowanie kierownictwa
4. Wysoka ranga wdrożenia systemu ERP
Metodologia Wdrożenia
Etap 0 – Otwarcie Projektu
Etap 1 – Analiza Przedwdrożeniowa i Budowa Koncepcji Wdrożenia
Etap 2 – Rozbudowa Systemu
Etap 3 – Budowa Prototypu Systemu
Etap 4 – Dostawa, Instalacja i Uruchomienie Produktu
Etap 5 – Szkolenia Użytkowników i Administratorów
Etap 6 – Uruchomienie Pilotażowe Systemu
Etap 7 – Start Produktywny i Nadzór Eksploatacyjny
11
Zakres Projektu
 Zakres organizacyjny
 Zakres funkcjonalny
 Wyłączenia
 Interfejsy
 Produkty Projektu
 Ograniczenia
 Wstępny Rejestr Ryzyk
14
Struktura Organizacyjna
Organizacja Zamawiającego
Organizacja Wykonawcy
Komitet Sterujący Projektu
Wspólna reprezentacja Zamawiającego i Wykonawcy
Członkowie Komitetu Sterującego
ZESPÓŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTEM
Kierownik Projektu ze strony
Zamawiającego
Kierownik Projektu ze strony
Wykonawcy
Biuro Projektu
ZESPOŁY
WSPIERAJĄCE
PROJEKT
Kierownik Zespołu
Wykonawczego
Zamawiającego
Kierownik Zespołu
Wykonawczego Wykonawcy
Zespół Wsparcia
Merytorycznego
ZESPÓŁ PROJEKTOWY
Zespół Wykonawczy
Zamawiającego
Zespół Wykonawczy
Wykonawcy
Metodologia procesu wdrożenia
15
Wstępny Plan Projektu
 ETAP 0 – Otwarcie Projektu
•
Dokument Otwarcia Projektu – jako efekt uzgodnień
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 1
 ETAP 1 – Analiza Przedwdrożeniowa i Budowa Koncepcji
Wdrożenia
•
Koncepcja Wdrożenia
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 2
 ETAP 2 - Rozbudowa Systemu
•
Opracowanie i zatwierdzenie Spec. Wymagań dot. zmian funkcjonalności
•
Prezentacja Gotowych modyfikacji na bazie testowej
•
Weryfikacja zgodności opracowanego rozwiązania z Specyf. Wymagań
•
Testy akceptacyjne
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 3
18
Wstępny Plan Projektu cd..
 Etap 3 - Budowa Prototypu Systemu – Parametryzacja
•
Zasilona baza testowa
•
Opracowany i zatwierdzony prototyp systemu
•
Wstępnie przeniesione dane z obecnie użytk. systemów do bazy produkcyjnej
•
Sprawdzony i dostosowany do specyfiki firmy system, gotowy do testów w środowisku
danych rzeczywistych
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 4
 Etap 4 – Dostawa, Instalacja i Uruchomienie Produktu
•
Dostarczony i zainstalowany serwer bazy danych, system operacyjny
•
Dostarczone x kompletów zestawów komputerowych
•
Skonfigurowany i zainstalowany na serwerze oraz stacjach roboczych system, zawierający
bazę produkcyjną z opracowanych prototypem
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 4
19
Wstępny Plan Projektu cd..
 Etap 5 – Szkolenie Użytkowników i Administratorów
•
Przeszkolony do pracy personel w zakresie wdrażanych modułów
•
Przeprowadzone testy autoryzacyjne ze znajomości systemu
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 6
 Etap 6 – Uruchomienie Pilotażowe Systemu
•
Przeprowadzenie testów pracy w warunkach rzeczywistych
•
Gotowy do pracy system w zakresie modułów objętych wdrożeniem w ramach projektu
•
Uruchomiony i skonfigurowany i dostosowany do potrzeb Zamawiającego ZSI
•
Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 7
 Etap 7 – Rozruch Technologiczny i Nadzór Eksploatacyjny (Start Produktywny)
•
•
Pracujący produktywnie system Informatyczny Zamawiającego
Zakończony Projekt
 Ramy Czasowe projektu i przyjęte marginesy tolerancji - Harmonogram
20
Dokumentacja
 Formularz - Zgłoszenie Zagadnienia Projektowego
 Formularz - Zgłoszenia Serwisowego
 Protokół ze Spotkania
 Formularz - Zgłoszenia Propozycji Modyfikacji
 Formularz - Zgłoszenie Ryzyka
 Rejestr Zagadnień Projektowych
 Rejestr Ryzyk
 Rejestr Propozycji Modyfikacji
 Rejestr Zgłoszeń Serwisowych
22
Analiza Ryzyka
23
Proces Planowania Ryzyka
ZADANIA
Robiony na pewien „moment”
należy do niego wracać
RYZYKO
20 %
TYGRYSY
80 %
80 %
KROKODYLE
20 %
•Wybór 20% ważnych zadań
• Zagrożenia dla 20% ważnych zadań
• Podziała zagrożeń według oddziaływania na projekt
• Stworzenie planu prewencji i „co jeżeli”
24
Przypadki z życia, czyli 10 źródeł niepowodzeń we wdrożeniu
systemów ERP
1.
Brak umiejętności korzystania z rad innych
2.
Brak zaangażowania kierownictwa
3.
Chciejstwo – Chcemy aby pełna funkcjonalność została wdrożona, aby obsługiwany był każdy
proces
4.
Brak umiejętności korzystania z doświadczeń innych
5.
Jak wybrać dostawcę rozwiązania – wizyty referencyjne, porównanie ofert
6.
Ocena dostarczonych ofert – nie można dążyć do wspólnego mianownika, ale uwzględniać
składane propozycje całościowo; Ideologizacja podejścia punktowego skazuje czasami wybór na
dostawcę najbardziej przebiegłego
7.
Negocjacje kontraktowe- świetny sprzedawca „zakręcił” nabywcą
8.
Dobór osób do zespołu wdrożeniowego
9.
Zarządzanie ryzykiem – skupienie się na zagrożeniach
10. Rola Kierownika Projektu w wdrożeniu
Pielęgnacja i rozwój
W późniejszym etapie (3-6 miesięcy po wdrożeniu), klient i firma wdrożeniowa
zawierają porozumienie na wykonanie usług serwisu powdrożeniowego w obszarze
ERP. W ramach przedmiotu prac firma wdrażająca zobowiązuje się najczęściej do:
• Konsultacji wdrożeniowych w zakresie zainstalowanych u klienta modułów systemu
• Uzupełniania standardowej wersji systemu o nowe funkcje usprawniające pracę
systemu - np. pomoc przy definiowaniu nowych raportów
• Świadczenia pomocy telefonicznej na zasadzie Hotline
• Usuwania awarii systemu i pomocy w eliminacji skutków awarii
• Innych prac dotyczących systemu zleconych przez klienta
Następny Projekt
Po dłuższym okresie eksploatacji systemu, istnieje najczęściej potrzeba wdrażania
nowych funkcjonalności, lub uzupełnienia starych. Jest to skutkiem zmieniających
się potrzeb organizacji na skutek zmiany celów biznesowych, usprawnienia
procesów gospodarczych.
Rodzi się , potrzeba kolejnego projektu systemu informatycznego,
czy to w obszarze tradycyjnych funkcjonalności ERP, czy też wyjście
poza fizyczne granice przedsiębiorstwa, które przecież nie funkcjonuje
w odosobnieniu. Istnieje wzajemne oddziaływanie ze światem
zewnętrznym, m.in. z dostawcami, sprzedawcami, bankami, klientami.
Chodzi tu o zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM), zarządzanie
relacjami z klientem (CRM), stworzenie całościowego środowiska
e-biznesowego.
KONIEC
WYKŁADU