docPoradnik asystentki Czyli efektywne zarządzanie biurem redakcja
download 
Reklamacja Transkrypt
Poradnik asystentki Czyli efektywne zarządzanie biurem redakcja
Poradnik asystentki Czyli efektywne zarządzanie biurem redakcja naukowa H. Füchsel ISBN: 978-83-7561-162-5 format 165/235, oprawa miękka liczba stron: 313 cena: 44,90 zł Książka w kompleksowy sposób omawia kwestie: • miejsca asystentki w strukturze organizacji i jej roli w procesie zarządzania, • kwalifikacji zawodowych i osobistych niezbędnych na tym stanowisku pracy, • procedur biurowych, które określają działanie firmy i asystentki, • dokumentów, jakie sporządza (lub z jakich korzysta) asystentka, • kształtowania wizerunku własnego i wizerunku firmy, • zasad dress code i ich stosowania w praktyce biurowej, • organizowania spotkań służbowych, • sprzętu i oprogramowania komputerowego z punktu widzenia potrzeb asystentki, • porad komputerowych dla asystentki, • regulacji prawnych oraz zasad nadzoru i kontroli w zakresie ustawodawstwa pracy. Wszystkie zagadnienia mają formę praktycznych porad, ułatwiających adaptację na stanowisku asystentki i wykazanie się profesjonalizmem w pracy. O autorach Autorami książki są osoby reprezentujące Państwowe Studium Stenotypii i Języków Obcych w Warszawie oraz European Management Assistants, czyli EUMA Polska. Obydwie organizacje zajmują się kształceniem asystentek, zmianami w profilu zawodowym tego stanowiska, analizą karier asystentek oraz współpracą z pracodawcami zarówno w kraju, jak i w Europie. Dzięki tym kwalifikacjom i zainteresowaniom autorów książka ma praktyczny oraz użyteczny charakter. www.poltext.pl poradnik asystentki Spis treści Wstęp ................................................................................................................................. 11 1. Organizacja pracy asystentki (Halina Füchsel) ................................................ 15 1.1. Zmiany na stanowisku asystentek .................................................................. 1.2. Kim jest asystentka? ...................................................................................... 1.3. Rola asystentki w zarządzaniu ....................................................................... 1.3.1. Jaki jest udziaá asystentki w kolejnych etapach zarządzania? ............ 1.3.2. Jakie są kryteria oceny informacji? .................................................... 1.4. Jaki stopieĔ samodzielnych dziaáaĔ wykazuje asystentka? ........................... 1.4.1. Asystentka zarządu .............................................................................. 1.4.2. Asystentka prezesa .............................................................................. 1.4.3. Asystentka dyrektora departamentu .................................................... 1.4.4. Czy asystentka jest tylko podwáadną, czy… ...................................... 1.5. Páaszczyzny dziaáania asystentki ................................................................... 1.6. Kwalikacje zawodowe asystentki ................................................................ 1.7. Dokumenty okreĞlające dziaáanie organizacji ............................................... 1.7.1. Dokumenty zaáoĪycielskie rmy prywatnej ....................................... 1.7.2. Dokumenty zaáoĪycielskie spóáki prawa handlowego ........................ 1.7.3. Akt zaáoĪycielski spóáki z ograniczoną odpowiedzialnoĞcią .............. 1.7.4. Akt zaáoĪycielski spóáki akcyjnej ....................................................... 1.7.5. Czy umowa, akt zaáoĪycielski i statut są toĪsame? ............................ 1.7.6. Akt zaáoĪycielski stowarzyszenia i fundacji ....................................... 1.8. Organy zarządzające osób prawnych ............................................................. 1.9. Dokumenty potwierdzające dziaáanie wáadz ................................................. 1.9.1. Sprawozdania ...................................................................................... 1.9.2. Protokoáy ............................................................................................. 1.9.3. Notatki (minutki) z zebrania ............................................................... 1.10. Dokumenty wewnĊtrzne organizacji ............................................................ 1.10.1. Regulaminy ....................................................................................... 1.10.2. Zakres czynnoĞci ............................................................................... 1.10.3. Instrukcja kancelaryjna ..................................................................... 16 17 19 20 21 23 23 24 25 26 28 32 33 34 35 36 36 37 39 39 41 41 46 50 52 52 56 59 www.poltext.pl 5 Spis treści 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 2. poradnik asystentki ESOD – status pisma elektronicznego ......................................................... Czy dokumenty muszą byü takie szczegóáowe? .......................................... Warunki usprawnienia pracy asystentki ....................................................... Podsumowanie – byü albo nie byü asystentką ............................................. Co kształtuje wizerunek firmy? (Anna M. Brengos) ........................................ 69 2.1. Co jest najwaĪniejsze dla postrzegania rmy? .............................................. 2.1.1. Jaki powinien byü produkt? ................................................................ 2.1.2. Czy nazwa rmy ma znaczenie dla jej rozpoznawalnoĞci na rynku? ......................................................................................... 2.1.3. Czy sukces rmy moĪna zamknąü w znaku (logo)? .......................... 2.1.4. Jak zadbaü o pozytywny wizerunek rmy? ........................................ 2.2. Co decyduje o tworzeniu pozytywnego wizerunku? ..................................... 2.2.1. Jakie wnioski o rmie moĪe wysnuü kontrahent, widząc ludzi przy pracy? .......................................................................................... 2.2.2. Czy pracownicy wpáywają na opiniĊ o instytucji równieĪ poza nią? ............................................................................................. 2.2.3. Czy samochody teĪ są wizytówką rmy? ........................................... 2.2.4. Jaka marka samochodu jest najwáaĞciwsza dla aut sáuĪbowych? ...... 2.3. Jak na odlegáoĞü zadbaü o przychylnoĞü klienta? .......................................... 2.3.1. Czy za pomocą poczty elektronicznej moĪna zdobyü przyjacióá? ......................................................................................... 2.3.2. Jak za cenĊ znaczka pocztowego zyskaü na wizerunku rmy? ........ 3. 64 65 66 67 69 69 70 72 73 82 83 84 85 86 87 88 93 Co kształtuje wizerunek asystentki? ................................................................ 95 3.1. Dress code i inne waĪne elementy (Agata Goliszewska) .............................. 95 3.2. Organizacja spotkaĔ (ElĪbieta GoliĔska) ....................................................... 98 3.2.1. Od czego zacząü? ................................................................................ 98 3.2.2. Organizacja spotkaĔ merytorycznych ................................................. 99 3.2.3. Spotkania towarzyskie, choü rmowe .............................................. 106 3.2.4. RóĪnorodnoĞü kulturowa .................................................................. 109 3.3. Reprezentacja i róĪnice miĊdzykulturowe (ElĪbieta GoliĔska) ................... 113 3.3.1. Reprezentacja, czyli co? .................................................................... 113 4. Minimum o komputerze w pracy asystentki (Jan Łapuć) ....................... 133 4.1. Ergonomia i BHP ......................................................................................... 134 4.2. SprzĊt komputerowy .................................................................................... 138 6 www.poltext.pl poradnik asystentki Spis treści 4.2.1. Komputery ......................................................................................... 4.2.2. Drukarki ............................................................................................ 4.2.3. Skanery .............................................................................................. 4.2.4. Urządzenia wielofunkcyjne (kombajny) ........................................... 4.3. System operacyjny ....................................................................................... 4.3.1. Rodzaje i wersje systemów operacyjnych ........................................ 4.3.2. Co umoĪliwia system operacyjny? ................................................... 4.4. Edytor tekstu ................................................................................................ 4.4.1. Co to jest edytor tekstu i do czego sáuĪy? ........................................ 4.4.2. Budowa tekstu ze wzglĊdu na elementy formatowania .................... 4.4.3. UĪycie rozbudowanych sposobów formatowania tekstu .................. 4.4.4. ZáoĪone dokumenty wielostronicowe ............................................... 4.4.5. Korespondencja seryjna .................................................................... 4.4.6. Przykáady formatowania typowych pism biurowych ....................... 4.5. Arkusz kalkulacyjny ..................................................................................... 4.5.1. Co to jest arkusz kalkulacyjny i do czego sáuĪy? .............................. 4.5.2. Wprowadzanie danych do arkusza .................................................... 4.5.3. Zasady tworzenia tabel zawierających obliczenia ............................ 4.5.4. Tworzenie wykresów ........................................................................ 4.5.5. Przykáad zastosowania arkusza kalkulacyjnego w pracach biurowych ........................................................................ 4.6. Przygotowanie prezentacji ........................................................................... 4.7. Internet ......................................................................................................... 4.8. Poczta elektroniczna .................................................................................... 4.9. Programy do zarządzania czasem i kontaktami ........................................... 4.10. BezpieczeĔstwo komputera i zgromadzonych danych .............................. 4.11. ZakoĔczenie ............................................................................................... 5. 138 151 159 160 160 160 161 179 179 180 191 195 197 198 206 206 207 216 219 222 226 232 233 237 238 243 Problematyka kadr i płac (Zdzisława Koźmin) .............................................. 245 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. ħródáa prawa w sprawach pracowniczych ................................................... Podstawowe pojĊcia prawne ........................................................................ Zakres regulacji przepisów w sprawach pracowniczych ............................. Formy zatrudnienia osób wedáug prawa pracy i prawa cywilnego ............. Podstawowe zasady w prawie pracy ............................................................ Nawiązanie stosunku pracy .......................................................................... 5.6.1. Rodzaje umów o pracĊ ...................................................................... www.poltext.pl 245 246 247 247 248 248 249 7 Spis treści poradnik asystentki 5.6.2. Na czym polega zasada swobody zawierania umów? ...................... 254 5.6.3. Czy pracownika obowiązuje badanie lekarskie przed zawarciem umowy? ........................................................................... 254 5.6.4. Jakie konsekwencje wynikają z zawartej umowy o pracĊ? .............. 255 5.7. Rodzaje umów cywilnoprawnych .............................................................. 256 5.8. Dokumentacja zatrudnienia ........................................................................ 258 5.8.1. Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych ................................................................................ 259 5.8.2. Jakich báĊdów naleĪy unikaü w aktach osobowych? ...................... 261 5.8.3. Jakie obowiązują ewidencje dotyczące zatrudnienia? .................... 263 5.9. Warunki wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracĊ ........................... 266 5.9.1. Sposoby rozwiązania umowy o pracĊ ............................................. 266 5.9.2. Obowiązujące okresy wypowiedzenia umowy o pracĊ .................. 266 5.9.3. Formy dokonania wypowiedzenia umowy o pracĊ ........................ 267 5.9.4. Uprawnienia pracownika w związku z wypowiedzeniem umowy o pracĊ ................................................................................ 270 5.9.5. Co to jest grupowe zwolnienie z pracy? ......................................... 270 5.9.6. Obowiązek pracodawcy w związku z rozwiązaniem lub wygaĞniĊciem umowy o pracĊ .................................................. 273 5.10. ĝwiadectwo pracy ...................................................................................... 273 5.10.1. Jakie informacje powinny siĊ znaleĨü w Ğwiadectwie pracy? .......... 274 5.10.2. Do ustalenia jakich uprawnieĔ sáuĪy Ğwiadectwo pracy? ............ 275 5.10.3. Kiedy Ğwiadectwo pracy jest wadliwe? ........................................ 278 5.10.4. Jakich czynnoĞci wymaga sprostowanie Ğwiadectwa pracy? .......... 278 5.11. Czas pracy jako element stosunku pracy ................................................... 279 5.11.1. Przesáanki decydujące o czasie pracy ........................................... 279 5.11.2. Normy czasu pracy ........................................................................ 280 5.11.3. Podstawowe normy czasu pracy ................................................... 280 5.11.4. Praca w godzinach ponadnormatywnych – nadliczbowych ......... 280 5.11.5. Jak ksztaátuje siĊ wynagrodzenie za pracĊ w godzinach nadliczbowych? ............................................................................. 281 5.11.6. W jaki sposób dokumentuje siĊ czas pracy? ................................. 281 5.12. PodróĪe sáuĪbowe ...................................................................................... 281 5.12.1. ĝwiadczenia przysáugujące delegowanym pracownikom ............ 281 5.12.2. Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym ĞwiadczeĔ z tytuáu podróĪy ............................................................................ 283 8 www.poltext.pl poradnik asystentki Spis treści 5.13. OdpowiedzialnoĞü porządkowa i materialna pracowników ...................... 5.13.1. OdpowiedzialnoĞü pracownicza .................................................... 5.13.2. OdpowiedzialnoĞü materialna ....................................................... 5.14. Urlopy pracownicze ................................................................................... 5.14.1. Wymiar urlopu wypoczynkowego ................................................ 5.14.2. Na czym polega urlop proporcjonalny? ........................................ 5.14.3. Urlopy pracownicze ze wzglĊdu na cel ........................................ 5.14.4. Ekwiwalent za urlop ..................................................................... 5.14.5. Jakie zasady obowiązują przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop? ........................................................................................ 5.14.6. Ile wynosi wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego? .... 5.15. BezpieczeĔstwo i higiena pracy ................................................................. 5.15.1. Obowiązki i prawa pracownika w zakresie bhp ........................... 5.15.2. Jakie konsekwencje są przewidziane za nieprzestrzeganie przepisów bhp? ............................................................................. 5.16. Ochrona kobiet i máodocianych ................................................................. 5.16.1. Ochrona pracy kobiet .................................................................... 5.16.2. Szczególne zasady zatrudniania máodocianych ............................ 5.17. Zasady naliczenia wynagrodzeĔ i ĞwiadczeĔ za pracĊ .............................. 5.17.1. Formy i skáadniki wynagrodzenia za pracĊ .................................. 5.17.2. Formy dodatkowego wynagradzania pracowników ..................... 5.17.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za pracĊ .................................. 5.17.4. Na czym polega ochrona wynagrodzenia za pracĊ? ..................... 5.17.5. Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia ..................................... 5.17.6. Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia ................................. 5.18. Zasiáek chorobowy ..................................................................................... 5.18.1. Prawo ubezpieczonego do wynagrodzenia za czas choroby .......... 5.18.2. Prawo ubezpieczonego do zasiáku chorobowego ......................... 5.18.3. Utrata prawa do zasiáku chorobowego ......................................... 5.18.4. W jakich sytuacjach nie przysáuguje zasiáek chorobowy? ........... 5.18.5. Wymiar zasiáku chorobowego ....................................................... 5.18.6. Zasady obliczania i wypáat zasiáku chorobowego ........................ 5.19. ĝwiadczenia pieniĊĪne w związku z zakoĔczeniem stosunku pracy ......... 5.20. Obowiązki rm wobec ZUS i urzĊdu skarbowego .................................... 5.20.1. Kwota graniczna przy wymiarze skáadek ZUS ............................ 5.20.2. Skáadki na ubezpieczenie spoáeczne i Ĩródáa nansowania ......... www.poltext.pl 283 284 285 285 285 286 287 288 288 288 289 289 289 290 290 291 291 292 292 292 293 293 293 294 294 294 295 296 296 296 297 298 298 298 9 Spis treści 5.21. 5.22. 5.23. 5.24. 5.25. poradnik asystentki 5.20.3. Koszty uzyskania przychodu ........................................................ 5.20.4. Dochód do opodatkowania ........................................................... 5.20.5. Wyliczenie wynagrodzenia z tytuáu umowy o pracĊ .................... 5.20.6. Wyliczenie wynagrodzenia z tytuáu umowy zlecenia ................... 5.20.7. Fakultatywny charakter skáadek ZUS ........................................... 5.20.8. Podstawy obliczania wysokoĞci skáadek ZUS .............................. 5.20.9. Zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzenia za pracĊ ..... 5.20.10. Obowiązki páatników w zakresie podatku dochodowego .......... Dokumentacja rozliczeniowa z ZUS ......................................................... PostĊpowanie przed sądami pracy ............................................................. 5.22.1. Rodzaje roszczeĔ pracowniczych ................................................. 5.22.2. PostĊpowanie przed sądem pracy ................................................. 5.22.3. Terminy wniesienia odwoáania do sądu ........................................ Kontrole zewnĊtrzne w zakresie ustawodawstwa pracy ............................ 5.23.1. Inne podmioty uprawnione do kontroli ........................................ Normy unijne w polskim prawie pracy ..................................................... Kodeks postĊpowania administracyjnego w biurze ................................... 5.25.1. Prawa strony postĊpowania administracyjnego ............................ 5.25.2. Terminy zaáatwienia spraw ........................................................... 5.25.3. Jakie znaczenie mają wnioski i skargi? ........................................ 299 300 300 302 303 303 304 305 307 308 308 308 308 309 309 310 311 311 312 312 Bibliografia .................................................................................................................... 313 10 www.poltext.pl poradnik asystentki 1. Organizacja pracy asystentki Halina Füchsel Cechą charakterystyczną naszych czasów jest niesamowite przyspieszenie w kaĪdej dziedzinie Īycia. Spójrzmy choüby na proces edukacji: piĊciolatki do szkóá, programy szkolne, podrĊczniki zmieniane w zasadzie co roku, internet do dyspozycji juĪ dla uczniów szkóá podstawowych, portal „odrabiający lekcje” za opáatą, moĪliwoĞü áączenia nauki z pracą, moĪliwoĞü studiowania na kilku kierunkach itd. A jak z pracą: Wedáug danych urzĊdu pracy najwiĊkszy odsetek bezrobotnych jest wĞród kobiet w wieku 26–34 lat, co wynika m.in. takĪe stąd, Īe kobiety w tym wieku zwykle zakáadają rodziny i wychowują dzieci. NajwiĊkszy odsetek bezrobotnych jest wĞród kobiet z wyksztaáceniem wyĪszym i policealnym. Wynika to przede wszystkim z ogólnego wzrostu poziomu wyksztaácenia kobiet, ale takĪe wskazuje, Īe umiejĊtnoĞci, a wáaĞciwie bardziej wiedza niĪ umiejĊtnoĞci, jaką kobiety zdobywają na studiach, w niewielkim stopniu przekáada siĊ na oczekiwania pracodawców wzglĊdem absolwentek. Oczekiwania praktykantów i rm przyjmujących na praktyki zawodowe są rozbieĪne. Firmy kierują praktykantów do tych miejsc pracy, na których wystĊpują spiĊtrzenia zadaĔ lub tam, gdzie są odczuwane braki kadrowe – porządkowanie archiwum, wykonywanie protokoáów itp. Praktykant (po II czy III roku studiów) czuje siĊ niedowartoĞciowany, a ponadto nie wie, jak siĊ do tego zabraü. Ostatnio sáychaü o likwidacji praktyk zawodowych, co spowoduje jeszcze wiĊkszą przepaĞü miĊdzy oczekiwaniami pracodawców i praktykantów. Znamienne są tytuáy, jakie czĊsto ukazują siĊ w prasie, okreĞlające dzisiejszych dwudziestolatków i trzydziestolatków jako „pokolenie straconych szans”, tj. pokolenie, któremu umoĪliwiono ksztaácenie siĊ, ale nie stworzono warunków do wykorzystania zdobytego wyksztaácenia. Z doĞwiadczeĔ róĪnych krajów (m.in. Niemiec) wynika, Īe warto zadbaü o rozwój szkolnictwa zawodowego, umoĪliwiając studentom równoczesne áączenie ksztaácenia i pracy w zawodzie związanym z kierunkiem nauki. Potwierdzają to wykáadowcy naszych szkóá zaocznych – osoby pracujące podchodzą do zajĊü duĪo powaĪniej i uczą siĊ nie tylko do egzaminu, poniewaĪ na bieĪąco widzą korzyĞci wynikające z podnoszenia kwalikacji. www.poltext.pl 15 Halina Füchsel poradnik asystentki MoĪna te uwagi potraktowaü jako „páacz nad rozlanym mlekiem”, poniewaĪ nikt z nas jako jednostka nie ma wpáywu na przestawienie machiny edukacyjnej w krótkim czasie. JednakĪe bądĨmy szczerzy, wielu rodziców kierowaáo swe pociechy na wyĪsze uczelnie, przede wszystkim na zarządzanie i marketing, sądząc, Īe to kierunki z przyszáoĞcią. Tak z przyszáoĞcią, ale dosyü odlegáą, bo po ukoĔczeniu studiów najpierw trzeba nauczyü siĊ zarządzaü swoim czasem. 1.1. Zmiany na stanowisku asystentek Pracując przez wiele lat w PaĔstwowym Studium Stenotypii i JĊzyków Obcych, okreĞlanym czĊsto jako „szkoáa sekretarek”, byliĞmy Ğwiadkami metamorfozy tego zawodu. ZaryzykujĊ nawet stwierdzenie, Īe byliĞmy mimowolnymi uczestnikami tego procesu, biorąc udziaá w tworzeniu programów nauczania, organizując European Association of Professional Secretaries, a potem dziaáając lub sympatyzując z zadaniami European Management Assistants, organizacji zrzeszającej asystentki i inne zawody wspomagające kadrĊ zarządzającą w 20 paĔstwach europejskich. Finowie próbowali zdeniowaü róĪnice miĊdzy zawodem sekretarki i asystentki. Wedáug denicji ich ministerstwa pracy róĪnica polega jedynie na stopniu samodzielnoĞci w wykonywaniu zadaĔ zleconych przez szefa. Czynne asystentki twierdzą, Īe okreĞlenie stanowiska jest uznaniowe (i czĊsto zaleĪy od zatrudnianej osoby). Krótko mówiąc, asystentka/asystent udziela pomocy swojemu mistrzowi w wykonywaniu zadaĔ. RzeczywistoĞü wskazuje, Īe zakres tej pomocy zaleĪy od wielu czynników, a przede wszystkim od umiejĊtnoĞci asystentki. ZaryzykujĊ stwierdzenie, Īe najwaĪniejszym czynnikiem jest poziom zaufania do jej umiejĊtnoĞci wyraĪony przez szefa. Z tym jest róĪnie: jedni szefowie drobiazgowo sprawdzają poczynania asystentki w zakresie rozwiązania problemu, prosząc np. o przedstawienie projektu pisma przed jego opracowaniem, inni wymagają informacji o poszczególnych etapach dziaáania w podobnej sytuacji: kiedy bĊdzie wysáane, do kogo, e-mailem czy na papierze, a jeĞli tak, to na jakim, z czyim podpisem itp., a jeszcze inni stwierdzają krótko: „ProszĊ zrobiü tak, Īeby byáo dobrze”. Ci ostatni najpeániej wpáywają na rozwój zawodowy asystentki. Z początku bywa to dolegliwe, bo asystentka przyjmuje na siebie odpowiedzialnoĞü za sposób wykonywania zadania, ale pozwala jej to na „rozwiniĊcie skrzydeá”. Tak jest we wszystkich zawodach. Na kaĪdym stanowisku pracy trening czyni mistrza. PodjĊliĞmy siĊ zadania trochĊ „na wyrost”, gdyĪ asystentki pracują w róĪnych rmach, mają w nich róĪny status, a ich praca polega na rozwiązywaniu wielu zagadnieĔ, 16 www.poltext.pl poradnik asystentki 1. Organizacja pracy asystentki które mogą byü róĪnie oceniane. To, co w kancelarii prawnej jest priorytetem (np. przygotowanie dokumentacji do podpisania aktu notarialnego), moĪe wcale nie wystąpiü w fundacji zajmującej siĊ pomocą osobom niepeánosprawnym. Ostatnio opowiadaáa mi asystentka zarządu w duĪej korporacji, Īe rozmowa z ekspertem ds. zwolnieĔ grupowych przebiegaáa w bardzo cháodnej wrĊcz wrogiej atmosferze z tego powodu, Īe posadzono go na wprost okna (zgodnie z zasadami savoir-vivre), ale okno nie byáo przysáoniĊte i sáoĔce Ğwieciáo mu prosto w oczy, utrudniając rozmowĊ. Czasami z pozoru nieistotny drobiazg (mimo wysokiego poziomu przygotowania zawodowego) wpáywa na skutecznoĞü naszych zabiegów. ProszĊ mieü na uwadze, Īe zamieszczone rady nie zawsze mogą byü wáaĞciwe na kaĪdym stanowisku pracy, wiĊc nie moĪna ich odnosiü bezpoĞrednio do siebie. GdybyĞmy chcieli sáuĪyü szczegóáowymi radami w kaĪdym przypadku, podrĊcznik rozrósáby siĊ do 750 stron (jak np. komentarz do Kodeksu handlowego) i nikomu nie chciaáoby siĊ szukaü rozwiązania tylko dla siebie. ProszĊ o tym pomyĞleü, zanim zaczniecie PaĔstwo krytykowaü, mówiąc, Īe w Waszym przypadku jest inaczej. 1.2. Kim jest asystentka? Nie moĪna jednoznacznie odpowiedzieü na to pytanie, gdyĪ zaleĪy to od mnóstwa czynników formalnych i nieformalnych, nych, jakimi kieruje siĊ rma. Ponadto zaleĪy takĪe od przyjĊtego przez rzez szefa stylu zarządzania oraz od kwalikacji i osobowoĞci asystentki. WeĨmy pod uwagĊ najpierw czynniki formalne: formĊ prawną rmy, charakter jej dziaáalnoĞci, wielkoĞü, siedzibĊ, strukturĊ, obowiązujące procedury i inne. Z formalnego punktu widzenia moĪemy ustaliü pozycjĊ asystentki przez analizĊ schematu organizacyjnego rmy. Na rysunku 1.1 zaznaczono pytajnikiem, w którym miejscu w strukturze (a tym samym w hierarchii rmy)) moĪe byü usytuowane stanowisko asystentki. Do zakresu kompetencji asystentki naleĪy wiele zadaĔ z pogranicza zarządzania: tygodniowe i miesiĊczne planowanie zadaĔ dziaáu/departamentu, kontynuacja spraw w toku zaáatwiania i administracja spotkaĔ, przechowywanie dokumentów (protokoáów, notatek ze spotkaĔ), czuwanie nad terminowoĞcią i prawidáowoĞcią podjĊtych ustaleĔ, aranĪacja podróĪy i konferencji, www.poltext.pl 17 Halina Füchsel poradnik asystentki pisanie listów i notatek w jĊzyku polskim i obcym, korekta dokumentów pod wzglĊdem jĊzykowym, przygotowywanie materiaáów do prezentacji, wykonanie prezentacji, a niekiedy takĪe jej przeprowadzenie. RYSUNEK 1.1 Pozycja asystentki w strukturze organizacyjnej firmy ? Zarząd Prezes ? Dyrektor Finansowy ? Główny Księgowy Księgowy Kasjer Dyrektor Personalny Dyrektor Administracyjny Kierownik Sekretariatu Kierownik ds. Szkolenia ? Sekretarka Kierownik ds. Zatrudnienia Kierownik Administracyjny Sekretarka Specjalista ds. Personalnych Kierownik Gospodarczy Sekretarka Kontroler Źródło: opracowanie własne. WiąĪe siĊ to z duĪym zakresem odpowiedzialnoĞci nie tylko za wáasne dziaáania, lecz takĪe za dziaáania innych osób, których pracĊ koordynuje lub nadzoruje asystentka. Trudno je wszystkie wymieniü, poniewaĪ páaszczyzna jest bardzo rozlegáa, a obowiązki asystentki niekiedy trudno „deniowalne”. WymieniĊ tylko niektóre z nich: kontrola wydatków, koordynacja pracy zespoáu, „PC support”, czyli doraĨna pomoc w obsáudze komputera, administrowanie w zakresie spraw personalnych, 18 www.poltext.pl poradnik asystentki 1. Organizacja pracy asystentki administrowanie zakupami, administracja w zakresie projektów, czuwanie nad terminami, wiele innych, w tym tworzenie wizerunku rmy. 1.3. Rola asystentki w zarządzaniu Zarządzanie ma wiele denicji. PrzytoczĊ dwie z nich, które najbardziej traáy mi do przekonania. Zarządzanie jest sztuką, czyli twórczym uporządkowaniem chaosu organizacyjnego, jak twierdzi amerykaĔski biznesmen H.M. Boettinger. Wymaga 3 skáadników: wizji artysty, znajomoĞci rzemiosáa, skutecznego komunikowania siĊ. Inna denicja okreĞla zarządzanie jako formĊ praktycznej dziaáalnoĞci związanej z procesem podejmowania decyzji i dotyczy jak najlepszego wykorzystania zasobów [Encyklopedia organizacji i zarządzania 1981]: rzeczowych (zarządzanie procesami pracy, zasobami rzeczowymi lub zarządzanie produkcją), które wyznaczają poziom nowoczesnoĞci przedsiĊbiorstwa; kapitaáowych (zarządzanie nansami), które stanowią wizytówkĊ wiarygodnoĞci rmy; ludzkich, gdyĪ zarządzanie kadrami lub personelem, stopieĔ zadowolenia pracowników, niska uktuacja, wysoka wydajnoĞü tworzą obraz rmy w oczach spoáecznoĞci lokalnej i wpáywają na wartoĞü jej reputacji; informacyjnych (zarządzanie informacjami, czyli danymi niezbĊdnymi do skutecznego podejmowania decyzji w celu realizacji záoĪonych zadaĔ w sposób sprawny, mądry i bez zbĊdnego marnotrawstwa oraz skuteczny dla zapewnienia staáego i harmonijnego rozwoju przedsiĊbiorstwa). Jako funkcje zarządzania są zwykle wymieniane: Zachęcamy do lektury! dziaáaĔ oraz sposób ich osiąplanowanie – proces ustalania celów i odpowiednich gniĊcia, tj. co naleĪy osiągnąü i jak to zrobiü; organizowanie – proces porządkowania i przydzielania pracy, uprawnieĔ decyzyjnych i zasobów poszczególnym czáonkom organizacji w taki sposób, aby mogli osiągaü jej cele (stworzenie stanowisk i dziaáów, przyznanie im odpowiednich kompetencji oraz uprawnieĔ decyzyjnych, a takĪe pionowe i poziome ich powiązania, budowa systemu komunikacji, który przekazuje utworzonym stanowiskom informacje niezbĊdne do wykonywania zadaĔ); przewodzenie/motywowanie okreĞlone jako proces kierowania dziaáaniami czáonków grupy lub caáej organizacji oraz wywieranie na nich wpáywu w taki sposób, aby rzetelnie wykonywali przydzielane im zadania; kontrolowanie – proces zmierzający do zapewnienia, aby podjĊte dziaáania byáy zgodne z zamierzonymi. www.poltext.pl 19
