pobierz plik *

Krótki przewodnik
dla pracowników i studentów ubiegających się o wyjazd za granicę
1) Wyjeżdżający składa w Dziale Finansowym odpowiedni wniosek, wypełniony i zaakceptowany przez przełożonych, dysponentów środków oraz Kwesturę uczelni, wraz
z niezbędnymi załącznikami, jak np. zaproszenie, program pobytu za granicą, krótki
opis realizowanych badań, dokumenty, na podstawie których należy dokonać przedpłaty). Formularze wniosków dostępne są na stronie internetowej uczelni.
Termin złożenia wniosku wynosi:
− w przypadku zamiaru odbycia podróży środkami lokomocji lądowej i morskiej –
2 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu;
− w przypadku zamiaru odbycia podróży samolotem – minimum 3 tygodnie przed
wyjazdem, z uwagi na konieczność optymalizacji kosztów.
W przypadkach niedotrzymania ww. terminów, nie gwarantuje się terminowego załatwienia spraw, jak również nie bierze odpowiedzialności za straty
wynikające z opóźnienia opłat lub zwiększenia kosztów biletów.
Wyjeżdżający przygotowuje także propozycję zakresu świadczeń na czas wyjazdu
wraz z określeniem źródła ich finansowania – w porozumieniu z osobą zlecającą wyjazd posiadającą w dyspozycji środki finansowe, z których pokrywane są koszty wyjazdu (tabela diet i limitów dostępna jest na stronie internetowej uczelni).
UWAGA: Wnioski należy składać w każdym przypadku wyjazdu służbowego,
także w przypadku wyjazdów służbowych pracowników i studentów,
gdy uczelnia nie ponosi zobowiązań finansowych.
Osoby delegowane / skierowane na wyjazd za granicę nie mogą przebywać
na urlopie wypoczynkowym w okresie pobytu służbowego za granicą.
2) Dział Finansowy dokonuje rejestracji i kontroli formalnej złożonego wniosku wraz
z załączonymi dokumentami pod względem ich zgodności z przepisami obowiązującymi w uczelni.
UWAGA: Realizacja procedury wyjazdowej rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody
i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Rektora / Prorektora odpowiedzialnego
za współpracę zagraniczną. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne formalności
z tym związane nie będą podejmowane.
3) W oparciu o zatwierdzony wniosek na wyjazd za granicę Dział Finansowy przygotowuje upoważnienie do odbioru zaliczki dla wyjeżdżającego. Wypłata zaliczki może być
dokonana:
a) w kasie banku, w którym prowadzony jest rachunek uczelni;
b) przelewem na rachunek bankowy wskazany przez osobę wyjeżdżającą.
4) Zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych oraz promowych dokonuje samodzielnie Wnioskodawca, po uzyskaniu zgody Rektora / Prorektora odpowiedzialnego za współpracę zagraniczną.
5) Rozliczenie kosztów wyjazdu należy złożyć w BWZ w nieprzekraczalnym terminie
14 dni od dnia zakończenia wyjazdu (zał. 5 i 6 lub 7). Wyjeżdżający zobowiązany jest
także do złożenia sprawozdania merytorycznego w terminie 14 dni od zakończenia
wyjazdu (formularze dostępne są na stronie internetowej uczelni).
Za dokonane płatności (przelewem, czekiem albo kartą kredytową) wyjeżdżający winien uzyskać i dostarczyć do Działu Finansowego rachunek lub fakturę z opisem
na odwrocie, a także odpis przeprowadzenia operacji na rachunku bankowym.
Rozliczeniu podlegają wyłącznie rachunki i faktury, w których jako nabywca figuruje:
Akademia im. Jana Długosza w Częstochowie
ul. Waszyngtona 4/8
42-200 Częstochowa
NIP: PL 573-011-67-75
UWAGA: W przypadku braku wymaganych dokumentów lub nieuzasadnionego przekroczenia terminu rozliczenia, wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu
za granicę lub będzie zobligowany do zwrotu pobranej zaliczki w pełnej wysokości.
6) Wyjeżdżający zobowiązany jest do uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE i/lub ubezpieczenia się (ryzyko utraty życia lub zdrowia, koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu za granicą.
7) Materiały konferencyjne (zakupione w ramach opłat konferencyjnych) lub inne wydawnictwa naukowe zakupione za granicą na koszt jednostki kierującej muszą być zarejestrowane w bibliotece wydziałowej lub Bibliotece Głównej uczelni.