Pobierz

Szkoła Podstawowa Nr 12 w Tczewie
PRZYGOTOWANIE SZABLONU DYPLOMU
W PROGRAMIE
MICROSOFT WORD
Z WYKORZYSTANIEM KORESPONDENCJI SERYJNEJ
mgr Elżbieta Galant-Zielonka
Tczew 2003
Wstęp
Nowoczesny nauczyciel, pracujący na dowolnym etapie kształcenia, staje na
co dzień w obliczu pewnych wymagań, jakie narzuca czas. Coraz częściej
samodzielnie wykonane druki okolicznościowe (np. dyplomy, gratulacje) nadają
nagrodom indywidualny charakter. Można je dopasować do konkretnej sytuacji,
w jakiej dyplom ma być wręczony. W zależności od potrzeb, możemy posłużyć się
odpowiednio dobraną grafiką lub innego rodzaju ozdobnikami (ramkami,
kolorowym drukiem różnego kroju). Atutem samodzielnie wykonanego dyplomu
będzie to, że jego oryginalny wygląd, nada nagrodzie szczególny charakter
w zależności od typu i rodzaju konkursu, czy uroczystości, z okazji której ten druk
ma być wręczony.
Na dyplomach dla poszczególnych laureatów konkursu, zmieniają się tylko
niektóre elementy np. imię, nazwisko, zajęta lokata, natomiast reszta pozostaje
taka sama dla wszystkich. Dlatego też, do stworzenia wzoru dyplomu, jedynie
z wyszczególnieniem miejsc na zmienne (imię, nazwisko, zajmowane miejsce),
doskonale nadaje się korespondencja seryjna. Jest to jedno z narzędzi dostępnych
w programie Microsoft Word.
W wyniku pracy nad stworzeniem dyplomu w korespondencji seryjnej
powstaną zawsze dwa dokumenty, ściśle ze sobą powiązane:
•
jeden będzie zawierał szablon druku, czyli tę część niezmienną, dla
wszystkich taką samą, którą można porównać do niewypełnionego druku
dyplomu.
•
drugi plik będzie zawierał dane – zmienne, ułożone odpowiednio w tabeli,
która tworzy się automatycznie w trakcie powstawania pliku z danymi.
Poniżej prezentuję - krok po kroku - sposób wykonania szablonu dyplomu
z wykorzystaniem korespondencji seryjnej dostępnej w programie Microsoft
Word 97.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 2
Przykład dotyczy utworzenia dyplomu – nagrody w eliminacjach do
konkursu w nauczaniu zintegrowanym „TALENTY NA START”.
Pracę nad przygotowaniem dyplomu należy podzielić na kilka części.
Według nich omówię kolejne etapy tworzenia dyplomu z wykorzystaniem
korespondencji seryjnej.
Etap 1. Przygotowanie wzoru dyplomu w sposób, jaki sobie zaplanuję,
w zależności
od
treści,
które
powinny
się
znaleźć
na
druku,
z pominięciem zmiennych, czyli imienia, nazwiska, zajmowanej lokaty,
itp.
Etap 2. Przekształcenie
przygotowanego
dyplomu
w
dokument
główny
korespondencji seryjnej.
Etap 3. Utworzenie listy zmiennych, czyli pliku, gdzie znajdą się dane laureatów,
dla których przygotowuję dyplom.
Etap 4. Wstawienie pól korespondencji seryjnej do wzoru dyplomu.
Etap 5. Scalenie listy laureatów ze wzorem dyplomu. Rodzaje i sposoby scalania,
w zależności od indywidualnych preferencji nauczyciela.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 3
Tak powinien wyglądać dyplom po skończonej pracy.
(Prezentowana tutaj forma jest przedstawiona w pomniejszeniu; oryginał A4)
Etap 1
Przygotowanie wzoru dyplomu z pominięciem zmiennych (imienia, nazwiska, itp.)
1. Otwieram pusty plik w programie MS Word.
2. Ustawiam odpowiednią szerokość marginesów:
Plik > Ustawienia strony... > Marginesy: Górny i Dolny po 1,5 cm, Prawy
i Lewy po 1 cm
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 4
3. Wstawiam ramkę wraz z clownem, która jest pojedynczym plikiem graficznym.
Wstaw > Rysunek > Z pliku... (tutaj podaję lokalizację wybranego pliku) >
Wstaw.
4. Zmieniam format rysunku:
•
klikam na obiekcie prawym przyciskiem myszy
•
z menu kontekstowego wybieram Formatuj rysunek...
•
w karcie Otaczanie wybieram Styl otaczania – Brak (czynność tę
wykonuję po to, by obiekt graficzny – ramka z clownem był wstawiony
niezależnie od wpisanego tekstu
•
akceptuję dokonaną zmianę wciskając przycisk OK.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 5
•
następnie zmieniam położenie obiektu, w taki sposób, by zawsze
umiejscowiony był za tekstem (tekst pisany w dokumencie nie będzie
zasłonięty obiektem graficznym, a zawsze widoczny); czynności te
wykonuję, wybierając z menu kontekstowego uruchomionego przez
przyciśnięcie prawego przycisku myszy na obiekcie graficznym, Kolejność
> Przesuń za tekst
•
po takim ustawieniu grafiki można przejść do wpisania tekstu na wzorze
dyplomu
5. Ustawiam format pierwszego akapitu, na którym będę bazowała:
•
na linijce ustawiam Wcięcie z prawej na 13 cm, przesuwając znacznik
w wybrane miejsce, tak by wpisywany tekst nie wychodził poza obszar
żółtej ramki
•
ustawiam na środku linii kursor, wybierając przycisk Wyśrodkuj
na pasku narzędzi
6. Wpisuję tekst dyplomu ustawiając wyrazy w kolejnych liniach dokumentu.
Pamiętam o pominięciu danych – zmiennych.
7. Najpierw zapisuję całość domyślną czcionką, którą później zmieniam tak, by
nadać tekstowi odpowiednią formę. Powiększam słowo Dyplom, uwypuklam
temat konkursu, itp.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 6
8. Po sformatowaniu wpisaniu i sformatowaniu tekstu dyplom wygląda tak:
Etap 2
Po takim przygotowaniu wzoru dyplomu przystępuję do przekształcenia go
w dokument główny korespondencji seryjnej. Z menu Narzędzia wybieram
polecenie Korespondencja seryjna. Naciskam przycisk Utwórz.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 7
Po czym wybieram polecenie Listy seryjne... W kolejnym oknie, które się pojawi,
wybieram przycisk Aktywne okno.
W tym momencie aktualnie otwarty dokument został przekształcony w dokument
główny korespondencji seryjnej.
Nie zamykam okna zatytułowanego Pomocnik korespondencji seryjnej.
Etap 3
Teraz utworzę listę zmiennych, czyli plik, gdzie znajdować się będą dane
laureatów, dla których przygotowuję dyplomy.
Z otwartego okna Pomocnik korespondencji seryjnej wybieram przycisk
Pobierz dane, następnie wybieram opcję Utwórz źródło danych.
W wybranym oknie dialogowym usuwam wszystkie domyślnie ustawione
nazwy pól, wybierając odpowiednią ilość razy przycisk Usuń nazwę pola.
Następnie wpisuję własne nazwy pól w okienko Nazwa pola: (UczennicyUcznia,
Nazwisko, ZajęcieZdobycie, Jakiego) i dodaję je kolejno za pomocą przycisku
Dodaj nazwę pola do listy Nazwy pól w wierszu nagłówkowym. Nazwa pola
może być dowolnym wyrazem, nie zawierającym spacji. Wybieram przycisk OK.
Program wyświetli okno Zapisz jako.... Tu należy wskazać miejsce,
w którym chcemy zapisać plik. Musimy też podać nazwę pliku z danymi.
Wygodnie jest nadać temu dokumentowi taką samą nazwę, jaką ma dokument
główny z dopiskiem dane. W praktyce wygląda to następująco: Jeśli dokument
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 8
główny korespondencji seryjnej zapiszę pod nazwą dyplom.doc, wówczas
dokumentowi ze zmiennymi nadam nazwę dyplom-dane.doc.
Teraz korzystając z Formularza danych wprowadzam zmienne dotyczące
laureatów konkursu, pamiętając o zachowaniu prawidłowej formy gramatycznej,
takiej, jaka ma się znaleźć na dyplomie.
Po wpisaniu danych zamykam okno Formularza danych, wybierając
przycisk OK.
Teraz przystępuję do kolejnego etapu pracy nad dokumentem głównym
korespondencji seryjnej.
Etap 4
Uzupełniam wzór dyplomu o brakujące treści (pola, które zdefiniowałam
w dokumencie z danymi). Po ustawieniu kursora we wzorze dyplomu, w miejscu,
w którym chcę wstawić jedno z pól, wybieram przycisk z paska narzędzi Wstaw
Pole korespondencji seryjnej. Następnie z listy wybieram to pole, które chcę
wstawić w miejscu wskazanym przez pozycję kursora.
Po kolei umieszczam pola: UczennicyUcznia, Nazwisko, ZajęcieZdobycie,
Jakiego. Po wstawieniu pól korespondencji seryjnej według powyższego wzoru
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 9
można przełączać widok dokumentu za pomocą przycisku Pokaż scalane dane
tak, by móc obserwować w jakich miejscach pola zostały wstawione. Poniżej
prezentuję obydwa widoki dokumentu głównego w zależności od stanu wyżej
wymienionego przycisku.
przycisk
wyciśnięty
przycisk
wciśnięty
Za pomocą przycisków z paska narzędzi Korespondencja seryjna:
Następny rekord, Poprzedni rekord, można przeglądać umiejscowienie danych
w dokumencie głównym naszego dyplomu.
Etap 5
Ostatnim etapem pracy nad dyplomem jest scalenie dwóch dokumentów
korespondencji seryjnej (dokumentu głównego oraz dokumentu z danymi) w jedną
całość.
Można scalić dokumenty bezpośrednio na drukarkę za pomocą przycisku
Scal na drukarkę. Spowoduje to, że Microsoft Word automatycznie wydrukuje
tyle dyplomów z danymi, ile rekordów utworzyliśmy.
Można również scalić dokumenty do nowego pliku za pomocą przycisku
Scal do nowego dokumentu. Spowoduje to utworzenie pliku, który będzie
zawierał tyle dyplomów z danymi scalonymi z dokumentem głównym, ile
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 10
rekordów utworzyliśmy. W tak powstałym pliku można jeszcze dokonać
niezbędnej korekty i dopiero po wykonaniu tych czynności wydrukować dyplomy.
Można też nie scalać w ogóle powstałych dokumentów, a drukować
pojedyncze rekordy wybierając z menu programu polecenie Plik > Drukuj >
Bieżącą stronę.
Jaki sposób wydrukowania stworzonych dokumentów wybierze nauczyciel,
zależy od jego potrzeb i wygody.
Mam nadzieję, że niniejsze opracowanie w czytelny sposób pokazało jak
tworzyć dokumenty z wykorzystaniem korespondencji seryjnej. Myślę, że pomoże
ono również usprawnić tworzenie pism okolicznościowych i zachęci nauczycieli
do wykorzystywania tej umiejętności w pracy zawodowej.
Bibliografia oraz ilustracje
•
Program: Microsoft Office 97, Microsoft Corporation 1983-1997.
•
Dokumentacja techniczna MS Office: Praca z pakietem Microsoft Office 97,
Microsoft Corporation 1995-97.
•
Program: CorelDRAW7, Corel Corporation 1988-1997.
Elżbieta Galant-Zielonka, Przygotowanie szablonu dyplomu ..., Tczew 2003 r.
str. 11