Jak księgujemy operacje

24
Zarządzanie finansami w związku
Jak księgujemy operacje
Skarbnicy organizacji związkowych powinni dbać o to, by każdy zaksięgowany zakup
był związany z działalnością statutową. W przeciwnym razie urząd skarbowy może
dopatrzyć się naruszenia przepisów o zwolnieniach podatkowych i nałożyć stosowny
podatek. Właściwemu prowadzeniu dokumentacji księgowej służą księgi rachunkowe.
Krzysztof Świątek
Związki zawodowe z mocy prawa
zwolnione są z odprowadzania podatków z tytułu swojej działalności.
Ale mają obowiązek prowadzić dokumentację księgową zgodnie z przepisami prawa wewnątrzzwiązkowego
i powszechnego. Finansami związku zajmuje się w każdej organizacji
skarbnik, ale za ich stan – także przed
urzędem skarbowym – odpowiada
przewodniczący komisji zakładowej, dlatego przez jego ręce powinny przechodzić wszystkie dokumenty. Skarbników obowiązuje przede
wszystkim ustawa o rachunkowości oraz rozporządzenie ministra
finansów z 15 listopada 2001 roku
„w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności
gospodarczej”. W rozporządzeniu
wymienione są m.in. związki zawodowe, które dzięki temu mają prawo prowadzić księgowość w sposób uproszczony. Skarbnicy muszą
wykazać w sposób przejrzysty skąd
dana organizacja związkowa ma pieniądze i na co je przeznacza.
Faktury – tak,
paragony – wyjątkowo
Obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej wynika nie tylko ze
zwolnień podatkowych, ale także
z posiadania przez organizacje związkowe osobowości prawnej. Mając
osobowość prawną, mogą one zawierać umowy cywilnoprawne, nabywać majątek, zaciągać zobowiązania
(kredyty, pożyczki) oraz zarządzać
majątkiem. Osobowości prawnej nie
mają komisje oddziałowe.
Jedną z ważnych operacji dokonywanych przez organizacje związkowe jest wypłata zasiłków statutowych, np. wypłacany członkowi
związku z tytułu urodzenia dziecka
lub śmierci bliskiej osoby z rodziny.
I tu ważne zastrzeżenie – nie każ-
de pismo może być podstawą dla
skarbnika do wypłaty pieniędzy. Taką
podstawą jest tzw. dokument księgowy zawierający: rodzaj dowodu
(np. akt urodzenia, akt zgonu), numer decyzji, opis operacji oraz jej
wartość, datę dokonania operacji
i podpis wystawcy (dwóch uprawnionych osób z komisji zakładowej
do zatwierdzania wypłat, w tym
przewodniczącego).
Komisja Krajowa NSZZ „S” zobowiązuje organizacje do gromadzenia
środków i dokonywania rozliczeń
finansowych za pośrednictwem rachunków bankowych. Ale stan na
rachunku bankowym jest czym innym niż stan w kasie związku. Także pobieranie pieniędzy z rachunku
bankowego wymaga ewidencjonowania, tzn. wskazania za każdym
razem na dokumencie księgowym
osoby, która dokonała operacji, podania daty, kwoty, podpisu osoby
przyjmującej oraz wystawienia dowodu wpłaty „Kasa przyjmie” (KP).
Analogicznie rzecz się ma przy wypłatach ze związkowej kasy, z tym
że wtedy skarbnik wystawia dowód wypłaty „Kasa wypłaci” (KW).
– Podstawowymi dokumentami
księgowymi są faktury i rachunki
oraz pokwitowania wpłat dokonywane w instytucjach. Paragony nie
wskazują drugiej strony – tej, która
dokonuje operacji zakupu. Dlatego
paragony są dopuszczalne przy prowadzeniu księgowości związku wyjątkowo – przy niewielkich kwotach,
gdy nie można pobrać rachunku –
podkreśla Grażyna Szarlak, trenerka związkowa, prowadząca szkolenia
dla skarbników Solidarności. – Należy wówczas dołączyć wyjaśnienie,
dlaczego rozliczamy dany wydatek
na podstawie paragonu, podając np.
że taksówkarz nie wydał faktury.
Jeżeli zebraliśmy plik paragonów
z jednego punktu usługowego, to
powinniśmy pójść z nimi i poprosić
o wystawienie zbiorczej faktury na
koniec miesiąca.
Żelazna zasada prowadzenia finansów w związku brzmi: jeżeli skarbnik jest równocześnie kasjerem, to
nie może zatwierdzać dokumentów
do wypłaty. To logiczne, bo zatwierdzałby je sobie. Dokonuje tego wówczas przewodniczący komisji zakładowej oraz druga upoważniona na
mocy uchwały organizacji związkowej osoba.
służące do zapisów operacji bankowych. Komisja zakładowa może
zdecydować o utworzeniu dodatkowych kont środków pieniężnych
takich jak: „Rachunki lokat” (wkłady
deponowane w banku na określony
czas) lub „Rozrachunki z Urzędem
Skarbowym” (szczególnie wtedy, gdy
zatrudnia np. prawników w ramach
umów cywilnoprawnych i jest zobli-
Wykres 1
Wykres 2
Konta kosztów
i przychodów
Prowadzeniu odpowiedniej ewidencji
operacji gospodarczych służą księgi
rachunkowe, które składają się m.in.
z dziennika, księgi głównej oraz
zestawienia obrotów i sald. Dziennik jest chronologicznym zapisem
wszystkich operacji z podaniem:
numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu (np. KP lub KW), treści
i kwoty operacji. Księgę główną tworzy rejestr kont. Komisja zakładowa
powinna na początku roku kalendarzowego przyjąć uchwałę o utworzeniu zakładowego planu kont, na
którym będzie pracował skarbnik.
Można wyróżnić pięć rodzajów
kont, na których operuje skarbnik
związku zawodowego.
I. Konta środków pieniężnych
W tej grupie dwa najważniejsze
to: konto „Kasa”, gdzie skarbnik ewidencjonuje wpłaty i wypłaty gotówki oraz konto „Rachunek bankowy”,
gowana do odprowadzania zaliczek
na podatek).
II. Koszty realizacji zadań statutowych
Ta grupa kont związana jest z finansowaniem podstawowych zadań
organizacji związkowej. Skarbnik
utworzy więc następujące konta:
„Składki członkowskie odprowadzane do Zarządu Regionu” (jeżeli
nasza organizacja działa także w ramach sekcji branżowej i przeznacza
na jej rzecz część pieniędzy, to skarbnik może stworzyć odrębne konto:
„Składki odprowadzane do sekcji
branżowej”), „Zasiłki statutowe”,
„Świadczenia pieniężne – zapomogi”, „Opłaty za szkolenia”, „Działalność kulturalno-sportowa” i „Pozostałe koszty statutowe”.
III. Koszty administracyjne
Na tych kontach skarbnik będzie
ewidencjonował wydatki związane
z prowadzeniem działalności związkowej. Otworzy więc konto: „Zużycie materiałów i energii” (opłaty za
22 października 2010 r., nr 43
TS_43_2010.indb 24
10/15/10 6:30 PM
księgi rachunkowe
telefon, tonery do drukarki, światło, środki czystości), „Usługi obce”
(usługi firm zewnętrznych, np. opłaty,
prowizje bankowe; usługą obcą jest
także wyrób pieczątek, kserowanie
dokumentów, rozliczenia za telefony
komórkowe), „Wynagrodzenia” (z tytułu umów o dzieło i zlecenie) oraz
„Pozostałe koszty administracyjne”
(np. wydatki na delegacje).
– Każdy wydatek dokumentowany fakturą musi mieć charakter kosztu uzyskania przychodu, czyli musi
być związany z działalnością statutową. W przeciwnym razie powstanie obowiązek podatkowy i od tych
pieniędzy trzeba będzie zapłacić podatek – podkreśla Grażyna Szarlak.
IV. Przychody z działalności statutowej
W tej grupie kont wyróżniamy:
„Składki brutto określone statutem”
(podajemy wysokość składek w 100
proc., czyli przed odprowadzeniem
40 proc. ich wysokości do Zarządu
Regionu) i „Inne przychody określone statutem”, czyli dotacje, darowizny, zbiórki publiczne.
V. Przychody finansowe
Piątą grupę kont tworzą konta przychodów finansowych: „Odsetki z rachunku bankowego bieżącego” oraz
„Odsetki z lokat”.
Na koniec roku skarbnik dokonuje
zestawienia obrotów i sald oraz sporządza wynik finansowy.
Co i jak księgujemy
Konta otwiera się na początku roku
kalendarzowego. Otwarcie konta to
nic innego jak wpisanie jego nazwy
i symbolu nadanego mu w zakładowym planie kont.
– Nie można jednak stosować dowolnych symboli kont, bo ich oznaczenia zatwierdziło stowarzyszenie księgowych oraz ministerstwo finansów.
Przykładowo: konto „Kasa” musi być
oznaczone początkową cyfrą 1 i mieć
symbol np. 10 albo 100 – zaznacza
Grażyna Szarlak.
Konta: „Kasa”, „Rachunek bankowy” i „Wynik finansowy” będą miały
zarówno saldo początkowe (uwzględniające wynik finansowy z końca po-
25
Wykres 3: Wzór dziennika tabelarycznego
nr
data
nr
poz zapisu dowodu
treść operacji
suma
ogólna
Wn Ma Wn Ma Wn Ma Wn Ma Wn Ma Wn Ma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
przedniego roku kalendarzowego)
jak i końcowe – na koniec roku. Na
najważniejszym koncie – „Kasa” –
wszystko to, co zwiększa wysokość
naszych środków, np. wpłaty, księgujemy po lewej stronie konta.
Nadrzędną regułą funkcjonowania
kont jest zasada podwójnego zapisu, co oznacza, że każda operacja
musi być ujęta:
• na co najmniej dwóch kontach
• po przeciwnych stronach (każde
konto ma kształt litery T i podzielone jest na dwie strony: lewą –
„Winien” i prawą – „Ma”).
Przykładowo: jeżeli skarbnik wypłaca zasiłek statutowy w wysokości 150 zł, to musi dokonać zapisu
na dwóch kontach po przeciwnych
stronach: na koncie „Kasa” po stronie prawej oraz koncie „Zasiłki statutowe” po stronie lewej (wykres 1).
Zawsze najpierw księgujemy operację na koncie „Kasa”, a dopiero potem na drugim koncie.
– Jeżeli np. emeryt wpłaca 80 zł
z tytułu składek członkowskich, to
skarbnik odnotuje to na koncie „Kasa”
po stronie lewej oraz na koncie „Składki członkowskie” po stronie przeciwnej, czyli po prawej. Przed zaksięgowaniem każdej operacji trzeba
odpowiedzieć sobie na pytanie: jakich
kont ona dotyczy – podpowiada Grażyna Szarlak.
Aby ułatwić sobie zapisywanie
wpłat na koncie „Składki członkowskie”, można je prowadzić z podziałem na poszczególnych członków organizacji związkowej.
A jak zaksięgujemy np. wyciąg bankowy – przekazanie przez pracodawcę 600 zł z tytułu składek na rachunek
bankowy komisji zakładowej? Owe
600 zł zapiszemy po stronie lewej na
koncie „Bank” oraz po stronie prawej
na koncie „Składki brutto określone
statutem” (wykres 2).
„Amerykanka”
najwygodniejsza
Na koniec roku skarbnicy zamykają konta, czyli sumują obie ich strony, ustalając różnicę między kwotą
wpływów i wydatków. Od środków, które wpłynęły na dane konto
odejmują wydatki, otrzymując saldo końcowe.
Grażyna Szarlak: – Jeżeli mówimy
o wyniku finansowym, to rozpatrujemy konta kosztów i przychodów.
W ten sposób możemy ocenić efekty działań komisji zakładowej. Saldo
końcowe w danym roku, staje się au-
tomatycznie saldem początkowym
w roku kolejnym.
W praktyce najwygodniejszą i najczęściej stosowaną formą prowadzenia rachunkowości przez organizację
związkową jest dziennik tabelaryczny
– znany również pod nazwą „amerykanki”. Łączy ona dziennik przeznaczony do zapisów chronologicznych
wszystkich operacji z księgą główną – zespołem kont do zapisów systematycznych.
Dziennik tabelaryczny zawiera
w kolumnach kolejno: datę zapisu,
numer dowodu (np. KP nr... albo decyzja komisji zakładowej nr…), treść
operacji (np. wypłata zasiłku statutowego albo wpłata składek), sumę
ogólną, a dalej nazwy poszczególnych kont (wykres 3).
Sposób dokonywania zapisu
w dzienniku tabelarycznym wygląda następująco:
– każda operacja zapisywana jest
w dzienniku chronologicznie przez
wpisanie we właściwych kolumnach:
numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu, treści i kwoty operacji;
– następnie w tym samym wierszu
dokonuje się zapisu kwoty operacji odpowiednio na dwóch kontach – zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. ■
3URMHNWHGXNDF\MQRV]NROHQLRZ\UHDOL]RZDQ\SU]H]7\VRO6SʼnĎNÙ]RR
Z\GDZFÙù7\JRGQLND6ROLGDUQRœÉúGRILQDQVRZDQ\SU]H]1DURGRZ\%DQN3ROVNL
.RQWDNW]Z\NRQDZFDPLSURMHNWXG]LHQQLNDU]DPLLZ\NïDGRZFDPLğQDQVH#W\JRGQLNVROLGDUQRVFFRP
TS_43_2010.indb 25
10/15/10 6:30 PM