1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 1 do SIWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Dnia Pracownika.
Zakres zamówienia
Organizacja i obsługa Dnia Pracownika.
Informacje ogólne:
1. Termin realizacji zamówienia: 3 czerwca 2016 r.
2. Przedział czasowy: początek nie wcześniej niż o godz. 18.30, zakończenie nie później
niż o godzinie 4.00 rano dnia następnego.
3. Miejsce: Warszawa, Stadion Legii Warszawa, Biznes Klub, ul. Łazienkowska 3.
4. Charakterystyka spotkania: spotkanie ma na celu zwiększenie identyfikacji
pracowników z firmą i wzrost zaangażowania oraz współodpowiedzialności za
realizację strategii i celów banku. Jest to jedyne wydarzenie w roku dające możliwość
spotkania się Zarządu i wszystkich pracowników banku w jednym miejscu.
5. Przebieg wydarzenia: 1. część oficjalna (otwarcie, powitanie gości, wręczenie nagród
dla pracowników) – trybuny + scena na wydzielonej strefie przed murawą boiska/ lub
w przypadku nieodpowiednich warunków pogodowych pomieszczenia Biznes Klubu
2. Mowa motywacyjna – trybuny + scena na wydzielonej strefie przed murawą
boiska lub w przypadku nieodpowiednich warunków pogodowych pomieszczenia
Biznes Klubu 3. Część nieoficjalna – zabawa klubowa w Biznes Klubie.
6. Motyw przewodni spotkania: współpraca, zaangażowanie, współodpowiedzialność
= „gra” zespołowa/ drużynowa
7. Uczestnicy: 800 osób.
Opis zamówienia
Wymagania szczegółowe:
Do zadań Wykonawcy przy organizacji Dnia Pracownika należeć będzie:
1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika i koncepcji artystycznej wydarzenia
zgodnych z motywem przewodnim spotkania oraz identyfikacją wizualną BGK.
2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK i Legią Warszawa zgodnie
z zaakceptowanym przez BGK projektem
3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy.
4. Zapewnienie sceny.
5. Obsługa konferansjerska, występ prelegenta i występ artystyczny imprezy.
6. Przygotowanie i druk zaproszeń.
1
7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz
identyfikacją wizualną BGK.
8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników.
9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej.
10. Ubezpieczenie.
11. Koordynacja wydarzenie
12. Pozostałe elementy dot. organizacji.
Ad 1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika
a) Projekt scenariusza w formie opisu Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty.
W scenariuszu przedstawi program spotkania i swój pomysł na: część merytoryczną
spotkania/występ prelegenta do mowy motywacyjnej (nawiązującej do motywu
przewodniego spotkania) oraz dodatkową atrakcję wieczoru w postaci występu
artystycznego/ artystyczno-sportowego zgodnego z motywem przewodnim
spotkania.
b) W scenariuszu należy uwzględnić następujące elementy: wystąpienie prezesa BGK,
wystąpienie przewodniczącego Rady Nadzorczej BGK, mowę motywacyjną
zewnętrznego prelegenta (40 min.), wręczenie nagród wybranym pracownikom
banku, dodatkową atrakcję artystyczną wieczoru, część taneczną przy DJ,
poczęstunek w formie bufetu z open barem, fotobudki z akcesoriami zgodnymi
z tematem przewodnim wydarzenia.
c) Proponowany scenariusz imprezy musi być spójny, uwzględniający charakter
spotkania, liczbę i profil uczestników. Scenariusz, w szczególności, powinien
uwzględniać motyw przewodni, z którego wynikać będą pozostałe elementy:
scenografia, atrakcje sceniczne, stroje hostess itp.
d) Spójność scenariusza jest rozumiana jako przedstawienie przez Wykonawcę w formie
opisu koncepcji łączącej ze sobą wszystkie elementy wydarzenia, dostosowanej do
grupy docelowej i charakteru imprezy oraz identyfikacji wizualnej BGK.
Elementy obligatoryjne:
 scenariusz szczegółowo opisuje aktywności wyszczególnione przez
Zleceniodawcę w Opisie Przedmiotu Zamówienia,
 scenariusz jest przejrzysty,
 scenariusz posiada różnorodność zastosowanych rozwiązań technicznych oraz
rozwiązania przy zastosowaniu nowoczesnych technologii,
 zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania są adekwatne do rangi
wydarzenia,
 scenariusz jest dostosowany do charakteru wydarzenia.
2
Ad 2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK i Legią Warszawa zgodnie
z zaakceptowanym przez BGK projektem
a) Dzień pracownika odbędzie się w Biznes Klubie (2000 m2) na Stadionie Legii
Warszawa przy ul. Łazienkowskiej 3 w Warszawie.
b) Lokalizacja będzie dostępna od 3 czerwca od godz. 6 do 4 czerwca do godz.16.
c) Wykonawca będzie odpowiedzialny za pośrednictwo pomiędzy BGK a Legią
Warszawa we wszystkich kwestiach związanych z organizacją imprezy.
d) Wszelkie decyzje nieujęte w umowie pomiędzy BGK a Legią Warszawa będzie
podejmował Zleceniodawca.
Ad 3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy
a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie
z charakterem spotkania.
b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym
odbędzie się impreza, w tym oświetlenia sceny, oświetlenia pomieszczeń, ew. terenu,
gdzie odbędzie się Dzień Pracownika oraz oświetlenia wejścia do miejsca, w którym
odbędzie się spotkanie.
c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się
impreza, sceny oraz wszystkich pomieszczeń i ew. terenu, gdzie odbędzie się
spotkanie.
d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie 5 mikrofonów scenicznych.
e) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne
urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie spotkania. Liczba
i rodzaj urządzeń musi wynikać ze scenariusza.
f) Wykonawca zapewni niezbędną technikę, w tym
mikrofony, scenę odpowiedniej wielkości.
nagłośnienie, oświetlenie,
g) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania
z wykorzystania utworów w oprawie muzycznej.
prawne
wynikające
h) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej
i sprawność urządzeń.
3
Ad 4. Zapewnienie sceny
a) Wykonawca zapewni odpowiednią scenę w miejscu, gdzie odbywać się będzie
impreza.
b) Scena musi być dostosowana wielkością do liczby osób, które będą w czasie
spotkania na niej występować, w tym prowadzących imprezę, Zarządu BGK,
pracowników odbierających nagrody oraz atrakcji artystycznej.
c) Scena powinna posiadać elementy scenografii wynikające ze scenariusza imprezy,
odpowiednie oświetlenie, musi być wyposażona w schody umożliwiające łatwe
wejście. Powinna również być zbudowana w sposób, który umożliwi komfortowe
oglądanie wydarzeń ze sceny siedzącym i stojącym gościom. Przyjęta scenografia oraz
scena muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia
i schodzenia ze sceny, m.in. przez poszczególne osoby przemawiające.
Ad 5. Obsługa konferansjerska, występ prelegenta i występ artystyczny imprezy
a) Wykonawca odpowiada za zapewnienie profesjonalnej obsługi konferansjerskiej
spotkania. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 kandydatów
w scenariuszu. Konferansjer musi posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie
w zawodzie dziennikarza/ aktora/ prezentera/ konferansjera/ komentatora
sportowego potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy korzystali z usług
konferansjera podczas imprez zamkniętych. Profil prowadzącego powinien być
dostosowany do charakteru wydarzenia oraz motywu przewodniego imprezy.
Propozycję konferansjerów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do
oferty. Finalna propozycja konferansjera musi być pisemnie zaakceptowana przez
Zleceniodawcę.
b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie prelegenta związanego/kojarzonego ze
sportem, odpowiedzialnego za wygłoszenie mowy motywacyjnej nawiązującej do
motywu przewodniego spotkania. Wystąpienie powinno trwać maksymalnie 40
minut. Proponowany prelegent powinien być uznanym autorytetem w swoim
obszarze, z doskonałymi umiejętnościami prezentacyjnymi oraz z doświadczeniem
w wystąpieniach publicznych potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy
korzystali z usług prelegenta podczas imprez zamkniętych. Wykonawca przedstawi
propozycje co najmniej 3 kandydatów, którzy mają dostępny termin w dniu
wydarzenia. Wykonawca przedstawiając propozycje składa zobowiązanie, co do
realnej możliwości zapewnienia obecności danego prelegenta. Propozycje
prelegentów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Element
ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryterium oceny. Finalna
propozycja prelegenta musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę.
c) Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli
Wykonawcy, konferansjera i BGK celem omówienia scenariusza i innych szczegółów
4
organizacyjnych. Spotkanie musi odbyć się nie później niż 7 dni przed wydarzeniem.
Takie samo spotkanie odbędzie się również z prelegentem wygłaszającym mowę
motywacyjną.
d) W dniu imprezy konferansjer musi być na miejscu nie później niż na 2 godziny przed
rozpoczęciem uroczystości.
e) Wykonawca zapewni obsługę muzyczną, tj. DJ’a – dostępnego do 4:00.
f) Wykonawca zapewni dodatkową atrakcję wieczoru np. występ artystyczny lub inny
rodzaj show. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 propozycji atrakcji
w scenariuszu. Proponowana atrakcja wieczoru powinna być zgodna z motywem
przewodnim imprezy. Proponowana atrakcja wieczoru musi mieć doświadczenie
potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy korzystali z jej usług.
Propozycje atrakcji wieczoru wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do
oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno
z kryterium oceny. Finalna propozycja atrakcji wieczoru musi być pisemnie
zaakceptowana przez Zleceniodawcę.
g) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych związanych z prowadzeniem imprezy i oprawą artystyczną oraz
wynagrodzeniem dla artysty, DJ, prelegenta, konferansjera, a także uregulowanie
ZAIKS-u.
Ad 6. Przygotowanie i druk zaproszeń
a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie zaproszeń: elektronicznego, które
zostanie rozesłane do pracowników banku oraz zaproszenia papierowego,
które zostanie wysłane do 30 osób (zaproszenia w kopertach). Wykonawca zajmie
się:
przygotowaniem
projektu
zaproszeń,
personalizacją,
drukiem,
konfekcjonowaniem oraz wysyłką do wskazanych osób.
Ad 7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz
identyfikacją wizualną BGK
a) Projekt aranżacji przestrzeni z oświetleniem, aranżacją sceny, wyposażeniem
(umeblowaniem), dekoracją, aranżacją wejścia Wykonawca przedstawi jako załącznik
do oferty w formie opisu i wizualizacji wybranych elementów. Projekt będzie
podlegał ocenie Komisji przetargowej i stanowić będzie element przetargowy
w kryteriach oceny.
b) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości
tj. zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru
uroczystości, zgodnej z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK.
5
c) Aranżacja sceny powinna uwzględniać potrzeby wynikające ze scenariusza
wydarzenia, powinna posiadać odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie.
d) Wymagane elementy scenografii: znaki graficzne związane z bankiem, dekoracja
multimedialna, kwiatowa lub innego rodzaju, miejsce na statuetki, ekran, mikrofony
itp.
e) Wszystkie elementy scenografii muszą ze sobą współgrać, tworzyć spójną
kompozycję, zgodną z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK.
f) Wszystkie prace i czynności techniczne i scenograficzne muszą być zakończone na 2
godziny przed rozpoczęciem spotkania.
8. Aranżacja przestrzeni – rozumiana jako zaproponowana scenografia, musi
uwzględniać: oświetlenie, aranżację sceny, Biznes Klubu, wyposażenie
(umeblowanie), dekorację, aranżację wejścia. Aranżacja przestrzeni musi być spójna
z charakterem spotkania (spotkanie integrujące pracowników) oraz motywem
przewodnim wydarzenia: współpraca, zaangażowanie, współodpowiedzialność
= „gra” zespołowa/ drużynowa i identyfikacją wizualną BGK.
Aranżacja spotkania spójna z charakterem spotkania czyli dostosowana do grupy
docelowej i rodzaju imprezy oraz spójna z motywem przewodnim wydarzenia. To
znaczy, że jej wszystkie elementy: oświetlenie, aranżacja sceny, wyposażenie
(umeblowanie), dekoracja, aranżacja wejścia, będą z siebie wynikały układając się
w jedną całość i będą zgodne z identyfikacją wizualną BGK. Finalna propozycja
aranżacji przestrzeni musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę.
Ad 8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników
a) Wykonawca zapewni welcome drink oraz finger foods przy wejściu dla wszystkich
gości.
b) Po zakończeniu oficjalnej części uroczystości przewidziany jest bufet na stojąco. Bufet
powinien być uzupełniany do godz. 2 rano.
c) Menu powinno zawierać przynajmniej 5 rodzajów przekąsek zimnych, minimum
4 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania
wegetariańskie, mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum 3 rodzaje
deserów, owoce. Menu na jedną osobę musi wynieść minimum 800 g. Propozycję
menu Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione
przez Komisję przetargową i stanowić będzie jeden z elementów kryteriów oceny.
Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę.
d) Liczba i rodzaj dań powinna być odpowiednio dobrana do charakteru imprezy, liczby
uczestników, czasu trwania imprezy.
6
e) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską.
f) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze
przez cały czas trwania bankietu, tj. od zakończenia części oficjalnej do zakończenia
imprezy.
g) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz
sztućców, szklanek, kieliszków, serwetek.
h) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę stołów koktajlowych i krzeseł barowych
w stosunku do liczby zaproszonych gości oraz dekoracje stołów w postaci
np. kompozycji kwiatowych.
i) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz
zapewnienie porządku i czystości.
j) Najpóźniej 30 dni przed imprezą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia.
BGK zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez
Wykonawcę.
k) Miejsca do siedzenia i jedzenia muszą być zorganizowane w pomieszczeniach
zadaszonych, zamkniętych, ciepłych.
l) Wykonawca zapewni open bar (do 7 godzin) dla wszystkich uczestników imprezy
wraz z obsługą barmańską.
W skład open-baru powinny wejść napoje zimne (woda: gaz, ngaz, soki owocowe:
jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrut, napoje gazowane: cola, fanta, sprite), napoje
gorące (kawa i herbata), alkohol (piwo, wino białe i czerwone, popularne drinki).
Napoje bezalkoholowe oraz wino powinny być dostępne w formie samoobsługowej
na bufetach.
Ad 9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej
a) Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną imprezy i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD)
nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od daty spotkania do centrali BGK
w Warszawie.
b) Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca
przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe.
c) Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu
imprezy, wystąpień, zdjęć obrazujących kuluary, występy artystyczne, zgodnie ze
scenariuszem wydarzenia. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć,
celem poprawy ich jakości.
7
Ad 10. Ubezpieczenie
a) Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty
500 000 zł.
b) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenie medyczne imprezy.
Ad 11. Koordynacja imprezy
a) Wykonawca w czasie imprezy powinien zapewnić 2 koordynatorów, jako osoby
odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania
i rozliczenia imprezy, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.) po stronie
BGK.
b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej, artystycznej
i technicznej całej imprezy.
c) Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas okresu przygotowań
do imprezy i w trakcie imprezy.
Ad 12. Pozostałe elementy dot. organizacji
a) Wykonawca zapewni elektroniczną rejestrację gości.
b) Wykonawca zapewni agregat prądotwórczy, jeśli będzie konieczny przy organizacji
wydarzenia.
c) Wykonawca zapewni hostessy w odpowiedniej liczbie, które zajmą się m.in.
podawaniem nagród i odznaczeń. Hostessy powinny być ubrane w stroje nawiązujące
do charakteru uroczystości.
d) Wykonawca zapewni obsługę techniczną miejsca w czasie montażu urządzeń
technicznych i w czasie imprezy.
e) W razie potrzeby Wykonawca zapewni urządzenia grzewcze w odpowiedniej liczbie.
f) Wykonawca zapewni oznaczenie terenu imprezy (kierunkowskazy, oznaczenie
parkingu).
g) Wykonawca zapewni osoby do obsługi recepcyjnej i technicznej dostępne na miejscu
przez cały czas trwania imprezy.
h) Wykonawca zapewni obsługę szatni przez hostessy przez cały czas trwania imprezy.
8
i) Wykonawca zapewni kosze na śmieci na terenie lokalu i przed nim oraz popielniczki
udostępnione przez Legię Warszawa w odpowiedniej ilości.
j) Wykonawca zapewni zadaszenie oraz dywan przed wejściem do hali.
k) Wykonawca spełni wymagania techniczne dot. transportu, garderoby i cateringu –
zarówno dla artystów, jak i prowadzących imprezę.
l) Wykonawca w razie potrzeby ustawi 650 krzeseł udostępnionych przez Legię
Warszawa (w ustawieniu teatralnym) podczas części oficjalnej spotkania. Przy
odpowiednich warunkach atmosferycznych część oficjalna odbędzie się na scenie
(bezpośrednio przy murawie stadionu) z wykorzystaniem trybun. Podczas
nieoficjalnej części wieczoru Wykonawca zapewni miejsce do tańczenia, stoliki
koktajlowe wraz z krzesłami oraz strefę chillout (niskie fotele i kanapy).
m) Strefa chillout powinna być przewidziana dla 100 osób.
Akceptacja Członków Komisji przetargowej (pod względem merytorycznym):
Adrianna Lepka - Członek Komisji przetargowej ..……………………………………………………..
Magdalena Zakrzewska – Członek Komisji przetargowej - ………………………………………………………
Anna Ciastoń – Członek Komisji przetargowej - …………………………………………………………
9