PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ CENTRUM

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr
18/2013
z dnia 23.12. 2013r.
PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ CENTRUM ASTRONOMICZNEGO
IM. M.KOPERNIKA PAN
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Głównym celem wdrożenia Systemu Kontroli Zarządczej w Centrum Astronomicznym im.
M. Kopernika PAN (zwanego dalej CAMK) jest realizacja przepisów ustawy o finansach
publicznych, jak również uzyskanie kompletnej bazy informacji na temat zagrożeń
mogących negatywnie wpływać na realizację celów strategicznych i operacyjnych.
2. Kontrola zarządcza stanowi ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności
między stanem faktycznym a wymaganym.
3. Kontrola zarządcza stwarza podstawy efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych
informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenia
prawa, zaniedbania i nieprawidłowości.
4. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystywania środków,
gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów materialnych, finansowych i
informatycznych.
5. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
skuteczności i efektywności,
wiarygodności sprawozdań,
ochrony zasobów,
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
efektywności i skuteczności przepływu informacji ,
zarządzania ryzykiem.
6. Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in.: instrukcje, procedury,
zakresy obowiązków oraz inne dokumenty wewnętrzne.
POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE
§2
Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w CAMK zawarte są w pięciu obszarach
standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
1. Środowisko wewnętrzne,
2. Cele i zarządzanie ryzykiem ,
3. Mechanizmy kontroli,
4. Informacja i komunikacja,
5. Monitorowanie i ocena.
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
(przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie
uprawnień)
§3
1. Pracownicy działają zgodnie z zasadą praworządności, stosują procedury wynikające
z przepisów powszechnie obowiązujących oraz regulacji wewnętrznych jednostki.
2. Z posiadanych uprawnień pracownicy mogą korzystać wyłącznie dla osiągnięcia celów,
dla których uprawnienia te zostały im powierzone.
3. Pracownicy działają bezstronnie i niezależnie i powstrzymują się od wszelkich arbitralnych
działań, które mogą mieć negatywny wpływ na sytuację pojedynczych osób, oraz od
wszelkich form faworyzowania, bez względu na motywy takiego postępowania. Pracownik
podlega wyłączeniu z postępowania, gdy wykonując swoje obowiązki wobec danej osoby
lub podmiotu, pozostaje jednoczesnie z tą osobą lub podmiotem w takim stosunku
prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego
bezstronności.
4. Pracownicy wykonują zadania sumiennie i sprawnie, wykorzystując w pełni posiadaną
wiedzę i doświadczenie. Swoje decyzje i ustalenia opierają na ustalonej prawdzie
obiektywnej.
5. Pracownicy działają bezstronnie, uczciwie i rozsądnie.
6. W swoich kontaktach z petentami, innymi instytucjami oraz współpracownikami
pracownicy zachowują się właściwie i uprzejmie
7. W przypadku popełnienia błędu naruszającego prawa lub interes pojedynczej osoby
pracownicy starają się skorygować negatywne skutki popełnionego przez siebie błędu w
jak najwłaściwszy sposób.
8. Relacje służbowe opierają się na współpracy, koleżeństwie, wzajemnym szacunku,
pomocy oraz dzieleniu się doświadczeniem i wiedzą.
9. Pracownicy biorą udział we współtworzeniu kontroli zarządczej, przekazując swoim
przełożonym uwagi i propozycje dotyczące jej funkcjonowania. Pracownicy rozumieją cele
kontroli zarządczej i akceptuje je.
10.Kierownictwo CAMK wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych, a także
identyfikuje przesłanki umozliwiające zachowania nieetyczne podejmując działania
zaradcze.
11. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa, zasad etycznych, regulaminów,
procedur lub zasad postępowania przyjętych w jednostce, kierownik jednostki podejmuje
odpowiednie kroki.
§4
1. Kierownictwo CAMK oraz pracownicy powinni posiadać taki poziom wiedzy, umiejętności i
doświadczenia, który umożliwi im efektywnie i skutecznie wypełniać powierzone
obowiązki i zadania, a także podejmować samodzielnie decyzje na odpowiednim
poziomie uprawnień.
2. Pracownicy uczestniczą w szkoleniach, dbają o rozwój kompetencji zawodowych i
aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy merytorycznej.
3. Nabór nowych pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego
kandydata na wolne stanowisko pracy. Proces ten oparty jest na jasno sformułowanych
kryteriach naboru.
4. Bezpośredni przełożony przyszłego pracownika bierze udział w procesie rekrutacji na
wolne stanowisko.
5. Pracownicy CAMK podlegają okresowym ocenom dokonywanym przez bezpośredniego
przełożonego.
6. Regulamin Pracy CAMK ustala organizację i porządek w miejscu pracy oraz związane z
tym prawa i obowiązki.
7. Sekretariat naukowy zapewnia zapoznanie się z treścią „Regulaminu Pracy Centrum
Astronomicznego im. M. Kopernika” przez każdego nowego pracownia przed
przystąpieniem do pracy.
§5
1. Struktura organizacyjna ustalona w Statucie Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika
Polskiej Akademii Nauk i Regulaminie Oragnizacyjnym jest okresowo weryfikowana i
dostosowywana do zmniejajacych się warunków działania, celów i zadań.
2. Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości jednostki i charakteru jej działalności,
jest w odpowiednim stopniu zdecentralizowana.
3. Zmiany struktury organizacyjnej nie następują zbyt często.
4. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych jednostek organizacyjnych
CAMK jest określony w postaci Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy oraz
zarządzeniach wewnętrznych.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych przedstawiają na piśmie i aktualizują zakresy
obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych im pracowników.
§6
1. W CAMK funkcjonują jednolite zasady w zakresie delegowania uprawnień dla
poszczególnych pracowników.
2. Osobą wydającą upoważnienia/pełnomocnictwa jest Dyrektor CAMK.
3. W procesie delegowania uprawnień uwzględnia się rodzaj podejmowanych decyzji,
stopień ich skomplikowania oraz ryzyka z nimi związanego.
4. Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielane są na piśmie. Przyjęcie delegowanych
uprawnień i odpowiedzialności w tym zakresie potwierdzane jest podpisem osoby
przyjmującej.
5. Udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa ewidencjonowane są w odpowiednim rejestrze
prowadzonym przez Sekretariat naukowy.
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
(misja, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja i reakcja na
ryzyko)
§7
1. Określa się podstawowe funkcje stałe (misję jednostki):
1) Prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych,
2) Upowszechnianie, promocja oraz popularyzacja nauki,
3) Prowadzenie działalności edukacyjnej.
2. Funkcje stałe (misja jednostki) podlegają corocznej weryfikacji z punktu widzenia ich
aktualności lub potrzeby wprowadzenia nowych funkcji.
3. Charakterystyka funkcji stałych (misji jednostki) oraz zakres przedmiotowy zadań
realizowanych w ramach danej funkcji stanowią załącznik Nr 1 do procedury.
4. Każda funkcja realizowana jest przez wykonywanie określonych zadań.
5. Do zadań Instytutu należy w szczególności:
a) prowadzenie badań naukowych,
b) prowadzenie prac rozwojowych, przekazywanie wyników prac naukowych do
praktyki, ich komercjalizacja oraz prowadzenie działań z zakresu transferu
technologii,
c) publikowanie wyników prac badawczych,
d) nadawanie stopni naukowych w zakresie posiadanych uprawnień,
e) prowadzenie studiów doktoranckich i staży naukowych,
f) popularyzacja wiedzy w zakresie astronomii oraz dyscyplin pokrewnych.
5. Plan realizacji zadań i celów obejmuje:
a)
b)
c)
charakterystykę opisową zadania i celu wskazującą jego powiązanie z
realizacją zadania,
mierniki bazowe osiągnięcia danego celu,
mierniki docelowe osiągnięcia danego celu.
6. Kierownik jednostki do…………………………… zatwierdza plan realizacji zadań i celów na kolejny rok bu
7. Plan realizacji zadań i celów jest aktualizowany po ostatecznym zatwierdzeniu planu
finansowego oraz każdej późniejszej zmianie planu finansowego, mającej wpływ na
zakres realizowanych zadań.
8. Na koniec każdego roku sporządza się sprawozdanie z realizacji zadań i celów wg wzoru
stanowiącego załącznik Nr 3 do procedury.
§8
1. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i
realizacji zadań.
2. Elementami w procesie zarządzania ryzykiem są:
a) identyfikacja ryzyka,
b) analiza zidentyfikowanego ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia i
skutków jakie może spowodować,
c) określenie poziomu ryzyka akceptowalnego,
d) określenie sposobu reakcji na ryzyko,
e) wdrożenie działań wymienionych w pkt. a-d oraz ich monitorowanie.
3. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany przy użyciu wzorów zawartych w
załącznikach nr 4 - 6 do Procedury.
§9
1. Kierownik jednostki zapewnia przeprowadzanie systematycznej identyfikacji ryzyka, w
szczególności:
a) identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej
niż raz w roku,
b) kierownik jednostki zaangażowany jest w proces identyfikacji ryzyka,
c) proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany,
d) w procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytów, wyniki ocen,
kontroli itp.,
2. Identyfikacja ryzyka w CAMK polega na ustaleniu występującego lub możliwego do
wystąpienia ryzyka zagrażającego realizacji celów i zadań. Przyjęto, iż podstawą do
zbudowania „Rejestru ryzyk”, stanowiącego załącznik Nr 5 do procedury, jest
zidentyfikowanie ryzyka przy pomocy „Kwestionariusza identyfikacji ryzyka” stanowiącego
załącznik nr 4 do procedury.
3. Identyfikuje się zarówno ryzyko dotyczące całej jednostki, jak i ryzyko odnoszące się do
każdego istotnego obszaru jej działalności, programu czy projektu.
4. W procesie identyfikacji uwzględnia się ryzyko wynikające ze zmian zachodzących
zarówno w samej jednostce, jak i w otoczeniu, w którym ona funkcjonuje.
5. W jednostce prowadzi się identyfikację ryzyka dotyczącego systemów informatycznych. W
szczególności rozważane są czynniki związane z:
1) utrzymaniem ciągłości pracy systemów informatycznych, np. zatrzymaniem pracy
systemów informatycznych, brak przepływu informacji o błędach w systemach
informatycznych,
2) dostępem do zasobów informatycznych jednostki, np. wypływ danych z systemów,
włamania do systemów,
3) wykorzystaniem infrastruktury informatycznej, np. awaria sprzętu, niedopasowanie
systemów do bazy sprzętowej, wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania,
4) rozwojem i wdrożeniem nowych systemów informatycznych, np. nieuprawnione
wdrożenie zmian w oprogramowaniu i bazach danych.
6. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka
wynikającego ze źródeł zewnętrznych. W szczególności rozważane są czynniki
związane z:
1) infrastrukturą, np. zakłócenia w dostawach energii, przerwy w łączności telefonicznej,
w dostępie do Internetu i poczty elektronicznej, zakłócenia w dojazdach pracowników,
2) zewnętrznymi warunkami ekonomicznymi, np. cięcia budżetowe,
3) zmianami politycznymi, np.: zmiana władz PAN, zmiany na stanowiskach istotnych
dla funkcjonowania jednostki,
4) środowiskiem prawnym, np.: nowe przepisy prawa, zmiana przepisów, brak regulacji
prawnej w danym zakresie, skomplikowane lub niejasne przepisy,
5) „siłą wyższą”, np.: pożar, powódź, huragan,
6) innymi zagrożeniami zewnętrznymi.
7. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o
charakterze finansowym. W szczególności rozważane są czynniki związane z:
1) wielkością środków finansowych jednostki,
2) płynnością, np.: blokady wydatków, zatory płatnicze, wielkość zadłużenia
jednostki,
3) inwestycjami, np.: niewłaściwe decyzje inwestycyjne, wzrost kosztów inwestycji,
brak źródeł finansowania, opóźnienia w realizacji inwestycji,
4) nieproduktywną stratą środków, np.: oszustwo, kradzież, brak możliwości
ubezpieczenia strat, kary umowne, inne kary i grzywny,
5) sprawozdawczością finansową, np.: zmiany w systemie księgowania, częste
zmiany pracowników odpowiedzialnych za sprawozdania.
8. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka
wynikającego z charakteru prowadzonej działalności. W szczególności rozważane są
czynniki związane z:
1) działalnością podstawową jednostki, np.: stopień skomplikowania działalności,
niewystarczające kompetencje zawodowe pracowników, niedawne zmiany
kluczowych pracowników, brak motywacji u pracowników,
2) przetwarzaniem informacji, np.: nieadekwatność informacji, na podstawie których
podejmuje się decyzje, utrata informacji, naruszenie poufności informacji,
3) stabilnością działalności jednostki lub zatrudnienia, np.: ograniczenie lub znaczny
wzrost zadań jednostki, decentralizacja działalności,
4) technologią, np.: zakłócenia w działaniu
bezpieczeństwo systemów informatycznych,
systemów
informatycznych,
5) nowymi zadaniami i programami, np.: brak odpowiednich zasobów (środków
finansowych, pracowników, wyposażenia, informacji),
6) innowacyjnością, np.: opór pracowników, brak skłonności do zmian,
7) reputacją jednostki, np.: spadek reputacji na skutek niewłaściwego działania
lub zaniedbań pracowników, niewłaściwej realizacji zadań, złego zarządzania.
9. W procesie identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka
związanego z zarządzaniem. W szczególności rozważane są czynniki związane z:
1. jakością zespołu zarządzającego, np.: niewystarczające kwalifikacje kierownictwa,
częste zmiany na stanowiskach kierowniczych,
2. organizacją jednostki, np.: nieadekwatna struktura organizacyjna, brak zakresów
obowiązków kierownictwa i pracowników, nieefektywny system przepływu informacji,
znaczne zmiany w zakresie odpowiedzialności kierownictwa,
3. zarządzaniem zasobami ludzkimi, np.: niesprawiedliwa praktyka wynagradzania,
niskie wynagrodzenia, brak działań motywujących pracowników, nie zapewnianie
odpowiednich szkoleń, niewystarczające możliwości rozwoju zawodowego
pracowników, nieefektywna rekrutacja.
10.
W procesie identyfikacji ryzyka rozważa się inne czynniki, które mogą zwiększyć
ryzyko. W szczególności:
1) przekroczenie planowanych wydatków lub kosztów, niewykonanie planu dochodów,
2) przypadki nieprawidłowości w przeszłości, np.: nieprawidłowe wydatki, naruszenie
lub obejście procedur kontrolnych, naruszenie prawa lub regulacji wewnętrznych,
3) czynniki ryzyka wrodzonego (wewnętrznego), np.: charakter działalności, wielkość
jednostki, liczba pracowników, wielkość majątku trwałego, liczba transakcji, wielkość
budżetu.
11.
W celu identyfikacji ryzyka Dyrektor CAMK powołuje zespół lub organizuje narady
poświęcone identyfikacji ryzyka.
§ 10
1. Identyfikacja, analiza i ocena ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku w terminie
do …………............................... Termin oceny powinien korelować z terminem wydania
oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.
2. W analizę ryzyka zaangażowani są kierownicy wszystkich szczebli oraz poszczególnych
komórek organizacyjnych, a także właściwi pracownicy tych komórek.
3. Analiza ryzyka obejmuje oszacowanie skutku ryzyka, tj. efektu lub rezultatu
wystąpienia danego zdarzenia. Skutek ryzyka wyrażony jest jako wartość szacunkowa w
przyjętej skali (bardzo wysoki, wysoki, średni, niski).
4. Analiza ryzyka obejmuje oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka.
Prawdopodobieństwo wyrażone jest jako wartość szacunkowa w przyjętej skali (bardzo
małe, małe, średnie, prawdopodobne, prawie pewne).
5. Zostały ustalone sposób i kryteria oceny istotności ryzyka.
MECHANIZMY KONTROLI
(dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów,
szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy
kontroli dotyczace systemów informatycznych)
§ 11
1. Mechanizmy kontroli zarządczej przyjmują postać procedur, przepisów wewnętrznych,
zarządzeń, instrukcji, zakresów czynności i obowiazków itp. i w tych postaciach stanowią
dokumentację systemu kontroli zarządczej.
2. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Centrum Astronomicznym im. M.
Kopernika PAN stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia wprowadzającego.
3. Dokumentacja, o której mowa w ust.2 jest spójna i dostępna dla wszystkch osób, dla
których te informacje są niezbędne.
4. W CAMK istnieje komputerowa baza danych umożliwiająca pobranie i zapoznanie się z
każdą procedurą wewnętrzną.
§ 12
1. Kluczowe decyzje i działanaia podejmowane są za wiedzą i zgodą kierownictwa jednostki.
2. W ramach hierarchii służbowej prowadzony jest nadzór, który ma za zadanie uzyskać
wymagany stopień pewności, że CAMK osiąga swoje cele i realizuje nałożone zadania.
3. Nadzór obejmuje wyrywkową weryfikację czynności dokonywanych przez osoby
nadzorowane.
4. Wszyscy pracownicy zatrudnieni w CAMK - bez względu na zajmowane stanowisko i
rodzaj wykonywanej pracy - zobowiązani są do samokontroli.
5. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracowników w oparciu o przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu
czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych
obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach samokontroli, pracownik
zobowiązany jest:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie powiadomić przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
§ 13
1. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności CAMK:
w czasie choroby lub innej nieprzewidzianej nieobecności pracownika
zapewniane są zastępstwa w realizacji obowiązków;
b) ustanawiane są zastępstwa przy długotrwałych nieobecnościach osób na
kierowniczych stanowiskach.
a)
2. W jednostce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia ochrony
zasobów materialnych i ich właściwego wykorzystania. W szczególności:
a) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie ogólnodostępne
oraz swoich obowiązków w zakresie jego ochrony i właściwego wykorzystania,
b) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za inne zasoby powierzone
ich ochronie, np.: dokumenty, druki, pieczęcie, oraz swoich obowiązków w zakresie
ich ochrony i właściwego wykorzystania,
c) interesy jednostki w związku z powierzeniem pracownikom mienia do osobistego
używania, np.: telefonów komórkowych, przenośnych komputerów,
lub innych urządzeń, zostały w odpowiedni sposób zabezpieczone.
3. Zasoby jednostki o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej, są odpowiednio
chronione a dostęp do nich jest ograniczony do uprawnionych osób i kontrolowany. W
szczególności:
a) wprowadzono zasady i procedury ochrony zasobów o szczególnym znaczeniu dla
gospodarki finansowej jednostki,
b) zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za środki gotówkowe, karty kredytowe,
druki ścisłego zarachowania itp.,
c) dostęp do dokumentów rachunkowych mają tylko osoby upoważnione; zostały
wyznaczone osoby odpowiedzialne za ich ochronę oraz wprowadzono
odpowiednie środki ochrony,
d) dokumentacja wytwarzana przez jednostkę jest odpowiednio przechowywana i
chroniona.
4. W CAMK zostały określone środki zaradcze mające na celu zapobieganie utracie danych,
przerw w działaniu systemów, możliwości wpływania na stabilność działających
systemów. (Plan bezpieczeństwa informatycznego, plan awaryjny na wypadek przerw w
działaniu systemów informatycznych, system przechowywania danych gwarantujący ich
nienaruszalność).
§ 14
1. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospopdarczych zostały określone
w:
a) Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych,
b) Instrukcji Kasowej,
c) Zakresach czynności,
d) Wykazie osób upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod
względem merytorycznym.
2. Stosowane w CAMK systemy i programy komputerowe zawierają apilikacje i rozwiązania
zabezpieczające nieautoryzowany dostęp oraz ograniczające ryzyko utraty danych.
3. Funkcjonowanie mechanizmów kontroli systemów informatycznych takich jak: kontrola
tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawnie uprawnień, ciągłość działalności i kontroli
aplikacji, zapewniona jest przez służby informatyczne CAMK .
INFORMACJA I KOMUNIKACJA
(bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna)
§ 15
1. Kadra kierownicza oraz pracownicy CAMK mają zapewniony dostęp do informacji
niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, tj.:
a) zarządzeń, procedur, instrukcji, wytycznych,
b) przepisów prawa,
c) portali internetowych.
2. Przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi CAMK odbywa się w formie
dokumentu papierowego jak również elektronicznego (e-mail). System komunikacji został
opracowany w taki sposób, aby umożliwiał przepływ informacji zarówno w kierunku
pionowym jak i poziomym. Obieg informacji w kierunku poziomym odbywa się pomiędzy
pracownikami jednego szczebla struktury organizacyjnej. Z kolei pionowy przepływ
odbywa się pomiędzy kierownikami a pracownikami, nabierając formy coraz bardziej
skoncentrowanej.
3. Proces obiegu, ewidencjonowania i przechowywania korespondencji w CAMK odbywa
się zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentacji ( Instrukcja Kancelaryjna i jednolitego
rzeczowego wykazu akt) i Instrukcji Archiwalnej Centrum Astronomicznego im. M.
Kopernika PAN.
4. Kadra kierownicza uczestniczy w różnego rodzaju spotkaniach organizowanych w celu
bieżącego rozwiązywania pojawiających się problemów.
5. Informacje o działalności CAMK są dostępne na stronie internetowej Instytutu.
MONITOROWANIE I OCENA
§ 16
1. System kontroli zarządczej w CAMK podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
2. Procesowi monitoringu i oceny podlegają wszystkie procesy funkcjonujące w CAMK, co
umożliwia bieżące rozwiązywanie problemów i sprawne zarządzanie jednostką.
3. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podzas wykonywania bieżących
obowiązków kierownictwa jednostki.
4. Przynajmniej raz na rok Dyrektor CAMK lub osoba której powierzono obowiązek
koordynacji działań w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej inicjuje i koordynuje
system samooceny kontroli zarządczej.
§ 17
Coroczne potwierdzenie uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej sporządza się w
formie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do Procedury.
Załącznik Nr 1 do Procedury
Charakterystyka funkcji stałych (misji jednostki) Centrum Astronomicznego im. M.
Kopernika PAN
oraz zakres przedmiotowy zadań realizowanych
w ramach danej funkcji (misji)
Nr
1
Nazwa funkcji
Charakterystyka funkcji
Nr
1
2
3
4
2
1
2
3
4
3
1
2
3
4
Zakres przedmiotowy zadań
realizowanych w ramach
funkcji
Załącznik Nr 2 do Procedury
Plan realizacji zadań i celów Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika PAN
w roku ..........................
Miernik
Nr
Nazwa
funkcji
Zadanie
(opis
Nr
zadania
i opis celu)
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
Wartość
Bazowa
Nazwa
Rok
bazowy
Docelowa
Rok
bazowy
+1
Rok
bazowy
+2
uwagi
Załącznik Nr 3 do Procedury
Sprawozdanie z realizacji zadań i celów Centrum Astronomicznego im. M.Kopernika
PAN w roku ……………………..
Miernik
Nr
Nazwa
funkcji
Nr
1
2
3
4
5
6
Zadanie
(opis zadania
i opis celu)
Wartość
Nazwa
Rok
Docelowa
bazowy (zakładana)
Rzeczywista
Przyczyny
nieosiągnięcia
wartości
docelowych.
Propozycje
działań
Załącznik Nr 4 do Procedury
Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN
Warszawa, ul. Bartycka 18
KWESTIONARIUSZ IDENTYFIKACJI RYZYKA
Lp.
Nazwa ryzyka (okoliczności stwarzające ryzyka)
Występowanie
ryzyka
Tak
1.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
2.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
3.
1
2
3
4
5
6
7
Potencjał i możliwości jednostki
Braki w obsadzie głównych stanowisk
Duży wskaźnik zachorowalności
Brak możliwości zatrudnienia nowych pracowników
Wysoka rotacja pracowników
Zbyt niski poziom zatrudnienia
Niestaranność personelu
Brak pracowników posiadających odpowiednie
Kwalifikacje, umiejętności lub doświadczenia
Słaby program szkoleń
Zbyt mały budżet
Niedopracowane procesy zarządcze
lub niewykwalifikowana kadra kierownicza
Identyfikacja problemów w ramach oceny pracownika
Wysoki poziom działań powodujących skutki dyscyplinarne
Wysoki poziom wykrywanych nieprawidłowości
Naruszenia zasad zachowania
Naruszenia procedur finansowych
Naruszenia ładu organizacyjnego
Niska wydajność pracowników
Kwestie prawne
Znaczna liczba pozwów lub spraw sądowych
Duży wskaźnik przegranych spraw sądowych
Przypadki działań niezgodnych z prawem
Znaczny poziom niezgodności z przepisami
Brak informacji o nowych wymaganiach prawnych
Niezachowanie staranności w przestrzeganiu prawa
Rosnące koszty prowadzonej działalności
Nierzetelna sprawozdawczość finansowa
Brak możliwości ubezpieczenia mienia
Działalność operacyjna
Brak definicji zadań i celów
Wysoki poziom środków trwałych
Niewłaściwe systemy informatyczne
Złożoność systemów informatycznych
Niewłaściwa integracja procesów i systemów
Częste awarie informatyczne
Naruszenie bezpieczeństwa systemu informatycznego
Nie
8
4.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
5.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Słabe punkty zidentyfikowane przez kontrole i audyt
Wyniki organizacji
Słabe przygotowanie i planowanie
Słaba realizacja celów organizacyjnych
Brak monitorowania postępów w realizacji planów lub działań
Słaba komunikacja wewnętrzna
Brak zewnętrznego zaufania do jednostki
Zła prasa/niekorzystne doniesienia medialne
Niekorzystne raporty (protokoły) zewnętrznych organów kontrolnych
Rosnący poziom złych wyników
Niekorzystne umowy
Kwestie finansowe
Trudna sytuacja finansowa
Duża liczba wykrytych nieprawidłowości podczas kontroli finansowej
Nieprawidłowe działania kontroli wewnętrznej
Niekorzystne raporty audytu wewnętrznego i zewnętrznego
Znaczna liczba błędów rachunkowych
Niecelowe i nadmierne wydatki budżetowe
Nieprawidłowe określenie priorytetów budżetowych
Niezgodność z polityką i standardami rachunkowości
Wysoki poziom operacji gotówkowych
Wysoki poziom zobowiązań
Podejmowanie decyzji w nieodpowiednim terminie
Niezadowalający proces decyzyjny
Brak zdefiniowanych procesów i procedur
Brak identyfikacji nieskuteczności
Brak planów rozwojowych i perspektywicznych jednostki
Niedostateczna jakość informacji zarządczej
Luki w bezpieczeństwie
Przypadki obrażeń lub śmierci pracowników
Obrażenia lub śmierć osób korzystających z usług obiektów publicznych
Niewłaściwa obsługa skarg
Brak kontroli wykorzystania zapasów materiałowych
Załącznik Nr 5 do Procedury
Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN
Warszawa, ul. Bartycka 18
REJESTR RYZYKA
Lp.
Zidentyfikowane ryzyko
(numer i nazwa ryzyka z
kwestionariusza)
Cele, z którymi
wiąże się
ryzyko
Funkcjonujące
mechanizmy
kontrolne
Uwagi
Załącznik Nr 6 do Procedury
Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN
Warszawa, ul. Bartycka 18
Zidentyfikowane
ryzyko
(numer i nazwa
ryzyka z
kwestionariusza)
Analiza ryzyka
Ocena
istotności
1
ryzyka
Prawdopodo
-bieństwo
2
wystąpienia
Skutek
3
Reakcja
na
4
ryzyko
Przyjęte
mechanizmy
kontrolne
1
) Skala: bardzo wysokie – 5, wysokie – 4, średnie – 3, niskie – 2.
2
) Skala : bardzo małe -1, małe - 2, średnie - 3 , prawdopodobne - 4, prawie pewne – 5.
3
) Może być wyrażony jako wartość szacunkowa w skali: bardzo wysoki – 5, wysoki – 4, średni – 3,
niski – 2 lub jako wartość liczbowa ( np. kwota ewentualnych strat, dodatkowych kosztów lub
nieuzyskanych przychodów).
4
) tolerowanie –T, przeniesienie – P, wycofanie się – W, działanie – D.
Termin realizacji
Lp
Osoba
odpowiedzialna
za działanie
ANALIZA RYZYKA
Załącznik Nr 7 do Procedury
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki sektora finansów
publicznych
Ja, niżej podpisany ....................................................................................................................................
jako kierownik jednostki: Centrum Astronomicznego im.M.Kopernika PAN
w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:
• informacje zawarte w sprawozdaniu z wykonania planu działalności za rok ............. przestawiają
prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki;
1
• posiadam wystarczającą pewność/wystarczającą pewność z zastrzeżeniami , iż zasoby
przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania
planu działalności zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego
zarządzania finansowego oraz że procedury kontroli zarządczej są ustanowione i zapewniają
realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami
etycznego postępowania;
Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki:
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z m.in.
wyników kontroli zewnętrznych.
Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu, a które
mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.
.............................................................
(podpis i pieczęć)
1
Niewłaściwe skreślić.
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr
18/2013
z dnia 23.12. 2013r.
Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą w Centrum Astronomicznym
im. M. Kopernika PAN.
Nazwa dokumentu
Lp.
1
Statut Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN
2
Regulamin Organizacyjny CAMK PAN
3
Regulamin Pracy
4
Regulamin Wynagrodzenia
5
Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
6
Instrukcja obiegu dokumantacji ( Instrukcja Kancelaryjna i jednolitego rzeczowego wykazu akt)
7
Instrukcja Archiwalna Centrum Astronomicznego
8
Zasady finansowania badań naukowych w Centrum Astronomicznym im. M. Kopernika PAN
9
Zasady postępowania podczas realizacji wyjazdów służbowych w CAMK PAN
10
Instrukcja dotycząca obowiazujących w CAMK PAN zasad realizacji projektów badawczych
11
Zasada (polityka) rachunkowości
12
Zasady (polityka) rachunkowości dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii
Europejskiej i innych środków zagranicznych
13
Regulamin Kontroli Finansowej
14
Zasady i wykaz osób upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem
merytorycznym
15
Instrukcja kasowa
16
Regulamin w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie
przekraczającej równowartości kwoty 14.000 EUR
17
Procedury stosowane w CAMK PAN przy zamówieniach realizowanych zgodniez ustawą Prawo
zamówień publicznych
18
Procedury w zakresie zatwierdzania i rozliczania prac badawczych finansowanych ze środków
na utrzymanie potencjału badawczego
19
Zakładowy plan kont Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika
20
Instrukcja Inwentaryzacyjna
21
Zasady postępowania podczas realizacji wyjazdów służbowych
22
Instrukcja przeciwpożarowa
23
Instrukcja przeciwpożarowa dla budynku Zakładu Astrofizyki I Camk PAN w Toruniu
24
Procedury postępowania w czasie podpalenia
25
Procedury postępowania w sytuacjach zagrożenia incydentem bombowym
26
Procedury postępowania w sytuacjach otrzymania podejrzanej przesyłki
27
Instrukcja w sprawie zabezpieczenia danych osobowych
28
Zasady korzystania z systemu komputerowego
29
Regulamin pracy i składu Komisji Antymobbingowej
30
Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych
31
Zasady korzystania z kart płatniczych
32
Regulamin przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla doktorantów
33