Moduł bs4-mail - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

Transkrypt

Moduł bs4-mail
CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach.
bs4 intranet – oprogramowanie, które daje przewagę
Spis treści
Wstęp....................................................................................................................................................3
Podstawowe zasady pracy z modułem: ...............................................................................................3
Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku.............................................................................................4
Inne, standardowe funkcjonalności:.....................................................................................................7
Powiązania z innymi modułami:..........................................................................................................8
Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty:.................................................................8
bs4 business solutions sp. z o.o. - http://www.bs4.pl
ul. Słowackiego 17/6, 60- 822 Poznań, Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS: 0000310718, NIP : 7811824750, Kapitał zakładowy : 1.150.000
2
Wstęp
Moduł bs4 mail pozwala czytać i obrabiać e-maile bezpośrednio w programie CRM.
Umożliwia automatycznią archiwizowizację w systemie bs4-CRM e-maili przychodzących i
wychodzących, przyporządkowywanych do poszczególnych kartotek kontrahentów.
Jego
wykorzystanie oznacza szybszą pracę i bardziej niezawodną obsługę Klienta.
Podstawowe zasady pracy z modułem:
➢
E-maile przegląda się poprzez stronę internetową będącą częścią programu bs4-intranet.
➢
Program odbiera e-maile z dowolnej ilości kont poprzez protokół POP3 lub IMAP,
współpracując z niemal wszystkimi providerami internetowymi (ISP).
Grafika nr 1 – widok oknaodbioru poczty z możliwośćią zarejestrowania
wcześniej zdefiniowanego zdarzenia
➢
E-maile wysyła się z kartotek kontrahentów.
➢
Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z klientem,
zaplanowanych zadań.
3
Obsługa modułu bs4 mail krok po kroku
➢
System sprawdza czy są wiadomości i pobiera je na serwer firmowy od providera
internetowego. Na podstawie reguł ustala adresata (pracownika).
➢
Pracownik widzi nowe wiadomości na stronie odbioru poczty (informacja wyświetla się
również w oknie głównym bs4-intranet).
Grafika nr 2 – zestawienie wiadomości e-mail powiązanych z kontrahentem,
z poziomu jego kartoteki
➢
System próbuje rozpoznać nadawcę maila porównując jego adres e-mail z bazą adresów w
bs4-CRM i powiązać wiadomość z kartoteką kontrahenta.
➢
Jeśli jest to pierwsza wiadomość od danego klienta a w bazie CRM nie było
wprowadzonego jego adresu e-mail, pracownik musi ręcznie wskazać nadawcę e-maila w
bazie CRM lub go dodać wpisując nazwę firmy.
➢
Pracownik musi dla każdej otrzymanej wiadomości potwierdzić przeczytanie kliknięciem,
odpowiedzieć na nią lub skasować ją. Dopóki nie wykona żadnej z tych operacji wiadomość
pozostaje w folderze wiadomości otrzymanych.
➢
Otrzymany e-mail można rejestrować jako jedno z predefiniowanych zdarzeń (np. nowe
zapytanie ofertowe, reklamacja itp.). Zarejestrowane zdarzenia mogą powodować skutki
przewidziane w bs4-intranet (procedury, powiadomienia, rozliczenia itp.).
4
➢
W momencie kliknięcia „Przeczytano” lub „Odpowiedz” system rejestruje zdarzenie w
historii kontrahenta z treścią wiadomości.
➢
Po zarejestrowaniu zdarzenia użytkownik może kliknąć na linki prowadzące do kartoteki
firmy z którą był powiązany e-mail, strony edycji zlecenia, transakcji itp. Pozwala to
szybko uzupełnić szczegóły lub nadać dalszy bieg sprawie.
➢
Sysytem umożliwia otwieranie zleceń i transakcji na podstawie e-maila lub
powiązywanie z istniejącym zleceniem / transakcją.
➢
Korzystając z szblonów odpowiedzi możemy w szybki sposób odpowiedzieć klientam na
e-maile
➢
Przekazując otrzymaną wiadomość innym pracownikom mamy możliwość dopisywania
komentarzy, z zachowaniem oryginalnego nadawcy i oryginalnej treści.
Grafika nr 3 – redagowanie e-maila z użyciem szablonu, z poziomu edycji transakcji
5
Konfiguracja.
➢
W specjalnym konfiguratorze należy zdefiniować konta e-mail z których program ma czytać
wiadomości. Definiowane są reguły przetwarzania wiadomości – do kogo je przekazywać,
jakie zdarzenie rejestrować.
Grafika nr 4 – okno konfiguracyjne konta e-mail użytkownika
➢
Reguły automatycznego przekazywania e-maila do odpowiedniego pracownika, opiekuna
handlowego klienta lub osoby wylosowanej z grupy pracowników, zależnie od treści
wiadomości.
6
➢
Opcja definiowania autoresponderów, które w określonych okolicznościach (np. dniach
nieobecności pracownika) wysyłają klientowi automatyczną odpowiedź zanim jeszcze
ktokolwiek przeczyta wiadomość.
Grafika nr 5 – okno ustawień reguł dla konta
Inne, standardowe funkcjonalności:
➢
Odpowiadając na e-mail klienta system może w treści redagowanej wiadomości umieszczać
oryginalną treść lub temat.
➢
Odpowiadając można wybrać spod jakiego adresu e-mail wysyłamy – własnego czy adresu
na który oryginalny e-mail klienta był wysłany (jeśli różne).
➢
Skasowane e-mail są definitywnie usuwane z systemu poprzez automatyczny proces
sprzątający.
7
Powiązania z innymi modułami:
➢
Zlecenia – otwieranie nowych zleceń z poziomu strony odbioru poczty lub powiązywanie z
istniejącymi zleceniami.
➢
Produkty – powiązywanie e-maila z produktem.
➢
Procedury – rejestrowane zdarzenie z e-mailem może startować procedurę.
➢
Baza Wiedzy – przy odpowiadaniu na e-mail moża wstawić FAQ z modułu Baza wiedzy.
Treść redagowanego e-maila można dodać do FAQ.
Zalety wykorzystania modułu bs4mail do odbioru poczty:
➢
Kontrola. Moduł informuje, które e-maile pozostały bez reakcji.
➢
Wsparcie zarządzania dla kierowników. Uprawnione osoby w firmie mogą czytać pocztę
innych osób, przekazywać e-maile pomiędzy osobami w firmie.
Grafika nr 6 – okno skrzynki e-mailowej z możliwością podglądu poczty pracowników
➢
Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji.
➢
Wygoda. Maile można czytać w kontekście innych informacji CRM: historii kontaktów z
klientem, zaplanowanych zadań.
➢
Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej
ukraść lub wynieść z firmy np. na notebooku pracownika.
8

Moduł bs4-mail - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

Transkrypt

Podobne dokumenty

CRM. Rozwijaj firmę. Uporządkuj sprzedaż i wiedzę o klientach. bs4

CRM – czyli Co Robić Mądrze - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

CRM dla producentów okien - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

Conrad Electronic Sp. z o.o. - Success story

Komunikator wewnętrzny - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

Success story - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

bs4 intranet - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

bs4 intranet - Bs4 Business Solutions sp. z o.o.

CRM Specialist - TELIT Management

POWRÓT POLAKÓW DO GOODWOOD Arrinera