Ankieta Strat i Potencjałów

Ankieta Strat i Potencjałów
Poznaj stan Twojej firmy
Spis treści:
1. Jak przebiega badanie?
2. Jakich strat i potencjałów szukamy?
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Zarządzanie
Sprzedaż
Produkcja
Logistyka
2
3
3
4
5
6
3. W jakich obszarach firmy występuje '7 Wielkich Strat'?
4. Wyniki Ankiety Strat i Potencjałów
5. Dalsze działania
Strona 1 z 9
7
8
9
1. Jak przebiega badanie?
Ankieta Strat i Potencjałów jest narzędziem, które umożliwia dość szybką ocenę poziomu
dojrzałości organizacyjnej poprzez określenie słabych i silnych punktów w następujących
obszarach:
Zarządzanie
 Polityka, strategia, cele
 Organizacja i uprawnienia
 Doskonalenie procesów
 Pracownicy
Sprzedaż
 Uwarunkowania rynkowe
 Organizacja sprzedaży
 Monitorowanie sprzedaży
Produkcja
 Planowanie produkcji
 Dokumentacja techniczna
 Realizacja produkcji
 Monitorowanie produkcji
 Infrastruktura i wyposażenie
Logistyka
 Zakupy
 Zapasy
 Transport
W każdym z obszarów jest lista pytań na które odpowiadają Członkowie Zarządu albo
Menedżerowie odpowiednich obszarów.
Ideą ankiety jest, poprzez stawianie odpowiednich pytań, rozpoznanie na ile poszczególne procesy
przebiegające w firmie są zorganizowane, czyli pod kontrolą i zgodnie z intencjami Zarządu. Brak
takiej kontroli w jakimś obszarze stwarza możliwość występowania różnego rodzaju strat: pomyłek,
nadmiernego zaangażowaniu zasobów, tracenia szans sprzedażowych itp.
Ankieta oparta jest o zasadę benchmarkingu tzn. istniejącą sytuację w firmie porównuje się do
idealnego stanu zgodnego z najlepszymi praktykami firm światowych, czyli zgodnie z zasadą, że
"trzeba się uczyć na błędach, ale lepiej uczyć się na cudzych błędach, niż na swoich".
Ankietowani oceniają stawiane im kwestie w 5-punktowej skali. Jest to właściwie samoocena
firmy. Konsultant stawia pytania i w razie potrzeby wyjaśnia ich sens ale nie sugeruje odpowiedzi.
Wypełnienie ankiety trwa kilka godzin i w takim trybie nie ma możliwości, by Konsultant wyrobił
sobie własną opinię w poszczególnych kwestiach – temu celowi służy ‘Audyt Strat i Potencjałów’.
Efektem ankiety jest ‘Wykres Strat i Potencjałów’. Oprócz tego Klient dostaje pełne listy pytań z
odpowiedziami, których udzielił. Wyniki ankiety powinny być punktem wyjścia do odpowiednich
działań doskonalących i ułatwić przygotowanie pierwszego projektu optymalizacyjnego.
Strona 2 z 9
2. Jakich strat i potencjałów szukamy?
Ankieta zawiera klikadziesiąt pytań w każdym obszarze. W poniższych tabelach zwięźle
przedstawiono:
 Badane obszary
 Co chcemy zbadać?
 Prawdopodobne straty i potencjały
 Co oferuje AQME Konsulting w danym obszarze?
Proces: Zarządzanie
Obszar
Polityka,
strategia, cele
Co chcemy zbadać?
Czy Zarząd określił
cele strategiczne np.
w odniesieniu do
sprzedaży, procesów
wewnętrznych, czy
rozwoju i
konsekwentnie je
realizuje?
Czy w firmie
dokładnie wiadomo,
kto co ma robić i za
co odpowiada?
Organizacja i
uprawnienia
Doskonalenie
procesów
Pracownicy
Czy w firmie
prowadzone są
systematyczne
działania
doskonalące?
Czy firma zarządza
kompetencjami
swoich
pracowników?
Prawdopodobne straty i
potencjały
Brak dobrej strategii dostosowanej
do sytuacji rynkowej, brak
konkretnych celów adresowanych
do kluczowych komórek
organizacyjnych, to brak spójności
działań całej organizacji i 'podróż w
nieznane'.
Jeśli źle planujesz, to planujesz
porażkę.
Jednoznaczne przypisanie
obowiązków i uprawnień wszystkim
pracownikom, to jest fundament
dobrego zarządzania firmą. W
przeciwnym razie pojawiają się
nieumyślne zaniedbania, pomyłki,
spory itp.
Jeśli zbyt dużo ludzi się czymś
zajmuje, to znaczy, że nikt nie czuje
się do końca odpowiedzialny!
Jeśli nie ma systematycznych
działań dla doskonalenia
kluczowych procesów, to straty się
wciąż powtarzają.
Kto stoi w miejscu, ten się cofa!
Realizacja celów strategicznych
firmy może być osiągnięta tylko
dzięki odpowiednio
kwalifikowanym i zmotywowanym
ludziom.
Jakich masz ludzi, takie masz
wyniki!
Strona 3 z 9
Co oferujemy?
Opracowanie Strategii;
Audyt Strat i
Potencjałów; Ocena
Ryzyka Biznesowego;
Wdrożenie systemu
zarządzania przez cele
i mierników
efektywności.
Opis procesów;
Przypisanie
uprawnień;
Wdrożenie albo
weryfikacja Systemu
Zarządzania ISO 9001
Wdrożenie systemu
doskonalenia procesów
Wdrożenie systemu
zarządzania
kompetencjami
pracowników
Proces: Sprzedaż
Co chcemy zbadać?
Czy firma ma
odpowiednie
rozeznanie rynkowe,
czy w pełni świadomie
Uwarunkowania i konsekwentnie
wykorzystuje swoje
rynkowe
szanse w stosunku do
konkurencji?
Obszar
Organizacja
sprzedaży
Czy organizacja
sprzedaży zapewnia
optymalną obsługę
klienta na wszystkich
etapach łącznie z
reklamacjami?
Czy w firmie istnieje
system zbierania
informacji o
zadowoleniu klienta i
zmieniającej się
sytuacji rynkowej?
Monitorowanie
sprzedaży
Prawdopodobne straty i potencjały
Rozeznanie rynkowe musi być
zaplanowanym i konsekwentnie
realizowanym procesem. Wszelkie
błędy popełnione na poziomie
definiowania polityki produktowej
prowadzą do nieodwracalnych strat,
natomiast przemyślana strategia
produktowa to już połowa sukcesu
rynkowego.
Ryba psuje się od góry!
Proces sprzedaży (opracowanie
informacji o wyrobie, ofertowanie,
obsługa zamówień) musi być
perfekcyjnie zorganizowany. Każde
potknięcie na tym etapie przynosi
jakieś straty w postaci
niezadowolonego klienta albo
perturbacji wewnętrznych przy
realizacji 'trudnego' zamówienia.
Czy trzeba dalej uzasadniać, że nad
organizacją sprzedaży warto
popracować?
Badanie zadowolenia klienta to
najważniejszy i decydujący
sprawdzian dla całej firmy. Kto
nadąża za potrzebami klienta i
wyciąga odpowiednie wnioski, ten
osiąga sukces rynkowy. Oczywiście
w każdej firmie coś wiadomo na
temat 'jak klienci odbierają nasze
produkty czy usługi' ale czy
wykorzystuje się wszystkie
możliwości, wszystkie źródła
danych, wiedzę wszystkich
pracowników?
Klient chce czegoś innego, co
mógłbyś mu dać a Ty o tym nie
wiesz!
Strona 4 z 9
Co oferujemy?
Pomoc w
zdefiniowaniu
polityki produktowej.
Identyfikacja strat w
procesie sprzedaży;
Optymalizacja
procesów
sprzedażowych
Wdrożenie systemu
monitorowania
sprzedaży, w tym
zadowolenia klienta
Proces: Produkcja
Ocena procesu produkcji skoncentrowana jest na wykrywaniu tzw. 7 Wielkich Strat - więcej
Obszar
Planowanie
produkcji
Dokumentacja
techniczna
Realizacja
produkcji
Monitorowanie
produkcji
Infrastruktura i
wyposażenie
Co chcemy zbadać?
Czy w firmie zastosowano
tzw. podejście procesowe?
Czy proces produkcji jest
prawidłowo planowany?
Czy nie planujemy porażki
- dotrzymanie warunków
zamówienia, terminów?
Czy nie jest zaplanowana
Nadprodukcja lub
Nadmierny proces?
Czy dokumentacja wyrobu
oraz dokumentacja
procesów jest odpowiednia,
by służyć firmie?
Prawdopodobne straty i potencjały
Złe planowanie prowadzi do
Nadprodukcji (w konsekwencji do
Zbędnych zapasów) oraz może
wprowadzać Nadmierne procesy.
Błędów na etapie planowania na ogół
nie da się już skompensować.
Co oferujemy?
Opis procesów;
Przypisanie uprawnień;
Wdrożenie lub
weryfikacja Systemu
Zarządzania ISO 9001
Audyt Strat i
Potencjałów;
Szczegółowe analizy
strat w produkcji
(chronometraże,
raporty)
Metody optymalizacji
Lean Manufacturing
Dobry wyrób można wytworzyć tylko
na podstawie dobrej dokumentacji, w
przeciwnym razie pomyłki są tylko
kwestią czasu. Potencjalne straty to:
Zła jakość, Zbędny ruch,
Nadmierny proces
Audyt Strat i
Potencjałów;
Szczegółowe analizy
LM
Metody optymalizacji
Lean Manufacturing
Czy produkcja przebiega
tak, jak to zostało
zaplanowane?
Przy realizacji produkcji ujawniają się
wszystkie możliwe straty:
Nadpodukcja, Zbędne zapasy,
Czekanie, Nadmierny transport,
Zła jakość, Nadmierny proces i
Zbędny ruch.
Czy dla firmy istotne jest
skracanie czasów
przezbrojeń ?
Jeśli ze względu na szybkie nadążanie Metoda SMED za potrzebami klienta trzeba skracać
szkolenie i warsztaty
serie produkcyjne, to kluczowego
SMED
znaczenia nabiera czas przezbrajania i
wtedy trzeba zastosować metodę
SMED.
Audyt Strat i
Potencjałów;
Szczegółowe analizy
LM
Czy i jakie zakłócenia
Total Quality
pojawiają się w procesie?
Management
Total Flow
Management
Jak firma sobie radzi z
Wszystkie '7 Wielkich Strat'
Audyt Strat i
zakłóceniami w produkcji?
Potencjałów;
Szczegółowe analizy;
Czy są prowadzone
Monitorowanie produkcji jest
systemowe działania
punktem wyjścia do wszelkich działań System celów SMART
dla produkcji i
doskonalące?
doskonalących. Najlepiej jeśli taki
mierników procesów
system zbierania informacji o
Czy są postawione cele, czy zakłóceniach (stratach) jest
są mierniki procesów?
Metody optymalizacji
zaimplementowany tak, by
pracownicy sami siebie informowali i Lean Manufacturing
kontrolowali.
Jak firma radzi sobie z
Utrzymanie maszyn kosztuje ale
Audyt Strat i
utrzymaniem infrastruktury awarie powodują Czekanie w
Potencjałów
np. z parkiem
produkcji a żle działająca maszyna
Total Productive
maszynowym?
powoduje Złą jakość.
Maintenanance
Strona 5 z 9
Proces: Logistyka
Obszar
Zakupy
Zapasy
Transport
Co chcemy zbadać?
Czy proces zakupów
prawidłowo służy
firmie?
Czy proces zakupów
jest monitorowany i
oceniany?
Czy zapasy materiałów i
półproduktów są
systemowo
nadzorowane?
Czy zapasy wyrobów
gotowych są na
optymalnym poziomie?
Czy prowadzone są
działania dla
optymalizacji transportu
wewnętrznego /
zewnętrznego ?
Prawdopodobne straty i potencjały
Zakupy mają wpływ na jakość
wyrobów gotowych, na terminowość
dostaw do klienta. Jest to też duży
strumień środków finansowych,
którym warto się zajmować
(optymalizować).
Zbędne zapasy występują zarówno
po stronie dostaw jak i wyrobów
gotowych. Stosunkowo łatwo je
wykryć ale przyczyny sięgają dalej na ogół nie można zmniejszyć
zapasów bez gruntownych zmian w
sprzedaży i na produkcji.
Jeśli nie było prowadzonych prac dla
optymalizacji transportu
wewnętrznego lub zewnętrznego, to
najprawdopodobniej kryje się tu
spory potencjał oszczędności.
Strona 6 z 9
Co oferujemy?
Audyt Strat i
Potencjałów;
szczegółowe analizy;
metody optymalizacji
Lean Manufacturing
Audyt Strat i
Potencjałów;
szczegółowe analizy;
metody optymalizacji
Lean Manufacturing
Audyt Strat i
Potencjałów;
szczegółowe analizy;
metody optymalizacji
Lean Manufacturing
3. W jakich obszarach firmy występuje '7 Wielkich Strat'?
Po zapoznaniu się z przywołaną wyżej Prezentacją dotyczącą 7 Wielkich Strat oraz prześledzeniu jak
będziemy doszukiwać się tych strat poprzez pytania ‘Ankiety Strat i Potencjałów’ dobrze jest jeszcze raz
popatrzeć na poniższą tabelę, w której pokazano w jakich obszarach firmy pojawiają się poszczególne
rodzaje strat.
W jakich obszarach występuje '7 Wielkich Strat'?
Strata
Nadprodukcja
Opis straty
Nadprodukcja to najważniejsza i najbardziej kosztowna Planowanie produkcji
z tzw. '7 Wielkich strat'. To jest produkcja 'na magazyn',
produkcja by wykorzystać wolne moce produkcyjne itp.
Generalnie mówi się, że nadprodukcja kryje bezradność
Produkcja
kierownictwa w nadążaniu za potrzebami klienta.
Zbędne zapasy zamrażają kapitał, zabierają
Zbędne zapasy powierzchnię, angażują dodatkowo transport. Klient nie
płaci za zapasy!
Czekanie
Nadmierny
transport
Zła jakość
Nadmierny
proces
Zbędny ruch
Obszar
Czekanie na materiały, półprodukty, na przezbrojenie, na
usuniecie awarii, na wynik kontroli, na decyzję.
Większość działań transportowych nie dodaje wartości
dodanej w oczach klienta. Straty wynikajace ze złego
transpotru pojawiają się na wszystkich etapach
działalności.
Braki, przeróbki, błędy to są ewidentne straty
wynikające z: kosztu dodatkowego materiału,
robocizny, energii, zaburzeń na linii produkcyjnej,
utraconych korzyści po stronie sprzedaży.
Działania zaplanowane w procesie, które (po bliższym
przyjrzeniu się) nie niosą wartości dodanej np. zbędna
kontrola, nadmierna jakość wyrobu nie wymagana przez
klienta, zbyt skomplikowana (droga) maszyna.
Zbędny ruch materiałów, wyrobów i ludzi, który nie
tworzy wartości dla klienta
Strona 7 z 9
Magazyn dostaw
Produkcja
Magazyn wyrobów
gotowych
Produkcja
Dostawy materiałów
Produkcja
Logistyka
wewnętrzna
Dostawa do klienta
Dostawy materiałów
Produkcja
Sprzedaż
Rozwój produktu
Planowanie produkcji
Produkcja
Rozwój wyrobu
Produkcja
Logistyka
wewnętrzna
4. Wyniki Ankiety Strat i Potencjałów
Przykładowe wyniki ‘Ankiety Strat i Potencjałów’ pokazano w tabeli i na wykresie.
Wyniki Ankiety Strat i Potencjałów
W pełni
wprowadzone
Zarządzanie
Sprzedaż
Produkcja
Logistyka
13
5
6
2
Wprowadzone
ale
niekompletne
6
13
14
4
Częściowo
Prawie nie
wprowadzone
istnieje
4
7
18
7
5
8
23
7
Nie
istnieje
4
3
11
5
.
100%
90%
80%
Nie istnieje
70%
60%
Prawie nie istnieje
50%
Częściowo wprowadzone
40%
Wprowadzone ale
niekompletne
30%
W pełni wprowadzone
20%
10%
0%
Zarządzanie Sprzedaż
Produkcja
Logistyka
Z przedstawionych danych wynika, że obszary: zarządzanie i sprzedaż jeszcze ‘jakoś się bronią’, natomiast
w produkcji i logistyce tylko ok. 20-30% elementów zarządzania jest zgodnych z tym, co uznaje się
obecnie za dobre praktyki firmy produkcyjnej. Przypomnijmy, że ankieta oparta jest na zasadzie
porównywania (benchmarkingu) istniejącego stanu do wymagań, jakie stawiają przodujące firmy sobie i
swoim dostawcom.
Oczywiście nie każda polska firma musi od razu stać się Toyotą ale widać, że potencjał do doskonalenia
jest ...
Strona 8 z 9
5. Dalsze działania
Ankieta Strat i Potencjałów jest jednym z pierwszych stosowanych przez nas narzędzi, które mają nas
przybliżyć do decyzji, czy i jaki konkretnie projekt optymalizacyjny będziemy realizować. Może być
wskazane wykorzystanie któregoś z kolejnych narzędzi diagnostycznych:
 Audyt Strat i Potencjałów
 Pakiet specjalistycznych narzędzi Lean Manufacturing
 Ocena Ryzyk Biznesowych (Risk Scan)
Więcej na ten temat >>
Jeśli zaś uzyskano pełną jasność, gdzie firma ponosi najwieksze straty, jakie ma potencjały i w jakim
kierunku chce się rozwjać, to możemy przystąpić do prac nad przygotowaniem naszego pierwszego
projektu. Po bliższe informacje na ten temat zapraszamy tutaj >>
Ankieta_Strat_i_Potencjałow_v1
Artykuł ten jest własnością intelektualną AQME Konsulting.
Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką Lean Manufacturing lub
systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście i przy zachowaniu
nieedytowalnego formatu .pdf. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie
fragmentów materiału z podaniem źródła.
Strona 9 z 9