zapytanie ofertowe

Kraków; 12/09/2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
KIM JESTEŚMY
Dynafleet Sp. z o.o. (DF) prowadzi działalność gospodarczą w obszarze serwisu oraz obsługi i napraw szkód
samochodów. Świadczymy usługi na terenie całego kraju za pośrednictwem sieci współpracujących z nim
profesjonalnych serwisów mechanicznych i blacharsko-lakierniczych ( ok. 50 punktów).
Podmioty te są użytkownikami autorskiego systemu Wnioskodawcy DynaNet, w oparciu o który zarządzana jest
struktura sieci punktów serwisowych. Nasza działalność koncentruje się na kompleksowej obsłudze likwidacji
szkód komunikacyjnych oraz wszelkiego rodzaju napraw mechanicznych/ blacharskich oraz przeprowadzaniu
przeglądów dla dużych i średnich flot samochodowych klientów korporacyjnych. Wspomagamy firmy
posiadające własne lub leasingowane floty samochodowe oraz firmy zajmujące się wynajmem samochodów w
obsłudze ich flot samochodowych odpowiednim know-how w tym zakresie. Prowadzimy Call Center oraz
oferujemy usługi odbioru i przewozu samochodów.
ZAŁOŻENIA REALIZACJI PROJEKTU
Projekt polegał będzie na określeniu, wytworzeniu i wdrożeniu dedykowanego oprogramowania klasy B2B za
pośrednictwem którego nastąpi pomiędzy Dynafleet a wskazanymi Parterami biznesowymi pełna
automatyzacja określonych procesów biznesowych.
Efektem wdrożenia systemu B2B będzie standaryzacja i centralizacja danych biznesowych wymienianych
pomiędzy współpracującymi podmiotami.
Architektura funkcjonalna systemu B2B docelowo ma umożliwić pełną automatyzację i realizację następujących
procesów drogą elektroniczną:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
proces przesyłania zamówień na części
proces kosztorysowania naprawy serwisowej oraz blacharsko-lakierniczej
proces raportowania
proces obiegu dokumentów finansowych
proces przepływu informacji o realizowanych zamówieniach ( wielkość bonusów rozliczenia)
proces weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego
Strona |1
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
OBSZARY ZAPYTANIA OFERTOWEGO I WYMOGI ICH
REALIZACJI
OBSZAR 1. USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY WYMOGÓW PLANOWANEGO DO
WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KLASY B2B
OBSZAR 2.
LICENCJA NA SYSTEM B2B
OBSZAR 3. WDROŻENIE SYSTEMU W ŚRODOWISKU INFORMATYCZNYM
OBSZAR 1. USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY WYMOGÓW PLANOWANEGO DO
WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KLASY B2B
Określenie wymagań na oprogramowanie, założenia działania systemu, analizy wymagań
komunikacji/interfejsów pomiędzy systemami Dynafleet a wskazanych Partnerów. Analizy te dotyczyć będą
zarówno obecnie wykorzystywanego systemu informatycznego Wnioskodawcy (sprzęt, oprogramowanie,
procedury, zasoby osobowe) jak i systemów informatycznych współpracujących przedsiębiorstw. Wynikiem
przeprowadzonych analiz będzie dokumentacja, stanowiąca specyfikację wymagań na oprogramowanie.
Dokumentacja ta zostanie użyta do realizacji systemu B2B.
Z uwagi na fakt, iż tworzony system B2B dla realizacji specyficznych relacji biznesowych tj. rynku obsługi szkód,
będzie łączony z systemami 3 partnerskich firm (w tym jednej zagranicznej) koniecznym jest by usługa była
wykonana przez doświadczonych, posiadających bardzo wysokie kompetencje specjalistów.
Wykonanie tej usługi umożliwi dobranie optymalnych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych
( poziom wydajności, bezpieczeństwa) planowanego do wdrożenia systemu B2B oraz zoptymalizowanie
wykorzystania posiadanego sprzętu przez Wnioskodawcę.
OBSZAR 2. LICENCJA NA SYSTEM B2B
Struktura systemu B2B powinna być oparta o następujące MODUŁY:
 BAZA DANYCH, OGÓLNA KOMUNIKACJA
Wymogi funkcjonalne modułu to zdalne sterowanie komunikacją wewnętrzną systemu ( między modułami)
oraz komunikacją zewnętrzną – uzgodnienie i zintegrowanie interfejsów komunikacji, formatów plików i
sposobów komunikacji;
 MODUŁ RAPORTOWANIE
Wymogi funkcjonalne to ustandaryzowana analityka danych i schemat ich przetwarzania. Moduł
odpowiedzialny za automatyczne generowanie analiz biznesowych/ raportów wg. określonych algorytmów i
zmiennych;
 MODUŁ ZAMAWIANIA CZĘŚCI
Część systemu odpowiedzialna za realizację procesu zamówień drogą elektroniczną, automatyzację rozliczeń
oraz obiegu dokumentów finansowych
Strona |2
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
 MODUŁ AUTOMATYZACJI KOSZTORYSÓW
Wymogi funkcjonalne modułu to automatyzacja procesu wycen napraw poprzez uzgadnianie importowanych
danych oraz ich scalanie
 MODUŁ WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ
Funkcjonalność modułu to automatyzacja procesu weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego ;
 MODUŁ SAAS
Moduł odpowiedzialny za udostępnianie usługi Electronic Work Flow (przekazywanie elektronicznych
dokumentów/zleceń/kosztorysów/czasów technologicznych pomiędzy uczestnikami struktury sieci )
EDI:
W ramach projektu nastąpi implementacja technologii elektronicznej wymiany danych. System B2B będzie
pracował w systemie EDI lub równoważnym do EDI ( optymalny jeśli chodzi o wymianę danych między krajami
jest szablon EDIFACT, który powinien zostać rozważony do zastosowania), którego główną zaletą jest zdolność
bardzo wysokiej skalowalności.
Zakłada się, że system B2B będzie ośrodkiem zewnętrznym, w którym Wnioskodawca przechowuje dane.
System zatem pozwoli na kompilację danych dotyczących m.in.: zamówień, kosztorysów, procedur
międzynarodowych ) i zespolenie w jednym ustandaryzowanym formacie . Użytkownicy końcowi ( partnerzy
biznesowi ), będą mieli dostęp poprzez internet - back-end/web server. Model ten będzie się opierał się na
rozwiązaniu „jeden dla wielu” polegającym na jednoczesnym dostępie do aplikacji przez wielu klientów i tym
samym minimalizującym koszty związane z implementacją, personalizacją i ujednoliceniem oprogramowania.
Partner wykorzystujący model
przepływu danych tj. dokumentów/zleceń/kosztorysów/czasów
technologicznych pomiędzy uczestnikami struktury sieci otrzyma dostęp do funkcjonalności poprzez www.
Zasoby będą udostępnione Partnerom systemu i pozwolą na uzyskanie większej ilości zleceń. Dodatkowo
dzięki usłudze Electronic Work Flow każdy z partnerów systemu będzie mieć zapewniony dostęp do wiedzy z
zakresu procedur i standardów międzynarodowych w zakresie obsługi szkód samochodów.
ZAŁOŻENIA ZWIĘKSZENIA EFEKTYWNOŚCI:
Zwiększenie efektywności współpracy biznesowej nastąpi dzięki zastosowaniu rozwiązań, które zagwarantują
m.in:
- skrócenie czasu i zautomatyzowanie generowania zamówień do postaci elektronicznej oraz przepływu
informacji o realizowanych zamówieniach
- skrócenie czasu i zautomatyzowanie obsługi procesu kosztorysowania napraw i usług blacharsko-lakierniczych
pełne zautomatyzowanie obiegu dokumentów finansowych drogą elektroniczną (wyeliminowanie
papierowego obiegu dokumentów)
- wyeliminowanie pomyłek w procesie zamawiania części , rozliczania wielkości bonusów, raportowania
- skrócenie czasu i zautomatyzowanie generowania oraz przesyłania określonych zaawansowanych analitycznie
raportów oraz statystyk
- wysoką efektywność poprzez zautomatyzowanie procesu weryfikacji możliwości obsługi
klienta
międzynarodowego ( tym samym podniesienie poziomu obsługi klienta oraz wzmocnienie wizerunku firmy na
rynku międzynarodowym) oraz zacieśnienie współpracy z partnerem zagranicznym
ŚRODKI I METODY:
Ujednolicenie standardów oraz automatyzacji przygotowania i przesyłania zaawansowanych analitycznie
raportów między kooperującymi podmiotami
Strona |3
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
Potrzebą Partnerów w zakresie współpracy z Dynafleet jest zautomatyzowanie procesu raportowania
przygotowywania raportów dedykowanych. Aktualnie, raporty, jakie dostarcza DF Partnerom wykonywane są
na podstawie kilku zestawień w programach MS Office, gdzie wprowadzane dane są łączone odręcznie.
Niespójności i błędne dane w raportach powodują propagację błędów, co z kolei wymusza wielokrotne
poprawianie i weryfikowanie sprawozdań. Biorąc pod uwagę zasięg terytorialny oraz zakres przedmiotowy
relacji biznesowych opracowywanie złożonych raportów poprzez ręczne kompilowanie wielkiej ilości
danych/zmiennych jest bardzo pracochłonnym i nieefektywnym przedsięwzięciem. Istnieje konieczność
zautomatyzowania generowania raportów poprzez przetwarzanie, agregację i dystrybucję spójnych danych
pochodzących ze zintegrowanego systemu.
Wyeliminowanie nieefektywnego procesu obiegu dokumentów finansowych
Obecnie procedury związane z obiegiem dokumentów finansowych opierają się głównie o dokumenty
papierowe lub format pdf. Brak jednolitego formatu dokumentów elektronicznych oraz brak procesu
automatyzacji ich importowania wydłuża czas dokonywania wzajemnych rozliczeń. Powstają też utrudnienia na
linii weryfikacji papierowych dokumentów oraz utrudnienia związane z czynnikiem ludzkim. W tym kontekście
potrzeba Partnerów to: stosowanie ujednoliconego formatu dokumentów elektronicznych, automatyzacja
importu faktur i innych dokumentów finansowych.
Automatyzacje interfejsów komunikacji w zakresie „zaciągania” i przekazywaniu danych w zakresie
kosztorysów napraw, składanych / realizowanych zamówień i związanych z nimi rozliczeń.
Firmy współpracujące posługują się odrębnymi systemami informatycznymi, niespójnym z oprogramowaniem
DF. Dane pozyskiwane przez DF muszą być w sposób zdalny wprowadzone do jego systemu, zweryfikowane
nim zostanie udzielona informacja zwrotna. Aby możliwe było automatycznie importowanie tych danych
istnieje potrzeba opracowania interfejsów dostosowujących format i zakres do wymagań systemów
informatycznych Partnerów. W tym kontekście, w odniesieniu do Partnerów, wskazać można na potrzebę w
opracowania interfejsów komunikacji rozumianych jako zestawienie zdecydowanie szybszej elektronicznej
komunikacji z Wnioskodawcą.
Usprawnienie czasu weryfikacji zdolności obsługi międzynarodowego klienta
Głównym mankamentem przebiegu współpracy biznesowej jest brak możliwości zdalnego,
zautomatyzowanego uzgadniania katalogów DF w zakresie dostępnych czasów technologicznych, kosztów
napraw, zasad rozliczeń napraw z określonymi procedurami i standardami napraw międzynarodowych. Obecnie
proces weryfikacji możliwości obsługi klienta odbywa się mało efektywnie, jest rozciągnięty w czasie z uwagi na
konieczność „ręcznego” uzgadniania wyników DF ( średni czas naprawy, czasy technologiczne naprawy
konkretnej usterki, koszt auta zastępczego ) z wymaganiami definiowanymi przez klienta. Dla zwiększenia
efektywności przebiegu relacji biznesowej w tym zakresie koniecznym jest zautomatyzowanie procedury
weryfikacji możliwości obsługi przekazywanego Klienta poprzez zapewnienie sprzęgu komunikacyjnego między
systemem Partnera i Wnioskodawcy dzięki któremu możliwe będzie zaciąganie danych z baz danych.
ZAKŁADANE PROCESY REALIZOWANE PRZEZ SYSTEM B2B:
1. Proces przesyłania zamówień na części
Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów i danych dotyczących składania zamówień na części.
2. Proces kosztorysowania naprawy serwisowej oraz blacharsko-lakierniczej
Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych / informacji związanych z wyceną naprawy
serwisowej oraz blacharsko-lakiernicznej
Strona |4
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
3. Proces raportowania
Elektroniczna wymiana danych w dokumentów / danych dotyczących dedykowanych raportów / statystyk
związanych z przebiegiem oraz kondycją biznesowej współpracy miedzy Partnerami.
4.
Proces obiegu dokumentów finansowych
Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów finansowych ( rozliczenia finansowe między
kooperującymi w ramach systemu B2B firmami)
5. Proces przepływu informacji o realizowanych zamówieniach ( wielkość bonusów rozliczenia)
Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych związanych z przyjętymi i zrealizowanymi
przez Partnera zamówieniami a także dokumentów dot. rozliczeń prowizji wynikających ze skali obrotów
6. Proces weryfikacji możliwości obsługi klienta międzynarodowego
Elektroniczna wymiana danych w zakresie dokumentów / danych związanych z procesem weryfikacji
możliwości obsługi klienta zagranicznego.
OBSZAR 3. WDROŻENIE SYSTEMU W ŚRODOWISKU INFORMATYCZNYM
Po wyprodukowaniu oprogramowania B2B przeprowadzone zostaną działania mające na celu pełną
implementację nabytego oprogramowania w środowisku informatycznym. W ramach prac wdrożeniowych
nastąpi:
- testowanie funkcjonalności rozwiązania informatycznego,
- przeprowadzenie ewentualnej migracji danych
- wdrożenie systemy,
- stabilizacja systemu.
Ostateczna implementacja systemu oraz testy funkcjonowania będą wykonywane w środowisku produkcyjnym .
ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE SKUTKÓW WDROŻENIA SYSTEMU
Wdrożony system B2B w sposób znaczący ma wpłynąć na wzrost efektywności procesów biznesowych poprzez:







skrócenia czasu realizacji procesu składania zamówień na części
skrócenie czasu w zakresie rozliczania realizowanych zamówień na części (bonusy za skalę i wielkość
obrotu)
skrócenie czasu przetwarzania danych
minimalizacja czasu poświęcanego na przygotowywanie raportów – automatyczne budowanie zestawień
na podstawie danych operacyjnych oraz zmniejszenie liczby błędnych raportów
wyeliminowanie pomyłek w procesie zamawiania części
optymalizacja komunikacji biznesowej ( radykalne skrócenie czasu procesu wymiany danych dzięki
wdrożeniu technologii elektronicznej wymiany danych )
optymalizacja czasu przepływu danych związanych z wyceną napraw serwisowych a złożeniem zamówienia
na części
Strona |5
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE STOSOWANEJ TECHNOLOGII
Rozwiązania informatyczne powinny zostać dobrane tak dobrane, aby cechowała je:
 możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników
 duża odporność na błędy
 możliwość pracy online
 szybkość działania
 wysoki poziom bezpieczeństwa
 skalowalność zapewniająca optymalizację wydajności systemu w warunkach zmiany liczby jego
użytkowników ( rozbudowa sieci partnerstwa)
Preferowana język skryptowy PHP z zastosowaniem Framework Hohan 2 i Symfony 2
Przyjęte rozwiązania muszą wyeliminować stosowanie tradycyjnych form komunikacji tj. mail, fax, poczta, i
zastąpienie ich Elektroniczną Wymianą Danych.
WARUNKI REALIZACJI PROJEKTU
TERMINY
Data rozpoczęcia realizacji: od październik 2014
Data zakończenia realizacji: maksymalnie do 31 maj 2015
UWAGA – WARUNKIEM PRZYSTĄPIENIA DO KONKURSU JEST AKCEPTACJA DATY
ZAKOŃCZENIA REALIZACJI PROJEKTU.
WSKAZANI PARTNERZY
Wymagana jest komunikacja z poniższymi Partnerami:



Audatex Polska sp. z o.o. ( z siedzibą w Poznaniu
Grupa PGD sp. z o.o. sp.k ( z siedzibą w Krakowie)
Car Repair Europe BV ( z siedzibą w Holandii miejscowość Hoofddorp )
WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTAWCY, KRYTERIA OCENY
OFERT, TERMINY
WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTAWCY
Udokumentowane doświadczenie w projektowaniu, analizowaniu, wdrażaniu oraz zindywidualizowanej
obsłudze systemów dedykowanych dla serwisów z branży blacharskiej oraz lakierniczej z zastosowaniem języka
PHP.
Umiejętność wypracowywania efektu synergii z rozproszonych systemów, charakterystycznych dla działalności
przedsięwzięć z branży blacharsko-lakierniczej w jednej organizm.
Strona |6
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
KRYTERIA OCENY OFERT
CENA - 80 pkt
Kryterium liczone wg zasady:
SYSTEM I DOSTAWCA - 20 pkt
Kryterium liczone wg zasady:
Własne rozwiązania: maks. 10 pkt
Proponowana architektura i EDI : maks. 10 pkt
SPOSÓB I DATA ZŁOŻENIA OFERT
Oferty zawierające opis Państwa systemu wraz z informacja o założeniach dostosowania do
wymaganych kryteriów prosimy składać w terminie do 26 września 2014, poprzez przesłanie
oferty pocztą na adres siedziby firmy. Liczy się data stempla pocztowego/data nadania
kuriera.
Prosimy o podanie terminu ważności Państwa oferty.
Prosimy o przesłanie krótkiego opisu Państwa Systemu oraz o złożenie oferty, wg wzoru –
zał. nr 1.
Ewentualne pytania dotyczące zakresu realizacji systemu prosimy kierować do:
[email protected] w temacie prosimy o wpisanie „B2B„
Z poważaniem;
Mariusz Szałajski
Prezes Zarządu
Strona |7
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00
ZAŁĄCZNIK nr 1
Tabelka cenowa:
Lp.
Wymagania
czasowe
poszczególnych
działań
Wyszczególnienie działań
1
USŁUGA DORADCZA W ZAKRESIE ANALIZY
WYMOGÓW PLANOWANEGO DO WDROŻENIA do 30/11/2014
OPROGRAMOWANIA KLASY B2B
2
LICENCJA NA SYSTEM B2B
3
WDROŻENIE
SYSTEMU
INFORMATYCZNYM
W
ŚRODOWISKU
Oferta cenowa
[netto w pln]
do 31/05/2015
RAZEM
Informacja o Systemie:
Czy Państwa system jest autorskim
rozwiązaniem, czy też bazuje na innych
aplikacjach?
Czy architektura system pozwala na
podłączanie wskazanych Partnerów, jak
również innych ?
Czy system wykorzystuje EDI lub standard
równoważny do EDI?
OFERTA WAŻNA DO:
Podpis;
Strona |8
Dynafleet Sp. z o.o. Jawornik 525 32-400 Myślenice
Nr Umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-12-015/14-00