Poradnik 2010 - Najczęściej zadawane pytania

Komentarze

Transkrypt

Poradnik 2010 - Najczęściej zadawane pytania
PORADNIK 2010
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
1. Co naleŜy zrobić przed podpisaniem umowy?
Po opublikowaniu wyników otwartego konkursu ofert w Biuletynie Informacji
Publicznej
Urzędu
Marszałkowskiego
Województwa
Wielkopolskiego
w Poznaniu na stronie internetowej pod adresem www.umww.pl kaŜda
organizacja pozarządowa, której przyznano dotację otrzymuje pismo
od Departamentu Sportu i Turystyki z informacją o wysokości przyznanej
dotacji i jej przeznaczeniu na poszczególne pozycje kosztorysu zadania
( tj. działania ).
Jednocześnie wysłane zostają:
- druk „Zaktualizowanego harmonogramu realizacji zadania”,
oraz - jeśli dotacja została przyznana w wysokości niŜszej niŜ wnioskowana:
- druk „Zaktualizowanego kosztorysu”.
Organizacja pozarządowa zobowiązana jest do wypełnienia przesłanych
druków i ich odesłania do Departamentu Sportu i Turystyki.
Dostarczenie tych dokumentów do Departamentu jest warunkiem
koniecznym do przygotowania umowy.
2. Jak prawidłowo sporządzić
„Zaktualizowany harmonogram realizacji zadania”?
Punktem wyjścia przy sporządzaniu „Zaktualizowanego harmonogramu
realizacji zadania” jest ponowne przeczytanie zawartego w złoŜonej ofercie
„Harmonogramu
planowanych
działań
(
z
podaniem
terminów
ich rozpoczęcia i zakończenia ) wraz z liczbowym określeniem skali działań
planowanych przy realizacji zadania” ( część II, pkt 5 ). Kolejny krok
to skorygowanie i rozszerzenie załoŜeń tego harmonogramu ( np. o daty
rozpoczęcia/zakończenia danego działania ), a następnie wpisanie jego
ostatecznej wersji w otrzymany druk.
Aktualny druk „Zaktualizowanego harmonogramu realizacji zadania”
w wersji elektronicznej jest dostępny do pobrania na stronie internetowej
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
pod adresem www.umww.pl w zakładce: URZĄD/ O urzedzie/
Departamenty/ Sportu i Turystyki/ Współpraca z organizacjami
pozarządowymi/ Dokumenty do pobrania
3. Jak prawidłowo sporządzić
„Zaktualizowany kosztorys”?
Punktem wyjścia przy sporządzaniu „Zaktualizowanego kosztorysu”
jest ponowne przeczytanie zawartej w złoŜonej ofercie „Kalkulacji
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
1
przewidywanych kosztów realizacji zadania” ( część III, pkt 1 – 3 oraz
część IV, pkt. 1 i 2 ) . Kolejny krok to zweryfikowanie kosztorysu,
uwzględniając niŜszą niŜ wnioskowana wysokość przyznanej dotacji oraz
jej przeznaczenie na poszczególne pozycje kosztorysu zadania ( tj. działania )
- zgodnie z otrzymanym pismem.
Koszt całkowity zadania ( pozycję „Ogółem” z tabeli zawierającej kosztorys )
naleŜy:
1. pozostawić niezmieniony, pomimo przyznania dotacji w wysokości
niŜszej niŜ wnioskowano, zwiększając wkład własny,
albo
2. pomniejszyć maksymalnie o równowartość nieprzyznanej części
wnioskowanej dotacji, wprowadzając odpowiednie zmiany do kosztorysu.
Uwaga:
NaleŜy pamiętać, by zachować strukturę i porządek pierwotnego kosztorysu
( przedstawionego w ofercie ). Tylko tak sporządzony „Zaktualizowany
kosztorys” zostanie przyjęty jako załącznik do umowy.
Aktualny druk „Zaktualizowanego kosztorysu” w wersji elektronicznej
jest dostępny do pobrania na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu pod adresem www.umww.pl
w zakładce: URZĄD/ O urzedzie/ Departamenty/ Sportu i Turystyki/
Współpraca z organizacjami pozarządowymi/ Dokumenty do pobrania
Przykład:
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
Koszt całkowity
(w zł)
Rodzaj miary
1.
2.
3.
4.
5.
Koszt jednostkowy
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Ogółem
Lp.
Ilość jednostek
Krok I. OFERTA:
2 100 sztuka
1 100 usługa
5 25 sztuka
5 100 osoba
3 25 osobodzień
Z tego
z wnioskowanej
dotacji
(w zł)
200
100
125
500
75
1000
Z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych źródeł
oraz wpłat
i opłat
adresatów
(w zł)*
200
100
500
800
100
25
75
200
Krok II. Pismo od Departamentu Sportu i Turystyki:
Informacja o przyznanej wysokości dotacji wraz z jej przeznaczeniem:
Wysokość przyznanej dotacji: 450 zł
Z przeznaczeniem na:
Koszt 1. 200 zł
Koszt 4. 250 zł
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
2
Krok III. ZAKTUALIZOWANY KOSZTORYS:
1.
2.
3.
4.
5.
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
2 100 sztuka
1 100 usługa
5 25 sztuka
5 100 osoba
3 25 osobodzień
Ogółem
1
2
3
4
5
Koszt całkowity
(w zł)
Rodzaj miary
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane z realizacją
zadania)
Koszt jednostkowy
Lp.
Ilość jednostek
Rozwiązanie 1 – gdy koszt całkowity zadania zostaje niezmieniony
Z tego
z wnioskowanej
dotacji
(w zł)
200
100
125
500
75
1000
200
250
450
Z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych źródeł
oraz wpłat
i opłat
adresatów
(w zł)*
100
125
250
75
550
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
Koszt całkowity
(w zł)
Rodzaj miary
1.
2.
3.
4.
5.
Koszt jednostkowy
Rodzaj kosztów
(koszty merytoryczne
i administracyjne
związane
z realizacją zadania)
Ogółem
Lp.
Ilość jednostek
Rozwiązanie 2 – gdy koszt całkowity zadania zostaje zmniejszony
2 100 sztuka
1 80 usługa
4 20 sztuka
2 125 osoba
2 20 osobodzień
Z tego
z wnioskowanej
dotacji
(w zł)
200
80
80
250
40
650
200
250
450
Z tego
z finansowych
środków
własnych,
środków
z innych źródeł
oraz wpłat
i opłat
adresatów
(w zł)*
80
80
40
200
4. Kiedy otrzymam umowę?
Umowa jest przygotowywana w 3 egzemplarzach – po otrzymaniu
dokumentów, o których mowa w pkt. 1. Dokumenty te wraz z ofertą stanowić
będą załączniki do umowy. Wszystkie trzy egzemplarze umowy zostają
przesłane do organizacji pozarządowej wraz z „Oświadczeniem o zgodności
odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania
umowy”. W imieniu organizacji pozarządowej umowę, wraz z przesłanym
oświadczeniem, podpisują upowaŜnione osoby podane w odpisie z rejestru
( np. w odpisie z KRS lub wypisie z Rejestru Starostwa ). Następnie
organizacja
pozarządowa
zobowiązana
jest
odesłać
wszystkie
trzy egzemplarze umowy, co umoŜliwi dopełnienie wszystkich formalności
ze strony Urzędu Marszałkowskiego. Dopiero wówczas jeden egzemplarz
umowy zostanie przesłany organizacji pozarządowej.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
3
5. Co to jest „Oświadczenie Zleceniobiorcy o zgodności
odpisu z rejestru ze stanem prawnym i faktycznym
w dniu podpisania umowy”?
Oświadczenie to dokument potwierdzający aktualność danych zawartych
w odpisie z rejestru ( np. odpisie z KRS, wypisie z Rejestru Starostwa )
w momencie podpisania umowy, który został złoŜony wraz z ofertą w ramach
otwartego konkursu ofert.
JeŜeli do odpisu z rejestru wprowadzone zostały zmiany w okresie od dnia
złoŜenia oferty do dnia otrzymania do podpisu trzech egzemplarzy umowy
( np. związanych ze zmianą składu zarządu organizacji pozarządowej, zmianą
jej siedziby, itp. ), zamiast oświadczenia naleŜy załączyć oryginał
bądź potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię aktualnego odpisu
z rejestru. JeŜeli w tym okresie nastąpiły zmiany, a organizacja jeszcze
nie posiada aktualnego odpisu z rejestru, naleŜy podpisać oświadczenie
i załączyć do niego pismo wyjaśniające aktualny stan prawny organizacji.
Wzór prawidłowego potwierdzenia zgodności z oryginałem:
- adnotacja „( za/potwierdzam ) zgodność z oryginałem”,
- podpis i pieczęć osoby potwierdzającej ( jeśli nie jest wymieniona
w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, naleŜy
dołączyć odpowiednie upowaŜnienie wraz ze wskazaniem funkcji pełnionej
przez daną osobę w organizacji pozarządowej ),
- data potwierdzenia.
6. Mam pytania dotyczące zapisów umowy.
Z kim naleŜy się kontaktować w tej sprawie?
Na ostatniej stronie kaŜdej umowy podane kontakt do pracownika
Departamentu sporządzającego umowę, u którego moŜna uzyskać
odpowiedzi na pytania i wyjaśnić wątpliwości dotyczące umowy.
7. Kiedy otrzymam przyznane środki na konto mojej
organizacji pozarządowej?
Przyznana dotacja zostanie przekazana na podany w ofercie rachunek
bankowy Państwa organizacji pozarządowej w okresie do 30 dni od daty
podpisania umowy.
8. Od kiedy moŜemy realizować zadanie
i ponosić wydatki z nim związane finansowane z dotacji?
Termin wykonania zadania jest ustalony w umowie i rozpoczyna się w dniu
zawarcia umowy. Dzień zawarcia umowy jest pierwszym dniem, w którym
moŜna ponosić wydatki finansowane z dotacji.
9. Jaka jest obowiązkowa forma kontaktu
z Urzędem Marszałkowskim dotycząca realizacji zadania,
w szczególności zmian umowy i oświadczeń
składanych zgodnie z umową?
Wszystkie zmiany umowy i oświadczenia składane zgodnie z umową
wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem niewaŜności. Najlepiej
jednak skontaktować się z Departamentem telefonicznie, który poradzi,
co w danej sytuacji naleŜy zrobić.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
4
10. Czy mogę wydłuŜyć/zmienić termin realizacji zadania?
WydłuŜenie/zmiana terminu realizacji zadania jest moŜliwa tylko
w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. Sytuacja ta wymaga
sporządzenia odpowiedniego Aneksu do umowy. Biorąc pod uwagę
wydłuŜoną
procedurę
administracyjną,
zalecamy
informowanie
Departamentu o konieczności wprowadzenia zmian do zapisów umowy
z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie ma moŜliwości aneksowania umowy
po upływie terminu wykonania zadania.
11. Czy mogę zmienić zakres rzeczowy* zadania?
* zakres rzeczowy zadania - np. nazwa zadania, miejsce realizacji zadania,
liczba uczestników, ranga zadania, itd.
Zadanie dofinansowane z dotacji powinno być wykonane nie tylko zgodnie
z umową, ale równieŜ z załoŜeniami przedstawionymi w ofercie, będącej
załącznikiem i integralnym elementem umowy. Oznacza to, Ŝe takie
elementy, jak: nazwa zadania, miejsce realizacji zadania, liczba uczestników,
ranga zadania, itp. ( a więc zakres rzeczowy zadania ) powinny być zgodne
z zapisami oferty.
Zmiana zakresu rzeczowego zadania jest moŜliwa tylko w wyjątkowych,
uzasadnionych
przypadkach.
Sytuacja
ta
wymaga
sporządzenia
odpowiedniego Aneksu do umowy. Biorąc pod uwagę wydłuŜoną procedurę
administracyjną, zalecamy informowanie Departamentu o konieczności
wprowadzenia zmian do zapisów umowy z odpowiednim wyprzedzeniem.
Nie ma moŜliwości aneksowania umowy po upływie terminu wykonania
zadania.
12. Czy mogę zmienić przeznaczenie przekazanej dotacji
i przesunąć ją na inną pozycję kosztorysu,
na którą nie była przyznana dotacja?
Podpisując
umowę
organizacja
pozarządowa
zobowiązuje
się
do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskała,
oraz do wykonania zadania w zakresie i na warunkach określonych
w zawartej umowie. Dotyczy to takŜe ewentualnych odsetek bankowych
od przekazanej przez Urząd Marszałkowski dotacji oraz innych przychodów
uzyskanych przy realizacji zadania, których nie moŜna było przewidzieć
przy kalkulowaniu wielkości dotacji w zatwierdzonym kosztorysie. Przychody
te naleŜy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania zgodnie
z przeznaczeniem wskazanym w umowie.
Zmiana przeznaczenia dotacji wymaga kaŜdorazowo sporządzenia aneksu
do umowy, pod warunkiem wcześniejszego zaakceptowania przez Urząd
Marszałkowski zaproponowanej przez organizację pozarządową zmiany
kosztorysu. Co waŜne, sytuacja ta jest dopuszczalna jedynie w wyjątkowych,
szczególnie uzasadnionych przypadkach.
13. Czy mogę przesunąć dotację
pomiędzy poszczególnymi pozycjami
wymienionymi w kosztorysie, na które została przyznana dotacja?
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
5
Przekazana dotacja moŜe zostać przesunięta bez potrzeby sporządzania
aneksu do umowy tylko i wyłącznie, gdy jednocześnie są spełnione
następujące warunki:
1. przesunięcie to następuje wyłącznie pomiędzy pozycjami wymienionymi
w kosztorysie, na które została przyznana dotacja,
2. łączna kwota przesunięć nie przekracza 10% ogólnej kwoty przyznanej
dotacji.
Przesunięcia przekraczające wartość 10% ogólnej kwoty przyznanej dotacji
wymagają kaŜdorazowo sporządzenia aneksu do umowy, pod warunkiem
wcześniejszego zaakceptowania przez Urząd Marszałkowski zaproponowanej
przez organizację pozarządową zmiany kosztorysu.
Przykład:
Przesunięcie dotacji pomiędzy poszczególnymi pozycjami wymienionymi
w kosztorysie, na które została przyznana dotacja przedstawia poniŜsza
tabela pochodząca z druku sprawozdania:
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ KOSZTÓW (W ZŁ)
Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania
Poprzednie
BieŜący okres sprawozdawczy
(koszty
(zgodnie z umową).
okresy sprawozdawcze
– w przypadku sprawozdania
merytoryczne
(narastająco)*.
końcowego – za okres realizacji
i administracyzadania.
jne związane
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań,
Kolumna dotyczy faktycznie
z realizacją
zawartego w ofercie
na które środki finansowe
poniesionych kosztów w trakcie
zadania)
lub zaktualizowanym
zostały przekazane w transzach wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji – wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
finansowyc
finansowyc
finansowyc
h środków
h środków
h środków
własnych,
własnych,
własnych,
środków
środków
środków
z innych
z innych
z innych
źródeł oraz
źródeł oraz
źródeł oraz
wpłat
wpłat
wpłat
i opłat
i opłat
i opłat
adresatów
adresatów
adresatów
zadania*
zadania*
zadania*
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
200
100
125
500
75
1000
200
100
500
800
100
25
75
200
160
120
125
520
75
1000
160
120
520
800
120
5
75
200
Ogółem
1.
2.
3.
4.
5.
Przesunięcia dotacji nastąpiły w trzech pozycjach kosztorysu:
Koszt 1
– 40 zł
Koszt 3
+ 20 zł
Koszt 4
+ 20 zł
Razem przesunięcia = 40 zł, tj. 5% wartości przyznanej dotacji.
Przesunięcie dotacji nie przekracza dopuszczalnego progu 10%.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
6
14. Czy mogę przesunąć środki własne
pomiędzy poszczególnymi pozycjami
wymienionymi w kosztorysie?
ZaangaŜowane środki własne mogą zostać przesunięte bez potrzeby
sporządzania aneksu do umowy tylko i wyłącznie pomiędzy poszczególnymi
pozycjami wymienionymi w kosztorysie, o ile łączna kwota przesunięć
nie przekracza 30% wartości środków własnych zaangaŜowanych w realizację
zadania ( tj. 30% ogółu zaangaŜowanych środków własnych ).
Przesunięcia przekraczające wartość 30% ogólnej kwoty środków własnych
wymagają kaŜdorazowo sporządzenia aneksu do umowy, pod warunkiem
wcześniejszego zaakceptowania przez Urząd Marszałkowski zaproponowanej
przez organizację pozarządową zmiany kosztorysu.
Przykład:
Przesunięcie środków własnych pomiędzy poszczególnymi pozycjami
wymienionymi w kosztorysie przedstawia poniŜsza tabela pochodząca
z druku sprawozdania:
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ KOSZTÓW (W ZŁ)
Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania
Poprzednie
BieŜący okres sprawozdawczy
(koszty
(zgodnie z umową).
okresy sprawozdawcze
– w przypadku sprawozdania
merytoryczne
(narastająco)*.
końcowego – za okres realizacji
i administracyzadania.
jne związane
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań,
Kolumna dotyczy faktycznie
z realizacją
zawartego w ofercie
na które środki finansowe
poniesionych kosztów w trakcie
zadania)
lub zaktualizowanym
zostały przekazane w transzach wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji – wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
finansowyc
finansowyc
finansowyc
h środków
h środków
h środków
własnych,
własnych,
własnych,
środków
środków
środków
z innych
z innych
z innych
źródeł oraz
źródeł oraz
źródeł oraz
wpłat
wpłat
wpłat
i opłat
i opłat
i opłat
adresatów
adresatów
adresatów
zadania*
zadania*
zadania*
Ogółem
1.
2.
3.
4.
5.
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
200
100
125
500
75
1000
200
100
500
800
100
25
75
200
200
60
125
500
115
1000
200
100
500
800
60
25
115
200
Przesunięcia środków własnych nastąpiły w dwóch pozycjach kosztorysu:
Koszt 2
– 40 zł
Koszt 5
+ 40 zł
Razem przesunięcia = 40 zł, tj. 20% wartości środków własnych
Przesunięcie środków własnych nie przekracza dopuszczalnego progu 30%.
15. Czy dopuszczalna jest zmiana wysokości
zaangaŜowanych środków własnych w realizację zadania?
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
7
Organizacja pozarządowa jest zobowiązana do wykonania zadania z naleŜytą
dbałością o jego wartość merytoryczną i oszczędne gospodarowanie
środkami.
W przypadku pełnej realizacji zadania i równoczesnego braku pełnego
zaangaŜowania środków własnych organizacji pozarządowej przewidzianych
na jego realizację w zatwierdzonym kosztorysie ( będącym załącznikiem
i integralnym elementem umowy ), kwota przyznanej dotacji ulega
proporcjonalnemu obniŜeniu w stosunku do wydatkowanych na zadanie
środków własnych organizacji pozarządowej.
Przedstawiony w zatwierdzonym kosztorysie stosunek procentowy dotacji
do zaangaŜowanych środków własnych organizacji pozarządowej powinien
bowiem zostać zachowany w toku realizacji zadania.
W przypadku spadku całkowitego kosztu zadania, a tym samym
zmniejszenia zaangaŜowania środków własnych organizacji pozarządowej
przedstawionych w zatwierdzonym kosztorysie, zmniejszeniu powinny ulec
proporcjonalnie zarówno kwota dotacji jak i środki własne. Nie jest
uzasadnione, aby w razie zmniejszenia kosztów realizacji zadania, obniŜać
wyłącznie zaangaŜowanie środków własnych, a część finansowaną z dotacji
pozostawiać na niezmienionym poziomie.
W przypadku wzrostu całkowitego kosztu zadania organizacja pozarządowa
jest zobowiązana do zwiększenia zaangaŜowania środków własnych.
Przykład 1:
Organizacja pozarządowa X wykonała zlecone zadanie, jednak okazało się,
Ŝe koszt jego realizacji był niŜszy od zakładanego o 100 zł. Organizacja X
sporządziła i złoŜyła w Urzędzie Marszałkowskim sprawozdanie, zwierające
następujące tabele:
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ KOSZTÓW (W ZŁ)
Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania
Poprzednie
BieŜący okres sprawozdawczy
(koszty
(zgodnie z umową).
okresy sprawozdawcze
– w przypadku sprawozdania
merytoryczne
(narastająco)*.
końcowego – za okres realizacji
i administracyzadania.
jne związane
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań,
Kolumna dotyczy faktycznie
z realizacją
zawartego w ofercie
na które środki finansowe
poniesionych kosztów w trakcie
zadania)
lub zaktualizowanym
zostały przekazane w transzach wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji – wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
finansowyc
finansowyc
finansowyc
h środków
h środków
h środków
własnych,
własnych,
własnych,
środków
środków
środków
z innych
z innych
z innych
źródeł oraz
źródeł oraz
źródeł oraz
wpłat
wpłat
wpłat
i opłat
i opłat
i opłat
adresatów
adresatów
adresatów
zadania*
zadania*
zadania*
1.
2.
3.
4.
5.
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
200
100
125
500
75
200
100
500
-
100
25
75
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
200
50
100
500
50
200
100
500
-
50
50
8
Ogółem
1000
800
200
900
800
100
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA ŹRÓDŁO FINANSOWANIA
Źródło finansowania Całość zadania
(zgodnie z umową).
Poprzednie
okresy sprawozdawcze
(narastająco)*.
BieŜący okres sprawozdawczy
– w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania.
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań,
Kolumna dotyczy faktycznie
zawartego w ofercie
na które środki finansowe
poniesionych kosztów w trakcie
lub zaktualizowanym
zostały przekazane w transzach wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji – wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
zł
%
zł
%
zł
%
Koszty pokryte
z dotacji
Koszty pokryte
z finansowych
środków własnych,
środków
z innych źródeł
oraz wpłat i opłat
adresatów zadania*
/z tego wpłaty
i opłaty adresatów
zadania ...... zł/
Ogółem:
800
80
800
88,89
200
20
100
11,11
/0 zł/
1000
/0 zł/
/……….../
100%
100%
900
100%
Jak wynika z tabel wartość zaangaŜowanych środków własnych organizacji X
zmniejszyła się z 200 zł do 100 zł.
ZaangaŜowanie środków własnych zmalało więc z 20% do 11,11%.
Tymczasem zaangaŜowanie dotacji zgodnie z umową powinno wynieść 80%,
a nie 88,89% kosztu całkowitego zadania.
Wobec spadku kosztu całkowitego zadania organizacja X powinna
proporcjonalnie zmniejszyć zarówno udział środków własnych, jak i udział
dotacji.
Aby obliczyć prawidłowo wysokość naleŜnej dotacji wykonujemy
następujące działanie: 80% * 900 zł = 720 zł. W ten sposób otrzymujemy
wysokość dotacji, którą organizacja X mogła wykorzystać. Pozostałe 80 zł
( 800 zł – 720 zł = 80 zł ) organizacja X powinna zwrócić do Urzędu
Marszałkowskiego.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
9
Prawidłowo wypełnione sprawozdanie powinno wyglądać następująco:
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ KOSZTÓW (W ZŁ)
Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania
Poprzednie
BieŜący okres sprawozdawczy
(koszty
(zgodnie z umową).
okresy sprawozdawcze
– w przypadku sprawozdania
merytoryczne
(narastająco)*.
końcowego – za okres realizacji
i administracyzadania.
jne związane
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań, na
Kolumna dotyczy faktycznie
z realizacją
zawartego w ofercie
które środki finansowe zostały poniesionych kosztów w trakcie
zadania)
lub zaktualizowanym
przekazane w transzach –
wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
koszt
z tego
z tego
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
całkowity z dotacji z
finansowyc
finansowyc
finansowyc
h środków
h środków
h środków
własnych,
własnych,
własnych,
środków
środków
środków
z innych
z innych
z innych
źródeł oraz
źródeł oraz
źródeł oraz
wpłat
wpłat
wpłat
i opłat
i opłat
i opłat
adresatów
adresatów
adresatów
zadania*
zadania*
zadania*
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
Koszt
1
2
3
4
5
Ogółem
1.
2.
3.
4.
5.
200
100
125
500
75
1000
200
100
500
800
100
25
75
200
200
50
100
500
50
900
120
100
500
720
80
50
50
180
ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA ŹRÓDŁO FINANSOWANIA
Źródło finansowania Całość zadania
(zgodnie z umową).
Poprzednie
okresy sprawozdawcze
(narastająco)*.
BieŜący okres sprawozdawczy
– w przypadku sprawozdania
końcowego – za okres realizacji
zadania.
Kolumna dotyczy kosztorysu
Kolumna dotyczy zadań,
Kolumna dotyczy faktycznie
zawartego w ofercie
na które środki finansowe
poniesionych kosztów w trakcie
lub zaktualizowanym
zostały przekazane w transzach wykonywania zadania.
kosztorysie – korekcie kalkulacji – wypełnić, gdy dotacja była
kosztów).
przekazana w transzach.
zł
%
zł
%
zł
%
Koszty pokryte
z dotacji
Koszty pokryte
z finansowych
środków własnych,
środków
z innych źródeł
oraz wpłat i opłat
adresatów zadania*
/z tego wpłaty
i opłaty adresatów
zadania ...... zł/
Ogółem:
800
80
720
80
200
20
180
20
/0 zł/
1000
/0 zł/
/……….../
100%
100%
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
900
100%
10
16. Czy są specjalne wymogi dotyczące prowadzenia konta
i dokumentacji finansowo-księgowej
wydatków finansowanych z dotacji?
Zleceniobiorca ( tj. organizacja pozarządowa ) jest zobowiązany
do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków
finansowych otrzymanych na realizację zadania od Zleceniodawcy
( tj. Samorządu Województwa Wielkopolskiego ) zgodnie z zasadami
wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umoŜliwiający
identyfikację poszczególnych operacji księgowych – w szczególności
do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych
z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków, zgodnie z ustawą
o finansach publicznych oraz ustawą o działalności poŜytku publicznego
i o wolontariacie.
Zgodnie z art. 10 pkt 1 ustawy o rachunkowości „Jednostka powinna
posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przez nią zasady
( politykę ) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów
sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej,
przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (…)”.
Organizacja pozarządowa powinna zgodnie z obowiązującym planem kont
w jednostce wyodrębnić konto księgowe pod nazwą „Dotacje – Urząd
Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu”.
W ramach ww. konta powinna załoŜyć konta analityczne odrębne
dla kaŜdego zadania, na które organizacja pozarządowa otrzymała dotację.
Na odrębnych kontach księgowych naleŜy zaksięgować:
- wpływ środków finansowych dotacji z Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu,
- rozliczenia dotacji ( faktury, rachunki, umowy cywilno – prawne, itd. ),
które są finansowane/współfinansowane z przekazanej dotacji.
Konto księgowe, w przypadku rozliczenia całkowitej kwoty dotacji
wynikającej z umowy wraz z ewentualnymi zwrotami naleŜnej dotacji
nie będzie wykazywać salda końcowego, natomiast obroty konta księgowego
po stronie Wn i po stronie Ma będą równe kwocie przekazanej i rozliczonej
dotacji.
17. Kto to jest sponsor i partner?
Jaka jest róŜnica między sponsorem a partnerem?
Organizacja otrzymująca dotację moŜe korzystać przy realizacji zadania
z pomocy sponsora lub partnera. Współpraca ze sponsorem lub partnerem
powinna mieć odzwierciedlenie w złoŜonej ofercie, a następnie
w sprawozdaniu.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
11
SPONSOR
Sponsor to podmiot prawa prywatnego, który przekazuje organizacji
pozarządowej
środki
finansowe
na
realizację
zadania,
niekiedy
ze wskazaniem ich przeznaczenia, uzyskując w zamian promocję danego
produktu lub danej firmy bądź marki, w związku ze sponsorowanym
przedsięwzięciem.
Sponsorem moŜe więc być zarówno przedsiębiorstwo, jak i jednostka
samorządu terytorialnego ( np. urząd miasta lub gminy, starostwo
powiatowe, inna instytucja publiczna ), jeŜeli tylko przekazała na konto
organizacji pozarządowej środki finansowe na realizację zadania.
Sponsorem nie jest podmiot, który wspiera zadanie poprzez bezpośrednią
zapłatę za część kosztów związanych z jego realizacją. Faktury/rachunki
będą bowiem wówczas wystawione na inny podmiot niŜ organizacja
pozarządowa, w związku z tym nie będą mogły być uwzględnione
w kosztorysie zadania, ani teŜ wykazane w sprawozdaniu ( wliczone
jako jeden z kosztów realizacji zadania w ramach środków własnych ).
Jeśli sponsorem jest przedsiębiorca, to nie moŜe być on jednocześnie
partnerem realizacji zadania.
PARTNER
Partner uczestniczy w realizacji zadania, nie wykorzystując przy tym środków
finansowych organizacji pozarządowej, w tym równieŜ środków przekazanych
w drodze dotacji.
Partnerem moŜe być:
- inna organizacja pozarządowa,
- osoba prawna,
- jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku
Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku
Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz
o gwarancjach wolności sumienia i wyznania ( jeŜeli ich cele statutowe
obejmują prowadzenie działalności poŜytku publicznego ),
- stowarzyszenie jednostek samorządu terytorialnego,
- organ administracji publicznej,
- osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Współpraca z partnerem moŜe obejmować w szczególności aktywną wymianę
umiejętności, doświadczeń i wiedzy na kaŜdym etapie projektu, a takŜe moŜe
dotyczyć nieodpłatnego wsparcia rzeczowego ( np. uŜyczenie zasobów
rzeczowych lub lokalowych potrzebnych do realizacji zadania, bezpośrednie
poniesienie części wydatków związanych z realizacją zadania ) lub osobowego
( udział członków lub wolontariuszy ).
Pomiędzy organizacją pozarządową a partnerem wskazanym w ofercie musi
być zawarta umowa lub oświadczenie partnera, w których naleŜy wskazać
rodzaj i zakres partnerstwa w realizacji zadania.
Partner nie moŜe być podwykonawcą, jak równieŜ podwykonawca nie moŜe
być jednocześnie partnerem.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
12
18. Kto to jest podwykonawca?
Organizacja otrzymująca dotację moŜe korzystać przy realizacji zadania
z pomocy podwykonawcy. Współpraca z podwykonawcą powinna mieć
odzwierciedlenie w złoŜonej ofercie, a następnie w sprawozdaniu.
PODWYKONAWCA
Podwykonawca to podmiot inny niŜ ten, któremu zlecono realizację zadania
publicznego, który współrealizuje część zadania publicznego poprzez
sprzedaŜ usług, których zakupu – za pośrednictwem środków pochodzących
z dotacji – dokonuje organizacja pozarządowa, której zlecono realizację
zadania ( np. wynajem sal i sprzętu, usługa transportowa, usługa
cateringowa, druk materiałów promocyjnych i innych, usługi sędziowskie,
medyczne i inne ). Podwykonawstwo nie dotyczy umów cywilno-prawnych
zawieranych
z
osobami
fizycznymi
nieprowadzącymi
działalności
gospodarczej ( np. umowa o dzieło, umowa zlecenie ), zwrotu kosztów
delegacji i ryczałtów oraz zakupu towarów.
Podwykonawcą moŜe być:
- inna organizacja pozarządowa,
- osoba prawna,
- jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku
Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku
Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach
wolności sumienia i wyznania ( jeŜeli ich cele statutowe obejmują
prowadzenie działalności poŜytku publicznego ),
- stowarzyszenie jednostek samorządu terytorialnego,
- przedsiębiorca.
Korzystanie z usług podwykonawców, tzn. podzlecenie wykonania części
zadania, jest moŜliwe tylko w odniesieniu do określonych części przedmiotu
umowy – pod warunkiem, Ŝe zostało to wyraźnie przewidziane w tekście
umowy, a wcześniej zapisane w ofercie.
Podzlecanie odnosi się do podmiotów, które nie podlegają kierownictwu
powierzającego.
Podwykonawca nie moŜe być partnerem, jak równieŜ partner nie moŜe być
jednocześnie podwykonawcą.
19. W jaki sposób powinienem informować adresatów/beneficjentów
zadania o fakcie otrzymania dotacji?
Organizacja pozarządowa, realizując zlecone zadanie, zobowiązuje się
do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania,
publikacjach, swoich materiałach informacyjnych, poprzez media,
jak równieŜ stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu
jego realizacji tablicę lub przez ustną informację kierowaną do odbiorców,
o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Samorząd Województwa
Wielkopolskiego. Organizacja pozarządowa realizując powyŜszy obowiązek
zobowiązana jest zamieścić w materiałach reklamowych, publikacjach
i na tablicach informacyjnych herb Województwa Wielkopolskiego
oraz informację następującej treści:
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
13
„Projekt współfinansowany/finansowany
przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego”
Herb i Flagę Województwa Wielkopolskiego moŜna pobrać ze strony
internetowej Urzędu Marszałkowskiego pod adresem: www.umww.pl.
Jednocześnie istnieje moŜliwość wypoŜyczania banerów*, roll-up’ów
i balonów reklamowych Województwa Wielkopolskiego i umieszczania ich
w miejscu realizacji zadania współfinansowanego/finansowanego przez
Samorząd Województwa Wielkopolskiego ( tj. w miejscu organizacji zawodów
sportowych, na starcie, mecie bądź wzdłuŜ trasy rajdu lub innej imprezy
turystycznej itd. ).
Banery reklamowe Województwa Wielkopolskiego
w Departamencie Sportu i Turystyki:
moŜna
wypoŜyczyć
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
Departament Sportu i Turystyki
61-823 Poznań, ul. Piekary 17
VI p., pok. 606
tel.: /0-61/ 64-75-273
* Wymiary banerów: 9m x 1m, 16m x 1m
W celu udokumentowania wywiązania się z obowiązku informowania o fakcie
otrzymania dotacji na realizowane zadanie, zaleca się robienie dokumentacji
fotograficznej i dołączanie jej do składanych sprawozdań.
20. Jakie materiały powinienem gromadzić
w trakcie realizacji zadania, by prawidłowo udokumentować
jego realizację zgodnie z umową i jej załącznikami?
Do sprawozdania naleŜy załączyć dodatkowe materiały merytoryczne
dokumentujące działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania ( np.: listy
uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty,
komunikaty organizacyjne i końcowe, wyniki prowadzonych ewaluacji,
programy, regulaminy, materiały reklamowe i informacyjne, wycinki
prasowe, zdjęcia ), jak równieŜ dokumentujące konieczne działania prawne
( kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania
w ramach zamówień publicznych ).
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
14
W celu udokumentowania zakupu bądź wykonania pucharów, medali,
plakietek, znaczków okolicznościowych itp. ( w szczególności tych
sfinansowanych z dotacji ) do sprawozdania naleŜy dołączyć co najmniej
ich zdjęcie.
Umowa, którą Państwo podpisują, zobowiązuje równieŜ do nieodpłatnego
przekazania wraz ze sprawozdaniem materiałów informacyjno-promocyjnych,
wydawnictw lub wydawnictw fotograficznych powstałych w wyniku
realizowanego zadania.
Kopie załączanych do sprawozdania dokumentów takich jak listy
uczestników projektu, komunikaty organizacyjne i końcowe, wyniki
prowadzonych ewaluacji, kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia
odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych i in. powinny
być kaŜdorazowo potwierdzane na kaŜdej stronie za zgodność z oryginałem.
WZÓR PRAWIDŁOWEGO POTWIERDZENIA ZGODNOŚCI Z ORYGINAŁEM:
- adnotacja „( za/potwierdzam ) zgodność z oryginałem”,
- podpis i pieczęć osoby potwierdzającej ( jeśli nie jest wymieniona
w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, naleŜy
dołączyć odpowiednie upowaŜnienie wraz ze wskazaniem funkcji pełnionej
przez daną osobę w organizacji pozarządowej ),
- data potwierdzenia.
21. Czy mam obowiązek wysłania zaproszenia
na realizowane zadanie ( np. imprezę )
do Urzędu Marszałkowskiego? A jeśli tak, to komu?
Zgodnie z zapisami umowy organizacja pozarządowa jest zobowiązana
zapewnić
przedstawicielom
Województwa
Wielkopolskiego
udział
w realizowanym zadaniu poprzez dostarczenie co najmniej jednego imiennego
zaproszenia.
W przypadku wysyłania tylko jednego zaproszenia naleŜy je skierować
do
Marszałka
Województwa
Wielkopolskiego,
kolejne
zaproszenie
do Dyrektora Departamentu Sportu i Turystyki.
22. Czy będę kontrolowany z prawidłowości wykonania zadania?
A jeśli tak, to kiedy? Kto przeprowadza kontrolę?
Kontrolę
prawidłowości
wykonywania
zadania
przez
organizację
pozarządową, w tym wydatkowania przekazanych jej środków finansowych,
sprawuje Urząd Marszałkowski. Kontrola moŜe być przeprowadzona w toku
realizacji zadania oraz po jego zakończeniu.
W ramach kontroli upowaŜnieni pracownicy Urzędu Marszałkowskiego mogą
badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć
znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania oraz Ŝądać
udzielenia ustnie lub złoŜenia na piśmie informacji dotyczących wykonania
zadania.
Organizacja
pozarządowa
na
Ŝądanie
kontrolującego
jest zobowiązana dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki
informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym
przez kontrolującego.
Prawo
kontroli
przysługuje
upowaŜnionym
pracownikom
Urzędu
Marszałkowskiego ( nie tylko pracownikom Departamentu Sportu
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
15
i Turystyki, ale takŜe pracownikom Departamentu Kontroli ) zarówno
w siedzibie organizacji pozarządowej, jak i w miejscu realizacji zadania.
Urząd Marszałkowski moŜe przeprowadzić równieŜ kontrolę wkładu własnego
organizacji pozarządowej.
23. W jaki sposób powinienem się rozliczyć z przekazanej dotacji?
Podstawą rozliczenia przekazanej dotacji jest złoŜenie sprawozdania
końcowego z wykonania zadania. Sprawozdanie powinno zostać sporządzone
na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty
realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania
publicznego
i
wzoru
sprawozdania
z wykonania
tego
zadania
( Dz. U. z 2005 r., Nr 264, poz. 2207 ) i złoŜone w Urzędzie Marszałkowskim
w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, o którym mowa
w zawartej umowie.
Aktualny druk sprawozdania w wersji elektronicznej jest dostępny
do pobrania na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa
wielkopolskiego w Poznaniu pod adresem: www.umww.pl w zakładce:
URZĄD/ Departamenty/ Sportu i Turystyki/ Menu Departamentu/
Współpraca z organizacjami pozarządowymi/ Pliki do pobrania.
W przypadku umów wieloletnich Urząd Marszałkowski moŜe Ŝądać
częściowych sprawozdań z wykonywania zadania.
24. Kiedy powinienem się rozliczyć z przekazanej dotacji?
Sprawozdanie powinno zostać złoŜone w Urzędzie Marszałkowskim
w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, o którym mowa
w zawartej umowie ( § 3 ust. 1 ).
25. Kto podpisuje sprawozdanie?
Sprawozdanie podpisują osoby upowaŜnione do reprezentowania podmiotu
zgodnie ze wskazaniem zawartym w dokumencie stanowiącym o podstawie
działalności podmiotu, tj. w odpisie z rejestru.
Jeśli osoby składające podpis w sprawozdaniu nie są wskazane
w ww. dokumencie ( np. główna księgowa ), naleŜy dołączyć odpowiednie
upowaŜnienie - oryginał bądź kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
Wzór prawidłowego potwierdzenia zgodności z oryginałem:
- adnotacja „( za/potwierdzam ) zgodność z oryginałem”,
- podpis i pieczęć osoby potwierdzającej ( jeśli nie jest wymieniona
w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, naleŜy
dołączyć odpowiednie upowaŜnienie wraz ze wskazaniem funkcji pełnionej
przez daną osobę w organizacji pozarządowej ),
- data potwierdzenia.
Osoby uprawione niedysponujące pieczątkami imiennymi winny podpisywać
się pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
16
26. Co stanie się jeśli nie złoŜę sprawozdania
w terminie wskazanym w umowie?
W przypadku nie złoŜenia sprawozdania Urząd Marszałkowski wzywa
pisemnie organizację pozarządową do jego złoŜenia w wyznaczonym
w wezwaniu terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje
przeprowadzeniem kontroli, która moŜe być podstawą rozwiązania umowy.
27. Czy Urząd Marszałkowski moŜe mnie wezwać
do złoŜenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentacji
do sprawozdania?
Urząd Marszałkowski ma prawo Ŝądać, aby organizacja pozarządowa
przedstawiła w wyznaczonym terminie dodatkowe informacje i wyjaśnienia
do sprawozdania. Organizacja pozarządowa moŜe zostać wezwana,
np. do złoŜenia dodatkowych materiałów dokumentujących prawidłową
realizację zadania, bądź wyjaśnienia przyczyn zaistnienia zmian
względem umowy, a w szczególności dotyczących załoŜeń wskazanych
w
ofercie,
„Zaktualizowanym
harmonogramie
realizacji
zadania”
lub „Zaktualizowanym kosztorysie”. Wezwanie moŜe równieŜ dotyczyć
korekty błędów popełnionych przy wypełnianiu druku sprawozdania.
28. Kto sprawdza sprawozdanie z wykonania zadania?
KaŜde sprawozdanie jest kontrolowane w Departamencie dwuetapowo.
I etap to kontrola sprawozdania pod względem merytorycznym.
II etap to kontrola sprawozdania pod względem formalnym i rachunkowym.
KaŜde sprawozdanie sprawdza zatem niezaleŜnie dwóch pracowników
Departamentu.
29. Do kiedy mogę ponosić wydatki i dokonywać płatności
za faktury/rachunki?
Termin wykonania zadania jest ustalony w umowie, począwszy od dnia
zawarcia umowy. Dzień zawarcia umowy jest pierwszym dniem, w którym
moŜna ponosić wydatki finansowane z dotacji.
Przyznane środki finansowe organizacja pozarządowa jest zobowiązana
wykorzystać najpóźniej w terminie 14 dni od dnia wskazanego w umowie
jako termin końcowy wykonania zadania ( § 3 ust. 1 ) – nie później jednak
niŜ do ostatniego dnia roku udzielenia dotacji.
Ostatni dzień terminu wykonania zadania powinien być zatem ostatnim
dniem ponoszenia wydatków z tytułu otrzymanej dotacji.
Uwaga!
Termin wykonania zadania nie jest równoznaczny z rzeczywistym terminem
realizacji konkretnej imprezy, zawodów, rajdu, szkolenia, itp.
W celu prawidłowego rozliczenia otrzymanej dotacji duŜą uwagę naleŜy
przykładać do dat ( terminów ) widniejących na fakturach/rachunkach
związanych z realizacją zadania. Standardowo na kaŜdej fakturze i rachunku
widnieją trzy terminy: data wystawienia, data sprzedaŜy oraz termin
płatności.
Realizując zadanie naleŜy pamiętać, aby:
- data sprzedaŜy mieściła się w terminie od dnia podpisania umowy
z Urzędem Marszałkowskim do dnia realizacji konkretnej imprezy, zawodów,
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
17
rajdu, szkolenia itp. ( bądź do ostatniego dnia w przypadku przedsięwzięcia
trwającego dłuŜej niŜ 1 dzień ),
- data wystawienia mieściła się w terminie od dnia podpisania umowy
z Urzędem Marszałkowskim do ostatniego dnia terminu wykonania zadania
określonego w umowie,
- termin płatności:
- w przypadku płatności dokonywanych gotówką - termin płatności
jest dniem wystawienia dowodu księgowego,
- w przypadku płatności dokonywanych przelewem, przelew powinien
nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia wskazanego w umowie
jako ostatni dzień terminu wykonania zadania, nie później jednak
niŜ do ostatniego dnia roku udzielenia dotacji.
PowyŜsze zasady stosuje się analogicznie w przypadku umów cywilnoprawnych.
Umowa cywilno-prawna powinna być zawarta najwcześniej w dniu zawarcia
umowy z Urzędem Marszałkowskim, a rachunek do umowy powinien
być wystawiony i opłacony zgodnie z przedstawionymi wyŜej zasadami
( dotyczącymi faktur i rachunków ).
W przypadku finansowania umowy cywilno-prawnej w całości lub w części
( obejmującej nie tylko kwotę netto wynagrodzenia, ale równieŜ składki ZUS,
podatki, itp. ) z dotacji Urzędu Marszałkowskiego, naleŜy pamiętać
o terminowym rozliczeniu tych płatności z właściwymi instytucjami.
Wydatkowanie dotacji w terminie objętym umową to nie tylko płatność
Wykonawcy wynagrodzenia w kwocie netto za zrealizowanie zlecenie
bądź dzieło, ale równieŜ uiszczenie pozostałych kwot składających się
na wynagrodzenie brutto. W związku z tym wszelkie płatności związane
z umową cywilno-prawną powinny zostać uiszczone najpóźniej w terminie
14 dni od dnia wskazanego w umowie jako ostatni dzień terminu wykonania
zadania, nie później jednak niŜ do ostatniego dnia roku udzielenia dotacji.
30. Jak dokumentować wydatki?
Wydatki naleŜy dokumentować za pomocą dowodów księgowych.
31. Jakie dokumenty są dowodem księgowym
poniesienia wydatków?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości „dowód księgowy powinien
zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron ( nazwy, adresy ) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeŜeli to moŜliwe, określoną takŜe
w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną
datą – takŜe datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu
ujęcia dowodu w księgach rachunkowych ( dekretacja ), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania.”
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
18
Dowodem księgowym jest faktura, rachunek, umowa cywilno - prawna
( np.. umowa o dzieło, umowa zlecenie, itp. ), delegacja, bilety, o ile zawierają
podstawowe ww. dane ( np. bilety PKP ).
31. Jak powinienem opisać dowód księgowy
pokryty w całości bądź w części z dotacji?
INSTRUKCJA OPISU FAKTUR/RACHUNKÓW
ZAŁĄCZANYCH DO SPRAWOZDAŃ
Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO
FINANSOWANEGO/WSPÓŁFINANSOWANEGO
PRZEZ SAMORZĄD WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO
1) opisać z tyłu o r y g i n a ł faktury/rachunku
elementy opisu:
część I:
1) pieczęć organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej
2) nazwa, miejsce i termin realizacji zadania
3) rodzaj zakupionego towaru/usługi
4) informacja o dotacji Urzędu Marszałkowskiego:
całość?
część? ---- > ile Urząd Marszałkowski?
ile i kto pozostałą część kwoty?
5) notatka własna/pieczęć „sprawdzono pod względem merytorycznym”
6) data oraz pieczęć i podpis prezesa lub osoby upowaŜnionej
część II:
1) notatka własna/pieczęć „sprawdzono pod względem formalnym
i rachunkowym”
data oraz pieczęć i podpis osoby odpowiedzialnej za sprawy dotyczące
rozliczeń finansowych organizacji
2) notatka własna/pieczęć:
„Nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych
z dnia 29 stycznia 2004 r. z późn. zm. art. 4 pkt. 8”
pieczęć i podpis prezesa lub osoby upowaŜnionej
2) skserować fakturę/rachunek
3) opisać obustronnie k s e r o k o p i ę faktury/rachunku
elementy opisu:
1) notatka własna/pieczęć „za zgodność z oryginałem”
2) pieczęć i podpis prezesa lub osoby upowaŜnionej
/w przypadku braku pieczęci osobowej naleŜy podpisać się czytelnie
pełnym imieniem i nazwiskiem oraz podać funkcję pełnioną w organizacji/
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
19
32. Co zrobić z niewykorzystaną częścią dotacji?
Niewykorzystane środki finansowe pochodzące z dotacji organizacja
pozarządowa jest zobowiązana zwrócić wraz z odsetkami ustawowymi
na rachunek bankowy Urzędu Marszałkowskiego w terminie 14 dni od dnia
wskazanego w umowie jako ostatni moŜliwy dzień dokonywania płatności
z dotacji w ramach zadania, czyli w terminie 28 dni od dnia wskazanego
w umowie jako ostatni dzień terminu wykonania zadania.
33. Kiedy zostaną zakończone wszelkie formalności
związane z wykonaniem umowy i rozliczeniem dotacji?
Wykonanie umowy i rozliczenie dotacji nastąpi z chwilą zaakceptowania
przez Urząd Marszałkowski prawidłowo złoŜonego sprawozdania końcowego
wraz
z
ewentualnym
zwrotem
środków
naleŜnych
Urzędowi
Marszałkowskiemu.
Akceptacja sprawozdania nie wyklucza jednak moŜliwości przeprowadzenia
przez Urząd Marszałkowski kontroli wykonania zadania w roku następnym
w siedzibie organizacji pozarządowej.
34. Czy otrzymam informację,
Ŝe dotacja została prawidłowo rozliczona?
Po zaakceptowaniu przez Urząd Marszałkowski sprawozdania z wykonania
zadania otrzymają Państwo pisemną informację o tym, iŜ sprawozdania
zostało zaakceptowane, a przyznana dotacja została prawidłowo rozliczona.
35. Czy zobowiązany jestem stosować
ustawę Prawo Zamówień Publicznych?
Tak, organizacja pozarządowa jest zobowiązana stosować przepisy ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2007 r.
Nr 223, poz. 1655, z późn. zm. ) do zamówień na dostawy oraz usługi
i roboty budowlane opłacanych ze środków finansowych pochodzących
z dotacji.
36. Czy mogę rozwiązać umowę,
jeśli zaistnieją nieprzewidziane okoliczności,
za które nie ponoszę odpowiedzialności?
Umowa moŜe być rozwiązana na mocy porozumienia stron, tj. Urzędu
Marszałkowskiego i organizacji pozarządowej, w przypadku wystąpienia
okoliczności, za które strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które
uniemoŜliwiają wykonywanie umowy.
W przypadku rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron skutki
finansowe oraz ewentualny zwrot środków finansowych strony określą
w sporządzonym protokole.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
20
37. Kiedy grozi mi rozwiązanie umowy
ze skutkiem natychmiastowym?
Umowa moŜe być rozwiązana przez Urząd Marszałkowski ze skutkiem
natychmiastowym w szczególności w przypadku:
1. wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem,
tj. na inne zadanie lub inne pozycje kosztorysu niŜ wskazano w zawartej
umowie,
2. nieterminowego
lub
nienaleŜytego
wykonywania
umowy,
w tym w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego
zadania, stwierdzonego na podstawie złoŜonego sprawozdania
i załączonych do niego dodatkowych materiałów merytorycznych,
bądź na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków
i zaleceń pokontrolnych,
3. jeŜeli organizacja pozarządowa przekaŜe część lub całość dotacji osobie
trzeciej pomimo, Ŝe nie przewiduje tego zawarta umowa,
4. jeŜeli organizacja pozarządowa odmówi poddania się kontroli,
bądź w terminie określonym przez Urząd Marszałkowski nie doprowadzi
do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Rozwiązując umowę, Urząd Marszałkowski określi kwotę dotacji podlegającej
zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości
podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji z budŜetu
Województwa Wielkopolskiego, a takŜe termin jej zwrotu oraz nazwę i numer
konta, na które naleŜy dokonać wpłaty.
38. Co to jest portal „Wielkopolskie Wici”,
o którym mowa umowie?
Zwierając umowę z Urzędem Marszałkowskim zobowiązują się Państwo
do zarejestrowania swojej organizacji pozarządowej w „Bazie organizacji
pozarządowych” znajdującej się w portalu „Wielkopolskie Wici” pod adresem
www.wielkopolskiewici.pl .
„Wielkopolskie Wici” to portal internetowy realizowany przez Wielkopolskie
Towarzystwo Kulturalne w Poznaniu na podstawie umowy z Urzędem
Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. Zawiera on
teksty problemowe oraz informacje przydatne dla organizacji pozarządowych
i instytucji samorządowych o organizacjach pozarządowych, ich współpracy
z Samorządem Województwa Wielkopolskiego, najlepszych praktykach
oraz projektach w tym zakresie.
Aktualność danych zapewnia zorganizowany przez Urząd Marszałkowski
przepływ informacji pomiędzy jego jednostkami prowadzącymi współpracę
z organizacjami pozarządowymi.
W ramach portalu organizacje pozarządowe dysponują moŜliwością
publikowania własnych materiałów, korzystania z newslettera, a takŜe
uczestnictwa w badaniach opinii.
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
21
POWODZENIA
W 2010 ROKU
Opracowanie: Departament Sportu i Turystyki
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
22

Podobne dokumenty