Aplikacja eNOVAPITY – FIRMA: aLT ONE

Niniejszy dokument zawiera podstawowe informacje o przeznaczeniu,
instalacji oraz użytkowaniu modułu do analiz płac.
Data ostatniej modyfikacji: 07.07.2009r.
Autor oraz kierownik projektu: Piotr Maj
SPIS TREŚCI
Kilka słów o aplikacji .......................................................................................................2
Funkcjonalność rozszerzenia ........................................................................................3
Licencjonowanie modułu, praca w trybie demo .....................................................4
Instalacja modułu AnalizyExcelPłace .........................................................................5
Pierwsze uruchomienie modułu AnalizyExcelPłace ................................................6
Konfiguracja pakietu Microsoft Excel 2007..............................................................7
Tworzenie i podpinanie nowych wymiarów .............................................................8
Tworzenie oprogramowanej cechy jako wymiar ....................................................9
Parametry w konfiguracji eksportu danych ........................................................... 12
Konfiguracja podzielnika.............................................................................................. 13
Eksport wybranych list płac ........................................................................................ 14
Tworzenie wzorcowego arkusza raportu ................................................................ 17
Zapis przygotowanego zestawienia jako wzorca ................................................. 21
Przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów .............................................. 22
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 1
Kilka słów o aplikacji
Moduł AnalizyExcelPłace dodaje do systemu Enova zaawansowane
możliwości analizy danych płacowych znajdujących się w bazie operacyjnej
programu i jest wykonany w formie biblioteki dll, która została napisana
w języku C#. Funkcje modułu pozwalają na wygodne przetwarzanie dużej
ilości danych. Narzędzia analityczne programu Microsoft Excel który jest
wykorzystany jako narzędzie analityczne pozwalają na wszechstronne i
wygodne prezentowanie różnego rodzaju danych. Moduł składa się
z dwóch podstawowych elementów:


Mechanizmu tworzenia zrzutu danych bazy operacyjnej, który
tworzy kopię danych do osobnej bazy analitycznej, gdzie dane
utworzone są w płaskiej formie i przeznaczone do późniejszej
analizy
Narzędzia kostki analitycznej pozwalającego na wygodne
przetwarzanie danych w bazie analitycznej z udziałem programu
Microsoft Excel 2007 bądź starszej wersji.
Moduł AnalizyExcelPłace
przygotowuje dane, przelicza
je, dzieli i wynik przy pomocy
bardzo szybkich funkcji
serwerowych zapisuje
w bazie analitycznej
Baza
operacyjna
Enova
Dzielenie
Przygotowana
baza
analityczna
(płaska struktura)
Przygotowanie
danych
Przeliczanie
Przygotowanie
raportu przy
pomocy kostki
analitycznej
Microsoft Excel
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 2
Dzięki odpowiednio przygotowanej kostce analityczne jesteśmy w stanie
w bardzo szybki sposób tworzyć raporty oraz przygotować przekrojowe
zestawienia danych prezentujące np. trendy wynagrodzeń, krytyczne
miejsca powstawania kosztów w dziale płac oraz rozbicie wynagrodzeń i
ich składowe wg projektów, w których firma i jej pracownicy biorą udział.
Przy tym, korzystając z narzędzi Microsoft Excel raporty te mogą
przyjmować ciekawy wizualnie kształt, zawierać samo rysujące się
wykresy i dzięki temu być bardzo czytelne. Jest to zatem znakomite
narzędzie do budowania systemu kontrolingowego w dziale kadr i płac
a także do budowanie wszelkiego typu zestawień dla księgowej bądź
zarządu firmy.
Funkcjonalność rozszerzenia
 Wielowymiarowa analiza płac
 Definiowanie własnych wymiarów na podstawie cech zwykłych
jak i historycznych
 Możliwość rozbicia składników płacowych wg podzielnika kosztów
który można zdefiniować na etacie jak i umowie
 Utworzenie opisu analitycznego wg podzielnika kosztów w formie
taska na podstawie oprogramowanych obiektów biblioteki
AnalizyExcelPłace
 Definiowanie własnych wzorców zestawień
 Automatyczne tworzenie wykresów do analizowanych danych
 Łączenie danych w aspekcie kilku firm (baz danych)
 Możliwość raportowania po różnych podzielnikach (Projekty, Budowy)
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 3
Licencjonowanie modułu, praca w trybie demo
Do korzystania z modułu AnalizyExcelPłace konieczne jest wykupienie
licencji na moduł AnalizyExcelPłace w firmie AltOne. Licencje sprzedawane
są w formie serwerowej lub na ilość wykorzystywanych stanowisk.
Należy pamiętać o tym, że licencja ta daje możliwość wykorzystania
samych narzędzi analitycznych i do pracy potrzebne jest również
posiadanie licencji dla Kadr i Płac. Licencja wydawana jest na podobnych
zasadach jak licencje producenta Enova – klient dostaje podpisany plik w
formie XML który należy zaczytać do bazy danych poprzez
Pomoc - > Licencje dodatków - > Wczytaj licencję z pliku.
Gwarancja na moduł Analiz wydawana jest na 1 rok czasu (chyba, że są
inne indywidualne uzgodnienia z klientem) i przez ten okres klient ma
prawo do instalacji nowych wersji, które można ściągnąć ze strony
producenta dodatku http://www.altone.pl/analizy. Po tym okresie należy
wykupić tak jak w przypadku pozostałych rozszerzeń w systemie Enova
upgrade na kolejny rok, z zaznaczeniem, że w przypadku nie wykupienia
licencji klient będzie mógł analizować dane do okresu list płac nie
przekraczającej daty gwarancji. Wynika to z konieczności aktualizacji
dodatku do aktualnych wersji systemu Enova oraz z jego ciągłą rozbudową.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 4
Możliwa jest także praca z modułem w wersji demo. Wersja taka działa
na tych samych zasadach co program Enova – po prostu tryb demo włącza
się przy braku wgranej licencji na program Enova do bazy danych.
Ograniczeniem w tym momencie jest ilość eksportowanych list płac
oraz okienko pojawiające się przed eksportem list - informujące, że moduł
pracuje w trybie demo:
Instalacja modułu AnalizyExcelPłace
Tak jak pozostałe rozszerzenia do systemu Enova dodatek Analiz należy
wgrać do katalogu C:\Program Files\Common Files\Soneta\Assemblies
na każdym stanowisku, na których będzie rozszerzenie wykorzystywane.
Do poprawnej pracy modułu konieczne jest także zainstalowanie
programu Microsoft Excel 2007 (polecany) lub starszej wersji 2003
z włączonym trybie przy instalacji dla Excel 2007 „Programowanie NET” –
zazwyczaj ta opcja włączona jest domyślnie przy instalacji Microsoft Office.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 5
Pierwsze uruchomienie modułu AnalizyExcelPłace
Przy pierwszym uruchomieniu modułu należy wejść do opcji systemu na
zakładkę AnalizyExcelPłace - > Ogólne i włączyć przycisk: Tworzenie
bazy, tabel, konwersja. Po tej czynności w instancji serwera SQL
w której zainstalowany jest system Enova zostanie stworzona dodatkowa
baza analityczna o nazwie AnalizyExcelPlace dla modułu Analiz.
O pomyślnym utworzeniu bazy powinniśmy zostać poinformowani
stosownym komunikatem w zakładce Informacje.
Kolejno należy także określić, czy wzorce dla danego użytkownika będą
przechowywane w jego osobistym katalogu „Moje dokumenty”, czy na
jakimś ogólnodostępnym folderze np. sieciowym.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 6
Dla bezpieczeństwa danych które przechowywane są na serwerze
możemy także zdefiniować osobnego użytkownika na serwerze SQL
z uprawnieniami tylko do odczytu dla bazy AnalizyExcelPlace, a później
przypisać go do zakładki: Użytkownik SQL dla arkusza Excel. Spowoduje
to, że w arkuszu Excel na którym będziemy pracowali przeniesie się nie
standardowy login i hasło użytkownika SQL na którym pracuje system
Enova a nasz wcześniej utworzony użytkownik wraz z jego hasłem.
Wszystkie dokonane zmiany należy zapisać przy pomocy
przycisku Zapisz ustawienia.
Przed
pierwszym
uruchomieniem
należy
także
skonfigurować
odpowiednio program Microsoft Excel 2007, który jest opisany w kolejnej
sekcji.
Konfiguracja pakietu Microsoft Excel 2007
Przy pierwszym uruchomieniu moduł AnalizyExcelPłace wymaga
skonfigurowania w odpowiedni sposób programu Microsoft Excel 2007.
W tym celu należy wykonać dwie czynności:
 W opcji Ustawienia makr developera ustawić funkcję:
Ufaj dostępowi do modelu obiektowego projektu VBA
Opcje -> Opcje programu Excel - > Centrum zaufania -> Ustawienia
centrum zaufania - > Ustawienia Makr - > Ufaj dostępowi do modelu
obiektowego projektu VBA
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 7
 Ustawić zaufaną lokalizację wraz z podfolderami dla wcześniej
wybranego katalogu do przechowywania wzorców użytkownika
Opcje -> Opcje programu Excel - > Centrum zaufania -> Ustawienia
centrum zaufania - > Zaufane lokalizacje -> Dodaj nową lokalizację
Tworzenie i podpinanie nowych wymiarów
Do modułu analiz można podpinać dodatkowe wymiary poza tymi, które
obecne są już wbudowane takie jak płeć, wydział czy stanowisko. Wymiary
te podpinane są do modułu Analiz w formie cech założonych na
odpowiednich obiektach. Do podstawowych obiektów które wykorzystuje
się do grupowania i dzielenie płac należą przede wszystkim obiekty w
formie wymiarów:
 Pracownik – do wyboru 5 wymiarów od P1 do P5
Tabela dla cech w systemie Enova: Pracownicy, typ: Tekst
(np. cecha MPK, Departament itp.)
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 8
 Wypłata – do wyboru 4 wymiary od W1 do W4
Tabela dla cech w systemie Enova: Wypłaty, typ: Tekst
(np. cecha Projekt, MPK lub także cecha przepisana
z umowy w formie cechy wyliczalnej – może to być typ umowy,
rodzaj lub cecha z umowy np. Projekt)
 Definicja elementów – do wyboru 4 wymiary od E1 do E4
Tabela dla cech w systemie Enova: DefElementow, typ: Tekst
(np. cecha grupująca Konto, Grupa itp.)
Aby przypisać daną cechę do wymiaru modułu AnalizyExcelPłace należy
w zakładce w konfiguracji: Definiowanie wymiarów i składników wybrać
już wcześniej założoną cechę dla danego obiektu.
Tworzenie oprogramowanej cechy jako wymiar
Czasami zachodzi potrzeba wyciągnięcia do analiz wymiaru który
znajduje się już na karcie etatu lub innego obiektu. Przykładem takim
może być np. Kod wykonywanego zawodu, gdzie często jest potrzeba
wykonania zestawienia do GUS z podziałem płac wg kodu wykonywanego
zawodu. W tym przypadku, aby nie tworzyć i wypełniać takiej cechy na
pracowniku oprogramowujemy cechę, która będzie wskazywała na
interesujące nas pole, w tym przypadku na kod wykonywanego zawodu.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 9
Aby oprogramować taką cechę, która będzie wskazywała na interesujący
nas obiekt (kod zawodu) należy:
1. Założyć w tabeli Pracownicy cechę o nazwie KodZawodu.
2. W zakładce Zaawansowane wybrać opcje:
- Algorytm wyliczania wartości cechy bez możliwości edycji
(cecha taka nie jest przechowywana w bazie danych)
- Przypisać w informacjach dodatkowych kategorię grupującą
AnalizyExcelPłace (opcjonalnie)
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 10
3. W zakładce algorytm napisać kod zwracający wartość, w tym
przypadku Kod wykonywanego zawodu oraz zamienić wartość do
typu tekstowego string. Tak oprogramowaną cechę należy podpiąć
jako wymiar w module konfiguracji AnalizyExcelPłace.
W systemie Enova po wpisaniu Row. i naciśnięciu klawisza CTRL rozwija
się system podpowiedzi dostępnych metod i obiektów (IntelliSense), dzięki
któremu możemy w dość prosty sposób napisać kod nie znając na pamięć
poszczególnych metod i obiektów.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 11
Parametry w konfiguracji eksportu danych
W konfiguracji modułu AnalizyExcelPłace możemy sparametryzować
niektóre z eksportowanych elementów wg poniższego zestawienia.
1. Pracownik razem z kodem lub samo Nazwisko i Imię
2. Pełna nazwa wydziału lub jej kod
3. Czy wykorzystujemy stanowisko w elemencie podzielnika na
pracowniku lub umowie. Jeżeli tak - wymagane jest utworzenie
cechy w tabeli ElemPodzielników, typ: Tekst o nazwie Stanowisko.
Cechę taką można wtedy wyciągnąć w elementach podzielnika
i wprowadzić bardziej szczegółowy podział kosztów – czyli
zajmowane stanowisko (zadanie) w projekcie.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 12
4. Pełna nazwa elementu lub jej skrót
5. Czy eksportować podstawy składek
Konfiguracja podzielnika
Do tworzenia raportów wg podzielnika kosztów prócz analizy wszystkich
składowych
wypłaty
typu:
brutto,
netto,
ZUS
Pracownika,
FP itp. możemy także wybrać do 5 elementów które chcemy dołączyć do
analizy (wybrane potrącenia, dodatki itp.), które mają dla nas istotny
wpływ na analizę płac względem podzielnika kosztów wg projektów.
Do tego możemy określić, czy wybrane przez nas elementy mają
pomniejszać kwotę brutto oraz całkowity koszty firmy o wybrane
przez
nas
elementy,
jeżeli
tak
to
włączamy
parametr
Brutto = Brutto – WybElemPodz.
!
Na tej zakładce możemy wybrać także domyślną nazwę podzielnika wg
której chcemy wykonywać raporty. Dla każdego obiektu na którym są
podzielniki kosztów (pracownik, umowy) można przypisać więcej niż jeden
podzielnik wg dowolnie wybranej kategorii. Od wersji 7.0 Enova można
także dla każdego podzielnika wybrać własny Element podziałowy w
formie słownika (oprócz standardowego Centrum kosztów), który można
zdefiniować w opcjach: Księgowość - > Definicje słowników kont.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 13
Eksport wybranych list płac
Po skonfigurowaniu modułu, które standardowo nie zajmuje
10 minut czasu możemy przystąpić do eksportu list płac
analitycznej.
Aby to zrobić należy na liście: Listy płac zaznaczyć wszystkie
chcemy analizować za dowolnie wybrany okres czasu a
uruchomić przycisk z górnej belki AnalizyExcel
więcej niż
do tabeli
listy które
następnie
Po tej operacji powinno pojawić się okienko z wyborem typu eksportu oraz
z dodatkowymi parametrami:
Typ eksportu:
- Wypłaty z elementami - (eksport danych z wypłaconymi elementami)
- Wypłaty bez elementów - (eksport danych ze składowymi wypłaty)
- Wypłaty wg podzielnika - (eksport danych z wykorzystaniem
podzielnika kosztów na obiekcie pracownika
lub umowy - Projekty)
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 14
Nazwa podzielnika:
- Gdy zostanie wybrany Typ eksportu: Wypłaty wg podzielnika to pole
nazwa podzielnika będzie aktywne i będzie można wybrać nazwę
podzielnika wg której chcemy przeprowadzić analizę.
Wzorzec raportu
- Nowy
- (tworzenie zupełnie nowego zestawienia)
- Istniejący
- (otwarcie już wcześniej zapisanego wzorca)
- Nie otwieraj - (nie otwiera żadnego arkusza Excel. Funkcja przydatna
zwłaszcza gdy łączymy wyniki z kilku firm)
Pracownik
- wybór pracownika spowoduje zawężenie eksportu tylko do jednego,
wybranego pracownika. W przypadku gdy chcemy analizować dane dla
konkretnego pracownika w obrębie kilku lat to funkcja ta znacznie
przyśpieszy nam eksport danych poprzez ograniczenia ich do
wybranego wcześniej pracownika.
Dołącz dane…
- W momencie gdy chcemy dołożyć do bazy analitycznej kolejne listy –
np. za kolejny miesiąc lub złączyć wyniki z wielu firm wtedy włączamy
funkcję: Dołącz dane.
Po eksporcie zaznaczonych list płac powinien pojawić się komunikat
wyświetlający stan wyeksportowanych list, informacja o łącznej kwocie
Brutto, czas eksportu oraz do jakiej tabeli zostały zapisane dane
(pomocne przy wykorzystaniu innych narzędzi analitycznych)
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 15
Po jego akceptami, gdy w parametrach eksportu jako wzorzec raportu
wybraliśmy: Nowy nastąpi otwarcie arkusza Excel z utworzoną tabelą
przestawną wraz ze zdefiniowanymi wymiarami.
Jeżeli wybraliśmy wzorzec raportu: Istniejący pojawi się okienko
z możliwością wyboru wcześniej zapisanego arkusza wzorcowego. Po jego
wybraniu otworzy się on w programie Microsoft Excel, z wyliczonymi
danymi list płac, które zostały wyeksportowane.
W sekcji tworzenie wzorcowego arkusza raportu zostanie omówiony
sposób tworzenia raportów na podstawie wymiarów w tabeli przestawnej.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 16
Tworzenie wzorcowego arkusza raportu
Przy pierwszym eksporcie, cz też wykonywaniu raportu od ręki (ad-hoc)
zostanie przy otwarciu programu Microsoft Excel automatycznie utworzona
tabela przestawna ze zdefiniowanymi standardowymi wymiarami oraz
założonymi przez nas w konfiguracji modułu.
Gdy mamy przygotowane dane w takiej postaci (gotowe wymiary),
zrobienie interesującego nas raportu zajmuje już zazwyczaj niewielką ilość
czasu. Dla przykładu stworzymy raport, który będzie wyświetlał sumy
składowe z zaznaczonych list płac oraz sumy wszystkich wypłaconych
elementów z rozbiciem na płeć.
Aby wykonać to zadanie, zaznaczamy interesujące nas listy płac
(wybiórcze zaznaczenie z klawiszem CTRL, wszystkie na liście CTRL + A)
oraz naciskamy klawisz AnalizyExcel, następnie wybieramy parametry
eksportu które nas interesują. W tym przypadku Tryb eksportu: Wypłaty
z elementami i Wzorzec raportu: Nowy – tak jak na przedstawionym
screenie.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 17
Po informacji o danych eksportu
otworzy
się
Arkusz
Excel
ze
zdefiniowanymi wymiarami. Następnie
przechodzimy
na
Listę
pól
tabeli
przestawnej (jeżeli nie jest ona widoczna
to na tabeli przestawnej naciskamy prawy
przycisk myszy i wybieramy Pokaż listę
pól) i włączamy wymiary Pracownik.Płeć,
Elementy
oraz
Wartość.
Dla
przejrzystości
raportu
wymiar
Pracownik.Płeć przesuwamy do Etykiet
kolumn, tak jak jest to przedstawione na
obrazku po lewej stronie. Wymiarami
możemy manipulować w dowolny sposób
zmieniając sposób wyświetlania danych,
jednakże ich wyliczenia zawsze będą
niezmienne – przedstawione tylko w innej
formie. Możemy także ustawić format
wyświetlanych wartości, w tym celu
należy w Sumie wartości wybrać:
Ustawienia pola wartości -> Format liczby
-> Liczbowe (z separatorem).
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 18
Dla tak ustawionych wymiarów oraz dodatkowo wykorzystaniu
Formatowania warunkowego dla kolumny Suma końcowa (suma kolumn
płci kobiety i mężczyzny) powstało poniższe zestawienie:
W takim zestawieniu możemy zagnieżdżać dane jeszcze dalej i schodzić
do niższych poziomów, czyli np. podzielić takie zestawienie wg typu listy
płac (Etat, Umowa), przedstawić koszty na pracowniku oraz wybrać tylko
interesujące nas składowe wypłaty: Np. koszt firmy, kwotę brutto i netto:
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 19
Do zestawienia możemy także dołączyć wykres przestawny, który dodaje
się poprzez -> Tabela przestawna - > Opcje -> Wykres przestawny:
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 20
Zapis przygotowanego zestawienia jako wzorca
Aby zapisać np. uprzednio przygotowane zestawienie należy w opcjach
tabeli przestawnej wybrać funkcję: Właściwości połączenia
poczym wybrać opcję: Odśwież dane podczas otwierania pliku:
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 21
Tak przygotowany wzorzec można zapisać w katalogu który określiliśmy
w konfiguracji przetrzymywania wzorców jako plik Exelowy xlsx lub
xlsm (z obsługą makr).
Przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów
Poniżej znajduje się przykładowe zestawienie wg podzielnika kosztów
z rozbiciem składowych wypłaty pracownika pracownika na poszczególne
projekty.
Instrukcja obsługi modułu AnalizyExcelPłace dla systemu Enova
Strona 22