TECHNOLOGIA INFORMACYJNA 5

TECHNOLOGIA INFORMACYJNA. Bazy danych.
Moduł 5
1. Praca z aplikacją
1.1. Podstawy baz danych
Baza danych to zbiór informacji zapisany (zebrany) z zastosowaniem reguł pozwalających
na wyszukiwanie konkretnych informacji. Książka telefoniczna, słownik ortograficzny, katalog rzeczowy w bibliotece, encyklopedia, wykaz pracowników w przedsiębiorstwie, dziennik
lekcyjny to przykłady baz danych.
Bazy danych zapisane w komputerze wiele korzystnych właściwości:
– umożliwiają szybkie wyszukiwanie, łatwą modyfikację danych, łatwe powielanie i uaktualnianie bazy
– umożliwiają łatwy przesył, ponieważ zajmują niewiele miejsca;
– pozwalają na wprowadzanie informacji tylko jeden raz z możliwością wielokrotnego wykorzystania,
– umożliwiają wybór standardu,
– zapobiegają niespójności danych,
– mają wbudowane mechanizmy zabezpieczania danych,
– pozwalają na łatwe tworzenie raportów, zestawień, analiz (funkcjonalność),
– są wielodostępne,
Dostęp do danych zapisanych w komputerowej bazie danych zapewniają programy (narzędzia). Taki program nazywamy systemem zarządzania bazą danych. Oto przykładowe programy: MS ACCESS, dBSAE, MySQL.
Ze względu na sposób organizacji danych bazy dzielimy na: hierarchiczne, relacyjne,
obiektowe i inne.
Organizacja danych w hierarchicznej bazie jest podobna jak organizacja folderów (katalogów w systemach operacyjnych komputerów.
W modelu relacyjnym dane gromadzone są w tabelach identyfikowanych przez ich nazwy. Tabela składa się z wierszy – rekordów i kolumn – pól. Każdy wiersz zawiera informacje o jednym obiekcie. Relacyjna baza danych może mieć dowolną ilość tabel.
1.2 Struktura bazy
MS Access jest zaawansowanym, profesjonalnym i przyjaznym użytkownikowi systemem
zarządzania relacyjną bazą danych. Jest wyposażony w rozbudowany system pomocy i mechanizm kreatorów. Struktura bazy zapisywana jest w jednym pliku, co umożliwia łatwe jej
przenoszenie.
Uruchamiając MS Access musimy wskazać istniejący plik z bazą danych lub podać nazwę
i lokalizację nowo tworzonej bazy. Access domyślnie nadaje rozszerzenie mdb plikom przez
niego zarządzanym (okna mają postać podobną do okien w innych programach MS Office).
Otwieranie nowej (pustej bazy danych) –Po wybraniu polecenia Pusta baza danych…
pojawia się okno dialogowe, w którym musimy podać nazwę bazy (pliku) i jego lokalizację.
Otwieranie istniejącej bazy – w okienku wybieramy polecenie Otwórz i wskazujemy nazwę pliku.
Access umożliwia tworzenie:
– Tabel (miejsc przechowywania danych).
– Relacji (powiązań między tabelami),
– Formularzy (wyświetlanie zawartości pojedynczego rekordu z możliwością obliczeń,
umieszczenia komentarza i elementów graficznych. Formularze umożliwiają przeglądnie danych, modyfikację i dodawanie rekordów.
– Kwerend (zapytań) – wybranie danych spełniających określone kryteria i dokonanie na
nich pewnych operacji.
– Raportów – możliwość wydruku podsumowań, wartości średnich, maksymalnych innych.
– Stron dostępu do danych – strony WWW umożliwiające analizowanie i modyfikowanie
danych przez Internet.
– Makropoleceń – zapis sekwencji poleceń, które pomagają zautomatyzować często wykonywane czynności.
– Modułów – zbiory deklaracji i procedur w języku Visual Basic for Applications, które
są przechowywane pod jedną nazwą.
W górnej części okna dialogowego (pasek narzędzi) widoczne są przyciski: Otwórz
(umożliwia wyświetlenia zawartości tabeli, wykonanie kwerendy lub raportu), Projektuj
(umożliwia modyfikację wskazanego obiektu), Nowy (umożliwia utworzenie nowego obiektu), przycisk podobny do nożyczek umożliwia usunięcie zaznaczonego obiektu. Działanie
przycisków dotyczy również obiektu wskazanego w oknie dialogowym (tabela, kwerenda).
Przyciski: Duże, Małe ikony, Lista, Szczegóły umożliwiają zmianę sposobu wyświetlania
obiektów w oknie dialogowym.
2. Tabele
2.1 Widok tabeli
Po otwarciu bazy widzimy bazę zawierającą szereg tabel. Wskazując nazwę tabeli i klikając dwukrotnie (można wykorzystać przycisk Otwórz) widzimy zawartość tabeli w widoku
arkusza danych. Możemy teraz zmieniać zawartość danych w tabeli: wprowadzać i modyfikować dane, formatować dane, zmieniać wygląd tabeli, sortować, filtrować dane.
Zmieniając w menu widoku na widok projektu, możemy modyfikować strukturę tabeli.
2.2. Tworzenie tabeli
Tworzenie tabeli możemy wykonać trzema sposobami:
– Za pomocą kreatora. Kolejne następujące po sobie okna dialogowe umożliwiają utworzenie tabeli poprzez dokonanie wyboru prezentowanych opcji). Jedno z pierwszych
okien pokazano na rys. 1.
– Korzystając z widoku projektu. Przechodzimy do okna podobnie jak na rys 1. i samodzielnie definiujemy parametry tabeli (jest to najbardziej uniwersalny sposób). Zaznaczamy przycisk Utwórz tabelę w widoku projektu. Klikamy myszą (naciskamy Enter
lub Projektuj). Pojawi się pusta tabela. Wprowadzamy nazwy pól, typ danych, komentarze. We właściwościach pól ustalamy dodatkowe parametry dla wartości umieszczonych w polach.
– Wprowadzamy dane do ACCESS’a i on sam ustawia typy danych w polach. Następnie
w widoku projektu należy zmienić nazwy pól.
Tworząc tabelę można wyróżnić pole lub układ pól ustawiając klucz podstawowy. Wskazuje on, że to pole (pola) zawierają unikatowe dane (nie powtarzające się – np. nr PESEL) pozwalające na jednoznaczną identyfikację rekordu. W przypadku ni zdefiniowania pola kluczem podstawowym, przy zapisie tabeli ACCESS zaproponuje utworzenie takiego pola. Takie
pole zajmuje pierwsze miejsce na liście pól i jest typu autonumerowanie.
2.2.1. Nazwy pól
W kolumnie Nazwa pola wprowadzamy nazwy kolejnych pól stosując następujące
zasady:
– Nazwa pola może mieć najwyżej 64 znaki.
– Może zawierać dowolne znaki z wyjątkiem kropki, wykrzyknika, apostrofu i nawiasu kwadratowego.
– Nie może zaczynać się spacją.
– Nazwa nie może powtórzyć się w tabeli.
2
Rys. 1. Okno Accesa z okienkami otwartymi z menu Plik
2.2.2. Typy danych
Każde ze zdefiniowanych pól określa cechy obiektu (tekst, liczba, data). Projektując
tabelę należy określić typ informacji umieszczonych w danym polu (kolumnie). Można stosować następujące typy danych (poniższa tabela):
Typy danych Zastosowanie
Tekst lub kombinacja liter
i cyfr, na przykład w adresie.
Również liczby, na których nie są
Tekst
przeprowadzane obliczenia, takie
jak numery telefonów, numery
katalogowe i kody pocztowe.
Długie tekst i liczby, na przykład
Nota
Notatki i opisy
Dane liczbowe, na których przeprowadzane są obliczenia, z wyjąLiczba
tkiem obliczeń walutowych.
Wówczas należy użyć typ Waluta
Data/Godzina Daty i czas
Wartości walutowe. Typ Waluta
zapobiega zaokrąglaniu wartości
Waluta
podczas obliczeń. Dokładność
wynosi 15 cyfr po lewej stronie
Rozmiar
Maksymalnie 255 znaków.
Aby ograniczyć maksymalną
liczbę znaków, jaka może być
wprowadzona, można ustalić
Rozmiar pola (np. na 25).
Maksymalnie 64 000 znaków.
1, 2, 4 lub 8 bajtów. 16
bajtów tylko dla identyfikatora replikacji (GUID).
8 bajtów.
8 bajtów
3
Autonumerowanie
Tak/Nie
Obiekt OLE
Hiperłącze
Kreator
odnośników
separatora dziesiętnego i 4
cyfry po stronie prawej.
Access wprowadza automatycznie
kolejną liczbę naturalną lub
losową. Generator klucza
podstawowego.
Pola zawierające jedną z dwóch
możliwych wartości, np. Tak/Nie,
Prawda/Fałsz, Wł/Wył.
Stosowane do pól wyboru.
Obiekty (dokumenty) programu
Word, Excel, rysunki lub inne
dane binarne) utworzone w
w innych programach, które mogą
być połączone lub osadzone
w tabeli programu Access.
Pole, w którym przechowywane są
hiperłącza (adresy stron WWW).
Wybranie tej opcji powoduje
uruchomienie kreatora, który
definiuje pole.
4 bajty.
1 bit.
Maksymalnie 1 GB.
Ograniczeniem jest również
miejsce na dysku.
Maksymalnie 64 000 znaków.
Taki sam, jak rozmiar pola
klucza podstawowego, które
jest również polem odnośnika
(zazwyczaj 4 bajty).
Dobierając typ danych w polu tabeli, należy uwzględnić następujące czynniki:
– W polu tekstu nie można przechowywać danych typu liczba
– Ile miejsca będą zajmowały dane przechowywane w polu?
– Jakie operacje będą wykonywane na wartościach umieszczonych w polu? Nie
można sumować wartości pól typu Tekst czy Obiekt OLE.
– Czy wartości w polu będą sortowane czy indeksowane? Pól typu Obiekt OLE nie
można ani sortować, ani indeksować.
– Czy pole będzie używane do grupowania rekordów w kwerendach lub raportach?
Pól Obiekt OLE nie można używać do grupowania rekordów.
– W jaki sposób wartości pola będą sortowane? W polu typu Tekst liczby są sortowane liczby są sortowane jako ciągi znaków (1, 10, 100, 2, 20 ,200, itd.), a nie jako wartości liczbowe. Aby poprawnie sortować liczby, należy je zapisywać w polu typu Liczba lub Waluta. Podobnie daty, aby były poprawnie sortowane, należy
je zapisywać w polach typu Data/Godzina
2.2.3. Opis
Informacje umieszczone w opisie pojawią się na pasku stanu w trakcie przeglądania
danych w widoku tabela lub formularz.
2.2.4. Właściwości pól
Na informacje umieszczone w polu jak i na sposób ich wyświetlania można dodatkowo wpływać poprzez ustalenie właściwości pola takich jak:
Rozmiar (w polu typu Tekst maksymalna liczba znaków, w polu typu Liczba zakres i
rodzaj wartości numerycznych.
Dostępne są następujące rozmiary pola i zakres ich wartości:
Określenie
Bajt
Liczba całkowita
Liczba całkowita długa
Pojedyncza precyzja
Podwójna precyzja
Zakres
0 do 255
-32 768 do 32 767
-2 147 483 648 do 2 147 483 647
-3,4028E+38 do 3,4028E+38
-1,79769E+308 do 1,79769E+308
Zajmowana pamięć
1 bajt
2 bajty
4 bajty
4 bajty
8 bajtów
4
ID replikacji1
Unikatowy identyfikator
16 bajtów
1
Replikacja to proces kopiowania bazy danych, aby kopie (repliki) mogły wymieniać między sobą aktualizację danych – formularzy, kwerend, raportów itd...
Format służy do ustalenia wyglądu wyświetlanych danych. Określając format można
korzystać z symboli, podobnie jak w masce wprowadzania danych (format nie narzuca
sposobu wprowadzania danych):
Symbol
<
>
&
%
Znaczenie symbolu
Test będzie wyświetlany małymi literami.
Tekst będzie wyświetlany dużymi literami.
Wpisane po symbolu & znaki dopisywane są do zawartości pola, np.
dopisanie jednostek miar &”kg”.
Wyświetla liczby w %.
Liczby można pisać w następujących formatach:
Liczba ogólna
Walutowy
Euro
Stałoprzecinkowy
Standardowy
Procentowy
Wykładniczy
3456,789
3 456,79 zł
3456,789 €
(€ prawy Alt+ulub lewy Alt+0128)
3456,79
3 456,79
3 45700,00%
3,46E+03.
Dla dat i czasu dostępne są formaty:
Data ogólna
Data długa
Data średnia
Data krótka
Godzina średnia
Godzina krótka
06-06-09 17:34:23
19 czerwca 2007
19-cze-07
07-06-19
05:34
17:34
Program MS Access interpretuje daty ze skróconym formatem roku w następujący sposób:
Zakres dat dla skróconego formatu roku:
od 00-1-1 do 29-12-31 od 2000-1-1 do 2029-12-31
od 30-1-1 do 99-12-31 od 1930-1-1 do 1999-12-31
Access poprawnie interpretuje datę przy zapisie roku w formacie rrrr, a nie rr (na przykład
1959, a nie 59).
Wprowadzony format obowiązuje w całej kolumnie (polu).
Aby wymusić poprawność wprowadzania danych typu numer telefonu, kod pocztowy,
NIP, data, czas, należy używać masek wprowadzania, które można stosować dla pól typu
Data/Godzina i Tekst. Klikając odpowiedni przycisk po ustawieniu się w polu maska wprowadzania, uruchamiamy kreator masek wprowadzania. W maskach można stosować symbole
jak w tabeli niżej:
Symbol Znaczenie symbolu
0
Zastępuje dowolną cyfrę (wpis wymagany; znaki plus i minus są niedozwolone.
9
Zastępuje dowolną cyfrę lub spację (wpis niewymagany: znaki plus i minus są niedozwolone.
#
Pozwala na wpisanie cyfry lub spacji (niewymagany; puste miejsca konwertowane na
spacje, znaki plus i minus dozwolone.
5
L
?
A
a
&
C
.,:;-/
<
>
!
\
Hasło
Zastępuje dowolną literę (wymagany).
Zastępuje dowolną literę (niewymagany).
Zastępuje literę lub cyfrę (wymagany).
Zastępuje literę lub cyfrę (niewymagany).
Dowolny znak lub spacja (wymagany).
Dowolny znak lub spacja (niewymagany).
Dziesiętny symbol zastępczy oraz separatory tysięcy, daty i godziny. (Używany znak
zależy od ustawień regionalnych Panelu sterowania systemu Windows).
Wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na małe litery
Wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na duże litery
Powoduje, że znaki w masce wprowadzania są wyświetlane od strony prawej do lewej.
Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są wyświetlane jako litery. Np. \A
jest wyświetlane jako A.
Znak wpisywany w to pole wyświetlany jest jako *.
Przykłady masek:
Maska
(032) 00-00-000
>L0L 0L0
>L< ????????????????
ISBN 0-&&&&&&&&&-0
Przykładowe dane
(032) 55-50-248
T2F 8M4
Jan Ewangelista
ISBN 1-55615-507-7
Tytuł – etykieta pola na formularzu pozwalająca na jego identyfikację i mogąca wystąpić jako
argument w wyrażeniach obliczających np. =suma(Netto). Suma to nazwa funkcji a Netto jest
tytułem pola. Jeżeli pole Tytuł nie zostanie wypełnione, to wtedy automatycznie przyjmie wartość
nazwy pola.
Wartość domyślana wartość wpisywana automatycznie w nowych rekordach.
Reguła poprawności – pozwala na zdefiniowanie zakresu dopuszczalnych wartości dla danego
pola. Można zdefiniować dwa rodzaje reguł poprawności: sprawdzania pola i rekordu. Reguła
poprawności pola jest wykorzystywana do sprawdzania wprowadzanej wartości z chwilą przejścia
użytkownika do innego pola. Na przykład dla pola Liczba >=10 And <=100 ograniczy wprowadzane wartości liczb do zakresu 10 do 100. w razie naruszenia zasady wprowadzania danych obie
reguły będą wyświetlały komunikaty z informacją jak poprawnie wprowadzić dane.
Przykłady reguł poprawności:
<>0
Należy wprowadzić wartość różną od zera.
0 Or >100
Wartość musi być równa 0 lub większa od 100.
Like „K???”
Wartość musi składać się z czterech znaków i zaczynać od litery K.
<=#6-1-1#
Należy wprowadzić datę sprzed roku 2006.
>+#06-1-1# And <#07-1-1# Należy prowadzić datę z roku 2006.
Jeżeli wprowadzimy dane niezgodnie z regułą poprawności, to pojawi się komunikat o
błędzie. Wymagane przyjmuje wartości Tak/Nie. Pole może być puste gdy Tak lub wpisanie
wartości nie jest wymagane (ustawienie domyślne).
Zerowa długość dozwolona określa czy dopuszczalny jest ciąg znaków zerowej długości.
Dotyczy to pól typu Tekst, Memo i Hiperłączy. Jeżeli opcja Zerowa długość dozwolona ma
wartość Tak, będą rozróżniane dwa rodzaje pól pustych: pole z wartością Null i pole z ciągiem zerowej długości. Wartość Null oznacza, że nie znamy wartości, którą należy wpisać.
Ciąg zerowej długości wpisujemy, gdy wartość rzeczywista nie istnieje. Jeżeli w tabeli jest
pole Numer faksu, wówczas może być ono puste, ponieważ nie znany jest jego numer lub pozostaje puste, ponieważ klient nie posiada faksu. Zatem pozostawienie pustego pola dla Accessa oznacza wartość Null, co znaczy – nie wiem, wprowadzenie ciągu znakowego zerowej
długości (wpisanie znaku cudzysłowu „„) znaczy – klient nie posiada faksu. Jeśli pole ma pozostać puste bez podawania przyczyny, to właściwości Wymagane i Zerowa długość dozwo-
6
lona powinny mieć wartość Nie (wartość domyśla przy tworzeniu nowego pola typu Tekst,
Memo, Hiperłącze.
Indeksowanie to funkcja przyspieszająca wyszukiwanie i sortowanie danych. Indeks jest
tworzony automatycznie dla pola klucza podstawowego. Indeksowane nie mogą być pola Nota i Obiekt OLE.
Rys. 2. Okno projektu bazy Lista adresowa1. (struktura o nazwie db1) ze wskazaniem na Klucz
podstawowy
Kompresja UNICODE Pakiet Microsoft Office jest oparty na standardzie kodowania
tekstu UNICODE. Pozwala on programom pakietu Office wyświetlać poprawnie dokumenty
bez względu na język, w którym zostały napisane pod warunkiem, że system operacyjny obsługuje znaki charakterystyczne dla danego języka. Pola typu Tekst, Memo, Hiperłącze zajmują mniej miejsca w pamięci, gdy kompresja ustawiona jest na Tak.
Ogólne zasady tworzenia struktury bazy:
– Nazwa pola powinna odzwierciedlać jego zawartość.
– Pole powinno zawierać tylko jedną informację (np. nazwisko).
– W tabeli powinny być umieszczane tylko obiekty tego samego typu.
– Dane powinny mieć format odpowiadający polom.
– Przemieszczanie się po polach bazy powinno się odbywać za pomocą myszki lub klawisza TAB.
– Dane można wprowadzać w dowolnej kolejności. – Nie wprowadzać kilkakrotnie tych
samych informacji.
7
– Unikać nawiasów w nazwach pól. Ponieważ są one wykorzystywane przy zapisie argumentów funkcji – może to prowadzić do błędów w konstrukcji bardziej skomplikowanych zapytań.
Zamykając widok projektu tabeli należy nadać nazwę, pod jaką będzie widoczna w
oknie bazy. Nazwa tabeli nie jest tym samym co nazwa pliku zawierająca strukturę bazy.
Nazwa tabeli, widoku lub procedury projektu nie może zaczynać się znakiem spacji,
może zawierać dowolną kombinacje liter, cyfr, spacji i znaków specjalnych z wyjątkiem
kropki, wykrzyknika, znaku akcentu, nawiasu kwadratowego.
Jeżeli podczas tworzenia tabeli zostało wprowadzone pole z typem danych Autonumerowanie to Access zaproponuje utworzenie dla tego pola klucz podstawowy. W przypadku
braku takiego pola zaproponuje utworzenie pola Identyfikator z typem Autonumerowanie
i ustawi dla niego klucz podstawowy.
Klucz podstawowy to pole lub zespół pól, których wartość jest niepowtarzalna np. kolejny numer. Klucz podstawowy jest tworzony, aby umożliwić odwoływanie się do rekordów innych tabel powiązanych ze sobą relacjami. Klucz podstawowy można stworzyć
samodzielnie w dowolnym momencie w widoku projektu tabeli zaznaczając pole i klikając przycisk klucz podstawowy na pasku narzędzi (Rys. 2.).
2.3. Wprowadzanie i modyfikacja danych
Modyfikowanie danych w tabeli odbywa się z widoku arkusza danych. Po wskazaniu danej, którą chcemy zmodyfikować pojawia się selektor pola dla rekordu (wypełniony trójkąt),
w którym znajduje się zaznaczona wielkość. Po dokonaniu modyfikacji selektor zmienia
kształt na ołówek (Rys. 3.)
Rys. 3. Okno tabeli wprowadzania danych
8
2.3.1. Dodawanie, usuwanie rekordów
Dodanie nowego rekordu nastąpi po naciśnięciu przycisku z wypełnionym trójkątem i
gwiazdką (Rys. 3. Dolny pasek tabeli). Rekord można także dodać lub usunąć wskazując
na selektor pola, naciskając prawy przycisk myszy i wybierając opcję z menu kontekstowego.
2.3.2. Usuwanie, ukrywanie pól
Aby usunąć pole należy kliknąć jego nazwę i po wyświetleniu menu kontekstowego
należy wybrać opcję Usuń kolumnę.
Aby ukryć kolumnę zaznaczamy ją i wybieramy opcję Ukryj kolumnę i zaznaczone
pole staje się niewidoczne (dane są nadal w tabeli). Kolumnę można ponownie wyświetlić wybierając opcję Format → odkryj kolumny i wskazując, które kolumny mają być
widoczne.
2.3.3. Formatowanie tabel
Formatowanie dotyczy całej tabeli. Dokonujemy tego korzystając z paska formatowania. Można go wyświetlić korzystając z menu Format → Dostosuj... → wybrać z menu
zakładkowego Dostosowywanie opcję Formatowanie (arkusz danych). Formatowanie
czcionki można wykonać wybierając jej właściwości z menu Format → Czcionka lub z
menu Format →Arkusz danych.
2.4. Sortowanie tabeli
W wyniku sortowania wszystkie rekordy tabeli uporządkowane są wg określonego kryterium. Sortowanie może odbywać się rosnąco lub malejąco. Rodzaj sortowania możemy wybrać odpowiednim przyciskiem z paska narzędzi. Jeżeli chcemy dokonać sortowania tabeli wg
danych zapisanych w kilku polach, wówczas korzystamy z menu zawansowany filtr → sortowanie.
Przeciągamy nazwy pól do dolnej części okna w kolejności (od lewej) żądanego kryterium. Efekt sortowania będzie widoczny po wybraniu z menu opcji Rekordy → Zastosuj filtr
→ sortowanie.
2.5. Filtrowanie
Filtrowanie pozwala wyświetlić tylko te rekordy, które spełniają zadane kryterium sortowania. Mając tabelę w widoku arkusza danych filtrowanie można zrealizować na cztery sposoby:
– Filtruj według wyboru W tabeli zaznaczamy wartość, która ma być kryterium wyboru.
Może to być na przykład tylko fragment tekstu umieszczonego w komórce. (nie jest rozróżniana wielkość liter).
– Filtruj według formularza Ten sposób filtrowania pozwala na budowanie filtru złożonego. W pole formularza wpisujemy kryteria lub wybieramy je z listy rozwijanej. Filtr
uaktywniamy przyciskiem z ikoną lejka. Warunek dla pól pustych to Is Null, a dla pól
niepustych Is Not Null.
Kryterium (nie rozróżnia wielkości liter) Znaczenie
Between #07-05-01# And #07-05-31
Maj 2007 r.
Not Poland
Oprócz Polski.
Len([Nazwa])>Val(25)
Treść w polu Nazwa dłuższa od 25 znaków
>”P” And Like „e”
Nazwa zaczyna się od P i dalsze litery dowolne bez e
„Poznań” Or „Gdańsk”
Poznań lub Gdańsk
Like „[E-G]*”
Nazwa zaczyna się od E do G.
< date( ) – 15
Daty sprzed 15 dni.
Year ([Data zamówienia])= 2007
Daty z roku 2007.
– Filtruj z wyłączeniem wyboru Wyświetlane są rekordy nie spełniające podanego kryterium.
– Zaawansowany filtr/sortowanie Pracujemy w oknie z siatką projektu. W wierszu/wierszach budujemy kryteria. Można stosować tzw. Znaki blankietowe: * – dowol-
9
ny ciąg znaków, ? – jeden dowolny znak). Jeżeli kryteria muszą być spełnione jednocześnie (i) należy je zapisać w jednym wierszu. Jeżeli alternatywnie (lub) – w kolejnych
wierszach. Naciskając przycisk „lejka” uruchamiamy filtrowanie.
3. Relacje to powiązania (zależności) między danymi zawartymi w różnych tabelach.
3.1 Typy relacji
– Jeden-do-wielu Pole „jedno” jest polem unikatowym(oznaczone kluczem podstawowym lub indeksem unikatowym). Przykład: tabela z danymi czytelników biblioteki i tabele z wypożyczonymi książkami.
– Jeden-do-jednego Powiązane są dwa pola unikatowe. Przykład: W jednej tabeli są dane pacjentów szpitala, a w drugiej ich karty choroby.
– wiele-do-wielu Pole występujące w wielu rekordach jednej tabeli jest powiązane z pole
występującym w wielu rekordach drugiej tabeli. Ta relacja jest realizowana dzięki dodatkowej trzeciej tabeli jako złożenie dwóch relacji jeden-do-wielu. W niej klucz podstawowy składa się z dwóch pól z kluczami obcymi z tabeli pierwszej i drugiej. Przykład: W szkole jeden uczeń jest uczony przez wielu nauczycieli i jeden nauczyciel uczy
wielu uczniów.
3.2 Tworzenie i edycja relacji
Tworząc relację można łączyć pola o różnych nazwach, muszą być tego samego typu i o
tych samych właściwościach. Aby utworzyć relację z menu wybieramy opcję Narzędzia
→Relacje. Następnie wybieramy tabele, między którymi będzie tworzona relacja (na każdym
etapie pracy można połączyć relacjami następne tabele). W tym celu w oknie edycji relacji
klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy opcję Pokaż tabelę.
Pojawia się okno dialogowe z dostępnymi tabelami.
Relacja między dwoma polami oznaczonymi kluczem podstawowym: Ustalamy, która tabela będzie nadrzędna (po stronie jeden), a która podrzędna (strona wielu). Od pola unikatowego tabeli nadrzędnej przeciągamy myszką do pola tabeli podrzędnej. Otwiera się okno dialogowe. Wymuszanie węzłów integralności uruchamia mechanizm kontroli spójności danych
między powiązaniami (w tabeli podrzędnej w polu powiązanym relacją nie może występować
wpis nie mający odpowiednika w tabeli nadrzędnej). Przykład: Nie może być wypożyczona
książka przez osobę nie będącą w spisie czytelników.
Kaskadowa aktualizacja pól pokrewnych oznacza, że po zmianie wartości w polu klucza
podstawowego nastąpi zmiana tej wartości we wszystkich polach w tabeli podrzędnej (za wyjątkiem sytuacji, gdy pole klucza obcego w tabeli podrzędnej jest typu autonumerowanie).
Analogicznie w przypadku użycia opcji kaskadowo usuń rekordy pośrednie po usunięciu rekordu w tabeli nadrzędnej usuwane są wszystkie rekordy z tą wartością w tabeli podrzędnej.
Przykład: Usunięcie osoby z listy czytelników spowoduje usunięcie wypożyczonych przez
niego książek.
Edycji i modyfikacji istniejącej relacji można dokonać klikając prawym przyciskiem
myszki na linię powiązania między tabelami.
4. Formularze
Formularz jest obiektem bazy danych przeznaczonym do wyświetlania i edycji danych
zawartych w rekordach tabeli. Formularz można utworzyć za pomocą: kreatora formularzy,
autoformularza, widoku projektu, kreatora wykresów i kreatora tabeli przesuwnych.
4.1. Kreator formularzy
Po uruchomieniu kreatora formularzy pojawia się kolejne okna dialogowe, w których
na zasadzie wyboru między dostępnymi opcjami budujemy formularz. Na początku wybieramy źródło (tabelę), z którego będą pobierane (i zapisywane dane) do formularza. Na-
10
stępnie wybieramy pola, których zawartość będzie widoczna na formularzu. W dwóch kolejnych oknach dokonujemy wyboru układu i szaty graficznej formularza. Formularz musi
mieć swoją nazwę. Przyjęło się, aby w nazwie formularza była nazwa źródła (np. tabela –
czytelnicy, raport – Czytelnicy.
4.2. Autoformularz
Po zaznaczeniu obiektu Formularze i naciśnięciu przycisku Nowy otwiera się okno
dialogowe, z którego wybieramy autoformularz dla wybranego układu oraz źródło danych
do formularza (tabela). Akceptując wybór otrzymujemy gotowy formularz. Metoda ta pozwala na sprawne utworzenie formularza poprawnego pod względem formalnym bez
wpływu na jego wygląd estetyczny na etapie tworzenia.
4.3. Widok projektu
Ten sposób pozwala na ręczne utworzenie formularza. Na pustym oknie szablonu
umieszczamy obiekty typu pole tekstowe, etykieta czy list rozwijane. Następnie powiązać
te obiekty ze źródłem danych i sformatować. Jest to najbardziej pracochłonny sposób tworzenia raportu. Zaletą tego sposobu tworzenia raportu jest możliwość pełnej kontroli nad
jego zawartością oraz wyglądem.
Wybieramy opcję Utwórz formularz z opcji menu w widoku projektu lub okna dialogowego (menu Nowy formularz). Po dokonaniu wyboru opcji Widok projektu otwiera się
okno widoku projektu, w którym widoczna jest lista pól wybranej tabeli. Umieszczenie
pola na formularzu następuje poprzez przeciągnięcie go za pomocą myszki z listy pól na
obszar formularza. Tworzona jest etykieta i pole tekstowe. Etykieta zawiera komentarz do
informacji zawartych w polu tekstowym. Informacje do pola tekstowego pobierane są z
tabeli wskazanej jako źródło danych. Osadzone obiekty można przesuwać myszką po obszarze formularza. chwytając myszką czarny kwadrat w lewym górnym rogu etykiety (pola tekstowego).
Formatowanie wykonujemy korzystając z menu kontekstowego.
W przypadku uruchomienia formularza w widoku projektu klikając w menu, nie jest
widoczna lista pól. Etykiety, pola tekstowe umieszczamy w formularzu korzystając z
przybornika. Tak utworzone pole jest niezwiązane z żadnym polem zawierającym dane.
Aby je dowiązać do pola z danymi, wybieramy po kliknięciu selektora formularza właściwości, a następnie jako źródło rekordów wybieramy obiekt z danymi (tabelę). Dalej z
menu kontekstowego pola tekstowego wybieramy opcję Właściwości i na zakładce Dane
w pozycji Źródło formatu z listy rozwijanej wybieramy właściwe pole.
Pole tekstowe poza wyświetlaniem danych z obiektów bazy (tabel, kwerend) może
również zawierać wyrażenia matematyczne.
Poniższa tabel pokazuje przykłady wyrażeń w polu tekstowym
Wyrażenie w polu tekstowym
Wynik
Wyświetla obrót procentowy wyrażony
przez stosunek wartości formantu
„Sprzedaż” do sumy wszystkich wartości
[Sprzedaż]/Suma([Sprzedaż])*100
Formantu „Sprzedaż”. Jeśli właściwość
Format formantu jest ustawiona na
Procent, to nie należy mnożyć przez 100.
Funkcja Suma powoduje wyświetlenie
=Suma([Ilość]*[Cena])
sumy iloczynów wartości
formantów „Ilość” i „Cena”.
Iloczyn wartości pola „Cena” i liczby 1,06
=[Cena]*1,06
(dodaje 6 procent do wartości „Cena”.
=[Ilość]*[Cena]
Iloczyn wartości pól „Ilość” i „Cena”.
11
=Średnia([Wartość])
=Suma([Sprzedaż])
=Date()
=[Imię] & „ „ & [Nazwisko]
Funkcja Średnia powoduje wyświetlenie
średniej wartości formatu „Wartość”.
Funkcja Suma wyświetla sumę
wartości w formacie „Sprzedaż”.
Date() wyświetla bieżącą datę w formacie
rr-rr-mm, gdzie rr to dwie ostatnie cyfry
roku (1980-2099), mm jest miesiącem a dd dniem.
Wyświetla wartości formantów „Imię” i
„Nazwisko” oddzielone spacją.
Wyrażenie rozpoczyna się znakiem „=”, nazwa formantu umieszczana jest w nawiasach kwadratowych [ ], argumenty funkcji umieszczane są w nawiasach okrągłych ( ).
Przyczyną błędów pojawiających się przy tworzeniu formuł sygnalizowanych komunikatami #Błąd? Lub #Nazwa? Może być:
– Usunięcie z tabeli źródła formantu (brak pola do którego nastąpiło odwołanie).
– Błąd w pisowni nazwy formantu.
– Brak znaku równości przed wyrażeniem.
– Brak nawiasów kwadratowych dla nazw formantów lub pól zawierających spacji.
Aby np. odjąć wartość pola „Data wysyłki” od wartości pola „Data zamówienia”,
należy wprowadzić wyrażenie: =[Data zamówienia]-[Data wysyłki].
– Niewłaściwa liczba argumentów dla funkcji wbudowanej, argumenty zostały podane
w niewłaściwej kolejności lub zostały opuszczone znaki interpunkcyjne.
– Nastąpiło cykliczne odwołanie do formantów.
Aby formularz dobrze odzwierciedlał przedstawiane wartości należy używać właściwych formatów obliczanych wartości.
4.4. Prezentacja, edycja formularza
Formularz może być wyświetlany w jednym z trzech widoków: widok Projekt Formularz Arkusz danych (nie jest to widok tabeli źródłowej).
Zmianę widoku formularza uzyskujemy naciskając odpowiedni przycisk w menu kontekstowym.
Widok Projekt umożliwia tworzenie i korektę (edycja) formularza. Widok Formularz służy do przeglądania i wprowadzania danych. Widok Arkusz danych, to tabela z
danymi znajdującymi się w formularzu. Mogą się tutaj pojawić pola wirtualne z wartościami będącymi wynikami obliczeń (tych pól nie ma w tabeli źródłowej). Dostęp do nagłówka/stopki formularza uzyskujemy poprzez rozwinięcie menu kontekstowego w obszarze formularza.
5. Kwerendy (zapytania)
Kwerendy umożliwiają wyszukanie w bazie danych, które spełniają określone kryteria i
tylko te będą wyświetlone. Wyświetlone dane mogą być prezentowane w taki sam sposób jak
dane oryginalne. Mogą stanowić źródło dla formularzy i raportów. Można również ukrywać
określone pola oraz wyświetlać dodatkowe zawierające wyniki obliczeń czy działań wykonanych na wartościach pól. (np.: wyświetlenie nazwy miesiąca z daty zapisanej w tabeli).
Zasady tworzenia pytań:
– Rekordy muszą pasować do zadanych kryteriów.
– Rekordy zupełnie nie pasują do kryteriów.
– Zawierają się w określonym przedziale wartości.
– Nie zawierają się w określonym przedziale wartości.
– Są większe lub mniejsze od podanych wartości.
– Zawierają lub nie zawierają zadanego ciągu znaków.
12
– Są niepuste lub puste.
– Zaczynają się lub kończą podanym ciągiem znaków.
– Nie zaczynają się lub nie kończą podanym ciągiem znaków.
– Spełniają kryteria będące wynikiem obliczeń formuł lub ich nie spełniają.
Podział kwerend: wybierające i funkcjonalne.
5.1. Kwerenda wybierająca
Wybieraj z bazy (z jednej, kilku lub wszystkich tabel)rekordy spełniające określone
kryteria nie ingerując w dane zawarte w tabelach (nie zmieniają zawartości tabeli). Kwerenda nie tworzy nowych danych w bazie. Jest jedynie zbiorem zasad, które w momencie
jej uruchomienia każdorazowo na podstawie danych z tabel wyświetlają wynik.
Tworzenie za pomocą kreatora. Dokonujemy wyborów w odpowiedzi na pytania pojawiające się w oknach dialogowych. Po zaznaczeniu w menu opcji Kwerendy wybieramy
Utwórz kwerendę za pomocą kreatora lub Nowy.
Wybieramy najpierw tabelę i dalej pola
Rys. 4. Okno kreatora kwerend
Z tabeli Office Adress List wybrano pola: Tytuł, Imię, Nazwisko, Miasto. Kolejne
okno dialogowe po kliknięciu przycisku Dalej pozwala na wybór: kwerenda Szczegółowa
(pokazuje wszystkie pola każdego rekordu), kwerenda Podsumowująca. Po wybraniu
kwerendy podsumowującej pojawia się okno komentarza. Należy w nim wskazać pola
oraz typ podsumowania.
Sposoby wyświetlania: Widok projektu (pozwala na edycję kwerendy), arkusz danych (przedstawia wynik działania zapytań – kwerendy), SQL (pokazuje składnię polecenia tworzącego kwerendę w języku programowania baz danych.
Uniwersalnym sposobem tworzenia kwerend jest samodzielna praca w widoku projektu. Po dwukrotnym kliknięciu w pole Utwórz kwerendę w widoku projektu otwiera się
okno dialogowe Pokazywanie tabeli z nazwami tabel znajdującymi się w bazie. Okno
Pokazywanie tabeli można otworzyć także z menu kwerenda → Pokaż tabelę.
Po wskazaniu właściwej tabel, naciskając przycisk Dodaj umieszczamy ją w górnym
panelu siatki projektu. W projekcie można umieszczać dowolną liczbę tabel i kwerend.
13
Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna Pokazywanie tabeli I umożliwia dalsze
projektowanie zapytania. W górnym panelu okna widoczne są tabele z dostępnymi plami.
Jeżeli tabele są powiązane, to widoczne będą relacje między nimi. Panel dolny, to siatka
projektu, gdzie powinny znaleźć się pola uwzględnione w kwerendzie. Pola z tabel można
dodawać do siatki kwerendy w następujący sposób:
– Klikając nazwę pola.
– Przeciągając nazwę pola. Można przeciągnąć większą liczbę pól po uprzednim ich
zaznaczeniu (z klawiszem Shift – cała lista, z klawiszem Ctrl – wybrane pola).
– Wybierając nazwę pola z listy rozwijanej, która pojawi się po kliknięciu w prawą
część pola..
– Samodzielnie wpisując nazwę pola.
Aby usunąć pole klikamy prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumny i wybieramy opcję Wytnij lub wskazując pole kursorem i naciskając klawisz Delete.
W ramach menu w widoku projektu mamy kolejne wiersze jak niżej:
Pole Miejsce na nazwę kolumny (domyślnie pochodzi od nazwy pola tabeli) lub na
formułę zliczającą zaprojektowaną przez użytkownika.
Tabela Nazwa tabeli z danymi lub kwerendy będącej źródłem zapytania.
Sortuj ustala kolejność wyświetlania rekordów (rosnąco lub malejąco).
Pokaż Gdy pole wyboru jest zaznaczone, kolumna jest widoczna w kwerendzie. Pola
niewidoczne mogą brać udział w zliczeniach, sortowaniu, w wyrażeniach.
Kryteria Miejsce na wprowadzenie wyrażeń określających zakres rekordów. Kryteria
wpisane w jednym wierszu różnych kolumn łączy operator logiczny i (and). Oznacza
to, że muszą być spełnione wszystkie warunki równocześnie. Jeżeli choć jeden z warunków nie zostanie spełniony, rekord nie będzie widoczny w nowo utworzonej tabeli.
Kryteria wpisywane w kolejnych wierszach łączy warunek logiczny lub (or). Widoczne są tylko rekordy, dla których jest spełniony co najmniej jeden warunek.
5.1.1. Kryteria
Wyboru wyświetlanych informacji dokonujemy wpisując warunki w wierszu Kryterium. Formułując warunki należy mieć na uwadze typ danych i odpowiednio dobierać kryteria.
Poniżej przedstawiono przykłady kryteriów
Wpis
Access poprawi
Rezultat szukania
użytkownika
3 literowe słowo DOM (nie ma znaDom1
„Dom”
czenia wielkość liter.
Pola o wartości liczbowej większej
>100
>100
od 100.
Pola o wartości liczbowej mniejszej,
<=100
<=100
równej 100.
Pola o wartościach z przedziału
>=100and<200
>=”100”And<”200
<100,200).
Pola o wartościach mniejszych lub
<=100or>200
<=”100”Or>”200
równych100 lub większych od 200.
Pola zaczynające się na literę N(n)
>N
>”N”
lub dalszą.
Pola zaczynające się słowem KatoKraków or Katowice
„Kraków” Or „Katowice”
wice lub Kraków
02-12-15
#07-11-15#
Pola z datą od 15 listopada 2007 roku
(format daty uzależnio(# oznacza symbol daty)
14
ny od
ustawień regionalnych
systemu)
Between „C” and „G”
Between „C” And „G”
Between 07-10-01 and
07-10-31
in(Katowice; Kraków;
Poznań)2
not Francja
Between #07-10-01# And
#07-10-31#
In(Katowice; Kraków;
Poznań)
Not „Francja”
Pola ze słowami rozpoczynającymi
się od C do G
Pola z datą październik 2007
Odnalezione zostaną pola ze słowem
Katowice, Kraków lub Poanań
Pola nie zawierające słowa Francja
Odnajdzie imiona składające się z 4
len([Imię])>=Val(4)
Len([Imię])>=Val(4)
lub więcej liter
1
Jeżeli wpisany tekst zawiera kropkę, to MS Access utworzy wyrażenie np. [Moc].[Dom].
2
W zależności od wersji MS Access’a i ustawień regionalnych separatorem listy może być,
W kryteriach można stosować symbole wieloznaczne – * lub ? (znaki blankietowe).
Poniżej podano przykłady.
Wpis
Access poprawi
Znaczenie
użytkownika
a*
Like „a*”
Zawartość pola zaczyna się od litery a lub A
**
Like „* *”
Pole zawiera przynajmniej jedną spację co
najmniej 2 razy.
*i
Like „*i”
Zawartość pola kończy się literą i.
*i
Like „* i”
Zawartość pola kończy się pojedynczą literą
i.
„?a*”
Like „?a*”
W zawartości pola drugą literą jest a.
*?
Like „*?”
Zawartość pola kończy się pojedynczą dowolną literą
„????”
Like „????”
Pole zawiera jeden wyraz 4 literowy
* ????
Like „*????”
W polu znajduje się wyraz 4 literowy na
końcu.
>N and not O*
>”N” And Not Like Zawartość pola rozpoczyna się od N (n) i
“O*”
dalszych liter z wyłączeniem O (o).
Kraków or P*
“Kraków” Or Like “P*”
Zawartością pola jest Kraków lub dowolny
tekst rozpoczynający się litera P(p).
between c and p Between “c” And “p” Zawartość pola zaczyna się literą C(c ) i
and not m*
And Not Like “m*”
kończy na literę O(o ), bez litery M (m).
“[A-D]”
Like “[A-D]”
Zawartość pola rozpoczyna się od A(a) do
D(d).
*kaw*
Like “*kaw*”
Pole zawiera znaki kaw.
5.1.2. Kwerenda wybierająca z podsumowaniem
Ten rodzaj kwerendy pozwala na wybranie z tabeli rekordów spełniających zadane
kryteria I dodatkowe ich pogrupowanie. Grupowanie polega na tym, że konkretna wartość
15
pola występuje raz, a na pozostałych zostaną wykonane działania. Pola tekstowe mogą zostać policzone, liczbowe sumowane, uśrednione itp.
Przykład: Tabela z wykazem książek zawiera następujące pola: Nazwisko autora, Cena książki. Jeżeli pogrupujemy dane wg pola Nazwisko autora, to autor będzie pokazany
raz, natomiast ceny książek będą sumowane.
Wykaz funkcji agregujących przedstawia poniższa tabela.
Funkcja
Wynik
Suma
Suma wartości pola
Średnia
Średnia z wartości pola
Minimum
Najmniejsza wartość pola (kolumny).
Maksimum Największa wartość pola.
Zlicz
OdchStd
Wariancja
Wyrażenie
Gdzie
Pierwszy
Ostatni
Ilość pól bez wartości Null (pustych).
Odchylenie standardowe wartości pola.
Typ danych
Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie.
Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie.
Tekst, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie.
Tekst, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie.
Wszystkie typy pól.
Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonumerowanie
Liczba, Data/Godzina, Waluta, AutonumeWariancja wartości pola.
rowanie
Pole obliczeniowe zawierające w swoim wyrażeniu funkcję agregującą. Pole
obliczeniowe tworzy się zazwyczaj wtedy, gdy w wyrażeniu jest kilka funkcji
lub operatorów.
Umożliwia wprowadzenie kryterium pola, bez grupowania danych. Access
ukryje to pole w wynikach kwerendy poprzez wyczyszczenie pola wyboru Pokaż.
Pierwszy element grupy.
Wszystkie typy pól
Ostatni element grupy.
Wszystkie typy pól
Aby utworzyć kwerendę wybierającą z podsumowaniem, tworzymy kwerendę wybierająca i na pasku narzędzi wybieramy przycisk z ikonką Sigma. Access dla wszystkich pól
domyślnie w siatce kwerendy wstawi polecenie Podsumowanie:Grupuj według. W zależności od potrzeb można zmienić funkcję agregującą
W widoku projektu nazwa pola tabeli zawierającej dane jest nazwą kolumny. W widoku Arkusza danych jest to tytuł pola. Naciskając w widoku projektu przycisk Właściwości, otwiera się okno dialogowe. Można w nim zmienić tytuł pola oraz format wielkości
numerycznych.
5.1.3. Pola obliczeniowe
Kwerenda wybierająca umożliwia tworzenie kryteriów będących wynikiem obliczeń.
Można tworzyć nowe pola, w których jako argumentów użyjemy nazw pól połączonych
operatorami. Można wykonywać działania matematyczne, stosować funkcje wbudowane
w program. Można stosować operatory:
Arytmetyczne: +, -, *, /, \ (dzielenie bez reszty), ^, mod (reszta z dzielenia).
Porównania: <, <=, >, >=, =, <> (różny).
Logiczne: And, Eqv (porównanie wyrażeń), Imp (implikacja – jeżeli p, to również q),
Not, Or, Xor (nierównoważność).
16
Jeżeli wyrażenie zawiera operatory różnych kategorii, to najpierw wykonywane są
operacje arytmetyczne, potem porównania i na końcu operacje logiczne. Działania arytmetyczne wykonywane są w następującej kolejności: ^, (*, /), \, Mod, (+/-) & (konkatenacja – łączenie znaków). Operatory porównania wykonywane są od lewej strony do prawej.
Operatory logiczne wykonywane są w następującej kolejności: not, AND, Or, Xor, Eqv,
Imp. Stosowanie nawiasów pozwala zmieniać kolejność działania operatorów.
Poniżej podano przykłady wyrażeń z użyciem operatorów.
Wyrażenie
Wynik
Imię i Nazwisko: [Imię] & ”
„& [Nazwisko]
Wyświetla w polu „Imię i Nazwisko” wartości pól „Imię” i
„Nazwisko” oddzielone spacją.
Podwyżka: [Cena] * 1,1
Wyświetla w polu Podwyżka iloczyn pola Cena i 1,1.
Netto: [Ilość] * [Cena
Wyświetla w polu Netto iloczyn wartości pól Ilość i Cena
Jednostkowa
Jednostkowa] * 1,22
Brutto: [Ilość] * [Cena
Jednostkowa] * 1,22
Wyświetla w polu Netto iloczyn wartości pól Ilość i Cena
Jednostkowa, i 1,22.
VAT: [Brutto] – [Netto]
Wyświetla w polu VAT różnicę wartości pól Brutto i Netto
Date( ) – 30
Wykorzystuje funkcję Date do wyświetlania daty o 30 dni
wcześniejszej od bieżącej.
Razem: [Rata I]+Rata II]
+ [Rata III]
Wyświetla w polu Razem sumę wartości z wymienionych
pól
Konstruktor wyrażeń ułatwia tworzenie wyrażeń. Po ustawienia kursora w miejscu
tworzenia wyrażenia uruchamiamy kreator. Otwiera się okno z widocznymi tabelami,
kwerendami i funkcjami wbudowanymi Accessa. Wskazanie pola i wciśnięcie przycisku
Wklej (może być podwójne kliknięcie) przenosi pole, funkcję lub operator do tworzonego
wyrażenia. Tworzenie kończymy naciskając przycisk Ok. Access sam dodaje nazwę pola
Wyr1, Wyr2 itd. Można ją zmienić na inną. Nazwa pola musi być zakończona dwukropkiem.
5.1.4. Kwerenda parametryczna
Kwerenda parametryczna pozwala na podanie kryterium według, którego dokonywany
jest wybór w momencie uruchomienia kwerendy. Jest to przydatne w sytuacji, gdy zapytanie jest wielokrotnie ponawiane dla różnych wartości. Na przykład: Pytamy o wpłaty
dokonane przez konkretną osobę (nazwisko). Tworząc kwerendę parametryczną w wierszu Kryteria wpisać w nawiasach kwadratowych tekst komunikatu. Wpisany tekst jest
parametrem. Komunikat ten jest wyświetlany po uruchomieniu kwerendy. Tekst musi
różnić się od nazwy pola, ale może tę nazwę zawierać. Po uruchomieniu kwerendy, należy
w oknie dialogowym wprowadzić wartość parametru.
5.2. Kwerendy funkcjonalne
Tworząc kwerendę Access domyślnie tworzy kwerendę wybierającą. Program
pozwala na:
– Tworzenie nowej tabeli z polami i rekordami określonymi przez użytkownika.
– Aktualizację rekordów (usunięcie danych lub zmiana ich wartości).
– Łączenie danych z różnych tabel.
17
5.2.1. Kwerenda tworząca tabelę
Tworzy nową tabelę z wybranych lub ze wszystkich pól i rekordów znajdujących
się w jednej lub kilku tabelach. Ten typ kwerend stosujemy w następujących sytuacjach:
– Przy tworzeniu tabeli, które mają być eksportowane do innych plików baz danych programu Access.
– Przy tworzeniu tabeli zawierającej cześć pól i rekordów, które stanowić będą zbiór
wydzielonych informacji. Przykład: Z tabeli Lista uczniów wybieramy członków koła
historycznego. Tabela ta po utworzeniu nie będzie powiązana z tabelą Lista uczniów.
– Tworzenie kopii zapasowej tabeli.
– Tworzenie tabeli archiwalnej, zawierającej nieaktualne rekordy.
Kwerendę tworzącą tabelę tworzymy z kwerendy wybierającej przekształcając ją
w Widoku projektu. Korzystamy z menu i naciskamy opcję Kwerendy, a w pojawiającym się oknie dialogowym wprowadzamy jej nazwę.
Aby powstała nowa tabela należy uruchomić kwerendę przyciskiem z ikonką wykrzyknika (Uruchom). Każde ponowne uruchomienie kwerendy tworzy nową tabelę o
podanej nazwie usuwając poprzednią. Uruchamianiu kwerend funkcjonalnych towarzyszy zawsze ostrzeżenie o możliwości utraty danych.
5.2.2. Kwerenda aktualizująca
Dokonuje zmian w wybranej grupie rekordów w istniejącej tabeli. Z tego powodu
najlepiej czynności te wykonywać na kopiach tabel
5.2.3. Kwerenda dołączająca
Dodaje grupę rekordów z jednej tabeli na końcu innej. Umożliwia również dołączanie rekordów w przypadku, gdy część pól jednej tabeli nie ma swoich odpowiedników w drugiej. W tej sytuacji kwerenda uwzględni tylko dane w dopasowanych polach. Pozostałe zignoruje.
5.2.4. Kwerenda usuwająca
Usuwa grupę rekordów z jednej lub kilku tabel. Użycie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie całych rekordów (nie wybranych pól). Przed uruchomieniem kwerendy wskazane jest obejrzenie rekordów, które kwerenda usunie (upewnienie się, czy
warunki sformułowane są właściwie). Na pasku narzędzi klikamy przycisk Widok
arkusza danych. Aby powrócić do widoku Projekt kwerendy, należy ponownie
kliknąć przycisk Widok projekt. Uruchomienie kwerendy bezpowrotnie usunie rekordy z tabeli.
6. Raporty
Raporty służą do przygotowania danych do analizy i wydruku. W raporcie możemy
przedstawić wybrane pola w dowolnej kolejności, posortować i pogrupować rekordy, dokonać obliczeń, zmienić format danych, dodać tytuły, nagłówki i komentarze.
Aby utworzyć raport wybieramy na liście obiektów opcję Raporty, a następnie Projektuj
z możliwością wyboru jednej z dwóch opcji: Utwórz raport z widoku projektu lub Utwórz
raport za pomocą kreatora. Innym sposobem jest wybranie opcji Nowy i wybranie jednej z
możliwości zaoferowanej przez menu dialogowe.
Autoraport kolumnowy i tabelaryczny Wybór ogranicza się do określenia źródła danych. Jest to najszybsza metoda , ale bez możliwości wpływu na etapie tworzenia na wygląd
raportu.
18
Kreator wykresów Dokonując wyborów w oknach dialogowych kreatora uzyskujemy
wykres. Często, aby wykres dopasować do potrzeb należy go w widoku projektu zmodernizować.
Kreator etykiet pozwala na przygotowanie do wydruku etykiety adresowe na podstawie
danych z tabeli lub zapytania.
Kreator raportów Poprzez wybór w kolejnych oknach dialogowych uzyskujemy w prosty sposób raport. Mamy jednak ograniczony wpływ na ostateczny wygląd raportu.
Największe możliwości daje utworzenie raportu w widoku projektu. Po wyborze opcji
Utwórz raport w widoku projektu Access przełączy się na widok projektu raportu niezwiązanego z żadnym obiektem bazy. Wskazujemy selektor raportu. Klikamy właściwości, a
w polu Źródło rekordów wybieramy istniejący obiekt.
Jeżeli wybranym obiektem jest kwerenda to przycisk z trzema kropkami przeniesie nas w
widok projektu. Możliwa jest wówczas modyfikacja i podgląd kwerendy.
Jeżeli jako źródło danych wskażemy tabelę, to przycisk z trzema kropkami umożliwi
utworzenie nowej kwerendy.
Wciśnięcie przycisku z trzema kropkami bez wskazania źródła danych uruchamia konstruktora kwerend umożliwiającego utworzenie kwerendy dla wybranej tabeli lub utworzonego wcześniej zapytania.
Po wybraniu lub utworzeniu kwerendy i zamknięciu siatki projektu dostęp na jest lista pól
ze wszystkimi polami kwerendy lub tabeli.
Aby raport korzystał z kilku tabel, należy zbudować go na podstawie kwerendy. W kolejnym kroku wybieramy pola do grupowania i sortowania. Grupowanie, podobnie jak w kwerendzie umożliwi dokonanie obliczeń (suma, średnia, ilość, itp.). Aby wyświetlić okno dialogowe Sortowanie i grupowanie, należy nacisnąć na pasku narzędzi odpowiedni przycisk.
Pole w pierwszym wierszu określa pierwszy (najwyższy0 poziom sortowania i grupowania. Wiersz drugi określa drugi poziom sortowania i grupowania itd. Dla każdego grupowanego pola można określić własności:
Nagłówek grupy Wstawia lub usuwa nagłówek grupy dla pola lub wyrażenia.
Stopka grupy Jw. – tylko dla stopki.
Grupuj według Określa sposób grupowania wartości. Dostępne opcje zależą od typu danych pola, według którego następuje grupowanie.
Przedział grupowania Określa dowolny przedział, który jest prawidłowy dla wartości
pola lub wyrażenia.
Trzymaj razem Określa czy cała grupa ma być drukowana na jednej stronie, czy tylko jej
część.
Rekordy w raporcie można grupować według wartości tekstowych (np. według pierwszych liter). Gdy grupowane są rekordy według pola, w którym przechowywane są wartości
tekstowe. Właściwość Grupuj według należy ustawić na zakresy wymienione w tabeli.
Grupowanie rekordów
Ustawienie
„Grupuj według”
Każda wartość
Zawierających tę samą wartość w polu lub wyrażeniu.
Pierwsze znaki
Zawierające n takich samych pierwszych znaków w polu lub wyrażeniu
Najbardziej skomplikowaną czynnością przy projektowaniu raportów jest właściwe rozmieszczenie formantów (szczególnie pól tekstowych), określenie formatu i wpisanie wyrażeń
obliczających. Czynności te wykonuje się tak samo, jak przy tworzeniu formularza. Istotne
znaczenie ma (sekcja), w której umieszczany jest formant.
Sekcja
Nagłówek
Przeznaczenie
ra- Tytuł raportu drukowany tylko na pierwszej stronie, czcionka pogrubiona.
19
portu
Jest też miejsce na elementy graficzne (np. logo firmy).
Nagłówek
strony
Tekst drukowany jest pod nagłówkiem raportu i na górze każdej następnej
strony.
Nagłówek pola
– pierwsze pole
w oknie Sortowanie i Grupowanie
Nagłówek grupy posortowanych rekordów. W pole można wstawić nazwę
lub zawartość pola charakterystyczną dla grupy. Wiersz ten nadaje się do
umieszczania treści pola. Zawartość pola będzie pokazywana bez powtórzeń. Można też w polach tekstowych umieszczać wyrażenia, które obliczą
wartość dla grupy. Np. =Suma([Ilość]*[Cena]*1,22), =Policz([Autor]).
Drukowany raz na początku grupy.
Nagłówek pola
– drugie pole
w oknie Sortowanie
i Grupowanie
Jak wyżej, ale dla pola drugiego w kolejności Sortowanie i Grupowanie.
Szczegóły
Sekcja, w której można wstawić nazwę lub zawartość pola charakterystyczną dla pojedynczego rekordu. Można też umieszczać w polach tekstowych
wyrażenia, które obliczą wartość dla rekordu np. =([Ilość]*[Cena])*1,22.
Stopka grupy
Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla każdej grupy posortowanych rekordów. Obliczenia identyczne jak w nagłówku pola. Drukowane
na końcu grupy.
Stopka strony
Miejsce na numer strony i datę. Informacje drukowane na końcu każdej
strony.
Stopka raportu
Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla całego raportu. Informacje drukowane tylko na koniec raportu.
7. Drukowanie obiektów baz danych
Access umożliwia drukowanie arkusza danych tabeli, kwerendy, formularza, raportu.
Aby rozpocząć drukowanie wskazujemy obiekt w oknie bazy danych. Z menu wybieramy
kolejno Plik → Drukuj. W oknie dialogowym drukowanie można zmienić parametry wydruku. Zaznaczenie opcji do pliku pozwala na zapisanie wydruku w pliku z rozszerzeniem prn.
Drukować można tylko wybrane elementy pola, dane, rekordy. W tym celu należy je wcześniej zaznaczyć, a w oknie drukowania wybrać opcję Wybrane rekordy.
Bibliografia
1. Apiecionek Z. Bazy danych – tworzenie i wykorzystywanie baz danych do organizowania
dużych zasobów danych umożliwiając szybki i łatwy dostęp do nich, KISS 2005.
2. Balter A. Access 2003 PL dla każdego, Helion2004.
3. Kopertowska M., Łuszczyk E. Access 2003 (Element pakietu Microsoft Office 2003. Wersja polska), Mikom 2004.
4. Kowalski P.Podstawowe zagadnienia baz danych i procesów przetwarzania, Mikom
2004.
5. Prague C., Irwin M., Reardon J. Access 2003PL. Biblia, Helion 2004.
6. Jankowski B., Regmunt A. Bazy danych. Uczymy się na przykładach, Mikom 2004.
7. Hernandez M.J. Bazy danych dla zwykłych śmiertelników, Mikom2004.
20
8. Groszek M. ABC Access 2003Pl, Helion 2003.
9. Szeliga M. Access 2003 PL. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2003.
10. Korol J. Programowanie w Access, Mikom 2003.
11. Willett E., Cummings S. ABC Accessa 2002/XP, Helion 2002
12. Graf J. Access 2002/XP. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2002.
13. Forte S., Howe T. Access 2002. Projektowanie baz danych. Księga eksperta, Helion 2002.
14. Forte S. Access 2002. Księga eksperta, Helion 2001.
15. Roman S. Access. Baza danych. Projektowanie I programowanie, Helion 2001.
16. Cassel P., Palmer P. Access 200PL dla każdego, Helion 2000.
17. Norton P. Programowanie Access 2000, Mikom 2000.
18. Ray D. S., Ray E. S. Po prostu Access 2000PL., Helion 2000.
19. Szymacha I., Koperkowska M. Ćwiczenia z Accessa 2000PL, Mikom 2000.
20. Graf J. Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2000.
21. Microsoft Access krok op kroku, Resd Me 2000.
22. Krzymowski B. Access 2000 PL. Pierwsza pomoc, Help 1999.
23. Cassell P., Criag E. Access 97. Baza danych dla każdego, Helion 1999.
24. Nowakowska M., Zając E. Access. Programowanie aplikacji, Mikom 1998.
25. Simpson A., Olson E. Access 97, Helion 1998.
26. Simpson A., Olson E. Access dla Windows 95, Helion 1997.
Opracowano na podstawie publikacji Dariusza Przygodzkiego Bazy danych Moduł 5. Zdajemy egzamin ECDL. Kompendium wiedzy i umiejętności. Copyright Stowarzyszenie Komputer Sprawy Szkoły KISS 2007.
Do użytku wewnętrznego
21