Korzyści z wdrożenia Plan-de

Korzyści z wdrożenia Plan-de-CAMpagne
Chaos informacyjny w obszarze produkcji i realizacji zamówień jest bolączką
producentów, którzy nie mają wystarczająco dużo czasu i energii by dokładnie analizować
źródła i miejsca marnotrawienia zapasów. Istotna jest tu nie tylko wydajność surowcowa, ale
również czas wykonywania operacji, podejmowania decyzji, jak również koszty popełnionych
błędów czy obniżona motywacja pracowników. Optymalizowanie cyklu produkcyjnego bez
wsparcia systemu integrującego dane, jest niezwykle trudne i czasochłonne. Bez podjęcia
tego typu działań przedsiębiorstwo ponosi straty, w co najmniej kilku obszarach.
Wdrożenie systemu klasy ERP zawsze wiąże się ze znaczną inwestycją. Logiczne jest
zatem poszukiwanie wartości wskaźnika zwrotu z inwestycji. Firmy dostarczające tego typu
rozwiązania, jako mierzalne korzyści podają:
1. Redukcja zapasów – około 20%
2. Redukcja kosztów materiałowych – średnio 5% wartości zakupu
3. Obniżenie kosztów pracy – o nawet 10%
4. Poprawa sprzedaży – wzrost o ok. 10%
Korzyści z wdrożenia systemu ERP powstają w wyniku usprawnienia procesów wewnątrz
firmy. Dzieje się to dzięki wspólnej bazie danych dla całego przedsiębiorstwa, która
umożliwia szybki dostęp do rzeczywistych danych, powstałych w różnych działach
i możliwości ich szybkiej analizy.
Obecny artykuł poświęcony będzie wykazaniu, w jaki sposób wymienione powyżej
korzyści mogą stać się udziałem przedsiębiorstwa, które z sukcesem wdroży system Plan-deCAMpagne.
1. REDUKCJA ZAPASÓW, dzięki Plan-de-CAMpagne.
Redukcja zapasów powstaje w wyniku poprawy planowania i organizacji w zakresie
gospodarki materiałowej, a więc jest wynikiem:

trwałej kontroli stanów zapasów i przepływów materiałów/towarów – pozwala
ograniczyć koszty utrzymania zapasów (system Plan-de-CAMpagne prowadzi
automatycznie pełną historię zmian magazynowych, umożliwiając nie tylko
drukowanie dokumentów magazynowych, ale również tworzenie zestawień i analiz
porównawczych),
 planowaniu dostaw w zależności od zapotrzebowania (odwoływanie/przekładanie
dostaw niepotrzebnych zamówień),
 możliwości opracowania zestawień materiałowych (tzw. Bill Of Material) i rezerwacji
materiałów pod zlecenia - pozwalają uniknąć niepożądanych nadwyżek i/lub braków
materiałów,
 wdrożenie filozofii JiT może dodatkowo obniżyć czas wytworzenia wyrobów
i przepływu zapasów.
Rys.1. Fragment tabeli „MAGAZYN”.
System Plan-de-CAMpagne umożliwia dokładną analizę gospodarki magazynowej.
W tabeli zawierającej informacje o wszystkich materiałach, półfabrykatach i wyrobach
gotowych
pozwala
na
automatyczne
wyświetlanie
informacji
z
działu:
- produkcji – o ilości materiałów potrzebnych pod uruchomione zlecenia, czyli ilość
materiałów zarezerwowanych łącznie pod wszystkie zlecenia, a w odrębnej tabeli
szczegółowy podział ile materiału i pod które numery zleceń produkcyjnych należy wydać
w określonym czasie,
- zakupów – o ilości zamówionych materiałów i prawdopodobnej dacie ich dostarczenia
(tzn. kiedy i o ile zostanie zwiększony stan magazynowy).
W typowym, udanym wdrożeniu ERP w firmie produkcyjnej udaje się zredukować zapasy
o 20%. Oszczędności odnoszą się do:
 obniżenia poziomu zapasów: ok. 20% wartości
 zmniejszenia kosztów magazynowania, transportu oraz uszkodzeń w wyniku
przemieszczania towarów: kolejne 5 – 10%.
Całościowo można więc mówić o 30% oszczędności związanych z zapasami.
Efektywne planowanie produkcji:
 Skraca czas realizacji zamówień.
 Pozwala na przejście z „produkcji na magazyn” na „produkcję pod zlecenie”:
o ograniczenie koniecznej powierzchni magazynowej
o redukcja poziomu zapasów/surowców/półwyrobów
o poprawienie wskaźnika rotacji zapasów
2. REDUKCJA KOSZTÓW MATERIAŁOWYCH - optymalizacja zaopatrzenia.
Optymalizacja procesu zakupu wynika bezpośrednio z usprawnienia przepływu
informacji pomiędzy działem handlowym, produkcyjnym, magazynem, a działem
zaopatrzenia. System Plan-de-CAMpagne dostarcza kompleksowych informacji potrzebnych
do zwiększenia przewidywalności, dzięki czemu przedsiębiorstwo może:
o tworzyć optymalne harmonogramy zakupów,
o zapobiegać awaryjnym zamówieniom i nadmiarom zapasów,
o uzyskiwać lepsze warunki od dostawców:
 prognoza wpływa na dostawcę w ten sposób, że może on lepiej
zaplanować swoją produkcję co wpływa na cenę,
o oszczędzać czas na pracy działu zaopatrzenia,
o kontrolować postęp realizacji zamówienia.
Samo planowanie zaopatrzenia umożliwiające negocjowanie cen z dostawcami
generuje oszczędności w okolicach 5% wartości zakupu.
Dział zaopatrzenia, wykorzystujący system Plan-de-CAMpagne pracuje na tabeli „zakupy”.
Odpowiedzialny jest nie tylko za dokonanie właściwych zakupów we właściwym czasie od
najlepszego dostawcy, ale również za pełną kontrolę procesu realizacji zamówienia
(zamówienie, przyjęcie materiałów oraz kontrolę ich jakości, a niekiedy również rejestrację
faktur zakupowych).
Cel 1: Planowanie zaopatrzenia w celu uzyskania lepszej pozycji w negocjacjach
z dostawcami (np. uzyskanie większych rabatów, minimalizacja kosztów administracyjnych
i transportowych), dzięki korzyści skali. W planowaniu zaopatrzenia niezwykle ważna jest
także możliwość szybkiej reakcji na pilną potrzebę (co da nam informacja o dacie
„oczekiwanej”, czyli terminie na kiedy chcemy mieć materiał w przedsiębiorstwie w celu
terminowego rozpoczęcia produkcji).
Rys.2. Fragment tabeli „ZAKUPY”.
Cel 2: Kontrolowanie zaopatrzenia i kooperacji. W tym przypadku istotny jest szybki wgląd
w czytelnie przedstawione informacje: czy zamówienie zostało złożone, czy materiały są
przyjęte na magazyn, czy półfabrykaty wysłane do kooperanta wróciły w całości oraz czy
faktury zakupowe są już wprowadzone do systemu. Dzięki temu mamy możliwość szybkiej
reakcji w przypadku niedostarczenia przez dostawcę materiału lub półfabrykatów przez
podwykonawcę na czas.
Cel 3: Analiza dostawców pozwala na wybór najlepszego dostawcy, w oparciu o historyczne
dane np. o terminowości dostaw, jakości zakupywanych materiałów, czy cenie zakupu.
Przy wsparciu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym Plande-CAMpagne szybka odpowiedź na pytania: co? ile? na kiedy? i od kogo zamówić? przestaje
być problemem. Możliwości tworzenia różnych układów wyświetlania tej samej tabeli,
filtrowania zawartych w niej pozycji pod względem dowolnych kryteriów, eksportowania
danych (np. do Excela) oraz wbudowany w system Edytor Raportów (umożliwiający
tworzenie dowolnych zestawień i raportów) pozwalają zapanować nad logistyką
zaopatrzeniową tak:
 by surowiec był na czas, a jego brak nie opóźniał produkcji,
 by jak najwięcej zaoszczędzić, dzięki zbiorczym zamówieniom na większą skalę
 by dbając o jakość dostaw i dostępność materiałów wyprzedzić konkurencję.
3. OBNIŻENIE KOSZTÓW PRACY – optymalizacja czasu i kosztów produkcji.
System Plan-de-CAMpagne dostarcza pełną wiedzę o bieżącej i planowanej produkcji,
dostępności wszystkich zasobów, surowcach w drodze, zamówieniach do realizacji łącznie
z danymi archiwalnymi. Jego wdrożenie bezpośrednio przekłada się na:
 możliwość ustalania realnych, bardziej stabilnych harmonogramów produkcji tworzonych w oparciu o rzeczywiste (zapotrzebowanie):
o harmonogramy są podstawą planowania liczby pracowników - pozwalają
zoptymalizować kadry,
 pełną kontrolę nad obciążeniem zasobów i możliwością ich redukcji bądź zwiększenia
na podstawie harmonogramów,
 możliwość przeciwdziałania awariom i przestojom zwiększającym koszty (w tym
koszty płac),
 zmniejszenie do minimum nadgodzin dla tej samej wielkości produkcji,
 ulepszenie prognozowania zapotrzebowania i poprawa przepływu pracy,
 poprawa organizacji czasu pracy -> skrócenie czasu realizacji zamówień,
 zmniejszenie liczby pilnych prac:
o maszyny nie muszą, więc być ponownie ustawiane, aby przystosować je do
niezapowiedzianych zmian produkcyjnych.
Wszystko to zapewnia obniżenie kosztów produkcji i wzrost jakości. Ocenia się, że
dobrze wykorzystany system ERP pomaga obniżyć pośrednie i bezpośrednie koszty aż o 10%
poprzez redukcję nadgodzin, poprawiania pracy oraz przyspieszenie przepływu pracy na hali
produkcyjnej.
Rys.3. Fragment harmonogramu produkcji wyświetlony na wykresie Gantta.
Zaoszczędzony czas, można wykorzystać na:
o zarządzanie i szkolenie pracowników,
o rozwijanie lepszych metod działania, zwiększanie jakości i wydajności pracy.
Dzięki
rozbudowanej,
wielopoziomowej
funkcji
analizy
danych
odpowiednio
skonfigurowany system ERP przynosi znaczne oszczędności także w procesie analitycznym:
o system wykonuje samodzielnie obliczenia i pozwala na generowanie analiz „od ręki”,
o dostarcza szybko, wiarygodne i obrazujące stan faktyczny informacje mające
bezpośrednie przełożenie, na jakość decyzji menadżera,
o wygoda i szybkość dotarcia do informacji pozwala kierownictwu koncentrować się na
jakości i wydajności procesów. Pełna wiedza pozwala na:

wdrażanie skutecznego monitoringu produkcji,

szybką identyfikację czynników ryzyka przestoju produkcji i miejsc produkcji,
które wymagają usprawnień (optymalizacji),

identyfikację miejsca i źródła marnotrawstwa zasobów, co umożliwia ciągłe
usprawnianie procesów produkcyjnych

zwiększenie efektywności poziomu operacyjnego np.:

szybka informacja o awarii/przestoju,

rejestracja zdarzeń w powiązaniu z osobą/gniazdem produkcyjnym,

ERP pozwala analizować poszczególne etapy produkcji umożliwiając ich
optymalizację przez skrócenie czasu wykonywania poszczególnych
operacji: minimalizacja czynników ryzyka powiązanych z kapitałem
ludzkim.

Rys.4. Porównanie kosztu szacowanego z kosztem rzeczywistym zlecenia produkcyjnego.
4. WZROST SPRZEDAŻY.
W wyniku wdrożenia systemu ERP organizacja procesu sprzedaży i produkcji może ulec
znacznej poprawie. Przyczynić się to może do podniesienia jakości obsługi klienta oraz
wzrostu sprzedaży zwłaszcza poprzez:
o możliwość dokładnego ustalenia terminów wykonania produktów w oparciu
o harmonogramy produkcji i dostępność materiałów:

dotrzymywanie czasu i warunków dostaw,

terminowość, rzetelność i jakość relacji w obszarze sprzedaży,

wzrostu satysfakcji i lojalności klientów,

wzrost konkurencyjności,
o zmniejszenie liczby reklamacji i oszczędność czasu na wyjaśnianiu błędów w dostawach,
o możliwość szybkiej wyceny zamówień przez handlowców na podstawie szybkiej
kalkulacji kosztów (system podpowiada ceny materiałów i czasy realizacji w oparciu
o podobne zamówienia),
o zmniejszenie liczby utraconych kontraktów oraz zwiększenia potencjalnej wielkości
sprzedaży.
System Plan-de-CAMpagne udostępnia handlowcom tabelę projektów, której każda linia
odpowiada za rejestrację zapytania/zamówienia klienta i ogólny postęp realizacji. Poniżej
informacje z jakich linii składa się wybrany projekt.
Rys.5. Tabela projektów.
Do każdego projektu dedykowane jest indywidualne okno, które odpowiada za gromadzenie
pełnej informacji na temat realizacji działań w związku z zapytaniem/zamówieniem klienta.
Trafiają tu automatycznie informacje z kalendarza sprzedawcy (o działaniach w związku
z tym projektem), z produkcji o ewentualnych opóźnieniach i błędach podczas realizacji tego
zlecenia, dodatkowa dokumentacja czy faktury sprzedażowe.
Rys.6. Szczegóły przykładowego projektu.
System ERP, dzięki możliwościom śledzenia i analizowania informacji z rynku, może
umożliwić przedsiębiorstwom:
 szybsze i efektywniejsze reagowanie na zmiany w popycie,
 przewidywanie problemów w dostawach,
 podejmowane działań korygujących z odpowiednim wyprzedzeniem np.:
o określenie wysyłek priorytetowych,
o zawiadomienie klientów o zmianie terminu dostawy,
o zmiana planu produkcji w odpowiedzi na zmianę zgłoszonego popytu.
Dzięki wspólnej bazie danych dla wszystkich działów przedsiębiorstwa system Plan-deCAMpagne choć skupiony na poprawie zarządzania procesami produkcyjnymi, umożliwia
sprawne, często automatyczne, przesyłanie danych wewnątrz przedsiębiorstwa zwiększając
tym samym efektywność zarządzania całym przedsiębiorstwem. Dzięki rozbudowanej opcji
raportowania i analizowania informacji, Plan-de-CAMpagne umożliwia przedsiębiorstwom
szybkie i efektywne reagowanie na zmiany.
Do najbardziej istotnych wymiernych korzyści wdrożenia systemu Plan-de-CAMpagne
zaliczyć można:

obniżenie kosztów pracy o 10% - w wyniku poprawy planowania obciążenia zasobów
produkcyjnych, ograniczenia przestojów linii produkcyjnych oraz błędów w rejestrach
danych,

redukcję poziomu zapasów nawet o 20% - między innymi, dzięki poprawie
planowania i organizacji w zakresie gospodarki materiałowej oraz lepszą kontrolę nad
przepływem materiałów i towarów na podstawie harmonogramów produkcji,

redukcję kosztów zakupu średnio o 5%.-np. usprawnienie procesu zaopatrzeniowego
pozwala na osiąganie lepszych warunków w negocjacjach cenowych z dostawcami,

wzrostu sprzedaży 10 % - dzięki usprawnieniu i podwyższeniu jakości obsługi klienta
przez np. dotrzymywanie czasu i warunków dostaw. Wszystkie działania w Plan-deCAMpagne powiązane są z klientem umożliwiając szczegółowe śledzenie produkcji
i ewentualnych opóźnień w realizacji zleceń.
Użytkownicy Plan-de-CAMpagne poza wymienionymi powyżej usprawnieniami
wskazywali jako zalety Plan-de-CAMpagne:
 relatywnie prosty we wdrożeniu, konfiguracji i utrzymaniu,
 przyjazny dla użytkownika - intuicyjny w obsłudze,
 ułatwiający organizację produkcji, jej planowanie i dyscyplinowanie pracowników,
również pod kątem przestrzegania reżimu technologicznego,
 przejrzysty
podgląd
w
zakresie
toku
produkcji,
gospodarki
materiałowej
i wykorzystania zasobów,
 możliwość racjonalizacji produkcji i poprawa jej efektywności oraz obniżenia kosztów,
 zarządzanie zamówieniami części, stanem magazynowym i wysyłanymi ofertami,
 pomoc w zapanowaniu nad dynamicznie rozwijającą się produkcją
 szybkie szacowaniu kosztów i realizacji wszystkich procesów logistycznych,
 szacowanie kosztów wytworzenia i automatyczne obliczanie rzeczywistych kosztów
wytworzenia,
 tworzenie i dokumentowanie technologii produkcji,
 lepsze zarządzanie bazą klientów, wszelkich kontaktów bazą sporządzonych ofert
i dokumentacji niezbędnej do ich przygotowania,
 znaczne skrócenie czasu potrzebnego na sporządzenie oferty dla klienta,
 integracja z już działającym systemem finansowo-księgowym.