Zarządzanie flotą - WSL

Zarządzanie flotą
Zarządzanie flotą
Transportowanie jest zajęciem trwale związanym z egzystencją człowieka. Odnosi się to
równocześnie do przemieszczania samych ludzi, jak i przenoszenia (transportowania)
przez nich rzeczy. Każda działalność ludzi, również działalność gospodarcza, odbywa się
w przestrzeni i w czasie. Stąd też jednym z podstawowych procesów w organizacji jest
transport definiowany jako proces technologiczny wszelkiego przenoszenia na odległość,
czyli przemieszczania osób, przedmiotów lub energii.
System transportu jest ogniwem łączącym klientów firmy, dostawców, zakłady produkcyjne,
magazyny i członków kanału dystrybucji, czyli wszystkie elementy logistycznego łańcucha
dostaw. Transport tworzy pomost między nabywcą i sprzedawcą. Równolegle z procesem
transportowym zachodzi proces fizycznej dystrybucji dóbr i osób – logistyka, u podstaw
której leży zdolność transportu, w połączeniu z procesem składowania do kreowania
użyteczności miejsca oraz użyteczności czasowej dóbr.
W przedsiębiorstwach realizowana jest duża liczba procesów, które są odpowiednio
zsynchronizowane, a ich realizacja wymaga sterowania przydziałami zasobów i szerokiej
komunikacji między jednostkami a osobami kierującymi. Koordynacją tych procesów
zajmuje się logistyka, która obejmuje „planowanie, koordynację i sterowanie, zarówno w
aspekcie czasu, jak i przestrzeni, przebiegiem procesów realnych, których organizacja jest
uczestnikiem, w celu efektywnego osiągania celów tej organizacji. Wymienione aktywności
dotyczą w szczególności przestrzennego i czasowego rozmieszczenia, stanu, przepływu dóbr
będących składowymi tych procesów, a więc ludzi, dóbr materialnych, informacji
i środków finansowych.” Inna definicja mówi, że logistyka to „naukowa teoria planowania,
sterowania i kontroli przepływu materiałów, osób, energii i informacji w systemach”.
Z tych definicji wynika, że procesy magazynowania i transportu w przedsiębiorstwie są
szczególnymi, jednak jednymi z wielu procesów, które dotyczą rozmieszczania i
przemieszczania różnych dóbr oraz wzajemnej ich koordynacji. Logistyka jest domeną nie
tylko przedsiębiorstw produkcyjnych, ale również i usługowych, jak turystyka, służba
zdrowia, bankowość, informatyka. Różnice pojawiają się w przypadku składowych, tzn. które
z nich generują procesy podstawowe, a które procesy pomocnicze. W turystyce i służbie
zdrowia podstawowymi składowymi są ludzie, a w instytucjach finansowych – środki
pieniężne.
Biorąc pod uwagę różnorodność branż oraz specyfikę działalności, bądź to usługowej, bądź to
produkcyjnej, oczywiste jest to, że każdy z procesów zachodzących w tych organizacjach ma
swoją specyfikę, ale istota podobieństwa wszystkich tych procesów jest jedna – każdy z nich
musi być koordynowany z innymi ze względu na kryteria czasu, lokalizacji i efektywności.
Ten fakt właśnie umożliwia względnie jednolitą ich analizę i metodologię postępowania.
Bardzo istotne jest tutaj podkreślenie, że proces jest wtedy procesem logistycznym, gdy
pojawia się potrzeba skoordynowania go z innymi procesami.
Nowoczesna logistyka realizuje zarządzanie łańcuchem dostaw jako wzbogacanie produktu
lub usługi. To dowartościowanie produktu polega przede wszystkim na skróceniu klientowi
czasu dostępu do oczekiwanych wartości. Tradycyjne i materialne spojrzenie na logistykę
koncentruje się na doskonaleniu „ruchu materii”, który przebiega w przestrzeni i czasie.
Jednym z głównych typów działań w procesach logistycznych, obok składowania
(magazynowania), jest transport.
W przedsiębiorstwach, które przynajmniej jakiś zakres działań związanych z transportem
wykonują we własnym zakresie, istnieje specjalna jednostka organizacyjna, która zajmuje się
ich realizacją. Zasoby tej jednostki tworzą bazę transportową.
W skład tej bazy wchodzą środki transportu, ludzie, zasoby służące do załadunku, wyładunku
i przeładunku towaru oraz środki wspomagające obsługę dokumentacyjną i informacyjną.
Baza transportowa jest jedną z najbardziej kosztotwórczych sfer działalności
przedsiębiorstwa.
W przypadku transportu kołowego do środków transportu należą (w zależności od profilu
działalności firmy):
- samochody osobowe – osobowe z uwagi na kształt dzielimy na sedany, kombi etc., ale
wszystkie one mają wspólną cechę – ładowność nie przekraczającą 550 kg;
- samochody dostawcze ciężkie i lekkie (MPV – Multi Purpose Vehicle) – jest to segment
samochodów wielozadaniowych o ładowności lub obciążeniu nie przekraczającym 1200 czy
1500 kg. Możliwość przewożenia nimi towarów sprawia, że zajmują one ważne miejsce
przede wszystkim w parkach samochodowych małych i średnich przedsiębiorstw oraz są
popularne wśród właścicieli sklepów oraz drobnych dostawców. Najistotniejszą cechą tych
samochodów są wymiary przestrzeni ładunkowej oraz ładowność;
- samochody ciężarowe o ładowności lub obciążeniu przekraczającym 1500 kg oraz
samochody specjalne.
W dobie załamania koniunkturalnego i zdecydowanie gorszych projekcji finansowych
przedsiębiorstw coraz istotniejszą, a może i najważniejszą rolę odgrywa odpowiednie
zarządzanie kosztami związanymi z działalnością operacyjną. Cały park maszynowy w
firmie, bez względu na to, czy są to samochody osobowe, ciężarowe, czy mieszane, tworzy
flotę samochodową, która jest częścią organizacji. Wielkość floty samochodowej firmy oraz
różnorodność użytkowanych pojazdów zależą od potrzeb i rodzaju działalności firmy. Zbiór
następujących po sobie i powiązanych ze sobą elementów, przedsięwzięć, zadań i czynności,
które wymagają przestrzegania określonego porządku, koordynacji i kontroli, dotyczących
całego parku samochodowego firmy – floty samochodowej – określany jest jako zarządzanie
flotą samochodową (car fleet management). Zarządzanie flotą samochodową w firmie,
zgodnie z wcześniej cytowaną definicją, jest procesem logistycznym, polegającym na
rozmieszczaniu i przepływie środków trwałych (wszystkich pojazdów) ludzi oraz dóbr
materialnych w koordynacji z innymi procesami ze względu na kryteria lokalizacji, czasu,
kosztów i efektywności spełniania pożądanych celów organizacji. Zarządzanie flotą
samochodową ma służyć ścisłemu nadzorowaniu parku samochodowego
w przedsiębiorstwie. Można je podzielić na cztery działy: finanse, skrzydło operacyjne,
logistyka, zarządzanie zasobami ludzkimi.
Niezbędne przy zarządzaniu flotą samochodową są odpowiednie systemy informatyczne. Są
one narzędziem, które umożliwia generowanie raportów, zbieranie danych potrzebnych do
przeprowadzania analiz, prowadzenie ewidencji samochodów i użytkowników oraz wiele
innych funkcji. Podstawową zaletą eksploatacji floty pojazdów z systemem zarządzania jest
możliwość planowania i racjonalnego ich wykorzystania. Taki proces można przeprowadzić
jedynie w oparciu o zgromadzone i statystycznie opracowane dane. To umożliwia również
szczegółową analizę kosztów i dobrze prowadzoną politykę logistyczną.
Nacisk położony jest na optymalną eksploatację tego parku pojazdów. Tutaj należy zwracać
szczególną uwagę na takie zagadnienia, jak:
– gdzie są i dokąd jadą poszczególne pojazdy?;
– co się z nimi dzieje?;
– jak obciążone są pojazdy i który można jeszcze wykorzystać?;
– czy jeżdżą optymalnymi trasami?;
– jak długo trwa dojazd i ile kosztuje?;
– czy samochody jeżdżą za dużo czy też za mało?;
– dlaczego zużycie paliwa jest duże?;
– czy opłaca się zrezygnować z któregoś samochodu czy też potrzeba ich więcej?;
– czy flota się opłaca?;
– czy dokonane zostały wszystkie przeglądy?;
– jakie jest wykorzystanie pojazdów i ich silników?;
– jaką technikę jazdy mają poszczególni kierowcy?;
– jaki jest stan techniczny pojazdów?;
– rozliczanie kosztów pojazdów (paliwo, materiały eksploatacyjne – opony, ubezpieczenia
itp.);
– analiza pracy taboru – karty drogowe, raporty dzienne lub okresowe;
– pełne rozliczenia oraz analiza wydajności całej bazy transportowej.
Programy informatyczne wspomagające flotę:
1.Menadżer pojazdów.
MENEDŻER POJAZDÓW, to rozbudowany, a zarazem prosty w obsłudze polski program
komputerowy wspomagający zarządzanie i kontrolę pojazdów i kierowców w firmie.
Program pozwala na kontrolę kosztów / zysków związanych z przejazdami na podstawie
definiowanych stawek za kilometr dla danego rodzaju pojazdu. Pozwala również na
rozliczenie czasu pracy danego pojazdu, czy też maszyn budowlanych na podstawie stawki
za godzinę pracy - motogodziny.
Kontroluje terminy związane z pojazdami takie jak ważność ubezpieczenia OC/AC, terminy
badań technicznych, ważności winiet, wymiany opon na letnie, badań lekarskich, terminy
wymiany wyposażenia (np. gaśnic), ważność kart paliwowych, dokumentów itp. Kontrola
zdarzeń może odbywać się równie poprzez śledzenie bieżącego stanu przebiegu pojazdu. Po
osiągnięciu przez pojazd danego przebiegu program poinformuje o konieczności wymiany
klocków hamulcowych czy oleju silnikowego, o konieczności dokonania przeglądu
gwarancyjnego itp.
Menedżer Pojazdów umożliwia ewidencjonowanie, rozliczanie oraz drukowanie kart
drogowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 17 września 2002
r. w sprawie określenia wzoru karty drogowej. Program ułatwia także analizę kosztów w
podziale na poszczególne karty drogowe jak również centra kosztowe (CK).
Ułatwia prowadzenie ewidencji wyposażenia pojazdu oraz rejestr dokonanych napraw i
powstałych szkód komunikatywnych, stłuczek co z kolei daje możliwość analizowania
awaryjności oraz kontroli stanu pojazdu. Pozwala także zaplanować konieczną do wykonania
naprawę na wskazany termin o czym poinformuje automatycznie w przypomnieniach.
Pozwala na prowadzenie rejestru posiadanych opon.
Menedżer Pojazdów, to dwa programy w jednym: Ewidencja przebiegu pojazdów
(zestawienie kosztów i przejazdów tzw. kilometrówka) oraz zaawansowany mechanizm
wnikliwej analizy kosztów i eksploatacji pojazdów w podziale na poszczególnych
kierowców, grupy wydatków, trasy itp.
Najważniejsze funkcje programu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ewidencja pojazdów i kierowców, przejazdów i dokumentów
ewidencja i drukowanie kart drogowych oraz kosztów związanych z kartami
ewidencja napraw, szkód komunikacyjnych, wyposażenia oraz kart paliwowych
rozliczanie kosztów przejazdów na podstawie stawek za kilometr
rozliczanie czasów pracy na podstawie stawek za godzinę
podział kosztów na Centra Kosztowe (CK), karty drogowe oraz kierowców
rejestr zleceń i rozliczeń, histori przebiegów
Magazyn części i paliw, kontrola stanów magazynowych
Rejestr cen paliw
rejestr opon, kontrola wymiany
kontrola terminów ubezpieczeń, przeglądów, napraw, wymiany wyposażenia
system informowania o zdarzeniach przy danym stanie licznika przebiegu pojazdu
obliczanie zużycia paliwa płynnego i gazu PLG (również na podstawie
motogodzin)
uniwersalny terminarz do planowania dowolnych wydarzeń
kilkanaście różnorodnych raportów, zestawień i analizy według kierowców,
pojazdów, kart paliwowych
Graficzna analiza danych: Wykresy
2. Q-Flota Samochodowa 3000
Q-Flota Samochodowa 3000 służy do zarządzania flotą samochodową przedsiębiorstwa.
Pozwala on na wprowadzanie szczegółowych informacji o posiadanych pojazdach i
wyposażeniu dodatkowym, ubezpieczeniach, winietach, przeglądach okresowych i
serwisowych, kolizjach i naprawach. Pozwala na prowadzenie ewidencji tankowań oraz kart
drogowych.
Głównym zadaniem stawianym przed programem jest ułatwienie zarządzania flotą
samochodową. Program czyni łatwym pamiętanie o konieczności przedłużenia ubezpieczenia,
dokonania przeglądu okresowego lub serwisowego.
Program może zostać rozbudowany o dodatkowe moduły takie jak ewidencja wypożyczeń
pojazdów, obsługa inwentaryzacji czy moduł alarmów i powiadomień. Program może też
łatwo zostać zintegrowany z innymi programami naszej firmy.
Program może importować dane o np tankowaniach, stanach licznika z zewnętrznych
źródeł (np sieci stacji paliwowych), jeśli tylko operator sieci udostępnia swoim klientom takie
dane w postaci raportów.
Funkcjonalność podstawowa
- Ewidencja pojazdów
- Ewidencja ubezpieczeń OC,AC,NW i winiet
- Ewidencja tankowań
- Ewidencja napraw sprzętu i pojazdu
- Ewidencja wyposażenia dodatkowego
- Ewidencja kart drogowych
- Kartoteka osobowa (działy, pracownicy, mechanicy)
- Raporty ubezpieczeń, winiet, przeglądów i tankowań
- Ewidencja wypożyczeń pojazdów
- Moduł obsługi amortyzacji
- Moduł powiadamiania (konieczność dokonania przeglądu, upływający termin
ważności ubezpieczenia itp)
- Import kart paliwowych z zewnętrznych systemów
Karta pojazdów
Karta napraw.
3.PasCom Flota II
Program PasCom Flota II jest narzędziem wspomagającym zarządzanie flotą pojazdów w
Firmach. System służy do kompleksowego zarządzania flotami, pomaga w prowadzeniu
nadzoru nad eksploatacją pojazdów, umożliwia wszechstronną analizę kosztów. Program
może być także integralnym modułem systemu PasCom Transport II dla firm świadczących
usługi transportowe z wykorzystaniem własnej floty pojazdów.
Zalety systemu PasCom Flota II:
PasCom FLOTA II = REDUKCJA KOSZTÓW I OSZCZĘDNOŚĆ CZASU
Program umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji danych o: pojazdach, użytkownikach
pojazdów, wyposażeniu oraz historii ich przydziałów do struktur organizacyjnych i centrów
kosztowych;
System nadzoruje ewidencję faktur paliwowych, napraw, kosztów ubezpieczenia oraz innych
dokumentów rozliczenia pojazdu (np. amortyzacji). Program umożliwia wykonywanie analiz
oraz sprawozdawczości finansowej na wielu poziomach szczegółowości.
Moduł integracji zawiera funkcje współdziałania z systemami rozliczeń bezgotówkowych za
płatności dokonane kartami paliwowymi różnych koncernów paliwowych (w tym między
innymi na stacjach paliw PKN Orlen, BP, Routex, Statoil, Esso, Lotos, SHELL lub przy
użyciu kart DKV, UTA, AS24, Tool Collect itd).
Moduł serwisowy umożliwia zarządzanie i planowanie obsługi serwisowej, wymianę
podzespołów lub części o określonym czasie użytkowania, zarządzanie akumulatorami oraz
oponami (umożliwiając np. automatyczną zmianę opon sezonowych oraz naliczanie
przebiegów poszczególnych opon).
Moduł ubezpieczeń umożliwia rejestrację dowolnej polisy wraz z rozksięgowaniem jej kosztu
w czasie oraz nadzorowanie i rozliczanie szkód komunikacyjnych.
W ramach rozbudowanych funkcjonalności nadzorowania pracowników - kierowców, istnieje
możliwość tworzenia rozliczeń okresowych związanych z użytkowanymi pojazdami lub
rozliczanie kierowców zawodowych z wykorzystaniem kart drogowych.
W firmach wykorzystujących pojazdy w tzw. trybie "dyspozycyjnym" przydatnym
narzędziem jest możliwość zarządzania wewnętrzną wypożyczalnią wraz z graficzną
prezentacją zajętości pojazdów.
Dodatkowym atutem jest możliwość definiowania tzw. "przypominacza", umożliwiającego
Użytkownikowi dowolne definiowanie parametrów i warunków przypomnień. Funkcja ta jest
definiowana indywidualnie dla danego Użytkownika zarejestrowanego w programie. Funkcje
przypomnień są zintegrowane z opcją automatycznych powiadomień wykorzystujących
pocztę elektroniczną lub SMS - po zainstalowaniu dodatkowego modemu z kartą
telemetryczną lub poprzez bramkę SMS.
W systemie PasCom Flota II zawarto szereg standardowych raportów i analiz m.in.:
•
•
•
•
•
•
•
Rozliczenia eksploatacji samochodów
Analizy kosztów
Analizy graficzne
Raporty badań technicznych
Raporty przebiegów pojazdów i stanów licznika
Raporty dla ochrony środowiska
Raporty dot. polis, wyposażeń i wiele innych
System PasCom może być integrowany z dowolnym rozwiązaniem GPS.
Zakres integracji, a tym samym ilość wykorzystywanych następnie w systemie PasCom
informacji, uzależniony jest od możliwości montowanych urządzeń oraz zakresu i sposobu
udostępnienia danych przez dostawcę rozwiązań monitorujących pracę pojazdu.
4.Flota Komandor c/s
Program jest profesjonalnym narzędziem wspomagającym zarządzanie flotą
samochodów.
Pomaga w prowadzeniu nadzoru nad eksploatacją samochodów i umożliwia
wszechstronną analizę kosztów.
FLOTA Commandor c/s umożliwia prowadzenie ewidencji danych o samochodach, ich
użytkownikach i jednostkach organizacyjnych w których pracują. Prowadzi ewidencję
faktur za paliwo, naprawy, parkingi ubezpieczenia itp. oraz innych dokumentów
rozliczenia samochodu .Program umożliwia wykonywanie analiz i sprawozdawczości
finansowej na różnym poziomie szczegółowości.
Szczególnie wygodna jest możliwość współdziałania programu z systemami rozliczeń
bezgotówkowych za płatności dokonane kartami paliwowymi BP Plus, Flota Orlen,
euroShell, Routex na stacjach paliw BP, Statoil , Orlen, Shell. Program czyta i
analizuje elektroniczną postać takich faktur oraz właściwie przypisuje koszty do
samochodu, jednostki organizacyjnej, pracownika i grupy kosztów bez konieczności
informowania firmy paliwowej o zmianach w przydziałach samochodów.
Korzystanie z systemu kart paliwowych daje Użytkownikom systemu dodatkową wygodę
ale nie jest konieczne by wykorzystać pełne możliwości programu.
Wszystkie zestawienia i analizy wykonywane są zgodnie z aktualnymi przepisami.
Program może działać na pojedynczym komputerze lub jednocześnie na wielu
stanowiskach połączonych w sieci komputerowej lokalnej lub rozległej (np. oddziały
firmy w całym kraju). System może pracować w oparciu o bazy danych:
•
ORACLE,
•
MS SQL,
System umożliwia ewidencję, szybkie odszukiwanie, przeglądanie, drukowanie i
eksportowanie danych o:
•
poszczególnych samochodach - np. nr rejestracyjny, inwentarzowy, nr podwozia
itp., nr dowodu rej., książki pojazdu, data przeglądu, nr karty paliwowej, dane o
ubezpieczeniu OC, AC, NW, leasingu itd.
•
markach i typach samochodów - dane techniczne, normy zużycia paliwa itd.
Przewidziano dwupaliwowość.
•
wyposażeniu samochodów - nazwa i grupa wyposażenia (radia, telefony itp.), data
instalacji i zdania itd.
•
pracownikach - symbol kadrowy, nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna,
adres, konto księgowe itd.
•
przydziałach samochodów poszczególnym pracownikom w różnych okresach
czasu oraz wydruk protokołów przekazania pojazdów pracownikom
•
podziale organizacyjnym firmy - działy, piony, biura regionalne itd.
•
wystawcach rachunków - dane firm będących wystawcami faktur za paliwa, części
i usługi
•
szkodach ubezpieczeniowych (wypadkach, stłuczkach, kradzieżach itd. ) ich
kosztach i sposobie likwidacji.
•
ewidencji opon założonych, wolnych, na zapasie sezonowym
•
wszelkiego rodzaju kosztach
•
kartach drogowych i rozliczeniach okresowych o ile są używane w firmie.
System Flota Commandor c/s umożliwia ewidencję wszelkiego rodzaju kosztów.
Koszty mogą być wprowadzane w różny sposób np.:
•
wprowadzane ręcznie ( faktury, rachunki, paragony, polisy, dowody wewnętrzne
itd),
•
importowane z danych przekazywanych z systemów kart paliwowych Orlen, BP,
Statoil, Shell, itd.
•
importowane z bilingów telefonicznych IDEA, PLUS, itd.
•
importowane z stacji serwisowych i innych firm
•
przekazywane z systemów finansowo-księgowych
Faktury mogą zawierać wszystkie lub niektóre z poniższych pozycji:
•
numer faktury, pozycja na fakturze, data zakupu, data wystawienia
•
wystawca faktury ( umożliwia grupowanie faktur od wskazanych wystawców )
•
treść - nazwa usługi, towaru oraz dodatkowe uwagi
•
grupa kosztów - przypisuje koszt do jednej z grup rodzajowych kosztów i jej konta
zdefiniowanych przez użytkownika programu ( np. paliwa, naprawy,
ubezpieczenia, wydatki pracownika itd.)
•
dla rachunków paliwowych - ilość zatankowanego paliwa
•
wartość netto, VAT, brutto
•
rodzaj płatności ( np. gotówka, przelew, czek, karta )
•
dla płatności kartami paliwowymi - nr karty paliwowej
•
stan licznika przy którym dokonano zakupu.
W celu umożliwienia wszechstronnej analizy danych każda pozycja kosztowa opisywana
jest przez system takim informacjami jak:
•
numer rejestracyjny oraz marka i typ pojazdu
•
imię nazwisko pracownika
•
jednostka organizacyjna w której powstał koszt
•
MPK (centrum kosztowe)
•
symbol rodzajowy kosztu
W firmach posiadających samochody służbowe coraz powszechniej stosowane są systemy
płatności bezgotówkowych za tankowane paliwo. Pracownik wyposażony zostaje w kartę
umożliwiającą mu tankowanie paliwa i korzystanie z innych usług na stacja benzynowych
firm BP , Orlen, Statoil, Aral, Shell lub innych bez płacenia gotówką.
W znacznym stopniu zwalnia to firmę z rozliczania zaliczek i zwrotów gotówki za
dokonane zakupy.
Firma otrzymuje zbiorczą fakturę z wykazem wszystkich tankowań. Taka specyfikacja
może być analizowana przez program.
Program automatycznie, prawidłowo przypisuje importowane transakcje do samochodu,
pracownika, jednostki organizacyjnej , grupy kosztów.
Na podstawie zgromadzonych w programie danych o samochodach automatycznie
tworzony jest podział (opisanie) faktury z uwzględnieniem następujących kryteriów:
•
koszty za które można odliczać podatek VAT (samochody ciężarowe, myjnie itp.)
•
koszty dla których nie ma możliwości odliczania podatku VAT (samochody
osobowe)
•
podział kosztów według jednostek organizacyjnych
•
podział kosztów wg centrów kosztowych (MPK).
Zapewniamy pomoc we wdrożeniu współpracy programu z systemem kart paliwowych.
Najczęściej nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie zakupów gotówkowych
realizowanych na stacjach innych firm. Są one nanoszone ręcznie do programu.
System umożliwia rozliczanie przebiegów i zużycia paliw w dwóch układach:
1. na podstawie stanów licznika podawanych przez pracownika przy tankowaniu paliwa i
przekazywanych przez firmę paliwową na specyfikacji do faktury
2. na podstawie stanów licznika i paliwa podawanych przez pracownika na dokumencie
rozliczenia okresowego lub karcie drogowej.
Dokument karty drogowej
Dokument ten używany jest tylko przy zastosowaniu drugiego z w/w możliwych układów
rozliczeń. Może zawierać:
•
symbol pracownika, numer samochodu, jednostki organizacyjnej, numer rozliczenia,
okres rozliczany
•
stan licznika i paliwa na początku i końcu okresu rozliczanego (w tym ewentualnie
przejazdy prywatne)
•
dane o załączonych rachunkach za paliwa, oleje, myjnie, parkingi, naprawy itd.
Rozliczenie może być wystawiane za okres dowolnej długości: miesiąc, tydzień, dowolną
ilość dni.
Rozliczenie bez kart drogowych
Dzięki zastosowaniu unikalnych algorytmów możliwe jest rozliczenie eksploatacji pojazdu na
podstawie informacji przekazywanych z systemów kart paliwowych bez wprowadzania
żadnych dodatkowych dokumentów.
Analiza eksploatacji samochodu
Analiza eksploatacji samochodów zawiera dla wskazanego okresu i samochodów:
•
przebieg pojazdu w okresie
•
rzeczywiste zużycie paliwa, ilość paliwa wg normy, przepał, oszczędność, średnie
zużycie paliwa
•
koszty paliwa , inne koszty, koszty ogółem
•
koszt 1km, średnia cena paliwa.
Analizy stanów liczników
W systemu Flota dostępna jest grupa zestawień stanów liczników podawanych w różnych
układach. System posiada mechanizmy automatycznej korekty stanów liczników błędnie
podanych przez pracowników.
Rozliczenie paliw
Dostępne jest pełne rozliczenie ilości paliw zakupionych i zużytych w wielu różnych
układach. System wykrywa tankowanie niewłaściwego paliwa dla danego typu pojazdu i
zestawia je na raportach. Umożliwia to łatwe wykrywanie przez administratora floty
nieprawidłowości w zakresie tankowań.
Rozliczenie pracowników
W firmach które rozliczają przejazdy prywatne pracowników, możliwe jest naliczanie
obciążeń za używanie pojazdów do celów prywatnych.
Program umożliwia prowadzenie analiz w postaci graficznej. Użytkownik może wybrać
formę wykresu słupkowego, kołowego , liniowego , 3D, 2D z możliwością skalowania,
obracania i opisywania itd. Wykresy mogą być przeglądane, drukowane lub wstawiane do
innych dokumentów Word, Excel, itp.
Przykładowe analizy graficzne:
•
analiza struktury kosztów rodzajowych za podany okres, grupę jednostek
organizacyjnych i samochodów
•
wykres kosztów pojazdów w czasie
•
porównanie kosztów jednostek organizacyjnych (rejonów, działów ) w czasie
(kwartał, rok itd.).
•
graficzne przedstawienie przydziałów pojazdów w czasie (zajętość pojazdów)
Przekazywanie danych z systemu Flota Commandor c/s do systemów finansowoksięgowych może odbywać się w dwojaki sposób:
1. przez przekazywanie utworzonych zestawień (druk, excel itp) np. raportu
opisującego fakturę importowaną z systemu kart paliwowych
2. przez przekazywanie dekretów poleceń księgowań zgodnych z zadeklarowanym
planem kont (tekstowe zbiory transakcyjne lub tworzenie perspektyw SQL)
Program umożliwia przekazywanie danych o kosztach do (oraz z) komputerowych
systemów finansowo-księgowych lub modułów F-K systemów zintegrowanych takich jak
np. SAP.
Na bazie modułu standardowego, moduł księgowań dostosowywany jest dla konkretnych
systemów księgowych i planów kont zgodnie z wymaganiami Użytkownika. Dostępny jest
na zamówienie.
W programie dostępny jest edytor zestawień. Użytkownik programu może dzięki niemu
tworzyć zestawienia wg własnych potrzeb.
Dostępny jest kreator ułatwiający tworzenie raportów. W kolejnych krokach
odpowiadamy na pytania:
•
na podstawie jakich danych ma być tworzony raport,
•
jak ma wyglądać raport ( lista , formularz, tabela, etykietki itp)
•
jakiem dane i w jakiej kolejności mają być na nim umieszczone
•
jakie tytuły, nagłówki , posumowania, stopki mają być umieszczone
•
jakie czcionki mają być zastosowane itd.
Tworzenie zestawień odbywa się metodą graficzną "przeciągnij i puść". Użytkownik ma
pełną kontrolę na rozmieczeniem danych i opisów na kartce papieru.
Utworzone szablony zestawień można zapisywać do późniejszego wykorzystania.
Zapisane szablony pojawiają się jako pozycje menu programu i mogą być uruchamiane w
taki sam sposób jak standardowe raporty dostarczane przez producenta.
Wszystkie zestawienia, raporty i analizy mogą być przeglądane na ekranie monitora,
drukowane lub przekazywane do programów Excel, Word i innych programów w postaci
plików *.XLS , *.RTF, *.WMF, *.TXT, *.CSV , *.HTM.
W przypadku transportu ładunku i wykorzystywania samochodów dostawczych, ciężarowych
i specjalnych, mamy do czynienia z procesem przewozu określonego ładunku z punktu
nadania do punktu odbioru, włączając w to procesy wspomagające: załadunek, wyładunek i
ewentualny przeładunek. Gdy dotyczy to przewozu ładunku jednym pojazdem do jednego
odbiorcy, głównym kryterium jest termin dostarczenia ładunku do odbiorcy. Sytuacja staje się
skomplikowana, gdy przewoźnik ma dostarczyć ładunki do wielu odbiorców, z których każdy
może mieć określone preferencje czasu dostawy. Powstaje wtedy logistyczne zadanie takiego
zaplanowania, w jakiej kolejności mają być odwiedzani poszczególni odbiorcy, aby czas
pracy przewoźnika był jak najkrótszy i były spełnione warunki uzgodnione z odbiorcami.
Zadanie, z jakim mamy tu do czynienia, jest tzw. zadaniem komiwojażera, standardową
wersję tego problemu da się przedstawić w dwóch zdaniach. Komiwojażer pragnie odwiedzić
pewną liczbę klientów w różnych miejscowościach i po zakończeniu odwiedzin wrócić do
domu. W jakiej kolejności powinien odwiedzać klientów, aby przebyta przez niego droga
była możliwie krótka. Transport oraz związana z nim logistyka podtrzymują większość
społecznej i ekonomicznej aktywności. Zajmują również centralne miejsce w badaniach
operacyjnych. Przez lata doprowadziły one do utworzenia kilku modeli i algorytmów, które
również znalazły zastosowanie na wielu innych naukowych i przemysłowych polach.
Transport jest złożoną dziedziną angażującą wielu graczy i wiele poziomów decyzyjnych,
wiele niepewności i znaczne kapitałowe wydatki. Żeby pozostać konkurencyjnym, sektor ten
musi bardziej niż kiedykolwiek polegać na olbrzymiej ilości danych, złożonych i
wyrafinowanych modelach i technikach optymalizacyjnych, jak również potężnej technologii
komputerowej i informacyjnej. Rewolucja teleinformatyczna ostatnich dekad spowodowała
niebywałe możliwości kontroli nawet najbardziej skomplikowanych procesów. Modelowanie
każdego procesu może uwzględnić ogromną liczbę parametrów, które można monitorować na
każdym etapie procesu. Fleet Manager może uzyskać odpowiedź na ekranie swojego
monitora, czy kierowca ciężarówki jadącej z Wrocławia do Frankfurtu w tej chwili robi to, co
do niego należy.
Bibliografia:
http://www.softra.pl
www.pascom.pl
www.qbs.com.pl
www.netpolska.com
www.flota.com.pl
Opracowali:
Magdalena Małeck
Maciej Zawal