zapytanie ofertowe 21_03_2012

Komentarze

Transkrypt

zapytanie ofertowe 21_03_2012
Warszawa, dnia 21.03.2012 r.
Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OA/26/17/1/AB/12
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
cenowej dotyczącej usługi opracowania koncepcji i zorganizowania w Warszawie rowerowej gry
miejskiej promującej projekty transportowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 wraz z kampanią promującą to przedsięwzięcie.
Przedstawiona wycena posłuży Zamawiającemu do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia
w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie
z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113,
poz. 759 z późn. zm.).
1. Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmował będzie:
a) Doprecyzowanie koncepcji i organizację rowerowej gry miejskiej, w tym m.in.: obsługa
techniczna, redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprezy, wg wytycznych
wskazanych w części III ust 1,
b) Opracowanie koncepcji, strategii (w tym kampanii PR) oraz hasła akcji promującej rowerową
grę miejską – całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form
przekazu,
c) Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem
rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez
Wykonawcę)
d) Opracowanie szczegółowych media planów wraz z rekomendacjami (w oparciu o aktualne
badania marketingowe, co najmniej z II połowy 2011 r.) oraz z podaniem wszystkich
wskaźników,
e) Opracowanie harmonogramu działań,,
f) Zakup mediów i nośników,
g) Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej wg wytycznych wskazanych w części III ust. 2-3:
- produkcja materiałów reklamowych,
- emisja, ekspozycja i dystrybucja materiałów reklamowych.
h) Przygotowanie raportu z realizacji gry miejskiej oraz przeprowadzenia akcji promocyjnej,
i) Archiwizacja wszystkich treści powstałych w wyniku realizacji umowy na CD/DVD,
przygotowanie egz. archiwalnych materiałów typu gadżety; przygotowanie dokumentacji
fotograficznej nt. przeprowadzonych działań, np. outdooru oraz realizacja filmu promującego
(klipu) z przebiegu imprezy (Każda płyta/opakowanie powinna być prawidłowo oznakowana
zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, tj. powinna zawierać: tytuł akcji promocyjnej,
informację o tym, co jest nagrane na płycie, termin emisji, logotyp POIiŚ, logo CUPT, flagę UE
z napisem Unia Europejska, Fundusz Spójności, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
oraz hasło programu „Dla rozwoju infrastruktury i środowiska”, informacja
o współfinansowaniu gry miejskiej ze środków UE wg. następującego wzoru:
„Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko”,
j) Przekazanie Zamawiającemu majątkowych praw autorskich, praw pokrewnych oraz
zależnych do treści powstałych w wyniku realizacji umowy bez ograniczeń i na wszystkich
polach eksploatacji.
2. Kluczowe założenia organizacji rowerowej gry miejskiej
a) Grupa docelowa
Przedsięwzięcie skierowane jest do mieszkańców Miasta St. Warszawy, przy czym uczestnikami
gry mogą być osoby w wieku 18+.
b) Zasięg
Miasto St. Warszawa.
c) Czas trwania
Gra miejska: 1 dzień, wrzesień 2012 r.
Minimalny czas trwania głównej części akcji promocyjnej w radiu oraz w środkach transportu
miejskiego -minimum 35 dni.
Prowadzenie konta na portalu społecznościowym i dedykowanej strony www od sierpnia
do października 2012 r.
Prowadzenie działań PR od sierpnia do września 2012 roku.
Termin przeprowadzenia ewaluacji oraz przekazania wyników ewaluacji, raportu końcowego
podsumowującego przeprowadzenie gry miejskiej wraz z promocją i materiałów archiwalnych –
maksymalnie do października 2012 r.
d) Szacowany czas i przebieg rozgrywek
- czas gry: całodzienna ok. 6 godz., obejmująca min. 20 punktów (w tym do uwzględniania
w rozgrywce: min. 8 punktów związanych z projektami transportowymi realizowanych
w ramach PO IiŚ – zgodnych z zał. nr 1 i/lub 6 punktów niewymagających obsługi tzw.
bezosobowych i/lub 5 punktów związanych z historią i rozwojem transportu miejskiego
w Warszawie i/lub 1 punkt lotny z wykorzystaniem tramwaju typu Swing)
- po zakończeniu rozgrywek ok. 30 min. uroczyste ogłoszenie wyników o określonej godzinie,
w określonym miejscu w centrum Warszawy.
e) Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników
Ustalenia dla rozgrywek:
- gra z rejestracją uczestników przez stronę WWW,
- wiek uczestników: 18+,
- zespoły 3 osobowe, min. 330 uczestników
- możliwość wypożyczenia przez uczestników darmowych rowerów na czas rozgrywek min. 30
sztuk (z czego min. 10 sztuk z tzw. damską ramą)
- przejazdy specjalnie wynajętym na potrzeby imprezy co najmniej 1 tramwajem typu Swing
(z możliwością przejazdu z rowerem)
- nagrody w konkursach poprzedzających grę miejską (np. w na portalu społecznościowym)
zapewnia Wykonawca
- pakiety powitalne
- nagrody np: 3 rowery, 3 urządzenia typu tablet, 3 longboardy (wg specyfikacji w ust. 2 lit f pkt
5 zapewnia Wykonawca,
- nagrody dla osób biorących udział w konkursach rozgrywanych w ramach punktu lotnego(min.
30 szt.)
- dyplomy dla każdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Wykonawca
f) Zakres prac Wykonawcy
1. Kompleksowe opracowanie koncepcji rowerowej gry miejskiej.
2. Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia.
3. Koordynacja przebiegu rowerowej gry miejskiej, obejmująca:
 Przeprowadzenie rejestracji uczestników – rejestracja przez Internet.
 Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych dla każdego
z uczestników gry, obejmujących minimum:
- mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek format A2 w liczbie zgodnej
z planowaną liczbą uczestników + 10%
- koszulki reklamowe z nadrukiem -koszulki bawełniane, nadruk na jednej stronie 4+0
CMYK), w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10%
- baton energetyczny, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 50%
- napój izotoniczny 0,5 l, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 50%
- długopis reklamowy promujący grę miejską (nadruk 4+0 CMYK) w liczbie zgodnej
z planowaną liczbą uczestników + 10%
- karta konkursowa -Format dowolny,
 Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grze – minimum 16 animatorów
oraz 3 koordynatorów, posługujących się językiem polskim i angielskim,
 Bieżące dokumentowanie przebiegu gry (fotografowanie oraz filmowanie
najciekawszych wydarzeń) oraz bieżące zamieszczanie relacji z przebiegu gry na stronie
internetowej wskazanej przez Zamawiającego w formie materiału zawierającego opisy
i zdjęcia) oraz zmontowanie 3-minutowowego filmiku z przebiegu gry (najpóźniej
w ciągu 5 dni roboczych od daty relacjonowanej gry).
4. Zapewnie dodatkowych atrakcji, motywujących do udziału w grze miejskiej:
 możliwość wypożyczenia przez uczestników sprawnych darmowych rowerów na czas
rozgrywek min. 30 sztuk (z czego min. 10 sztuk z tzw. damską ramą)
 zapewnienie lotnego serwisu rowerowego dla uczestników gry (z możliwością wymiany
np. pękniętej dętki, naoliwieniem łańcucha itp.)
 przejazd na trasie rowerowej gry miejskiej co najmniej jednym tramwajem typu Swing
dedykowanym dla uczestników imprezy
5. Zapewnienie nagród rzeczowych :
 Nagrody główne za zajęcie pierwszego miejsca: 3 rowery [rama: karbonowa;, widelec z
blokadą skoku (min. 100 mm), kaseta tył – min. 9-rzędowa, kaseta przód – min. 3rzędowa; waga roweru z osprzętem maks. 12,5 kg)]
 Nagrody za drugie miejsce: 3 tablety z oprogramowaniem (o następujących min.
parametrach: przekątna ekranu LCD min.: 9”, , system operacyjny: Android 3.x lub
równoważny, wi-fi, 3G)
 Nagrody za trzecie miejsce: 3 loangboardy (sklejka: klon kanadyjski, min. 7-warstwowa,
kółka kauczukowe)

Nagrody w konkursach przeprowadzonych w ramach punktu lotnego – propozycja
Wykonawcy (min. 30 sztuk)
 Nagrody w konkursach w ramach kampanii PR – propozycja Wykonawcy
6. Zapewnienie zabezpieczenia imprezy:
ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej imprez (OC), ambulansu medyczny w liczbie: 1
szt. z obsadą personalną: kierowca (1 osoba), ratownik (1 osoba), lekarz medycyny
posiadający odpowiednie uprawnienia do wykonywania czynności w zakresie
zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi medycznej masowych imprez plenerowych;
uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy;
właściwe przygotowanie i oznakowanie punktów rowerowej gry miejskiej, niezbędne do
przeprowadzenia imprezy; odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu
zaistniałe podczas rowerowej gry miejskiej, wynikające z winy Wykonawcy lub osób
obsługujących imprezę; uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie
organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę
3.Kreacja i produkcja elementów reklamowych
1) Elementy graficzne
a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów
poszczególnych nośników,
b) Projekt logotypu akcji promującej rowerową grę miejską, uwzględniający nazwę domeny
internetowej, który będzie używany we wszystkich materiałach promocyjnych,
c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu
gry miejskiej
- mapki gracza,
- koszulki,
- długopisy,
- karty gracza.
d) Kompleksowe przygotowanie layout’u strony internetowej poświęconej całej akcji
promującej rowerową grę miejską oraz materiałów graficznych na stronę,
e) Kreacja i produkcja plików produkcyjnych materiałów do emisji w Internecie:
 banner animowany – rozmiar minimalny 800 x 250 pikseli o pojemności min. 107 kB,
format flash skompilowany do pliku .swf,
 banner na konto/fanpage.
Powyższe projekty graficzne muszą być spójne z pozostałymi materiałami promocyjnymi
i muszą być przygotowane w taki sposób, by możliwa była zmiana ich rozmiaru bez utraty
jakości oraz czytelności przekazu.
2) Spot radiowy
a) Produkcja przez doświadczone w tym zakresie studio nagrań (co najmniej 50 spotów
reklamowych wyprodukowanych na przestrzeni 2 lat) 1 spotu zapowiadającego o długości
30 sekund (w tym formułka o źródle finansowania) czytanego przez co najmniej 2
doświadczonych profesjonalnych lektorów (głos damski i męski).
b) Formuła spotu atrakcyjna, interesująca, dynamiczna, zachęcająca do udziału w rowerowej
grze miejskiej oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego,
musi budzić pozytywne skojarzenia nt. PO IiŚ oraz Unii Europejskiej.
c) Przygotowanie spotu uwzględni następujące warunki:
- opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw
pokrewnych,
- przedstawienie koncepcji realizacyjnej – tekst spotu, podkład muzyczny, lektorzy – do
akceptacji Zamawiającego (do wyboru: 2 różne wersje tekstu bazowego; co najmniej 3
podkłady muzyczne, po 3 głosy lektorów damskich i męskich),
- możliwość udziału przedstawiciela Zamawiającego w trakcie nagrania spotu,
- poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym,
- kosztorys wyłącznych praw do muzyki na określony czas i terytorium,
- przekazanie kopii nośników Zamawiającemu.
3) Spot filmowy do emisji na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej
a) Produkcja 1 spotu 10 sekundowego, bez dźwięku.
b) Opracowanie planszy startowej i planszy końcowej spotu.
c) Spoty muszą mieć formułę atrakcyjną, interesującą, dynamiczną, zachęcającą do udziału w
rowerowej grze miejskiej oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez
Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. PO IiŚ oraz Unii Europejskiej.
d) Przygotowanie spotów uwzględni następujące elementy:
- opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw
pokrewnych
- rekomendację Wykonawcy (producent filmowy) wraz z uzasadnieniem,
- rekomendację doświadczonego reżysera z uzasadnieniem i wskazaniem operatora (może
być to jedna osoba tzw. „reż.-op.”), ew. scenografa i kostiumologa, wybór reżysera w
uzgodnieniu z Zamawiającym,
- preprodukcję – co najmniej 1 spotkanie przedprodukcyjne z Zamawiającym,
- przedstawienie koncepcji realizacyjnej przez reżysera (treatment),
- casting aktora/aktorów na podstawie uzgodnionych z Zamawiającym wytycznych
castingowych (casting brief),
- lokalizacje uzgodnione z Zamawiającym,
- zdjęcia filmowe (shoot) z możliwością obecności Zamawiającego na planie,
- postprodukcję, montaż off-line,
- wersję reżyserską (director’s cut),
- poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym,
- animację komputerową logotypu słowno-graficznego oraz elementów spotu,
- kolaudacje na etapach: off-line, director’s cut, zgranie i kolaudacja ostateczna.
e) Parametry techniczne spotu:
- format: MPEG2,
- rozdzielczość: 720 x 576 (16:9),
- bitrate: 4906 kbps.
4.Zakup czasu antenowego, zakup nośników, emisja i ekspozycja ITP.
1)
Radio
Emisja minimum 140 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym całą
aglomerację warszawską. Rozpoczęcie emisji na minimum 28 dni przed terminem gry miejskiej
w Warszawie, emisja do dnia gry miejskiej – minimum 5 razy dziennie w godzinach największej
słuchalności (łącznie 28 dni x 5 spotów dziennie). Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby
słuchaczy na terenie Warszawy (w grupie wiekowej 18 -35 lat) i zbudować jak największy zasięg
efektywny.
2) Emisja spotów na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej
Emisja przez cały czas trwania głównej części akcji promocyjnej, tj. przez min. 35 dni,
częstotliwość emisji: 4 spoty w ciągu godziny, na minimum 50 ekranach w środkach komunikacji
miejskiej kursujących na terenie Warszawy.
3) Kampania PR
Dobór i uzasadnienie doboru proponowanych kanałów dotarcia do grup docelowych kampanii
i narzędzi, za pomocą których postawione cele zostaną zrealizowane:
a) Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR
b) Hasło przewodnie i key visual spójne z pozostałymi elementami kampanii promującej
rowerową grę miejską
c) Partnerstwa i patronaty medialne, które wzmocnią oddziaływanie kampanii :

Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania koncepcji i przedstawienia propozycji
wyboru patronackich/partnerskich działań w mediach tradycyjnych (TV, radio, prasa)
i Internecie. Zadaniem Wykonawcy będzie finalizacja rozmów, koordynacja i nadzór nad
działaniami partnerskimi, które polegać będą
na bezpłatnym umieszczeniu
banerów/informacji prasowej na nośnikach lub antenie partnerów. Wykonawca może
pozyskać więcej patronatów, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego.

Wykonawca musi pozyskać minimum 5 patronatów, w tym: 1 radia lokalnego, 1 portalu
internetowego, 1 portalu branżowego – transport lub/i rowery, 1 tytułu prasowego
(gazeta codzienna, ogólnopolska) 3 patronaty z obszaru: internetu i mediów tradycyjnych,
lokalnych.

Wykonawca musi zaplanować minimum 5 konkursów, które przeprowadzi z patronami
mediowymi (w tym koncepcja i nagrody)

Należy podać sumaryczną liczbę roboczogodzin przewidzianych dla obsługi działań
opisanych w powyżej oraz stawkę godzinową, a także koszty obsługi wynikające z działań
opisanych w tym punkcie.
d) Prowadzenie działań w Internecie (social, strona internetowa, zaplanowanie minimum 3
konkursów mających na celu powiększenie ilości fanów, przygotowanie komunikatów –
kontentu na stronę internetową i social media).
e) Opracowanie i wykonanie kompletnych materiałów prasowych; wysyłka materiałów do
dziennikarzy i wydawców w wersjach papierowych i elektronicznych.
f) Przygotowanie prezentacji – wystawy podczas wydarzenia w eksponowanej w wynajętym
tramwaju typu Swing (zakupionym przy wsparciu PO IiŚ), który będą kursowały przez
centrum Warszawy na trasie zgodnej z trasą gry
g) Monitoring mediów obejmujący okres kampanii public relations.
Informacje dotyczące warunków składania ofert:
1. Oferta powinna zawierać kalkulację cenową obejmującą całkowity koszt przedmiotu
zamówienia:
Nazwa
Wartość netto
w PLN
Stawka
podatku
VAT
Wartość
brutto w PLN
Usługa opracowania koncepcji i zorganizowania w
Warszawie rowerowej gry miejskiej promującej
projekty transportowe realizowane w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2007-2013 wraz z kampanią promującą to
przedsięwzięcie.
2.
Cena powinna być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Ofertę należy przesłać na adres mailowy [email protected] do dnia 28.03.2012 do godz. 10.00.
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OK/26/17/1/AB/12.
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Podobne dokumenty