Raks 2000 Administrator - Raksmistrz.pl serwis oprogramowania

Transkrypt

Podręcznik użytkownika
wersja 4.0
Część pierwsza
Instalacja systemu
Część druga
Administrator
 RAKS Spółka z o.o., Warszawa 2010
Oprogramowanie dla małych i średnich firm
WARUNKI LICENCJI NA UŻYTKOWANIE OPROGRAMOWANIA RAKS 2000
1.
Warunki Licencji stanowią prawnie wiążącą umowę pomiędzy osobą fizyczną lub prawną (Licencjobiorcą) i firmą
RAKS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Licencjodawca) z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowska 51,
03-812 Warszawa zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000099583.
2.
Przedmiotem Warunków Licencji jest oprogramowanie RAKS2000 (zwane dalej „Oprogramowaniem”). Przez
instalowanie, kopiowanie lub użycie Oprogramowania Licencjobiorcą zgadza się przestrzegać postanowień niniejszych
Warunków Licencji.
3.
Jeśli Licencjobiorca nie zgadza się z postanowieniami Warunków Licencji, nie może instalować, kopiować ani używać
Oprogramowania.
4.
Postanowienia niniejszych Warunków Licencyjnych stosuje się do wszelkich udostępnionych form wyrażenia
Oprogramowania, w tym odpowiednio do wersji ewaluacyjnej Oprogramowania oraz do poszczególnych składowych
produktu tj. do instrukcji obsługi, jak i również do wszelkich udostępnionych zmian i uzupełnień, w tym ulepszeń i
aktualizacji Oprogramowania.
ZAKRES LICENCJI
5.
Licencja upoważnia Licencjobiorcę do korzystania z Oprogramowania na polu eksportacji polegającej na:
•
wprowadzaniu danych do pamięci komputera i zwielokrotnianiu Oprogramowania w pamięci komputera,
•
dostosowanie Oprogramowania bez naruszenia kodów źródłowych do platformy sprzętowej i konfiguracji
używanej przez Licencjobiorcę.
6.
Warunkiem uzyskania licencji oraz kodu aktywacji jest zakup Oprogramowania tj. uregulowanie w całości należności,
wraz z podatkiem VAT oraz skuteczne doręczenie do Licencjodawcy wypełnionej Karty Rejestracyjnej. Po spełnieniu
powyższych warunków licencja jest udzielana bezterminowo chyba, że inne warunki zakupu danej wersji
Oprogramowania stanowią inaczej.
7.
Cena obejmuje wyłącznie podane w ofercie: typ systemu, ilość obsługiwanych firm, funkcjonalności oraz liczbę
stanowisk na których dana funkcjonalność może być równocześnie uruchomiona.
8.
Licencjobiorca może rozbudować Oprogramowanie o dodatkowe funkcjonalności, stanowiska, liczbę obsługiwanych
firm tylko pod warunkiem posiadania obowiązującego Pakietu Aktualizacyjnego na używaną do tej pory wersję
Oprogramowania.
9.
Jeżeli zakres licencji nie stanowi inaczej, Oprogramowanie może być używany w jednej jednostce organizacyjnej
przedsiębiorstwa, której adres zostanie wskazany w karcie rejestracyjnej, wyłącznie dla przetwarzania własnych danych
i tylko na potrzeby jednej, określonej jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa
10. Oprogramowanie, może być używane poza jednostką organizacyjną przedsiębiorstwa Licencjobiorcy wskazaną w
karcie rejestracyjnej (np. na komputerze przenośnym lub z wykorzystaniem technologii zdalnego dostępu) wyłącznie w
przypadku, gdy dane przetwarzane w ten sposób, są danymi tej jednostki organizacyjnej Licencjobiorcy.
11. Licencjobiorca uprawniony jest do wykorzystania Oprogramowania w celu odpłatnego lub nieodpłatnego świadczenia
usług na rzecz innych podmiotów, pod warunkiem że nabędzie specjalny typ Oprogramowania z przeznaczeniem do
użytku w Biurach Rachunkowych i będzie miał prawo do prowadzenia takiej działalności lub wykupi licencje z
możliwością obsługi Dodatkowych Firm.
12. Licencja na dokumentacje towarzyszącą Oprogramowaniu jest udzielana tylko na wewnętrzny, niekomercyjny użytek.
13. Licencjobiorca obowiązany jest do zachowania w tajemnicy kodów licencyjnych i kodów aktywacyjnych, które są
nadawane i przekazywane Licencjobiorcy na jego koszt i ryzyko.
14. Licencjobiorca umożliwi Licencjodawcy dostęp do zainstalowanego Oprogramowania w celu zweryfikowania
zgodności jego użytkowania z zakresem udzielonej Licencji.
OPIS INNYCH PRAW I OGRANICZEŃ
15.
Odtwarzanie, dekompilacja i deasemblacja Oprogramowania są zabronione.
16. Licencjobiorca nie może Oprogramowania wynajmować, wypożyczać, wydzierżawiać ani świadczyć za jego
pośrednictwem usług komercyjnego udostępniania.
17. Treść instrukcji użytkownika do Oprogramowania nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń w stosunku
do Licencjobiorcy
18. Licencjobiorca może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Warunków Licencji na osoby trzecie wyłącznie po
uzyskaniu pisemnej zgody Licencjodawcy i dokonaniu opłaty manipulacyjnej zgodnie z aktualnym cennikiem
Licencjodawcy. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości i wyraża na to zgodę, że Licencjodawca zastrzega sobie
prawa do nie udzielenia zgody do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Warunków Licencji osobom
trzecim.
19.
Licencjodawca nie gwarantuje spełnienia wszystkich oczekiwań Licencjobiorcy w konkretnym zastosowaniu
Oprogramowania. W interesie Licencjobiorcy leży zapoznanie się w wersją ewaluacyjną Oprogramowania i jego
możliwościami.
20.
Licencjodawca dokłada wszelkich starań w celu uzyskania maksymalnie poprawnego algorytmu Oprogramowania,
jednak nie gwarantuje jego pełnej bezbłędności.
21.
Licencjobiorca zgadza się, że Licencjodawca może wykorzystywać informacje techniczne otrzymane od Licencjobiorcy
i wykorzystywać je wyłącznie w ramach oferowanego Pakietu Aktualizacyjnego lub w celu usprawniania swoich
produktów lub udostępniania Licencjobiorcy niestandardowych usług lub technologii i nie będzie ujawniać tych
informacji w formie pozwalającej na identyfikację ich źródła.
WARUNKI PAKIETU AKTUALIZACYJNEGO
22.
Zakup Pakietu Aktualizacyjnego możliwy jest wyłącznie na wszystkie stanowiska, funkcjonalności oraz dodatkowe
firmy zainstalowane i użytkowane przez Licencjobiorcę, na określony w momencie zakupu okres.
23. W przypadku gdy Licencjobiorca zakupił Oprogramowanie u Autoryzowanego Partnera Handlowego, usługi w ramach
Pakietu Aktualizacyjnego świadczone są przez Autoryzowanego Partnera Handlowego w innych przypadkach przez
Licencjodawcę.
24.
W okresie, który obejmuje Pakiet Aktualizacyjny, Licencjobiorca ma prawo do:
•
uzyskania wsparcia w zakresie korzystania z Oprogramowania poprzez następujące kanały komunikacji: email,
telefon, fax,
•
pobrania ze strony internetowej Licencjodawcy nowych wersji Oprogramowania.
25. Licencjodawca lub Autoryzowany Partner Handlowy może odmówić świadczeń w ramach Pakietu Aktualizacyjnego w
przypadku stwierdzenia przeterminowanych należności Licencjobiorcy.
26.
Licencjodawca zastrzega sobie prawo nie oferowania Pakietu Aktualizacyjnego dla Oprogramowania w wersji dla
Samodzielnych Przedsiębiorców.
ZASTRZEŻENIE PRAW I WŁASNOŚCI
27. Firma RAKS Sp. z o.o. zastrzega sobie wszystkie prawa nie udzielone Licencjobiorcy w sposób wyraźny na mocy
niniejszych Warunków Licencji. Oprogramowanie jest chronione prawem autorskim oraz innymi ustawami i umowami
o ochronie własności intelektualnej. Prawa własności, prawa autorskie i inne prawa własności intelektualnej do
Oprogramowania należą do firmy RAKS Sp. z o.o. lub jej dostawców. Oprogramowanie jest licencjonowane a nie
sprzedawane. Na mocy niniejszych Warunków Licencji nie udziela się Licencjobiorcy żadnych praw do znaków
towarowych.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
28. Naruszenie warunków licencji powoduje utratę praw licencyjnych i gwarancyjnych przez Licencjobiorcę, a ponadto
Licencjodawca może dochodzić swoich roszczeń z tytułu tego naruszenia, w zakresie i w sposób zgodny z polskim
prawodawstwem.
29. W terminie 7 dni od wygaśnięcia, w tym od rozwiązania licencji, Licencjobiorca ma obowiązek zniszczyć wszystkie
kopie Oprogramowania i wszystkie jego składniki, z zachowaniem prawa do Licencjodawcy do wynagrodzenia.
30.
Licencjodawca uprawniony jest do powierzania wykonania Umowy osobom trzecim.
31. Sprawy sporne rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Licencjodawcy.
32. Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w Umowie Licencyjnej mają zastosowanie
przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przedmiotem licencji jest prawo
do użytkowania modułu systemu RAKS 2000, zwanego dalej PROGRAMEM.
Spis treści
Część pierwsza: Instalacja
systemu
Rozdział 1
Rozdział 5
Wprowadzenie ...................................................................... 1-1
Informacje podstawowe ......................................................... 1-1
Integracja i zgodność aplikacji ......................................... 1-2
Praca grupowa i współdzielenie danych .......................... 1-2
Bezpieczeństwo ................................................................ 1-2
Praca w sieci komputerowej............................................. 1-2
Wymagania sprzętowe ........................................................... 1-2
Prawa autorskie ...................................................................... 1-3
Modyfikacja składników systemu ...................................... 5-1
Uruchomienie programu instalacyjnego................................ 5-1
Instalacja/deinstalacja składników systemu .......................... 5-2
Rozdział 2
Rozdział 7
Rozpoczęcie instalacji .......................................................... 2-1
Uruchomienie programu instalacyjnego ................................ 2-1
Uruchomienie automatyczne............................................ 2-1
Uruchomienie ręczne........................................................ 2-1
Błędy uruchamiania instalatora ........................................ 2-2
Ekran powitalny instalatora.................................................... 2-3
Rozdział 3
Instalacja systemu ................................................................ 3-1
Umowa licencyjna.................................................................. 3-1
Wybór składników systemu ................................................... 3-2
Wybór rodzaju instalacji ........................................................ 3-2
Wybór lokalizacji docelowej.................................................. 3-3
Wybór lokalizacji skrótów ..................................................... 3-5
Kopiowanie plików ................................................................ 3-6
Zakończenie instalacji ............................................................ 3-7
Rozdział 4
Aktualizacja systemu ........................................................... 4-1
Uruchomienie programu instalacyjnego ................................ 4-1
Wybór aktualizowanych składników systemu....................... 4-2
Kontrola licencji ..................................................................... 4-2
Kopiowanie plików ................................................................ 4-3
Synchronizacja danych........................................................... 4-3
Zakończenie aktualizacji ........................................................ 4-4
Rozdział 6
Deinstalacja systemu............................................................ 6-1
Deinstalacja systemu.............................................................. 6-2
Aktualizacja systemu w starszej wersji – zmiana programu
instalacyjnego ....................................................................... 7-1
Wskazanie lokalizacji kopii systemu ..................................... 7-2
Tworzenie kopii systemu ....................................................... 7-2
Aktualizacja systemu ............................................................. 7-3
Ponowne uruchomienie instalatora ........................................ 7-3
Rozdział 8
Programy instalacyjne dostępne na stronie WWW ......... 8-1
Podział programów instalacyjnych ........................................ 8-1
Działanie programów instalacyjnych..................................... 8-1
Rozdział 9
Instalacja stacji roboczej ..................................................... 9-1
przy pomocy programu NetClient...................................... 9-1
Działanie programu................................................................ 9-1
Wskazanie lokalizacji systemu .............................................. 9-2
Wybór instalowanych składników......................................... 9-3
Tworzenie skrótów, instalacja BDE ...................................... 9-3
Zakończenie instalacji............................................................ 9-4
Część druga: Raks
2000 Administrator
Rozdział 1
Rozdział 7
Wprowadzenie ...................................................................... 1-1
Struktura systemu ................................................................... 1-1
Funkcje modułu Administrator .............................................. 1-2
Nadzór nad bazami danych .............................................. 1-2
Wymiana danych .............................................................. 1-2
Kontrola dostępu do danych............................................. 1-3
Licencje ................................................................................. 7-1
Dane licencji........................................................................... 7-1
Informacje o licencji......................................................... 7-1
Zmiana rodzaju instalacji ....................................................... 7-3
Zmiana: lokalna na sieciową ............................................ 7-3
Zmiana: sieciowa na lokalną ............................................ 7-3
Zmiana rodzaju instalacji z przeniesieniem danych ........ 7-3
Nadawanie licencji ................................................................. 7-4
Typy licencji ..................................................................... 7-4
Rejestracja licencji ................................................................. 7-6
Rozdział 2
Obsługa programu ............................................................... 2-1
Uruchomienie programu ........................................................ 2-1
Metody uruchamiania programu ...................................... 2-2
Logowanie użytkownika .................................................. 2-2
Okno główne .......................................................................... 2-3
Wybrane zasady obsługi programu........................................ 2-5
Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe....................... 2-5
System pomocy................................................................. 2-6
Rozdział 3
Szybki start ........................................................................... 3-1
Zakładanie firm ...................................................................... 3-1
Definiowanie użytkowników ................................................. 3-2
Nadawanie uprawnień ............................................................ 3-2
Rozdział 4
Konfiguracja ......................................................................... 4-1
Edycja konfiguracji ................................................................ 4-1
Edycja ustawień konfiguracyjnych dla modułów ............ 4-2
Edycja pozostałych ustawień konfiguracyjnych .............. 4-3
Zapis konfiguracji do rejestru Windows................................ 4-3
Zapis konfiguracji do pliku .................................................... 4-3
Konfiguracja systemu po zmianie rodzaju instalacji ............. 4-4
Rozdział 5
Firmy ..................................................................................... 5-1
Zarządzanie listą firm w systemie.......................................... 5-1
Zakładanie firmy............................................................... 5-2
Edycja danych firmy......................................................... 5-6
Usuwanie firmy ................................................................ 5-6
Udostępnianie firmy modułom systemu ................................ 5-7
Rozdział 6
Użytkownicy i uprawnienia................................................. 6-1
Użytkownicy i grupy użytkowników..................................... 6-1
Sposób prezentacji struktury użytkowników ................... 6-2
Zakładanie grupy użytkowników ..................................... 6-3
Dodawanie użytkownika .................................................. 6-3
Edycja danych grupy lub użytkownika ............................ 6-4
Usuwanie grupy lub użytkownika.................................... 6-5
Inne operacje związane z użytkownikami........................ 6-5
Uprawnienia ........................................................................... 6-6
Prawa dostępu do modułów i uprawnienia administracyjne
.......................................................................................... 6-7
Uprawnienia szczegółowe w modułach ........................... 6-8
Rozdział 8
Archiwizacja danych............................................................ 8-1
Rola archiwizacji danych ....................................................... 8-1
Tworzenie archiwum.............................................................. 8-2
Wybór danych do archiwizacji......................................... 8-3
Wybór docelowego pliku archiwum ................................ 8-4
Dodatkowe opcje archiwizacji ......................................... 8-4
Proces archiwizacji........................................................... 8-4
Odtwarzanie danych z archiwum........................................... 8-5
Wybór odtwarzanego pliku archiwum ............................. 8-6
Wczytanie zawartości archiwum...................................... 8-6
Szczegółowe informacje o archiwum .............................. 8-6
Odtwarzanie wybranych danych ...................................... 8-7
Odtwarzanie danych jednej firmy .................................... 8-8
Rozdział 9
Naprawa baz danych ........................................................... 9-1
Procedura naprawy baz danych ............................................. 9-1
Wybór danych do naprawy .............................................. 9-2
Wybór metody naprawy ................................................... 9-3
Zaawansowane opcje naprawy......................................... 9-4
Przebieg naprawy ............................................................. 9-5
Rozdział 10
Uaktualnienie baz danych ................................................. 10-1
Procedura uaktualnienia....................................................... 10-1
Kontrola wersji posiadanych modułów.......................... 10-2
Wybór danych do uaktualnienia..................................... 10-3
Parametry uaktualnienia ................................................. 10-4
Przebieg uaktualnienia ................................................... 10-4
Rozdział 11
Eksport danych do zbioru .dbf ......................................... 11-1
Zakres danych eksportowanych do FK................................ 11-2
Ogólny schemat procedury eksportu ................................... 11-2
Wybór źródła eksportowanych danych.......................... 11-3
Wybór schematu księgowań........................................... 11-3
Wybór docelowego pliku eksportu ................................ 11-5
Dodatkowe parametry eksportu ..................................... 11-5
Uruchomienie i przebieg procedury eksportu................ 11-7
Eksport danych z modułu GM ............................................. 11-8
Wzorce księgowań w module GM ................................. 11-8
Wybór dokumentów do eksportu ................................... 11-9
Eksport danych z modułu KP............................................. 11-10
Wzorce księgowań w module KP ................................ 11-10
Wybór dokumentów do eksportu ................................. 11-12
Eksport danych z modułu KB ............................................ 11-14
Wzorce księgowań w module KB ................................ 11-14
Eksport danych z modułu ST ............................................. 11-16
Wzorce księgowań w module ST................................. 11-16
Rozdział 12
Eksport danych z GM do KR............................................ 12-1
Procedura eksportu............................................................... 12-1
Przygotowanie eksportu ................................................. 12-2
Dodatkowe parametry eksportu...................................... 12-3
Uruchomienie i przebieg procedury eksportu ................ 12-3
Rozdział 13
Eksport danych do ............................................................. 13-1
dokumentów tekstowych ................................................... 13-1
Procedura eksportu............................................................... 13-1
Wybór danych do eksportu............................................. 13-2
Wybór katalogu docelowego.......................................... 13-2
Uruchomienie i przebieg procedury eksportu ................ 13-2
Rozdział 14
Import danych do modułu FK .......................................... 14-1
Import bezpośredni z RAKS FK pod DOS.......................... 14-1
Przygotowanie danych do importu................................. 14-1
Wybór danych do importu.............................................. 14-2
Dodatkowe parametry importu....................................... 14-3
Uruchomienie importu danych....................................... 14-5
Import planu kont i bilansu otwarcia ............................. 14-6
Import kartoteki kontrahentów....................................... 14-7
Import dokumentów księgowych ................................... 14-7
Import wzorców księgowań ......................................... 14-12
Import kartoteki udziałowców (wspólników) .............. 14-13
Import tabel odsetek ..................................................... 14-13
Import dokumentów z pliku .dbf (dBase).......................... 14-13
Wybór danych do importu............................................ 14-14
Dodatkowe parametry importu..................................... 14-15
Uruchomienie importu danych z pliku......................... 14-15
Import kontrahentów z programu WF-MAG ..................... 14-18
Rozdział 15
Monitor systemu................................................................. 15-1
Aktywni użytkownicy systemu............................................ 15-1
Lista użytkowników ....................................................... 15-1
Odświeżanie listy użytkowników................................... 15-2
Zmiana użytkownika programu ........................................... 15-2
Rozdział 16
Pomoc .................................................................................. 16-1
Tematy pomocy.................................................................... 16-1
RAKS Online ....................................................................... 16-1
O programie.......................................................................... 16-1
Struktura pliku eksportu do FK......................................... 1-1
Struktura pliku eksportu do KR ........................................ 1-1
Spis tabel
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Lista stron w programie RAKS 2000 Administrator... 2-4
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe ........... 2-5
Informacje o firmie ..................................................... 5-3
Informacje o użytkowniku.......................................... 6-4
Różne warianty operacji usuwania grup
i użytkowników.......................................................... 6-5
Przyciski służące do wyboru firm .............................. 6-9
Przyciski służące do wyboru uprawnień .................... 6-9
Wersje modułów współpracujących z nowym
systemem licencji........................................................ 7-2
Typy licencji ............................................................... 7-4
Zaznaczanie pozycji na drzewie wyboru danych ....... 8-3
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Algorytmy naprawy baz danych................................. 9-3
Parametry uaktualnienia baz danych ........................ 10-4
Parametry eksportu danych do pliku .dbf................. 11-6
Schemat księgowań modułu RAKS 2000 GM .......... 11-8
Parametry eksportu danych z modułu GM
do pliku .dbf.............................................................. 12-3
Parametry importu danych z programu
RAKS FK pod DOS.................................................. 14-4
Edycja symbolu dziennika księgowań ..................... 14-9
Struktura pliku eksportu w formacie RAKS 5.x ........ 1-1
Struktura pliku eksportu z RAKS 2000 GM do
RAKS 2000 KR............................................................ 1-1
Część
pierwsza
Instalacja systemu
ROZDZIAŁ
1
Wprowadzenie
Niniejszy rozdział zawiera ogólny opis cech i wymagań stawianych przez RAKS 2000 system zarządzania firmą – oprogramowanie wspomagające pracę małych i średnich firm.
Informacje podstawowe
RAKS 2000 – system zarządzania firmą jest grupą aplikacji baz danych wspomagających
prowadzenie małych i średnich firm lub przedsiębiorstw. System przeznaczony jest dla
systemów operacyjnych firmy Microsoft : Windows 95/98/ME i Windows NT/2000.
System RAKS 2000 jest rozwiązaniem opartym o nowoczesną technologię, wykorzystującą
zalety 32-bitowego środowiska Windows, które pozwoli Państwu odczuć znaczne
zwiększenie wygody pracy. Inteligentny, graficzny interfejs użytkownika oferuje możliwość
jednoczesnego otwierania wielu okien, kopiowania i wklejania tekstu, graficznej prezentacji
danych oraz zastosowania wielu innych funkcji usprawniających pracę.
W skład systemu wchodzą następujące moduły :
•
FK
- Finanse i Księgowość,
•
GM
- Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż,
•
KB
- Kasa i Bank,
•
KP
- Kadry i Płace,
•
KR
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów,
•
ST
- Ewidencja i Amortyzacja Środków Trwałych.
Wprowadzenie 1-1
Integracja i zgodność aplikacji
System RAKS 2000 składa się z kilku aplikacji, które w zależności od potrzeb mogą
pracować niezależnie, bądź w połączeniu ze sobą – tworząc system umożliwiający wymianę
danych pomiędzy modułami. Powoduje to zmniejszenie kosztów kształcenia personelu i
eksploatacji programu.
Praca grupowa i współdzielenie danych
System RAKS 2000 umożliwia jednoczesną wspólną pracę wielu użytkowników programu.
Zarejestrowani użytkownicy systemu mogą pracować jednocześnie w tym samym module.
Wprowadzając i analizując dane korzystają ze wspólnej przestrzeni roboczej.
Bezpieczeństwo
System RAKS 2000 zapewnia definiowalny system wewnętrznych haseł i uprawnień
nadawanych użytkownikowi, co chroni dane przed niepowołanym dostępem. Mechanizmy
archiwizacji i kontroli danych wspomagają administratora systemu w profilaktyce
zabezpieczającej dane przed awariami systemu.
Praca w sieci komputerowej
Programy klasy RAKS 2000 zapewniają swą budową poprawne działanie w typowych
sieciach komputerowych.
Programy mogą pracować w następujących sieciach :
•
sieci typu „Peer – to – Peer”, np.: Windows 95, 98, Lantastic 6, 7 ,
•
sieci o architekturze serwer – końcówka, tj.: Novell 3.X, 4.X, Windows NT, 2000.
Wymagania sprzętowe
Aby móc korzystać z oprogramowania RAKS 2000, muszą zostać spełnione następujące
wymagania sprzętowe:
1
1-2 Wprowadzenie
PROCESOR
•
Procesor 266MHz lub szybszy (preferowany 400MHz lub szybszy)
•
Kompatybilne typy procesorów:
Intel® Celeron®, Pentium® II, Pentium® III lub Pentium® 4
AMD® K6®-2, K6®-III, Athlon™ lub Duron™
2
PAMIĘĆ RAM
• Minimum 64 MB (preferowane 128 MB lub więcej)
• W przypadku równoczesnego uruchamiania kilku modułów systemu na jednym
stanowisku, należy odpowiednio zwiększyć ilość dostępnej pamięci operacyjnej
3
DYSK TWARDY
• Około 100 MB wolnego miejsca na dysku dla zainstalowania wszystkich modułów
systemu
• Minimum 20 MB wolnego miejsca na dysku dla baz danych każdej firmy
obsługiwanej przez system
4
KARTA GRAFICZNA, MONITOR
• Karta graficzna Super VGA z obsługą co najmniej 256 kolorów (preferowana
obsługa pełnej palety 32-bitowej True Color)
• Minimalna rozdzielczość ekranu: 800x600 (preferowane 1024x768)
5
SYSTEM OPERACYJNY
•
Wymagany system operacyjny:
Microsoft® Windows® 95 / 98 / Me / 2000 / XP
Microsoft® Windows® NT Workstation 4.0 lub Microsoft® Windows® NT
Server 4.0 - wymagany Service Pack 3 lub nowszy
•
Wersja językowa systemu operacyjnego: polska lub PanEuropean
Prawa autorskie
Program ten chroniony jest przez prawo autorskie i umowy międzynarodowe.
Nieautoryzowane kopiowanie lub dystrybucja tego programu lub jego części jest zabronione
i grozi odpowiedzialnością karną oraz będzie ścigane sądownie z całą surowością prawa.
Wprowadzenie 1-3
1-4 Wprowadzenie
ROZDZIAŁ
2
Rozpoczęcie instalacji
Niniejszy rozdział zawiera opis uruchomienia programu instalacyjnego i rozpoczęcia procesu
instalacji systemu RAKS 2000.
Uruchomienie programu instalacyjnego
Przed rozpoczęciem instalacji systemu RAKS 2000 należy zamknąć wszystkie uruchomione
programy systemu RAKS 2000 oraz inne programy wykorzystujące motor bazy danych
Borland Database Engine (BDE).
Uwaga
Instalację systemu RAKS 2000 na komputerze z systemem operacyjnym Windows NT /
2000 / XP powinien przeprowadzić użytkownik posiadający uprawnienia administratora
systemu.
Uruchomienie automatyczne
Po włożeniu dysku CD z Instalatorem systemu RAKS 2000 do stacji CD-ROM program
instalacyjny powinien uruchomić się automatycznie. Na ekranie pojawi się okno instalatora z
informacją o stanie przygotowań do przeprowadzenia instalacji.
Uruchomienie ręczne
Jeżeli program instalacyjny nie uruchomi się automatycznie, należy uruchomić go ręcznie.
Aby ręcznie uruchomić program instalacyjny należy:
1
Z menu „Start” systemu Windows wybrać polecenie „Uruchom”. Pojawi się okno
dialogowe „Uruchamianie” .
2
W polu „Otwórz” wpisać lokalizację dysku CD z programem instalacyjnym systemu
RAKS 2000 (np. D:\), a następnie wpisać nazwę programu instalacyjnego – setup.exe.
Rozpoczęcie instalacji 2-1
3
Kliknąć przycisk [OK] - zostanie uruchomiony instalator systemu RAKS 2000.
4
Wykonać instrukcje pojawiające się na ekranie.
Błędy uruchamiania instalatora
Jeżeli Instalator systemu RAKS 2000 wykryje uruchomiony program wykorzystujący
Borland Database Engine, to na ekranie pojawi się następujący komunikat:
Po naciśnięciu przycisku [OK] program instalacyjny zostanie zamknięty. Należy zamknąć
wszystkie uruchomione programy i ponownie uruchomić Instalatora.
Podczas uruchamiania programu instalacyjnego na ekranie może się także pojawić
komunikat informujący o uruchomionym już programie instalacyjnym. W takim przypadku
należy sprawdzić, czy program instalacyjny został rzeczywiście już uruchomiony. Jeżeli tak,
to należy zakończyć jego działanie i w razie potrzeby uruchomić program ponownie. W
zależności od systemu operacyjnego fakt uruchomienia programu może spowodować
pojawienie się następującego komunikatu: „BŁĄD INSTALOWANIA PLIKU
IKERNEL.EXE”. Jeżeli program instalacyjny nie jest uruchomiony to należy wykonać
restart systemu operacyjnego i uruchomić program ponownie. W przypadku dalszych
problemów należy skontaktować się z producentem bądź dystrybutorem oprogramowania.
2-2 Rozpoczęcie instalacji
Ekran powitalny instalatora
Po uruchomieniu programu instalacyjnego na ekranie pojawi się ekran powitalny programu
instalacyjnego.
Naciśnięcie przycisku [DALEJ] rozpoczyna instalację systemu natomiast naciśnięcie
przycisku [ANULUJ] kończy proces instalacji. Zakończenie instalacji jest poprzedzone
wyświetleniem okna potwierdzenia. Aby zakończyć instalację należy kliknąć przycisk
[TAK]. Kliknięcie przycisku [NIE] spowoduje powrót do ekranu powitalnego instalatora.
Rozpoczęcie instalacji 2-3
ROZDZIAŁ
3
Instalacja systemu
Niniejszy rozdział zawiera informacje niezbędne do poprawnego zainstalowania nowych
składników systemu RAKS 2000. Opisany został przypadek pierwszej instalacji systemu.
Szczególną uwagę zwrócono na różnice występujące pomiędzy instalacją przeprowadzaną na
stanowisku lokalnym a instalacją w sieci komputerowej. W przypadku instalacji w sieci
omówiono instalację na serwerze. Instalacja na kolejnych stacjach roboczych jest opisana w
rozdziale poświęconym instalacji systemu na stacjach roboczych z wykorzystaniem
programu NetClient.
Umowa licencyjna
Po uruchomieniu programu instalacyjnego i przejściu przez ekran powitalny, na ekranie
pojawia się okno z treścią warunków licencji na używanie instalowanego oprogramowania.
Prosimy dokładnie zapoznać się z treścią tej umowy.
Aktualizacja systemu 3-1
Aby zainstalować programy wchodzące w skład systemu RAKS 2000, należy zaakceptować
umowę licencyjną (opcja [Akceptuję warunki Umowy licencyjnej]). Wybranie drugiej opcji
spowoduje zamknięcie programu instalacyjnego. Naciśnięcie przycisku [WSTECZ] pozwala
powrócić do okna powitalnego natomiast naciśnięcie przycisku [ANULUJ] przerywa proces
instalacji.
Wybór składników systemu
Po zatwierdzeniu warunków umowy licencyjnej na ekranie pojawia się okno ze składnikami
systemu RAKS 2000 wyświetlonymi w postaci drzewa. Domyślnie zaznaczone są wszystkie
składniki, co oznacza, że wszystkie zostaną zainstalowane. Modyfikacja zaznaczenia
składników spowoduje instalację wybranych elementów systemu.
Wybór rodzaju instalacji
System RAKS 2000 może być instalowany na dwa sposoby:
1
Instalacja lokalna
Oprogramowanie systemu RAKS 2000 będzie kopiowane do folderu znajdującego się na
lokalnym dysku komputera. System zainstalowany lokalnie może być użytkowany
jedynie na komputerze, na którym się znajduje. Dane poszczególnych programów
systemu nie mogą być udostępniane innym stacjom roboczym do pracy sieciowej. Jest to
instalacja jednostanowiskowa.
3-2 Instalacja systemu
2
Instalacja sieciowa
Oprogramowanie systemu RAKS 2000 będzie kopiowane do folderu znajdującego się na
dysku sieciowym lub lokalnym dysku komputera udostępnionym w sieci dla innych stacji
roboczych.
Wybór rodzaju instalacji polega na wciśnięciu jednego z dwóch przycisków znajdujących
się w kolejnym oknie instalatora.
Uwaga
Uwaga
Poprawne wykonanie instalacji sieciowej wymaga spełnienia następujących warunków:
•
Na serwerze i wszystkich końcówkach sieciowych muszą być zainstalowane
najnowsze wersje systemów operacyjnych, tzn. należy zainstalować wszystkie
uaktualnienia Service Pack , które zostały wydane do tej pory przez producenta
systemu.,
•
Serwer i wszystkie końcówki sieciowe muszą być poprawnie skonfigurowane do pracy
sieciowej (ustawione właściwe parametry protokołu TCP/IP).
Po wykonaniu instalacji lokalnej możliwa jest zmiana rodzaju instalacji na sieciową (i
odwrotnie) bez potrzeby deinstalacji całego systemu. Więcej informacji na ten temat
znajduje się w instrukcji obsługi modułu RAKS 2000 Administrator, w rozdziale
poświęconym konfiguracji systemu.
Wybór lokalizacji docelowej
Po wybraniu rodzaju instalacji pojawia się okno umożliwiające ustalenie lokalizacji, w której
zostanie zainstalowany system RAKS 2000. Lokalizacja, w której mogą być zainstalowane
składniki systemu RAKS 2000, zależy od wybranego rodzaju instalacji (lokalna / sieciowa).
Domyślną lokalizacją dla systemu RAKS 2000 jest folder C:\Program Files\Raks2000 na
lokalnym komputerze. Wciśnięcie przycisku [ZMIEŃ] wywołuje okno wyboru folderu.
Folder docelowy można wskazać lub wpisać jego pełną nazwę w kontrolce o nazwie
"Ścieżka".
Jeżeli wybranym rodzajem instalacji jest instalacja lokalna to wybrana lokalizacja musi
wskazywać na folder z dysku lokalnego komputera natomiast w przypadku instalacji
sieciowej lokalizacja ta musi wskazywać na folder udostępniony uprzednio do pracy w sieci
komputerowej. W przypadku instalacji sieciowej należy rozróżnić dwa przypadki:
1
Instalacja na lokalnym komputerze przygotowanym do pełnienia funkcji serwera dla
innych stacji roboczych - lokalizacja może być wybrana poprzez wskazanie litery dysku
lokalnego i folderu docelowego (np. C:\Program Files\Raks2000) lub poprzez
wskazanie nazwy lokalnego komputera w Otoczeniu Sieciowym i udostępnionego
uprzednio do pracy w sieci folderu (np. \\KOMPUTER1\Raks2000 gdzie
KOMPUTER1 jest nazwą lokalnego komputera a Raks2000 jest folderem
udostępnionym do pracy w sieci).
2
Instalacja na innym komputerze w sieci komputerowej - lokalizacja może być wybrana
poprzez wskazanie litery dysku uprzednio zamapowanego folderu sieciowego (np. Z:
\Raks2000) lub poprzez wskazanie nazwy zdalnego komputera w Otoczeniu Sieciowym
i udostępnionego uprzednio do pracy w sieci folderu (np. \\KOMPUTER2\Raks2000
gdzie KOMPUTER2 jest nazwą komputera a Raks2000 jest folderem udostępnionym na
nim do pracy w sieci).
Zatwierdzenie lokalizacji polega na wciśnięciu przycisku [DALEJ].
Wybór lokalizacji skrótów
Kolejnym ekranem programu instalacyjnego jest okno wyboru lokalizacji tworzonych
skrótów. Skróty dotyczą wszystkich programów systemu RAKS 2000 oraz programu
administracyjnego motoru bazy danych BDE. Skróty te mogą być utworzone w
następujących lokalizacjach:
•
W menu „Start” sytemu Windows, w folderze Programy/Raks2000
•
Na pulpicie
•
W panelu sterowania (BDE)
Domyślnie wszystkie opcje są zaznaczone.
Aby kontynuować instalację po wybraniu lokalizacji dla skrótów, należy kliknąć przycisk
[DALEJ].
Kopiowanie plików
Ostatnim elementem instalacji systemu RAKS 2000 jest start kopiowania plików. Przed
startem kopiowania pojawia się następujący ekran:
Wciśnięcie przycisku [INSTALUJ] uruchamia proces kopiowania plików. Podczas
kopiowania pojawia się ekran z informacją o stanie procesu.
Zakończenie instalacji
Po zakończeniu kopiowania plików pojawia się ekran zawierający opcje wyświetlenia
piku(ów) z opisem zainstalowanych programów oraz automatycznego uruchomienia
programu administracyjnego:
Uruchomienie Administratora umożliwia zdefiniowanie danych firm, użytkowników,
nadanie uprawnień oraz obsługę innych danych administracyjnych (np. dane licencyjne).
Wciśnięcie przycisku [ZAKOŃCZ] kończy proces instalacji systemu RAKS 2000.
Więcej informacji ...
Szczegółowy opis obsługi programu RAKS 2000 Administrator, w tym operacji
zakładania firmy, znajduje się w instrukcji tego modułu.
ROZDZIAŁ
4
Aktualizacja systemu
Niniejszy rozdział zawiera opis procesu aktualizacji systemu RAKS 2000, czyli instalacji
nowszych wersji składników systemu.
Wskazówka
Aby móc przeprowadzić procedurę uaktualnienia określonego modułu systemu RAKS
2000, na danym komputerze musi być poprawnie zainstalowana jedna z poprzednich
wersji tego modułu.
Pierwszym krokiem jest uruchomienie programu instalacyjnego. Podczas uruchamiania
program automatycznie wykryje zainstalowane uprzednio składniki systemu RAKS 2000. Po
uruchomieniu pojawi się ekran z wyborem opcji.
Wybór opcji [UAKTUALNIJ / NAPRAW] umożliwi aktualizację systemu.
Wybór aktualizowanych składników systemu
Po wybraniu opcji [UAKTUALNIJ / NAPRAW] pojawia się ekran ze składnikami systemu.
Widoczne są tylko te składniki, które były uprzednio zainstalowane. Wszystkie składniki są
zaznaczone. Odznaczenie zaznaczonych składników oznacza, że nie będą one aktualizowane.
Kontrola licencji
Po zaznaczeniu składników, które mają być zaktualizowane program instalacyjny
rozpoczyna aktualizację systemu. Warunkiem koniecznym do aktualizacji elementów
systemu RAKS 2000 jest odpowiedni stan danych licencyjnych. Każdy aktualizowany
program musi być zarejestrowany. Dodatkowo termin bezpłatnej aktualizacji dla programu
nie może poprzedzać daty opublikowania wersji umieszczonej na płycie CD. Program
instalacyjny dokonuje sprawdzenia danych licencji i wyświetla informację o konieczności
rejestracji. W przypadku upłynięcia terminu bezpłatnej aktualizacji pojawia się okno
umożliwiające wprowadzenie klucza licencyjnego otrzymywanego od producenta
oprogramowania po wykupieniu uaktualnienia.
4-2 Aktualizacja systemu
Kopiowanie plików
Po sprawdzeniu poprawności danych licencji instalator rozpoczyna kopiowanie plików.
Synchronizacja danych
Po skopiowaniu plików program instalacyjny przeprowadza weryfikację poprawności oraz
synchronizację danych modułu Administrator. Jeżeli na tym etapie zostaną wykryte błędy ,
to pokaże się komunikat z informacją, której tabeli dotyczy błąd. W takiej sytuacji nastąpi
przerwanie procesu instalacji, a wszystkie dotychczas wykonane operacje zostaną cofnięte.
Aby rozwiązać problem, należy sporządzić archiwum baz danych systemu i skontaktować
się z dystrybutorem systemu lub działem serwisu producenta oprogramowania.
Zakończenie aktualizacji
Po zakończeniu kopiowania plików pojawia się ekran zawierający opcje wyświetlenia
piku(ów) z opisem zaktualizowanych programów oraz automatycznego uruchomienia
programu administracyjnego.
Uruchomienie Administratora umożliwia wykonanie aktualizacji baz danych. Wciśnięcie
przycisku [ZAKOŃCZ] kończy proces instalacji systemu RAKS 2000.
4-4 Aktualizacja systemu
Szczegółowy opis obsługi programu RAKS 2000 Administrator, w tym operacji
uaktualnienia baz danych, znajduje się w instrukcji tego modułu.
ROZDZIAŁ
5
Modyfikacja składników systemu
Niniejszy rozdział zawiera opis procesu modyfikacji systemu RAKS 2000 czyli
doinstalowania kolejnych składników do systemu już zainstalowanego oraz deinstalacji
składników uprzednio zainstalowanych.
program automatycznie wykryje zainstalowane uprzednio składniki systemu RAKS 2000.
Po uruchomieniu pojawi się ekran z wyborem opcji.
Wybór opcji [ZMODYFIKUJ] umożliwi doinstalowanie kolejnych elementów systemu oraz
odinstalowanie elementów już zainstalowanych.
Modyfikacja składników systemu
5-1
Instalacja/deinstalacja składników systemu
Po wybraniu opcji [ZMODYFIKUJ] pojawia się ekran ze składnikami systemu.
Zainstalowane składniki systemu są zaznaczone. Zaznaczenie kolejnych elementów oznacza
ich doinstalowanie natomiast odznaczenie zaznaczonych oznacza ich deinstalację.
Jeżeli wybrano nowe składniki to kolejne etapy procesu instalacji są identyczne jak w
przypadku pierwszej instalacji systemu. W przypadku odinstalowania składników program
instalacyjny usunie wybrane elementy z lokalizacji, w których zostały zainstalowane. Jeżeli
odznaczono wszystkie zainstalowane elementy systemu a nie zaznaczono nowych to nastąpi
całkowita deinstalacja systemu RAKS 2000. Wciśnięcie przycisku [DALEJ] rozpocznie
proces instalacji/deinstalacji składników systemu RAKS 2000.
Uwaga
Deinstalacja systemu RAKS 2000 (całkowita i częściowa) nie spowoduje usunięcia bazy
danych systemu. Usunięte zostaną jedynie pliki binarne oraz wpisy konfiguracyjne.
5-2 Modyfikacja składników systemu
ROZDZIAŁ
6
Deinstalacja systemu
Niniejszy rozdział zawiera opis procesu całkowitej deinstalacji systemu RAKS 2000.
program automatycznie wykryje zainstalowane uprzednio składniki systemu RAKS 2000.
Po uruchomieniu pojawi się ekran z wyborem opcji.
Wybór opcji [USUŃ] umożliwi odinstalowanie elementów już zainstalowanych.
6-1
Po wybraniu opcji [USUŃ] i wciśnięciu przycisku [DALEJ] pojawia się okno potwierdzenia
operacji deinstalacji systemu. Jeżeli nastąpi potwierdzenie to program instalacyjny dokona
całkowitej deinstalacji systemu RAKS 2000.
Uwaga
Deinstalacja systemu RAKS 2000 (całkowita i częściowa) nie spowoduje usunięcia bazy
danych systemu. Usunięte zostaną jedynie pliki binarne oraz wpisy konfiguracyjne.
6-2 Deinstalacja systemu
ROZDZIAŁ
7
Aktualizacja systemu w starszej
wersji – zmiana programu
instalacyjnego
Niniejszy rozdział zawiera opis procesu aktualizacji systemu RAKS 2000 zainstalowanego
przy użyciu starszej wersji programu instalacyjnego. Obecna wersja programu instalacyjnego
powstała z wykorzystaniem najnowszej wersji narzędzia do tworzenia programów
instalacyjnych co powoduje brak kompatybilności z poprzednią wersją programu. Aby
ułatwić użytkownikom skorzystanie z nowego programu został on wyposażony w
mechanizm automatycznego uaktualnienia elementów instalacji.
Po uruchomieniu programu instalacyjnego następuje identyfikacja wersji instalacji. W
przypadku wykrycia starszej wersji pojawia się następujący ekran:
Aktualizacja systemu – zmiana programu instalacyjnego
7-1
Wskazanie lokalizacji kopii systemu
Operacja uaktualnienia wymaga od użytkownika podania lokalizacji, w której program
instalacyjny utworzy kopię danych stałych programów, danych Administratora i plików
.Exe.
Po wskazaniu lokalizacji program tworzy kopię systemu oraz dokonuje uaktualnienia plików
niezbędnych do działania najnowszej wersji instalatora. Uaktualnienie nie wymaga od
użytkownika wykonywania dodatkowych czynności.
Tworzenie kopii systemu
Operacja utworzenia kopii systemu jest niezbędna do prawidłowego przeprowadzenia
procesu aktualizacji systemu. Jest to operacja dość czasochłonna!
7-2 Aktualizacja systemu – zmiana programu instalacyjnego
Podczas jej wykonywania program instalacyjny wyświetla ekran z informacją o stanie
procesu.
Aktualizacja systemu
Po wykonaniu archiwum systemu program instalacyjny dokonuje aktualizacji plików
niezbędnych do działania instalatora systemu RAKS 2000. Podczas aktualizacji pojawia się
ekran informujący o stanie procesu.
Ponowne uruchomienie instalatora
Operacja uaktualnienia jest jednorazowa i ma jedynie na celu zapewnienie poprawnego
działania instalatora. Nie dokonuje ona aktualizacji ani modyfikacji składników systemu
RAKS 2000. Aby wykonać właściwą instalację systemu należy ponownie uruchomić
program instalacyjny i wybrać właściwą opcję. Program instalacyjny poinformuje o tym
fakcie wyświetlając okno komunikatu po zakończeniu operacji uaktualnienia plików.
Aktualizacja systemu – zmiana programu instalacyjnego
7-3
7-4 Aktualizacja systemu – zmiana programu instalacyjnego
ROZDZIAŁ
8
Programy instalacyjne dostępne na
stronie WWW
Niniejszy rozdział zawiera opis sposobu wykorzystania programów instalacyjnych systemu
RAKS 2000 dostępnych poprzez stronę internetową.
Podział programów instalacyjnych
W celu zapewnienia maksymalnej elastyczności i prostoty programy instalacyjne dostępne
na stronie WWW są podzielone na poszczególne elementy systemu RAKS 2000. Oznacza to,
że każdy program posiada swój własny instalator. Umożliwia to selektywne pobieranie
programów instalacyjnych w zależności od rzeczywistych potrzeb użytkownika. Dostępne są
następujące programy instalacyjne:
1 Raks2000_BDE.Exe - instalator motoru bazy danych BDE
2 Raks2000_AD.Exe - instalator programu Administrator
3 Raks2000_FK.Exe - instalator programu Finanse i Księgowość
4 Raks2000_GM.Exe - instalator programu Gospodarka Magazynowa
5 Raks2000_KB.Exe - instalator programu Kasa i Bank
6 Raks2000_KP.Exe - instalator programu Kadry i Płace
7 Raks2000_KR.Exe - instalator programu Księga Przychodów i Rozchodów
8 Raks2000_ST.Exe - instalator programu Środki Trwałe
9 Raks2000.Exe - instalator całego systemu RAKS 2000
Działanie programów instalacyjnych
Działanie programów instalacyjnych dostępnych na stronie WWW jest analogiczne do działania
instalatora dostępnego na płycie CD. Po pobraniu programu należy go uruchomić i postępować
zgodnie z instrukcjami. Etapy instalacji są identyczne jak w przypadku instalacji z płyty CD.
Podstawową różnicą jest to, że instalator pojedynczego programu nie zawiera pozostałych
Programy instalacyjne dostępne poprzez WWW 8-1
składników systemu a co za tym idzie nie są one widoczne w oknie wyboru instalowanych
składników systemu. Dodatkowo programy instalacyjne dystrybuowane poprzez Internet nie
zawierają plików pomocy. Pliki te należy pobrać dodatkowo.
8-2 Programy instalacyjne dostępne poprzez WWW
ROZDZIAŁ
9
Instalacja stacji roboczej
przy pomocy programu NetClient
Niniejszy rozdział zawiera opis procesu instalacji systemu RAKS 2000 na stacji roboczej w
sieci komputerowej. Instalacja odbywa się z wykorzystaniem programu instalacyjnego
Raks2000_NetClient.exe.
Działanie programu
Program Raks2000_NetClient jest narzędziem umożliwiającym instalację systemu RAKS
2000 na stacji roboczej pracującej w sieci komputerowej. Instalacja stacji roboczej jest
elementem kolejnym w procesie sieciowej instalacji systemu i wymaga uprzedniego
zainstalowania systemu na komputerze przeznaczonym do pełnienia funkcji serwera dla
systemu RAKS 2000. Działanie programu Raks2000_NetClient polega na utworzeniu da
danym komputerze skrótów do programów, utworzeniu wpisów konfiguracyjnych w
rejestrze systemu Windows oraz instalacji motoru bazy danych BDE.
Pierwszym krokiem jest uruchomienie programu instalacyjnego. Program instalacyjny
Raks2000_NetClient.Exe znajduje się na płycie CD w folderze NetClient i wymaga ręcznego
uruchomienia.
Instalacja stacji roboczej – NetClient 9-1
Po uruchomieniu instalatora pojawia się ekran powitalny.
Wskazanie lokalizacji systemu
Kolejnym etapem jest wskazanie lokalizacji w sieci komputerowej, w której zainstalowano
uprzednio system RAKS 2000.
Lokalizacja może być wskazana przez mapowany dysk sieciowy lub przez nazwę
komputera i folder udostępniony do pracy w sieci. Wciśnięcie przycisku [ZMIEŃ]
wywołuje okno wyboru folderu. Po wciśnięciu przycisku [DALEJ] program instalacyjny
przejdzie do kolejnych opcji.
9-2 Instalacja stacji roboczej – NetClient
Wybór instalowanych składników
Po wskazaniu lokalizacji zainstalowanego systemu program instalacyjny wyświetli ekran
umożliwiający wskazanie składników, które mają być zainstalowane na danym stanowisku
sieciowym.
Po wskazaniu składników program instalacyjny dokona sprawdzenia, czy we wskazanej
lokalizacji znajdują się wybrane składniki. Jeżeli w podanej lokalizacji nie zainstalowano
wybranych składników systemu to program informuje o tym fakcie i umożliwia wskazanie
poprawnej lokalizacji.
Tworzenie skrótów, instalacja BDE
Kolejnym etapem instalacji jest wybór lokalizacji skrótów dla systemu oraz BDE. Po
wyborze lokalizacji skrótów program instalacyjny rozpoczyna kopiowanie plików BDE,
oraz tworzy wpisy konfiguracyjne i odpowiednie skróty do programów systemu.
Instalacja stacji roboczej – NetClient 9-3
Zakończenie instalacji
Ostatnim oknem programu instalacyjnego jest ekran informujący o zakończeniu procesu
instalacji. Po zakończeniu instalacji system RAKS 2000 jest dostępny na danym stanowisku
sieciowym.
9-4 Instalacja stacji roboczej – NetClient
Część druga
Administrator
ROZDZIAŁ
1
Wprowadzenie
Miło jest nam powitać Państwa w gronie użytkowników systemu RAKS 2000 – grupy
nowoczesnych aplikacji wspomagających zarządzanie małych i średnich firm. Niniejsza
instrukcja ma na celu zapoznanie Państwa z możliwościami i sposobem obsługi modułu
RAKS 2000 Administrator – programu narzędziowego służącego do administracji pakietem
oraz technicznej obsługi baz danych.
Struktura systemu
System RAKS 2000 składa się z kilku osobnych programów, zwanych modułami. Każdy
moduł wspomaga nieco inny profil działalności firmy. W zależności od potrzeb programy te
mogą pracować w sposób całkowicie od siebie niezależny lub też tworzyć zintegrowany
system umożliwiający wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi modułami
Obecnie w skład pakietu RAKS 2000 wchodzą następujące programy:
• FK - Finanse i Księgowość
• GM - Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż
• KP - Kadry i Płace
• KB - Kasa i Bank
• KR - Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
• ST
- Ewidencja i Amortyzacja Środków Trwałych
Niezależnie od przyjętej konfiguracji systemu, do poprawnego działania wymienionych
programów niezbędny jest dodatkowy moduł - RAKS 2000 Administrator. W odróżnieniu od
pozostałych modułów, których funkcjonalność jest ściśle związana z określoną dziedziną
działalności gospodarczej firmy, program RAKS 2000 AD jest programem typowo
narzędziowym. Do jego głównych zadań należy zapewnienie kontroli dostępu do danych,
nadzór nad strukturą oraz prawidłowym działaniem baz danych, a także wymiana informacji
między modułami.
Wprowadzenie 1-1
Funkcje modułu Administrator
Funkcja, jaką w systemie RAKS 2000 może pełnić program Administrator, w znacznym
stopniu zależy od liczby zainstalowanych modułów oraz przyjętej konfiguracji systemu
(głównie chodzi o to, czy jest to praca lokalna, czy też praca w sieci komputerowej w
systemie wielodostępu). Generalnie, zadania realizowane przez program RAKS 2000
Administrator można podzielić na trzy grupy:
1 nadzór nad strukturą oraz prawidłowym działaniem baz danych systemu
2 wymiana informacji między modułami wewnątrz systemu, a także eksport i import
danych z programów zewnętrznych
3 zarządzanie pracą użytkowników systemu oraz kontrola dostępu do danych
Nadzór nad bazami danych
W prostych systemach, w których poszczególne moduły systemu RAKS 2000 pracują w
sposób niezależny jako oddzielne aplikacje, program RAKS 2000 AD odpowiada głównie za
prawidłowe funkcjonowanie baz danych. Uzupełnia on pozostałe moduły o kilka
użytecznych funkcji, takich jak:
•
zakładanie, edycja, usuwanie firm
•
archiwizacja danych
•
kontrola i naprawa baz danych
•
uaktualnienie wersji baz danych programu
Wymiana danych
W systemach, w których jednocześnie zainstalowanych jest kilka modułów RAKS 2000,
program RAKS 2000 AD odpowiada za wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi
modułami. Powstaje w ten sposób zintegrowany system, w którym różnego typu dokumenty
wprowadzone w jednym z modułów mogą być w prosty sposób przeniesione do modułu o
charakterze finansowo-księgowym (FK, KR), gdzie podlegają ostatecznemu rozliczeniu i
zaksięgowaniu.
Obecnie, program RAKS 2000 AD umożliwia:
•
import do modułu RAKS 2000 FK danych pochodzących z innych modułów systemu
RAKS 2000 (GM, KB, KP, ST)
•
import do modułu RAKS 2000 FK danych pochodzących z programu finansowoksięgowego RAKS pod DOS w wersji 4.x i 5.x, a także z programu magazynowego
WF-MAG firmy Wa-Pro
•
eksport danych z modułu RAKS 2000 GM do modułu RAKS 2000 KR
•
eksport danych z modułów RAKS 2000 GM, KB, KP i ST do programu finansowoksięgowego RAKS pod DOS w wersji 5.x
1-2 Wprowadzenie
Kontrola dostępu do danych
W rozbudowanych systemach, w których z tych samych danych może jednocześnie
korzystać wiele osób (głównie w systemach opartych o sieci komputerowe), program RAKS
2000 AD ma za zadanie wspomóc osobę administratora takiego systemu w zarządzaniu pracą
poszczególnych użytkowników, a także zapewnić odpowiednią kontrolę dostępu do danych.
Program umożliwia w tym względzie m.in.:
•
dodawanie lub usuwanie użytkowników systemu
•
edycję haseł dostępu oraz nadawanie użytkownikom uprawnień do wykonywania
określonych operacji, zarówno w samym programie RAKS 2000 AD, jak i w
poszczególnych modułach wchodzących w skład systemu RAKS 2000
•
monitorowanie użytkowników aktualnie pracujących w systemie
•
nadawanie nowych licencji sieciowych
Wszystkie wymienione powyżej funkcje programu RAKS 2000 AD zostaną bardziej
szczegółowo omówione w kolejnych rozdziałach niniejszej instrukcji.
Wprowadzenie 1-3
1-4 Wprowadzenie
ROZDZIAŁ
2
Obsługa programu
W niniejszym rozdziale omówiony zostanie sposób uruchomienia programu RAKS 2000
Administrator, w tym procedura logowania użytkownika. Ponadto opisane zostanie okno
główne programu oraz wymienione zostaną najważniejsze zasady jego obsługi.
Uruchomienie programu
Aby móc uruchomić program RAKS 2000 Administrator (podobnie jak i pozostałe moduły
wchodzące w skład systemu RAKS 2000), muszą zostać spełnione następujące wymagania
sprzętowe:
•
komputer z procesorem Pentium 200MHz (preferowane Pentium 300MHz ) lub
nowszym,
•
system operacyjny Microsoft Windows 95/98 wersja polska lub PanEuropean, lub
Microsoft Windows NT wersja 4.0 i wyższe,
•
minimum 32 MB pamięci RAM (preferowane 64 MB ),
•
minimum 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym (łącznie dla wszystkich modułów
systemu)
•
karta graficzna Super VGA z obsługą co najmniej 256 kolorów w rozdzielczości
800x600 pikseli,
•
Microsoft Mouse lub inne zgodne urządzenie wskazujące.
Program pracuje poprawnie w sieciach Windows 95, 98, Lantastic 6, 7, Novell 3.x, 4.x, 5.x,
Windows NT.
Obsługa programu 2-1
Metody uruchamiania programu
Program RAKS 2000 Administrator może być uruchomiony na dwa sposoby:
1
Bezpośrednio, z poziomu systemu Windows
Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak każdej innej aplikacji
pracującej pod systemem operacyjnym Windows. W tym celu można m.in.:
•
Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (chyba, że w czasie instalacji
systemu zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie)
•
Z menu „Start” wybrać pozycję ProgramyÆRAKS 2000ÆAdministrator
•
Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, w którym zainstalowany jest
system RAKS 2000 (np. C:/Program Files/RAKS2000), przejść do podkatalogu
BIN/AD i uruchomić znajdujący się tam program RaksAD.exe
Po uruchomieniu programu widoczna będzie jego strona główna, zawierająca m.in.
informację o wersji programu.
2
Z poziomu wybranego modułu systemu RAKS 2000
W menu poszczególnych modułów systemu RAKS 2000 dostępne są funkcje, które
pozwalają uruchomić moduł RAKS 2000 Administrator w celu wykonania konkretnego
zadania, np. założenia firmy lub archiwizacji danych. Jeśli skorzystamy z takiej opcji,
bieżący moduł jest zamykany, a w jego miejsce uruchamiany jest moduł administracyjny
z automatycznie wybraną odpowiednią stroną (np. stroną do edycji firm, stroną
archiwizacji, itp.). Po wykonaniu stosownych operacji i zamknięciu programu RAKS
2000 Administrator następuje powrót do poprzednio uruchomionego modułu.
Logowanie użytkownika
Jak wcześniej wspomniano, w systemie RAKS 2000 może być zdefiniowanych wielu
użytkowników, z których każdy posiada swój unikalny identyfikator, hasło i indywidualny
zestaw uprawnień. Aby zatem ustalić, który z użytkowników w danym momencie zamierza
uruchomić program, konieczna jest procedura logowania.
Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w systemie RAKS 2000 funkcjonuje tylko jeden
użytkownik – „Główny administrator” (identyfikator: „ADMIN”, brak hasła). W związku z
tym procedura logowania przebiega automatycznie i po uruchomieniu programu od razu
wyświetlane jest jego okno główne.
Inaczej jest, gdy lista użytkowników zostanie rozszerzona lub gdy jedynemu użytkownikowi
systemu zostanie nadane hasło. Wtedy przy każdym starcie programu RAKS 2000
Administrator wyświetlane jest okno do logowania (patrz rysunek). Wówczas możliwość
uruchomienia programu jest uzależniona od podania poprawnego identyfikatora i hasła.
Uwaga
Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła program jest
automatycznie zamykany.
2-2 Obsługa programu
1
Podaj identyfikator
użytkownika (max 8 znaków)
2
Podaj hasło użytkownika
(max 8 znaków)
Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (wpisywane litery są
automatycznie zamieniane na wielkie). Natomiast przy wprowadzaniu hasła wielkość liter
jest istotna.
Okno główne
Okno główne programu RAKS 2000 Administrator składa się z kilku części. Ich rola została
wyjaśniona na poniższym rysunku.
Menu główne
Umożliwia szybki dostęp do
wybranych funkcji programu
Etykieta strony
Wyświetla nazwę bieżącej strony
Pasek Outlook / Lista folderów
Umożliwia wybór aktualnie
wyświetlanej strony. Aby przejść
do innego zestawu stron, należy
kliknąć zakładkę grupy
Data i godzina
Wyświetla informację o
bieżącej dacie i czasie
Strona
Zawiera zestaw pól edycyjnych i innych
elementów kontrolnych służących do
realizacji określonej funkcji programu
Użytkownik
Wyświetla informację o bieżącym
użytkowniku programu
Wskaźnik zaawansowania
Wyświetla nazwę oraz stopień zaawansowania
aktualnie wykonywanej operacji
Zasadniczym elementem głównego okna programu jest strona (folder). Każda strona zawiera
zestaw pól edycyjnych, przycisków i innych elementów kontrolnych, które służą do
realizacji określonej funkcji programu (np. archiwizacji danych). Wszystkie strony zostały
podzielone na cztery zestawy funkcjonalne zwane grupami.
W poniższej tabeli wymienione zostały wszystkie strony dostępne w programie RAKS 2000
Administrator. Obok opisu każdej strony podano numer rozdziału niniejszej instrukcji, w
którym znaleźć można szczegółowe informacje na temat danej funkcji programu.
Tabela 1
Lista stron w programie RAKS 2000 Administrator
Grupa
Strona
RAKS 2000
Administrator
Konfiguracja
Edycja ustawień konfiguracyjnych systemu RAKS 2000
4
Firmy
Zakładanie, edycja i usuwanie firm; wskazywanie, w
których modułach systemu dana firma ma być dostępna
5
Użytkownicy i
uprawnienia
Zakładanie, edycja, usuwanie użytkowników oraz grup
użytkowników; nadawanie uprawnień administracyjnych
oraz uprawnień szczegółowych do operowania na danych
poszczególnych firm
6
Licencje
Informacje o posiadanych licencjach,; nadawanie nowej
licencji; rejestracja modułu
7
Archiwizacja
danych
Tworzenie archiwum wybranych danych systemu;
odtwarzanie danych z archiwum
8
Naprawa danych
Kontrola poprawności baz danych; naprawa uszkodzeń
9
Uaktualnienie baz
danych
Dostosowanie struktury baz danych do posiadanych
wersji oprogramowania
10
Eksport do pliku
.dbf
Eksport danych modułów RAKS 2000 GM, KB, KP i ST
do zbioru w standardzie dBase w formacie
obsługiwanym przez moduł RAKS 2000 FK oraz przez
program RAKS FK pod DOS.
11
Eksport z GM do
KR
Eksport danych modułu RAKS 2000 GM do zbioru w
standardzie dBase w formacie obsługiwanym przez
moduł RAKS 2000 KR
12
Eksport do plików
.txt
Eksport wybranej części danych systemu do dokumentów
tekstowych
13
Import do FK
Import do modułu RAKS 2000 FK danych pochodzących
z programu RAKS FK pod DOS, a także ze zbioru dBase
utworzonego w wyniku eksportu z modułów RAKS 2000
GM, KB, KP i ST
14
Monitor
systemu
Monitor systemu
Przeglądanie listy użytkowników pracujących w systemie
15
Wejdź jako
Zmiana bieżącego użytkownika programu RAKS 2000
Administrator
15
Pomoc
Tematy pomocy
Uruchomienie systemu pomocy wybranego modułu
systemu RAKS 2000
16
RAKS Online
Linki do wybranych stron serwisu internetowego firmy
RAKS Sp. z o. o.
16
O programie
Strona główna programu RAKS 2000 Administrator
16
Wymiana
danych
Opis
Nr rozdziału
Wyboru aktywnej strony można dokonać na trzy sposoby:
1
Za pomocą głównego menu
Pozycje w menu głównym odpowiadają poszczególnym grupom. Po rozwinięciu pozycji
menu uzyskujemy możliwość wyboru jednej ze stron wchodzących w skład danej grupy.
2
Za pomocą paska Outlook
Grupy stron są mają postać zakładek. Po wybraniu odpowiedniej zakładki (w tym celu
należy kliknąć belkę z tytułem danej grupy) stają się widoczne ikony poszczególnych
stron należących do tej grupy.
3
Za pomocą listy folderów
Lista stron dostępnych w programie jest wyświetlana w formie drzewa. W celu wyboru
strony należy najpierw rozwinąć gałąź danej grupy (kliknąć znak „+” znajdujący się z
lewej strony nazwy grupy), a następnie wybrać żądaną stronę.
Rozwiązania 2. i 3. są stosowane zamiennie. Sposób przełączania stron (wybór pomiędzy
paskiem Outlook a listą folderów) można w dowolnej chwili zmienić poprzez wybranie
pozycji „Widok” z menu głównego.
Wybrane zasady obsługi programu
Poza oknem głównym, w trakcie pracy programu RAKS 2000 Administrator wyświetlane są
różnego typu okna dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - użytkownik proszony
jest o podanie pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien
dialogowych ma z kolei formę list wyboru, w których poprzez zaznaczenie odpowiednich
pozycji wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien
stanowią różnego typu komunikaty, ostrzeżenia i pytania o potwierdzenie zamiaru
wykonania określonej operacji.
Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe
Część przycisków występuje w wielu miejscach w programie i spełnia podobna rolę.
Ponadto, w celu ułatwienia i przyspieszenia obsługi programu, funkcje przypisane do tych
przycisków można zwykle wywołać także za pośrednictwem odpowiednich skrótów
klawiaturowych.
Najważniejsze przyciski i przypisane im skróty klawiszowe zostały wymienione w poniższej
tabeli
Tabela 2
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe
Przycisk
Skrót
Opis
[DODAJ]
[Insert]
Utworzenie nowej pozycji w określonej kartotece (np. firmy, użytkownicy).
[EDYTUJ]
[F2]
[USUŃ]
[Delete]
Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji w kartotece.
Usunięcie wskazanej pozycji z kartoteki.
Tabela 2
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe (ciąg dalszy)
Przycisk
Skrót
Opis
[WYBIERZ]
[Enter]
Zatwierdzenie wyboru zaznaczonej pozycji do dalszego przetwarzania.
[ZATWIERDŹ]
[Ctrl]+[Enter]
[ANULUJ]
[Esc]
[Spacja]
Zapisanie dokonanych zmian.
Przerwanie aktualnie wykonywanej operacji bez zapisywania zmian.
Zaznaczenie bądź odznaczenie bieżącej pozycji na liście.
[+]
Zaznaczenie wszystkich pozycji na liście.
[-]
Odznaczenie wszystkich zaznaczonych pozycji na liście.
[Ctrl]+[F]
Ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według
podanych przez użytkownika kryteriów.
[Ctrl]+[S]
Wyszukiwanie określonego słowa lub frazy w wybranej kolumnie tabeli
[Ctrl]+[K]
Zmiana liczby wyświetlanych kolumn w tabeli
[Ctrl]+[E]
Eksport zaznaczonych pozycji na liście do pliku tekstowego
System pomocy
Na system pomocy modułu RAKS 2000 Administrator składają się następujące elementy:
•
Wskazówki dotyczące sposobu wykonania danej operacji trwale wpisane w większość
okien programu
•
Podpowiedzi dotyczące funkcji danego elementu okna (np. pola edycyjnego)
pojawiające się po przytrzymaniu kursora myszy nad tym obiektem
•
Kompleksowy opis danej funkcji programu uruchamiany po naciśnięciu przycisku [F1]
na klawiaturze.
ROZDZIAŁ
3
Szybki start
W niniejszym rozdziale krok po kroku przedstawiona zostanie sekwencja operacji konieczna
do wykonania w programie RAKS 2000 Administrator tuż po pierwszej instalacji systemu
RAKS 2000. Skrótowo omówiony zostanie sposób zakładania firmy, definiowania nowego
użytkownika systemu oraz nadawania uprawnień.
Poniższy opis uwzględnia jedynie te operacje, które są wymagane do pierwszego
uruchomienia właściwego modułu systemu RAKS 2000. Bardziej szczegółowy opis
procedury zakładania firm i użytkowników został zamieszczony w rozdziałach 5 i 6
niniejszej instrukcji.
Zakładanie firm
W celu założenia firmy, po uruchomieniu modułu RAKS 2000 Administrator trzeba wykonać
następującą sekwencję operacji:
1
Korzystając z menu głównego lub paska Outlook należy przejść na stronę „Firmy”.
2
Należy kliknąć przycisk [DODAJ] znajdujący się pod listą firm.
3
Pojawi się okno do edycji danych firmy. Na stronie „Dane identyfikacyjne” trzeba
wprowadzić nazwę pełną i skróconą firmy, a także określić jej rodzaj (osoba prawna czy
fizyczna). Pozostałe pola edycyjne można pozostawić niewypełnione, choć jeśli firma
ma być zakładana docelowo (a nie np. dla testu), warto jest od razu podać wszystkie
informacje.
4
W celu zapisania wprowadzonych danych i zamknięcia okna, należy kliknąć przycisk
[ZATWIERDŹ]. Założona firma powinna pojawić się na liście firm.
5
W sekcji „Moduły” należy zaznaczyć te moduły systemu RAKS 2000, w których dana
firma ma być dostępna.
Szybki start 3-1
6
Należy kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Program, po potwierdzeniu zamiaru
przypisania firmy do każdego ze wskazanych modułów, utworzy na dysku wymagane
bazy danych.
Po założeniu firmy należy nadać wybranym użytkownikom systemu prawa dostępu do
danych tej firmy.
Definiowanie użytkowników
Bezpośrednio po instalacji, w systemie RAKS 2000 funkcjonuje już jeden użytkownik –
„Główny Administrator”. Jest on domyślnie przypisany do grupy użytkowników o nazwie
„Administratorzy”.
Aby zdefiniować nowego użytkownika, wystarczy wykonać następujące operacje:
1
Należy przejść na stronę „Użytkownicy i uprawnienia”.
2
Jeśli zamierzamy utworzyć nową grupę użytkowników, należy kliknąć przycisk
[DODAJ GRUPĘ] znajdujący się pod listą użytkowników. Pojawi się okno dialogowe,
w którym trzeba podać nazwę dla zakładanej grupy. Zapisanie danych następuje po
kliknięciu przycisku [ZATWIERDŹ].
3
Aby uruchomić okno do edycji danych użytkownika, należy kliknąć przycisk
[DODAJ UŻYTKOW.]. Podajemy identyfikator użytkownika, jego imię i nazwisko oraz
hasło, które będzie wykorzystywane podczas logowania do programów. Na widocznej w
dolnej części okna liście grup zaznaczamy te, do których definiowany użytkownik ma
należeć. Aby ostatecznie zapisać dane, należy kliknąć przycisk {ZATWIERDŹ].
4
Utworzony użytkownik powinien pojawić się na liście użytkowników (we wszystkich
grupach, do których został przypisany).
Nadawanie uprawnień
Aby użytkownik mógł wykonywać określone operacje w poszczególnych modułach
systemu, należy nadać mu stosowne uprawnienia. W tym celu:
1
Należy przejść na stronę „Użytkownicy i uprawnienia”.
2
Na liście wszystkich użytkowników systemu należy wskazać tego użytkownika, którego
uprawnienia mamy zamiar edytować.
3
Za pomocą pól wyboru znajdujących się w sekcji „Uprawnienia administracyjne” (z
prawej strony okna) należy wskazać te moduły systemu RAKS 2000, które dany
użytkownik będzie miał prawo uruchamiać. Dla każdego modułu można dodatkowo
określić, które operacje techniczne na bazach danych tego modułu będzie mógł
użytkownik wykonywać.
Zapisanie listy uprawnień administracyjnych następuje po kliknięciu przycisku
[ZATWIERDŹ].
3-2 Szybki start
4
Należy kliknąć przycisk [UPRAWNIENIA W MODUŁACH] znajdujący się w sekcji o
tej samej nazwie. Spowoduje to uruchomienie okna dialogowego, dzięki któremu można
wskazać firmy w poszczególnych modułach, które będą dostępne dla wybranego
użytkownika. Należy:
•
Przejść na stronę żądanego modułu.
•
Na liście firm widocznych w danym module zaznaczyć klawiszem spacji te firmy,
do których użytkownik ma mieć prawo dostępu.
•
Dla każdej zaznaczonej firmy określić za pomocą pól wyboru znajdujących się po
prawej stronie szczegółowy zakres operacji, które będzie mógł użytkownik
wykonać po uruchomieniu danego modułu i wybraniu tej firmy.
Powyższe kroki należy powtórzyć dla wszystkich dostępnych modułów. Ostateczne
zapisanie wszystkich uprawnień odbywa się po kliknięciu przycisku [ZATWIERDŹ].
Po utworzeniu firm, zdefiniowaniu użytkowników i nadaniu im uprawnień można zamknąć
program RAKS 2000 Administrator i rozpocząć pracę z wybranym modułem.
Szybki start 3-3
3-4 Szybki start
ROZDZIAŁ
4
Konfiguracja
Strona „Konfiguracja” umożliwia edycję z poziomu programu RAKS 2000 Administrator
zapisów w rejestrze systemu Windows niezbędnych do poprawnego działania
poszczególnych modułów systemu RAKS 2000. Dzięki temu istnieje szansa „ręcznej”
zmiany konfiguracji systemu już po jego zainstalowaniu, w tym między innymi
dostosowania struktury katalogów systemu do aktualnej fizycznej lokalizacji danych. Oprócz
bezpośredniego operowania na rejestrze Windows, program RAKS 2000 AD pozwala także
na tworzenie plików zawierających kopie zapasowe przyjętych ustawień konfiguracyjnych.
Uwaga
Z funkcji omawianych w niniejszym rozdziale powinni korzystać wyłącznie zaawansowani
użytkownicy, pełniący funkcję administratorów systemu RAKS 2000 i tylko w sytuacji, gdy
wyraźnie zachodzi taka potrzeba. Nieumiejętna ingerencja w ustawienia rejestru systemu
Windows może doprowadzić do czasowego unieruchomienia jednego, a niekiedy nawet
wszystkich programów wchodzących w skład systemu RAKS 2000.
Edycja konfiguracji
Do edycji uprawnień konfiguracyjnych systemu RAKS 2000 służy jest sekcja “Moduł”
znajdująca się w górnej części strony “Konfiguracja”. Pola edycyjne odpowiadające
poszczególnym ustawieniom zostały pogrupowane według modułów i umieszczone na
kolejnych podstronach przełączanych za pomocą listy znajdującej się po lewej stronie.
Wybór strony z ustawieniami
konfiguracyjnymi modułu
Pola edycyjne ustawień
konfiguracyjnych wybranego
modułu
Konfiguracja 4-1
Edycja ustawień konfiguracyjnych dla modułów
Z każdym z modułów systemu RAKS 2000 związane są następujące zapisy w rejestrze
Windows:
•
Ścieżka podstawowa (RootPath) – Jest to ścieżka do głównego katalogu systemu
RAKS 2000 (typowo: C:\Program Files\Raks2000). Ponieważ poszczególne moduły
systemu przyjmują tę ścieżkę za podstawę w operacjach dostępu do baz danych, jej brak
lub niepoprawna wartość uniemożliwiają poprawne działanie programu.
•
Ścieżka pliku sieciowego (NetFileDir) – Jest to ścieżka do katalogu, w którym
umieszczony będzie plik Pdoxusrs.net, zapewniający kontrolę dostępu do baz danych
modułu. Ma to szczególne znaczenie w systemach, w których możliwe jest jednoczesne
korzystanie z tych samych danych przez kilku użytkowników (praca w sieci). Należy
przy tym zwrócić uwagę, by na wszystkich końcówkach systemu ścieżka ta była podana
tak samo. Zwykle za poprawny katalog pliku sieciowego przyjmuje się ten, w którym
znajduje się plik .exe danego modułu.
•
Ścieżka dostępu do serwera (ServerPath)* – Jest to ścieżka do katalogu na serwerze
SQL, w którym znajduje się baza danych wybranego modułu. Ścieżka ta ma znaczenie
wyłącznie w przypadku korzystania z baz danych opartych na architekturze klientserwer.
•
Nazwa serwera SQL (ServerName)* – Jest to nazwa serwera SQL, na którym znajduje
się baza danych wybranego modułu. Podobnie jak w przypadku ścieżki dostępu do
serwera, ustawienie to ma znaczenie tylko w przypadku korzystania z architektury
klient-serwer.
* - ustawienia te nie są dostępne w obecnej wersji sytemu RAKS 2000 (opartej na
bazach danych Paradox)
Wskazówki Jak widać, wszystkie aktualnie dostępne ustawienia konfiguracyjne systemu RAKS 2000 to
wskazania na odpowiednie katalogi dyskowe. Można je wskazać używając specjalnego
okna dialogowego (uruchamianego po kliknięciu przycisku znajdującego się z prawej strony
każdego okna edycyjnego) lub wpisać ręcznie. Podczas wprowadzania ścieżki do katalogu
należy stosować się do następujących reguł:
1 Ścieżkę do katalogu powinno rozpoczynać literowe oznaczenie dysku, np. “C:\....”
Zasada ta dotyczy zarówno katalogów lokalnych, jak też zamapowanych dysków
sieciowych. Wyjątek stanowi wartość ustawienia NetFileDir w przypadku stosowania
sieci w układzie “peer to peer”, czyli wtedy, gdy komputer, na którym znajdują się bazy
danych systemu RAKS 2000 jest jednocześnie używany jako jedna z roboczych
końcówek systemu. W takim przypadku ścieżkę pliku sieciowego NetFileDir należy
podać z użyciem nazwy komputera udostępniającego dane, czyli w formacie:
“\\nazwa_komputera\nazwa_udziału\....” (tzw. notacja UNC)
2 W zapisie ścieżki można zamiennie stosować znaki „\” i „/”
3 Ścieżki nie należy kończyć żadnym ze znaków wymienionych w poprzednim punkcie
4-2 Konfiguracja
Edycja pozostałych ustawień konfiguracyjnych
Oprócz ustawień konfiguracyjnych definiowanych niezależnie dla każdego modułu, istnieją
też ustawienia wspólne dla całego systemu RAKS 2000. Ich edycja jest możliwa po wybraniu
ostatniej pozycji na liście dostępnych ustawień - „Inne ustawienia konfiguracyjne”.
W chwili obecnej możliwa jest jedynie edycja parametru Katalog tymczasowy (TempDir).
W polu tym należy wskazać katalog, w którym poszczególne aplikacje wchodzące w skład
systemu RAKS 2000 będą mogły tworzyć pliki tymczasowe niezbędne do ich poprawnej
pracy (pliki te są zostaną automatycznie usunięte po zakończeniu pracy programu).
Katalogiem tymczasowym może być to dowolny katalog lokalny (np.
C:\Program Files\Raks2000\Temp), ważne jest jedynie, by przewidzieć dla tego katalogu
dostateczną rezerwę wolnej przestrzeni dyskowej.
Wskazówka Jeżeli podany katalog tymczasowy nie istnieje fizycznie na dysku, zostanie automatycznie
utworzony przy następnym uruchomieniu dowolnego programu wchodzącego w skład
systemu RAKS 2000.
Zapis konfiguracji do rejestru Windows
Przycisk [ZAPISZ] w sekcji „Rejestr” pozwala wprowadzić do rejestru systemu Windows
zapisy konfiguracyjne systemu RAKS 2000 w kształcie określonym przez bieżącą zawartość
wszystkich pól edycyjnych. Po wykonaniu tej operacji program RAKS 2000 Administrator
automatycznie przestawia się na nowe ustawienia, nie ma zatem potrzeby jego ponownego
uruchamiania.
Przycisk [WCZYTAJ] w sekcji „Rejestr” pozwala wypełnić pola edycyjne aktualnymi
wartościami ustawień konfiguracyjnych systemu RAKS 2000, pobranymi z rejestru systemu
Windows.
Zapis konfiguracji do pliku
Przycisk [ZAPISZ] w sekcji „Plik .ini” umożliwia zapisanie do pliku .ini aktualnego stanu
wszystkich pól edycyjnych, związanych z ustawieniami konfiguracyjnymi systemu
RAKS 2000. W ten sposób można sporządzić kopię zapasową bieżących ustawień rejestru
przed jego planowaną modyfikacją. Położenie i nazwę tworzonego pliku określa się za
pomocą okna dialogowego uruchamianego po naciśnięciu przycisku.
Przycisk [ODCZYT] w sekcji „Plik .ini” umożliwia odczyt ustawień konfiguracyjnych
systemu RAKS 2000, zapisanych uprzednio w pliku .ini. Pobrane z pliku wartości są
wstawiane do odpowiednich okien edycyjnych. Aby wprowadzić wczytane z pliku
ustawienia do rejestru systemu Windows, należy następnie skorzystać z opcji „Zapis
ustawień do rejestru”.
Konfiguracja 4-3
Konfiguracja systemu po zmianie rodzaju instalacji
Zmiana rodzaju instalacji (patrz rozdział „Licencje”) niesie za sobą konieczność zmiany
wartości ścieżek RootPath oraz NetFileDir dla danego modułu. Można tu wyróżnić dwa
przypadki:
Uwaga
•
Zmiana z instalacji lokalnej na sieciową – w tym przypadku należy zmienić wartość
ścieżki pliku sieciowego (NetFileDir) tak aby była ona zgodna z notacją UNC. W tym
celu można użyć przycisku umożliwiającego wybór lokalizacji i wybrać folder
docelowy poprzez Otoczenie sieciowe lub wpisać ścieżkę ręcznie zgodnie z notacją
UNC czyli w formacie: „\\nazwa_komputera\nazwa_udziału\....”. Ścieżka podstawowa
(RootPath) może być zgodna z notacją UNC lub może zawierać literę dysku. Aby
zmienić jej wartość można użyć przycisku wyboru lokalizacji i wybrać folder docelowy
lub wpisać wartość ręcznie.
•
Zmiana z instalacji sieciowej na lokalną – przy zmianie rodzaju instalacji na lokalną
należy zmienić wartość obu ścieżek tak aby obie wartości zawierały litery dysków. W
tym celu można użyć przycisków umożliwiających wybór lokalizacji i wybrać foldery
docelowe poprzez Mój komputer lub wpisać ścieżki ręcznie (np. „C:\Program
Files\Raks2000\...”).
1
Ponowne skonfigurowanie po zmianie rodzaju instalacji jest wymagane jedynie wtedy,
gdy tej zmianie nie towarzyszy przeniesienie danych. W przypadku zmiany z
przeniesieniem danych proces zmiany konfiguracji nie jest konieczny.
2
W trakcie zmiany ścieżki wybierany jest ten sam folder, który był poprzednio. Zmianie
ulega jedynie sposób jego wskazania (notacja UNC bądź notacja z literą dysku).
4-4 Konfiguracja
ROZDZIAŁ
5
Firmy
Jedną z podstawowych cech systemu RAKS 2000 jest możliwość równoczesnego
prowadzenia księgowości wielu firm. Każda firma założona w systemie, jako odpowiednik
pewnego rzeczywistego podmiotu gospodarczego, stanowi odrębną, niezależną całość. Dane
tej samej firmy mogą być wykorzystywane przez różne aplikacje wchodzące w skład
systemu RAKS 2000, zaś wbudowane mechanizmy wymiany informacji pomiędzy modułami
sprawiają, że powstaje w ten sposób kompleksowy system obsługi firmy lub
przedsiębiorstwa.
Strona „Firmy” służy do zarządzania firmami zdefiniowanymi w systemie RAKS 2000.
Dostępne są następujące operacje:
Uwaga
•
Przeglądanie listy firm zdefiniowanych w systemie
•
Zakładanie nowej firmy
•
Edycja danych firmy już istniejącej
•
Usuwanie wybranej firmy z systemu
•
Wybór modułów systemu, w których dana firma ma być dostępna
Ze względu na bezpieczeństwo danych wszystkie opisane w niniejszym rozdziale operacje
mogą być wykonane jedynie przez użytkownika posiadającego uprawnienia administratora
systemu.
Zarządzanie listą firm w systemie
Głównym elementem strony „Firmy” jest lista firm aktualnie dostępnych w systemie RAKS
2000. Lista ta zawiera następujące informacje:
• pełna nazwa firmy
•
skrócona nazwa firmy
• unikalny numer firmy w systemie
Firmy można posortować po każdej z tych kategorii poprzez kliknięcie w nagłówek
odpowiedniej kolumny na liście.
Firmy 5-1
Lista firm dostępnych w
systemie RAKS 2000
Pod listą firm znajdują się przyciski, które umożliwiają założenie nowej firmy, edycję
danych firmy już istniejącej, a także usunięcie firmy z systemu. W przypadku dwóch
ostatnich operacji, użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście tę firmę, której te
operacje mają dotyczyć.
Uwaga
Jeśli bieżący użytkownik programu nie posiada uprawnień administratora systemu,
przyciski służące do tworzenia, edycji i usuwania firm będą nieaktywne. Przyciski
[EDYTUJ] i [USUŃ] nie są aktywne także w sytuacji, gdy lista firm nie zawiera żadnych
pozycji.
Zakładanie firmy
W celu założenia firmy w systemie RAKS 2000 należy kliknąć przycisk [DODAJ]
umieszczony pod listą firm. Ukaże się wtedy następujące okno dialogowe:
Jedna ze stron
zawierających
pola edycyjne
danych firmy
Sposoby zmiany
wyświetlanej strony
5-2 Firmy
Okno to składa się z kilku stron, z których każda służy do wprowadzenia określonego
zestawu informacji o firmie. Przełączanie pomiędzy poszczególnymi stronami odbywa się za
pomocą listy umieszczonej z lewej strony okna (prezentowanej w formie paska Outlook lub
listy folderów), a także przycisków [>] i [<] znajdujących się w dolnej części każdej ze stron.
W chwili obecnej dostępne są następujące strony:
• Dane identyfikacyjne
• Dane adresowe
• Bank / Urząd skarbowy
• ZUS / Organ rejestrowy
• Informacje dodatkowe
Z punktu widzenia systemu kluczowe znaczenie mają zwłaszcza informacje znajdujące się
na pierwszej stronie o nazwie „Dane identyfikacyjne”. Ponieważ dane te będą później
wykorzystywane w wielu miejscach w systemie, raczej należy je podać (część pól musi być
obowiązkowo wypełniona). Dane zawarte na pozostałych stronach mają charakter
uzupełniający. Są to z reguły informacje wykorzystywane w różnego typu zestawieniach i
wydrukach (dokumenty księgowe i ubezpieczeniowe, deklaracje podatkowe, itp.). Jeżeli
użytkownik uzna, że z punktu widzenia prowadzonej przez niego dokumentacji finansowoksięgowej część z tych informacji jest zbędna, może zrezygnować z ich wprowadzenia.
Strona „Informacje dodatkowe” zawiera kilka dodatkowych ustawień dla modułów „Kadry i
Płace” oraz „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów”. Jeśli zakładana firma ma być
dostępna w tych modułach, należy sprawdzić, czy proponowane przez program ustawienia
domyślne są do zaakceptowania. Jeśli nie, należy je zmodyfikować.
W poniższej tabeli przedstawiony zostanie krótki opis poszczególnych pól edycyjnych
znajdujących się na kolejnych stronach okna zakładania firmy.
Tabela 3
Informacje o firmie
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Rodzaj firmy
Przełącznik pozwalający określić, czy zakładana firma posiada status osoby prawnej (np.
spółka z o.o.), czy osoby fizycznej (np. spółka cywilna). Rozróżnienie to jest potrzebne
m.in. do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych. W przypadku wybrania
drugiej opcji, konieczne będzie podanie dodatkowych informacji o właścicielu firmy.
Numer firmy w
systemie
Unikalny numer, pod jakim zakładana firma będzie identyfikowana w systemie. Program
automatycznie podpowiada kolejny wolny numer, a także uniemożliwia wprowadzenie
numeru uprzednio przypisanego innej firmie.
Nazwa pełna
Pełna nazwa firmy. Maksymalnie 120 znaków.
Nazwa skrócona
Skrócona nazwa firmy. Maksymalnie 100 znaków.
NIP; REGON
Numery identyfikacyjne nadane firmie przez stosowne organy państwowe.
EKD
Kod identyfikujący rodzaj prowadzonej przez firmę działalności.
Logo firmy
Obrazek stanowiący logo firmy, umieszczany na części wydruków generowanych przez
system. Optymalny rozmiar obrazka to 100 na 160 pikseli. Aby załadować obrazek z
pliku, należy skorzystać z opcji „Załaduj” dostępnej z poziomu menu prawego klawisza
myszki. Jeśli natomiast obrazek znajduje się w schowku systemu Windows, można go
wkleić bezpośrednio w obszar pola edycyjnego za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+V.
Firmy 5-3
Tabela 3
Informacje o firmie (ciąg dalszy)
Nazwa pola
Znaczenie
Właściciel (tylko w przypadku firm posiadających status osoby fizycznej):
Nazwisko; Imię pierwsze
Nazwisko i imię właściciela firmy.
Imię ojca, imię matki
Imię ojca i matki właściciela firmy. Oba imiona dobrze jest oddzielić przecinkiem.
PESEL
Numer identyfikacyjny PESEL właściciela firmy..
Data urodzenia
Data urodzenia właściciela firmy. Datę tę można wprowadzić ręcznie lub wybrać za
pomocą dostępnego edytora
Kod dokumentu; Seria i
nr dokumentu
Dane dokumentu stwierdzającego tożsamość właściciela firmy.
Adres siedziby firmy:
Kraj; Województwo;
Zestaw danych określających dokładny adres oraz możliwości kontaktu z siedzibą
Powiat; Gmina; Ulica; Nr firmy
domu; Nr lokalu; Kod
pocztowy; Miejscowość;
Poczta; Skrytka
pocztowa; Telefon;
Teleks; Faks
Adres zamieszkania właściciela (tylko w przypadku firm posiadających status osoby fizycznej):
Kraj; Województwo;
Powiat; Gmina; Ulica; Nr
domu; Nr lokalu; Kod
pocztowy; Miejscowość;
Poczta; Telefon; Faks
Zestaw danych określających adres zamieszkania właściciela firmy – osoby fizycznej.
Jeżeli adres ten pokrywa się z adresem siedziby firmy, odpowiednie informacje
można skopiować poprzez kliknięcie przycisku ze strzałką znajdującego się obok
nagłówka tej sekcji.
Rachunek bankowy:
Nazwa banku; Oddział;
Ulica; Nr domu; Kod
pocztowy; Miejscowość
Nazwa i adres banku prowadzącego rachunek firmy
Nr rachunku
Numer rachunku bankowego firmy
Urząd skarbowy:
5-4 Firmy
Nazwa urzędu skarb.;
Ulica; Nr domu; Kod
pocztowy; Miejscowość
Nazwa i adres urzędu skarbowego właściwego dla firmy
Nazwa banku
Nazwa banku obsługującego rachunki bankowe urzędu skarbowego
Podatek CIT
Numer rachunku urzędu skarbowego dla gromadzenia dochodów budżetowych z
tytułu podatku dochodowego od osób prawnych (CIT)
Podatek VAT
tytułu podatku od towarów i usług (VAT), podatku akcyzowego oraz podatku od gier
Podatek PIT
tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT)
Dochody jedn. budżet.
Numer rachunku urzędu skarbowego dla gromadzenia dochodów państwowych
jednostek budżetowych przekazywanych do urzędów skarbowych
Pozostałe dochody
Numer rachunku urzędu skarbowego dla gromadzenia pozostałych dochodów z tytułu
podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych
Tabela 3
Informacje o firmie (ciąg dalszy)
Nazwa pola
Znaczenie
Zakład Ubezpieczeń Społecznych:
Nazwa ZUS; Oddział;
Adres; Kod pocztowy;
Miejscowość; Telefon
Nazwa i adres Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwego dla firmy
Numer NKP
Numer, pod którym firma jest zarejestrowana w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
Nazwa banku; Konto
Nazwa banku i numer rachunku Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
Organ rejestrowy:
Nazwa organu rejestr.
Nazwa organu rejestrowego, który dokonał rejestracji firmy
Nazwa rejestru
Nazwa rejestru, w którym został dokonany wpis
Data rejestracji
Data rejestracji firmy
Numer rejestru
Numer wpisu w rejestrze
Data rozpoczęcia dział.
Data rozpoczęcia działalności firmy
Informacje dodatkowe: Moduł KP
Zaokrąglenie podatków
(PDOF)
Wybór sposobu zaokrąglania kwot podatku dochodowego od osób fizycznych.
Domyślnie wybraną opcją jest zaokrąglanie podatków do 10 groszy, gdyż taki sposób
narzucają przepisy prawne obowiązujące od dnia 4 lipca 1998. Z tego też względu
podczas próby wyłączenia zaokrąglania podatków wyświetlany jest komunikat z
prośbą o potwierdzenie.
Informacje dodatkowe: Moduł KR
Uwaga
Typ źródła przychodów
Wybór typu źródła przychodów w firmie: księga przychodów i rozchodów / ryczałt /
najem, dzierżawa i inne -rozliczenie w KPiR
Spółka cywilna
Określenie, czy firma na status spółki cywilnej
Kwartalne rozliczenia
ryczałtu
Określenie, czy firma stosuje kwartalne rozliczenia ryczałtu. Opcja jest dostępna tylko
wówczas, gdy jako typ źródła przychodów wybrano ryczałt.
Płatnik VAT
Określenie, czy firma jest płatnikiem podatku VAT
Rozliczanie podatku
VAT metodą kasową
Określenie, czy firma – płatnik VAT korzysta z metody kasowej rozliczania tego
podatku
Kwartalne rozliczenia
VAT
Określenie, czy firma – płatnik VAT korzysta z kwartalnych rozliczeń tego podatku.
Opcja ta jest automatycznie zaznaczona, jeśli ustawiono też opcję rozliczania podatku
VAT metodą kasową.
Po kliknięciu przycisku znajdującego się z prawej strony pola edycyjnego "Nazwa urzędu
skarb." wyświetlane jest okno dialogowe zawierające dane wszystkich urzędów
skarbowych. Wyboru urzędu dokonujemy za pomocą listy znajdującej się po lewej stronie
okna. Z prawej strony wyświetlane są dane adresowe wskazanego urzędu, a także
informacje o jego rachunkach bankowych. Po zatwierdzeniu wyboru i zamknięciu okna
dane wybranego urzędu skarbowego zostaną automatycznie wstawione w odpowiednie pola
edycyjne danych firmy.
Firmy 5-5
Uwaga
Niektóre starsze wersje modułów systemu RAKS 2000 obsługują jedynie jedno konto
urzędu skarbowego. W przypadku korzystania z wcześniejszych wersji programów należy
określić, który spośród pięciu dostępnych numerów kont urzędu skarbowego ma być
używany przez te programy. Służy do tego menu podręczne uruchamiane po kliknięciu
prawego klawisza myszy na jednym z pięciu pól edycyjnych rachunków bankowych urzędu.
Domyślnie jako "konto urzędu skarbowego" przypisane jest konto podatku PIT.
Naciśnięcie przycisku [ZATWIERDŹ] oznacza zgodę na założenie nowej firmy i zapisanie
wprowadzonych informacji. Przycisk [ANULUJ] pozwala opuścić okno zakładania firmy
bez zapisywania zmian.
Edycja danych firmy
W celu wprowadzenia zmian i poprawek w danych już istniejącej firmy, należy zaznaczyć
interesującą nas firmę na liście firm w systemie, po czym nacisnąć przycisk [EDYTUJ]
umieszczony pod listą firm.
Pojawi się identyczne okno dialogowe, jak w przypadku operacji zakładania nowej firmy.
Użytkownik może dokonać edycji dowolnych danych, z wyjątkiem zmiany numeru firmy w
systemie.
Zapisanie dokonanych zmian odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku [ZATWIERDŹ].
Przycisk [ANULUJ] pozwala opuścić okno edycji firmy bez zapisywania zmian.
Usuwanie firmy
Usuwanie firmy i wszystkich związanych z nią danych odbywa się poprzez naciśnięcie
przycisku [USUŃ] znajdującego się pod listą firm.
Operacja usuwania firmy przebiega dwuetapowo. Najpierw, po dwukrotnym potwierdzeniu,
kolejno usuwane są z dysku bazy danych tych modułów systemu RAKS 2000, w których
firma była dostępna. Po usunięciu wszystkich modułów program pyta, czy mają też być
usunięte dane samej firmy. Jeśli tak, po firmie nie pozostanie żaden ślad. Jeśli nie,
informacje o firmie pozostaną w systemie, jednak firma ta nie będzie widoczna w żadnym z
modułów.
Uwaga
5-6 Firmy
Operacja usuwania danych jest nieodwracalna – raz skasowanych danych nie będzie już
można w żaden sposób odzyskać. Dlatego zanim zdecydujemy się na usunięcie firmy,
należy upewnić się, że została zaznaczona właściwa firma.
Udostępnianie firmy modułom systemu
Wybór modułów systemu RAKS 2000, w których chcemy mieć dostęp do danych określonej
firmy, jest możliwy w sekcji zatytułowanej „Moduły”.
moduły, w których firma
będzie dostępna
moduły, w których firma
nie będzie dostępna
moduły, które nie są
zainstalowane
Zatwierdzenie zmian w
przypisaniach firmy do modułów
Sekcja ta zawiera zestaw pozycji odpowiadających zainstalowanym składnikom systemu.
Zaznaczenie pozycji oznacza zgodę na przypisanie firmy do określonego modułu i założenie
na dysku wymaganych baz danych. Odznaczenie pozycji prowadzi do usunięcia danych
firmy z wybranego modułu.
Zatwierdzenie zmian w przypisaniach firmy do modułów, a co za tym idzie założenie lub
usunięcie odpowiednich baz danych, odbywa się po kliknięciu przycisku [ZATWIERDŹ].
Uwaga
Należy mieć świadomość, że odznaczenie wcześniej zaznaczonego modułu pociąga za sobą
nieodwracalne usunięcie wszystkich danych firmy w tym module. Aby zapobiec
przypadkowej utracie danych, program osobno prosi o potwierdzenie operacji usunięcia
każdego modułu.
Firmy 5-7
5-8 Firmy
ROZDZIAŁ
6
Użytkownicy i uprawnienia
System RAKS 2000 umożliwia jednoczesną pracę wielu osób. Każdy użytkownik, aby móc
rozpocząć pracę w systemie, musi zostać zarejestrowany w programie administracyjnym.
Otrzymuje on wtedy unikalny identyfikator, którego będzie używał przy uruchamianiu
programów i którym będzie sygnował wykonane przez siebie operacje. Aby zapewnić
ochronę danych przed niepowołanym dostępem, użytkownik może przy logowaniu do
programu posługiwać się własnym, znanym tylko sobie hasłem. Ponadto istnieje możliwość
przypisania każdemu użytkownikowi systemu odrębnego zestawu uprawnień do wykonania
określonych operacji.
Liczba użytkowników, których można zdefiniować w systemie RAKS 2000, jest dowolna.
Należy jednak pamiętać, że liczba użytkowników, którzy mogą w tym samym czasie
korzystać z danych jednego modułu jest ograniczona przez liczbę stanowisk, na jaką została
wykupiona licencja.
Uwaga
Wszystkie operacje związane ze zmianą struktury użytkowników oraz nadawaniem
uprawnień mogą być wykonane jedynie przez osobę administratora systemu.
Użytkownicy i grupy użytkowników
Aby ułatwić zarządzanie użytkownikami w systemie, a zwłaszcza przypisanymi im
uprawnieniami, został wprowadzony podział użytkowników na grupy. Każdy zdefiniowany
w systemie użytkownik musi być przypisany do przynajmniej do jednej grupy, choć nic nie
stoi na przeszkodzie, aby należał jednocześnie do kilku grup. Główna korzyść wynikająca z
takiego rozwiązania polega na tym, że w momencie przypisania użytkownika do danej grupy
automatycznie przejmuje on wszystkie uprawnienia nadane tej grupie. W najprostszym
przypadku wystarczy zatem określić zestaw uprawnień przysługujących całej grupie, aby
móc następnie jedynie przypisywać kolejnych użytkowników do tej grupy. Nie ma wówczas
potrzeby edycji uprawnień każdego z użytkowników indywidualnie. Modyfikacja uprawnień
samego użytkownika ma sens jedynie w sytuacji, gdy nowo nadawane uprawnienia mają być
szersze niż uprawnienia grupy, do której ten użytkownik należy.
Użytkownicy i uprawnienia 6-1
Aby zawsze istniała możliwość wykonania dowolnej operacji z poziomu programu
„Administrator”, w systemie RAKS 2000 musi być przynajmniej jeden użytkownik pełniący
rolę administratora systemu. Użytkownik taki, zwany głównym administratorem, jest
zakładany w chwili instalacji systemu i pozostaje w nim przez cały czas (nie można go
usunąć). Użytkownik ten, a także grupa, do której jest on domyślnie przypisany, są w
programie oznaczone kolorem czerwonym.
Sposób prezentacji struktury użytkowników
Aktualna struktura użytkowników systemu RAKS 2000 jest dostępna w sekcji
“Użytkownicy”. Jest ona prezentowana w postaci drzewa, dzięki czemu wyraźnie widoczny
jest podział użytkowników na poszczególne grupy. Strukturę tę można oglądać w dwu
układach, przełączanych za pomocą przycisku umieszczonego nad drzewem:
Układ: grupa Æ użytkownicy
W układzie tym nadrzędną jednostkę stanowi grupa.
W postaci zwiniętej drzewo przedstawia listę
wszystkich założonych w systemie grup. Rozwijając
gałąź wybranej grupy, możemy uzyskać listę
użytkowników przypisanych do tej grupy.
Układ: użytkownik Æ grupy
W układzie tym główną rolę odgrywa użytkownik.
Drzewo zawiera listę wszystkich użytkowników,
którzy są zarejestrowani w systemie. Dla każdego
użytkownika dostępna jest lista grup, do których
użytkownik ten jest przypisany.
Uwaga: W układzie tym nie będą widoczne grupy, do
których nie jest przypisany żaden użytkownik.
Drugi przycisk znajdujący się nad drzewem umożliwia pełne rozwinięcie (
( ) struktury użytkowników.
6-2 Użytkownicy i uprawnienia
) lub zwinięcie
Zakładanie grupy użytkowników
Założenie nowej grupy użytkowników jest możliwe po kliknięciu przycisku [DODAJ
GRUPĘ]. W wyświetlonym oknie dialogowym należy podać nazwę zakładanej grupy.
Nazwa ta musi być unikalna – program nie pozwoli założyć dwóch grup o tej samej nazwie.
Dla lepszego wizualnego rozróżnienia
nazw użytkowników i grup, nazwa grupy
jest wprowadzana wielkimi literami.
Dodawanie użytkownika
Wprowadzenie nowego użytkownika do systemu jest możliwe po kliknięciu przycisku
[DODAJ UŻYTKOW.]. Zostanie wówczas wyświetlone następujące okno dialogowe:
Pola edycyjne danych użytkownika
Lista wszystkich grup dostępnych w systemie.
Należy zaznaczyć te grupy, do których ma
należeć bieżący użytkownik
Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych zostało wyjaśnione w poniższej tabeli.
Tabela 4
Informacje o użytkowniku
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikator
Jest to unikalny identyfikator użytkownika (maksymalnie 8 znaków), używany m.in.
podczas logowania do programu, a także do oznaczania niektórych wykonanych przez
użytkownika operacji.
Imię, nazwisko
Są to dane personalne użytkownika, wykorzystywane zwykle w charakterze czysto
informacyjnym. Ponieważ jednak dane te są wyświetlane na drzewie struktury
użytkowników, muszą być unikalne.
Administrator
Opcja ta decyduje o tym, czy użytkownik będzie posiadał uprawnienia administratora
systemu RAKS 2000. Jeśli zostanie zaznaczona, użytkownik będzie mógł m.in.
dokonywać zmian w konfiguracji firm oraz modyfikować strukturę i uprawnienia
użytkowników.
Hasło, powtórzone
hasło
Jest to hasło, którego użytkownik będzie używał za każdym razem przy próbie
uruchomienia programu. Aby wykluczyć pomyłkę, nadane hasło należy potwierdzić w
polu „powtórzone hasło”. Jeśli użytkownik nie chce używać hasła, oba pola edycyjne
należy pozostawić niewypełnione.
Każdy użytkownik systemu musi być przypisany do przynajmniej jednej grupy. Wyboru
dokonuje się za pomocą listy grup znajdującej się w dolnej części okna. Przyciski
umieszczone z lewej strony umożliwiają zaznaczenie / odznaczenie wszystkich pozycji na
liście.
Edycja danych grupy lub użytkownika
Przycisk [EDYTUJ] umożliwia edycję danych istniejącej grupy lub użytkownika. W
zależności od tego, czy aktualnie zaznaczona pozycja na drzewie struktury użytkowników
dotyczy grupy, czy pojedynczego użytkownika, uruchamiane jest odpowiednie okno
dialogowe (takie samo, jak dla operacji dodawania).
W przypadku edycji danych grupy, użytkownik może dokonać zmiany nazwy grupy.
W przypadku edycji danych użytkownika, można zmodyfikować identyfikator, dane
personalne oraz hasło. Można też nadać lub odebrać uprawnienia administratora systemu, a
także dokonać zmian w przypisaniu użytkownika do grup. Należy zaznaczyć, że aby nadać
użytkownikowi nowe hasło, trzeba najpierw podać hasło dotychczasowe. Z tego obowiązku
zwolniony jest jedynie główny administrator systemu – może on bez ograniczeń
modyfikować hasła wszystkich użytkowników.
Uwaga
Jeśli edycji podlegają dane głównego administratora systemu (oznaczonego kolorem
czerwonym), zablokowana jest możliwość odebrania uprawnień administracyjnych.
Ponadto użytkownika tego nie można usunąć z grupy administracyjnej (również oznaczonej
kolorem czerwonym).
Zatwierdzenie dokonanych zmian odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku
[ZATWIERDŹ]. Przycisk [ANULUJ] pozwala opuścić okno edycyjne bez zapisywania
zmian.
Usuwanie grupy lub użytkownika
Uwaga
Opisywane funkcje nie dotyczą głównego administratora systemu oraz grupy
administracyjnej (oznaczonych kolorem czerwonym). Ich nie można usunąć.
Usunięcie grupy lub użytkownika jest możliwe po naciśnięciu przycisku [USUŃ]. Sposób
wykonania tej operacji zależy od tego, czy zaznaczona pozycja na drzewie struktury
użytkowników dotyczy grupy, czy pojedynczego użytkownika. Istotny jest też wybrany
układ prezentacji struktury użytkowników. W efekcie są aż trzy warianty usuwania danych:
1
Usunięcie użytkownika z wybranej grupy
Użytkownik jest usuwany z jednej, wybranej grupy. Jeśli należy on jeszcze do innych
grup, pozostanie w systemie, a jedynym skutkiem wykonanej operacji może być
uszczuplenie jego uprawnień. Jeśli jednak użytkownik należał tylko do wskazanej grupy,
to w wyniku wykonania tej operacji zostanie całkowicie usunięty z systemu.
2
Usunięcie użytkownika z systemu
Użytkownik jest całkowicie usuwany z systemu (ze wszystkich grup, do których należał)
3
Usunięcie grupy użytkowników z systemu
Usunięciu ulega wybrana grupa użytkowników. Wszyscy użytkownicy, którzy należeli
tylko do tej grupy, zostaną całkowicie usunięci z systemu. Użytkownicy, którzy należą
jeszcze do innych grup, pozostaną, lecz zestaw ich uprawnień ulegnie uszczupleniu.
To, który wariant znajdzie zastosowanie w konkretnej sytuacji, prezentuje poniższa tabela.
Tabela 5
Różne warianty operacji usuwania grup i użytkowników
ZAZNACZONA POZYCJA
grupa
UKŁAD PREZENTACJI
STRUKTURY
UŻYTKOWNIKÓW
użytkownik
Grupa Æ
użytkownicy
usunięcie grupy z systemu
(3)
usunięcie użytkownika z
grupy (1)
Użytkownik Æ
grupy
grupy (1)
systemu (2)
Inne operacje związane z użytkownikami
Jeżeli z poziomu drzewa struktury użytkowników wywołane zostanie menu prawego
klawisza myszki, to pod pozycją „Narzędzia” staną się dostępne dodatkowe operacje
związane z użytkownikami systemu RAKS 2000.
• Zresetuj informację o ostatnio wybieranych firmach
Standardowo, przy zamykaniu każdego modułu systemu RAKS 2000 jest zapamiętywany
numer firmy, na której dany użytkownik ostatnio pracował. Dzięki temu, przy
następnym logowaniu użytkownika do tego modułu automatycznie wybierana jest ta
sama firma. Opcja resetowania informacji o ostatnio wybieranych przez użytkownika
firmach pozwala na usunięcie tej informacji, przez co użytkownik przy wejściu do
programu zostanie poproszony o wybór firmy, na której chce pracować.
Uprawnienia
Uprawnienia nadawane użytkownikowi systemu RAKS 2000 można umownie podzielić na 4
kategorie:
1
Uprawnienia administratora systemu RAKS 2000
Są to uprawnienia do wykonywania operacji mających kluczowe znaczenie dla
funkcjonowania systemu jako całości. Do operacji tych należy zaliczyć:
• edycję ustawień konfiguracyjnych systemu
• zakładanie, edycję, usuwanie firm (w tym tworzenie i usuwanie baz danych
poszczególnych modułów w firmie)
• zakładanie, edycję i usuwanie użytkowników
• edycję uprawnień użytkowników
Osoba mająca uprawnienia administratora ma zatem bezpośredni wpływ na konfigurację
systemu i strukturę baz danych. Odpowiada także za bezpieczeństwo danych, gdyż w jej
rękach znajdują się mechanizmy służące zapewnieniu ochrony danych przed
niepowołanym dostępem. Z tego względu uprawnienia administracyjne powinny być
nadawane z rozwagą, a liczba osób je posiadających - ściśle ograniczona.
2
Prawo dostępu do modułu
Uprawnienie to decyduje, czy użytkownik będzie mógł uruchamiać określony moduł
systemu RAKS 2000, a także dokonywać innych operacji na danych tego modułu.
3
Uprawnienia administracyjne w module
Są to uprawnienia do wykonywania pewnych technicznych operacji na bazach danych
wybranego modułu. Operacje te są dostępne z poziomu programu RAKS 2000
Administrator. Należą do nich:
• archiwizacja / odtworzenie danych z archiwum
• kontrola i naprawa baz danych
• wymiana danych między modułami (import / eksport danych)
• aktualizacja wersji baz danych
4
Uprawnienia szczegółowe wewnątrz modułu
Są to uprawnienia do wykonywania poszczególnych operacji dostępnych już w czasie
pracy w wybranym module. Uprawnienia te są definiowane niezależnie dla każdej firmy
dostępnej wewnątrz modułu i dotyczą na ogół takich operacji, jak: wprowadzanie,
edycja i usuwanie określonych dokumentów, przeglądanie wybranych zestawień,
zakładanie nowego roku obrachunkowego, itp.
Uprawnienia administratora systemu (kat. 1) mogą być przypisane wyłącznie użytkownikowi
i są nadawane w czasie jego tworzenia lub edycji (pole „Administrator”).
Uprawnienia kat. 2,3 i 4 można nadać zarówno pojedynczemu użytkownikowi, jak też całej
grupie. Należy zaznaczyć, że łączny zestaw uprawnień przysługujących danemu
użytkownikowi będzie efektem złożenia uprawnień samego użytkownika oraz uprawnień
wszystkich grup, do których on należy. Stosuje się przy tym operację sumy logicznej, tzn.
aby użytkownik posiadał określone uprawnienie wystarczy, by występowało ono w choć
jednym branym pod uwagę zestawie uprawnień.
Prawa dostępu do modułów i uprawnienia administracyjne
Nadawanie prawa dostępu do danych określonego modułu (2 kategoria uprawnień) oraz
uprawnień administracyjnych w wybranym module (3 kategoria uprawnień) odbywa się
bezpośrednio na stronie „Użytkownicy i uprawnienia”. Służą do tego zestawy pól wyboru
znajdujące się z prawej strony drzewa ze strukturą użytkowników. Pola te odzwierciedlają
aktualny stan uprawnień wskazanego użytkownika lub grupy. Aby nadać określone
uprawnienie, wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję. Odznaczenie pozycji prowadzi do
odebrania nadanych uprzednio uprawnień.
Użytkownik/grupa ma
nadane prawo dostępu do
modułu GM, a w zakresie
uprawnień administracyjnych:
prawo eksportu danych z
tego modułu
Użytkownik/grupa ma
nadane prawo dostępu do
modułu FK oraz wszystkie
uprawnienia administracyjne
w tym module
Użytkownik/grupa ma prawo
dostępu do modułu KB, lecz
nie ma żadnych uprawnień
administracyjnych w tym
module
Użytkownik/grupa nie ma
prawa dostępu do modułu KP
Moduły KR, OK i ST nie są
zainstalowane
Przyciski umożliwiające
zaznaczenie i odznaczenie
wszystkich uprawnień
Zatwierdzenie zmian w
uprawnieniach bieżącego
użytkownika/grupy
Nadanie prawa dostępu do wybranego modułu odbywa się poprzez zaznaczenie pozycji
znajdującej się obok nazwy modułu. Użytkownik będzie mógł odtąd uruchomić dany
program i korzystać z jego danych (w ramach określonych przez uprawnienia szczegółowe
wewnątrz firmy – sposób ich nadawania zostanie opisany w następnym punkcie).
Uwaga
Jeśli pozycja z nazwą modułu nie jest aktywna, oznacza to, że moduł ten nie jest
zainstalowany w systemie lub jego ustawienia konfiguracyjne nie są poprawne.
Uwaga
Odebranie prawa dostępu do modułu (poprzez odznaczenie pozycji z nazwą modułu)
pociąga za sobą anulowanie wszelkich innych uprawnień związanych z tym modułem
(uprawnień administracyjnych oraz uprawnień wewnątrz firm)
Po nadaniu prawa dostępu do modułu należy dodatkowo określić, które operacje techniczne
w programie RAKS 2000 Administrator, a dotyczące baz danych zaznaczonego modułu,
będzie mógł użytkownik wykonać. Uprawnienia administracyjne obejmują operacje
archiwizacji, naprawy oraz uaktualnienia baz danych, a także prawo do wymiany danych. W
przypadku wszystkich modułów można dane wyeksportować, zaś w modułach FK i KR
możliwy jest także import danych ze źródeł zewnętrznych (plik, inny program).
Wskazówka Podczas edycji uprawnień można skorzystać z przycisków umożliwiających zaznaczanie
lub odznaczane wszystkich dostępnych pozycji.
Aby zapisać aktualny stan uprawnień użytkownika lub grupy, należy kliknąć przycisk
[ZATWIERDŹ]. W przeciwnym razie wszystkie dokonane zmiany zostaną anulowane.
Uprawnienia szczegółowe w modułach
Aby określić szczegółowe uprawnienia użytkownika (lub grupy użytkowników) do
operowania na danych poszczególnych firm w modułach FK, GM, KB, KP, KR, OK i ST,
należy kliknąć przycisk [UPRAWNIENIA W MODUŁACH] znajdujący się w prawym
dolnym rogu strony uprawnień. Zostanie wówczas wyświetlone następujące okno dialogowe:
Wybór modułu, w którym
uprawnienia chcemy
edytować. Lista zawiera
wyłącznie te moduły, do
których użytkownik/grupa
ma dostęp.
Lista wszystkich firm
widocznych w wybranym
module. Firmy, do których
użytkownik/grupa ma
dostęp, są oznaczone
kolorem zielonym
Uprawnienia użytkownika/grupy do
wykonywania określonych operacji na
danych wskazanej firmy w wybranym
module. Pola wyboru są nieaktywne,
jeżeli bieżąca firma na liście nie jest
zaznaczona .
Z lewej strony okna znajduje się lista wszystkich modułów systemu RAKS 2000, do których
dany użytkownik lub grupa mają prawo dostępu (sposób nadawania prawa dostępu do
modułu został opisany w poprzednim punkcie). Lista ta pełni rolę przełącznika pomiędzy
stronami służącymi do edycji uprawnień w poszczególnych modułach.
Po przejściu na stronę odpowiedniego modułu, kolejnym etapem jest wybór tych firm w
module, do których ma mieć dostęp użytkownik. Selekcji dokonuje się za pomocą listy firm,
poprzez zaznaczenie wybranych pozycji klawiszem spacji (firmy wybrane są oznaczone
kolorem zielonym). Można także skorzystać z przycisków znajdujących się nad listą firm.
Tabela 6
Przycisk
Przyciski służące do wyboru firm
Znaczenie
Skrót klawiszowy
Zaznaczenie bądź odznaczenie bieżącej firmy
Spacja
Zaznaczenie wszystkich firm z listy
+
Odznaczenie wszystkich firm z listy
-
Należy podkreślić, że już przez sam fakt zaznaczenia firmy użytkownik uzyskuje prawo
dostępu do jej danych. Oznacza to, że będzie on mógł uruchomić odpowiedni program i
wybrać tę firmę do pracy. Jednak to, do których konkretnie informacji użytkownik uzyska
dostęp oraz z których funkcji programu będzie mógł skorzystać, zależy od stanu
szczegółowych uprawnień wewnątrz firmy.
Do edycji wspomnianych uprawnień służą zestawy pól wyboru umieszczone z prawej strony
listy firm. Pola te odzwierciedlają aktualny stan uprawnień użytkownika (lub grupy) w
bieżącej firmie (firma ta musi być oczywiście zaznaczona). Nadanie lub odebranie
określonego uprawnienia odbywa się poprzez zaznaczenie lub odznaczenie odpowiedniej
pozycji. Istnieje także możliwość jednoczesnego zaznaczenia lub odznaczenia wszystkich
pól wyboru. Służą do tego przyciski umieszczone w prawym górnym rogu.
Uwaga
Opis znaczenia poszczególnych uprawnień oraz związanych z nimi funkcji w programach
nie jest przedmiotem niniejszej instrukcji. Informacje na ten temat można znaleźć w
instrukcji obsługi danego modułu lub w pomocy dostępnej z poziomu programu.
Jeśli użytkownik ma mieć różne uprawnienia w różnych firmach, trzeba te uprawnienia
definiować niezależnie dla każdej z firm. Jeśli jednak ten sam zestaw uprawnień ma
docelowo obowiązywać w kilku firmach, wystarczy zdefiniować go raz, a następnie
przypisać do pozostałych aktualnie zaznaczonych firm. Służy do tego pierwszy spośród
trzech przycisków znajdujących się w prawym górnym rogu okna.
Tabela 7
Przycisk
Przyciski służące do wyboru uprawnień
Znaczenie
Skrót klawiszowy
Przypisanie bieżącej konfiguracji uprawnień do wszystkich zaznaczonych
firm w module
Ctrl-Q
Zaznaczenie wszystkich uprawnień dla bieżącej firmy
Ctrl-A
Odznaczenie wszystkich uprawnień dla bieżącej firmy
Ctrl-Z
W przypadku modułu RAKS 2000 Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż, hierarchia
uprawnień jest dwustopniowa. Oprócz ogólnych uprawnień wewnątrz firmy można
użytkownikowi nadać odrębne uprawnienia w poszczególnych magazynach zdefiniowanych
w tej firmie. Sposób wyboru magazynów, do których użytkownik ma mieć dostęp, a także
edycji szczegółowych uprawnień wewnątrz magazynów jest analogiczny, jak w przypadku
uprawnień firm.
1. Zaznaczamy firmę w
module GM, do której
użytkownik/grupa ma
mieć dostęp i
definiujemy ogólne
uprawnienia w tej firmie
2. Spośród wszystkich
magazynów w tej firmie
zaznaczamy te, do
których użytkownik/
grupa ma mieć dostęp,
po czym definiujemy
uprawnienia w tych
magazynach
Zbiorcze zatwierdzenie wszystkich zmian dokonanych w ustawieniach uprawnień odbywa
się poprzez naciśnięcie przycisku [ZATWIERDŹ]. Przycisk [ANULUJ] pozwala odwołać
zmiany i powrócić do pierwotnego stanu uprawnień.
ROZDZIAŁ
7
Licencje
System RAKS 2000 wyposażony jest w uniwersalny i elastyczny system licencji. Licencje
decydują m.in. o prawie do użytkowania modułów systemu, ilości użytkowników, czasie
bezpłatnej aktualizacji, abonamencie.
Aby umożliwić zapoznanie się z możliwościami oprogramowania przed jego zakupem,
moduły systemu RAKS 2000 są dystrybuowane w wersji ewaluacyjnej (ograniczonej
czasowo). Wersja ta umożliwia pracę z programami w ich pełnym zakresie. Przejście z
wersji ewaluacyjnej do wersji pełnej nie wymaga ponownej instalacji programu a jedynie
nadania licencji otrzymanej przy zakupie programu. Bardzo ważną częścią procesu
licencyjnego jest rejestracja. Jest ona wymagana przez system i uaktywnia dostęp do
kolejnych opcji licencji.
Uwaga
Wszystkie operacje związane z nadawaniem oraz zmianą danych licencji mogą być
wykonane jedynie przez administratora systemu.
Dane licencji
Sekcja licencji zawiera listę wszystkich posiadanych modułów oraz szczegółowe dane dla
każdego z nich. Tutaj można wykonać wszystkie operacje związane z nadaniem licencji oraz
przeprowadzić proces rejestracji.
Informacje o licencji
Prezentowane dane szczegółowe zawierają następujące informacje:
• wersja licencji (ewaluacyjna/pełna, zarejestrowana)
• numer seryjny licencji
• termin rejestracji modułu
• ilość stanowisk sieciowych
• data końca terminu bezpłatnej aktualizacji
• rodzaj instalacji (lokalna/sieciowa)
Licencje 7-1
W górnej część strony wyświetlana jest lista posiadanych modułów wraz z pełnymi
informacjami o licencji. Zmiana pozycji na liście powoduje wyświetlenie informacji dla
wybranego modułu. Tutaj możemy dokonać zmiany rodzaju instalacji z lokalnej na sieciową
bądź odwrotnie. W dolnej części umieszczone są przyciski umożliwiające nadanie licencji
określonego typu oraz dokonanie rejestracji dla modułu.
informacje
szczegółowe
posiadane moduły
zmiana rodzaju
instalacji
wybór typu
nadawanej licencji
nadawanie licencji
wydruk karty i
rejestracja licencji
Uwaga
W zależności od wersji posiadanych modułów informacja o terminie bezpłatnej
aktualizacji może być niedostępna. Starsze wersje oprogramowania RAKS 2000 różniące
się od obecnych systemem licencji nie zawierały tej informacji.
Tabela 8
7-2 Licencje
Wersje modułów współpracujących z nowym systemem licencji
Moduł
Numer wersji
Administrator (AD)
3.0
Finanse i księgowość (FK)
2.10
Gospodarka magazynowa i sprzedaż (GM)
2.7
Kasa i Bank (KB)
2.9
Kadry i Place (KP)
2.19
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KR)
2.8
Ewidencja i amortyzacja środków trwałych (ST)
2.6
Zmiana rodzaju instalacji
W trakcie instalacji modułu musimy dokonać wyboru rodzaju instalacji (lokalna/sieciowa).
Wybór instalacji lokalnej oznacza brak możliwości pracy sieciowej. Możliwa jest jedynie
praca na lokalnym komputerze gdzie został zainstalowany system RAKS2000. Wybór
instalacji sieciowej umożliwia pracę w sieci komputerowej oraz daje możliwość dodawania
kolejnych stanowisk roboczych. W trakcie użytkowania programu może się okazać, że
pierwotnie wybrany rodzaj instalacji wymaga zmiany. Dla każdego z zainstalowanych
modułów istnieje możliwość takiej operacji.
Zmiana: lokalna na sieciową
Przy zmianie instalacji lokalnej na sieciową następuje sprawdzenie, czy dany komputer jest
skonfigurowany do pracy sieciowej. W przeciwnym wypadku np. braku karty sieciowej lub
protokołu sieci, wyświetlany jest komunikat błędu i następuje przywrócenie instalacji
lokalnej. Jeżeli zmiana instalacji zakończy się sukcesem nasz lokalny komputer staje się
jednocześnie serwerem dla innych użytkowników systemu RAKS2000. Aby praca sieciowa
przebiegała prawidłowo należy po zmianie rodzaju instalacji dokonać zmiany konfiguracji
systemu. W tym celu należy przejść do sekcji „Konfiguracja” i dla danego modułu zmienić
wartość pola „Ścieżka pliku sieciowego (NetFileDir)”. Wartość ta musi być zgodna z notacją
UNC czyli musi zawierać nazwę komputera pełniącego rolę serwera
(“\\nazwa_komputera\nazwa_udziału\....”).
Zmiana: sieciowa na lokalną
Zmiana taka dokonywana jest stosunkowo rzadko. W przypadku zmiany instalacji sieciowej
na lokalną, praca sieciowa przestaje być możliwa. Próba uruchomienia modułu z innego
komputera zakończy się komunikatem o błędzie odczytu danych licencji. Zmiana taka jest
możliwa jedynie wtedy jeżeli nasz lokalny komputer jest jednocześnie serwerem dla innych
stanowisk roboczych. Po zmianie rodzaju instalacji należy dokonać zmiany konfiguracji
systemu w sekcji „Konfiguracja”. Przy pracy lokalnej wartości obu pól: „Ścieżka
podstawowa (RootPath)” oraz „Ścieżka pliku sieciowego (NetFileDir)” muszą zawierać
literowe oznaczenia dysków (np. „C:\Program Files\...”).
Zmiana rodzaju instalacji z przeniesieniem danych
Zmianie rodzaju instalacji może towarzyszyć przeniesienie danych systemu RAKS 2000 na
inny komputer. W takich przypadkach należy wykonać następujące operacje:
1 Archiwizacja danych
2
Deinstalacja modułu (modułów)
3
Ponowna instalacja w nowej lokalizacji z odpowiednią opcją („instalacja sieciowa” bądź
„instalacja lokalna”)
Licencje 7-3
Uwaga
4
Odtworzenie danych z archiwum
5
6
Ponowne nadanie licencji
Ponowna rejestracja licencji (jeżeli moduł był już zarejestrowany) – należy powtórzyć
cały proces rejestracyjny i ponownie wysłać kartę rejestracyjną do firmy RAKS
W celu zapoznania się ze szczegółami konfiguracji systemu RAKS 2000 m.in. do pracy z
dedykowanym serwerem proszę przejść do rozdziału „Konfiguracja”.
Nadawanie licencji
W systemie RAKS 2000 używane są szesnastoznakowe klucze licencyjne stanowiące
kombinacje liter (A-F) i cyfr (0-9). Nadanie licencji polega na wprowadzeniu klucza
otrzymanego od firmy RAKS. Klucze licencyjne generowane są niezależnie dla każdego
modułu oraz dla danego rodzaju i numeru seryjnego licencji.
Typy licencji
W systemie RAKS 2000 istnieje kilka typów licencji. Wszystkie typy licencji reprezentowane
są szesnastoznakowymi kluczami licencyjnymi.
Tabela 9
7-4 Licencje
Typy licencji
Typ licencji
Opis
Licencja podstawowa
Jest to licencja otrzymywana po dokonaniu zakupu modułu. Licencja pozwala na
pracę lokalną lub jednostanowiskową pracę sieciową (jeżeli wybrano opcję instalacji
sieciowej). W celu uzyskania dodatkowych stanowisk sieciowych należy dokupić
licencję na dodatkowe stanowiska. Każdy zalicencjonowany moduł należy
zarejestrować w terminie wyświetlanym w informacjach o licencji. Jeżeli klient
zdecyduje się na zakup ratalny, to system licencji będzie zawierał informację o
konieczności dokonywania kolejnych wpłat. W tym przypadku w danych licencji
pojawi się informacja „wersja ratalna”. Zmiana wersji z ratalnej na pełną jest
możliwa po dokonaniu ostatniej płatności.
Licencja na dodatkowe
stanowiska
Licencja używana jest przy pracy sieciowej. Umożliwia ona zwiększenie liczby
stanowisk komputerowych, na których można uruchamiać jednocześnie dany moduł.
Licencja na aktualizację
modułu
Licencja otrzymywana jest przy zakupie aktualizacji modułu. Najczęściej
występującą sytuacją będzie nadanie tej licencji w trakcie instalacji uaktualnienia.
Licencja na abonament
Licencja otrzymywana jest przy zakupie abonamentu na bezpłatne aktualizacje
danego modułu. Umożliwia ona bezpłatne uaktualnienia modułu w terminie
określonym abonamentem.
Zmiana rodzaju licencji
Jest to opcja umożliwiająca zmianę rodzaju aktualnie posiadanej licencji na inny.
Opcja ta jest najczęściej wykorzystywana podczas obsługi klientów dokonujących
zakupów ratalnych. Umożliwia ona wprowadzenie do systemu licencji informacji o
dokonaniu ostatniej płatności ratalnej i zmianie rodzaju licencji z wersji ratalnej na
pełną.
Tabela 9
Typy licencji (ciąg dalszy)
Typ licencji
Opis
Licencja konfigurująca
stanowisko
Licencje w systemie RAKS 2000 są ściśle związane z konfiguracją sprzętową
komputera, na którym umieszczone są dane „Administratora”. Zmiana części
składowych tego komputera może spowodować niemożność uruchamiania
programów. Objawi się to komunikatem o błędzie odczytu danych licencji. W takiej
sytuacji należy użyć opcji nadania licencji konfigurującej stanowisko. Poza tą
sytuacją licencja ta powinna być nadawana przy pracy sieciowej, gdy istniejąca sieć
komputerowa zawiera kilka podsieci a serwer z danymi systemu RAKS 2000 z
każdej podsieci widoczny jest pod innym adresem IP. W takim przypadku po
instalacji stacji roboczej w kolejnej podsieci konieczne jest dokonanie konfiguracji
stanowiska przez nadanie tej licencji.
Przedłużenie wersji
ewaluacyjnej
Licencja powodująca przedłużenie terminu ważności wersji ewaluacyjnej. Licencja
ta jest udzielana tylko w szczególnych przypadkach, a jej uzyskanie wymaga
kontaktu z działem handlowym firmy RAKS Sp. z o. o.
Licencja usuwająca
informacje o licencji
Licencja używana w wyjątkowych sytuacjach, gdy zachodzi potrzeba usunięcia
wszystkich informacji o licencji dla danego modułu. Standardowo opcja ta jest
ukryta.
W wersji ewaluacyjnej programu można nadać jedynie licencję podstawową. Inne typy
licencji są niedostępne. W wersji podstawowej wszystkie typy licencji poza licencją na
dodatkowe stanowiska dostępne są jedynie dla nowych wersji modułów (patrz Tabela 8).
Dodatkowo licencje na aktualizację i abonament są dostępne dopiero po rejestracji modułu.
W przypadku nadawania licencji na konfigurację stanowiska sieciowego oraz licencji
usuwającej informacje o licencji wymagany jest kontakt z firmą RAKS i podanie klucza
prywatnego wyświetlonego w oknie dialogowym (nie są to te same klucze!).
Uwaga
Przed nadaniem licencji dla danego modułu wszyscy użytkownicy muszą opuścić
działające programy.
Funkcję nadawania licencji wywołuje się z sekcji „Licencje” przyciskiem [NADAJ
LICENCJĘ]. Po wywołaniu funkcji pojawia się okno dialogowe umożliwiające
wprowadzenie szesnastoznakowego klucza licencyjnego. Wielkość wprowadzanych liter nie
ma znaczenia (program automatycznie zamienia małe litery na duże). Po wprowadzeniu
poprawnego kodu uaktywnia się przycisk [ZATWIERDŹ], który służy do zapisania
informacji zawartych we wprowadzonym kluczu.
W celu ułatwienia wprowadzania danych,
klucz licencyjny został podzielony na cztery
grupy. W trakcie wprowadzania klucza małe
litery zastępowane są dużymi.
Licencje 7-5
Rejestracja licencji
Każdy moduł systemu RAKS 2000 musi być zarejestrowany. W tym celu należy:
• wypełnić kartę rejestracyjną i odesłać ją do firmy RAKS Spółka z o.o.
• wprowadzić otrzymany od firmy RAKS klucz rejestracyjny
Rejestracji modułu dokonać można poprzez uruchomienie kreatora rejestracji przyciskiem
[ZAREJESTRUJ]. Kreator zawiera formularz karty rejestracyjnej z możliwością wydruku
oraz okno umożliwiające wprowadzenie klucza rejestracyjnego otrzymanego od firmy
Kreator instalacji
RAKS.
Karta rejestracyjna zawiera następujące informacje:
•
dane licencji – numer seryjny, wersja programu, unikalny klucz prywatny
•
dane zakupu – data nabycia modułu, data ostatniej aktualizacji, miejsce zakupu
•
dane użytkownika modułu – nazwa, numer NIP, dane adresowe
•
dane kontaktowe – imię i nazwisko osoby kontaktowej, telefon, fax, email, adres www
Dane licencji
Dane dotyczące zakupu programu
Dane użytkownika
Dane kontaktowe
Wydruk karty rejestracyjnej
7-6 Licencje
Po wysłaniu karty otrzymany od firmy RAKS klucz rejestracyjny należy wprowadzić w
oknie dialogowym.
Szesnastoznakowy klucz rejestracyjny
Dodatkowy klucz rejestracyjny
Uwaga
W przypadku rejestracji starszej wersji modułu (patrz Tabela 8) karta rejestracyjna zawiera
dodatkowy klucz prywatny a firma RAKS wysyła dodatkowy dziesięcioznakowy klucz
rejestracyjny, który należy wprowadzić razem z podstawowym kluczem rejestracyjnym.
Licencje 7-7
7-8 Licencje
ROZDZIAŁ
8
Archiwizacja danych
Dane o charakterze finansowo-księgowym są podstawą funkcjonowania każdej firmy. Nagła
utrata tychże danych niewątpliwie naraziłaby tę firmę na dość poważne problemy. Z drugiej
strony trudno jest do końca przewidzieć i wyeliminować okoliczności, w których mogłoby
do takiej sytuacji dojść (awaria lub kradzież sprzętu, ukryte błędy tkwiące w
oprogramowaniu, atak wirusa komputerowego, błędy popełniane przez użytkownika itp.)
Metodą zabezpieczenia się przed nieoczekiwaną utratą danych jest ich regularna
archiwizacja.
Uwaga
Aby móc wykonać operacje opisane w niniejszym rozdziale, użytkownik musi mieć nadane
uprawnienia do archiwizacji danych w poszczególnych modułach.
Rola archiwizacji danych
Archiwizacja danych pełni w systemie RAKS 2000 podwójną funkcję:
1
Tworzenie zapasowych kopii danych.
Jeśli zawczasu wykonane zostanie archiwum baz danych, w razie wystąpienia sytuacji
awaryjnej (utrata bądź uszkodzenie danych) istnieje możliwość powrotu do stanu sprzed
awarii.
2
Możliwość zapisu danych na nośnikach wymiennych oraz ich efektywnego przesyłania
za pomocą sieci.
W czasie procesu archiwizacji dane są poddawane kompresji, dzięki czemu rozmiar
wynikowego zbioru archiwum (mierzony w bajtach) jest zwykle wielokrotnie mniejszy
niż łączny rozmiar tych samych przed archiwizacją. W ten sposób możliwy jest zapis
zarchiwizowanych danych na tradycyjnych dyskietkach o pojemności 1.44Mb, a także
szybsze przesyłanie tych danych za pomocą sieci komputerowej.
Archiwizacja danych 8-1
Wskazówka Archiwizację danych należy przeprowadzać regularnie, uzależniając odstęp czasu pomiędzy
kolejnymi operacjami od intensywności prowadzonej dokumentacji księgowej. Należy mieć
na uwadze fakt, że jeśli zajdzie potrzeba odtworzenia danych z archiwum, wszystkie
operacje wykonane po dacie utworzenia archiwum trzeba będzie w jakiś sposób odtworzyć.
Dodatkowo, archiwizację należy przeprowadzić:
• przed i po każdej większej operacji wprowadzania lub modyfikacji danych (np. import
danych z innego programu)
• w przypadku operacji przeprowadzanych bezpośrednio na fizycznych plikach baz
danych (naprawa baz danych, uaktualnienie)
Wskazówka Archiwa sporządzone na dyskach wymiennych (dyskietki, dyski ZIP) nie są zależne od
konkretnego stanowiska – w razie wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają pracę
przy określonym komputerze, dane te mogą być przeniesione i odtworzone na innym
stanowisku.
Wskazówka Przy tworzeniu nowego archiwum warto jest pozostawić jego kilka poprzednich wersji (np.
z ostatniego miesiąca). Ponieważ nie zawsze można dokładnie ustalić, w którym momencie
w danych pojawia się błąd, nie można wykluczyć, że właśnie tworzone archiwum będzie
już zawierało błędne dane. Zachowanie kilku ostatnich archiwów zwiększa szansę na
przywrócenie poprawnej wersji danych.
Tworzenie archiwum
Aby utworzyć plik archiwum, należy ustawić przełącznik kierunku procesu archiwizacji
(znajdujący się w sekcji „Operacja”) w pozycji „Archiwizacja wybranych danych systemu
RAKS 2000”. Strona archiwizacji przyjmie wówczas następującą postać:
1. Wybierz rodzaj wykonywanej
operacji: archiwizacja danych
2. Określ, które dane systemu
mają być archiwizowane
3. Podaj nazwę i lokalizację
tworzonego pliku archiwum
4. Ustal dodatkowe opcje
archiwizacji
5. Uruchom proces archiwizacji
8-2 Archiwizacja danych
Wybór danych do archiwizacji
Program RAKS 2000 Administrator daje użytkownikowi możliwość wyboru danych, które
mają być archiwizowane. W zależności od potrzeb, zarchiwizować można:
•
dane całego systemu RAKS 2000
•
dane stałe wybranego modułu (dane wspólne dla wszystkich firm)
•
wszystkie dane wybranej firmy
•
wszystkie dane wybranego modułu w firmie
•
dane globalne modułu w firmie
•
dane wybranego roku obrachunkowego (moduły FK i KR) lub magazynu (moduł GM)
Selekcji danych do archiwizacji dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiedniej pozycji na
drzewie obrazującym aktualną strukturę danych systemu RAKS 2000. Zaznaczając jedną z
pozycji na głównym poziomie drzewa decydujemy się na całościową archiwizację danych
wybranej firmy, względnie na archiwizację danych stałych określonego modułu. Rozwijając
kolejne gałęzie drzewa uzyskujemy możliwość zawężenia zakresu archiwizowanych danych
do określonego modułu, roku obrachunkowego lub magazynu.
Tabela 10 Zaznaczanie pozycji na drzewie wyboru danych
Symbol
Znaczenie
Opis
pozycja nie wybrana
wskazane dane nie będą archiwizowane
pozycja wybrana
całkowicie
archiwizowane będą wszystkie dane odpowiadające
danej gałęzi drzewa, łącznie z jej wszystkimi
podgałęziami
pozycja wybrana
częściowo
nie wszystkie podgałęzie danej gałęzi drzewa zostały
wskazane do archiwizacji
Wskazówka Przy wyborze danych do archiwizacji można skorzystać z opcji zaznaczania / odznaczania
wszystkich pozycji. Odpowiednie przyciski znajdują się nad drzewem struktury danych
systemu.
Jeśli archiwizacja określonych danych nie jest możliwa, odpowiednia pozycja na drzewie
struktury systemu jest nieaktywna (wyszarzona). Spośród potencjalnych przyczyn takiego
stanu należy wymienić następujące:
•
Moduł nie jest poprawnie zainstalowany Æ należy m.in. sprawdzić wpisy
konfiguracyjne systemu RAKS 2000 w rejestrze Windows
•
Dane są modyfikowane przez innego użytkownika Æ należy zaczekać, aż inny
użytkownik zakończy pracę na wskazanych danych
•
Bieżący użytkownik programu RAKS 2000 Administrator nie ma uprawnień do
archiwizacji danych określonego modułu Æ należy poprosić osobę administratora
systemu o nadanie stosownych uprawnień lub też zlecić wykonanie archiwum osobie,
która takie uprawnienia posiada
Wybór docelowego pliku archiwum
Przed rozpoczęciem archiwizacji należy ustalić nazwę i lokalizację pliku archiwum, który
chcemy utworzyć. Aktualnie przyjęta ścieżka do pliku jest wyświetlana w sekcji „Plik
archiwum”. Aby ją zmienić, należy nacisnąć przycisk umieszczony z prawej strony pola
edycyjnego. Zostanie wtedy wyświetlone standardowe okno Windows służące do wyboru
pliku. W oknie tym należy wskazać katalog, w którym będzie się znajdowało archiwum, a
także wpisać nazwę dla tworzonego pliku. Jeśli użytkownik nie poda rozszerzenia pliku
(.zip), zostanie ono automatycznie dopisane przy zamknięciu okna.
Uwaga
Jeżeli wskazany plik archiwum już istnieje, w momencie uruchomienia procedury
archiwizacji jego dotychczasowa zawartość zostanie usunięta.
Dodatkowe opcje archiwizacji
Pod polem edycyjnym służącym do ustalania nazwy docelowego pliku archiwum znajduje
się pole wyboru, pozwalające skorzystać z opcji uzupełniania nazwy pliku o bieżącą datę.
Włączenie tej opcji spowoduje, że do ustalonej przez użytkownika nazwy pliku archiwum
(np. ArchiwumRAKS.zip) automatycznie dopisana zostanie data archiwizacji (np.
ArchiwumRAKS 13-09-2001.zip).
Proces archiwizacji
Procedura archiwizacji danych jest uruchamiana za pomocą przycisku [ARCHIWIZUJ].
Postęp w jej realizacji jest przedstawiany za pomocą wskaźnika zaawansowania, zaś jej
zakończenie sygnalizuje stosowny komunikat.
W przypadku archiwizacji danych na nośnikach wymiennych (np. dyskietkach), następuje
podział pliku archiwum na części o rozmiarze dostosowanym do pojemności stosowanych
dysków. Jeżeli na bieżącej dyskietce zabraknie miejsca, program prosi o włożenie kolejnej.
Akcja ta jest powtarzana aż do momentu, w którym całe archiwum zostanie skopiowane.
Uwaga
Aby zapobiec przypadkowemu umieszczeniu w stacji uprzednio nagranej dyskietki
(pochodzącej z bieżącej serii), program sprawdza, czy na dyskietce znajduje się plik
archiwum o ustalonej nazwie. Jeśli tak, ostrzega o tym fakcie użytkownika i proponuje
wymianę dysku. W przeciwnym razie dotychczasowa zawartość dyskietki jest usuwana.
Wskazówka Kolejno wkładane dyskietki należy numerować. Ułatwi to późniejszą dearchiwizację
danych.
Odtwarzanie danych z archiwum
Proces odtwarzania danych z archiwum jest procesem odwrotnym do archiwizacji. Dane
systemu, po wczytaniu (a w przypadku archiwizacji na kilku dyskietkach – także scaleniu)
pliku archiwum, podlegają operacji dekompresji, po czym są kopiowanie do odpowiednich
lokalizacji wewnątrz systemu RAKS 2000. Użytkownik może dokonać wyboru danych do
odtworzenia, a także metody ich dopasowania do aktualnej struktury danych systemu.
W programie RAKS 2000 Administrator istnieją dwa warianty odtwarzania danych z
archiwum:
•
Odtworzenie wybranych danych z archiwum do ich pierwotnych lokalizacji w systemie
RAKS 2000.
•
Odtworzenie danych jednej wybranej firmy z archiwum do dowolnej lokalizacji w
systemie
Uwaga
W trakcie odtwarzania danych, bieżące dane systemu są zastępowane danymi
pochodzącymi z archiwum. Operacja ta jest nieodwracalna. Jeśli użytkownik nie ma
pewności, jakie dane zawiera archiwum i czy zapisane w nim informacje są poprawne,
przed odtworzeniem danych należy wykonać kopię zapasową bieżących danych systemu..
Uwaga
Jeśli pomiędzy dniem utworzenia archiwum a dniem jego odtworzenia przeprowadzono
operację uaktualnienia baz danych systemu, operację tę trzeba będzie wykonać także w
stosunku do danych odtworzonych z archiwum. W przeciwnym wypadku odpowiednie
programy wchodzące w skład systemu RAKS 2000 mogą nie działać prawidłowo.
Aby zdekompresować i odtworzyć dane z pliku archiwum, należy ustawić przełącznik
kierunku procesu archiwizacji (znajdujący się w sekcji „Operacja”) w pozycji „Odtworzenie
danych z archiwum”. Strona archiwizacji przyjmie wówczas następującą postać:
1. Wybierz rodzaj wykonywanej
operacji: odtwarzanie danych
2. Podaj nazwę i lokalizację
odtwarzanego pliku archiwum
3. Wczytaj zawartość pliku
archiwum
Tu po wczytaniu pliku dostępne są
szczegółowe informacje o
archiwum
Tu po wczytaniu pliku wyświetlana
jest struktura danych w archiwum
Uruchomienie procedury
odtwarzania wybranych danych do
ich pierwotnej lokalizacji
Uruchomienie procedury
odtwarzania danych jednej firmy
do dowolnej lokalizacji
Wybór odtwarzanego pliku archiwum
Przed rozpoczęciem operacji odtwarzania danych należy określić lokalizację pliku
archiwum, który zawiera pożądane przez użytkownika dane. Zmiana aktualnie wybranej
ścieżki do pliku jest możliwa po kliknięciu przycisku umieszczonego z prawej strony pola
edycyjnego znajdującego się w sekcji „Plik archiwum”. Zostanie wtedy wyświetlone
standardowe okno Windows służące do wyboru pliku. Zadaniem użytkownika jest wskazanie
odpowiedniego katalogu oraz nazwy pliku archiwum.
Uwaga
Jeżeli archiwum zostało sporządzone na kilku dyskietkach, należy w odpowiednim napędzie
umieścić ostatnią dyskietkę z serii.
Wczytanie zawartości archiwum
Po wybraniu pliku archiwum, który zamierzamy odtworzyć, należy wczytać jego zawartość.
Służy do tego przycisk [WCZYTAJ]. Analizę pliku kończy komunikat z informacjami o
tym, kto i kiedy dokonał archiwizacji. Struktura danych w archiwum zostanie wyświetlona w
postaci drzewiastej w sekcji “Odtwarzanie wybranych danych”. Ponadto dostępne stanie się
okno z dodatkowymi informacjami o zawartości pliku.
Szczegółowe informacje o archiwum
Po wczytaniu pliku, oprócz prezentowanej w formie graficznej struktury danych w
archiwum, można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat jego zawartości. Po
kliknięciu przycisku [INFORMACJE] wyświetlane jest następujące okno dialogowe:
Ogólne informacje o archiwum
Lista z informacjami
poszczególnych plikach
znajdujących się w archiwum
Okno to zawiera następujące informacje o archiwum:
• Nazwa pliku archiwum
• Rozmiar pliku archiwum (dane skompresowane)
• Łączny rozmiar zajmowany przez dane po dekompresji
• Liczba plików znajdujących się w archiwum
• Data i godzina utworzenia archiwum
• Użytkownik, który dokonał archiwizacji
• Numery wersji modułów systemu, których dane znajdują się w archiwum
• Lista wszystkich plików znajdujących się w archiwum, zawierająca następujące dane:
− Nazwa pliku
− Data i czas modyfikacji
− Oryginalny rozmiar pliku
− Stopień kompresji
− Rozmiar zajmowany przez plik po kompresji
− Oryginalna ścieżka do pliku
Odtwarzanie wybranych danych
Jednym z dwu wariantów odtwarzania danych z archiwum jest próba przywrócenia
wybranych przez użytkownika danych do ich pierwotnej lokalizacji. Użytkownik w oparciu
o wyświetlaną w formie drzewa strukturę archiwum dokonuje selekcji danych, które chce
odtworzyć (dane stałe modułów, kompletne dane firm, dane wybranych modułów w firmie,
dane roku obrachunkowego lub magazynu). Warunkiem powodzenia operacji odtworzenia
danych jest istnienie „odpowiedników” zaznaczonych danych w systemie RAKS 2000.
Przykładowo, odtworzenie z archiwum danych roku obrachunkowego 2001 w module FK w
firmie nr 10 będzie możliwe tylko wówczas, gdy w systemie RAKS 2000 będzie istniała
firma o numerze 10, będzie dostępna w module FK i będzie w niej założony rok
obrachunkowy 2001.
Wskazówka Spełnienie tego warunku z reguły nie jest trudne w przypadku, gdy archiwum jest tworzone
jako kopia zapasowa danych systemu. Konieczność zachowania symetrii między danymi w
archiwum a rzeczywistymi danymi systemu może być natomiast przeszkodą w sytuacji, gdy
za pośrednictwem archiwum usiłujemy przenieść dane między dwoma funkcjonującymi
niezależnie realizacjami systemu RAKS 2000 (np. wymiana danych między filiami firmy).
Wówczas należy skorzystać z drugiego wariantu odtwarzania danych z archiwum, który
zostanie opisany w następnym punkcie.
Jak wcześniej wspomniano, wyboru danych, które chcemy odtworzyć do ich pierwotnej
lokalizacji, dokonuje się za pomocą drzewa obrazującego strukturę danych w archiwum.
Sposób obsługi drzewa jest analogiczny, jak w przypadku operacji archiwizacji danych.
Program już w trakcie analizowania struktury pliku archiwum sprawdza, które dane będzie
można odtworzyć, a które nie. Jeśli dearchiwizacja określonych danych nie jest możliwa,
odpowiednia pozycja na drzewie ulega dezaktywacji, a obok nazwy gałęzi pojawia się
stosowny komunikat.
Potencjalne przyczyny braku możliwości odtworzenia danych to:
•
Moduł nie jest zainstalowany w systemie
W pliku archiwum znajdują się dane modułu, który nie jest poprawnie zainstalowany w
systemie RAKS 2000. Jeśli wiadomo, że taki moduł był instalowany, należy sprawdzić
ustawienia konfiguracyjne w rejestrze Windows.
•
Brak firmy o podanym numerze, brak modułu w firmie, brak roku obrachunkowego,
brak magazynu o podanym numerze
Brak symetrii między danymi w archiwum a danymi systemu RAKS 2000. Należy
utworzyć brakujące struktury baz danych w systemie lub zastosować drugi wariant
dearchiwizacji danych – odtworzenie wybranej firmy do dowolnej lokalizacji.
•
Dane są modyfikowane przez innego użytkownika
Należy zaczekać, aż inny użytkownik zakończy pracę na wskazanych danych.
•
Bieżący użytkownik programu RAKS 2000 Administrator nie ma uprawnień do
dearchiwizacji danych określonego modułu.
Należy poprosić osobę administratora systemu o nadanie stosownych uprawnień lub też
zlecić wykonanie dearchiwizacji osobie, która takie uprawnienia posiada.
Aby uruchomić procedurę odtwarzania zaznaczonych danych, należy kliknąć przycisk
[ODTWÓRZ] znajdujący się bezpośrednio pod drzewem struktury archiwum. Postęp w
dearchiwizacji jest przedstawiany za pomocą wskaźnika zaawansowania, zaś o jej
zakończeniu informuje stosowny komunikat. Jeśli archiwum składa się z kilku części, w
miarę postępu wczytywania danych, użytkownik jest proszony o umieszczanie kolejnych
dyskietek w odpowiednim napędzie. Program sprawdza, czy dyskietki są umieszczane we
właściwej kolejności oraz czy należą do tego samego archiwum. W przypadku wykrycia
błędu, użytkownik ma możliwość wymiany dyskietki na właściwą.
Odtwarzanie danych jednej firmy
Drugim wariantem dearchiwizacji danych w programie RAKS 2000 Administrator jest
możliwość odtworzenia danych jednej, wskazanej przez użytkownika firmy do dowolnie
wybranej firmy spośród wszystkich aktualnie dostępnych w systemie. Z wykorzystaniem tej
metody można przenieść zarówno dane całej firmy (wtedy jednak docelowa firma w
systemie musi mieć taką samą strukturę, jak firma w archiwum), jak również wybrane dane
wewnątrz firmy (dane modułu, dane konkretnego roku obrachunkowego lub magazynu).
Przykładowo, jeśli chcemy odtworzyć z archiwum dane roku obrachunkowego 2000 w
module FK w firmie nr 10, to dane te mogą trafić do dowolnej firmy w systemie, w której w
module FK został założony rok obrachunkowy 2000 (nie musi być to firma nr 10).
Wskazówka Funkcja odtwarzania danych wybranej firmy do dowolnej lokalizacji została opracowana
głównie z myślą o użytkownikach, którzy chcą za pośrednictwem archiwum przenieść dane
pomiędzy dwoma funkcjonującymi niezależnie systemami RAKS 2000, różniącymi się na
ogół strukturą danych. Opisywana metoda jest może czasochłonna (konieczność
dearchiwizacji każdej firmy z osobna), lecz daje dużą swobodę w wyborze docelowej
lokalizacji dla odtwarzanych danych.
Wyboru źródłowej i docelowej firmy dokonuje się za pomocą okna dialogowego,
wyświetlanego po kliknięciu przycisku [ODTWÓRZ 1 FIRMĘ].
1.
Spośród wszystkich
firm dostępnych w
archiwum wskaż tę,
której dane mają być
odtworzone
3.
Wskaż docelową
firmę w systemie
RAKS 2000
5.
Uruchom procedurę
odtwarzania danych
2.
Dokonaj szczegółowej selekcji
danych do odtworzenia
4.
Sprawdź na podglądzie
struktury danych wewnątrz
wybranej firmy docelowej,
czy odtworzenie danych jest
możliwe (wszystkie
zaznaczone pozycje dla pliku
archiwum muszą mieć swoje
odpowiedniki wśród danych
wybranej firmy w systemie).
Górna część okna służy do wyboru danych, które chcemy odtworzyć. Lista po lewej stronie
zawiera wszystkie firmy, których dane znajdują się w archiwum. Struktura danych aktualnie
wybranej firmy jest wyświetlana z prawej strony, w formie drzewka. Za jego pomocą należy
dokonać szczegółowego wyboru danych, które mają być odtworzone.
Docelową firmę w systemie RAKS 2000 wybieramy z listy znajdującej się w dolnej części
okna. Obok niej prezentowany jest podgląd struktury danych w wybranej firmie. Jeśli z
jakiegoś powodu odtworzenie danych do wskazanej firmy nie jest możliwe (użytkownik nie
ma uprawnień do dearchiwizacji danych modułu lub dane te są aktualnie modyfikowane
przez innego użytkownika), informacja o tym fakcie jest wyświetlana obok nazwy
odpowiedniej gałęzi na drzewku.
Wskazówka Porównując strukturę danych w firmie źródłowej i docelowej można od razu określić, które
dane z archiwum mogą być bez przeszkód odtworzone, a które nie.
Uruchomienie procedury odtwarzania danych dla przyjętych ustawień następuje po
kliknięciu przycisku [ZATWIERDŹ]. O pomyślnym zakończeniu dearchiwizacji informuje
stosowny komunikat. Jeśli natomiast odtworzenie danych w przyjętej konfiguracji nie jest
możliwe, wyświetlane jest okno zawierające listę wykrytych błędów.
ROZDZIAŁ
9
Naprawa baz danych
Niekiedy może się zdarzyć, że nagle przestają działać niektóre funkcje programu,
wyświetlane są komunikaty o błędach lub program w ogóle nie daje się uruchomić.
Najbardziej prawdopodobną przyczyną takiej sytuacji jest uszkodzenie baz danych.
Najczęściej dochodzi do awarii indeksów w jednej z wykorzystywanych przez program tabel
danych. Indeks, który normalnie decyduje o porządku sortowania danych, może w pewnych
okolicznościach stracić synchronizację z danymi, przez co przestaje on dokładnie
odpowiadać zawartości tabeli. Gdy to nastąpi, traci się możliwość dostępu do danych
zapisanych w takiej tabeli, a co za tym idzie program przestaje działać normalnie.
Sytuacje, w których może dojść do uszkodzenia indeksów, mogą być bardzo różne. Do
najczęściej spotykanych należą:
•
w przypadku pracy lokalnej:
− zanik zasilania w czasie pracy w programie
− wstrzymanie pracy systemu operacyjnego wskutek błędów w oprogramowaniu
•
w przypadku pracy sieciowej:
− nieoczekiwane wstrzymanie pracy serwera lub jednej z końcówek
− problemy z transmisją danych poprzez sieć
− nieprawidłowe skonfigurowanie rejestrów systemu RAKS 2000 do pracy sieciowej
Program RAKS 2000 Administrator udostępnia zestaw narzędzi, które umożliwiają naprawę
indeksów w uszkodzonych bazach danych.
Procedura naprawy baz danych
Naprawa danych jest operacją dość skomplikowaną, gdyż wiąże się z ingerencją w fizyczną
strukturę baz danych. Jest też obarczona pewnym ryzykiem. Ponieważ nie zawsze można
jednoznacznie zidentyfikować przyczynę, a także miejsce i czas powstania uszkodzenia,
może się zdarzyć, że procedury naprawy danych nie odniosą zamierzonego skutku. W
skrajnych przypadkach niewłaściwie przeprowadzona naprawa danych może spowodować
niepożądane zmiany w strukturze baz danych, a nawet utratę zapisanych w nich informacji.
Naprawa baz danych 9-1
Dlatego podczas naprawy danych należy kierować się poniższymi zasadami:
•
Operację naprawy należy ograniczyć wyłącznie do tych baz danych, które
podejrzewamy o uszkodzenie. Z reguły będą to więc dane pojedynczego modułu (dane
globalne, dane konkretnego roku obrachunkowego lub magazynu) w określonej firmie.
Jeśli nie wiemy, gdzie tkwi błąd, należy najpierw przeprowadzić kontrolę poprawności
baz danych (bez opcji ich naprawy).
•
Przed rozpoczęciem naprawy należy bezwzględnie zrobić archiwum danych. W ten
sposób unika się groźby całkowitej utraty danych na wypadek, gdyby procedury
naprawy zawiodły. Posiadanie kopii zapasowej uszkodzonych danych pozwoli też w
razie potrzeby skorzystać z pomocy serwisu.
Wybór danych do naprawy
Wyboru danych przeznaczonych do naprawy dokonuje się poprzez zaznaczenie
odpowiednich pozycji na drzewie obrazującym aktualną strukturę danych systemu RAKS
2000.
Zaznacz dane, które mają
być naprawiane
Sposób obsługi tego drzewa jest analogiczny, jak w przypadku opisywanej w poprzednim
rozdziale operacji archiwizacji danych. Podobne mogą być też przyczyny, dla których
niektóre pozycje na drzewie mogą być nieaktywne:
•
Moduł nie jest poprawnie zainstalowany Æ należy m.in. sprawdzić wpisy
konfiguracyjne systemu RAKS 2000 w rejestrze Windows
•
Dane są modyfikowane przez innego użytkownika Æ należy zaczekać, aż inny
użytkownik zakończy pracę na wskazanych danych
•
Bieżący użytkownik programu RAKS 2000 Administrator nie ma uprawnień do naprawy
danych określonego modułu Æ należy poprosić osobę administratora systemu o nadanie
stosownych uprawnień lub też zlecić wykonanie operacji naprawy danych osobie, która
takie uprawnienia posiada
9-2 Naprawa baz danych
Wskazówka Jeżeli w wyniku uszkodzenia baz danych określony moduł nie chce się uruchomić lub gdy
te same objawy powtarzają się w kilku firmach, na drzewie wyboru danych do naprawy
należy zaznaczyć nie tylko pozycje odpowiadające danym modułu w poszczególnych
firmach, lecz także dane stałe tego modułu.
Wybór metody naprawy
W programie RAKS 2000 Administrator istnieje możliwość wyboru jednego spośród trzech
trybów pracy funkcji naprawy danych.
1
Kontrola poprawności baz danych
Funkcja kontroli poprawności pozwala stwierdzić, czy wskazana baza danych uległa
uszkodzeniu. Z funkcji tej należy skorzystać w każdym przypadku, gdy określony moduł
systemu RAKS 2000 nie daje się uruchomić lub przestaje działać poprawnie.
Kontrola poprawności polega na próbie otwarcia każdej tabeli wchodzącej w skład bazy
danych oraz na sprawdzeniu działania wszystkich zdefiniowanych w tej tabeli indeksów.
W razie wykrycia błędu, dalsze postępowanie zależy od ustawienia opcji
„Automatycznie naprawiaj wykryte błędy”. Jeśli opcja ta jest zaznaczona, uszkodzona
tabela będzie poddana próbie naprawy (za pomocą podstawowej metody naprawy
Tutil32), po czym nastąpi powtórna weryfikacja jej poprawności. Odznaczenie
wspomnianej opcji oznacza rezygnację z próby naprawy danych. W obu przypadkach
informacja o wykrytym błędzie trafi do raportu końcowego.
2
Naprawa baz danych
Opcja „Naprawa baz danych” obejmuje cztery algorytmy naprawy najczęściej
występujących uszkodzeń baz danych, m.in. błędów „Index is out of date”, „Corrupt
table/index header” oraz „Key Violation”. Poszczególne metody naprawy mogą być
wykorzystywane pojedynczo lub też mogą tworzyć dowolne kombinacje O tym, które
algorytmy naprawy oraz w jakiej kolejności mają być użyte, decyduje użytkownik
(zobacz punkt: „Zaawansowane opcje naprawy”).
Opis poszczególnych algorytmów naprawy baz danych został zamieszczony w poniższej
tabeli.
Tabela 11 Algorytmy naprawy baz danych
Metoda
Opis
Podstawowa
naprawa Tutil32
Metoda naprawy oparta na bibliotece Tutil32.dll opracowanej przez firmę Borland
(producenta zastosowanych w systemie RAKS 2000 rozwiązań bazodanowych).
Podstawowa wersja algorytmu naprawy pozwala m.in. usunąć jeden z najczęściej
występujących błędów baz danych Paradox: „Index is out of date”. Zaletą tej metody jest
szybkość oraz dość duża skuteczność.
Zaawansowana
naprawa Tutil32
Rozszerzona wersja podstawowej naprawy Tutil32. Pozwala zidentyfikować i usunąć
kilka dodatkowych typów błędów, niewykrywanych przez funkcję podstawową. Ponadto
przed rozpoczęciem naprawy każdej kolejnej tabeli przeprowadzana jest weryfikacja pod
kontem obecności błędu. Jeśli błąd nie zostanie wykryty, naprawa tej tabeli zostanie
wstrzymana.
Tabela 11 Algorytmy naprawy baz danych (ciąg dalszy)
Metoda
Opis
Prosta
reindeksacja
Metoda podejmuje próbę naprawy indeksów tabel oraz przywrócenia zgodności tych
indeksów z danymi. Funkcja ta naprawia jedynie istniejące indeksy, zatem w przypadu,
gdy uszkodzenie bazy danych polega na braku określonego indeksu (komunikat „Index
does not exists”), funkcja prostej reindeksacji może wcale nie wykryć błędu. W takiej
sytuacji należy uruchomić procedurę twardej reindeksacji baz danych.
Naprawa błędu
„Key violation”
Metoda użyteczna w przypadku, gdy naruszona została unikalność wartości klucza
głównego w tabeli (błąd ten objawia się w programie pojawieniem się komunikatu „Key
violation”). Procedura naprawy sprawdza, czy taka sytuacja ma miejsce w danej tabeli i,
jeśli zachodzi taka potrzeba, na nowo nadaje wartości indeksu.
Uwaga: Funkcja ma zastosowanie tylko dla niektórych tabel w modułach KP, KR i KB.
3
Twarda reindeksacja baz danych
Twarda reindeksacja baz danych polega na usunięciu i powtórnym założeniu wszystkich
wymaganych indeksów do tabeli (bez względu, czy działały one poprawnie, czy też nie).
Aby zapobiec utracie danych, operacja odbudowy indeksów jest przeprowadzana na
kopii oryginalnej tabeli. Jeżeli naprawa danych się powiedzie, tabela oryginalna jest
zastępowana przez tabelę tymczasową, na której przeprowadzano operację naprawy.
Ze względu na dość znaczną ingerencję w strukturę baz danych systemu, procedura
twardej reindeksacji powinna być uruchamiana w ostateczności, gdy zawiodą pozostałe
mechanizmy naprawy baz danych. Z tego też względu metoda ta została wyrażnie
oddzielona od pozostałych, tworząc osobną opcję naprawy.
Zaawansowane opcje naprawy
Jak wcześniej wspomniano, opcja „Naprawa baz danych” skupia kilka różnych algorytmów
procedury naprawy baz danych. To, które metody i w jakiej kolejności zostaną użyte podczas
naprawy kolejnych tabel ze wskazanych baz danych, użytkownik określa poprzez
zaawansowane opcje naprawy.
Po kliknięciu przycisku [ZAAWANSOWANE] wyświetlane jest okno dialogowe, dzięki
któremu można zmodyfikować sekwencję wykorzystywanych wariantów naprawy.
Okno to zawiera dwie listy:
• Lewa lista zawiera nazwy wszystkich dostępnych w programie, lecz dotąd nie
wykorzystywanych algorytmów naprawy baz danych
• Prawa lista zawiera nazwy algorytmów wykorzystywanych podczas naprawy. Kolejność
pozycji na liście decyduje o kolejności uruchamiania poszczególnych procedur naprawy
w stosunku do każdej kolejnej tabeli w bazie danych.
Za pomocą przycisków znajdujących się pomiędzy obiema listami można przenosić
zaznaczone pozycje (jedną lub wszystkie) z jednej listy na drugą (w obu kierunkach). To
samo można osiągnąć przeciągając wybraną pozycję pomiędzy listami za pomocą myszy. W
ten sposób można też modyfikować kolejność pozycji w obrębie jednej listy.
Aby zatwierdzić ustaloną sekwencję metod naprawy (widoczną w prawej liście), należy
kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ].
Przebieg naprawy
Uruchomienie procedury naprawy danych następuje po kliknięciu przycisku
[NAPRAWIAJ]. Na wstępie program zaproponuje utworzenie archiwalnej kopii danych
przeznaczonych do naprawy. Jeśli użytkownik wyrazi zgodę, zostanie poproszony o podanie
nazwy dla pliku archiwum, po czym rozpocznie się archiwizacja danych.
Po zakończeniu (lub pominięciu) etapu archiwizacji rozpoczyna się właściwa naprawa
danych. Postęp jest przedstawiany za pomocą wskaźnika zaawansowania. Na zakończenie
wyświetlany jest komunikat informujący o tym, czy naprawa przebiegła pomyślnie, czy też
wystąpiły błędy. W obu przypadkach, po zaznaczeniu pola „Pokaż szczegóły”, można
uzyskać szczegółowy raport z przebiegu naprawy. Wymienia on krok po kroku kolejne
operacje wykonywane na naprawianych tabelach, wskazując na miejsca, w których zostały
wykryte ewentualne błędy. Raport ten można wydrukować lub zapisać w postaci pliku
tekstowego. Tak utrwalony raport może okazać się pomocny w razie kontaktu z serwisem.
ROZDZIAŁ
10
Uaktualnienie baz danych
Wszystkie moduły systemu RAKS 2000 są stale rozwijane i aktualizowane pod kątem ich
funkcjonalności i zgodności z obowiązującym stanem prawnym. Z tego względu zachęcamy
wszystkich użytkowników do pracy na najnowszych wersjach naszego oprogramowania.
Zazwyczaj nowa wersja programu wymaga dokonania określonych zmian w strukturze baz
danych. W niniejszym rozdziale przedstawiony zostanie sposób dostosowania istniejących
baz danych systemu RAKS 2000 do pracy z nowszymi wersjami programów.
Szczegółowe informacje na temat aktualnie dostępnych wersji programów (łącznie z listą
nowych funkcji i poprawek), a także zasad ich nabywania, można uzyskać na stronach
internetowych firmy RAKS: www.RAKS.com.pl
Procedura uaktualnienia
Proces aktualizacji modułu systemu RAKS 2000 składa się z dwóch etapów:
1
Fizyczna instalacja nowej wersji programu (plik .exe) i innych niezbędnych plików na
dysku twardym.
Operacja ta jest dokonywana przez program Instalatora, znajdujący się otrzymanej przez
Państwa płycie z aktualizacją. Szczegółowy opis postępowania można znaleźć w jednym
z wcześniejszych rozdziałów, dotyczących instalacji systemu.
2
Uaktualnienie struktury baz danych.
Po zainstalowaniu nowej wersji modułu konieczne jest dostosowanie struktury już
istniejących baz danych tego modułu do zmienionej funkcjonalności programu. Zwykle
polega to na założeniu nowych tabel, dodaniu pól i indeksów, uzupełnieniu listy wartości
wpisanych na stałe do baz danych. Modyfikacja struktury bazy musi być
przeprowadzona tak, by dotychczasowe dane systemu zostały zachowane (i w razie
potrzeby odpowiednio przekonwertowane). Operację uaktualnienia baz danych
wykonuje się z poziomu programu RAKS 2000 Administrator.
Uaktualnienie baz danych 10-1
Kontrola wersji posiadanych modułów
Każda baza danych systemu RAKS 2000 podlega wewnętrznemu wersjonowaniu. Wszelkie
zmiany dokonywane w strukturze bazy prowadzą do odpowiedniego zwiększenia jej numeru
wersji. Numer ten jest zapisany wewnątrz bazy danych, nie jest więc dostępny z zewnątrz dla
użytkownika.
Wskazówka Ponieważ każda baza danych systemu RAKS 2000 stanowi odrębny katalog dyskowy,
można umownie przyjąć, że każdy katalog danych ma swój własny numer wersji.
Każdy program (plik .exe) stanowiący moduł systemu RAKS 2000 prawidłowo współpracuje
tylko z określoną wersją baz danych tego modułu. To, która to wersja baz danych, jest
zapisane jako ostatni, czwarty składnik numeru wersji programu. Przykładowo, jeśli pełny
numer wersji programu to 2.14.6.17, oznacza to, że program ten wymaga baz danych w
wersji 17.
Aby sprawdzić, które wersje programów i które wersje baz danych aktualnie znajdują się na
dysku, należy kliknąć przycisk [INFORMACJE] znajdujący się w sekcji „Wersje” na stronie
“Uaktualnienie baz danych”. Wyświetlone zostanie wtedy następujące okno dialogowe:
Pełny numer wersji programu. Ostatnia
liczba to numer wersji baz danych, z
którą program współpracuje
Najstarsza wersja bazy (czyli najniższy
numer) spośród wszystkich
znalezionych baz danych modułu
Wskaźnik, czy trzeba
dokonać uaktualnienia
baz danych modułu
Moduły zainstalowane w
systemie
Po zaznaczeniu tego pola
dostępne stają się informacje o
wersji baz we wszystkich
katalogach danych systemu.
W górnej części okna znajduje się lista zawierająca informacje o wersjach wszystkich
zainstalowanych składników systemu RAKS 2000. Obok nazwy modułu wyświetlany jest
numer wersji programu (pliku .exe) oraz najniższy wykryty numer wersji baz danych tego
modułu. Ponadto, po zaznaczeniu pola „Pokaż szczegóły”, można uzyskać dodatkowe
informacje na temat wersji baz danych w poszczególnych katalogach systemu.
10-2 Uaktualnienie baz danych
Z porównania ostatniej liczby w numerze wersji programu oraz numeru wersji skojarzonych
z tym modułem baz danych, mogą wyniknąć cztery przypadki:
1
Obie wersje są zgodne. Nie ma potrzeby przeprowadzania uaktualnienia baz danych.
2
Baza danych jest w wersji starszej niż wymagana przez program. Należy przeprowadzić
uaktualnienie baz danych modułu, ale tylko w zakresie brakujących wersji.
3
Baza danych jest w wersji nowszej niż wymagana przez program (sytuacja nietypowa).
Należy zainstalować nowszą wersję programu.
4
Wersja baz danych jest nieznana. Należy przeprowadzić pełne uaktualnienie baz danych
modułu, począwszy od ich pierwszej wersji (uaktualnienie z wyłączoną opcją
sprawdzania wersji baz danych – patrz punkt dotyczący opcji uaktualnienia).
Wybór danych do uaktualnienia
Selekcji modułów, których bazy danych zamierzamy aktualizować, dokonuje się poprzez
zaznaczenie odpowiednich pól w sekcji „Moduły”. Jeśli moduł zostanie wybrany, na drzewie
obrazującym strukturę danych systemu RAKS 2000 zostaną automatycznie zaznaczone te
gałęzie, które dotyczą tego modułu.
Wskaż moduły, których
bazy danych mają być
uaktualnione
Ręczna modyfikacja
zaznaczonych pozycji
jest możliwa przy
włączonej opcji
„Zezwalaj na
szczegółowy wybór
danych do aktualizacji”
w parametrach
uaktualnienia
Ponieważ operację uaktualnienia zazwyczaj przeprowadza się jednocześnie dla wszystkich
danych modułu, możliwość ręcznego odznaczania lub zaznaczania pojedynczych pozycji na
drzewie jest standardowo zablokowana. Aby ją przywrócić, należy włączyć opcję „Zezwalaj
na szczegółowy wybór danych do aktualizacji” (patrz następny punkt). Wówczas za pomocą
drzewa struktury danych systemu można zawęzić zakres aktualizacji do określonych baz
danych wewnątrz modułu (np. danych bieżącego roku obrachunkowego w module FK).
Wskazówka Oprócz danych firm oraz danych stałych dla modułu, możliwa jest także aktualizacja
danych wzorcowych modułu (pustych baz danych, które są kopiowane do odpowiedniego
katalogu w momencie zakładania firmy, roku obrachunkowego lub magazynu)
Uaktualnienie baz danych 10-3
Parametry uaktualnienia
Po kliknięciu przycisku [PARAMETRY] wyświetlane jest okno dialogowe służące do
określenia dodatkowych parametrów związanych z uaktualnieniem baz danych.
Ta opcja decyduje o sposobie wyboru danych
do uaktualniania
Ta opcja pozwala zmienić zakres
przeprowadzanej operacji uaktualnienia
Znaczenie tych parametrów zostało wyjaśnione w poniższej tabeli.
Tabela 12 Parametry uaktualnienia baz danych
Parametr
Stan
Znaczenie
opcja wyłączona
Zezwalaj na
(domyślnie)
szczegółowy
wybór danych
do aktualizacji opcja włączona
Możliwa jest aktualizacja wyłącznie kompletnego zestawu danych dla
wybranego modułu. Drzewo szczegółowej selekcji danych do uaktualnienia
jest zablokowane.
opcja wyłączona
Wykonana zostanie pełna aktualizacja baz danych, począwszy od ich
pierwszej wersji. Z opcji tej należy skorzystać w przypadku, gdy wersja baz
danych jest nieznana lub gdy uprzednio przeprowadzona procedura
aktualizacji z włączoną opcją sprawdzania wersji baz danych zakończyła się
niepowodzeniem.
opcja włączona
(domyślnie)
Wykonana zostanie jedynie ta część aktualizacji, która wynika z różnicy
pomiędzy wersją bazy danych a wersją zapisaną w pliku .exe.
Sprawdzaj
wersję baz
danych
Za pomocą drzewa struktury danych systemu można dowolnie wybierać dane,
które mają być aktualizowane.
Przebieg uaktualnienia
Aby uruchomić procedurę uaktualnienia wybranych baz danych, należy kliknąć przycisk
[AKTUALIZUJ]. Na wstępie program zaproponuje utworzenie archiwalnej kopii danych
przeznaczonych do uaktualnienia. Jeśli użytkownik wyrazi zgodę, zostanie poproszony o
podanie nazwy dla tworzonego pliku archiwum.
Po zakończeniu etapu archiwizacji rozpoczyna się procedura uaktualnienia baz danych.
Postęp jest przedstawiany za pomocą wskaźnika zaawansowania. Na zakończenie
wyświetlany jest komunikat informujący o tym, czy uaktualnienie przebiegło pomyślnie, czy
też wystąpiły błędy. W obu przypadkach, po zaznaczeniu pola „Pokaż szczegóły”, można
uzyskać szczegółowy raport z przebiegu aktualizacji w poszczególnych katalogach. W
raporcie tym kolejno wymienione są dokonane modyfikacje struktury baz danych, a także
wskazane miejsca wystąpienia ewentualnych błędów. Raport ten można wydrukować lub
zapisać w postaci pliku tekstowego. Tak utrwalony raport może okazać się pomocny w razie
kontaktu z serwisem.
10-4 Uaktualnienie baz danych
ROZDZIAŁ
11
Eksport danych do zbioru .dbf
Moduły wchodzące w skład systemu RAKS 2000 można umownie podzielić na dwie
kategorie:
•
moduły „robocze”, w których rejestrowane są pewne operacje związane z działalnością
firmy i na tej podstawie tworzone są dokumenty księgowe (moduły: Gospodarka
Magazynowa, Kadry i Płace, Kasa i Bank, Środki Trwałe)
•
moduły księgowe, w których dokumenty wygenerowane przez pozostałe moduły są
ewidencjonowane, tak, by mogły stanowić bazę do sporządzania różnego typu zestawień
finansowych (moduły: Finanse i Księgowość, Księga Przychodów i Rozchodów).
Przepływ dokumentów z modułów „roboczych” do modułów księgowych jest w systemie
RAKS 2000 zrealizowany na dwa sposoby:
1 Bezpośrednia wymiana danych
Moduł księgowy łączy się bezpośrednio z bazą danych wybranego modułu i pobiera
stamtąd wszystkie niezbędne informacje dotyczące wskazanych przez użytkownika
dokumentów. Aby móc skorzystać z tej opcji, moduł źródłowy i docelowy muszą
funkcjonować w obrębie jednej realizacji systemu, tzn. oba programy muszą być
zainstalowane na jednym komputerze lub, w systemach opartych o sieci komputerowe,
współdzielić dane na serwerze.
Wskazówka
2
Funkcje importu bezpośredniego są dostępne z poziomu programu księgowego.
Dodatkowych informacji na ten temat należy zatem szukać w systemie pomocy lub w
instrukcji do konkretnego modułu
Wymiana danych za pośrednictwem pliku eksportu w standardzie dBase
Informacje o wybranych dokumentach księgowych są w ustalonym formacie
eksportowane do pliku .dbf (standard dBase). Oddzielna funkcja umożliwia import tak
zapisanych danych do programu księgowego. Główną zaletą takiego rozwiązania jest
możliwość przeniesienia danych pomiędzy niezależnie funkcjonującymi realizacjami
systemu RAKS 2000 (np. przeniesienie danych z filii do centrali).
Funkcja eksportu danych do pliku .dbf jest dostępna z poziomu programu RAKS 2000
Administrator.
Eksport danych do zbioru .dbf 11-1
W niniejszym rozdziale opisana zostanie procedura eksportu dokumentów księgowych do
pliku .dbf w formacie umożliwiającym ich przeniesienie do modułu RAKS 2000 Finanse i
Księgowość (a także programu RAKS FK pod DOS wersja 5.x). Eksport danych poprzez plik
.dbf do modułu RAKS 2000 Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów będzie tematem
następnego rozdziału.
Techniczny opis struktury zbiorów w standardzie dBase wykorzystywanych do wymiany
danych w obrębie systemu RAKS 2000 znajduje się w Dodatku A (eksport do FK) oraz w
Dodatku B (eksport do KR)
Zakres danych eksportowanych do FK
Zakres dokumentów, które mogą być za pośrednictwem pliku .dbf przeniesione do programu
RAKS 2000 FK lub RAKS FK pod DOS wersja 5.x jest następujący:
•
moduł RAKS 2000 Gospodarka Magazynowa:
−
•
•
moduł RAKS 2000 Kadry i Płace:
−
listy płac,
−
rachunki z umów zlecenia i o dzieło
moduł RAKS 2000 Kasa i Bank:
−
•
dokumenty płatności, w tym:
faktury
rachunki
paragony
faktury korygujące
rachunki korygujące
dokumenty kasowe KP i KW
moduł RAKS 2000 Środki Trwałe:
−
polecenia księgowania
Ogólny schemat procedury eksportu
Funkcja eksportu do pliku dokumentów, które docelowo mają trafić do programu
księgowego RAKS 2000 FK lub RAKS FK pod DOS wersja 5.x, jest dostępna w module
RAKS 2000 Administrator na stronie „Eksport do pliku .dbf”.
Procedura eksportu danych do pliku .dbf przebiega w zbliżony sposób dla wszystkich
modułów. W niniejszym punkcie przedstawiony zostanie ogólny schemat postępowania
podczas eksportu danych. Natomiast te opcje eksportu, które są charakterystyczne dla
poszczególnych modułów, zostaną omówione z osobnych punktach.
11-2 Eksport danych do zbioru .dbf
5
Ustaw dodatkowe
parametry procedury
eksportu
6
Uruchom eksport
danych do pliku. dbf
7
1
Wskaż moduł, którego
dane mają być
eksportowane
2
Wybierz firmę, z której
mają pochodzić
eksportowane
dokumenty
3
Jeżeli wybrany moduł
to KP lub KB, określ
schemat księgowań
dla eksportowanych
dokumentów
4
Określ nazwę i
lokalizację docelowego
pliku eksportu
Po zakończeniu operacji
eksportu dostępny będzie
raport z jej przebiegu
Wybór źródła eksportowanych danych
Standardowo każdy plik eksportu może zawierać dokumenty księgowe pochodzące z tylko
jednego, wskazanego przez użytkownika modułu w firmie. Aby dokonać wyboru źródła
danych do eksportu, należy w pierwszej kolejności wskazać moduł systemu RAKS 2000,
którego dane mają być eksportowane. Po ustawieniu przełącznika modułu w odpowiedniej
pozycji dostępna staje się lista wszystkich firm widocznych w tym module. Za jej pomocą
należy wskazać tę firmę, której dane chcemy wyeksportować.
Wybór schematu księgowań
W czasie eksportu każdego dokumentu program musi dokonać rozpisania poszczególnych
kwot występujących w tym dokumencie na konta księgowe. To, które kwoty i na jakich
kontach mają być dekretowane, określa schemat księgowań.
W modułach Raks 2000 Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż oraz RAKS 2000 Środki
Trwałe, sposób księgowania poszczególnych kwot ustala się bezpośrednio w programie.
Procedura eksportu korzysta z tych ustawień, zatem w przypadku obu tych modułów opcja
wyboru schematu księgowań jest nieaktywna.
W przypadku dwóch pozostałych modułów, czyli RAKS 2000 Kadry i Płace oraz RAKS 2000
Kasa i Bank, sposób dekretacji kwot z dokumentów określa się bezpośrednio przed
eksportem. Użytkownik może utworzyć nowe wzorce księgowań lub też skorzystać ze
schematów zdefiniowanych wcześniej. Należy zaznaczyć, że schematy księgowań są
definiowane niezależnie dla każdej firmy.
Wyboru schematu księgowań, który zostanie wykorzystany w trakcie procedury eksportu,
dokonuje się poprzez kliknięcie przycisku wbudowanego w pole edycyjne znajdujące się w
sekcji „Schemat księg.”. Wyświetlone wtedy zostanie następujące okno dialogowe:
Lista schematów księgowań dostępnych
dla modułu w wybranej firmie
Edycja, tworzenie, usuwanie
schematu księgowań
Lista wzorów zapisów księgowych wchodzących
w skład bieżącego wzorca
Edycja, tworzenie, usuwanie
wzoru zapisu księgowego w
bieżącym schemacie
Zatwierdzenie Anulowanie
wyboru
wyboru
schematu schematu
Lewa część okna zawiera listę wszystkich schematów księgowań, które do tej pory zostały
utworzone w wybranej firmie. Do modyfikacji zawartości tej listy służą przyciski
[EDYTUJ], [NOWY] i [USUŃ]. Jedyną informacją, jaką należy podać podczas tworzenia
schematu księgowań, jest jego nazwa.
To, jak będą wyglądały poszczególne księgowania tworzone w oparciu o wybrany schemat,
zależy od listy wzorów zapisów księgowych zdefiniowanych w tym schemacie. Lista ta jest
wyświetlana z prawej strony okna. Każda pozycja to jeden dekret w przyszłym dokumencie
księgowym. Do tworzenia, edycji i usuwania wzorów zapisów księgowych służą
odpowiednie przyciski znajdujące się pod listą.
Uwaga
Ponieważ sposób definiowania pojedynczego wzoru zapisu księgowego w module RAKS
2000 Kadry i Płace oraz w module RAKS 2000 Kasa i Bank różni się znacznie, zostanie on
osobno omówiony w części poświęconej eksportowi danych z każdego z tych modułów.
Wskazówka Nad listą schematów księgowań oraz nad listą wzorów zapisów księgowych znajduje się
zestaw przycisków pomocniczych, dzięki którym można zaznaczyć kilka pozycji na liście
(funkcja użyteczna przy usuwaniu), wyszukać konkretną informację, zmienić układ
wyświetlanych kolumn, a także zapisać dane do pliku tekstowego
Wybór schematu księgowań, którego chcemy użyć podczas eksportu danych do pliku .dbf,
zatwierdza się przyciskiem [WYBIERZ]. Przycisk [ZAMKNIJ] pozwala opuścić okno bez
dokonywania wyboru.
Wybór docelowego pliku eksportu
Przed rozpoczęciem eksportu należy ustalić nazwę i lokalizację pliku .dbf, w którym mają
być zapisane eksportowane dokumenty. Aktualnie przyjęta ścieżka do pliku jest wyświetlana
w sekcji „Plik dBase”. Aby ją zmienić, należy nacisnąć przycisk umieszczony z prawej
strony pola edycyjnego. Zostanie wtedy wyświetlone systemowe okno służące do wyboru
pliku.
Dodatkowe parametry eksportu
określenia dodatkowych parametrów związanych z eksportem danych.
Ta opcja pozwala określić standard kodowania polskich znaków
użyty do zapisu danych w pliku .dbf
Ta opcja pozwala oznaczyć w programie źródłowym poprawnie
wyeksportowane dokumenty jako zaksięgowane
Ta opcja umożliwia usunięcie w eksportowanych dokumentach
ewentualnych zer znajdujących się z przodu numeru dowodu
Ta opcja pozwala ręcznie ustalić datę wprowadzenia
eksportowanego dokumentu księgowego
Ten zestaw opcji umożliwia posortowanie danych w pliku
eksportu według określonego kryterium
Ta opcja pozwala wskazać datę, która będzie oznaczała datę
powstania obowiązku podatkowego VAT (dotyczy wyłącznie
eksportu z modułu GM)
Ten zestaw opcji pozwala określić sposób korzystania z raportu
końcowego z eksportu danych
Tabela 13 Parametry eksportu danych do pliku .dbf
Parametr
Stan
Znaczenie
Standard
polskich znaków
Bez polskich
liter, Mazovia,
Latin2, Bez
konwersji
Ponieważ plik .dbf tworzony w trakcie eksportu może być importowany
zarówno przez programy pracujące pod systemem operacyjnym Windows
(RAKS 2000 FK), jak i DOS (RAKS FK wersja 5.x), należy zastosować
odpowiedni sposób zapisu polskich znaków. Reguły są następujące:
• Jeśli dane z pliku mają trafić do programu RAKS FK pod DOS, należy
wybrać ten standard polskich znaków, który jest ustawiony w
parametrach tego programu (zwykle Latin2 lub Mazovia)
• Jeśli dane mają być importowane do programu RAKS 2000 FK, można
wybrać standard Latin2 lub Mazovia. Ważne jest jedynie, by potem ten
sam standard wskazać w trakcie importu.
• Użycie kodowania bez polskich znaków powoduje, że we wszystkich
eksportowanych danych polskie znaki zostaną zamienione na ich
odpowiedniki bez „ogonków” (np. ąÆa, łÆl, óÆo, itd.). Operacja ta
jest nieodwracalna – podczas późniejszego importu polskie znaki nie
zostaną przywrócone.
• Opcja kodowania bez konwersji oznacza zapisanie wszystkich polskich
znaków w taki sposób, jak są one reprezentowane w systemie Windows.
Danych zapisanych w ten sposób nie będzie można poprawnie
wyświetlić w programach pracujących pod systemem operacyjnym
DOS. Natomiast w przypadku ewentualnego importu danych z pliku do
programów pracujących pod Windows (ale nie wchodzących w skład
systemu RAKS 2000), nie trzeba będzie stosować żadnej konwersji.
Uwaga: Opcja kodowania bez konwersji jest też wykorzystywana w trakcie
bezpośredniego importu danych do programu RAKS 2000 FK z modułów
RAKS 2000 GM, KP, KB i ST (z pominięciem pliku .dbf)
Zaznaczaj jako
zaksięgowane po
eksporcie
opcja wyłączona
Eksport dokumentów nie pociąga za sobą żadnych zmian z programie
źródłowym
opcja włączona
Wszystkie poprawnie wyeksportowane dokumenty zostaną w programie
źródłowym oznaczone jako zaksięgowane. Dzięki temu będzie można
uniknąć powtórnego eksportu tych dokumentów do programu księgowego.
Usuń zera z
przodu numeru
dowodu
opcja wyłączona
W trakcie eksportu dokumentów zostanie zachowany ich oryginalny numer
dowodu
opcja włączona
Jeśli w eksportowanych danych wystąpią dokumenty o numerze dowodu
poprzedzonym zerami, znaki te zostaną obcięte (np. numer 0023/02/2001
zostanie zamieniony na 23/02/2001)
opcja wyłączona
Dokumenty będą zapisywane do pliku w takiej kolejności, w jakiej
występują one w bazach danych programu źródłowego
opcja włączona
Dokumenty w pliku zostaną posortowane według numeru dowodu lub
według daty wprowadzenia (do zależnie od wyboru użytkownika)
Sortuj plik
eksportu
Data powstania
Data dokumentu
obowiązku
płatności, data
podatkowego
dokumentu WZ
VAT (tylko
eksport z modułu
GM)
W przypadku eksportu dokumentów z modułu RAKS 2000 GM należy
wskazać, która data ma być uznana za datę powstania obowiązku
podatkowego VAT: data dokumentu płatności czy data dokumentu WZ.
Data ta ma znaczenie zwłaszcza przy sporządzaniu deklaracji VAT-7, gdyż
decyduje o tym, do którego miesiąca dany dokument jest zaliczany.
Tabela 13 Parametry eksportu danych do pliku .dbf (ciąg dalszy)
Parametr
Stan
Znaczenie
Pokaż raport na
zakończenie
eksportu
opcja wyłączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie dostępny dopiero po kliknięciu
przycisku [RAPORT].
opcja włączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie automatycznie wyświetlany po
jego zakończeniu.
opcja wyłączona
Raport z przebiegu eksportu danych nie będzie zapisywany do pliku.
opcja włączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie automatycznie zapisywany do
wskazanego pliku.
Automatycznie
zapisz raport do
pliku
Uruchomienie i przebieg procedury eksportu
Po wskazaniu źródłowego modułu i firmy, wybraniu schematu księgowań, ustaleniu nazwy
tworzonego pliku .dbf oraz określeniu dodatkowych parametrów można przystąpić do
właściwego eksportu danych. W tym celu należy kliknąć przycisk [EKSPORTUJ].
Po uruchomieniu eksportu sprawdzane są następujące warunki:
•
Czy w przypadku eksportu danych z modułu RAKS 2000 KP lub RAKS 2000 KB został
wybrany schemat księgowań
•
Czy plik eksportu o podanej nazwie już istnieje
Jeśli pierwszy warunek nie jest spełniony, operacja eksportu nie może być kontynuowana.
Natomiast jeśli okaże się, że plik eksportu o podanej nazwie został wcześniej utworzony,
wyświetlane jest okno, które umożliwia użytkownikowi wybór jednego z czterech
rozwiązań:
•
Usunięcie poprzedniej zawartości pliku
•
Dopisanie danych do istniejącego pliku
•
Zmiana nazwy dla tworzonego pliku
•
Przerwanie operacji eksportu
Kolejnym etapem operacji eksportu danych jest szczegółowy wybór danych, które mają
zostać wyeksportowane. Umożliwia to specjalne okno, w którym wyświetlane są dokumenty
dostępne w wybranym module źródłowym. Zadaniem użytkownika jest wskazanie tych
dokumentów, które chce wyeksportować. W wyborze może się okazać pomocny system
specjalnych filtrów, dzięki którym można ograniczyć zakres prezentowanych danych do
odpowiedniego przedziału czasowego, określonego typu dokumentów, itp.
Uwaga
Z uwagi na dość znaczne różnice zarówno w wyglądzie wspomnianego okna, jak i w
sposobie wyboru dokumentów w poszczególnych modułach, temat ten zostanie osobno
omówiony w części poświęconej eksportowi danych z każdego z tych modułów.
Po zaznaczeniu dokumentów i naciśnięciu przycisku [ZATWIERDŹ] następuje właściwa
część eksportu, w trakcie której na podstawie danych źródłowych i w oparciu o ustalony
schemat księgowań tworzone są kolejne dekrety w pliku. Postęp w realizacji procedury
eksportu jest sygnalizowany za pomocą wskaźnika zaawansowania.
Po zakończeniu eksportu staje się dostępne okno z raportem, zawierającym statystykę
wyeksportowanych danych, a także listę ewentualnych błędów. W razie potrzeby raport ten
może być wydrukowany lub zapisany w formie dokumentu tekstowego. Po zmianie
aktywnej zakładki na "Podgląd pliku" można przejrzeć zawartość utworzonego pliku
eksportu. W razie potrzeby, za pomocą przycisku znajdującego się nad tym podglądem,
można usunąć wybrane pozycje z pliku.
Eksport danych z modułu GM
W niniejszym punkcie omówione zostaną te fragmenty eksportu danych do pliku .dbf, które
są charakterystyczne dla modułu RAKS 2000 Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż.
Informacje te stanowią uzupełnienie opisu ogólnej procedury eksportu przedstawionej w
poprzednim punkcie.
Wzorce księgowań w module GM
W module RAKS 2000 GM schemat dekretacji eksportowanego dokumentu jest z góry
ustalony i nie podlega modyfikacji (patrz poniższa tabela). Użytkownik wskazuje jedynie
numery kont, na których będą księgowane poszczególne kwoty.
Tabela 14 Schemat księgowań modułu RAKS 2000 GM
Nr
Konto Winien
dekretu
Konto Ma
Księgowana kwota
1
Rozrachunki z kontrahentem
-
Kwota brutto sprzedaży
2
-
Przychód ze sprzedaży
towarów lub usług
Kwota netto sprzedaży
lub
Przychody przyszłych okresów
3
-
Rozrachunki z U.S. z tytułu
podatku VAT należnego
Kwota podatku VAT należnego
4
Wartość sprzedanych towarów
wg cen zakupu
Towary w magazynie
Kwota netto zakupu
Dekret nr 4 jest pomijany w przypadku sprzedaży usług.
Numery kont wykorzystywanych w poniższym schemacie księgowań powinny zostać
zdefiniowane bezpośrednio w programie RAKS 2000 GM. Konto rozrachunków z
kontrahentem należy podać w trakcie tworzenia lub edycji pozycji w kartotece kontrahentów
(pole „Konto księgowe” na oknie edycyjnym danych kontrahenta). Pozostałe numery kont
wskazuje się w trakcie zakładania lub edycji magazynu.
Wybór dokumentów do eksportu
Do szczegółowego wyboru dokumentów płatności, które mają być eksportowane z modułu
RAKS 2000 GM, służy następujące okno dialogowe:
1
Zaznacz magazyny, z których
mają pochodzić eksportowane
dokumenty
3
2
Ustal kryteria filtracji
widocznych dokumentów
Zaznacz dokumenty płatności,
które mają być wyeksportowane
4
Uruchom procedurę
eksportu
Lista znajdująca się z lewej strony okna zawiera wszystkie magazyny założone w module
RAKS 2000 GM w danej firmie. Za pomocą klawisza spacji (lub pomocniczych przycisków
umieszczonych nad listą) należy zaznaczyć te magazyny, z których mają pochodzić dane do
eksportu. Wówczas po prawej stronie zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty płatności
ze wskazanych magazynów. Zadaniem użytkownika jest zaznaczenie tych dokumentów,
które po rozpisaniu na dekrety mają trafić do pliku eksportu.
Aby ułatwić odszukanie właściwych dokumentów, listę można filtrować. Kryteria filtracji
modyfikujemy po kliknięciu pierwszego przycisku znajdującego się nad listą. Okno ustawień
filtru pozwala:
•
Narzucić określony przedział czasowy dla prezentowanych dokumentów (obecny dzień,
obecny tydzień, obecny miesiąc, obecny rok, dowolny zakres dat)
•
Ukryć dokumenty, które były wcześniej eksportowane (o ile podczas poprzednich
operacji eksportu danych ustawiona była opcja: „Zaznaczaj jako zaksięgowane po
eksporcie”)
•
Wyświetlić wyłącznie dokumenty płatności określonego typu (faktury, rachunki,
paragony, faktury korygujące, rachunki korygujące)
Wskazówka Jeśli filtr jest włączony (bez względu na to, które kryterium filtracji zostało zastosowane),
ikona przycisku filtru ma kolor czerwony. Jeśli natomiast wyświetlane są wszystkie
dokumenty, ikona ta jest szara.
Aby kontynuować operację eksportu, po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów płatności
należy kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Z kolei przycisk [ANULUJ] pozwala przerwać
eksport na tym etapie.
Eksport danych z modułu KP
są charakterystyczne dla modułu RAKS 2000 Kadry i Płace. Informacje te stanowią
uzupełnienie opisu ogólnej procedury eksportu przedstawionej w jednym z poprzednich
punktów.
Wzorce księgowań w module KP
Z modułu RAKS 2000 KP mogą być eksportowane do księgowości dwa typy dokumentów:
listy płac oraz rachunki od umów zleceń (i o dzieło). To, jak będzie wyglądała dekretacja
tych dokumentów, zależy od schematu księgowań wybranego do eksportu. Schematy te dla
modułu RAKS 2000 KP są definiowane bezpośrednio w programie RAKS 2000
Administrator.
Jak wcześniej wspomniano, na jeden schemat księgowania składać się może kilka wzorów
zapisów księgowych. W oparciu o każdy z tych wzorów, po podstawieniu konkretnych
danych pochodzących z programu źródłowego, powstanie jeden dekret w pliku eksportu.
Definiowanie poszczególnych wzorów zapisów księgowych umożliwia okno edycyjne,
uruchamiane z poziomu okna schematów księgowań (zobacz punkt „Wybór schematu
księgowań” w „Ogólnym schemacie procedury eksportu”).
W przypadku modułu RAKS 2000 KP okno do edycji wzorców księgowań wygląda
następująco:
1
Ustal numery kont (po stronie Winien i/lub
Ma), na których będzie księgowana wybrana
kwota. Dla kont posiadających analityki
można utworzyć maskę numeracji
2
Określ, czy wzorzec dotyczy list płac
pracowników etatowych czy wynagrodzeń z
tytułu umów zlecenia i o dzieło
3
Wybierz typ księgowanej kwoty
4
Określ sposób grupowania dokumentów (tylko
w przypadku dokumentów pracowników
etatowych)
5
Jeśli zachodzi taka potrzeba, zmodyfikuj opis
operacji
W pola „Konto Winien” i „Konto Ma” należy wpisać numery kont, na których ma być
zadekretowana określona kwota pobrana z baz danych modułu RAKS 2000 KP.
Dopuszczalne są dekrety jednostronne, należy jednak zadbać, by zestaw wszystkich
wzorców utworzonych w ramach jednego schematu powodował księgowe zamknięcie
dokumentu.
Numer konta może być podany wprost (np. 404-01) lub też może mieć postać maski, do
której konstrukcji użyto znaków specjalnych ($ - dla działów, # - dla pracowników, & - dla
urzędów skarbowych). Drugi przypadek znajduje zastosowanie w przypadku dekretacji na
kontach analitycznych utworzonych dla poszczególnych działów, pracowników lub urzędów
skarbowych. W module RAKS 2000 KP podczas definiowania kolejnych pozycji w
wymienionych kartotekach można podać numer, pod jakim dane te są identyfikowane w
księgowości (służące do tego pola edycyjne noszą nazwę „Nr w księgowości” lub „Nr w
FK”). W trakcie eksportu numer ten będzie podstawiany w miejsce odpowiednich znaków
specjalnych w masce numeru konta (tyle cyfr, ile jest znaków w masce). W razie potrzeby
numer będzie uzupełniany zerami z przodu.
Przykładowo, w oparciu o maskę 231-#### powstaną księgowania na kontach:
231-0001 Å dla pracownika, którego „Nr w księgowości” jest równy 1,
231-0002 Å dla pracownika, którego „Nr w księgowości” jest równy 2, itd.
Po ustaleniu numerów kont należy określić, czy dany wzorzec będzie służył do dekretacji
dokumentów pracowników etatowych czy zleceniowych. Służy do tego przełącznik
znajdujący sie w sekcji „Listy płac”. Wzorzec przeznaczony dla list płac pracowników
etatowych będzie ignorowany podczas eksportu rachunków do umów zleceń, i odwrotnie.
Oznacza to, że jeśli w czasie jednej procedury eksportu mają być przeniesione obie kategorie
dokumentów, wybrany schemat księgowań musi zawierać dwa komplety wzorców
dekretacji, oddzielnie dla każdej z tych kategorii.
Zależnie od dokonanego wyboru typu księgowanej listy płac, dostępne są dwa różne zestawy
kwot, które mogą pojawić się w tworzonym dekrecie. Za pomocą rozwijanej listy należy
wskazać ten rodzaj kwoty, który ma być księgowany na wskazanych kontach.
W przypadku eksportu dokumentów etatowych, możliwe jest grupowanie danych według
działów, urzędów skarbowych lub pracowników. Pozwala to ograniczyć liczbę dekretów
tworzonych w czasie eksportu. W takim przypadku księgowana kwota powstaje poprzez
sumowanie kwot z wybranych do eksportu dokumentów składowych. Aby skorzystać z tej
funkcji, należy zaznaczyć opcję „Księgowana kwota jest sumą danych”, po czym wybrać
kryterium grupowania. Jeśli nie włączymy sumowania, to dla każdego pracownika powstanie
odrębny dekret.
Uwaga
Jeśli zamierzamy skorzystać z funkcji sumowania kwot, należy zwrócić szczególną uwagę
na to, w jaki sposób zostały zdefiniowane maski numerów kont. W niektórych przypadkach
umieszczanie zsumowanych kwot na kontach analitycznych może być pozbawione sensu
(np. suma wynagrodzeń pracowników należących do wybranego działu nie powinna być
księgowana na kontach analitycznych poszczególnych pracowników)
Ostatnim parametrem, który trzeba podać definiując wzorzec księgowania jest opis operacji.
Program automatycznie uzupełnia to pole wstawiając nazwę typu księgowanej kwoty. Jeśli
zachodzi taka potrzeba, opis ten można zmodyfikować.
Szczegółowy wybór danych, które mają być eksportowane z modułu RAKS 2000 KP,
umożliwia okno dialogowe przedstawione na rysunku.
Okno to jest podzielone na trzy części. Po lewej stronie widoczna jest lista działów. Po
zaznaczeniu za pomocą klawisza spacji (lub pomocniczych przycisków umieszczonych nad
listą) jednego lub kilku działów, po prawej stronie pojawiają się dokumenty związane z
pracownikami przypisanymi do wskazanych działów. Górna lista zawiera pozycje z list
płatniczych dla pracowników etatowych, dolna – rachunki od umów zleceń i o dzieło. Na
obu listach należy zaznaczyć te pozycje, które w czasie eksportu, w oparciu o wybrany
schemat księgowań, mają być przekształcone na dekrety.
1
Wskaż działy, do których należą
pracownicy, których wynagrodzenia
mają być eksportowane
2
3
Zaznacz pozycje do
eksportu
4
Uruchom procedurę
eksportu
Obie listy, górna i dolna, zostały wyposażone w możliwość filtrowania danych do
wyświetlania. Kryteria filtracji można modyfikować po kliknięciu pierwszego przycisku
znajdującego się nad każdą z list. Dzięki filtrom można:
•
Narzucić określony przedział czasowy dla prezentowanych dokumentów
•
eksporcie”)
Oba filtry działają niezależnie, tzn. można zastosować odmienne kryteria filtracji na obu
listach. Zwykle jednak chcemy widzieć dokumenty pracowników etatowych i zleceniowych
pochodzące z tego samego okresu. Z tego względu, po zakończeniu modyfikacji parametrów
jednego z filtrów program proponuje przejęcie tych samych ustawień także przez drugi filtr.
Aby kontynuować operację eksportu, po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów należy
kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Z kolei przycisk [ANULUJ] pozwala przerwać eksport na
tym etapie.
Eksport danych z modułu KB
są charakterystyczne dla modułu RAKS 2000 Kasa i Bank. Informacje te stanowią
punktów.
Wzorce księgowań w module KB
Z modułu RAKS 2000 KB mogą być eksportowane dokumenty związane z następującymi
operacjami:
• operacje kasowe KP i KW
• wypłaty i rozliczenia zaliczek
Sposób dekretacji tych operacji zależy od schematu księgowań wybranego do eksportu.
Schematy księgowań dla modułu RAKS 2000 KB są definiowane bezpośrednio w programie
RAKS 2000 Administrator. Definiowanie poszczególnych wzorów zapisów księgowych
umożliwia okno edycyjne, uruchamiane z poziomu okna schematów księgowań (zobacz
punkt „Wybór schematu księgowań” w „Ogólnym schemacie procedury eksportu”).
W przypadku modułu RAKS 2000 KB okno do edycji wzorców księgowań wygląda
następująco:
1
Ustal numery kont (po stronie Winien
i/lub Ma), na których będzie księgowana
wybrana kwota. Dla kont posiadających
analityki można utworzyć maskę
numeracji.
2
Wybierz typ księgowanej kwoty
3
Podaj opis operacji księgowej
W pola „Konto Winien” i „Konto Ma” należy wpisać numery kont, na których ma być
zadekretowana kwota z dokumentu kasowego. Dopuszczalne są dekrety jednostronne, należy
jednak zadbać, by zestaw wszystkich wzorców utworzonych w ramach jednego schematu
powodował księgowe zamknięcie dokumentu.
Numer konta może być podany wprost (np. 101) lub też może mieć postać maski, do której
konstrukcji użyto znaku „#”. W drugim przypadku, w trakcie eksportu w miejsce znaku
specjalnego podstawiany będzie numer FK przypisany kontrahentowi, którego dotyczy
dokument kasowy. Numer konta będzie miał tyle cyfr, ile jest znaków w masce - w razie
potrzeby numer kontrahenta będzie uzupełniany zerami z przodu.
Przykładowo, w oparciu o maskę 201-#### powstaną księgowania na kontach:
201-0001 Å dla kontrahenta, którego „Konto analityczne w FK” jest równe 1,
201-0002 Å dla kontrahenta, którego „Konto analityczne w FK” jest równe 2,
itd.
Jeśli w czasie eksportu okaże się, że dany kontrahent nie ma przypisanego numeru w
księgowości, taki dokument zostanie pominięty.
Po ustaleniu numerów kont należy określić rodzaj księgowanej kwoty. Do wyboru są kwoty
z czterech typów dokumentów:
• dokument KP
• dokument KW
• dokument Zaliczka
• dokument Rozliczenie Zaliczki
Ostatnim parametrem, który trzeba podać definiując wzorzec księgowania jest opis operacji.
Program automatycznie uzupełnia to pole wstawiając nazwę typu księgowanej kwoty. Opis
ten można oczywiście dowolnie zmodyfikować.
Szczegółowy wybór danych, które mają być eksportowane z modułu RAKS 2000 KB, jest
możliwy za pomocą następującego okna dialogowego:
1
2
Zaznacz pozycje do
eksportu
3
Uruchom procedurę
eksportu
Okno to zawiera listę wszystkich dokumentów kasowych utworzonych w danej firmie w
module RAKS 2000 KB. Za pomocą klawisza spacji lub przycisków pomocniczych
znajdujących się nad listą należy zaznaczyć dokumenty do eksportu.
Ponieważ liczba wszystkich dokumentów kasowych w firmie może być dość znaczna, warto
jest korzystać z funkcji filtrowania danych do wyświetlenia. Kryteria filtracji można
modyfikować po kliknięciu pierwszego przycisku znajdującego się nad listą. Dzięki filtrom
można:
•
•
eksporcie”)
Aby kontynuować operację eksportu, po zaznaczeniu odpowiednich dokumentów należy
kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Z kolei przycisk [ANULUJ] pozwala przerwać eksport na
tym etapie.
Eksport danych z modułu ST
są charakterystyczne dla modułu RAKS 2000 Środki Trwałe. Informacje te stanowią
punktów.
Wzorce księgowań w module ST
Z modułu RAKS 2000 Środki Trwałe eksportowane są gotowe polecenia księgowania.
Sposób dekretacji każdego takiego dokumentu jest ustalany już na etapie jego tworzenia w
programie źródłowym. Zatem w trakcie eksportu nie ma potrzeby definiowania wzorców
zapisów księgowych.
Szczegółowy wybór poleceń księgowania, które mają być eksportowane z modułu RAKS
2000 ST, jest możliwy za pomocą okna dialogowego prezentowanego na rysunku.
Okno to zawiera listę wszystkich poleceń księgowania utworzonych w danej firmie w
module RAKS 2000 ST. Za pomocą klawisza spacji lub przycisków pomocniczych
znajdujących się nad listą należy zaznaczyć dokumenty do eksportu.
1
widocznych
dokumentów
2
Zaznacz pozycje do
eksportu
3
Uruchom procedurę
eksportu
Lista poleceń księgowania może być filtrowana. Kryteria filtracji można modyfikować po
kliknięciu pierwszego przycisku znajdującego się nad listą. Dzięki filtrom można:
•
Narzucić określony przedział czasowy dla prezentowanych poleceń księgowania
•
Ukryć polecenia księgowania, które były wcześniej eksportowane (o ile podczas
poprzednich operacji eksportu danych ustawiona była opcja: „Zaznaczaj jako
zaksięgowane po eksporcie”)
Aby kontynuować operację eksportu, po zaznaczeniu odpowiednich poleceń księgowania
należy kliknąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Z kolei przycisk [ANULUJ] pozwala przerwać
eksport na tym etapie.
ROZDZIAŁ
12
Eksport danych z GM do KR
W niniejszym rozdziale omówiona zostanie procedura eksportu dokumentów
magazynowych z modułu RAKS 2000 Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż do modułu
RAKS 2000 Księga Przychodów i Rozchodów. Wymiana danych odbywa się za
pośrednictwem pliku w standardzie dBase w specjalnym formacie (innym, niż w przypadku
pliku .dbf wykorzystywanego podczas eksportu danych do FK). Opisywana funkcja znajduje
zastosowanie głównie w sytuacji, gdy moduł RAKS 2000 KR nie ma możliwości
bezpośredniej współpracy z programem magazynowym (oba moduły są zainstalowane na
różnych stanowiskach komputerowych nie połączonych siecią).
Informacji na temat procedury importu tak utworzonego pliku należy szukać w systemie
pomocy oraz w instrukcji obsługi modułu RAKS 2000 KR.
Techniczny opis struktury zbiorów w standardzie dBase wykorzystywanych podczas
wymiany danych między modułami RAKS 2000 GM i RAKS 2000 KR znajduje sie w
Dodatku B.
Procedura eksportu
Procedura eksportu danych z modułu RAKS 2000 GM do pliku .dbf wykorzystywanego przez
program RAKS 2000 KR przebiega w zbliżony sposób, co opisana w poprzednim rozdziale
procedura eksportu do FK. Niemniej najważniejsze jej etapy zostaną w skrócie opisane w
niniejszym punkcie.
Eksport danych z GM do KR 12-1
Przygotowanie eksportu
Pierwszą operacją, jaką należy wykonać po przejściu na stronę „Eksport z GM do KR”, jest
wybór firmy w module RAKS 2000 GM, z której mają być eksportowane dokumenty.
Selekcji dokonuje się za pomocą listy znajdującej się w sekcji „Źródło danych”.
4
Ustaw dodatkowe
parametry procedury
eksportu
5
Uruchom eksport
danych do pliku. dbf
1
Wybierz firmę w module
GM, z której mają być
eksportowane dokumenty
2
Określ wartości dwóch
definiowalnych stawek
podatku VAT
3
Określ nazwę i lokalizację
docelowego pliku eksportu
6
Po zakończeniu
operacji eksportu
dostępny będzie raport
z jej przebiegu
W trakcie zapisu dokumentów magazynowych do pliku program eksportu musi znać wartość
niektórych ustawień docelowego modułu RAKS 2000 KR. Chodzi tu o wartości dwóch
dodatkowych, definiowanych przez użytkownika stawek podatku VAT występujących w
deklaracji VAT-7 (pozycja 24 i 27 deklaracji). Informacje te nie mogą być pobrane
automatycznie, gdyż jak wcześniej wspomniano eksport najczęściej jest wykonywany w
sytuacji, gdy brak jest bezpośredniego połączenia z bazami danych modułu RAKS 2000 KR.
Wartości te muszą być zatem podane przez użytkownika.
Uwaga
Jeżeli podczas importu danych w module KR okaże się, że wartości stawek definiowalnych
w pliku i programie nie są zgodne, wszystkie kwoty dotyczące tych stawek zostaną
zakwalifikowane jako „inne stawki” i nie zostaną prawidłowo uwzględnione przy
sporządzaniu deklaracji VAT-7.
Nazwę i lokalizację tworzonego pliku .dbf należy podać w sekcji „Plik eksportu”.
12-2 Eksport danych z GM do KR
Dodatkowe parametry eksportu
określenia dodatkowych parametrów związanych z eksportem danych
Ta opcja pozwala oznaczyć w programie RAKS 2000 GM
poprawnie wyeksportowane dokumenty jako zaksięgowane
Ten zestaw opcji pozwala określić sposób korzystania z
raportu końcowego z eksportu danych
Tabela 15 Parametry eksportu danych z modułu GM do pliku .dbf
Parametr
Stan
Znaczenie
Zaznaczaj jako
zaksięgowane po
eksporcie
opcja wyłączona
Eksport nie pociąga za sobą żadnych zmian z programie źródłowym
opcja włączona
Wszystkie poprawnie wyeksportowane dokumenty zostaną w programie
RAKS 2000 GM oznaczone jako zaksięgowane. Dzięki temu będzie
można uniknąć powtórnego eksportu tych dokumentów do modułu KR
opcja wyłączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie dostępny dopiero po kliknięciu
przycisku [RAPORT].
opcja włączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie automatycznie wyświetlany po
jego zakończeniu.
opcja wyłączona
Raport z przebiegu eksportu danych nie będzie zapisywany do pliku.
opcja włączona
Raport z przebiegu eksportu danych będzie automatycznie zapisywany do
wskazanego pliku.
Pokaż raport na
zakończenie
eksportu
Automatycznie
zapisz raport do
pliku
Po wskazaniu źródłowej firmy, określeniu wysokości definiowalnych stawek podatku VAT,
podaniu nazwy tworzonego pliku .dbf oraz ustawieniu dodatkowych parametrów można
przystąpić do eksportu danych. W tym celu należy kliknąć przycisk [EKSPORTUJ].
Jeśli po uruchomieniu procedury eksportu okaże się, że plik .dbf o podanej nazwie został
wcześniej utworzony, wyświetlane jest okno, które umożliwia użytkownikowi wybór
jednego z czterech rozwiązań:
• Usunięcie poprzedniej zawartości pliku
• Dopisanie danych do istniejącego pliku
• Zmiana nazwy dla tworzonego pliku
• Przerwanie operacji eksportu
Uwaga
Pierwsze dwie opcje nie mogą zostać użyte, jeśli okaże się, że istniejący plik .dbf nie jest
plikiem w formacie eksportu z GM do KR.
Kolejnym etapem operacji eksportu danych jest szczegółowy wybór dokumentów
magazynowych, które mają zostać wyeksportowane. Selekcję umożliwia następujące okno:
1
Zaznacz magazyny, z
których maja pochodzić
eksportowane dokumenty
2
3
Zaznacz dokumenty do
eksportu
4
Uruchom procedurę
eksportu
Okno to jest podzielone na cztery części. Lista znajdująca się z lewej strony okna zawiera
wszystkie magazyny założone w module RAKS 2000 GM w danej firmie. Za pomocą
klawisza spacji (lub pomocniczych przycisków umieszczonych nad listą) należy zaznaczyć
te magazyny, których dane mają być eksportowane. Wówczas w trzech listach po prawej
stronie zostaną wyświetlone dokumenty pochodzące ze wskazanych magazynów. Górna lista
będzie zawierała dokumenty odbiorców (faktury i rachunki „zwykłe” oraz korygujące),
środkowa - dokumenty dostawców, dolna zaś – korekty dokumentów dostawców. Zadaniem
użytkownika jest zaznaczenie na odpowiednich listach tych dokumentów, które poprzez plik
.dbf mają trafić do modułu RAKS 2000 KR.
Wszystkie trzy listy zostały wyposażone w możliwość filtrowania danych do wyświetlania.
Kryteria filtracji można modyfikować po kliknięciu pierwszego przycisku znajdującego się
nad każdą z list. Dzięki filtrom można:
•
•
operacji eksportu ustawiona była opcja: „Zaznaczaj jako zaksięgowane po eksporcie”)
Filtry przypisane poszczególnym listom działają niezależnie, tzn. można zastosować
odmienne kryteria filtracji na wszystkich trzech listach. Modyfikując parametry jednego z
filtrów można jednak automatycznie przypisać te same ustawienia do obu pozostałych
filtrów.
Po zaznaczeniu dokumentów i naciśnięciu przycisku [ZATWIERDŹ] następuje właściwa
część eksportu, w trakcie której na podstawie danych źródłowych tworzone są kolejne
pozycje w pliku. Postęp w realizacji procedury eksportu jest sygnalizowany za pomocą
wskaźnika zaawansowania.
Po zakończeniu eksportu staje się dostępne okno z raportem, zawierającym statystykę
wyeksportowanych danych, a także listę ewentualnych błędów. W razie potrzeby raport ten
może być wydrukowany lub zapisany w formie dokumentu tekstowego.
ROZDZIAŁ
13
Eksport danych do
dokumentów tekstowych
Program RAKS 2000 Administrator umożliwia zapisanie zawartości wybranych baz danych
systemu RAKS 2000 w postaci dokumentów tekstowych (zbiory .txt). Daje to możliwość
przeglądania i analizy tych danych przy pomocy powszechnie dostępnych narzędzi (edytory
tekstu, arkusze kalkulacyjne).
Procedura eksportu
Funkcja eksportu danych systemu RAKS 2000 do dokumentów tekstowych jest dostępna na
stronie „Eksport do plików .txt”.
1
Wskaż elementy struktury danych systemu
RAKS 2000, które mają zostać
wyeksportowane
2
Wskaż katalog nadrzędny, w którym, w
kolejnych podkatalogach, będą zapisywane
dokumenty tekstowe tworzone w trakcie
eksportu
3
Określ, czy pierwsza linia w każdym
tworzonym pliku tekstowym ma zawierać
nazwy pól
4
Uruchom procedurę eksportu
Eksport danych do dokumentów tekstowych 13-1
Wybór danych do eksportu
Wyboru danych przeznaczonych do eksportu dokonuje się poprzez zaznaczenie
odpowiednich pozycji na drzewie prezentującym strukturę danych systemu RAKS 2000.
Możliwy jest eksport zarówno danych poszczególnych firm, jak i danych stałych modułów.
Wyjątek stanowią dane modułu RAKS 2000 Administrator – ich eksportować nie można.
Wybór katalogu docelowego
W trakcie eksportu zawartość każdej tabeli wchodzącej w skład określonej bazy danych
systemu RAKS 2000 (czyli konkretnego katalogu dyskowego) jest zapisywana do zbioru
tekstowego o nazwie tożsamej z nazwą tabeli (np. dane z tabeli F00001FK.db trafią do pliku
F00001FK.txt). Lokalizacja tworzonych dokumentów tekstowych stanowi dokładne
odwzorowanie fizycznego podziału baz danych na katalogi. Użytkownik musi jedynie
wskazać katalog nadrzędny, w którym w formie plików tekstowych zostaną odtworzone
wybrane elementy bazy danych systemu RAKS 2000. Przykładowo, jeśli eksportowane są
dane roku obrachunkowego 2001 w module FK w firmie nr 1, które standardowo znajdują
się w katalogu:
C:\Program Files\RAKS2000\Data\F00001\FK\2001,
to odpowiadające im pliki tekstowe zostaną utworzone w katalogu:
Wskazany_Katalog_Nadrzędny\F00001\FK\2001.
Katalog nadrzędny należy wskazać za pomocą pola edycyjnego znajdującego się w sekcji
„Katalog docelowy”. Jeśli zamierzamy eksportować dane do katalogu, który już istnieje,
można go wybrać za pomocą okna uruchamianego po kliknięciu przycisku umieszczonego z
prawej strony. Jeśli natomiast katalog ma być dopiero utworzony, jego nazwę należy ręcznie
wpisać w pole edycyjne.
Uruchomienie procedury eksportu następuje po kliknięciu przycisku [EKSPORTUJ]. Postęp
w jej realizacji jest przedstawiany za pomocą wskaźnika zaawansowania.
W czasie eksportu pojedynczej tabeli kolejne rekordy są zapisywane jako osobne linie w
pliku, zaś wartości poszczególnych pól są oddzielane znakiem tabulacji. Jeśli przed
eksportem została zaznaczona opcja „Dołącz wiersz z nazwami pól”, pierwsza linia w pliku
będzie zawierała nazwy pól, zaś zapis danych właściwych rozpocznie się od linii drugiej.
Uwaga
Ze względu na ochronę danych osobowych, eksport niektórych kategorii danych (np. list
płac z modułu RAKS 2000 KP) wymaga podania specjalnego kodu. Aby go otrzymać,
należy skontaktować się z firmą RAKS.
Zakończenie procedury eksportu sygnalizuje komunikat informujący o tym, czy przebiegła
ona pomyślnie, czy też wystąpiły błędy. W obu przypadkach, po zaznaczeniu pola „Pokaż
szczegóły”, można uzyskać szczegółowy raport z przebiegu eksportu.
13-2 Eksport danych do dokumentów tekstowych
ROZDZIAŁ
14
Import danych do modułu FK
Program RAKS 2000 Administrator umożliwia przeniesienie do modułu RAKS 2000 Finanse
i Księgowość danych z Programu rachunkowo-księgowego RAKS wersja 5.x (pracującego
pod systemem operacyjnym DOS). Ponadto istnieje możliwość zaimportowania
dokumentów księgowych zapisanych w pliku dBase w formacie zgodnym z programem
RAKS 4.x lub RAKS 5.x. Dzięki temu można przenieść do modułu FK dane z innego modułu
systemu RAKS 2000, programu magazynowego WF-MAG oraz niektórych innych
programów zewnętrznych.
Import bezpośredni z RAKS FK pod DOS
W czasie procedury bezpośredniego importu moduł RAKS 2000 Administrator łączy się z
bazami danych programu RAKS FK pod DOS, odczytuje zawarte tam informacje i po
odpowiedniej konwersji zapisuje je do baz danych programu RAKS 2000 Finanse i
Księgowość. Dzięki takiemu rozwiązaniu import danych jest dużo szybszy i wygodniejszy,
niż import z wykorzystaniem pliku pośredniczącego. Większy jest też zakres informacji,
które można w ten sposób przenieść.
Uwaga
Import bezpośredni jest możliwy wyłącznie z wersji 5.x programu RAKS FK pod DOS.
Natomiast osoby korzystające z wersji 4.x tego programu mogą przenieść dane do modułu
RAKS 2000 FK za pośrednictwem pliku importowego (w standardzie dBase)
Przygotowanie danych do importu
Procedura bezpośredniego importu danych powstała głównie z myślą o użytkownikach,
który właśnie rozpoczynają pracę z programem RAKS 2000 Finanse i Księgowość i pragną
przenieść do niego dokumentację księgową prowadzoną dotychczas w programie RAKS FK
pod DOS. Oznacza to, że bazy danych programu RAKS 2000 FK, do których będą
importowane dane, są puste.
Import danych do FK 14-1
Dlatego przed rozpoczęciem procedury importu należy:
1
W module RAKS 2000 Administrator założyć nową firmę lub dodać moduł FK do firmy
już istniejącej oraz nadać użytkownikom uprawnienia do modyfikacji danych tej firmy w
module FK
2
W module RAKS 2000 Finanse i Księgowość założyć nowy rok obrachunkowy w tej
firmie
Wskazówka W przypadku, gdy dane pochodzące z importu mają być dodane do bazy danych, która
zawiera już jakieś zapisy, przed rozpoczęciem importu wskazane jest dokonanie
archiwizacji danych modułu RAKS 2000 FK.
Wskazówka Przed rozpoczęciem importu zaleca się przeprowadzenie kontroli i korekty baz danych
programu RAKS FK DOS.
Wybór danych do importu
Aby przeprowadzić import danych z programu RAKS FK pod DOS, należy ustawić
przełącznik źródła importowanych danych w pozycji „Program finansowo-księgowy RAKS
5.x”. Strona importu przyjmie wówczas następującą postać:
1. Określ źródło importowanych
danych: program RAKS FK
2. Wskaż katalog, w którym
zainstalowany jest program
RAKS FK pod DOS
3. Wybierz katalog firmy, której
dane będą importowane
4. Wskaż źródłowy rok
obrachunkowy w wybranej firmie
5. Wybierz kategorie danych do
importu
6. Z listy firm dostępnych w module
RAKS 2000 FK wybierz docelową
firmę dla operacji importu
7. Wskaż docelowy rok
obrachunkowy w wybranej firmie
Pierwszą rzeczą, jaką należy ustalić, jest lokalizacja dyskowa programu RAKS FK pod DOS.
Program RAKS 2000 Administrator próbuje automatycznie wykryć położenie katalogu
.../Raks5 (nazwa domyślna), przeszukując w tym celu wszystkie dyski lokalne i dostępne
zasoby sieciowe. Jeśli katalog ten nie zostanie znaleziony, w polu edycyjnym wyświetlany
jest napis „[ścieżka nieznana]”. W takiej sytuacji użytkownik sam musi wskazać katalog, w
którym jest zainstalowany program RAKS FK pod DOS.
14-2 Import danych do FK
W czasie jednego przebiegu procedury importu mogą być przeniesione dane tylko jednego
roku obrachunkowego. Do użytkownika należy wybór, z której firmy i roku w programie
RAKS FK pod DOS mają być pobrane dane oraz do której firmy i roku w programie RAKS
2000 Finanse i Księgowość dane te powinny trafić.
Do danych, które można w bezpośredni sposób zaimportować z programu RAKS FK pod
DOS, należą:
1 Plan kont, bilans otwarcia, a także powiązania planu kont z tabelą bilansu i rachunkiem
wyników
2
Kartoteka kontrahentów
3
Dokumenty księgowe, w tym:
•
nagłówki dokumentów
•
dekrety
•
wpisy do rejestrów VAT
•
rozrachunki
•
dokumenty typu SAMVAT
•
rozrachunki z bilansu otwarcia
4
Wzorce księgowań (opcja dostępna dla programu RAKS 2000 FK w wersji 2.4 i wyższej)
5
Kartoteka udziałowców
6
Tabele odsetek ustawowych i podatkowych
Selekcji danych do importu dokonuje się poprzez zaznaczenie bądź odznaczenie
odpowiednich pól wyboru. Ponieważ wymienione powyżej kategorie danych są ściśle ze
sobą powiązane, zaleca się ich jednoczesny import do programu RAKS 2000 FK. Możliwy
jest wprawdzie niezależny import każdej z tych grup, ale muszą być wtedy spełnione
następujące warunki:
•
Import dokumentów księgowych wymaga zdefiniowanego w programie RAKS 2000 FK
planu kont (muszą istnieć przynajmniej konta syntetyczne). Należy więc najpierw
zaimportować plan kont, albo wprowadzić go wcześniej w programie RAKS 2000 FK.
•
Import kartoteki kontrahentów powinien być dokonany przed importem dokumentów
księgowych.
Dodatkowe parametry importu
określenia dodatkowych parametrów związanych z importem danych.
Ta opcja pozwala określić sposób konwersji
polskich znaków podczas operacji importu
Ta opcja decyduje o sposobie numeracji
importowanych kontrahentów
Ta opcja decyduje o sposobie nadawania numerów
importowanym dokumentom księgowym
Ta opcja pozwala zautomatyzować proces importu
poprzez zakładanie dzienników księgowych o
domyślnych parametrach
Ta opcja pozwala określić zakres kontroli
poprawności i spójności danych przeprowadzanej
na zakończenie importu
Ten zestaw opcji pozwala określić sposób
korzystania z raportu końcowego z importu danych.
Tabela 16 Parametry importu danych z programu RAKS FK pod DOS
Parametr
Stan
Znaczenie
Standard
polskich znaków
Mazovia, Latin2,
bez polskich
znaków
W systemie operacyjnym DOS stosowane są różne standardy kodowania
polskich znaków. Aby po zaimportowaniu danych do programu
pracującego pod systemem Windows polskie znaki były wyświetlane
poprawnie, należy je odpowiednio przekonwertować. Niniejsza opcja
pozwala określić, jaki standard kodowania polskich znaków został użyty
do zapisu danych w programie RAKS FK pod DOS (można to sprawdzić w
parametrach podstawowych tego programu).
Zachowaj
numerację
kontrahentów
opcja wyłączona
Importowani kontrahenci otrzymają kolejne numery w kartotece
opcja włączona
(domyślnie)
Numery importowanym kontrahentom będą nadawane w oparciu o wartość
pola „numer analityki” w programie RAKS FK pod DOS. Przed importem
należy jednak sprawdzić, czy pola te są poprawnie wypełnione.
Uwaga: opcja ta jest dostępna od wersji 2.5 programu RAKS 2000 FK.
Zachowaj
numerację
dokumentów
opcja wyłączona
Importowane dokumenty będą numerowane kolejno.
opcja włączona
(domyślnie)
Podczas importu dokumentów nastąpi próba zachowania ich oryginalnej
numeracji istniejącej w danych źródłowych. Aby było to możliwe, w
programie RAKS FK pod DOS należy stosować numerację automatyczną
dokumentów (nie pozycji) lub, stosując numerację ręczną, numerować
dokumenty (a nie poszczególne dekrety).
Tabela 16 Parametry importu danych z programu RAKS FK pod DOS (ciąg dalszy)
Parametr
Automatycznie
zakładaj
dzienniki
księgowań
Zakres kontroli
poprawności
danych
Stan
Znaczenie
opcja wyłączona
(domyślnie)
W przypadku wykrycia w danych importowanych symbolu dziennika
księgowań, który nie ma dotąd swojego odpowiednika w programie RAKS
2000 Finanse i Księgowość, wyświetlone zostanie okno dialogowe do
ręcznej edycji parametrów symbolu (zobacz punkt: „Import dokumentów
księgowych”)
opcja włączona
Wszystkie brakujące dzienniki księgowań zostaną automatycznie założone
przez program. Będą miały one wówczas następujące ustawienia:
• symbol: taki, jak w danych źródłowych
• nazwa: napis „XXX - symbol z importu” (XXX - symbol dziennika)
• numer startowy: 1
• maska numeracji: #### / @@
• dokument zbiorczy: nie
• numeracja: automatyczna, narastająca
Kontroluj tylko
dane dopisane w
wyniku importu
(domyślnie)
Kontrola poprawności danych przeprowadzana na zakończenie operacji
importu jest ograniczona wyłącznie do nowych danych.
Kontroluj
wszystkie dane
modułu RAKS
2000 FK
Kontrola poprawności przeprowadzana na zakończenie operacji importu
testuje nie tylko merytoryczną poprawność nowo dopisanych danych, lecz
także sprawdza ich spójność z dotychczasowymi danymi modułu RAKS
2000 FK.
Uwaga: pełna kontrola poprawności w przypadku dużych zbiorów danych
może być czasochłonna.
Pokaż raport na
zakończenie
importu
Automatycznie
zapisz raport do
pliku
opcja wyłączona
Raport z przebiegu importu danych będzie dostępny dopiero po kliknięciu
przycisku [RAPORT].
opcja włączona
Raport z przebiegu importu danych będzie automatycznie wyświetlany po
jego zakończeniu.
opcja wyłączona
Raport z przebiegu importu danych nie będzie zapisywany do pliku.
opcja włączona
Raport z przebiegu importu danych będzie automatycznie zapisywany do
wskazanego pliku.
Uruchomienie importu danych
Po wybraniu źródła i miejsca docelowego dla danych oraz po ustaleniu dodatkowych
parametrów importu można rozpocząć właściwą operację przenoszenia danych. W tym celu
należy kliknąć przycisk [IMPORTUJ].
Po uruchomieniu importu standardowo sprawdzane są następujące warunki:
• Czy zostały określone wszystkie parametry źródła importowanych danych (ścieżka do
programu RAKS 5.x, firma, rok obrachunkowy)
• Czy zostały określone parametry docelowych baz danych (firma, rok obrachunkowy)
• Czy można uzyskać dostęp do plików zawierających dane źródłowe i docelowe
W razie nie spełnienia powyższych warunków, procedura importu zostaje przerwana.
Następną operacją jest utworzenie kopii zapasowej bieżących baz danych programu RAKS
2000 FK. W sytuacji, gdyby w czasie importu wystąpił jakikolwiek błąd, poprzednie dane
tego modułu zostaną automatycznie przywrócone z kopii zapasowej.
Po wykonaniu kopii zapasowej, kolejno realizowane są procedury importu poszczególnych
kategorii danych. Postęp w realizacji każdej z nich jest sygnalizowany za pomocą wskaźnika
zaawansowania.
Po zakończeniu importu staje się dostępne się okno z raportem, który zawiera listę
wszystkich wykrytych błędów i usterek, a także statystykę dokonanych zmian (liczba
utworzonych kont, zaimportowanych dokumentów itp.). Raport ten może być następnie
wydrukowany lub zapisany do pliku, dzięki czemu możliwe jest późniejsze wprowadzenie
poprawek w zaimportowanych danych w czasie pracy w programie RAKS 2000 FK.
W następnych punktach szczegółowo omówiony zostanie przebieg importu poszczególnych
kategorii danych.
Import planu kont i bilansu otwarcia
Import bezpośredni jest jedyną metodą przeniesienia planu kont z programu RAKS FK pod
DOS do programu RAKS 2000 Finanse i Księgowość. Wraz z planem kont importowany jest
bilans otwarcia, a także powiązania planu kont z tabelą bilansu i rachunkiem wyników.
Ponadto przenoszone są niektóre ustawienia programu, m.in. numery kont dla rozrachunków
z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT należnego i naliczonego.
Po uruchomieniu importu, oprócz warunków standardowych (zobacz poprzedni punkt),
sprawdzane jest dodatkowo:
•
Czy docelowa tabela z planem kont jest pusta
• Czy w danych źródłowych został określony wariant sporządzanego rachunku wyników
Jeśli któryś z powyższych warunków nie jest spełniony, procedura importu zostaje
przerwana.
Po zakończeniu importu planu kont, następuje próba przeniesienia z programu RAKS FK pod
DOS wartości następujących parametrów:
•
numer konta rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT należnego
• numer konta rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT naliczonego
Program kontroluje, czy wskazane konta nie są rozrachunkowe oraz czy jest zablokowana
możliwość księgowania na tych kontach kwot netto zakupu i sprzedaży VAT. W przypadku
braku spełnienia pierwszego warunku, program proponuje zmianę rodzaju konta z
rozrachunkowego na bilansowe. Będzie to oznaczało zmianę rodzaju wszystkich kont w
obrębie całej syntetyki (znajdowana jest syntetyka dla wskazanego konta, po czym wszystkie
konta „w dół” od tej syntetyki są zmieniane na bilansowe). Zmiana ta będzie miała
konsekwencje w czasie importu dokumentów księgowych - pomijane będą rozrachunki na
kontach, które pierwotnie były rozrachunkowe, a teraz zostały zmienione na bilansowe.
Jeżeli nie zostanie spełniony drugi warunek, program proponuje zablokowanie możliwości
księgowania kwot netto zakupu i sprzedaży na wskazanym koncie, a także na wszystkich
jego kontach nadrzędnych i podrzędnych.
Trzeci parametr w programie RAKS 2000 FK, numer konta rozrachunków z urzędem
skarbowym z tytułu podatku VAT naliczonego do odliczenia w następnym miesiącu, jest w
wyniku importu czyszczony.
Import kartoteki kontrahentów
Po uruchomieniu importu program sprawdza, czy docelowa kartoteka kontrahentów jest
pusta. Jeśli nie, wyświetlone zostanie następujące okno dialogowe:
Kliknij tu, jeśli chcesz na nowo zbudować
kartotekę kontrahentów
Kliknij tu, jeśli chcesz dopisać importowanych
kontrahentów do istniejącej kartoteki
Kliknij tu, jeśli chcesz przerwać import danych
Aby kontynuować operację importu, należy dokonać wyboru pomiędzy dwoma
rozwiązaniami:
Uwaga
•
Wyczyszczenie dotychczasowej kartoteki kontrahentów w programie RAKS 2000 FK i
wypełnienie jej pozycjami importowanymi z programu RAKS FK pod DOS (przycisk
[ZASTĄP])
•
Dopisanie nowych pozycji do istniejącej kartoteki (przycisk [DODAJ]).
W trakcie dodawania kontrahentów do kartoteki nie jest sprawdzana ich unikalność.
Jeśli w parametrach importu została zaznaczona opcja "Zachowaj numerację kontrahentów",
numer nadawany kontrahentowi w programie RAKS 2000 FK będzie tworzony w oparciu o
wartość pola „numer analityki” w danych źródłowych. W przeciwnym przypadku numery
kontrahentów będą nadawane kolejno.
Po zakończeniu importu dostępny jest raport, w którym można znaleźć informację o liczbie
zaimportowanych kontrahentów.
Import dokumentów księgowych
Program umożliwia import nagłówków dokumentów, dekretów, wpisów do rejestrów VAT,
rozrachunków, dokumentów typu SAMVAT oraz rozrachunków z bilansu otwarcia.
W przypadku importu dokumentów księgowych, dodatkowym warunkiem sprawdzanym
zaraz po uruchomieniu importu jest wymóg zgodności lat obrachunkowych ustawionych w
programie źródłowym i docelowym.
Import dokumentów do programu RAKS 2000 FK odbywa się w kilku etapach. Nazwa
aktualnie wykonywanego etapu, a także wskaźnik zaawansowania procedury importu danych
wyświetlane są w dolnej części okna.
1
Kontrola docelowych baz danych
W etapie tym sprawdzana jest możliwość uzyskania dostępu do odpowiednich baz
danych programu RAKS 2000 FK. Jeśli dostęp nie jest możliwy (dane są edytowane
przez innego użytkownika lub są uszkodzone), import danych jest przerywany. Program
sprawdza też, czy plan kont zawiera jakieś pozycje. Jeśli nie, import dokumentów nie
jest możliwy. W takim przypadku należy ponowić próbę przeniesienia danych z
zaznaczoną opcją importu planu kont.
2
Odczyt dokumentów z programu RAKS FK pod DOS
W etapie tym następuje wczytanie danych z programu RAKS FK pod DOS, ich
sortowanie oraz wstępna kontrola. Sprawdzane są m.in. następujące warunki:
•
Czy we wszystkich importowanych dokumentach jest podana data księgowania
•
Czy data księgowania zawiera się w roku obrachunkowym wybranym w programie
RAKS 2000 FK
•
Czy data księgowania nie należy do zamkniętego miesiąca
Jeśli któryś z wymienionych warunków nie będzie spełniony, import danych zostanie
przerwany.
3
Uzupełnianie planu kont i kartotek
Jeśli w importowanych dokumentach wystąpi księgowanie na konto, którego nie ma w
dotychczasowym planie kont programu RAKS 2000 FK, program importu sprawdza, czy
istnieje dla tego konta jego konto nadrzędne. Jeśli tak, brakujące konto jest dodawane do
planu kont. Ponadto, jeśli jest to konto zakładane z kartoteki, dodawana jest nowa
pozycja w odpowiedniej kartotece.
Jeśli dla importowanego konta nie znaleziono konta nadrzędnego, import danych nie
może być kontynuowany. W takim przypadku należy przejść do programu RAKS 2000
FK, założyć odpowiednie konta nadrzędne w planie kont, po czym ponowić próbę
importu danych. Lista wszystkich kont, których nie można założyć z powodu braku
konta nadrzędnego, jest dostępna w raporcie końcowym.
4
Uzupełnianie bazy symboli dzienników księgowań
Jeśli w importowanych danych zostanie wykryty symbol dziennika księgowań, który nie
ma dotąd swojego odpowiednika w programie RAKS 2000 FK, należy go zdefiniować.
Służy do tego następujące okno edycyjne:
Symbol dziennika księgowań w programie
RAKS FK pod DOS
Ustawienia dla nowego dziennika księgowań w
module RAKS 2000 Finanse i Księgowość
Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych jest następujące:
Tabela 17 Edycja symbolu dziennika księgowań
Nazwa
Opis
Symbol
Literowe oznaczenie tworzonego dziennika księgowań. Podany symbol musi być
unikalny w programie. Jeśli zaznaczona zostanie opcja „Wszystkie, pole to może
pozostać niewypełnione.
Wszystkie
Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zdefiniowany sposób numeracji będzie
obowiązywał dla wszystkich symboli - ma to znaczenie przy zastosowaniu w programie
RAKS 2000 - FK jednolitej numeracji dokumentów. Jeśli wcześniej został już
zdefiniowany sposób numeracji jednolitej, opcja ta jest nieaktywna.
Nazwa
Nazwa dziennika księgowań
Numer startowy
Pierwszy nadawany numer w przypadku stosowania numeracji automatycznej
Maska numeracji Za pomocą znaków specjalnych określa się sposób tworzenia numeru dokumentu. Po
kliknięciu przycisku umieszczonego z prawej strony pola edycyjnego można utworzyć
maskę i przetestować jej działanie.
Uwaga: Niezależnie od przyjętego sposobu numeracji, maska musi zawierać
przynajmniej jeden znak "#".
Dokument
zbiorczy
Zaznaczenie tej opcji umożliwia wprowadzanie kilku dokumentów pod tym samym
numerem
Numeracja
Dostępne są dwa rodzaje numeracji:
• Ręczna: użytkownik podaje liczbę, na podstawie której generowany jest numer
dokumentu (program sprawdza jedynie unikalność tego numeru);
• Automatyczna: numer dokumentu jest nadawany przez program,
Ponadto, w każdej z tych kategorii może być to numeracja:
• Miesięczna: w każdym miesiącu numeracja rozpoczyna się od numeru startowego.
Uwaga: maska musi zawierać numer miesiąca (@@).
• Narastająca: kolejne numery przez cały rok obrachunkowy
Kliknięcie przycisku [DALEJ] oznacza zatwierdzenie podanej definicji symbolu
dziennika księgowań i kontynuowanie importu. Przycisk [PRZERWIJ] umożliwia
przerwanie importu bez zatwierdzania zmian.
Uwaga
Jeśli przed rozpoczęciem importu użytkownik zaznaczył opcję „Automatycznie
zakładaj dzienniki księgowań”, dzienniki będą tworzone automatycznie, bez
wyświetlania wspomnianego okna. Będą miały one wówczas następujące ustawienia:
• symbol: taki, jak w danych źródłowych
• nazwa : napis "XXX - symbol z importu", gdzie XXX oznacza symbol dziennika
• numer startowy: 1
• maska numeracji: #### / @@
• dokument zbiorczy: nie
• numeracja: automatyczna, narastająca
5
Wybór ewidencji zakupu i sprzedaży
Ponieważ program RAKS 2000 FK pozwala prowadzić wiele rejestrów VAT,
użytkownik musi zdecydować, do której ewidencji zakupu i ewidencji sprzedaży mają
być przypisane importowane dokumenty. Służy do tego następujące okno dialogowe:
Wybór docelowej
ewidencji zakupu i
sprzedaży
Kliknij tu, aby założyć
nowe ewidencje
Nazwy zdefiniowanych w programie RAKS 2000 FK ewidencji zakupu (górna część
okna) i sprzedaży (dolna część okna) są dostępne po rozwinięciu listy. Użytkownik
może także założyć nową ewidencję, co jest możliwe po kliknięciu przycisku
umieszczonego po prawej stronie okna wyboru.
Przycisk [DALEJ] umożliwia kontynuowanie importu zaś przycisk [PRZERWIJ] - jego
przerwanie i anulowanie wszelkich dotychczasowych zmian.
Uwaga
Jeśli w programie RAKS 2000 FK nie zdefiniowano wcześniej żadnej ewidencji zakupu
i sprzedaży, program importu automatycznie założy ewidencję zakupu o nazwie
„Zakup” oraz ewidencję sprzedaży o nazwie „Sprzedaż” i do nich przypisze
importowane dokumenty. W takim przypadku okno wyboru ewidencji nie zostanie
pokazane.
6
Konwertowanie danych
W etapie tym przeprowadzana jest konwersja dokumentów księgowych z programu
RAKS FK pod DOS do formatu stosowanego w programie RAKS 2000 FK. Etap ten nie
wymaga ingerencji ze strony użytkownika. Podsumowanie dokonywanych w tej fazie
operacji będzie dostępne w raporcie końcowym z importu danych.
7
Rozliczanie rozrachunków
W etapie tym następuje rozliczenie rozrachunków. Etap ten także nie wymaga ingerencji
ze strony użytkownika. W raporcie końcowym dostępna będzie lista rozrachunków,
których nie udało się powiązać.
8
Kontrola poprawności wprowadzanych zmian
W fazie tej testowana jest poprawność zaimportowanych danych, a także ich zgodność z
dotychczasowymi danymi programu RAKS 2000 FK. W razie wykrycia błędów lub
usterek, wyświetlane jest okno informujące o tym, w którym miejscu dany błąd wystąpił
i na czym on polega (podana jest nazwa tabeli i numer rekordu, w którym znaleziono
błąd, a także zestaw informacji identyfikujących dokument z błędem). Lista błędów
wykrytych w czasie kontroli będzie też umieszczona w raporcie końcowym z importu.
Oznaczenie kategorii
błędu: błąd krytyczny
albo usterka
Nazwa tabeli i numer
rekordu, w którym
wystąpił błąd
Symbol, numer dowodu i data
księgowania dokumentu, w
którym wykryto błąd
Opis wykrytego błędu
Lista błędów
wykrytych w
czasie kontroli
poprawności
W przypadku importu dokumentów księgowych wprost z programu RAKS FK pod DOS,
mogą zostać wykryte następujące błędy:
•
odnośnie dokumentów:
−
−
−
•
nie wszystkie odwołania do danego dokumentu w ewidencji VAT są tego
samego typu
sumy kwot po stronie Winien i Ma w dekretach związanych z danym
dokumentem nie są jednakowe
sumy kwot po stronie Winien i Ma na kontach pozabilansowych w dekretach
związanych z danym dokumentem nie są jednakowe
odnośnie dekretów:
−
−
−
−
konto występujące w dekrecie posiada konta podrzędne
konta po stronie Winien i Ma są identyczne
konto Winien lub Ma nie jest jednosaldowe
konto Winien lub Ma jest zablokowane
Wymienione powyżej błędy (z wyjątkiem księgowań na kontach posiadających konta
podrzędne) mają charakter usterek i nie powinny w istotny sposób zakłócić pracy
programu RAKS 2000 FK, a jedynie mogą wpłynąć na porządek w prowadzonej
dokumentacji księgowej.
Szczególnego omówienia wymaga kwestia księgowań na kontach syntetycznych.
Program RAKS 2000 FK nie dopuszcza sytuacji, w której mogłoby w dekrecie wystąpić
konto mające konta podrzędne. Aby jednak dać szansę przeniesienia danych, w
wypadku wykrycia tego typu księgowań w importowanych danych, program importu
założy specjalne konto analityczne (o numerze xxx-!!!!, gdzie xxx oznacza numer konta
syntetycznego), na które przeniesie wszystkie wadliwe zapisy. Po zakończeniu importu,
w czasie najbliższej sesji z programem RAKS 2000 FK użytkownik powinien przenieść
te zapisy na właściwe konta analityczne, po czym usunąć konto założone przez program
importu.
Po przejrzeniu listy błędów wykrytych w czasie kontroli poprawności użytkownik musi
podjąć ostateczną decyzję czy importowane dane mają być dopisane do programu RAKS
2000 FK (przycisk [ZAPISZ DANE]), czy też import ma być przerwany, a wszystkie
dotychczasowe zmiany anulowane (przycisk [PRZERWIJ IMPORT]). Jeśli podjęto decyzję
o przerwaniu importu, w oparciu o raport końcowy można dokonać korekty danych w
programie źródłowym i uruchomić import ponownie. Jeśli natomiast dokonano zapisu
"podejrzanych" danych do programu RAKS 2000 FK, należy spróbować poprawić te dane w
czasie najbliższej sesji z programem.
Import wzorców księgowań
Kolejną kategorię danych, które można zaimportować z programu RAKS FK pod DOS
stanowią wzorce księgowań. Dzięki możliwości zdefiniowania stałych wzorów dekretacji dla
często powtarzających się operacji księgowych można znacznie uprościć i przyspieszyć
wprowadzanie dokumentów.
Podczas importu każdy kolejny zapis w kartotece wzorców księgowań w programie RAKS
FK pod DOS jest konwertowany na odrębny wzorzec księgowań w programie RAKS 2000
FK. Operacja ta nie wymaga ingerencji ze strony użytkownika. Liczbę przeniesionych
wzorców księgowań można sprawdzić w raporcie końcowym z importu.
Uwaga
Funkcja importu wzorców księgowań jest dostępna, jeśli zainstalowana wersja programu
RAKS 2000 FK to co najmniej 2.4.0.3.
Import kartoteki udziałowców (wspólników)
Podczas tworzenia w programie księgowym deklaracji PIT-5 konieczna jest wiedza o
wszystkich udziałowcach danej firmy oraz o wysokości ich udziałów. Również te dane te
można w prosty sposób przenieść z programu RAKS FK pod DOS.
Import kartoteki udziałowców przebiega automatycznie i nie wymaga dialogu z
użytkownikiem. Po jego zakończeniu w raporcie można znaleźć informację o liczbie
zaimportowanych udziałowców.
Import tabel odsetek
Jeżeli w programie RAKS 2000 FK nie zostały dotychczas zdefiniowane tabele odsetek
ustawowych i podatkowych, za pomocą funkcji importu można je w prosty sposób przenieść
z programu RAKS FK pod DOS.
Import tabel odsetek przebiega bez dodatkowej ingerencji ze strony użytkownika. Informację
o liczbie zaimportowanych pozycji w obu tabelach będzie można znaleźć w raporcie
dostępnym po zakończeniu operacji importu.
Import dokumentów z pliku .dbf (dBase)
Drugą możliwością wprowadzenia danych do programu RAKS 2000 Finanse i Księgowość
jest ich import dokumentów księgowych za pośrednictwem pliku zapisanego w standardzie
dBase. Aby móc w ten sposób przenieść dokumenty, należy je wcześniej wyeksportować w
programie źródłowym do pliku o rozszerzeniu .dbf, którego format zapisu danych jest
zgodny z programem RAKS FK pod DOS w wersji 5.x lub 4.x. Opis tego formatu został
zamieszczony w dodatku do niniejszej instrukcji.
Dzięki opcji importu z wykorzystaniem pliku pośredniczącego można do modułu RAKS
2000 Finanse i Księgowość przenieść dane m.in. z następujących programów:
• RAKS 2000 Gospodarka Magazynowa i Sprzedaż
• RAKS 2000 Kasa i Bank
• RAKS 2000 Kadry i Płace
• RAKS 2000 Środki Trwałe
• RAKS FK pod DOS wersja 4.x i 5.x
• program magazynowy WF-MAG firmy WA-PRO
Wskazówka Choć użytkownicy programu RAKS FK pod DOS w wersji 5.x mają możliwość
przeniesienia danych poprzez plik .dbf, powinni korzystać raczej z opisanej uprzednio opcji
importu bezpośredniego. Import ten jest znacznie szybszy i wygodniejszy, większy jest też
zakres możliwych do przeniesienia informacji.
Wybór danych do importu
Aby przeprowadzić import danych z pliku .dbf, należy ustawić przełącznik źródła
importowanych danych w pozycji „plik .dbf (dBase)”. Strona importu przyjmie wówczas
następującą postać:
1. Określ źródło importowanych
danych: plik .dbf (dBase)
2. Wskaż lokalizację pliku .dbf,
który zawiera dane do importu
3. Określ format zapisu danych
w pliku
4. Z listy firm dostępnych w
module RAKS 2000 FK
wybierz docelową firmę dla
operacji importu
5. Wskaż docelowy rok
obrachunkowy w wybranej
firmie
Zadaniem użytkownika jest określenie lokalizacji importowanego pliku .dbf, a także wybór
formatu, w którym zostały zapisane dane. W przypadku operacji importu dokumentów
księgowych, dostępne są dwa formaty:
•
RAKS 5.x – pliki eksportowane z innych modułów systemu RAKS 2000, a także z
programu RAKS FK pod DOS w wersji 5.x
•
RAKS 4.x – pliki eksportowane z programu RAKS FK pod DOS w wersji 4.x oraz
programu magazynowego WF-MAG firmy WA-PRO
Trzeci format znajdujący się na liście wyboru dotyczy plików .dbf zawierających dane
kontrahentów programu WF-MAG. Import tego rodzaju danych zostanie opisany w dalszej
części niniejszej instrukcji.
Wybór firmy i roku w programie RAKS 2000 Finanse i Księgowość, do których mają trafić
dane, odbywa się w analogiczny sposób, jak w przypadku importu bezpośredniego.
Dodatkowe parametry importu
Zestaw parametrów procedury importu danych poprzez plik .dbf jest niemal identyczny, jak
w przypadku importu bezpośredniego. Jedyne różnice, jakie występują, to:
•
przy imporcie pliku w formacie Raks 5.x niedostępna jest opcja zachowywania
numeracji kontrahentów
•
przy imporcie pliku w formacie Raks 4.x niedostępna jest opcja zachowywania
numeracji kontrahentów oraz opcja zachowywania numeracji dokumentów
Uruchomienie importu danych z pliku
Aby rozpocząć procedurę przenoszenia danych z pliku, należy kliknąć przycisk
[IMPORTUJ].
Zaraz po uruchomieniu importu sprawdzane są następujące warunki:
• czy został wybrany plik .dbf będący źródłem importowanych danych oraz czy dane
zawarte w tym pliku są zgodne z ustawionym formatem (RAKS 5.x / RAKS 4.x)
• czy zostały określone parametry docelowych baz danych (firma, rok obrachunkowy)
• czy można uzyskać dostęp do plików zawierających dane źródłowe i docelowe
• czy dokumenty zapisane w pliku pochodzą z roku obrachunkowego wskazanego w
programie RAKS 2000 FK
Niespełnienie któregokolwiek z pierwszych trzech warunków powoduje przerwanie
procedury importu. W razie wystąpienia konfliktu lat obrachunkowych, decyzję o
przerwaniu lub kontynuowaniu importu podejmuje użytkownik.
Następną operacją jest utworzenie kopii zapasowej bieżących baz danych programu RAKS
2000 FK. W sytuacji, gdyby w czasie importu wystąpił jakikolwiek błąd, poprzednie dane
tego modułu zostaną automatycznie przywrócone z kopii zapasowej.
Import dokumentów z pliku przebiega w kilku etapach. Nazwa aktualnie wykonywanego
etapu, a także wskaźnik zaawansowania procedury importu danych wyświetlane są w dolnej
części okna.
Uwaga
Niektóre etapy importu danych z pliku są identyczne, jak w przypadku importu
bezpośredniego. Aby uniknąć powtórzeń treści, poniżej przedstawione zostaną jedynie te
operacje, które w istotny sposób różnią się od opisanych uprzednio w niniejszej instrukcji
(patrz punkt „Import bezpośredni z RAKS FK pod DOS” Æ „Import dokumentów
księgowych”).
1
Kontrola docelowych baz danych
W etapie tym sprawdzana jest możliwość uzyskania dostępu do odpowiednich baz
danych programu RAKS 2000 FK. Jeśli dostęp nie jest możliwy (dane są edytowane
przez innego użytkownika lub są uszkodzone), import danych jest przerywany.
Program sprawdza też, czy plan kont zawiera jakieś pozycje. Jeśli nie, wyświetlane jest
następujące okno:
Kliknij tu, aby przed przerwaniem
importu uzyskać listę brakujących kont
w programie RAKS 2000 FK
Kliknij tu, aby od razu przerwać import
danych
W przypadku, gdy baza danych z planem kont jest pusta, import dokumentów nie jest
możliwy. Użytkownik może w tym momencie przerwać procedurę importu danych
(przycisk [PRZERWIJ]) lub kontynuować ją jeszcze przez chwilę (przycisk [DALEJ]),
aby uzyskać listę numerów kont, które występują w importowanym pliku .dbf. Lista ta
jest następnie umieszczana w raporcie końcowym z importu danych, skąd może być
wydrukowana lub zapisana do pliku.
Jeśli import dokumentów został przerwany z powodu braku planu kont, należy
zaimportować planu kont z programu RAKS FK pod DOS lub założyć brakujące konta
nadrzędne w programie RAKS 2000 FK. Po wykonaniu tych czynności należy ponowić
próbę importu dokumentów z pliku .dbf.
2
Wczytywanie danych z pliku
W etapie tym następuje wczytanie danych z importowanego pliku oraz ich wstępna
kontrola. Sprawdzane jest m.in., czy wszystkie rekordy w importowanym pliku mają
określony symbol dziennika księgowań. Jeśli tak nie jest, pojawi się następujące okno:
Wpisz lub wybierz z listy
symbol dziennika
księgowań dla bieżącego
rekordu
Podgląd zawartości
rekordu danych
Kliknij tu, jeśli wskazany symbol ma
być przypisany tylko do bieżącego
rekordu o nieokreślonym dzienniku
księgowań
Kliknij tu, jeśli wskazany symbol ma Kliknij tu, aby przerwać
być przypisany do wszystkich
import danych
rekordów o nieokreślonym dzienniku
księgowań
Aby móc kontynuować operację importu, należy przypisać wskazanemu rekordowi
symbol dziennika księgowań. Może być to nowy symbol wpisany przez użytkownika w
polu edycyjnym lub jeden z symboli zdefiniowanych w programie RAKS 2000 FK,
wybrany po rozwinięciu listy. Wybór właściwego symbolu księgowań jest ułatwiony
dzięki możliwości przejrzenia zawartości tego rekordu. Wybrany symbol może zostać
przypisany tylko do bieżącego rekordu (przycisk [PRZYPISZ SYMBOL DO
BIEŻĄCEGO REKORDU]), można go też „z góry” przypisać do wszystkich następnych
rekordów, w których symbol dziennika księgowań nie został określony (przycisk
[PRZYPISZ SYMBOL DO WSZYSTKICH REKORDÓW]). Jeśli zostanie wybrane
drugie rozwiązanie, opisywane okno nie pojawi się ponownie. Kliknięcie przycisku
[PRZEWIJ IMPORT] oznacza przerwanie procedury importu bez wprowadzania
jakichkolwiek zmian w bazach danych programu RAKS 2000 FK.
Oprócz sprawdzenia obecności symboli dzienników księgowań, program importu
sprawdza też następujące warunki:
•
Czy we wszystkich importowanych dokumentach jest podana data księgowania
•
Czy data księgowania zawiera się w roku obrachunkowym wybranym w programie
RAKS 2000 FK
•
Czy data księgowania nie należy do zamkniętego miesiąca
Jeśli któryś z wymienionych warunków nie będzie spełniony, import danych zostanie
przerwany.
3
Uzupełnianie planu kont i kartotek
4
Uzupełnianie bazy symboli dzienników księgowań
5
Wybór ewidencji zakupu i sprzedaży
6
Konwertowanie danych
7
Rozliczanie rozrachunków
8
Kontrola poprawności wprowadzanych zmian
Analogicznie jak w przypadku
importu bezpośredniego
Kontrola poprawności importu z pliku .dbf przebiega w podobny sposób, jak w
przypadku importu dokumentów wprost z programu RAKS FK pod DOS. Zwiększona
jest jednak liczba sprawdzanych warunków, a co za tym idzie rośnie liczba
potencjalnych błędów i usterek:
•
odnośnie dokumentów:
−
−
−
−
brak numeru NIP lub nazwy skróconej kontrahenta
nie wszystkie odwołania do danego dokumentu w ewidencji VAT są tego
samego typu
sumy kwot po stronie Winien i Ma w dekretach związanych z danym
dokumentem nie są jednakowe
sumy kwot po stronie Winien i Ma na kontach pozabilansowych w dekretach
związanych z danym dokumentem nie są jednakowe
•
odnośnie dekretów:
−
−
−
−
−
−
−
•
konta po stronie Winien i Ma są identyczne
konto Winien lub Ma nie jest jednosaldowe
konto Winien lub Ma jest zablokowane
waluta konta walutowego nie pokrywa się z walutą dekretu
waluta dekretu nie jest zgodna ani z walutą konta Winien, ani z walutą konta
Ma
kwota złotówkowa jest równa zero
kwota złotówkowa i kwota walutowa mają różne znaki
odnośnie rejestrów VAT:
−
−
−
−
brak daty powstania obowiązku VAT
data powstania obowiązku VAT poprzedza datę początku wybranego roku
obrachunkowego
data powstania obowiązku VAT należy do zamkniętego miesiąca
błędnie określony rodzaj zakupu
Z wymienionych powyżej błędów tylko przypadek, gdy kwota złotówkowa i kwota
walutowa w dekrecie mają różne znaki, jest traktowany jako błąd krytyczny i powoduje
przerwanie importu. Problem księgowań na kontach syntetycznych jest obsługiwany w
identyczny sposób, jak w przypadku importu dokumentów wprost z programu RAKS FK
pod DOS. Pozostałe błędy są traktowane jako usterki i nie powinny wpływać na
poprawną pracę programu RAKS 2000 FK.
Po zakończeniu importu staje się dostępne się okno z raportem, który zawiera listę
wszystkich wykrytych błędów i usterek, a także statystykę dokonanych zmian. Raport ten
może być następnie wydrukowany lub zapisany do pliku, dzięki czemu możliwe jest
późniejsze wprowadzenie poprawek w zaimportowanych danych w czasie pracy w
programie RAKS 2000 FK.
Import kontrahentów z programu WF-MAG
Program magazynowy WF-MAG firmy WA-PRO pozwala wyeksportować dane
kontrahentów do pliku .dbf. Program RAKS 2000 Administrator rozpoznaje ten format pliku,
dzięki czemu zapisane w ten sposób informacje mogą być w prosty sposób wprowadzone do
kartoteki kontrahentów modułu RAKS 2000 Finanse i Księgowość.
Aby zaimportować dane kontrahentów z pliku, należy:
1 Ustawić przełącznik źródła importowanych danych w pozycji „plik. dbf (dBase)”
2 Określić lokalizację pliku do eksportu
3 Wybrać format danych w pliku: „WF-MAG (kartoteka kontrahentów)”
4 Wybrać docelową firmę i rok obrachunkowy w programie RAKS 2000 FK
5 Kliknąć przycisk [IMPORTUJ]
Dalszy przebieg operacji importu kontrahentów z pliku niewiele różni się od bezpośredniego
importu kontrahentów z programu RAKS FK pod DOS (patrz punkt „Import bezpośredni z
RAKS FK pod DOS” Æ „Import kartoteki kontrahentów”).
ROZDZIAŁ
15
Monitor systemu
W niniejszym rozdziale omówione zostaną funkcje modułu RAKS 2000 Administrator
przeznaczone do zarządzania listą aktywnych użytkowników systemu.
Aktywni użytkownicy systemu
Dla osoby administrującej systemem RAKS 2000 cenną informację może stanowić lista
użytkowników aktualnie korzystających z danych systemu. Jest to szczególnie ważne w
sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wykonania pewnych fizycznych operacji na bazach danych.
Aby przeprowadzić uaktualnienie, archiwizację lub naprawę danych, trzeba być jedynym
użytkownikiem danych, których te operacje dotyczą.
Lista użytkowników
Lista użytkowników aktualnie pracujących w poszczególnych modułach systemu RAKS 2000
jest dostępna na stronie „Monitor systemu”. Lista ta zawiera informacje o tym, kto, w którym
module i od kiedy pracuje.
Lista użytkowników aktualnie
pracujących w poszczególnych
modułach systemu RAKS 2000
Monitor systemu 15-1
Odświeżanie listy użytkowników
W rozbudowanych systemach, opartych o sieci komputerowe, liczba osób korzystających z
zasobów systemu może ulegać częstym zmianom. Aby prezentowana na stronie „Monitor
systemu” lista użytkowników nadążała za tymi zmianami, musi być co jakiś czas
aktualizowana. Istnieją dwie metody odświeżania tej listy:
•
Odświeżanie automatyczne, następujące cyklicznie po upływie ustalonego czasu
Liczbę sekund, co jaką następuje odświeżenie danych określa się w sekcji
„Odświeżanie”. Wpisanie wartości „0” powoduje wyłączenie automatycznego
odświeżania.
•
Odświeżanie ręczne, na żądanie
Aktualizacja listy użytkowników systemu następuje po kliknięciu przycisku „Odśwież
teraz”
Zmiana użytkownika programu
Jeśli zajdzie potrzeba zmiany bieżącego użytkownika programu RAKS 2000 Administrator,
można to uczynić bez ponownego uruchamiania programu. Umożliwia to strona „Wejdź
jako”.
W górnej części strony wyświetlane są podstawowe informacje o bieżącym użytkowniku
programu: jego identyfikator, imię i nazwisko. Ponadto można sprawdzić, czy użytkownik
ten ma uprawnienia administratora systemu RAKS 2000.
Zmiana użytkownika programu jest możliwa po naciśnięciu przycisku [WEJDŹ JAKO].
Uruchamiana jest wtedy standardowa procedura logowania do programu – należy podać
identyfikator oraz hasło nowego użytkownika. Jeśli wprowadzone dane są poprawne, w
górnej części strony zostaną wyświetlone informacje o nowym użytkowniku, a ustawienia
programu RAKS 2000 Administrator zostaną dostosowane do posiadanych przez tego
użytkownika uprawnień (może nastąpić aktywacja lub zablokowanie niektórych opcji
programu).
W razie niepowodzenia lub przerwania operacji logowania, przywracany jest poprzedni
użytkownik.
15-2 Monitor systemu
ROZDZIAŁ
16
Pomoc
Niniejszy rozdział przedstawia sposoby uzyskiwania informacji na temat funkcjonalności i
obsługi poszczególnych programów wchodzących w skład systemu RAKS 2000.
Tematy pomocy
Na stronie „Tematy pomocy” można znaleźć odnośniki do plików pomocy poszczególnych
modułów systemu RAKS 2000. Pomoc ta jest także dostępna bezpośrednio z poziomu
każdego programu, po naciśnięciu przycisku [F1].
RAKS Online
Strona „RAKS Online” zawiera odnośniki do wybranych stron internetowych producenta
systemu RAKS 2000 - firmy RAKS Sp. z. o.o. Dzięki nim można m.in.:
• Uzyskać informację na temat bieżącej oferty oprogramowania
• Sprawdzić aktualny cennik oraz zapoznać się z bieżącymi akcjami promocyjnymi
• Zamówić wybrany program lub wykupić abonament na aktualizację już posiadanych
modułów
• Uzyskać informację na temat szkoleń organizowanych przez firmę RAKS
• Poznać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące poszczególnych
modułów systemu RAKS 2000.
Uwaga
Możliwość korzystania z powyższych informacji mają jedynie użytkownicy posiadający
dostęp do sieci Internet oraz zainstalowaną przeglądarkę internetową.
O programie
Na stronie „O programie” można m.in. sprawdzić numer posiadanej wersji programu RAKS
2000 Administrator, a także uzyskać informację na temat kontaktu z firmą RAKS Sp. z .o.o.
Pomoc 16-1
16-2 Monitor systemu
Część trzecia
Dodatki
1
DODATEK
Struktura pliku eksportu do FK
Niniejszy dodatek zawiera opis struktury zbioru w standardzie dBase III+ (plik .dbf)
służącego do wymiany danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu RAKS 2000,
wymiany danych pomiędzy systemem RAKS 2000 a programem RAKS FK pod DOS w
wersji 5.x, a także importu danych z innych programów zewnętrznych.
W opisie typów pól przyjęto następujące oznaczenia:
• C (Character) – pole znakowe, służące do przechowywania tekstu
• D (Date) – pole zawierające datę
• N (Numeric) – pole zawierające wartość liczbową
• L (Logical) – pole logiczne (przyjmujące tylko dwie wartości: prawda lub fałsz)
Tabela 18 Struktura pliku eksportu w formacie RAKS 5.x
Nazwa pola
Typ
Po
Rozprzemiar
cinku
Opis
KOD_DEKRET
C
3
Kod osoby dekretującej dowód księgowy
NR_DOWODU
C
16
Nr widniejący na dowodzie księgowym
NR_DOKUM
C
8
Nr dokumentu (pozycji księgowanej)
KONTO_WN
C
12
Konto zadekretowane po stronie Winien
KONTO_MA
C
12
Konto zadekretowane po stronie Ma
DATA_WPROW
D
8
Data zaksięgowania operacji
DATA_TRANS
D
8
Data dokonania operacji gospodarczej
OPIS_TRANS
C
30
Opis słowny dokonanej operacji
KWOTA
N
12
DATA_DOW
D
8
KWOTA_WAL
N
12
KOD_WAL
C
3
2
Kwota operacji
Data widniejąca na księgowanym dowodzie
2
Kwota w obcej walucie
Międzynarodowy kod waluty
Struktura pliku eksportu do FK 1-1
Tabela 18 Struktura pliku eksportu w formacie RAKS 5.x (ciąg dalszy)
Nazwa pola
Typ
Po
Rozprzemiar
cinku
Opis
DZIENNIK
C
3
Symbol dziennika księgowań
DATA_PLATN
D
8
Data płatności kwoty operacji
ROZL_WN
L
1
Wskaźnik rozliczenia strony Winien
ROZL_MA
L
1
Wskaźnik rozliczenia strony Ma
NR_PIERW
C
16
Nr dowodu pierwotnego (rozliczanego)
DATA_PODAT
D
8
Data powstania obowiązku podatkowego VAT
NR_NIP
C
20
Nr NIP kontrahenta
TYP_TRANS
C
1
Typ księgowanej operacji VAT (z/s)
RODZ_TRANS
C
1
Rodzaj księgowanej operacji VAT
OBROT_22
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży opodatkowanej stawką VAT 22%
PODATEK_22
N
12
2
Suma podatku VAT w stawce 22%
OBROT_7
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży opodatkowanej stawką VAT 7%
PODATEK_7
N
12
2
Suma podatku VAT w stawce 7%
OBROT_0EKS
N
12
2
Suma obrotu netto sprzedaży eksportowej opodatkowanej stawką VAT 0%
OBROT_0KR
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży krajowej opodatkowanej stawką
VAT 0%
OBROT_ZW
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży zwolnionej z podatku VAT
OBROT_D1
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży opodatkowanej pierwszą stawką
niestandardową VAT
STAWKA_D1
N
4
1
Wysokość pierwszej niestandardowej stawki VAT
PODATEK_D1
N
12
2
Suma podatku VAT w pierwszej stawce niestandardowej
OBROT_D2
N
12
2
Suma obrotu netto zakupu / sprzedaży opodatkowanej drugą stawką
niestandardową VAT
STAWKA_D2
N
4
1
Wysokość drugiej niestandardowej stawki VAT
PODATEK_D2
N
12
2
Suma podatku VAT w drugiej stawce niestandardowej
NAZW_SKR
C
35
Skrócona nazwa kontrahenta
NAZWA_FULL
C
70
Pełna nazwa kontrahenta
KOD_MIASTO
C
25
Kod pocztowy i nazwa miejscowości
ULICA_DOM
C
35
Ulica, nr domu
REGON
C
40
Nr statystyczny REGON
BANK
C
40
Nazwa banku kontrahenta
NR_RACH
C
40
Nr rachunku bankowego kontrahenta
TEL_FAX
C
40
Nr telefonu / faksu
REPREZENT
C
40
Nazwisko przedstawiciela kontrahenta, z którym należy się kontaktować
UWAGI
C
50
Uwagi o kontrahencie
1-2 Struktura pliku eksportu do FK
Wypełniając kolejne rekordy w pliku należy stosować się do poniższych reguł:
1
Pola NR_DOWODU, DATA_WPROW, DATA_TRANS oraz DATA_DOW muszą
być wypełnione. Pole DATA_WPROW jest kluczem indeksowym.
2
Pole NR_DOKUM należy pozostawić puste.
3
Nie używane pola typu znakowego (Character) należy zapełnić spacjami.
4
Jako KOD_DEKRET można wpisać np. inicjały osoby dekretującej dowód.
5
Numery kont wpisywane w pola KONTO_WN i KONTO_MA muszą mieć strukturę
trójczłonową:
xxx-xxxx-xxx
Pierwsze trzy cyfry (koniecznie cyfry!) oznaczają numer konta syntetycznego. Kolejne
cztery pozycje też muszą być cyfrowe i oznaczają numer pierwszego poziomu analityki,
a ostatnie trzy (dowolne znaki) - drugi poziom analityki. Między kolejnymi członami
należy wstawiać separatory (znak „-“). Nie zapełnione pozycje w częściach cyfrowych
numeru należy wypełnić zerami, zaś w ostatnim członie - spacjami.
Konta syntetyczne mają więc zawsze strukturę postaci:
xxx-0000-3spacje
Nie mogą być natomiast stosowane konta o strukturze:
xxx-0000-xxx.
Przykładowy zestaw numerów kont:
100-0000 - konto syntetyczne „100”
100-0010 - analityka do konta „100”
100-0010-abc - analityka do konta „100-0010”
W jednym rekordzie w pliku można:
6
•
Podać numery kont po obu stronach: Winien i Ma
•
Podać numer konta tylko po jednej ze stron, zaś pole odpowiadające kontu po
stronie przeciwnej pozostawić puste (wstawić 12 znaków spacji). Oznaczać to
będzie zaksięgowanie kwoty tylko na jednej stronie (Winien lub Ma) konta. Aby
zatem w obrębie jednego dokumentu zachować równość kwot zadekretowanych po
obu stronach, w innym rekordzie w pliku powinno zostać zapisane księgowanie
odpowiedniej kwoty po stronie przeciwnej.
Pola DATA_PLATN, NR_PIERW, ROZL_WN, ROZL_MA dotyczą tylko operacji z
odroczonym terminem płatności (należności, zobowiązania) oraz ich spłat.
Jeżeli rekord dotyczy operacji z odroczonym terminem płatności, to w pole
DATA_PŁATN można wpisać datę, do kiedy kontrahent musi spłacić kwotę operacji.
W tym przypadku pole NR_PIERW należy wypełnić spacjami.
Jeżeli rekord dotyczy operacji spłaty wcześniejszego zobowiązania lub należności, to nie
należy wypełniać pola DATA_PLATN. W pole NR_PIERW natomiast należy wpisać
numer dowodu (patrz pole NR_DOWODU), którego ta spłata dotyczy.
Pola ROZL_WN, ROZL_MA określają, po której stronie znajduje się konto
rozrachunkowe (zwykle z grupy „200”):
7
Uwaga
•
Jeżeli konto rozrachunkowe zostało wpisane w pole KONTO_WN, to:
ROZL_WN = „F” (fałsz)
•
Jeżeli konto rozrachunkowe zostało wpisane w pole KONTO_MA, to:
ROZL_MA = „F” (fałsz)
•
W innych przypadkach w pola ROZL_WN i ROZL_MA należy wprowadzić „T”
(prawda)
Pola KWOTA_WAL i KOD_WAL mogą pozostać puste dla operacji wyłącznie
złotówkowych. Dla innych jako KOD_WAL wpisuje się międzynarodowe oznaczenie
kodowe waluty, w któej operację przeprowadzono (np. USD, DEM, GBP itd.).
Aby zachować zgodność pliku eksportu z programem RAKS FK pod DOS, dla
oznaczenia waluty polskiej należy używać kodu „PZL”
8
Pola od DATA_PODAT do PODATEK_D2 dotyczą tylko operacji zakupów i
sprzedaży rejestrowanych w ewidencjach VAT. Należy je wypełniać wyłącznie dla
rekordów zawierających w polu KWOTA sumę netto zakupu lub sprzedaży. Nie należy
ich wypełniać w rekordach odpowiadających za księgowanie podatku VAT na kocie
„Rozliczenie z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT”.
Jako DATA_PODAT (data powstania obowiązku podatkowego VAT) można
powtórzyć zawartość pola DATA_TRANS – dla sprzedaży i DATA_WPROW – dla
zakupu.
W pole TYP_TRANS wpisuje się oznaczenia:
z
- dla operacji zakupu,
s
- dla operacji sprzedaży,
k - dla korekty zakupu,
l - dla korekty sprzedaży.
W przypadku operacji zakupu (pole TYP_TRANS = z lub k), w pole RODZ_TRANS
wpisuje się liczbę:
1 - dla zakupu na cele inwestycyjne (środki trwałe), służącego
wyłącznie sprzedaży opodatkowanej,
2 - dla zakupu na cele zaopatrzeniowe, służącego wyłącznie sprzedaży
opodatkowanej,
3 - dla zakupu na cele inwestycyjne ( środki trwałe), służącego
sprzedaży opodatkowanej i nieopodatkowanej,
4 - dla zakupu na cele zaopatrzeniowe, służącego sprzedaży
opodatkowanej i nieopodatkowanej,
5 - dla zakupu zwolnionego od podatku
W przypadku operacji sprzedaży (pole TYP_TRANS = s lub l), w pole RODZ_TRANS
wpisuje się liczbę:
1 - dla stawki podatku 22%,
2 -dla stawki podatku 7%,
3 - dla stawki podatku 0%, sprzedaż na eksport,
4 - dla stawki podatku 0%, sprzedaż krajowa,
5 - dla sprzedaży zwolnionej z podatku VAT,
7 - dla sprzedaży objętej decyzją o zaniechaniu poboru podatku (także
stawek innych niż 22%, 7%, 0% i zw.)
Dla operacji związanej z VAT-em w polu KWOTA należy podać sumę wartości netto z
faktury zakupu lub sprzedaży, a w polach od OBROT_22 do PODATEK_D2 wysokość
sum obrotów netto i kwot podatku dla poszczególnych stawek VAT. Pola o
końcówkach D1 i D2 zostały przewidziane dla zarejestrowania zakupu lub sprzedaży
opodatkowanej niestandardowymi stawkami, innymi niż 22, 7 lub 0%.
9
W polach od NAZW_SKR wpisujemy informacje o kontrahencie, którego dotyczy
księgowanie. Pola te należy wypełniać zarówno w rekordach księgowań na kontach
kontrahentów, jak i w rekordach, w których podajemy informacje do rejestrów VAT
(patrz poprzedni punkt).
DODATEK
Struktura pliku eksportu do KR
Niniejszy dodatek zawiera opis struktury zbioru w standardzie dBase III+ (plik .dbf)
służącego do wymiany danych pomiędzy modułem RAKS 2000 GM a modułem
RAKS 2000 KR. Plik ten może być też wykorzystany w celu przeniesienia do modułu
RAKS 2000 KR dokumentów pochodzących z programów zewnętrznych, posiadających
funkcję eksportu danych w tym formacie.
W opisie typów pól przyjęto następujące oznaczenia:
• C (Character) – pole znakowe, służące do przechowywania tekstu
• D (Date) – pole zawierające datę
• N (Numeric) – pole zawierające wartość liczbową
• L (Logical) – pole logiczne (przyjmujące tylko dwie wartości: prawda lub fałsz)
Tabela 19 Struktura pliku eksportu z RAKS 2000 GM do RAKS 2000 KR
Po
Rozprzemiar
cinku
Nazwa pola
Typ
Opis
DATAWYST
D
8
Data wystawienia dokumentu
DATAOTRZYM
D
8
Data otrzymania dokumentu
TER_PLAT
D
8
Termin płatności
NR_DOWODU
C
20
Numer dokumentu
OPIS_ZDARZ
C
50
Opis zdarzenia
FAKTURA
L
1
KOREKTA
L
1
Znacznik rodzaju dokumentu. Wartość „prawda” oznacza fakturę lub
rachunek, wartość „fałsz” – korektę (zobacz także opis pola KOREKTA)
Znacznik rodzaju dokumentu. Wartość „prawda” oznacza korektę, wartość
„fałsz” – zwykłą fakturę lub rachunek (zobacz także opis pola FAKTURA)
RAZEM_N
N
12
2
Suma kwot netto dla wszystkich stawek VAT
RAZEM_V
N
12
2
Suma kwot podatku VAT dla wszystkich stawek
RAZEM_B
N
12
2
Suma kwot brutto dla wszystkich stawek VAT
KTO_NAZWA
C
70
Nazwa kontrahenta
Struktura pliku eksportu do KR 1-1
Tabela 19 Struktura pliku eksportu z RAKS 2000 GM do RAKS 2000 KR (ciąg dalszy)
Nazwa pola
Typ
Po
Rozprzemiar
cinku
Opis
KTO_NIP
C
13
Numer NIP kontrahenta
KTO_ULCDOM
C
40
Adres kontrahenta: ulica i numer domu
KTO_MIEJSC
C
25
Adres kontrahenta: miejscowość
KTO_KODP
C
10
Adres kontrahenta: kod pocztowy
UWAGI
C
30
ST_22_N
N
12
2
Kwota netto dla stawki VAT 22%
ST_22_V
N
12
2
Kwota podatku VAT dla stawki 22%
ST_22_B
N
12
2
Kwota brutto dla stawki VAT 22%
ST_7_N
N
12
2
Kwota netto dla stawki VAT 7%
Uwagi na dokumencie
ST_7_V
N
12
2
Kwota podatku VAT dla stawki 7%
ST_7_B
N
12
2
Kwota brutto dla stawki VAT 7%
ST_DEF_1_S
N
12
2
Wysokość pierwszej definiowalnej stawki podatku VAT. Powinna być taka
sama, jak pierwsza stawka definiowalna w ustawieniach globalnych
modułu RAKS 2000 KR.
Uwaga: W przypadku eksportu danych z modułu RAKS 2000 GM, wartość
ta jest podawana w module RAKS 2000 AD przez rozpoczęciem eksportu.
ST_DEF_1_N
N
12
2
Kwota netto dla pierwszej definiowalnej stawki VAT
ST_DEF_1_V
N
12
2
Kwota podatku VAT dla pierwszej stawki definiowalnej
ST_DEF_1_B
N
12
2
Kwota brutto dla pierwszej definiowalnej stawki VAT
ST_DEF_2_S
N
12
2
Wysokość drugiej definiowalnej stawki podatku VAT. Powinna być taka
sama, jak druga stawka definiowalna w ustawieniach globalnych modułu
RAKS 2000 KR.
Uwaga: W przypadku eksportu danych z modułu RAKS 2000 GM, wartość
ta jest podawana w module RAKS 2000 AD przez rozpoczęciem eksportu.
ST_DEF_2_N
N
12
2
Kwota netto dla drugiej definiowalnej stawki VAT
ST_DEF_2_V
N
12
2
Kwota podatku VAT dla drugiej stawki definiowalnej
ST_DEF_2_B
N
12
2
Kwota brutto dla drugiej definiowalnej stawki VAT
ST_ZWOL
N
12
2
Kwota operacji zwolnionej z podatku VAT
ST_ZERO
N
12
2
Kwota operacji objętej zerową podatku VAT
INNE_S
N
12
2
Wysokość stawki podatku VAT określanej w programie RAKS 2000 KR
jako „inna”
INNE_N
N
12
2
Kwota netto dla „innej” stawki VAT
INNE_V
N
12
2
Kwota podatku VAT dla „innej” stawki
INNE_B
N
12
2
Kwota brutto dla „innej” stawki VAT
TYP_MAG
N
1
0
Typ dokumentu. Wartość „1” oznacza faktury i rachunki dotyczące
sprzedaży, w tym również korekty (dokumenty odbiorców). Wartość „2”
oznacza faktury i rachunki dotyczące zakupów (dokumenty dostawców).
1-2 Struktura pliku eksportu do KR

Raks 2000 Administrator - Raksmistrz.pl serwis oprogramowania

Transkrypt

Podobne dokumenty