Regulamin organizacyjny Dokumentacja adresowa

Regulamin organizacyjny Dokumentacja adresowa

Specjalista ds. spedycji
LEKCJA 19
SPECJALISTA DS. SPEDYCJI
Regulamin organizacyjny
Typowy regulamin pracy magazynu obejmuje przede wszystkim informacje
porz¹dkowe dotycz¹ce:
–
–
–
–
–
–
–
godzin pracy magazynu,
przerw w pracy,
osób uprawnionych do otwierania i zamykania magazynu,
sposobów przechowywania kluczy do magazynu,
sposobów plombowania i przechowywania plombownic,
zasad przekazywania magazynu w przypadku pracy dwu- i wiêcejzmianowej,
osób upowa¿nionych do dysponowania zasobami sk³adowanymi w magazynie.
Dokumentacja adresowa
Podstawowym warunkiem, jaki musi byæ spe³niony w celu osi¹gniêcia pe³nej orientacji
przestrzennej w magazynie, jest podzia³ przestrzeni magazynowej zgodny z potrzebami
oraz wyraŸne i jednoczesne oznakowanie najmniejszych czêœci tej przestrzeni, uznanych za jednoznaczne adresy. Adres mo¿e byæ okreœlony symbolami numerycznymi, alfanumerycznymi b¹dŸ mieszanymi. Oznaczenie to powinno byæ jednak dopasowane
w danym przypadku do u¿ytkowanych urz¹dzeñ do przetwarzania informacji.
Przyjête rozwi¹zanie systemu adresowego w magazynie wymaga stosowania okreœlonej dokumentacji rozmieszczenia zapasów w przestrzeni magazynowej. Rejestracja ta przenoszona jest póŸniej na etykiety miejsc lokalizacyjnych.
Rys. 2. Przyk³adowe
etykiety miejsca
lokalizacji i palety
z towarem.
Dokumentacja kompletacyjna
Kompletacja jest operacj¹ procesu magazynowego (na etapie wydania dóbr z miejsc
sk³adowania), w wyniku której nastêpuje utworzenie zestawu dóbr, odpowiadaj¹cego zamówieniu (zleceniu) okreœlonego odbiorcy. W praktyce stosuje siê w magazynach dwie podstawowe metody kompletacji dóbr, z czym wi¹¿e siê sprawa odmiennej dokumentacji samej operacji kompletowania, a mianowicie:
– metodê indywidualnej (jednostopniowej) kompletacji,
– metodê seryjnej (wielostopniowej) kompletacji.
Przy metodzie indywidualnej realizacji zleceñ kompletuje siê poszczególn¹ partiê
wydania oddzielnie dla ka¿dego zamówienia. W tym przypadku nie wystêpuje do-
318
SPECJALISTA DS. SPEDYCJI
LEKCJA 19
datkowa dokumentacja kompletacyjna, lecz dokument wydania jest zarazem dokumentem kompletacji.
Druga metoda kompletacji polegaj¹ca na seryjnej wielostopniowej realizacji wymaga dodatkowej dokumentacji wewnêtrznej w postaci zbiorczego zestawienia dóbr,
które maj¹ zostaæ pobrane z przestrzeni sk³adowej. Ze zbioru dóbr przemieszczonych
z miejsc sk³adowania na podstawie zbiorczego zestawienia tworzy siê nastêpnie partie wydania dla poszczególnych odbiorców.
Dokumentacja obrotów magazynowych
Ewidencja zasz³oœci zwi¹zanych z przyjmowaniem i wydawaniem dóbr oraz wielkoœci ich stanów stanowi podstawowe Ÿród³o informacji o wielkoœci i ruchu fizycznym
zapasów. Ma to du¿e znaczenie dla operatywnego zarz¹dzania nie tylko magazynem, lecz równie¿ dla gospodarowania zapasami w skali okreœlonego przedsiêbiorstwa, którego w³asnoœci¹ s¹ dobra przechowywane w magazynie.
Podstawowym aktem prawnym reguluj¹cym zasady dokumentowania obrotu magazynowego jest ustawa z 29 wrzeœnia 1994 r. o rachunkowoœci (Dz.U. nr 121,
poz. 591). Przyjêcie i wydanie do i z magazynu jako operacja gospodarcza jest dokumentowane dowodami ksiêgowymi, zwanymi równie¿ Ÿród³owymi.
Zgodnie z ustaw¹ dowód ksiêgowy powinien zawieraæ co najmniej:
– okreœlenie rodzaju dowodu,
– okreœlenie stron (nazwy, adresy) dokonuj¹cych operacji gospodarczej,
– opis operacji oraz jej wartoœæ, je¿eli to mo¿liwe, okreœlon¹ tak¿e w jednostkach naturalnych,
– datê dokonania operacji, a gdy dowód zosta³ sprawdzony pod inn¹ dat¹ – tak¿e
datê sprawdzenia dowodu,
– podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjêto sk³adniki maj¹tkowe,
– numer indentyfikacyjny dowodu.
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów obrotu magazynowego powinien byæ szczegó³owo omówiony
w ramach ogólnej instrukcji obiegu dokumentów, zatwierdzonej przez dyrekcjê
przedsiêbiorstwa. Dokumenty te lub ich kopie powinny byæ obowi¹zkowo przekazane lub zatrzymane w aktach bezpoœrednio zainteresowanych komórek organizacyjnych przedsiêbiorstwa, a mianowicie:
– w magazynie,
– w komórce dysponuj¹cej zapasami,
– w komórce finansowo-ksiêgowej.
Instrukcja obiegu dokumentów obrotu magazynowego powinna zawieraæ:
– wzory formularzy,
– oznaczenie poszczególnych pozycji i rubryk formularza,
319