Odpowiedz na zalecenia - BIP Gmina Mikołajki Pomorskie

Pani
Luiza Budner-Iwanicka
Prezes
Regionalnej
Obrachunkowej
W Gdańsku
Izby
W odpowiedzi na pismo WK.0804/27/K/71/26505/ z dnia 8 lutego 2012
roku dotyczące zaleceń pokontrolnych informuję o sposobie wykonania wniosków i
zaleceń:
•
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej.
W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej dnia 9 lutego 2010 roku wydano Zarządzenie Nr 7/2010 Wójta Gminy
Mikołajki Pomorskie w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej
w Urzędzie Gminy Mikołajki Pomorskie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz
zasad jej koordynacji, oraz wprowadzono Kodeks Etyki pracowników Urzędu Gminy
w Mikołajkach Pomorskich.
Załącznikami do w/w Zarządzenia ustalono :
• Procedury
kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości
zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
• Procedury gospodarowania mieniem stanowiącym własność Gminy Mikołajki
Pomorskie obowiązujące w Urzędzie Gminy Mikołajki Pomorskie oraz
procedury kontroli ich stosowania,
• Procedury nadzoru gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych
obowiązujące w Urzędzie Gminy w Mikołajkach Pom.,
• Instrukcję w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych
pobieranych przez Urząd gminy w Mikołajkach Pomorskich,
• Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Gminy w Mikołajkach
Pomorskich,
• Instrukcję w sprawie zabezpieczenia wartości pieniężnych Urzędu Gminy
Mikołajki Pomorskie,
• Instrukcję gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Mikołajki Pomorskie,
• Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
• Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych przez pracowników Urzędu
Gminy Mikołajki Pomorskie.
Zarządzeniem Nr 57/2010 Wójta Gminy Mikołajki Pomorskie z dnia 18 październik
1
2010 roku w sprawie przyjęcia Zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Mikołajki
Pomorskie dostosowano Zakładowy Plan Kont do przepisów Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej / Dz. U. Nr 128, poz.861/.
W celu zapewnienia przestrzegania wprowadzanych procedur zapoznano z nimi wszystkich
pracowników urzędu . W ramach obowiązującego Kodeksu etyki zostały
przeprowadzone ankiety monitorowania funkcjonowania kodeksu etyki oraz ankiety
sposobu świadczenia usług i oceny etyki pracowników Urzędu Gminy Mikołajki
Pomorskie .
Zgodnie z obowiązującymi procedurami kontroli zarządczej zostały przeprowadzone
kontrole finansowe w podległych placówkach organizacyjnych gminy w zakresie:
• wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ,
• pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych ,
• przestrzegania procedur kontroli zarządczej
Kontrola finansowa obejmowała co najmniej 5% dochodów i wydatków oraz
przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej. Sierpnia
Ponadto zostały ustalone procedury Zarządzania ryzykiem – Zarządzenie Nr 7/2012
Wójta Gminy Mikołajki pomorskie z dnia 20 lutego 2012 r w sprawie organizacji
zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Mikołajkach Pomorskich.
•
Zapewnienie
ewidencji
informatycznym
podatkowej
nieruchomości
w
systemie
Urząd Gminy w Mikołajkach Pomorskich prowadzi wymiar podatków za pomocą
programu komputerowego , który spełnia wymagania art. 7a ust.1 ustawy z dnia 12
stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz.613 ze
zmianami) , w związku z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22
kwietnia 2004 roku w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości. Prowadzona
ewidencja obejmuje dane niezbędne do wymiaru i poboru podatku od nieruchomości,
podatku rolnego i podatku leśnego, w tym:
• dane dotyczące podatników podatku od nieruchomości , podatku rolnego i
podatku leśnego,
- dla osób fizycznych - kartoteka podatnika zawiera numer ewidencyjny, który
identyfikuje każdą osobę, imię i nazwisko podatnika, numer PESEL, numer NIP,
kod administracyjny miejscowości lub ulicy, adres zamieszkania
- dla osób prawnych – kartoteka podatnika zawiera kartoteka podatnika zawiera
numer ewidencyjny, nazwę firmy jej skrót, numer identyfikacyjny REGON,
numer NIP, adres siedziby,
• dane dotyczące podmiotów opodatkowania gruntów , budynków lub ich części,
a także budowli lub ich części związanych z prowadzeniem działalności
2
•
•
gospodarczej, podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości oraz
gruntów podlegających opodatkowaniem podatkiem rolnym lub podatkiem
leśnym,
zaimplementowano możliwość eksportu danych do plików XML.
Weryfikowanie składanych przez podatników deklaracji podatkowych
Nieprawidłowości z zakresu stosowania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa wynikające z nieprzeprowadzania należytej weryfikacji
składanych przez podatników deklaracji i informacji podatkowych są na bieżąco
usuwane.
Pracownicy organu podatkowego zostali zobligowani do przestrzegania przepisów
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa w zakresie:
• przeprowadzania czynności sprawdzających składanych deklaracji prze osoby
prawne,
• podejmowania czynności sprawdzających w stosunku do podatników, którzy
nie złożyli informacji/deklaracji o powstaniu lub wygaśnięciu obowiązku
podatkowego,
• udzielania zwolnień i ulg w podatkach.
•
Brak uchwały dotyczącej opieki nad bezdomnymi zwierzętami.
Przygotowano projekt uchwały w sprawie wyłapywania bezdomnych zwierząt
na terenie Gminy Mikołajki Pomorskie oraz zapewnienia dalszej opieki wyłapanym
zwierzętom, oraz projekt uchwały w sprawie uchwalenia: „Programu opieki nad
zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt na terenie Gminy
Mikołajki Pomorskie”. Projekty te zostały pozytywnie zaopiniowane przez Komisje
Stałe Rady Gminy, przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Malborku, oraz
Towarzystwo Opieki nad Zwierzętami w Polsce - Koło w Kwidzynie. Uchwały te
zostaną przedstawione do podjęcia na najbliższej Sesji Rady Gminy.
5. Wypłacanie ekwiwalentu za działania OSP w odpowiednich wysokościach.
W dniu 23 listopada 2011 roku została podjęta UCHWAŁA Nr XIII / 78 /2011
Rady Gminy Mikołajki Pomorskie w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu
pieniężnego dla członków Ochotniczej Straży Pożarnej w Mikołajkach Pomorskich z
tytułu udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym organizowanym
przez Państwową Straż Pożarną lub Gminę, w uchwale tej doprecyzowano sposób
naliczania ekwiwalentu dla członków OSP tj. naliczanie proporcjonalnie do czasu
udziału w działaniu ratowniczym.
6. Zaniechanie udzielania dotacji dla Gminnego Ośrodka Kultury.
Zaniechano udzielania dotacji dla Gminnego Ośrodka Kultury w trybie ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Od stycznia 2011 roku do
chwili obecnej zadania z zakresu kultury fizycznej są realizowane bezpośrednio przez
gminę jako jej zadania własne.
3
Ponadto informujemy iż jesteśmy w trakcie wdrażania aktualizacji Statutu
Gminy i Regulaminu Organizacyjnego w celu dostosowania ich do zmian
wynikających ze zmiany ustawy o pracownikach samorządowych. Został już
przygotowany projekt Regulaminu Organizacyjnego i w najbliższym czasie zostanie
on wprowadzony. Jednocześnie Rada Gminy powołała ze swojego składu trzech
członków, do prac nad aktualizacją statutu, i przy współpracy z Urzędem Gminy oraz
Biurem Obsługi Rady trwają prace nad jego aktualizacją.
/-/
Kazimierz Kulecki
Wójt Gminy
4