Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności SPECJALISTA DS

Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności
SPECJALISTA DS. OBSŁUGI PROJEKTU
Osobą zajmującą się szeroko rozumianą obsługą administracyjno – biurową Projektu, będzie Specjalista ds.
Obsługi Projektu, który podlegać będzie bezpośrednio Menagerowi Biura Projektu.
Zgodnie z zakresem obowiązków odpowiada między innymi za informowanie osób zaangaŜowanych w Projekcie
o zmianach dot. Projektu oraz współpracę z pozostałymi osobami/firmami zaangaŜowanymi w realizację Projektu,
w tym szczególności Ekspertem ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości i zadaniach związanych z jego stanowiskiem
pracy – opisywanie dokumentów, zbieranie dokumentów do wniosków o płatność, kompletowanie niezbędnych
załączników, nadzór nad terminami, etc;
Specjalista zobowiązany będzie do opracowania i wdroŜenia spójnego systemu oznakowania dokumentacji
Projektowej oraz kontrole jego stosowania, zgodnie z Planem Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki.
Oznaczenie pomieszczeń, sprzętu, etc wykonanymi naklejkami, tabliczkami etc.
Specjalista prowadzić będzie kontrolę prawidłowości wypełniania kart czasów pracy / list obecności pracowników
Projektu.
Wraz z Menagerem ds. Organizacyjnych odpowiadać będzie za sporządzanie i przekazywanie zleceniobiorcy
aktualizacji dot. podstrony internetowej Projektu oraz kontrolę prawidłowości działań promocyjnych oraz
archiwizację wycinków prasowych, egzemplarzy pokazowych.
Zgodnie z zapisami Projektu Specjalista będzie brać czynny udział jako kadra obsługująca konferencje,
szkolenia, spotkania ewaluacyjne realizowane na terenie objętym działaniami Projektu zgodnie z ustalonym
harmonogramem.
Specjalista zobligowany jest do ochrony danych osobowych – stosowanie zasad określonych w Ustawie, a takŜe
archiwizację dokumentów zgodnie z wytycznymi.
Specjalista odpowiedzialny będzie za prowadzenie dokumentacji związanej z pracownikami / współpracownikami
Projektu, w tym takŜe terminowe przekazywanie działowi księgowości Beneficjenta wszelkich informacji i
dokumentów koniecznych do prowadzenia prawidłowej ewidencji oraz rozliczania.
Specjalista odpowiada za zgodność realizacji Projektu z zapisami wniosku w zakresie swoich obowiązków
związanych z pełnionym stanowiskiem.
Specjalista prowadzi dokumentację związaną ze zgłoszeniami uczestników do konferencji rozpoczynających
Projekt – wraz z Asystentem Projektu, który odpowiada za to działanie oraz prowadzenie elektronicznej ksiąŜki
podawczej dla potrzeb rekrutacji placówek szkolnych zainteresowanych udziałem w Projekcie - wraz z
Asystentem Projektu, który odpowiada za to działanie.
Specjalista odpowiedzialny będzie zapisywanie oraz archiwizację elektronicznych wersji aktualizowanego
wniosku o dofinansowanie wraz z kserokopiami składanych dokumentów, a takŜe wykonywanie kserokopii
wszystkich dokumentów księgowych i prawidłowe ich opisywanie i archiwizowanie (pod nadzorem Eksperta ds.
Rozliczeń i Sprawozdawczości).
Do zadań Specjalisty naleŜeć będzie przyjmowanie od Menagerów ds. Programowych i Merytorycznych danych
niezbędnych do sporządzania wniosków o płatność oraz sprawozdań.
Specjalista zobowiązany będzie do przekazywania okresowych sprawozdań z wykonywanej pracy przełoŜonym
oraz Zarządowi Beneficjenta.
Specjalista ds. Obsługi Projektu będzie uprawniony między innymi do:
• udziału w spotkaniach roboczych osób zaangaŜowanych w realizację Projektu;
• studiowanie wytycznych, instrukcji i innych dokumentów dotyczących Projektu;
• wyszukiwanie zmian i aktualności dotyczących Projektu i przekazywanie informacji zarządowi i
współpracownikom;
• pomocy w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Projektu wraz z załącznikami,
• wymianę dokumentów księgowych wraz z opisami z działem księgowości Beneficjenta;
• oznaczanie dokumentacji Projektowej wg wytycznych;
• przygotowania wzorów dokumentów – rola konsultanta;
• udziału w kontrolach dotyczących Projektu;
• udziału w audycie finansowym Projektu.