plik PDF

Warszawa, dnia 22.03.2013r.
ROZEZNANIE RUNKU
Dotyczy: Organizacja dwóch edycji 2-dniowego szkolenia stacjonarnego
Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą z siedzibą przy ul. Rolnej 175, zaprasza do przesłania oferty
cenowej w celu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, które będzie prowadzone w oparciu o przepisy
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z
późn. zm.), którego przedmiotem jest organizacja dwóch edycji 2-dniowego szkolenia stacjonarnego
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch edycji 2-dniowego szkolenia stacjonarnego dla
nauczycieli.
Przewidywana liczba osób: 32 osób w jednej edycji szkolenia.
Miejsce szkolenia: Warszawa
Termin szkolenia: maj - czerwiec 2013 r.
Zadania składające się na usługę (dotyczy każdej z dwóch edycji szkolenia):
I. MIEJSCE SZKOLENIA ORAZ ZAKWATEROWANIE
1. Szkolenie oraz zakwaterowanie uczestników w hotelu/obiekcie o standardzie minimum
trzygwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19
sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie), nocleg w tym samym hotelu/obiekcie, w którym będzie znajdować się sala szkoleniowa
oraz restauracja.
2. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla samochodów osobowych minimum na 2 stanowiska.
3. Hotel powinien być zlokalizowany w granicach administracyjnych Warszawy, nie dalej niż 10 km od
Dworca Centralnego na podstawnie Google Maps drogami publicznymi.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w miejscu szkolenia noclegu uczestnikom szkolenia.
5. Zapewnienie odpowiednio jednego noclegu w obiekcie, w którym odbywać się będzie szkolenie dla
uczestników szkolenia, trenerów oraz organizatora – łącznie dla nie więcej niż 32 osób.
6. Dla wszystkich uczestników wymagane jest zapewnienie noclegu w pokoju jednoosobowym lub
dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania.
7. Każdy pokój powinien mieć okno z możliwością jego otwarcia wyposażony w pełny węzeł sanitarny,
TV, Internet bezprzewodowy, suszarki do włosów, kosmetyki typu mydło, szampon, żel pod
prysznic, w każdym pokoju woda gazowana i niegazowana wymieniana w razie potrzeb.
8. Wykonawca ma obowiązek skoordynowania zakwaterowania uczestników szkolenia w obiekcie.
9. Na terenie hotelu w czasie trwania szkolenia nie mogą trwać roboty budowlane.
II. SALA SZKOLENIOWA
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia klimatyzowanej sali szkoleniowej łącznie dla nie
więcej niż 30 osób zlokalizowanej w tym samym obiekcie co hotel.
2. Powierzchnia sali powinna być na tyle duża, aby zapewnić swobodny rozstaw krzeseł, stolików
oraz wyposażenia sali szkoleniowej.
3. Miejsca siedzące dla każdego uczestnika szkolenia na sali szkoleniowej powinny być w układzie
szkolnym, z możliwością wykonywania notatek przez uczestników szkolenia.
4. Zapewnienie obsługi technicznej sali szkoleniowej podczas dwóch edycji szkolenia.
5. W hotelu oraz przed wejściem do sali szkoleniowej powinna znaleźć się informacja na temat
szkolenia, logo projektu „Otwarta szkoła- system wsparcia uczniów migrujących” informacja, że
szkolenie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej
NSS.
Wyposażenie sali szkoleniowych
6. Nagłośnienie (głośniki oraz mikrofon bezprzewodowy wraz z zestawem zapasowych baterii), stół
minimum 1-osobowy dla trenera wraz z miejscem do siedzenia, rzutnik, oprogramowanie
umożliwiające wyświetlenie prezentacji przygotowanej przez trenera, ekran do wyświetlania
prezentacji, stoły dla uczestników szkolenia,
7. Laptopy dla 30 uczestników szkolenia z mikrofonem, kamerą oraz oprogramowaniem: Windows 7
lub Vista; MS Office 2007 lub 2010; Adobe Reader XI wersja w języku polskim; przeglądarką
Microsoft Internet Explorer (IE), wersja przynajmniej 7.0, Mozilla Firefox. Wykorzystywana
przeglądarka powinna mieć: włączona obsługa skryptów języka JavaScript, włączona obsługa
kaskadowych arkuszy stylów (CSS), włączona obsługa plików cookie, wyłączone blokowanie
wyskakujących okien dla witryny serwera LMS, włączona obsługa protokołu SSL w wersji
przynajmniej SSL 3. Dodatkowo wymagane jest następujące oprogramowanie: Adobe Flash
Player, wersja przynajmniej 9, Java Runtime Environment.
8. Zapewnienie dostępu do prądu i możliwości ładowania laptopów w trakcie szkolenia np.
wyposażenie w przedłużacze.
9. Zapewnienie ciągłego dostępu do Internetu szerokopasmowego bezprzewodowego.
10. Sala szkoleniowa musi posiadać dostęp do światła dziennego.
III. PRZYGOTOWANIE I ORGANIZACJA SZKOLENIA
1. Przygotowanie identyfikatorów wszystkim uczestnikom szkolenia zgłoszonym w terminie
określonym przez Zamawiającego, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
2. Najpóźniej w przeddzień szkolenia Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego w
Warszawie materiały szkoleniowe, publikacje oraz akcesoria szkoleniowe (w tym również
wizualizacji typu: roll-upy, plakaty, ulotki) z miejsca wskazanego przez Zamawiającego oraz
dostarczy je na miejsce szkolenia. Wykonawca zapewni załadunek oraz rozładunek w/w
akcesoriów, w momencie udostępnienia obiektu szkoleniowego Wykonawca jest odpowiedzialny
za ustawienie, wizualizacji w sali szkoleniowej.
3. Załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wydarzenia, na miejsce wskazane przez
Zamawiającego wszystkich elementów wystawy, wizualizacji (roll-upy i inne) przeznaczonych
do zagospodarowania sali szkoleniowych a następnie ich rozładowanie w siedzibie
Zamawiającego w Warszawie.
IV. OBSŁUGA SZKOLENIA
1. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze szkolenia
2. Wykonawca jest zobowiązany do:
1) Rejestracji uczestników, dystrybucji materiałów szkoleniowych, rozdania identyfikatorów,
udzielania uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie trwania szkolenia i
innych prac zlecanych na bieżąco przez Zamawiającego w trakcie trwania szkolenia z zakresu
obsługi szkolenia.
2) Sprawowania nadzoru nad całością przebiegu szkolenia - oddelegowanie co najmniej 1 osoby do
obsługi na czas trwania szkolenia, które będą dysponować telefonem komórkowym z dostępnym
numerem dla Zamawiającego.
3) Zapewnienia obsługi technicznej (informatyka) sali szkoleniowej podczas dwóch edycji szkolenia
– osoby odpowiedzialnej za prawidłowe podłączenie sprzętu i jego obsługę w trakcie trwania
zajęć, wsparcie trenerów w czasie trwania szkolenia oraz rozwiązywania problemów związanych
ze sprzętem.
4) Zapewnienia dla organizatorów oraz trenerów bezpłatnego dostępu do ksera w czasie wszystkich
dni trwania szkolenia (maksymalnie 2 ryzy papieru).
5) Zapewnienia bezpłatnego dostępu do Internetu dla wszystkich uczestników szkoleń 24 godziny
na dobę.
6) Oznakowania sali plakatami i roll-up otrzymanymi od Zamawiającego.
7) Wydrukowanie materiałów szkoleniowych dla wszystkich uczestników zajęć (około 50 stron na 1
uczestnika szkolenia).
V. OBSŁUGA GASTRONOMICZNA
1. Zapewnienie usług oraz obsługi gastronomicznej podczas dwóch dni szkolenia dla uczestników
szkolenia (w tym trenerów i organizatorów), tj. maksymalnie dla 32 osób (śniadania, obiad
i kolacja): w dniu przyjazdu rozpoczęcie obiadem, w dniu wyjazdu zakończenie również obiadem.
2. Zapewnienie całodziennego serwisu kawowego dla uczestników szkolenia (w tym trenerów
i organizatorów), tj. maksymalnie dla 32 osób.
3. Wykonawca zapewni usługi gastronomiczne rozumiane jako:
 śniadania w formie bufetu (bufet na zimno i na ciepło), dodatki (pieczywo, masło) wraz z
napojami: kawa, herbata (do wyboru spośród minimum 2 rodzajów herbat w torebkach), soki
100% (do wyboru min 2 rodzaje), woda mineralna gazowana oraz niegazowana, śmietanka do
kawy, cukier, cytryna, serwetki - w nieograniczonej ilości;
 obiady w formie bufetu, zawierającego: zupę (do wyboru min 2 rodzaje), 2 rodzaje ciepłego
dania głównego do wyboru (w tym jedno wegetariańskie), sałatki, surówki, deser, napoje: kawa,
herbata (do wyboru spośród minimum 2 rodzajów herbat w torebkach), soki 100% (do wyboru
co najmniej 2 rodzaje), woda mineralna gazowana oraz niegazowana, śmietanka do kawy, cukier,
cytryna, serwetki - w nieograniczonej ilości;
 kolacje w formie bufetu zawierającego: przystawkę, w tym na zimno i na ciepło (do wyboru min
2 rodzaje), jedna wegetariańska, napoje: kawa, herbata, soki, śmietanka do kawy, cukier, słodzik,
cytryna, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, serwetki - w nieograniczonej ilości;
 przerwy kawowe stałe podczas merytorycznej części szkolenia, składających się z co najmniej:
kawy, herbaty (do wyboru spośród minimum 2 rodzajów herbat w torebkach), śmietankę do
kawy, cukier, cytrynę, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soku owocowego 100% - do
wyboru co najmniej 2 rodzaje; przekąsek słonych i słodkich, serwetki - bez limitu dla każdego
uczestnika szkolenia.
2. Miejsce wydawania posiłków powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie
odbywało się szkolenie oraz w którym będzie nocleg, jednak w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala
szkoleniowa.
3. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego najpóźniej trzy dni
przed planowanym szkoleniem.
4. Rzeczywista liczba osób, na podstawie której nastąpi rozliczenie zostanie przedstawiona Wykonawcy
na 5 dni przed szkoleniem.
Wymagany termin realizacji zamówienia: maj - czerwiec 2013 r.
Szkolenia trwać będą w dniach (piątek - sobota lub sobota - niedziela).
Warunki płatności
Jednorazowo, po wykonaniu całości przedmiotu zamówienia, przelew na konto bankowe.
Ofertę proszę przesłać do dnia 27 marca 2013 r. do godz. 12:00 na adres korespondencyjny Zamawiającego
(ul. Rolna 175, 02-729 Warszawa) lub na numer faksu +48 22 853 8702 lub adres e-mail:
[email protected] z dopiskiem/tytułem: „Oferta na organizację dwóch edycji 2-dniowego
szkolenia”
Oferta powinna zawierać:
1) Nazwę/firmę/Imię i nazwisko i adres Wykonawcy;
2) Informację o rodzaju prowadzonej działalności (działalność wykonywana osobiście, działalność
gospodarcza prowadzona przez osobę fizyczną, działalność prowadzona w formie spółki ze wskazaniem
nr KRS);
3) Oferowaną cenę (brutto) za realizację zamówienia dla jednej edycji 2 dniowego szkolenia z podziałem na
obszary oraz całości zamówienia dla 2 edycji 2 dniowego szkolenia – zgodnie z załączonym
formularzem ofertowym.
4) Termin realizacji zamówienia,
5) Termin ważności oferty nie krótszy niż 60 dni, licząc od daty złożenia,
6) Warunki płatności.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.