Przechowywanie jest kwestią zaufania HUK

Przechowywanie jest kwestią zaufania HUK

Raport użytkownika LFS
Przechowywanie jest
kwestią zaufania
HUK-COBURG integruje system LFS
do przechowywania dokumentów
Oprogramowanie do zarządzania
magazynem i logistyką
W zakresie bezpiecznego przechowywania ważnych
dokumentów swoich klientów koncern ubezpieczeniowy HUK-COBURG Versicherungsgruppe stawia na
system do zarządzania magazynem LFS. System grupy
E+P obejmuje ponad 200 000 takich dokumentów i
dzięki zastosowaniu maksymalnych środków bezpieczeństwa chroni je przed nieuprawnionym dostępem.
Codziennie do archiwum trafia około 35 000 nowych
listów – cała korespondencja grupy. 16 pracowników
zajmuje się opracowywaniem i zarządzaniem zgromadzonymi tutaj dokumentami, korzystając z systemu LFS zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz
wewnętrznymi wytycznymi koncernu. Ponadto HUKCOBURG wykorzystuje system także do prowadze-
menty są chronione przed nieupoważnionym dostępem.
nia sąsiedniego magazynu materiałów. W firmie HUK-
Jeżeli pracownik jeszcze raz chce zobaczyć oryginalny do-
COBURG system LFS obsługuje łącznie 21 nowo zaku-
kument, to pobiera go przez system hosta. System ge-
pionych podajników.
neruje w LFS zlecenie wydania. Ważne dokumenty dotyczące szkód są archiwizowane przez firmę HUK-COBURG
Przechowywanie jest kwestią zaufania – zwłaszcza gdy
przez długi okres, natomiast pozostała korespondencja
chodzi o najbardziej poufne pisma. Dlatego firma HUK-
jest zniszczona po upływie 60 dni. W drugim, opartym na
COBURG od jesieni 2006 roku przechowuje około 200 000
systemie LFS, centralnym magazynie materiałów o po-
dokumentów klientów w opartym na systemie LFS, naj-
wierzchni około 3000 m2 firma HUK-COBURG przecho-
nowocześniejszym w branży ubezpieczeniowej magazy-
wuje papier dla drukarni i działu wysyłkowego, blankiety,
nie, w archiwum nowego Centrum Logistycznego na pół-
formularze, prospekty, artykuły reklamowe oraz inne ma-
nocy Coburga. Przechowuje się tu na przykład oryginały
teriały użytkowe. W magazynie jest około 2000 miejsc na
umów, orzeczenia sądowe oraz inne poufne dokumenty
palety i 750 stanowisk z półkami oraz 12 automatycznych
klientów. Cała korespondencja grupy jest skanowana w
podajników, oferujących ponad 15 000 miejsc. 12 pracow-
Centrum Logistycznym przez pracowników punktu pocz-
ników obsługuje magazyn.
towego. Następnie oryginały są dzielone na dwie grupy –
dokumenty dotyczące umów oraz szkód – i przekazywane
do archiwum w celu przechowania. Umieszczone w dziewięciu automatycznych systemach podajnikowych doku-
Zakres zadań
Przed zastosowaniem systemu LFS wszystkie dokumenty
segregowano według daty i obsługiwano wyłącznie manualnie, bez wsparcia przez oprogramowanie. „Dlatego
celem integracji systemu LFS było umożliwienie niezawodnej i długofalowej archiwizacji danych klientów lub
dokumentów. Konieczne było zatem zapewnienie stabilnego rozwiązania systemowego, maksymalnej dostępności oraz wysokiego poziomu bezpieczeństwa”, relacjonuje Jörg Fröhlich, pełnomocnik i udziałowiec w grupie
E+P, czyli wymogów projektowych dotyczących archiwum. Stany zasobów w centralnym magazynie materiałów w firmie HUK-COBURG były wcześniej obsługiwane
wyłącznie przez system gospodarki towarowej MAT 2000.
Do momentu wdrożenia systemu LFS kompletacja artykułów odbywała się tradycyjnie (na papierze), a mobilna rejestracja danych była niemożliwa. Oprócz aspektów związanych z bezpieczeństwem wprowadzenie systemu LFS
miało zapewnić także wyraźną optymalizację procesów w
zakresie kompletacji, dostępności, terminów dostaw, inwentaryzacji oraz wysyłania paczek.
Innowacyjne rozwiązanie
programowe do przechowywania
dokumentów
Do centralnego punktu pocztowego HUK-COBURG codziennie trafia około 35 000 listów. Pracownicy sortują je
pod względem treści, skanują i gromadzą w teczkach tematycznych. Codziennie powstaje nawet 3000 takich teczek. Poszczególne dokumenty w teczce obsługuje nadrzędny system oprogramowania. Wszystkie teczki są przekazywane do systemu LFS bez uprzedniego awizowania.
Przez zeskanowanie kodu kreskowego teczki przypisuje
się ją do kartonu magazynowego oraz umieszcza w jednym z dziewięciu podajników. Po upływie 60 dni dokumenty są niszczone lub przenoszone do archiwum ciągłego, które także jest zarządzane przez system LFS. W menu
systemu Przegląd pracownik widzi liczbę wolnych miejsc
magazynowych, a także uzyskuje informację, czy wprowadzenie do magazynu wymaga pobrania innych kartonów, przesunięcia do magazynu długoterminowego, czy
zniszczenia dokumentów. Podczas wprowadzania do magazynu system LFS zawsze sprawdza, czy istnieją zlecenia wydania, eliminując tym samym czasochłonne, zdublowane operacje. Jeżeli potrzebne są dokumenty, to pracownik pobiera z podajnika odpowiednie kartony z teczkami i transportuje je na specjalne miejsce, w którym
możliwy jest wgląd. Po zeskanowaniu kodu kreskowego z grzbietu teczki system LFS wskazuje pracownikowi
wszystkie zlecenia pobrania dla tej teczki. Aby ułatwić pobieranie akt, system hosta MAT 2000 przesyła obraz odpowiedniego dokumentu do systemu LFS. Dzięki temu pracownik może pobrać właściwy dokument. Każdego dnia
w ten sposób pobiera się ponad 700 teczek.
Zapewnianie jakości z centralnym
magazynie materiałów
W centralnym magazynie firmy HUK-COBURG pracownicy codziennie opracowują średnio 140 zleceń, liczących
około 450 pozycji. Materiał dostarczany jest do poszczególnych placówek zgodnie z zapotrzebowaniem. Dziennie
odnotowuje się około 15 przyjęć towaru. Wszystkie zlecenia obsługuje się wózkami widłowymi lub transportowy-
Ograniczenie możliwości
dostępu w celu zwiększenia
bezpieczeństwa
Wyjątkowe operacje podczas wprowadzania dokumentów do i pobierania z archiwum: System LFS upewnia się,
że dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnieni
pracownicy magazynu. Specjaliści grupy nie mają bezpośredniego dostępu do dokumentów, lecz muszą wygenerować zlecenie wydania na potrzebny dokument. Po zarejestrowaniu się upoważnionego pracownika do podajnika
wydawane są tylko te tacki z teczkami, dla których utworzono zlecenie wydania. Dostęp do innych tacek, a tym
samym też do innych teczek, jest zatem niemożliwy. Po
wprowadzeniu do magazynu lub wydaniu tacka wraca na
swoje miejsce i zamykają się automatyczne drzwi podajnika, których nie można otworzyć ręcznie. „Implementując
system LFS, zyskaliśmy naprawdę bezpieczny i wydajny
system do archiwizacji dokumentów w systemach podajnikowych”, wyraża swoje zadowolenie odpowiedzialny za
projekt w HUK-COBURG Marcus Hagl.
mi. Pracownicy kompletują artykuły na terminalach do
wózków widłowych, które także dostarczyła firma E+P.
Zastosowany system pracuje – podobnie jak terminale w
archiwum – w oparciu o interfejs graficzny, umożliwiający obsługę na ekranie dotykowym. Podczas przyjmowania towaru zaawizowany przez system hosta towar jest
skanowany przez pracowników i wprowadzany do magazynu. Równocześnie system LFS sprawdza, czy określone artykuły podlegają kontroli jakości. Sprawdza na przykład, czy papier drukarski musi być przechowywany przez
określony czas przed użyciem w klimatyzowanym magazynie. Zapewniona jest tam odpowiednia temperatura
oraz określona wilgotność powietrza. Dzięki tej procedurze zapewniania jakości systemu LFS istnieje gwarancja,
że drukarnia i dział wysyłkowy grupy otrzyma wyłącznie
optymalnie przechowywany papier, co eliminuje ewentualne usterki produkcyjne. 12 systemów podajnikowych
ma bezpośrednie połączenie z systemem LFS. Podajniki
są sterowane na potrzeby załadunku i pobierania w zoptymalizowany pod względem procesowym sposób, a czas
oczekiwania pracowników obniżany jest do minimum.
Podczas kompletacji częściowo bardzo wartościowych
artykułów reklamowych system LFS umożliwia i tu pobieranie ich wyłącznie przez upoważnionych pracowników.
Sprawna integracja systemu LFS
w firmie HUK-COBURG
„Dzięki przeprowadzonemu przez ekspertów ds. magazynowych firmy Ehrhardt + Partner szkoleniu dla użytkowników kluczowych uruchomienie systemu LFS przebiegło
bezproblemowo”, relacjonuje Marcus Hagl. Pracownicy
firmy HUK-COBURG mieli bowiem jeszcze przed imple-
Wyniki w skrócie
mentacją oprogramowania sposobność poznania i prze-
System LFS oznacza dla firmy HUK-COBURG następują-
ćwiczenia wszystkich procesów w Centrum Szkoleniowo-
ce korzyści:
Logistycznym firmy E+P. „Decydujące znaczenie w pod-
• LFS zapewnia maksymalne bezpieczeństwo oraz do-
jęciu decyzji o zakupie oprogramowania do zarządzania
stępność – pozwala na przechowywanie ponad 200 000
magazynem firmy Ehrhardt + Partner miał dobry stosu-
poufnych dokumentów oraz zarządzanie nimi przy za-
nek ceny do jakości produktu”, wyjaśnia Hagl. W rozpi-
stosowaniu maksymalnych środków bezpieczeństwa.
sanym przez HUK-COBURG przetargu firma Ehrhardt +
Do akt mają dostęp jedynie upoważnione osoby.
Partner pokonała siedmiu konkurentów. Ten działający na
• LFS steruje automatycznym przechowywaniem długo-
rynku międzynarodowym ekspert ds. magazynowych był
terminowym lub niszczeniem określonych dokumen-
jedynym oferentem systemu, którego rozwiązanie bazu-
tów w odpowiednim czasie.
je na platformie i5 – wyjątkowa cecha, która przekonała
• W centralnym magazynie materiałów system LFS wy-
firmę HUK-COBURG. Zlecenie przydzielono firmie E+P w
raźnie optymalizuje procesy. Oprogramowanie umożli-
październiku 2005 roku. W sierpniu 2006 roku uruchomio-
wia niezawodne zaopatrywanie produkcji oraz sprawne
no nowe archiwum, a z systemu LFS firma HUK-COBURG
połączenie z podajnikami.
korzysta w magazynie od początku listopada 2006 roku.
• Jakość magazynu została wyraźne zoptymalizowana:
„Nasi pracownicy bardzo dobrze przyjęli nowe oprogra-
Sterowane przez system LFS przechowywanie papieru
mowanie. Dlatego nawet w początkowej fazie nie wpły-
w klimatyzowanym pomieszczeniu zapewnia najlepszą
nęło to w najmniejszym stopniu negatywnie na nasze co-
jakość papieru oraz optymalne warunki produkcji.
dzienne zadania”, mówi Hagl.
0513· R1-1a
Oprogramowanie do zarządzania
magazynem i logistyką
Oficjalny Partner:
E+P Polska
Wyspiańskiego 4/3
01-577 Warszawa
Tel.: +48 22 839 09 95
+48 60 493 93 88
Faks: +48 22 839 00 91
www.ehrhardt-partner.pl
E-Mail: [email protected]