Kwestionariusz Oceny

Kwestionariusz Oceny
Narodowy nstytut Aud iowizualny
I
(naanta jednostki)
odpowiedź
$tandard
kontroli
zaruądczei
Pytanie
TAK
NIE
Nĺe
dotvczv
Uwagi / informacje
uzupďniaiące
A. Środowisko wewnętrzne
Standard
í:
Przestrzeganie
wartości
etycznych
1.
Czy istnieje dokument (np. kodeks etyki) określający
jednoznacznie jakie zachowan ia uznawan e są przez
jednostkę za nieetyczne (w tym dotyczące konfliktu
interes w)?
X
Regulamin pracy NlnA zawiera
elementy wskazujące na
zachowania nieetyczne. w
stosunkach pracowniczych,
doprecyzowane o definicje
zachowa mobbingujących i
dyskryminacyjnych w
procedurze antymobbingowej i
antydyskryminacyjnej i regulacje
wewnętrzne z nimi związane.
od nośnie zachowaľi etycznych
istnieją ponad to:
- procedura antymobbingowa;
- przygotowany projekt
procedury antykorupcyjnej
(związanej z projektem PoPc)'
planowane jest w 20'ĺ6
wprowadzen ie proced ury
antykorupcyj nej dotyczącej
ogolnej działalnościinstytutu.
odnośnie konfliktu interes w
istnieje:
- procedura udzielania
odpowiedź
Standard
kontroli
zarządczei
Pytanie
TAK
NIE
Nie
dotvczv
Uwagií informacie
uzupďniaiące
zam wie publicznych, w kt
rej
opisane są Wzory zachowa
kierownictwa i członkow komisji
przetargowych w przypadku
zaistnĺenia konfliktu interes w w
postępowaniach przetargowych
2.
Czy jednoznacznie określono procedurę postępowania w
przypad ku wystąpien a zdarze n ieetycznych (w tym
i
korupcyjnych)?
X
.l.w
Przeprowadzono szkolenie wraz
z imiennym potwierdzeniem
uczestnictwa. Procedura
antymobbingowa i
antydyskrym nacyj na została
rozesłana do wszystkich
pracownik w NlnA.
Przeprowadzono dwa szkolenia
dotyczące mobbingu i
zapobiegania dyskryminacji oraz
obowiązującejw NlnA
i
3.
Czy wszyscy pracownicy formalnie potwierdzili znajomoŚc
dokumentu określającegowartoŚci etyczne jednostki?
X
procedury. Kolejne, dla kilku
pracownikÓw, nieobecnych na
poprzednich szkoleniach
zostanie przeprowadzone w
najblizszym czasie
odpowiedź
Standard
kontľoli
Pytanie
zanądczei
TAK
4.
Czy formalnie określonoosobę, do kt Ę pracownicy mogą
kierować pytania / wnioski dotyczące zachowa etycznych?
NIE
Nĺe
dotvczv
Uwagi / infoľmacie
uzupďniaiace
Procedura antymobingowa. W
paŹdzier niku 20 1 5 pra cown cy
NlnA wybrali spośrodsiebie
przedstawicielĺ do Komisji ds.
r ozwiązyw an ia konfl kt w
i
X
i
5.
6.
7
Standard 2:
Kompetencje
zawodowe
'
Czy kaŻdy ewentualny przypadek naruszenia zasad
etycznych jest wyjaśniany?
Czy formalnie określonostanowiska wrazliwe?
Czy określono sposob prowadzenia szczeg lnego nadzoru
nad stanowiskami wrażliwymi?
8. CzY W jednostce
istnieje formalnie przyjęta procedura
rekrutacji pracownikow?
Nie zidentyfikowano takich
przypadk w. Do obecnej chwili
nie zidentyfikowno, ewentualny
przypadek będzie wyjaśnĺany
wg procedury iw
X
x
Nie ma takiej potrzeby
x
Nie ma takiej potrzeby
X
Kierownik komÓrki zgłasza do
dyrektora Nina zapotrzebowanie
na nowego pracownika, po
uzyskaniu zgody opracowuje
kryteria naboru izakres
obowiązk w, następnie
publikowane jest ogłoszenie na
stronie internetowej i
bezpłatnych, a W uzasadnionych
przypadkach r wniez płatnych
portalach rekrutacyj nych.
Niezależnie dostępna iest baza
Standard
kontroli
odpowiedź
Pytanie
załządczei
TAK
NIE
Nie
dotvczv
Uwagi / informacje
uzupďniaiące
potencjalnych kandydatÓw
stworzona w oparciu o oferty
przesyłane przez
zainteresowane osoby.
Rekrutacja wewnętrzna
umozliwia rowniez przeniesienie
wewnętrzne pracownika.
9.
SzczegÓłowe zakresy
obowiązkow posiada kaŻdy
pracownik, og lna
charakterystyka pracy działu jest
opisana w regulaminie
organizacyjnym.
Czy rekrutacja na wolne stanowiska pracy jest jawna?
X
10. Czy w stosunku do wszystkich przyjętych w okresie ostatnich
2 lat pracownikow zastosowano formalnie przyjętą procedurę
x
rekrutacji?
11. Czy w Jednostce istnĺeje formalnĺe pŻyjęty plan szkole ?
x
organizowane są szkolenia
wewnętrzne. Udział w szkoleniu
zewnętrznym jest mozliwy po
zyskaniu zgody dyrektora NlnA.
Nie ma formalnie przyjętego
planu szkolen, co nie znaczy, Że
nie ma szkole oraz budzetu w
ramach przyznanych dotacji
celowych oraz dotacji
podstawowei
Standard
kontľoli
zarządczei
odpowiedź
Pytanie
TAK
NIE
12. Proszę określic (dane za 2015)'.
a. stan realizacji planu szkolen (liczba),
b. liczbę szkole zrealizowanych poza planem szkolen
14. Czy Wszyscy pracownicy objęci zostali okresową oceną
pracowniczą (%o)?
X
pzyjęty system
premiowania pracownik w?
Czy przyznawane nagrody, premie mają swoje uzasadnienie
w ocenach pracowniczych?
Liczba szkole zrealĺzowanych
w 2015 roku - 20 szkoleŕl dla
45os
x
w jednostce istnieje formalnie
Nie
dolvczv
X
13. Czy w jednostce istnieje formalnie przyjęty system ocen
pracowniczych?
15' Czy
Uwagi / infoľmacie
uzupďniaiące
b
Sporządzany jest raport po
spotkaniach rocznych
oceniających z kĺerownikamĺ
działow.
Zasady premiowania
pracownik w zostały określone
w regulaminie wynagradzania.
Premia uznaniowa przyznawana
jest przez dyrektora na wniosek
kierownika działul dyrektora
X
pionu.
Standard 3:
Struktura
organizacyjna
16. Czy obowĺązujące regulacje wewnętrzne zapewniają czytelny
podział zada i brak spor w kompetencyjnych między
komÓrkami?
17. Czy Wszyscy pracownicy dysponują aktualnym zakresem
obowiązk w w formie pisemnej (wraz z ustaleniem limit w
finansowych na poszczeg lnych stanowiskach)?
Standard 4:
Delegowanie
uprawnie
X
X
18. Czy delegowanie uprawnie odbywa się w formie pisemnej?
x
Na podstawie zakres w
bowiązk w z wyłączen e m
zespołÓw zadaniowych,
powoływa n v ch zarzadze n ie m
o
i
Standard
kontroli
zaruądczei
odpowiedź
Pytanie
TAK
19' Czy przyjęcie delegowanych uprawnie potwierdzane jest
kaŻdorazowo podpisem osoby przyjm ującej?
20. Czy prowadzony jest aktualny rejestr delegowanych
uprawnien (np. : pełnomocnictw)?
Standard
kontroli
zarządczej
NIE
Nie
dotvczv
Uwagi/ informacje
uzupďniające
dyrektora, ktire określa zakres
zadaŕl zespołu
X
X
Odpowiedź
Pytanie
TAK
NIE
Nie
dotvczv
Uwagi/ informacie
uzupďniaiące
B. Gele i zarządzanie ryzykiem
Standard
21. Czy określonoformalnie mĺsję jednostki?
5:
Misja
22. Czy
w jednostce przyjęto dokument określającywieloletnie
cele strategiczne (np.: strategĺa rozwoju)?
Standard 6:
określanie
cel wizada
,
monitorowanie
iocena ich
realizaĄi
X
X
23. Czy
w jednostce corocznie przyjmowany jest dokument
określającymierzalne cele?
Jeżeli tak, to czy cele roczne są spojne z wieloletnimi celami
strategicznymi?
24. Czy mierzalne cele przypisano wszystkim kom rkom
organizacyjnym i (eślidotyczy) jednostkom podległym?
X
X
obecnie obowiązująca do
2018r.
Standard
kontroli
zarządczei
Odpowiedź
Pytanie
TAK
NIE
25. Czy
w jednostce prowadzony jest bieŻący monitoring / ocena
realizaĄi wszystki ch za pla nowa nych ce l w i zadaŕl za
pomocą mierzalnych wskaŹnik w?
Nie
dolvczv
Uwagi/ informacie
uzupďniaiace
W oparciu o raportowanie
kwartalne kierownika działu do
dyrekcji.
X
26. Czy przynajmniej raz do roku dokonywana jest ocena
skuteczności i efektywności realizacji wyznaczonych celow
zada ?
Standard 7:
ldentyfikacja
ryzyka
27
. Czy
i
X
w jednostce istnieje formalnie przyjęty system
zarządzania ryzykiem?
x
w jednostce przeprowadzanajest udokumentowana
identyfikacja ryzyka w odniesieniu do określonychformalnie
celow lub zada ?
Zarządzanie ryzykiem odbywa
się w oparciu o og lne załoŻenia
kontroli zarządczej. System
zarządzania ryzykiem w
zakresie identyfikacji, analizy, i
reakcji jest przedmiotem
regulaminu kontroli zarządczĄ
(zarządzenie nr 412011 z dnia
30 marca 2011 r.), spos b
postępowanĺa odbywa się wg
regulaminu w momencie
identyfikacj i ryzyka, procedury
zostaną uszczeg łowione w
ramach prowadzonej aktualnie
procedury certyfikacyj nej w
za kresie zarządzanie j a kością
rso 9001
28. Czy
Standard 8:
29. Czy zidentyfikowane ryzyka poddawane są ocenie, w celu
X
x
Ryzyka są identyfikowane
oceniane oraz nastepuie
i
Standard
kontroli
zanządczai
Analiza ryzyka
odpowiedź
Pytanie
TAK
NIE
określenia prawdopodobie stwa i mozliwych skutk w ich
wystąpienia?
Nĺe
dotvczv
x
jednostcewyznaczono poziom ryzyka
akceptowalnego (stopie ryzyka,jaki mozna podjąć)?
Standard 9:
Reakcja na
ryzyko
w
32. Czy każde zidentyfikowane ryzyko ma swojego właściciela
(osobę, kom rkę organizacyjną)?
reakcja, ale nie zawsze są
formalnie dokumentowane.
Jest to zaleŻne od sposobu
reakcji na ryzyko,1eŻeli ryzyko
dotyczy wydatkowan ia środkÓw,
albo realizacji planu
programowego następuje
korespondencja z
organizatorem, jeżeli reakcja
jest na poziomie wewnątrz
instytucjito bywa ze nie ma
dokumentacii
30. Czy wyniki analizy są dokumentowane?
31. Czy
Uwagi / informacie
uzupďniaiace
x
X
33' Czy w stosunku do każdego ryzyka określono rodzĄ reakcji
X
34. Czy w jednostce istnieje system rejestrowania incydent w
(narusze regulacji, strat finansowych, etc)?
x
35. Czy informacja o ryzykach i incydentach jest przekazywana
w spos b cykliczny do najwyzszego kierownictwa jednostki?
X
(tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie)?
Odpowiedzi 33,34,35 - nie
dotyczy, ze względu na brak
formalnego dokumentowania
zarzadzania rvzvkiem.
odpowiedź
Standard
kontroli
Pytanie
zarządczą
TAK
NIE
Nie
dotyczy
Uwagi/ informacje
uzupełniające
C. Mechanizmy kontroli
Standard 10:
Dokumentowanie
systemu kontroli
zarządczej
36. Czy właścicieleposzczeg lnych ryzyk zobowiązani są do
kaŻdor azoweg o określen ia m echa n izm w ko ntro nych
X
l
stanowiących odpowiedŹ na przypisane im ryzyka?
37
" Czy pracownicy jednostki mĄąbieŻący i łatwy dostęp do
reg ulacji wewnętznych?
w jednostce formalnie przyjęto zasady opracowywania
zatwierdzan ia wewnętrznych ksiąg
proced urii nstru kcj i/wyty czny ch?
38. Czy
X
i
39. Czy zapewniono, że dla wszystkich głownych proces w
opracowano przebiegi proceduralne?
X
X
40. Czy utworzono centralny rejestr procedur?
X
41. Czy formalnie okreŚlono (wraz z zakresem
odpowiedzialnoś i0 zapewniono nadz r i koordynację nad
aktualizacją wewnętrznych ksiąg procedur?
Standard í 1:
Nadzor
Standard í2:
Ciągłośc
działalności
42' Czy
w jednostce formalnie określonozasady nadzoru
(hierarchia słuzbowa)?
43. Czy w Pani/Pana kom rce są ustalone mechanizmy słuzące
zapewnieniu utrzymanĺa cĺągłości
działalności(np. w
zakresie n ieobecności pracown kÓw, awarii urządzen lT, etc. )
i
X
X
X
Regulamĺn organizacyjny
zakresy obowiązkow
i
odpowiedź
Standard
kontroli
aarządczęi
Pytanie
TAK
44. Czy pracownicy Pani/Pana komorki zostali zapoznani z
mechan izmam i (zasadam i) słuzącym i utrzymaniu
działalnościna wypadek awarii?
Standard í3:
Ochrona
zasob w
45. Czy w spos b formalny okreŚlono zasady kontroli dostępu do
siedziby jednostki?
X
46. Czy dostęp pracownik w do siedziby jednostki poza
godzinami pracy jest kontrolowany?
x
47
Standard í4:
Szczegołowe
mechanizmy
kontroli
dotyczące
operacji
finansowych i
gospodarczych
X
'
Czy dostęp do pomieszczen o istotnym znaczeniu jest
ograniczony do uprawnionych pracownik w?
x
48. Czy istniejące mechanizmy kontroli zapewniają rzete|ne i
pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
gospodarczych?
X
i
49. Czy pracownicy zostali formalnie zapoznani z zasadami
(procedurami) obiegu i dokumentowania operacji
fi nansowych i gospoda rczy ch?
50. Czy w jednostce prowadzony jest rejestr um w, zlece
zam wie ?
X
X
,
51. Czy dostęp do rejestru mają wyłącznie osoby upowaznione?
X
52' Czy realizowane są wyłącznie operacje finansowe
gospodarcze zatwierdzone przez osobę do tego
upowaznioną?
i
X
NIE
Nie
dotyczy
Uwagi/ informacie
uzupďniaiace
odpowiedź
Standard
kontroli
zarządczei
Pytanie
TAK
NIE
Nie
dotyczy
Uwagi/ informacie
uzupełniaiące
53. Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia,
zatwier dzen ia,
rej estrowa n ia i s prawdza n a ope racj i
nansowych i gospoda rczy ch są rozdzielone pom ię dzy roŻne
osoby? (np. zaden pojedynczy pracownĺk nie prowadzi
wszystkich kluczowych etapÓw operacji).
i
fi
Standard 15:
Mechanizmy
kontroli
dotyczące
system w
informatycznych
X
54. Czy wprowadzono mechanizmy zapewniające
bezpieczenstwo da nych i syste m ow nform aty czny ch?
X
55. Czy w kom rce/jednostce przyjęto zasady
X
i
i procedury przydzielania i cofania dostępu do
poszczeg lnych zasob w (np. danych, sieci, aplikacji,
systemÓw)?
a.
b'
Czy przydzielanie tych uprawnien jest dokumentowane?
Czy prowadzi się Ęestr uzytkownik w
i przydzielonego im dostępu?
56. Czy pracown icy zostali formaln ie zapoznani z zasadami
x
X
x
dostępu i korzystania z systemow informatycznych?
Standard
kontroli
zarządczei
odpowiedź
Pytanie
TAK
D. lnformacja i komunikacja
NIE
Nie
dotyczy
Uwagi/ informacje
uzupďniaiace
Standard
kontroli
zanądczei
Standard í6:
BieŻąca
odpowiedź
Pytanie
TAK
57. Czy pracownicy dysponują wszystkimi informacjami
koniecznymi do biezącej realizacji zada ?
X
58. Czy w jednostce istnieje system komunikacji wewnętrznej
zapewniający łatwy dostęp do informacji dotyczących całej
organizacji (np.. intranet).
X
59. Czy zamieszczone na stronie internetowej (i BIP) informacje
są aktualne i sp jne?
X
NIE
Nie
dotyczy
Uwagi/ informacie
uzupďniaiące
informacia
Standard í7:
Komunikacja
wewnętrzna
Standard í8:
Komunikacja
zewnętrzna
X
60. Czy wyznaczono kom rkę organizacyjną lub stanowisko
pracy do załatwiania skarg i wnioskow?
61. Czy formalnie określonometody informowania podmiotow
zewnętrznych o zasadach komunikacji (np. o pracownikach
uprawnionych do kontakt w, terminach itrybach załatwiania
Kierownik działu promocji i
komunikacji pełni funkcję
rzecznika prasowego, osoba do
kontaktu wskazywana jest w
umowie.
X
okreŚlonych spraw, etc. )?
62. Czy pracownicy zostali poinformowani o obowiązujących
zasadach podejmowania i prowadzenia kontaktow z
podmiotami zewnętznymi (np. wnioskodawcami,
dostawcami, oferentami)?
Standard
kontroli
Pytanie
KaŻda sprawa rozstrzygana jest
indywidualnie.
x
odpowiedź
Uwagi/ informacje
uzupełnaaiące
zarządczei
TAK
NIE
Nie
dotyczy
E. Monitorowanie i ocena
Standard 19:
Monitorowanie
systemu kontroli
63. Czy istniejącym
w jednostce procedurom
i procesom
przypisane są wskaŹniki określającejakoŚc ich stosowania?
Dla obszarow: archiwlzaĄa i
digitalizacja określonowskaŹniki
jakości, produkcje - trudno
zdefiniowai wskaŹniki
jakościowe, wskaŹnik są
okreŚlone dla gł wnych
X
zaządczej
proces
Standard 20:
Samoocena
64. Czy formalnie określonozasady dokonywania corocznej
samooceny kontroli zarządczej w jednostce?
X
65. Czy w procesie samooceny korzysta się z informacji
uzyskiwanych bezpoŚrednio od pracownikÓw?
Standard 2í:
Audyt
wewnętrzny
66. Czy
X
X
w jednostce prowadzone są okresowe audyty
wewnętrzne?
zostały wdrożone?
Uzyskanie
zapewnienia o
stanie kontroli
(o/o
Nie ma ujednoliconej wersji
ankiety, prowadzone są
rozmowy ewaluacyjne.
NlnA nie posiada funkcji audytu
wewnętrznego. Kontrole/audyty
przeprowadzane Są plzez
Ministerstwo otaz NlK, UKS,
ZUS' bieołvch rewident w
X
67. Czy wszystkie zalecenia wynikające z audytu lub/ĺ kontroli
Standard 22:
w.
wdroŻonych?).
x
68. Czy kierownicy poszczeg lnych komorek organizacyjnych
podpisują coroczne oświadczenie o stanie kontroli
zarządczej?
Podpis składany jest przez
dyrektora NlnA.
zaządczej
łĺ,o9. ĄĺlJ6c
data
Z_ca Dyre.:ic,ra
G ĺ,vr',i v
]
,'y
ljinA
o lĺ'':'lĺcl
;ffiB,ś=,
M
i
ł]l:/.'
^,,r,=',,;,,,,
Uwagi:
1
2.
Jednym z podstawowych problem w ubiegłorocznych działa jednostki była wspÓłpraca z TVP S'A. w zakresie digitalizacji i udostępniania zasob w archiwalnych,
stanowĺących spuściznę po pjo Telewizja Polska Kwestią sporną był zakres programowy digitalizowanych zásobow, ttore po procesie konwersji zostaiyby
udostępnione na stronie lnstytutu poświęconej 250 leciu Teatru Publicznego w Polsce. Pomĺmo wspÓlnych planow programowych i uprzednicn gwaranc;i w
zakresie takiej wspołpracy TVP S.A. nie chciała digitalizowac spektakli wskazanych przez lnstytut powołując się na własne plany emisy;ne. Takie stanowisko
spowodowało, iż procesem digitalizacji oĘęlo 25o/o zasobu zadeklarowanego przez lnstytut. Ponadto' TVP ś'Á.niä chciała wyo'ac nośnikw zdigitalizowanych za
środki lnstytutu powołując się na uchwałę, zgodnie z ktorą wydanie mogło nastąpić po udzieleniu licencji i uiszczeniu przez lnstytut wynagrodzěnia. Zagađnienie
to budzi wątpliwości ze względu na stan prawny przedmiotowego zasobu, do kt rego majątkowe prawa autorskie nigdy nie wesĄ apo.tenioo majątku społri rvľ
po likwidacji pjo Telewizja Polska ( spektakle do 1974 roku)' ostatecznie, po intenłencji Narodowego Archiwum cyirowego, wĺaścicielanoŚnik w anaiogowych
zasobu ( TVP S'A. korzysta ze zbioru na podstawĺe umowy uŻyczenia z NAC), uiszczeniu opłaty licencyjnej ( 500 złotych /miesĺąc za spektakl), czego podstáwą
były akty Wewnętrzne społki, lnstytut m gł zrealizowac projekt' Problem ten był przedmiotem korespondénąi z organizatorem Ministŕem Kuitury ibziedzictwá
Narodowego. Zagadnienie to wciąŹ stanowi przedmiot sporu.
Jednym z istotnych problemow organizacyjnych i zaządczych lnstytutu jest w niektorych działach brak propoĘonalności stanu zatrudnienia w stosunku do
Wyznaczonych zadaĺl. Sytuacja ta jest podyktowana ograniczeniami niezależnymi od lnstytutu'