Zasady zarządzania
Transkrypt
Zasady zarządzania
Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 Zasady zarządzania Richard Templar Zarządzanie ludźmi oznacza dla menedżera konieczność konfrontacji z dotychczasowymi mitami na temat funkcji pełnionej w organizacji. Zarządzanie zespołami w firmie wiąże się bowiem nie z zarządzaniem ludźmi, lecz procesami pracy. To z kolei wymaga od menedżera wprowadzenia w życie zasad związanych ze współpracą w zespole, wzbudzaniem motywacji i zwiększaniem efektywności działań wszystkich uczestników organizacji. Będzie to możliwe wówczas, gdy taki menedżer opanuje umiejętność zarządzania na dwóch płaszczyznach – międzyludzkiej i osobistej. Inaczej mówiąc, musi on zrozumieć i zaakceptować potrzeby, możliwości i oczekiwania współpracowników (płaszczyzna międzyludzka, zwana zarządzaniem zespołem) oraz własne silne i słabe strony, które można by przekształcić na korzyści dla organizacji (płaszczyzna osobista, zwana zarządzaniem samym sobą). Jeśli tego dokona, zbuduje efektywne relacje wewnątrz i na zewnątrz firmy i będzie w stanie skutecznie motywować innych i siebie. 1. Praca z ludźmi, strona 2 Zarządzanie zespołem oznacza ciągłe stykanie się z ludźmi, których potrzeby, oczekiwania i antypatie mogą odbijać się na pracy, a w konsekwencji na wynikach firmy. Zadaniem menedżera jest tak zarządzać relacjami, by każdy z uczestników zespołu miał poczucie przynależności do grupy. Ta przynależność oznacza jednak akceptację zasad, postępowanie zgodnie z planem, wreszcie wykorzystywanie własnych umiejętności i możliwości kreatywnych. Menedżer powinien więc wskazywać, tłumaczyć, motywować i rozliczać – siebie i innych. 2. Praca ze sobą, strona 7 Zdolności przywódcze, którymi powinien cechować się efektywny menedżer, powinny znajdować odzwierciedlenie również w stosunku do niego samego. Samokontrola, wewnętrzna dyscyplina, konsekwencja i przestrzeganie własnych wartości procentują w relacjach z innymi i ułatwiają określenie zasad w zespole i organizacji. Menedżer odpowiedzialny za zespól dba o podległych mu pracowników, jednocześnie jednak pamięta o tym, by zadbać również o siebie. Dba więc o swój rozwój, pozwala sobie na błędy i potrafi ponosić odpowiedzialność za siebie i innych. 1 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 - 1. Praca z ludźmi - najpierw nauczyć się, czym jest zespół – następnie poznać indywidualności, które go tworzą – a na końcu testować Zarządzanie zespołem oznacza ciągłe stykanie się z ludźmi, których potrzeby, oczekiwania i antypatie mogą różne rozwiązania, które sprawią, że zespół będzie pracował efektywnie. odbijać się na pracy, a w konsekwencji na wynikach firmy. Zadaniem menedżera jest tak zarządzać relacjami, by każdy z uczestników zespołu miał poczucie przynależności do grupy. Ta przynależność oznacza jednak akceptację zasad, postępowanie zgodnie z planem, wreszcie wykorzystywanie własnych umiejętności i możliwości kreatywnych. Menedżer powinien więc wskazywać, tłumaczyć, motywować i rozliczać – siebie i innych. Pierwszym krokiem do sukcesu w zarządzaniu ludźmi jest zrozumienie, czym jest zespół. Nie jest to grupa ludzi powiązanych ze sobą relacjami w miejscu pracy, lecz coś więcej – grupa, która funkcjonuje jako całość i którą wiąże kilka elementów: • Własne wartości – każdy z uczestników ma indywidualny system priorytetów; zadaniem menedżera jest tak je połączyć, by znaleźć punkty wspólne dla wszystkich; • Wewnętrzne ustalenia – każdy z uczestników ma własny, odrębny schemat działania; zadaniem menedżera jest tak dopasować zadania, by w efekcie powstawało wspólne dążenie do wyznaczonego celu; • Indywidualną dynamikę – każdy z uczestników charakteryzuje się własnym temperamentem Rys. 1 Struktura zespołu „Oczywiście my, menedżerowie, pracując z prawdziwymi ludźmi z krwi i kości, musimy wiedzieć, czym się kierują, co ich motywuje, jak myślą i co czują, dlaczego przychodzą do tej pracy, dlaczego dają z siebie wszystko (albo nic), czego się boją, na co liczą i o czym marzą. Powinniśmy ich zachęcać, zapewniać im środki do pracy i jej zorganizowania, nadzorować ich zadania i planować dla nich strategię. Martwmy się o nich, dbajmy o nich, bądźmy po ich stronie i ich wspierajmy, ale nie zarządzajmy nimi… Pozwólmy im samym sobą zarządzać, sami skoncentrujmy się zaś na roli menedżera.” - Richard Templar (s. 2) i tempem realizacji zadań; zadaniem menedżera jest tak rozdzielić pracę, by każdy z nich mógł wykorzystać swoje umiejętności. Naturalną cechą zespołu jest to, że ścierają się w nim różne wpływy – osoby z większym temperamentem reagują szybciej i gwałtowniej, flegmatycy potrzebują więcej czasu na reakcję, z kolei zamknięci w sobie nie zdradzają własnego zdania. To wszystko sprawia, że przed menedżerem pojawia się wyzwanie – musi on bowiem dotrzeć do każdego z uczestników z osobna, ocenić obiektywnie jego możliwości, silne i słabe strony. Na tej podstawie bowiem będzie później rozdzielać zadania, Menedżer powinien więc być w pewnym sensie psychologiem – do jego zadań będzie bowiem należało nawiązanie takich relacji, by współpracownicy pracowali z zaangażowaniem i pasją. Pasja ta będzie różnić się w zależności od temperamentu i charakteru – ale powinna być stałym elementem pracy, inaczej bowiem działania zespołu przybiorą formę wyuczonych, schematycznych zachowań. W dotarciu do poszczególnych uczestników zespołu i zaplanowaniu dla nich zadań może pomóc identyfikacja typów pracowników – według ekspertów, wyróżnić można dziewięć typów: łączyć poszczególnych uczestników w podzespoły i analizować uzyskane efekty. Inaczej mówiąc, musi 2 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 • Twórcy – czyli ci, którzy koncentrują się na nowych stopniu cechy większości z nich. Jednak odkrycie, które pomysłach, wykazują się kreatywnością z tych cech przeważają, może pomóc w doborze zadań i entuzjazmem. Cechuje ich oryginalność i sposobu pracy, a na gruncie psychologicznym – ułatwić podejścia i sposobu myślenia; budowę partnerskich relacji między menedżerem • Poszukiwacze – czyli ci, którzy chętnie testują a współpracownikiem, a także między samymi nowe rozwiązania, są otwarci na zmiany i nowe współpracownikami. możliwości. Ochoczo nawiązują kontakty z ludźmi, są ekstrawertykami; • Koordynatorzy – czyli ci, którzy podchodzą do problemu w przemyślany i zdyscyplinowany sposób, stanowią spoiwo dla zespołu. Są skupieni i dokładni, unikają pomyłek i nie wpadają w przesadę; • Liderzy – czyli ci, którzy koncentrują się na zadaniach, chętnie podejmują nowe wyzwania. Są ambitni i dążą do stałej poprawy osiąganych Rys. 2 Typy pracowników wyników, oceniają siebie i innych według mierzalnych wskaźników; • Krytycy – czyli ci, którzy skupiają się na analizie, chłodnej i przemyślanej. Potrafią ocenić problem obiektywnie, są opanowani i czasem postrzegani przez innych jako chłodni; • Zespołowcy – czyli ci, których cechują zdolności dyplomatyczne. Cenią sobie kontakt z ludźmi i współpracę w zespole, budzą zaufanie i są zawsze gotowi do pomocy innym; • Implementatorzy – czyli ci, którzy posiadają zmysł organizacyjny, zawsze doprowadzają do końca rozpoczętą pracę i są dokładni. Cechuje ich tak zwany zdrowy rozsądek, a inni polegają na ich zdaniu; • Realizatorzy – czyli ci, którzy przywiązują wagę do szczegółów, są dokładni, a czasem nawet drobiazgowi. Profesjonaliści w szczegółach, budzą szacunek swoją precyzją działania; • Eksperci – czyli ci, którzy poszukują wiedzy specjalistycznej, pasjonują się wybranym obszarem i na tym polu osiągają sukcesy. Są bardzo zaangażowani w pracę i konsekwentnie dążą do realizacji wyznaczonych sobie celów. W praktyce nikt nie jest przedstawicielem jednego wybranego typu – wszyscy bowiem posiadają w różnym „Kierujesz ludźmi, którym się płaci, aby wykonali jakąś pracę. Jednak jeśli jest to dla nich „tylko praca”, to nigdy nie wyciągniesz z nich tego, co najlepsze. Jeśli pilnują tylko godziny przyjścia i wyjścia, pomiędzy nimi robiąc tak mało, jak tylko można, to jesteś skazany na porażkę, przyjacielu. Jeśli natomiast znajdują przyjemność w przychodzeniu do pracy i szukają w niej nowych wyzwań, inspiracji, gimnastyki umysłowej i okazji do zaangażowania się w coś wielkiego, to masz duże szanse, że dadzą z siebie wszystko. Problem polega tylko na tym, że to, czy wykonają ten wielki skok od wyrobników do zgranego zespołu, zależy wyłącznie od ciebie. zmotywować, To właśnie poprowadzić ty musisz do walki ich i zainspirować, sprawić, aby zaangażowali się emocjonalnie.” - Richard Templar (s. 4) Menedżer powinien dążyć do tego, by zespół zaangażował się emocjonalnie w pracę. Czynniki motywujące stanowią bowiem integralną część współpracy w zespole – najczęściej wśród motywatorów wymienia się aspekt finansowy (podwyżka, premia), ale nie jest to złoty środek. Z doświadczeń wielu menedżerów wynika, że czynnikiem, który motywuje w najsilniejszym stopniu, jest jakość relacji międzyludzkich. To ona bowiem sprawia, że ludzie chętnie przychodzą do pracy i angażują się w to, co robią. Drugim 3 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 krokiem do budowy efektywnego zespołu jest zatem i zespołem oraz między poszczególnymi uczestnikami wzbudzenie emocjonalnego zaangażowania jego zespołu. Taka komunikacja wiąże się również z precyzyjnie uczestników. określonymi priorytetami działań – jednym z nich jest Takie zaangażowanie jest możliwe wówczas, gdy poczucie i znajomość celu, do którego dąży zespół. menedżer potrafi inspirować zespół. Inspiracja ta może Cele, które wyznacza menedżer, muszą być realistyczne przebiegać na różnych płaszczyznach – od podsuwania – co nie oznacza, że nie mają być ambitne. Realizacja nowych pomysłów, poprzez wsparcie i entuzjazm w trakcie celów może się wiązać z bardziej intensywną niż wykonywania zadania, do umiejętności celebracji dotychczas pracą, może też oznaczać konieczność wspólnych osiągnięć. To wymaga uświadomienia poświęceń – ale zadaniem menedżera jest wskazywać, pracownikom wagi wykonywanej przez nich pracy, jej roli w jaki sposób można dane działanie wypełnić efektywniej w społeczeństwie, wreszcie sposobu, w jaki wpływa na i ile brakuje jeszcze do realizacji celu. Wsparcie nich samych. Poczucie pełnienia przydatnej funkcji merytoryczne i mentalne sprawi bowiem, że zespół zyska wzmaga wiarę w siebie i motywuje; oznaki docenienia chęć do działania – wytężonego w razie potrzeby – jego przez innych dodatkowo to potęgują. Wówczas pojawia się uczestnicy będą mieć bowiem poczucie, że działają szacunek dla pełnionej roli, a przyjazne i partnerskie wspólnie, pod okiem doświadczonego przełożonego. relacje w pracy sprawiają, że rośnie chęć, by do nich Warunek jest jednak taki, że menedżer powinien, z jednej wracać. Istnieje jednak warunek, bez którego rola strony, zachęcać współpracowników słowami i czynami, inspiratora nie powiedzie się menedżerowi – on sam musi które świadczą o tym, że docenia ich wysiłki; z drugiej zaś być przekonany o słuszności wypowiadanych poglądów, – przedstawiać twarde, mierzalne dane, dzięki którym będą sam też pewny, że ludzie, których docenia, naprawdę na to mogli sami ocenić efekty podjętych działań. zasługują. W bliskich relacjach, jakie pojawiają się Ocena działań zespołu może również prowadzić do w zespole, nie da się bowiem ukryć manipulacji i fałszu. sytuacji, w której menedżer będzie musiał skonfrontować Współpracownicy wyczują bowiem nieszczerość i nawet potrzeby deklarowane przez współpracowników jeśli nie będą tego pewni, intuicyjnie stawią opór i odsuną z możliwością ich realizacji przez kierownictwo firmy. się od przełożonego-manipulanta. Wówczas zadaniem menedżera jest wynegocjować z zarządem wsparcie w postaci zasobów u kierownictwa „Będziesz wiedział, że zespół funkcjonuje, jako zespół, kiedy organizacji – jeśli zasoby te mogą wpłynąć na efektywność częściej będziesz słyszał dookoła „my” i „nam” niż „ja” zespołu. Trzeba bowiem pamiętać, że za zespół i „mnie”. Będziesz wiedział, że funkcjonuje, kiedy trudne odpowiada właśnie menedżer – jego rolą jest więc decyzje staną się łatwe, ponieważ ktoś powie o problemie zapewnić optymalne warunki do realizacji zadań. Bywa, „OK., wszyscy w tym siedzimy”. Na koniec, będziesz że kierownictwo odmawia udostępnienia zasobów wiedział, że twój zespół jest zespołem, kiedy pracownicy – przyczyny bywają różne, od finansowych ograniczeń firmy sami ci to powiedzą.” po niewystarczające przekonanie o rzeczywistej potrzebie - Richard Templar (s. 8) zespołu. W takich chwilach misją menedżera staje się doprowadzenie do sytuacji, w której kierownictwo zdefiniuje Trzecim krokiem, który powinien wykonać menedżer, jest warunek przydzielenia zasobu. Wówczas – po uzyskaniu ustalenie i dopilnowanie zasad jasnej komunikacji. takiej deklaracji – menedżer powinien przedstawić ją Bez tego nie uda mu się zyskać wiarygodności współpracownikom zgodnie z zasadami jasnej komunikacji, u współpracowników, a co za tym idzie – zdobyć ich a następnie wspólnie dążyć do spełnienia warunku zaufania, a w konsekwencji zaangażowania. Jasna postawionego przez zarząd. komunikacja oznacza, że menedżer dba o przepływ informacji w pionie i w poziomie, a więc między sobą 4 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 • Ustalonym wcześniej i przestrzeganym „W pewnym momencie będziesz musiał walczyć o więcej porządkiem – porządek spotkania może być środków, dodatkowy personel, więcej pieniędzy, większe zróżnicowany w zależności od celu, ale zawsze i lepsze biuro, lepsze udogodnienia, bardziej elastyczne należy dbać o to, by został on zachowany. godziny pracy, większe pączki czy cokolwiek innego, Wymaga to konsekwencji, a czasem co sprawi, że twój zespół będzie szczęśliwy zdecydowanych działań dyscyplinujących i usatysfakcjonowany. A to oznacza, że będziesz musiał „przeszkadzaczy”, czyli pracowników skłonnych wykazać się wielką pewnością siebie, żeby pójść do twojego do snucia opowieści czy wchodzenia w konflikt na szefa i poprosić, nie – zażądać tego wszystkiego, twierdząc, forum – jest jednak konieczne, by uczestnicy że twój zespół jest najlepszy, zasługuje na najlepsze, przestrzegali ustalonych reguł; potrzebuje tego, co najlepsze i będzie dalej dawał z siebie • Terminem popołudniowym – spotkanie w trybie wszystko, co najlepsze, jeśli to dostanie, oraz że nie porannym może rodzić ryzyko wydłużenia odejdziesz, dopóki szef ci tego nie zapewni. I lepiej dla dyskusji, pracownicy mogą bowiem przeciągać je ciebie, żebyś był w stanie poprzeć to faktami. Czyli musisz po to, by odsunąć od siebie pracę. Popołudniowa faktycznie mieć świetny zespół ze świetnymi wynikami. godzina, a więc termin przed zakończeniem dnia I to jest właśnie powód, dla którego większość menedżerów pracy, sprawi, iż będą dążyć do tego, by nie walczy o swoje zespoły. Nie dlatego, że uważają, że ich przewidziane kwestie omówić możliwie zwięźle. ludzie na to nie zasługują, ale dlatego, że nie mają dość Rolą menedżera jest tu dopilnować, by zwięzłość pewności siebie, aby tego i owego zażądać. Boją się, że ta nie zamieniła się w powierzchowność; będą musieli coś udowodnić i nie będą mogli.” • Punktualnością – przedłużanie oczekiwania na - Richard Templar (s. 49) spóźnialskich może wprowadzać rozprężenie wśród uczestników spotkania. Ci, którzy się Efektywność działań zespołu nie będzie możliwa bez spóźniają, sprawiają wówczas wrażenie efektywności działań samego menedżera. To oznacza, uprzywilejowanych, dla których inni poświęcają że dążenie do skuteczności powinno cechować wszystkie swój czas, a to nie służy mobilizacji i wzajemnemu obszary pełnionej przez menedżera roli w organizacji. szacunkowi. Spotkanie powinno więc zaczynać Jednym z takich obszarów są spotkania firmowe. się zawsze o wyznaczonym czasie i kończyć Odbywają się one w większości firm i bywa, że pracownicy również o ustalonej wcześniej godzinie – to postrzegają je jako stratę czasu lub też okazję do wzmaga poczucie samodyscypliny i działa odpoczynku i wypicia kolejnej kawy. Można jednak motywująco; sprawić, że spotkania takie będą efektywne i rzeczowe, • Mierzalnym efektem – każdy punkt spotkania a dla pracowników mobilizujące. Efektywne spotkania powinien kończyć się podjęciem decyzji. Może to cechują się między innymi: być zaplanowanie dalszych działań, rezygnacja z dotychczasowych lub też przydzielenie nowych • Jasno sformułowanym celem – może to być zadań – zawsze jednak powinna się pojawić integracja uczestników zespołu, wymiana zrozumiała dla wszystkich decyzja jako efekt informacji, tworzenie nowych pomysłów lub wspólnych ustaleń. W przeciwnym wypadku zebranie danych. Cel musi być jednak wcześniej spotkania staną się „sztuką dla sztuki”, znany wszystkim uczestnikom spotkania – jeśli a pracownicy prędzej czy później zaczną mają na nim zapaść decyzje, menedżer powinien podawać w wątpliwość ich celowość. wyraźnie określić, czego będą one dotyczyć i dlaczego podjęcie ich wymaga spotkania; 5 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 który nie spełnia swojej roli. Takie sytuacje wymagają od menedżera jasno ustalonych granic, do których posunąć się może współpracownik – przypomina to model rodziny, w której dzieciom wyraźnie zabrania się pewnych rzeczy (za to spotyka je kara), natomiast premiuje się zachowania pożądane. Rola menedżera po trosze przypomina role rodzica – i, jak rodzic – czasem staje on przed wyzwaniem wyciągnięcia konsekwencji z niedopuszczalnego zachowania podwładnego. Kluczem do sukcesu są tu dwa elementy – pierwszy z nich to jasne i akceptowane przez wszystkich zasady, ten, który je łamie, musi liczyć się z reakcją zwrotną. Drugi element to konsekwencja – menedżer nie może zmieniać zdania ani cofać swoich decyzji pod wpływem presji, utraci bowiem wiarygodność. Rys. 3 Cele organizowania zebrań Jeśli jednak trzymać się będzie ustalonych i głoszonych reguł, wkrótce w jego zespole zostaną tylko ci, którzy Efektywne spotkanie nie musi jednak przebiegać podobnie jak on dążyć będą do wspólnych celów. w napiętej czy przesadnie poważnej atmosferze – menedżer Odpowiedzialny menedżer przyznaje również prawo do powinien zadbać o to, by pojawiły się także elementy odpowiedzialności innym. Służy temu między innymi humorystyczne czy chwilowe dygresje. delegowanie obowiązków – podział zadań wśród Pozwolą one uczestnikom nabrać oddechu i spojrzeć uczestników zespołu powinien bowiem ewoluować, w ten z dystansu na bieżące wydarzenia. Warunek jest jednak taki, sposób zespól uniknie rutyny, a pracownicy będą mieć by tego typu urozmaicenia stosować z umiarem – priorytetem pozostaje bowiem cel spotkania. okazję do tego, by zwiększać kompetencje i uczyć się nowych rzeczy. Delegowanie obowiązków powinno jednak łączyć się także z poszerzaniem zakresu „Jeśli chcesz, żeby twoje zebrania były efektywne, stój odpowiedzialności – przyjęcie takiej odpowiedzialności, twardo u steru – to nie miejsce na demokratyczne swobody. poczucie własnego wpływu na los zadania, projektu, Ty jesteś menedżerem, więc ty decydujesz, koniec, kropka. wreszcie organizacji – może stać się czynnikiem, który Aby być skutecznym, nie możesz pozwolić nikomu na motywuje silniej niż premia pieniężna. Trzeba jedna wspominki, zbaczanie z tematu, nadmierną ekscytację lub pamiętać, że obowiązki należy przydzielać zgodnie odwrotnie – relaks, ani na to, by ktoś nie dawał się uciszyć. z możliwościami i nastawieniem pracowników. Przymus, Sprawnie idź do przodu i pozbądź się przeszkód tak szybko, tryb pracy niezgodny z rysem psychologicznym pracownika jak tylko można. Nigdy nie zajmuj się niczym spoza swojej poskutkuje biernym lub jawnym oporem, a wówczas celu listy. Gdyby coś było ważne, byłoby w porządku zebrania, a nie uda się osiągnąć – co więcej, pracownik straci skoro tam tego nie ma, to nie powinno w ogóle zajmować motywację. Nowe, trudniejsze od dotychczasowych, czasu. Jeśli na zebraniu twój pracownik zmienia temat, to zadanie powinno być rodzajem premii, wyróżnienia – jeśli znaczy, że załatwia jakąś prywatę. Nigdy na to nie pozwalaj.” w ten sam sposób będzie postrzegane przez menedżera - Richard Templar (s. 12) i przez pracownika, można spodziewać się pozytywnych efektów. Jasna komunikacja między menedżerem a zespołem może oznaczać konieczność konfrontacji z pracownikami konfliktowymi lub podjęcia decyzji o zwolnieniu pracownika, 6 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 i ułatwiają określenie zasad w zespole i organizacji. Menedżer odpowiedzialny za zespól dba o podległych mu pracowników, jednocześnie jednak pamięta o tym, by zadbać również o siebie. Dba więc o swój rozwój, pozwala Rys. 4 Relacje menedżera z zespołem sobie na błędy i potrafi ponosić odpowiedzialność za siebie i innych. „Dobry menedżer jest stanowczy w kwestii niewłaściwego Rola menedżera oznacza konieczność poświęceń dla zachowania pracowników, bo wysyła w ten sposób czytelny dobra firmy i ludzi, którzy ją tworzą. W praktyce oznacza to, sygnał do całego zespołu, dając wszystkim do zrozumienia, iż menedżer ma stanowić dla innych wzór do naśladowania że jest kompetentny, wymagający i odpowiedzialny i że - ma więc świecić przykładem. jeśli chodzi bardziej mu zależy na zespołowych osiągnięciach niż na o zaangażowanie. Inaczej mówiąc, jeżeli wymaga tego opinii osoby wyluzowanej, miłej i łatwej w kontakcie. presja czasowa związana z realizacją działań, menedżer Oczywiście, poszczególni członkowie zespołu mogą cię powinien pojawiać się w pracy pierwszy i wychodzić z niej ocenić jako całkiem fajnego gościa, jeśli pozwolisz im się ostatni. Funkcja, którą pełni, wymaga od niego bowiem wykręcić sianem z gardłowej sprawy, ale reszta zmiesza cię oddania, i to w takim wymiarze, by inni widzieli w nim z błotem.” człowieka, który bierze na siebie odpowiedzialność za - Richard Templar (s. 20) realizację wyznaczonego celu. W każdym zespole i każdej organizacji zdarzają się błędy „Używaj wszystkich narzędzi, które masz pod ręką, aby być i potknięcia. Jeśli menedżer pozwoli swoim pewnym, że praca zostanie wykonana dobrze i na czas. Rób współpracownikom popełniać błędy, pobudzi ich listy, wykorzystaj kalendarz i przypomnienia w komputerze, kreatywność i zachęci do testowania nowych działań. deleguj sprawy, proś o pomoc, zostawaj do późna, wstawaj Presją powinien być bowiem cel, nie zaś pomyłki na drodze wcześnie, wstawaj jeszcze wcześniej (…). „ do jego osiągnięcia. Menedżer, który uczy innych na ich - Richard Templar (s. 79) własnych błędach, odgrywa rolę zaufanego mentora i odnosi sukcesy. Nie znaczy to jednak, że każdy błąd ma Skuteczny menedżer nie tylko nadzoruje, wskazuje, się stać przyczynkiem do wielogodzinnych dyskusji, wyjaśnia i deleguje – przede wszystkim wyznacza podczas których menedżer wygłasza opinie i wskazuje, na standardy. Jeśli sam ich przestrzega, inni również zaczną czym polegała pomyłka. Jego zadaniem jest bowiem to robić. Standardy dotyczą jakości i metod pracy, zachęcić współpracowników do tego, by sami wyciągali wewnętrznej kultury organizacyjnej, wreszcie relacji wnioski – jeśli nauczą się analizować własne potknięcia i na międzyludzkich w firmie. To wymaga konsekwencji, tej podstawie unikać ich w przyszłości, ich kompetencje koncentracji i wytrwałości. Można powiedzieć, wzrosną, a co więcej – nie będą się obawiać nowych że efektywny menedżer powinien przemyśleć każdą swoją wyzwań i staną się bardziej otwarci na zmiany. reakcję, każdą wypowiedź i posunięcie – w swoim zachowaniu powinien zawsze kierować się tym, że ma - 2. Praca ze sobą – stanowić dla innych przykład. Może za każdym razem odpowiadać samemu sobie na pytanie :”Czy tak zachowuje Zdolności przywódcze, którymi powinien cechować się się człowiek, którego chciałbym naśladować?” i w ten efektywny menedżer, powinny znajdować odzwierciedlenie sposób dbać o wyznaczone przez siebie standardy. Nie również w stosunku do niego samego. Samokontrola, oznacza to jednak, że nie powinien się cechować wewnętrzna dyscyplina, konsekwencja i przestrzeganie oryginalnością – błyskotliwość i własny, niepowtarzalny styl własnych wartości procentują w relacjach z innymi pozwolą mu stać się w oczach pracowników osobowością, 7 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 nie zaś jedynie przełożonym. presja – wówczas stres może stać się czynnikiem paraliżującym działania menedżera, a co za tym idzie – również i jego zespołu. Obiektywna ocena samego siebie pod względem odporności na stres może pomóc przewidzieć moment, w którym menedżer powinien powiedzieć sobie „stop” i zacząć działać w kierunku obniżenia stresu. Trzeba o tym pamiętać, bo nieprzemyślane, intuicyjne działania, które podejmuje przywódca pod wpływem presji przynoszą więcej szkód niż pożytku: wprowadzają chaos w dotychczasowych planach, działają demobilizująco na zespół, wreszcie powodują komplikacje w planowaniu dalszych posunięć. Radzenie sobie ze stresem jest jedną z kluczowych umiejętności Rys. 5 Cechy kluczowe efektywnego menedżera menedżera. Może w tym pomóc umiejętność spojrzenia na Zaangażowanie, które menedżer powinien wykazywać, własną pracę z szerszej perspektywy, niejako z zewnątrz musi być szczere. Jeśli nie wierzy w słuszność własnej – wielu menedżerów twierdzi, że pomaga im krótkie pracy i w wartości, które sam głosi, nie może oczekiwać od sformułowanie „To tylko praca”. Mimo zaangażowania innych, że będą brać z niego przykład. Inaczej mówiąc i gotowości do poświęceń, menedżer nie powinien – jeżeli nie jest przekonany, że postępuje słusznie, nie ma zapominać, że czasem powinien odpocząć i wziąć dzień prawa pełnić funkcji przywódcy. W takiej sytuacji powinien wolnego. To pozwoli mu wrócić do pracy z nowymi odejść z pracy i szukać swej drogi kariery w innym miejscu. nakładami energii, a czasem rozwiązać problem, który pod Będzie to z pożytkiem dla niego samego i dla zespołu, koniec ciężkiego dnia wydaje się niemożliwy do któremu przewodzi. rozwiązania. Świadomość celu, do którego dąży zespół, a za jego „Uwierz mi, wiem, jak to jest. Otwierasz skrzynkę pocztową, przyczyną firma, to połowa sukcesu. Samo sformułowanie a tam tony e-maili czekają, żeby się nimi zająć. Następnie celu i przekazanie go w zrozumiały sposób pracownikom listy. Następnie sprawy pracownicze. Potem lunch. nie skutkuje sukcesami. Zadaniem menedżera jest Następnie całe popołudnie pełne pracy, potem herbata i już zdefiniować poszczególne etapy realizacji celu – a to czas się pakować i iść do domu, a tamten idiota mi wmawia, oznacza, że powinien on umieć wskazać działania, które że mam wyjąć 30 minut z napiętego grafiku, żeby pomyśleć przełożą się na sukces. Zdefiniowanie takich działań może o przyszłości. Jasne, chyba w marzeniach. oznaczać żmudną pracę, ale jest konieczne – wizja to za Jednak możesz te 30 minut połączyć z innymi zadaniami. mało, efekty powstają w wyniku działań. Warto Raz w tygodniu idę sam na lunch i przy okazji spędzam czas odpowiedzieć sobie na kilka pytań przed realizacją zadania będąc proaktywnym, myśląc o przyszłości i o posunięciach, i w jego trakcie – te kluczowe pytania to: które wysforują nas o jeden ruch przed konkurencję. Muszę jednak zjeść ten lunch sam, inaczej towarzyszący mi ludzie • Jakie są priorytety? będą mi przerywać te mentalną sesję planowania.” • Jakie są granice? - Richard Templar (s. 90) • Jakie są poszczególne cele operacyjne? • Jakie zmiany zaszły od momentu podjęcia decyzji o Odpowiedzialność, koncentracja na celu, zaangażowanie realizacji zadania? w losy zespołu i firmy rodzą stres. Czasem bywa on mobilizujący, ale kiedy kurczą się terminy i zasoby, wzrasta 8 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 Pytania te pomogą uściślić, czy zaplanowane lub podjęte które niszczą wizerunek organizacji oraz podważają działania nie schodzą z wybranej drogi. Pozwolą również autorytet menedżera, pojawia się, między innymi, zareagować w przypadku, jeśli konieczna będzie skłonność do wyrażania krytycznych opinii na temat firmy. modyfikacja wcześniejszych założeń – otoczenie biznesowe Te krytyczne opinie dotyczyć mogą trzech obszarów wymaga bowiem elastyczności, a to z kolei oznacza – bezpośredniego przełożonego, uczestników zespołu lub gotowość na zmiany i umiejętność przystosowywania się firmy jako całości. Krytyka przełożonego nie przynosi do sytuacji. żadnych korzyści oprócz ewentualnej chwilowej satysfakcji czy ulgi dla menedżera. W praktyce skutkuje bowiem tym, że negatywną postawę wobec zarządu przejmują pozostali pracownicy, a to w dłuższym okresie spowoduje spadek zaangażowania. Krytyka współpracowników, skierowana do osób z zewnątrz, bywa postrzegana jako przejaw niekompetencji menedżera. To naturalne, bo – zgodnie z zasadą jasnej i otwartej komunikacji – jeżeli menedżer ma uwagi do działania zespołu, jego obowiązkiem jest porozmawiać Rys. 6 Komunikacja w organizacji o tym ze współpracownikami, nie zaś z osobami, które z ich pracą nie mają nic wspólnego. Jeśli tego nie zrobi, „Pracowałem kiedyś z menedżerem, który miał słabość straci szacunek wśród pracowników – jasne formułowanie do pytania nas, dla kogo pracujemy. Jeśli odpowiadaliśmy, oczekiwań i obiektywna analiza działań to podstawia że dla siebie, potrząsał przecząco głową. Jeśli mówiliśmy, że efektywnej współpracy w firmie. Zespół, który ze strony dla niego potrząsał przecząco głową. Jeśli mówiliśmy, że dla swego przełożonego słyszeć będzie pozytywne zarządu, również zaprzeczał. I tak dalej. Jedyna właściwa komunikaty, a następnie dowie się, że ten sam przełożony odpowiedź, mówił, brzmiała „dla udziałowców”. I jedyny wygłasza negatywne opinie na temat jakości pracy motyw naszej pracy, mówił, to zysk, a cała reszta to tylko zespołu, straci szacunek i zaufanie do swego menedżera. ładne opakowanie. Stawiał sprawę uczciwie. Rzeczywiście pracujemy dla udziałowców – kimkolwiek oni są. Możesz sam nim być, jeśli prowadzisz firmę jednoosobową. Mogą nimi być dyrektorzy, jeśli to firma rodzinna i nie funkcjonuje na giełdzie. Albo mogą to być miliony drobnych inwestorów. Tak więc pozbądź się iluzji. Jest tylko jeden powód Rys. 7 Rola menedżera w organizacji do zajmowania się biznesem, nieważne, co mówią inni – zysk. Zarabianie pieniędzy. Jeśli wyrabiasz normę – dobrze. Słabą stroną menedżera bywa także koncentracja na Jeśli nie, to nie jest miejsce dla ciebie. Proste. Oto masz szczegółach zamiast na priorytetach; na działaniach prawdziwe kryterium wszystkiego, co robisz. Zapytaj sam operacyjnych zamiast strategicznych – dzieje się tak siebie: „Czy to przyczynia się do wypracowania zysku, czy wówczas, gdy menedżer ma trudności z delegowaniem nie?”. Jeśli tak, nie zmieniaj kursu. Jeśli nie, daj sobie z tym obowiązków. Wtedy stara się osobiście uczestniczyć we spokój.” wszystkich działaniach zespołu, ingerować – w tak zwanej - Richard Templar (s. 102) dobrej wierze – w większość realizowanych przez współpracowników zadań. Może to wyglądać na Praca z samym sobą na stanowisku menedżera to zaangażowanie w pracę, ale w praktyce przynosi ze sobą konfrontacja z własnymi słabymi stronami. Wśród słabości, ryzyko. Z jednej strony, odsuwa bowiem menedżera od 9 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com Zasady zarządzania Richard Templar, Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2008 konieczności planowania perspektywicznego, które osądach – analizuje każdy problem osobno i wypowiada się powinno stać na pierwszym miejscu. Koncentracja na wówczas, gdy wyrobi sobie zdanie. Przykładowo, nie detalach fałszuje obraz całości i prowadzi do uspokaja więc pracownika, który przyszedł z jakimś przemęczenia, spadku motywacji u samego menedżera, kłopotem, obietnicami bez pokrycia czy zapewnieniami, a wreszcie do chaosu w wyznaczonej wcześniej ścieżce że rozumie jego sytuację. Jeśli nie rozumie, nie zna rozwoju firmy. szczegółów, nie wie jeszcze, jak pomóc – nie powinien Inne ryzyko związane z ingerencją menedżera w szczegóły wygłaszać deklaracji, lecz poinformować o tym, że zajmie działania zespołu to problem związany z samodzielnością się sprawą i podać realny termin, w którym będzie w stanie pracowników. Uczestnicy zespołu, którzy większość to uczynić. Warunek kolejny – menedżer musi dotrzymać czynności wykonują przy asyście przełożonego, nie nauczą danego słowa lub też wcześniej uprzedzić, że nie będzie się, w jaki sposób samemu planować wykonanie zadania, mógł tego zrobić – oraz podać powody, dla których stało się jak radzić sobie z przeciwnościami, a przede wszystkim to niemożliwe. – nie będą potrafili brać odpowiedzialności za własne działania. „Więc co powinieneś robić? Bardzo łatwo pomyśleć, że wiesz, ale czy naprawdę? Na przykład, kiedy szef mówi: „Chcę, żeby to było zrobione tak szybko, jak to możliwe” łatwo to zinterpretować, prawda? No więc, w rzeczywistości wcale nie. O jakie wyobrażenie szybkości chodzi? Twoje czy Rys. 8 Ryzyko błędów w pracy menedżera szefa? I czy słowo „chcę” oznacza tylko życzenie czy potrzebę? A już słowo „zrobione” pozwala na dowolną Konsekwencja w stosowaniu takich zasad doprowadzi do interpretację. Wiem, że jestem czepialski i pedantyczny, ale tego, iż między menedżerem a współpracownikami chodzi mi tu o zilustrowanie pewnej tezy. Wiesz, że masz panować będą relacje oparte na zaufaniu. Jasno pod sobą zespół i masz nim kierować. Wiesz, że masz zdefiniowane granice, sformułowane w zrozumiały sposób budżet, dane liczbowe i cele i że masz im sprostać. Wiesz, oczekiwania, wreszcie konsekwencja w zachowywaniu że masz strategię na przyszłość, którą chciałbyś wdrożyć. ustalonych zasad kultury organizacyjnej wpłyną na jakość Wiesz, że masz podpisany kontrakt i znasz definicję swojego pracy w firmie i ułatwią realizację celów zespołowi. stanowiska.” Efektywny menedżer to taki, który potrafi być asertywny, - Richard Templar (s. 85) potrafi walczyć o swój zespół i stanowić dla niego przykład. W pracy menedżera często pojawia się konieczność wykazania się umiejętnościami mediacyjnymi. Menedżer reprezentuje bowiem dwie grupy interesów – zespołu, z którym pracuje, oraz kierownictwa, któremu podlega. Staje się pewnego rodzaju delegatem między zespołem a zarządem, a to wymaga od niego umiejętności prezentacji potrzeb, oczekiwań oraz – w razie potrzeby – krytyki obu stron. Zasadą, która może pomóc mu w pełnieniu tej roli, jest kolejny raz zasada otwartej komunikacji. To pierwszy warunek, drugi natomiast wiąże się ze szczerością w relacjach. Szczerość oznacza w tym wypadku, że menedżer nie polega na powierzchownych 10 Questuspoint Sp. z o.o. ul. Dąbrowskiego 247/249 93-231 Łódź Tel. 48 42 675 99 83 [email protected] www.questuspoint.com