BUSINESS INTELLIGENCE W ZARZĄDZANIU SZPITALEM

ZN WSH Zarządzanie 2016 (2), s. 265-274
Oryginalny artykuł naukowy: Studium przypadku
Original Article: Case study
Data wpływu/Received: 21.11.2015
Data recenzji/Accepted:10.01.2016/23.01.2016
Data publikacji/Published: 2.06.2016
Źródła finansowania publikacji: środki własne Autora
DOI: 10.5604/18998658.1210125
Authors’ Contribution:
(A) Study Design (projekt badania)
(B) Data Collection (zbieranie danych)
(C) Statistical Analysis (analiza statystyczna)
(D) Data Interpretation (interpretacja danych)
(E) Manuscript Preparation (redagowanie opracowania)
(F) Literature Search (badania literaturowe)
dr inż. Piotr Lenik B C D E
Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. Stanisława Pigonia w Krośnie
Wojewódzki Szpital Podkarpacki im. Jana Pawła II w Krośnie
BUSINESS INTELLIGENCE W ZARZĄDZANIU SZPITALEM
BUSINESS INTELLIGENCE IN MANAGING THE HOSPITAL
Streszczenie: W artykule przedstawiono koncepcję Business Intelligence w kontekście funkcjonowania zarządczego systemu informatycznego w publicznym szpitalu, ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystywania konkretnego Systemu Informacji Zarządczej w controllingu. Wypracowano tutaj także wstępne wnioski w zakresie oceny przydatności systemu w bieżącym monitorowaniu
działalności szpitala, analizy danych, interpretacji raportów i zestawień oraz podejmowania optymalnych decyzji zarządczych.
Słowa kluczowe: zarządzanie, Business Intelligence, publiczna ochrona zdrowia, szpital, controlling, AMMS
266
Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas. Zarządzanie
Abstract: In the article was presented the conception of the Intelligence Business in the context of
functioning of a managerial computer system at the public hospital, with particular reference to
using the specific System of Management Information in the controlling. Here were also developed
preliminary conclusions concerning evaluation of usefulnesses of the system in current monitoring of hospital activity, the data analysis, interpretation of reports and balance sheets, as well as
making optimum managerial decisions.
Keywords: Management, Business Intelligence, Public Health Care, Hospital, Controlling, AMMS
Wstęp
Główną ideą Business Intelligence jest stworzenie możliwości przekształcania dostępnych w organizacji danych w wiedzę służącą optymalizacji procesów zarządczych. W dobie wszechobecnej informatyzacji pojawia się coraz więcej nowych narzędzi wykorzystywanych w codziennej pracy organizacji, a kluczową rolę w pracy menedżerów odgrywa
stosowanie odpowiednich narzędzi analitycznych, w tym również informatycznych systemów zarządczych. Ten temat coraz częściej uwypuklany jest zarówno w literaturze zwartej i czasopiśmienniczej, jak również w źródłach elektronicznych1.
Business Intelligence staje się coraz częściej wykorzystywanym zbiorem narzędzi menedżerów wszystkich szczebli zarządzania, a także komórek organizacyjnych zajmujących
się różnorodnymi analizami danych. Najczęściej spotykane odmiany systemów zaliczanych
do Business Intelligence to2: systemy informowania kierownictwa (Executive Information
Systems – EIS), systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems – DSS) czy systemy
informacyjne zarządzania (Management Information Systems – MIS).
Współcześnie nie tylko szeroko rozumiany biznes powszechnie wykorzystuje narzędzia Business Intelligence. Coraz powszechniejsze stają się one w różnorodnych branżach,
w tym w opiece medycznej, w szczególności w podmiotach, gdzie liczba procesów i zdarzeń jest tak znaczna, że bez efektywnych systemów informatycznych efektywne zarządzenie byłoby wręcz niemożliwe.
Celem niniejszego artykułu jest prezentacja konkretnego systemu informatycznego dedykowanego podmiotom lecznictwa szpitalnego w kontekście wykorzystywania możliwości systemu w pracy controllingu, a także wstępna ocena przydatności systemu w zakresie bieżącego
monitorowania obszarów działalności szpitala, analiz danych, interpretacji raportów i zestawień oraz podejmowania optymalnych decyzji zarządczych z punktu widzenia controllingu.
Dokonano w nim przeglądu literatury przedmiotu, a także opisu studium przypadku ewolucji
Business Intelligence w konkretnym dużym szpitalu wielospecjalistycznym.
Por. np.: http://nf.pl/manager/systemy-business-intelligence-we-wspolczesnym-przedsiebiorstwie,2,11924,87
czy G. Rawicz-Mańskowski, Business Intelligence – skąd przyszedł, dokąd zmierza?, http://bi.pl/publications/
art/10-business-intelligence-skad-przyszedl-dokad-zmierza [dostęp: 16.11.2015].
2
Por.: http://pl.wikipedia.org/wiki/Management_Information_System [dostęp: 15.11.2015].
1
Business intelligence w zarządzaniu szpitalem
267
1. Wykorzystywanie narzędzi Business Intelligence w podmiotach
ochrony zdrowia
Termin Business Intelligence pierwszy raz został użyty w artykule H.P. Luhna A Business Intelligence System, opublikowanym na łamach „IBM Journal” 2 (4) w 1958 roku.
Jednakże doprecyzowanie terminu nastąpiło dopiero w 1989 roku, kiedy określono, że
Business Intelligence jest szeroką dziedziną obejmującą wiele metod ukierunkowanych
na realne wspieranie decyzji zarządczych, a także praktyk, działań oraz technologii, które
przekształcają dane w użyteczne informacje biznesowe3.
Najnowsza definicja ustalona przez firmę Gartner w 2003 roku mówi, że Bussiness
Intelligence jest zorientowanym na użytkownika procesem zbierania, eksploracji, interpretacji i analizy danych, który prowadzi do usprawnienia i zracjonalizowania procesu
podejmowania decyzji4.
Początki rozwoju idei Business Intelligence w branży medycznej można umiejscowić już
w latach pięćdziesiątych ubiegłego wieku, kiedy pojawiły się pierwsze użytkowe centralne
komputery, terminale, drukarki i inne urządzenia peryferyjne. Pierwsze rozwiązania modułowe, dedykowane poszczególnym jednostkom organizacyjnym, wiążą się z latami siedemdziesiątymi i osiemdziesiątymi dwudziestego wieku. Z czasem coraz więcej obszarów szpitalnych
włączano do rozproszonych systemów informatycznych, a stosowane rozwiązania stawały się
coraz bardziej zaawansowane, dostępne, niezawodne, bezpieczne i intuicyjne.
Współczesne szpitalne systemy informatyczne, poza podstawowymi funkcjami służącymi poprawie szeroko rozumianej jakości opieki nad pacjentem, coraz częściej stają
się doskonałymi narzędziami wzmacniającymi efektywne zarządzanie w poszczególnych
obszarach decyzyjnych – na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych, kierownictwa średniego szczebla, a także dyrekcji czy zarządu. I podobnie jak w sektorze przedsiębiorstw ukierunkowane są one na przekazywanie w czasie rzeczywistym lub w nieodległych ramach czasowych różnego rodzaju danych, raportów lub analiz, służących celom
zarządczym.
Obecnie wśród celów stawianych systemom informatycznym w szpitalach należy wymienić:5
–– poprawę sprawności i jakości obsługi pacjenta,
–– poprawę jakości zarządzania, a poprzez to lepszą efektywność i niższe koszty
funkcjonowania,
–– poprawę rzetelności uzyskiwanych informacji służących do celów gospodarczych, finansowych, badawczych i innych,
–– redukcję pracy administracyjnej.
Por.: O. Rud, Business Intelligence Success Factors: Tools for Aligning Your Business in the Global Economy,
Wiley & Sons, Hoboken 2009, s. 9.
4
Problematyka szeroko opisywana w polskiej literaturze, m.in.: J. Surma, Business Intelligence. Systemy
wspomagania decyzji biznesowych, PWN, Warszawa 2009; B. Smok, Business Intelligence w zarządzaniu,
Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław 2010.
5
Por. www.ib.us.edu.pl/index.php/o-studiach/szpitalane-systemy-informatyczne [dostęp: 20.11.2015].
3
268
Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas. Zarządzanie
Nowoczesne szpitalne systemy informatyczne posiadają wyodrębnione ogólne elementy (podsystemy)6:
–– medyczne (moduły oddziałowe, laboratoryjne, diagnostyczne i inne),
–– logistyczne/gospodarcze (moduły magazynowe, związane z obsługą transportu,
kuchni, pralni itd.),
–– administracyjno-księgowe,
–– wspomagające/zarządcze (w tym moduły wspomagające decyzje kierownicze
oraz służące komunikacji zewnętrznej).
W aktualnych warunkach rynkowych wdrożenie wyspecjalizowanych i zintegrowanych systemów informatycznych, które wspomagają pracę szpitala na każdym etapie
jego działalności, stało się koniecznością7. Efektywne zarządzanie posiadanymi środkami
finansowymi, zasobami ludzkimi i sprzętowymi, a także odpowiednie udokumentowanie przeprowadzonych procedur i świadczeń pozwalają na uzyskanie ich refundacji od
Narodowego Funduszu Zdrowia. Dlatego celem wszystkich podmiotów prowadzących
działalność, w tym w obszarze ochrony zdrowia, jest osiągnięcie zysku lub co najmniej
pokrycie kosztów bieżącej działalności. Jednostki zadłużone poddawane są restrukturyzacji lub muszą wprowadzać rozwiązania mające na celu poprawę sprawności finansowej
ich działania8. Tym samym każdy podmiot z branży medycznej powinien dążyć do stanu, w którym wewnętrzne analizy przeprowadzane przez wyznaczone do tego osoby lub
też całe działy pozwalałyby na uzyskiwanie wartościowych danych, przyczyniających się
do efektywnego planowania, zarządzania operacyjnego, ale także zarządzania strategicznego9. Należy przy tym zauważyć, że warto wdrożyć takie rozwiązania informatyczne,
w których uczestnicy procesów ochrony zdrowia nie będą musieli obsługiwać kilku systemów informatycznych. Integracja rozwiązań informatycznych części medycznej z częścią
administracyjną, poza ułatwieniem dostępu do informacji, przynosi dodatkowe korzyści
dzięki możliwości analizowania tych danych w jednym spójnym systemie controlingowym. 2. Charakterystyka zarządczych systemów informatycznych szpitala
– studium przypadku
W opisywanym podmiocie występuje kilka głównych obszarów, w których funkcjonują systemy informatyczne. Ogólnie można podzielić je na grupy (podsystemy), z których najważniejsze to:
–– system klasy HIS (Hospital Information System) – AMMS firmy Asseco Poland
S.A., potocznie nazywany częścią białą oprogramowania szpitalnego,
Por.: System nie wystarczy, potrzebna pełna integracja – www.nowoczesna-klinika.pl (materiał elektroniczny).
Por. J. Keen, Technologie i systemy informatyczne: tak kuszące, tak skomplikowane, [w:] K. Walshe, J. Smith
(red.), Zarządzanie w opiece zdrowotnej, Wolters Kluwer, Warszawa 2011, s. 285.
8
Por.www.ucyfrowienie.pl/wpcontent/uploads/2013/03/opm_artykul_2013_05_38517.pdf (materiał elektroniczny).
9
P. Karniej, D. Łyś, Innowacje w zarządzaniu szpitalem, [w:] J. Stępniewski, P. Karniej, M. Kęsy (red.),
Innowacje organizacyjne w szpitalach, Wolters Kluwer, Warszawa 2011, s. 161.
6
7
Business intelligence w zarządzaniu szpitalem
269
–– system klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – AMMS firmy Asseco Poland
S.A., system umownie nazywany częścią szarą oprogramowania szpitalnego,
–– system RIS (Radiologiczny System Informacyjny) – Pixel Technology, mający
w swym składzie PACS (system archiwizacji i dystrybucji obrazów); w skład tej grupy
wchodzą podsystemy Chazon (serwer RIS), ExPacs (serwer archiwizacji obrazów DICOM), serwer dystrybucji obrazów na oddziały szpitalne, Exhibeon (stacja diagnostyczna, na której przeglądane są obrazy radiologiczne i profesjonalny monitor medyczny)
oraz RoboPacs (obsługa robotów CD/DVD w ramach protokołu DICOM),
–– system LIS (system do obsługi laboratorium) – Centrum firmy Marcel Sp z o.o.
Aktualnie w szpitalu podstawowe oprogramowanie stanowi AMMS (Asseco Medical Management Solutions), które poprzedziło kilkuletnie użytkowanie oprogramowania Infomedica.
System Infomedica to kompleksowy pakiet oprogramowania firmy Asseco Poland S.A.
z przeznaczeniem dla zakładów opieki zdrowotnej. Podstawową predestynacją pakietu jest
prowadzenie szczegółowej ewidencji świadczeń zdrowotnych w układzie dokumentacji
medycznej, w tym: ruchu chorych, obrotu lekami i materiałami zużywanymi w procesie
leczenia, ewidencji badań, zabiegów, konsultacji i procedur medycznych, obsługi pracowni
diagnostycznych oraz wykonywanych badań laboratoryjnych, a także prowadzenie szczegółowej ewidencji zdarzeń gospodarczych, w tym: ewidencji finansowo-księgowej, materiałowej, kadrowej i płacowej. System ten jest stworzony w technologii (klient serwer) desktopowej (środowisko Centura), tzn. interfejs komunikacyjny użytkownika docelowego (klient)
jest zainstalowany na komputerze lokalnym (stacji roboczej) i z tym komputerem jest ściśle
związany. Obecnie środowisko programistyczne Centura jest mało popularne, więc rozwija
się niezmiernie wolno. Dlatego system Infomedica jest systemem, który aktualnie przestaje
być rozwijany, stając się częścią środowiska AMMS.
W systemie Infomedica zbierana była informacja służąca przede wszystkim do sporządzania deklaracji i sprawozdań z ograniczoną możliwością wymiany między innymi
podmiotami. Zakres zbierania i analizy danych obejmował dane wytworzone na poziomie jednostki.
AMMS, funkcjonujący w badanym podmiocie od 2014 roku, jest również projektem
firmy Asseco, zawierającym jednak wiele nowych funkcjonalności. W ramach dużego
projektu regionalnego, w którym uczestniczyło kilkanaście podmiotów, powstała trójwarstwowa struktura wytwarzania i analizy informacji zarządczej.
Warstwa pierwsza to dane zawarte w systemie dziedzinowym AMMS (Asseco Management Medical Solutions). Jest on systemem, który komunikuje się z użytkownikiem
przez przeglądarkę internetową, w związku z tym nie ma potrzeby instalacji na stacji roboczej. Interfejs komunikacyjny jest napisany w środowisku Java. To środowisko zainstalowane jest na wielu urządzeniach. Oracle, który jest producentem tego oprogramowania,
informuje, że liczba urządzeń pracujących z wykorzystaniem Javy przekracza nawet bilion sztuk. Oprogramowanie to jest darmowe, tak jak przeglądarki internetowe; to bardzo dynamicznie rozwijająca się technologia. Jest także wieloplatformowa, co powoduje
bardzo dużą mobilność i skalowalność systemu oraz daje możliwość wykorzystywania
270
Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas. Zarządzanie
urządzeń mobilnych do pracy w systemie. Wdrożenie AMMS-a spowodowało, że ujednoliciło się środowisko pracy największych szpitali na Podkarpaciu, co otwiera nowe możliwości wymiany i analizy danych. Dzięki temu łatwiej jest integrować usługi i oferować
nowe funkcjonalności dla pacjentów. System oparty jest na bardzo wydajnym silniku baz
danych Oracle, który przetwarza dziesiątki milionów rekordów bez większego problemu.
AMMS przetwarza informację wewnątrz szpitala, w którym produkowane nie są dane
zasilające drugą warstwę.
System Informacji Kierownictwa (SIK) stanowi drugą warstwę, w której znajduje się
informacja przetworzona, a dane w niej zawarte są w zdecydowanej większości importowane z systemu AMMS. Warstwa ta występuje na poziomie lokalnym i potrzebuje systemu klasy BI (Bussines Intelligence) – systemu analizującego dane biznesowe; szpital
generuje bardzo duże ilości danych, na podstawie których można określić m.in. bieżącą
sytuację ekonomiczną jednostki. Warstwę tę stanowi Oracle Bussines Intelligence wraz
z autorskim rozwiązaniem opartym na przeglądarce www, prezentującym dane w postaci
raportów. Rozwiązanie to pozwala w łatwy i przejrzysty sposób analizować i porównywać dane pochodzące z systemów dziedzinowych szpitala, w szczególności z systemów
administracyjnych (część szara) i medycznych (część biała). Dzięki integracji danych
z różnych źródeł w jednej, spójnej i jednolitej postaci na serwerze Oracle Business Intelligence, możliwe jest prowadzenie wielopoziomowych analiz zawartości informacyjnej dostosowanych do potrzeb odbiorcy. Duża elastyczność rozwiązania pozwala na tworzenie
dowolnych zestawień dotyczących najważniejszych obszarów funkcjonowania szpitala.
System skierowany jest do kadry zarządzającej. Zrealizowano go na podstawie wymagań
i potrzeb kierownictwa w zakresie monitorowania działalności szpitali. Umożliwia przygotowanie i prezentację informacji finansowych, przychodowych, kadrowo-płacowych
i statystycznych – w postaci tabel, wykresów i diagramów, w przejrzystych i pogrupowanych tematycznie raportach.
Elektroniczna Platforma Nadzoru (EPN) to warstwa regionalna, zasilana danymi
z SIK. W warstwie tej występują zagregowane informacje zarządcze na poziomie Urzędu
Marszałkowskiego. Warstwa ta utrzymywana jest w Regionalnym Centrum Informacji
Medycznej zlokalizowanym w Rzeszowie. Zawiera dane zaimportowane z Systemów Informacji Kierownictwa poszczególnych szpitali w postaci zagregowanej. System jest hurtownią danych, podobnie jak SIK. Wymiana danych pomiędzy warstwami w większości
odbywa się przy pomocy ujednoliconego standardu wymiany danych medycznych (HL7).
Różnice dotyczące dwóch systemów informatycznych pod kątem obsługiwanych modułów w badanym szpitalu prezentuje tabela 1.
Business intelligence w zarządzaniu szpitalem
271
Tabela 1. Wykorzystywane moduły systemów informatycznych: starszego – Infomedica oraz nowszego – AMMS na przykładzie konkretnego szpitala
Table 1. Used modules of IT systems: older – Infomedica and newer – AMMS on the example of
the specific hospital
Infomedica
AMMS
Część biała:
Część biała:
- AMMS Ruch Chorych (Rejestracja, Gabinet Lekarski,
- Ruch Chorych (Rejestracja, Gabinet LeGabinet Zabiegowy, Izba Przyjęć, Oddział, Statystyka
karski, Gabinet Zabiegowy, Izba Przyjęć,
medyczna, Statystyka przychodni, SOR, Zlecenia),
Oddział, Statystyka medyczna, Statystyka
- AMMS Blok Operacyjny,
przychodni, SOR, Zlecenia),
- AMMS Zakażenia szpitalne,
- Blok Operacyjny,
- AMMS Apteka,
- Zakażenia szpitalne,
- AMMS Apteczka Oddziałowa,
- Apteka,
- AMMS Pracownia Diagnostyczna,
- Apteczka Oddziałowa,
- AMMS Punkt Pobrań,
- Pracownia Diagnostyczna,
- AMMS Przychodnia (Rejestracja, Recepcja, Gabinet
- Punkt Pobrań,
Lekarski, Statystyka),
- Przychodnia (Rejestracja, Recepcja, Gabi- - AMMS Rehabilitacja,
net Lekarski, Statystyka),
- AMMS Repozytorium Elektronicznej Dokumenta- Rehabilitacja,
cji Medycznej,
- Formularzowa Dokumentacja Medyczna, - AMMS Formularzowa Dokumentacja Medyczna,
- Archiwum Medycznej Dokumentacji Pa- - AMMS Archiwum Medycznej Dokumentacji Papiepierowej,
rowej,
- Rozliczenia z płatnikami NFZ
- Asseco Infomedica Rozliczenia z płatnikami NFZ,
- Asseco System Informacji Kierownictwa (BI)-SIK
Część szara:
Część szara:
- Finanse-Księgowość,
- Asseco Infomedica Finanse-Księgowość,
- Rejestr Sprzedaży,
- Asseco Infomedica Rejestr Sprzedaży,
- Wycena Kosztów Normatywnych Świad- - Asseco Infomedica Wycena Kosztów Normatywczeń,
nych Świadczeń,
- Koszty (wycena kosztów rzeczywistych),
- Asseco Infomedica Koszty (wycena kosztów rzeczy- Wycena Kosztów Leczenia,
wistych),
- Budżetowanie,
- Asseco Infomedica Wycena Kosztów Leczenia,
- Gospodarka Materiałowa,
- Asseco Infomedica Budżetowanie,
- Zamówienia wewnętrzne,
- Asseco Infomedica Gospodarka Materiałowa,
- Obsługa zamówień i przetargów,
- Asseco Infomedica Zamówienia wewnętrzne,
- Środki trwałe,
- Asseco Infomedica Obsługa zamówień i przetargów,
- Wyposażenie,
- Asseco Infomedica Środki trwałe,
- Elektroniczna inwentaryzacja,
- Asseco Infomedica Wyposażenie,
- Ewidencja aparatury medycznej,
- Asseco Infomedica Elektroniczna inwentaryzacja,
- Kadry,
- Asseco Infomedica Ewidencja aparatury medycznej,
- Płace,
- Asseco Infomedica Kadry,
- Ewidencja Czasu Pracy (Grafik),
- Asseco Infomedica Płace,
- System Informacji Zarządczej (BI)-SIZ
- Asseco Infomedica Ewidencja Czasu Pracy (Grafik),
- Asseco System Informacji Kierownictwa (BI)-SIK
Źródło: materiały wewnętrzne szpitala.
272
Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas. Zarządzanie
Podsumowanie – wstępna ocena nowego zarządczego systemu
informatycznego z perspektywy controllingu
System Informacji Zarządczej (MIS) jako moduł badawczy controllingu staje się
obecnie standardowym narzędziem wspomagającym zarządzanie publicznymi zakładami opieki zdrowotnej. Jest narzędziem adresowanym do kadry zarządzającej jednostkami opieki zdrowotnej, gdzie informacja odgrywa niebagatelną rolę z punktu widzenia
osób podejmujących decyzje medyczne, a także do osób podejmujących decyzje zarządcze na poziomie dyrekcji czy zarządu10. System umożliwia tworzenie raportów lub zestawień bazujących na danych gromadzonych w systemach informatycznych szpitala: systemie medycznym (AMMS) oraz systemie administracyjnym (Infomedica).
Aktualnie wykorzystywany w opisywanym przypadku moduł ułatwia przepływ informacji zarządczej, służącej kierownictwu jednostki do bieżącego monitorowania
wszystkich obszarów oraz do podejmowania optymalnych decyzji, bowiem zarządzanie
szpitalem wyłącznie na podstawie informacji z ksiąg rachunkowych może prowadzić do
nieprawidłowej oceny ekonomicznej i poważnych błędów decyzyjnych. System obejmuje
obszary: rachunkowości finansowej (w tym sprawozdawczości), rachunkowości zarządczej, budżetowania, statystyki medycznej, rozliczeń z NFZ, ewidencji środków trwałych
czy kadr i płac.
System ten znajduje zastosowanie m.in. w zakresie analizy rentowności grup JGP, monitorowania wykonania budżetu (w tym analizy odchyleń), kontroli kosztów, z uwzględnieniem ośrodków ich powstawania, jest przydatny również do analizowania statystyk
medycznych (m.in. obłożenia łóżek, liczby hospitalizacji, liczby porad, zestawienia rozpoznań medycznych) oraz kontroli rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. Na przykład dostarcza informacji o tym, jaka część wykonanych usług medycznych została już zafakturowana. Umożliwia także monitorowanie podstawowych wskaźników finansowych
(m.in. wskaźniki płynności, zadłużenia, rentowności, struktury kosztów i przychodów).
Pozwala też na analizę danych kadrowych (m.in. średnia płaca w grupach zawodowych,
podział zasobów ludzkich we wszystkich możliwych kategoriach – np. wykształcenie, stanowisko, inne).
Opisywane rozwiązanie zostało wdrożone w kilkunastu szpitalach na terenie województwa podkarpackiego. Należy zaznaczyć, że dodatkowo, z poziomu Urzędu Marszałkowskiego, możliwy jest dostęp do wszystkich raportów poszczególnych podmiotów, mogących służyć m.in. porównaniom benchmarkingowym.
Wdrożenie tego systemu wnosi szereg usprawnień z punktu widzenia controllingu.
Pozwala on na szybsze dysponowanie pełniejszą i bardziej szczegółową informacją we
wszystkich obszarach funkcjonowania szpitala. Ponadto umożliwia wdrożenie czytelnej
formy raportowania o sytuacji jednostki. Przekłada się to na poprawę kontroli nad kosztami działalności oraz działalnością operacyjną, a w efekcie może determinować w pewnym
10
Problematyka szeroko opisywana: G.K. Świderska, M. Pielaszek, Rachunkowość zarządcza w podmiotach
leczniczych, Wolters Kluwer, Warszawa 2015.
Business intelligence w zarządzaniu szpitalem
273
zakresie poprawę wyników działalności. Dzięki cykliczności raportów możliwe jest bieżące śledzenie trendów zmian w działalności szpitala, a także ostrzeganie o potencjalnych
zagrożeniach i ryzykach pojawiających się w trakcie bieżącej działalności, co umożliwia
podejmowanie wcześniejszych działań zapobiegawczych. System ten usprawnia również
planowanie w placówce, prognozowanie wyników finansowych, a także kontrolę realizacji planów.
Obecnie, na etapie wdrażania systemu informacji zarządczej, zdiagnozowano pewne
niedociągnięcia, uniemożliwiające w pełni wykorzystanie potencjalnych i spodziewanych
możliwości systemu. Podstawowym problemem jest brak spójności danych w systemie
MIS z danymi w systemach dziedzinowych. Analiza i przyporządkowanie wartości będą
dopiero możliwe po doprecyzowaniu algorytmów pobierania danych w poszczególnych
raportach. Aktualnie poszczególne centra odpowiedzialności (tj. Sekcja Controllingu,
Dział Finansowo-Księgowy, Dział Kontraktowania i Nadzoru Świadczeń Medycznych czy
Dział Kadr) uzgadniają wszystkie raporty i zgłaszają uwagi odnośnie do merytorycznej
ich budowy. Po zakończeniu integracji tego systemu z systemami dziedzinowymi obsługę całości systemu przejmie właściwa komórka ds. controllingu. Uwagę zwraca również
czynnik cykliczności importowania danych z systemów dziedzinowych, które przesyłane
są zawsze po zakończeniu danego miesiąca rozliczeniowego, co nie pozwala na jeszcze
bardziej bieżące monitorowanie sytuacji jednostki. Istotny jest także poziom agregacji
(sumowania) danych. W przypadku niektórych raportów MIS poziom szczegółowości
jest zbyt wysoki, co w pierwszym okresie funkcjonowania systemu wprowadza pewien
zamęt i dezorientację odbiorcy (pozornie znikoma różnica pomiędzy generowanymi
informacjami). Pewnym mankamentem jest również to, że część generowanych danych
w raportach nie wnosi konkretnej, przydatnej informacji decyzyjnej.
Wyraża się jednakże przekonanie, że współpraca wewnętrzna pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również wsparcie producenta oprogramowania
pozwolą w przyszłości na wykorzystanie w pełni zakładanych możliwości systemu, co
przełoży się na uzyskiwanie cennych celowych danych, a w konsekwencji – doskonalenie
w zakresie optymalizacji podejmowanych przez kierownictwo decyzji zarządczych.
Bibliografia
Karniej P., Łyś D., Innowacje w zarządzaniu szpitalem, [w:] J. Stępniewski, P. Karniej, M. Kęsy
(red.), Innowacje organizacyjne w szpitalach, Wolters Kluwer, Warszawa 2011.
Keen J., Technologie i systemy informatyczne: tak kuszące, tak skomplikowane, [w:] K. Walshe, J. Smith
(red.), Zarządzanie w opiece zdrowotnej, Wolters Kluwer, Warszawa 2011.
Rawicz-Mańskowski G., Business Intelligence – skąd przyszedł, dokąd zmierza?, http://www.bi.pl
Rud O., Business Intelligence Success Factors: Tools for Aligning Your Business in the Global Economy,
Wiley & Sons, Hoboken 2009.
Smok B., Business Intelligence w zarządzaniu, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we
Wrocławiu, Wrocław 2010.
274
Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Humanitas. Zarządzanie
Surma J., Business Intelligence. Systemy wspomagania decyzji biznesowych, PWN, Warszawa 2009.
Świderska G.K., Pielaszek M., Rachunkowość zarządcza w podmiotach leczniczych, Wolters Kluwer,
Warszawa 2015.
http://www.asseco.com
http://www.ucyfrowienie.pl
http://www.ib.us.edu.pl
http://www.nf.pl
http://www.bi.pl
http://pl.wikipedia.org
http://www.ib.us.edu.pl
http://www. nowoczesna-klinika.pl
Nota o Autorze:
Piotr Lenik, dr inż., Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. Stanisława Pigonia w Krośnie – kierownik Zakładu Zarządzania, Wojewódzki Szpital Podkarpacki im. Jana Pawła II w Krośnie – dyrektor.
Author`s resume:
Lenik Piotr, PhD, Eng., S. Pigoń State Higher Vocational School. in Krosno – Head of the Department
of Management, John Paul II Podkarpacki Provincial Hospital in Krosno – Chief Executive Officer
Kontakt/Contact:
Piotr Lenik
adres: 38-400 Krosno,
ul. Kruczkowskiego 39 a e-mail: [email protected];