Opis wdrożenia - soft

Microsoft® Windows® Small Business Server 2003 Premium
Analiza wdroŜenia u klienta
Firma Soft-DC KOMPUTERY s.c. wdroŜyła
oprogramowanie biznesowe Microsoft, aby
usprawnić obieg informacji i zarządzanie zasobami ludzkimi.
Dane ogólne:
Kraj: Polska
Sektor: Branża informatyczna
Informacje o kliencie
Soft-DC KOMPUTERY s.c. to usługowohandlowa firma komputerowa działająca na
terenie Kępna i ościennych powiatów. Specjalizuje się w realizacji kompleksowych rozwiązań informatycznych.
„Po pierwszej prezentacji rozwiązań opartych o
Microsoft® Small Business Server wiedziałem że ta
technologia umożliwi nam rozwiązanie problemów i
przełamanie barier ograniczających nasze możliwości rozwojowe.”
Waldemar Guziałek - współwłaściciel firmy Soft-DC KOMPUTERY s.c.
Sytuacja
Wzrost liczby obsługiwanych klientów oraz za
tym idące poszerzenie oferty i zwiększenie
Soft-DC KOMPUTERY s.c. jest firmą, która bardzo intensywnie rozwija
zatrudnienia spowodowało konieczność gromadzenia i przetwarzania coraz to większej
ilości informacji. Rozwiązania stosowane
usługi oferowane swoim klientom. Firma nie ogranicza się do po-
dotychczas nie umożliwiały efektywnego
współdzielenia posiadanych zasobów, a o
zdalnym dostępie i pracy grupowej w ogóle nie
alizuje rozwiązania informatyczne dopasowane do potrzeb nabyw-
było mowy.
tecznie konkuruje.
Rozwiązanie
średnictwa w sprzedaży gotowych produktów. Spółka projektuje i reców. Ta oferta wyróżnia ją wśród firm na rynku z którymi od lat skuZarząd firmy informatycznej zdawał sobie sprawę, że kluczem do jej
Microsoft® Windows® Small Business Server
2003, Microsoft® Server 2003 oraz Microsoft® SQL Server® 2000 to rozwiązania, które
sukcesu na rynku jest nic innego, niż posiadanie odpowiednio zor-
zaspokoiły obecne potrzeby firmy Soft-DC
KOMPUTERY i umożliwiły rozwijanie usług
wraz z rosnącymi oczekiwaniami.
madzić i udostępniać coraz to większą ilość danych. Oprogramowa-
Korzyści
Wygodne środowisko pracy grupowej
Wydajna i stabilna platforma
Skalowalna baza danych
Wydajne usługi terminalowe
ganizowanego zaplecza informacyjnego, który będzie w stanie gronie używane przez serwis i konsultantów pracujące na bazie Firebird,
pomimo wielkiego nakładu czasu i środków finansowych, ciągle nie
spełniało oczekiwań. Dlatego zdecydowano się wdrożyć Microsoft®
Windows® Small Business Server 2003 oraz bazę danych Microsoft® SQL Server® 2000.
Informacja o firmie
Soft-DC KOMPUTERY s.c. to usługowohandlowa firma komputerowa działająca na
terenie Kępna i ościennych powiatów. Spółka
ma w swojej ofercie gotowe produkty (sprzęt i
oprogramowanie), ale specjalizuje się w realizacji kompleksowych rozwiązań informatycznych. Pracownicy Soft-DC KOMPUTERY są w
stanie zaprojektować i wdrożyć rozwiązania
informatyczne dla klientów biznesowych,
dostosowane do ich potrzeb i specyfiki danej
branży.
„W sytuacji gdzie znaczna
część pracy jest wykonywana u klientów, możliwość
skorzystania z zasobów
zgromadzonych w firmowej
bazie wiedzy dzięki usługom terminalowym – to dla
nas możliwość nie do przecenienia.”
Waldemar Guziałek, współwłaściciel Soft-DC
KOMPUTERY s.c.
Region Kępna, który aktualnie stanowi główne pole działalności spółki, jest znany jako
„Zagłębie meblowe”. Jest tu wiele firm z branży meblowej, które bardzo intensywnie się
rozwijają. Firmy te okres zakupów komputerów i podstawowych programów mają już za
sobą. Teraz poszukują partnerów w dziedzinie
informatyki, którzy będą w stanie zaproponować rozwiązania, dzięki którym będą mogły
obniżyć koszty i podniosą efektywność działalności całej firmy.
Właśnie na takich klientów najbardziej liczy
Soft-DC. Spółka reorganizuje swoja strukturę
oraz szkoli pracowników tak, aby móc zaoferować firmom kompletny pakiet usług o najwyższej jakości.
Aktualnie firma zatrudnia osiem osób, w tym
6 konsultantów, którzy często pracują u klientów, projektując lub nadzorując realizację
projektów.
Sytuacja
Soft-DC, jak przystało na firmę z branży
informatycznej, intensywanie wykorzystywała
komputery do prowadzenia działalności. W
firmie funkcjonowała sieć łącząca wszystkie
stanowiska robocze oraz mechanizm grupy
roboczej, ułatwiajacy wymianę plików.
Zatrudnieni przez firmę konsulatnaci
korzystali z notebooków.
Najważniejszym projektem informatycznym
Soft-DC KOMPUTERY, był własna baza wiedzy
– w której gromadzono informacje techniczne
na temat oferowanego i wdrażanego
oporgramowania. Cel, w jakim tworzono to
archiwum informacji wyjaśnia Waldemar
Guziałek, współwłaściciel firmy „Prowadząc firmę komputerową z dala od
ośrodków akademickich trudno jest o pozyskanie wysoko wykwalifikowanych
specjalistów. Dlatego we własnym zakresie, a
także korzystając z ofert firm szkoleniowych
ciągle podnosimy swoje kwalifikacje. By
wiedza uzyskana na szkoleniach nie stała się
domeną jednej osoby musimy budować bazę
wiedzy, która umożliwi dostęp do niej
każdemu pracownikowi 24 godziny na dobę,
7 dni w tygodniu bez względu na miejsce i
czas, gdzie w danej chwili się znajduje.”
Baza danych działała na platformie Firebird.
Jednak to rozwiązanie z biegiem czasu,
przestało spełniać oczekiwania Soft-DC
KOMPUTERY. Firebird okazał się zbyt mało
elestyczny i skalowany. Poza tym nie można
było zapewnić zdalnego dostępu do danych –
w efekcie operujący w terenie pracownicy
firmy byli odcięci od informacji.
Brak było także usługi katalogowej,
pozwalajacej na centralne zarządznie siecią i
uproszczenie administracji – a zarazem
ograniczenie ponoszonych na nią nakładów
finansowych. Sieć działała na razie sprawnie,
ale jej dalszy rozwój (w miarę przyjmowania
do pracy kolejnych osób), był praktycznie
niemożliwy.
Problemy sprawiała także organizacja pracy
firmy – a dokładniej zarządzanie zasobami
ludzkimi i koordynacja pracy. Grafik
konsultantów, rezerwacje samochodów ,
koordynowanie zakupów, zgłoszenia
serwisowe i zlecenia produkcyjne były
rejestrowane przez zakupiony system
wspierania serwisu Zebra. W chwili zakupu
sprogram spełniał oczekiwania firmy. Jednak
z czasem okzało się, że nie sposób
efektywnie przechować w systemie informacji
o coraz wiekszej liczbie klientów, zadań i
planów.
„Coraz częściej zaczęły zdarzać się problemy
z uzgodnieniami terminów. Zatrudnienie
wzrosło, część pracowników całymi dniami
„Usługi terminalowe, Intranet – oparty o SharePoint i
całe dobrodziejstwo jakie
daje umożliwienie pracy
grupowej i dostęp do danych spoza firmy, to były te
elementy, które już na początku użytkowania stały
się kluczowym elementem
nowego środowiska.”
Waldemar Guziałek, współwłaściciel Soft-DC
KOMPUTERY s.c.
była poza firmą i dopóki nie wrócili nie można
było efektywnie zaplanować podziału zadań
na kolejne dni – bo nie było wiadomo co
ustalili ze swoimi klientami, na kiedy umówili
kolejne wizyty, jaki wygląda ich kalendarz.” –
tłumaczy Waldemar Guziałek.
Problemem stała się więc roproszona
struktura systemu informatycznego. To co
sprawdzało się w małej firmie, w przypadku
wieloosobowego przesiębiorstwa tylko
utrudniało prace. Coraz więcej czasu
pracownicy tracili na ustna i telefoniczną
koordynację zadań. Dochodziło do
przekładania terminów, groziły opóźnienia w
realizacji projektów, co mogło spowodować
utratę zaufania do firmy wśród klientów.
„Sytuacja stawała się coraz bardziej irytująca.
Zaczęliśmy szukać rozwiązania, które sprosta
naszym wymaganiom i nie zrujnuje nas
finansowo”– podsumowuje sytuację
Waldemar Guziałek.
Podsumowując, firma potrzebowała:
• nowoczesnej bazy danych
• systemu koordynacji prac i zarządzania
zasobami
• mechanizmu zdalnego dostępu do danych
• systemu zarządzania siecią informatyczną
• systemu CRM
Rozwiązanie
„Po pierwszej prezentacji rozwiązań opartych
o Microsoft® Windows® Small Business
Server 2003 wiedziałem, że ta technologia
umożliwi nam rozwiązanie problemów i przełamanie barier ograniczających nasze możliwości rozwojowe” - wspomina Waldemar
Guziałek.
Pozostawało jeszcze opracować plan wdrożenia oraz zastosowania poszczególnych komponentów zintegrowanego oprogramowania
biznesowego Microsoft. Zdecydowano się na
użycie:
• Microsoft® Windows® Server 2003 – zainstalowanego na dwóch serwerach. Pierwszy
pełni funkcje kontrolera domeny Microsoft®
Active Directory® i środowisko pracy innych
aplikacji. Dzięki temu możliwe stało się centralne zarządzanie siecią informatyczną firmy.
Na drugim serwerze uruchomiono usługi terminalowe, dzięki którym pracownicy zyskali
dostęp do zasobów informatycznych firmy
spoza biura.
• Microsoft® SQL Server® 2000 – program
bazodanowy służy do przechowywania kluczowych informacji firmy (bazy wiedzy) a także współpracuje z aplikacją sprzedażową i
księgową.
• Microsoft® SharePoint Services® – platforma pracy grupowej. Utworzone witryny
intranetowe pozwalają komunikować się
pracownikom, publikować ważne informacje i
raportować wykonywanie zadań.
• Microsoft® ISA Server® 2000 – narzędzie
zabezpiecza połączenia internetowe firmy.
Umożliwia bezpieczny dostęp do sieci LAN,
dzięki kanałom komunikacji VPN.
• Microsoft® Exchange Server 2003 to uniwersalna platforma pracy grupowej zaprojektowana specjalnie do współpracy z platformą
serwerową Windows® Server 2003.
• Microsoft® Office® Outlook® 2003 – zintegrowane rozwiązanie do zarządzania wiadomościami e-mail, harmonogramami, zadaniami, notatkami, kontaktami i innymi informacjami.
• Microsoft® Dynamics CRM 3.0 – narzędzie
do zarządzania kontaktami z klientami. Jest
aktualnie wdrażane w firmie Soft-DC
KOMPUTERY.
Sytuacja obecna
Pierwszy etap wdrożenia obejmujący instalację i konfigurację najważniejszych elementów
pakietu, zakończył się w przewidzianym czasie i bez problemów. Wdrożenie pokierowano
tak, aby już na samym początku uzyskać jak
największy efekt. Pracownicy firmy, zaczęli
„Wykorzystanie dwóch
rozwiązań w miejsce jednego zdecydowanie obniża
nakłady na administrację.
Dlatego możliwość zastosowani tak funkcjonalnego
narzędzia, jak SQL Server,
była dla nas bardzo ważna.”
Waldemar Guziałek, współwłaściciel Soft-DC
KOMPUTERY s.c.
od razu korzystać z możliwości jakie daje
Small Business Server 2003.
„Użytkownicy poczuli nową jakość już po kilku
dniach pracy w nowym środowisku, choć był
to dopiero początek wdrażania poszczególnych usług” – zaznacza Waldemar Guziałek.
Wdrożenie trwa nadal. Firma Soft-DC
KOMPUTERY planuje dalszy rozwój struktury
informatycznej. Dodawane są nowe usługi –
system został ostatnio uzupełniony o zupełnie
nowe narzędzie CRM 3.0.
Korzyści
Dzięki doświadczeniu w implementacji systemów informatycznych, firma Soft-DC KOMPUTERY s.c była w stanie w pełni wykorzystać
możliwości Small Business Server i zmaksymalizować korzyści z zastosowania oprogramowania biznesowego.
Najbardziej dostrzegalne zmiany w funkcjonowaniu firmy wprowadziła platforma pracy
grupowej SharePoint Services. Portale intranetowe pozwalają pracownikom szybko wymieniać informacje, publikować plany działania i sygnalizować problemy. Daje to znaczna
oszczędność czasu – zamiast wysłać do każdej zainteresowanej osoby e-maila czy też
telefonicznie ustalać szczegóły, wystarczy
zamieścić wiadomość na portalu intranetowym.
Co więcej, współdzielenie danych w portalach
SharePoint daje to pewność, że informacje
trafią do właściwej osoby. SharePoint został
tak skonfigurowany, że za pomocą e-maili
informuje zainteresowane osoby (na przykład
przypisane do konkretnego projektu), o fakcie
powstania nowego dokumentu czy też o pojawieniu się nowego terminu wizyty.
„Dzięki kalendarzom w portalu SharePoint
zainteresowany konsultant jest automatycznie powiadamiany o kolejnym terminie, który
go dotyczy. Takie rozwiązanie w 100% wyeliminowało problemy z synchronizacją między
poszczególnymi pracownikami” – podsumowuje zmiany Waldemar Guziałek.
Nastąpiło także uporządkowanie i uproszczenie struktury informatycznej. Active Directory
pozwala łatwo kontrolować sieć i wszystkie
podłączone do niej komputery. Teraz wprowadzenie zmian w konfiguracji czy opublikowanie danych, trwa sekundy, a nie godziny.
Dzięki temu zarządzenia systemem IT własnego przedsiębiorstwa nie zajmuje już cennego czasu pracowników.
Korzystne okazało się też wprowadzenie bazy
SQL Server – zastąpiła ona rozwiązania Firebird oraz MSDE. „Wykorzystanie dwóch rozwiązań w miejsce jednego zdecydowanie
obniża nakłady na administrację. Dlatego
możliwość zastosowani tak funkcjonalnego
narzędzia, jak SQL Server, była dla nas bardzo ważna” – dodaje Waldemar Guziałek.
Kolejnym rozwiązaniem, które od razu dało
odczuć nową jakość były usługi Microsoft®
Windows Terminal. Serwer Windows Server
2003 zapewnia zdalny dostęp do bazy wiedzy
firmy Soft-DC KOMPUTERY s.c. Dzięki temu
pracownicy nawet przebywając u klientów
mogą sprawdzać informacje, czy też znaleźć
rozwiązanie problemów pojawiających się
podczas wdrożeń.
„W sytuacji gdzie znaczna część pracy jest
wykonywana u klientów, możliwość skorzystania z zasobów zgromadzonych w firmowej
bazie wiedzy dzięki usługom terminalowym –
to dla nas możliwość nie do przecenienia” –
cieszy się Waldemar Guziałek.
Usługi terminalowe pozwalają bowiem wyeliminować powtarzanie czynności. Gdy pracownik przebywając u klienta próbuje rozwiązać problem, może zerknąć do bazy wiedzy i
sprawdzić czy ktoś nie poradził sobie z tym
wcześniej. Zwiększa to wydajność pracy i
jednocześnie podnosi prestiż firmy w oczach
klientów.
Small Business Server przyczynił się także do
podniesienia bezpieczeństwa informatycznego firmy.
Wszystkie dane (na przykład zawartość portali
intranetowych, baz danych) są zgromadzone
w jednym miejscu i mogą być w odpowiedni
sposób chronione i archiwizowane. Tą funk-
„Dzięki kalendarzom w
portalu SharePoint zainteresowany konsultant jest
automatycznie powiadamiany o kolejnym terminie, który go dotyczy. Takie rozwiązanie w 100%
wyeliminowało problemy z
synchronizacją między poszczególnymi pracownikami.”
Waldemar Guziałek, współwłaściciel Soft-DC
KOMPUTERY s.c.
Więcej informacji
Bliższe informacje dotyczące Soft-DC Komputery s.c.
można znaleźć na stronie
www.soft-dc.pl
Bliższe informacje dotyczące produktu Microsoft
Small Business Server 2003 można znaleźć na stronie:
www.microsoft.com/poland/windowsserver2003/sb
s/default.mspx
cjonalność zapewniają komponenty wbudowane w Windows Server 2003.
Ważną korzyścią, jest również możliwość
centralnego wyznaczani polityki bezpieczeństwa dla komputerów klienckich i 100%
ochrona sieci przed atakami, jaką zapewnia
ISA Server.
Podsumowanie
Właściciele firmy są tak zadowoleni z wdrożenia oprogramowania biznesowego Microsoftu,
że planują zaoferowanie własnym klientom
opartych na nim rozwiązań.
„Nasi klienci dopytują się o możliwość organizacji pracy grupowej. Oprogramowanie, które
oferujemy swoim klientom bardzo dobrze
pracuje w środowisku terminalowym Microsoft Dzięki jego zastosowaniu będziemy łączyć
oddziały naszych klientów tak, aby w centrali
na bieżąco kierownictwo mogło na ekranach
swoich monitorów obserwować, jak firma
działa, a co najważniejsze - aby mogli odpowiednio szybko zareagować w sytuacji, gdy
taka reakcja jest potrzebna.”
Pokazuje to, że Small Business Server jest
elastyczną platformą, którą można dostosować do potrzeb praktycznie każdej firmy.
Podstawową zaletą rozwiązania Microsoft jest
jego integralność i rozbudowane narzędzia do
współdzielenia informacji oraz komunikacji w
obrębie firmy i z klientami.
„Dziś informacja to pieniądz. Kto ma informacje (a w szczególności kto ma ją szybciej)
skutecznie może konkurować na coraz trudniejszym rynku” – konkluduje Waldemar Guziałek.
Oprogramowanie i usługi:
Produkty:
Technologie:
- Microsoft® Windows® Small Business Server
2003 Premium Edition,
- Microsoft® SQL Server® 2000,
- Active Directory,
- praca grupowa,
- centrala baza danych,
- Microsoft® Exchane Server 2003,
- Microsoft® Windows® SharePoint Services 2003,
- Microsoft® Office® Outlook® 2003,
- usługi terminalowe,
- bezpieczeństwo informatyczne
- Microsoft® ISA Server® 2000,
- Microsoft® Dynamics® CRM 3.0.
Niniejsze studium przypadku służy wyłącznie celom informacyjnym.
Aktualne nazwy przedsiębiorstw i produktów wymienionych w tekście opracowania mogą być
zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli.