pobierz instrukcję - plik w formacie PDF

pobierz instrukcję - plik w formacie PDF

Instrukcja użytkowania Systemu SOTeK
Moduł Spedytor
v.1
Spis treści
1. Logowanie do Systemu SOTeK.......................................................................................................2
1.1 Strona główna...........................................................................................................................2
1.2 Wyszukiwarka kontenerów.......................................................................................................3
1.3 Menu główne............................................................................................................................3
2. Kontenery.........................................................................................................................................4
2.1 Zestawienie................................................................................................................................4
2.2 Lista kontenerów (Spedytora)....................................................................................................4
2.3 Wyszukaj kontener.....................................................................................................................6
2.4 Nowy kontener...........................................................................................................................6
2.4.1 Kontener pusty – wprowadzanie danych...........................................................................6
2.4.2 Kontener pełny – wprowadzanie danych...........................................................................7
2.5 Szczegółowe dane kontenera.....................................................................................................8
2.5.1 Zakładka: Dane szczegółowe kontenera............................................................................8
2.5.2 Zakładka: Ocena techniczna kontenera..............................................................................9
2.5.3 Zakładka: Zlecenia złożone na dany kontener wraz z ich statusami.................................9
2.5.4 Zakładka: Towar i odbiorcy...............................................................................................9
3. Zlecenia...........................................................................................................................................11
3.1 Lista zleceń złożenia wraz z ich statusami..............................................................................11
3.2 Zlecenie złożenia kontenera (awizacja kontenera)..................................................................12
3.3 Zlecenie podjęcia.....................................................................................................................12
3.4 Nowe zlecenie podjęcia...........................................................................................................13
3.4.1 Zlecenie podjęcia rozpoczynamy od wyboru relacji .......................................................13
3.4.2 Zlecenie podjęcia: Plac – Wagon.....................................................................................13
3.4.3 Zlecenie podjęcia: Plac – Samochód...............................................................................14
3.4.4 Zlecenie podjęcia: Plac – Burta.......................................................................................15
4. Zlecenia „A” (manipulacje)............................................................................................................15
4.1 Lista zleceń „A”.......................................................................................................................15
4.2 Szczegóły zlecenia „A”...........................................................................................................16
4.3 Nowe zlecenie „A”..................................................................................................................16
5. Odbiorcy.........................................................................................................................................18
5.1 Lista odbiorców.......................................................................................................................18
1
6. Magazyn.........................................................................................................................................18
6.1 Stan magazynu.........................................................................................................................18
6.2 Lista zleceń podjęcia z magazynu...........................................................................................19
6.3 Nowe zlecenie podjęcia towaru z magazynu...........................................................................20
1. Logowanie do Systemu SOTeK
Dostęp do Systemu SOTeK można uzyskać z dowolnego komputera podłączonego do
Internetu przy pomocy przeglądarki internetowej FireFox lub Internet Explorer. Aby się zalogować
należy wybrać stronę www.gtk-sa.pl a następnie kliknąć w link „WEJŚCIE DO SYSTEMU”.
Bezpośredni dostęp do Systemu jest możliwy przez wybranie adresu: https://sotek.gtk-sa.pl.
Proces autoryzacji oraz pracy w Systemie oparty jest o szyfrowane połączenie SSL.
Przy pierwszym wejściu na stronę logowania pojawi się informacja o konieczności zaakceptowania
Certyfikatu Zabezpieczającego połączenie pomiędzy przeglądarką internetową a serwerem aplikacji
SOTeK.
1.1 Strona główna
Po wprowadzeniu i zaakceptowaniu nazwy użytkownika i hasła zostajemy zalogowani
do Systemu. Loginy i hasła są generowane przez Administratora Systemu i przekazywane na
podstawie umowy określającej zakres funkcji i działań jakie może wykonać podmiot w Systemie
SOTeK.
2
1.2 Wyszukiwarka kontenerów
Wyszukiwarka pozwala na zadanie pytania do bazy odnośnie aktualnego statusu kontenera.
W odpowiedzi zwracany jest tylko status : awizowany lub złożony.
1.3 Menu główne
Menu umieszczone jest z lewej strony, posiada ono dynamicznie wyświetlane
elementy sub-menu.
Kontenery
Zestawienie (informacyjna zbiorcza)
Lista kontenerów (Spedytora)
Wyszukaj
Nowy kontener (szybka awizacja złożenia)
Zlecenia
Zlecenia złożenia
Nowe zlecenie złożenia (awizacja złożenia)
Zlecenia podjęcia
Nowe zlecenie podjęcia (awizacja podjęcia)
Zlecenia „A” (manipulacje)
Nowe zlecenie „A”
Odbiorcy
Lista odbiorców (dodawanie, usuwanie, edycja danych)
Magazyn
Stan magazynu
Podjęcia
Nowe podjęcie ( awizacja podjęcia z magazynu)
3
2. Kontenery
2.1 Zestawienie
Po zalogowaniu wszystkie istotne informacje zostały ujęte w „Zestawieniu”.
Jest to aktualna statystyka dotycząca pobytu kontenerów na Terminalu włącznie z kontenerami
wstrzymanymi. Każda liczba oraz numer wyświetlonego kontenera wstrzymanego jest „skrótem”
umożliwiającym bezpośrednie przejście do właściwej listy kontenerów z określonym statusem.
Każde ponowne kliknięcie w przycisk „Zestawienie” powoduje odświeżenie zawartości tabelki.
2.2 Lista kontenerów (Spedytora)
Widok listy kontenerów zawiera informacje o wszystkich kontenerach będących w gestii
spedytora. Pierwsza kolumna na liście zawiera graficzny status informujący o etapie pobytu
kontenera na Terminalu.
Kropka niebieska
Kropka zielona
Kropka czarna
- kontener awizowany
- kontener złożony
- kontener podjęty, opuścił terminal
Kolejne kolumny zawierają szczegółowe informacje o kontenerze.
Pole numer odprawy UC posiada również graficzny status ułatwiający w sposób jednoznaczny
określenie statusu celnego kontenera.
Kropka czerwona
Kropka zielona
- kontener nie posiada zwolnienia celnego
- kontener posiada zwolnienie celne wraz z wyświetlonym numerem
zgłoszenia wywozowego OGL / numerem odprawy UC
4
Pole stopka zawiera informację o wstrzymaniu kontenera przez właściwy urząd, może przyjmować
wartość UC lub IGDR. UC – stopka Urzędu Celnego, IGDR – stopka Referatu ds. Zwalczania
Przestępczości Celnej ( Brygada Operacyjna).
Listę wszystkich wyświetlanych kontenerów (Spedytora) można filtrować po ich statusie.
5
2.3 Wyszukaj kontener
Opcja ta pozwala na wyszukanie kontenera będącego w gestii Spedytora po jego numerze lub
dowolnym fragmencie numeru kontenera.
W przypadku wpisania np. pierwszych liter kontenera uzyskamy filtr wyświetlający nam listę
wszystkich kontenerów spełniających określony warunek.
2.4 Nowy kontener
Będąc w opcji menu Kontenery możemy zaawizować kontener, otwierając i wypełniając
zlecenie złożenia kontenera bez konieczności przechodzenia do opcji menu „Zlecenia”
2.4.1 Kontener pusty – wprowadzanie danych
Zakres pól do wypełnienia dla kontenera pustego:
−
−
−
−
−
−
−
numer kontenera
status ładunkowy (określa nam dalszą ścieżkę postępowania)
typ kontenera
armator
rodzaj środka transportu
środek transportu (identyfikator: numer rejestracyjny lub numer wagonu)
kierowca – imię i nazwisko (pole wymagane dla środka transportu: samochód)
− kierowca – dokument (pole wymagane dla środka transportu: samochód)
− przewidywana data przybycia
6
2.4.2 Kontener pełny – wprowadzanie danych
Zakres pól do wypełnienia dla kontenera pełnego:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
numer kontenera
status ładunkowy (określa nam dalszą ścieżkę postępowania)
typ kontenera
armator
rodzaj środka transportu
środek transportu (identyfikator: numer rejestracyjny lub numer wagonu)
kierowca – imię i nazwisko (pole wymagane dla środka transportu: samochód)
kierowca – dokument (pole wymagane dla środka transportu: samochód)
przewidywana data przybycia
status unijny towaru
statek
kraj przeznaczenia
numer bookingu (bukingu)
opis towaru
waga towaru brutto/ waga całkowita kontenera
odprawa w miejscu załadunku (jeśli dotyczy)
temperatura chłodzenia, wraz z podaniem zadanej temperatury (jeśli dotyczy)
IMO (jeśli dotyczy) wymagany kontakt z obsługą na Terminala
jednostka ładunkowa / ilość jednostek ładunkowych
Za dane wprowadzone do systemu odpowiada Spedytor.
7
2.5 Szczegółowe dane kontenera
Na każdej liście kontenerów „aktywny” jest numer kontenera pozwalający na bezpośrednie
przejście do danych szczegółowych. Informacje te podzielone zostały na dane kontenera
wprowadzone podczas jego awizacji złożenia, ocenę techniczną, wprowadzone zlecenia powiązane
z danym kontenerem oraz informacje o towarze i odbiorcach towaru znajdującego się w
kontenerze.
2.5.1 Zakładka: Dane szczegółowe kontenera
Dane wprowadzone przez Spedytora podczas awizacji kontenera (zlecenie złożenia kontenera)
8
2.5.2 Zakładka: Ocena techniczna kontenera
Ocena techniczna wprowadzone przed złożeniem kontenera na Terminalu. Informacja o relacji
określa nam moment kiedy terminal dokonał oceny. Widoczna jest zawsze ostatnia ocena
wykonana dla danego kontenera.
2.5.3 Zakładka: Zlecenia złożone na dany kontener wraz z ich statusami
Historia wszystkich zleceń złożonych na dany kontener podczas jego bieżącego pobytu na
terminalu.
2.5.4 Zakładka: Towar i odbiorcy
Zawiera informacje o odbiorcy i jego towarze znajdującym się w kontenerze.
Pozwala na dodanie i edycję danych odbiorcy dla kontenerów w imporcie wraz z opisem słownym
towaru. Dane te należy uzupełnić w celu udostępnienia możliwości wydruku karty kontenera
niezbędnej do jego zwolnienia.
9
10
3. Zlecenia
3.1 Lista zleceń złożenia wraz z ich statusami.
Lista zawiera wszystkie awizowane kontenery Spedytora wraz z graficzną interpretacją oraz ich
status podczas pobytu na terminalu. Lista może być filtrowana po statusach oraz porządkowana
rosnąco/malejąco przez kliknięcie na polu opisującym daną kolumnę na liście.
Wybór filtra Relacja pozwalającego na zawężenie ilości wyświetlanych kontenerów.
Można uruchamiać więcej niż jeden filtr jednocześnie aż do uzyskania oczekiwanych rezultatów
poszukiwania.
11
3.2 Zlecenie złożenia kontenera (awizacja kontenera)
Opis wprowadzania nowego zlecenia złożenia kontenera został opisany w punkcie 2.3
W momencie zatwierdzenia złożenia kontenera Spedytor otrzymuje wygenerowany przez system
numer TOKEN. Numer TOKEN jest wymagany przy weryfikacji kierowcy na bramie wjazdowej
przy złożeniach i podjęciach kontenerów.
Po zamknięciu okna z numerem TOKEN, można go ponownie odczytać na listach awizacji złożeń i
podjęć kontenerów.
3.3 Zlecenie podjęcia
Lista zleceń podjęcia wraz ze statusami. Zasada działania mechanizmów filtrowania i
porządkowania taka sama jak na pozostałych listach zleceń.
12
3.4 Nowe zlecenie podjęcia
3.4.1 Zlecenie podjęcia rozpoczynamy od wyboru relacji
−
−
−
Plac-Wagon
Plac-Samochód
Plac-Burta
3.4.2 Zlecenie podjęcia: Plac – Wagon
Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, (identyfikator) środka transportu,
przewidywana data podjęcia.
13
3.4.3 Zlecenie podjęcia: Plac – Samochód
Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, (identyfikator) środka transportu,
dane identyfikacyjne kierowcy, przewidywana data podjęcia.
14
3.4.4 Zlecenie podjęcia: Plac – Burta
Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, wybór statku z listy zawinięć.
4. Zlecenia „A” (manipulacje)
4.1 Lista zleceń „A”
Opis statusów graficznych zleceń:
kropka
kropka
kropka
kropka
czerwona - zlecenie awizowane/złożone
żółta - zlecenie przyjęte do realizacji
zielona - zlecenie wykonane
niebieska – zlecenie zrealizowane
15
4.2 Szczegóły zlecenia „A”
Lista kontenerów i czynności zleconych dla kontenera/kontenerów z opisem słownym,
podaną zmianą oraz informacjami dla zleceniodawcy (termin wykonania, dodatkowe czynności).
Zakładka Lista materiałów zawiera informacje o materiałach zużytych do wykonania zlecenia.
4.3 Nowe zlecenie „A”
W celu poprawnego założenia nowego zlecenia „A” należy wypełnić proponowaną datę wykonania
zlecenia, zmianę, słownie treść zlecenia oraz dodatkowe dyspozycje/uwagi nie ujęte na liście
czynności. Następnie wybrać jeden lub więcej kontenerów będących w gestii Spedytora.
System pozwoli na założenie zlecenia na kontenery posiadające dowolny status celny jednakże
takie zlecenie nie będzie mogło być przyjęte do realizacji do momentu zwolnienia kontenera.
16
Informacja dodatkowa*
Numer kontenera objętego stopką celną lub brygady na wszystkich listach jest
wyświetlany na czerwonym tle.
Po wyborze kontenera/kontenerów do zlecenia istnieje możliwość wyboru i zaznaczenia czynności
dostępnych do wykonania w ramach zlecenia bądź tylko wypełnienie części „Treść zlecenia –
dyspozycje”. Czynności zostaną uzupełnione przez obsługę Terminala podczas realizacji zlecenia.
Terminal odeśle też zwrotnie informację, czy zlecona data i zmiana są możliwe do
realizacji. Jeśli z jakiś przyczyn nie będzie to możliwe obsługa terminalu poda zwrotnie
proponowany termin realizacji zlecenia.
17
5. Odbiorcy
Każdy spedytor ma możliwość dopisania danych odbiorców widzianych tylko przez użytkowników
zdefiniowanych w systemie i powiązanych przez identyfikator firmy Spedytora.
Lista odbiorów wykorzystywana jest przy zleceniach na kontenery importowe, a dane odbiorcy
widzi tylko Urząd Celny i Brygada.
5.1 Lista odbiorców
Na liście odbiorców istnieje możliwość dodawania, usuwania oraz edycji danych wcześniej
wprowadzonego odbiorcy.
6. Magazyn
6.1 Stan magazynu
Zawiera listę partii towaru będącego w gestii spedytora rozformowanego zgodnie ze zleceniami
spedytora w podziale na miejsce złożenia (numer magazynu), opis towaru, datę złożenia danej
partii, jednostki miary, ilości bieżącej i całkowitej w ramach partii opakowań (j.m.) oraz status
celny.
18
6.2 Lista zleceń podjęcia z magazynu
Lista podjęć wraz ze statusem graficznym etapu wykonania złożonego przez Spedytora zlecenia.
19
6.3 Nowe zlecenie podjęcia towaru z magazynu.
Aby założyć zlecenie podjęcia towaru z magazynu należy wypełnić pola: numer magazynu,
sugerowana data wykonania zlecenia, dane środka transportu, dane identyfikacyjne kierowcy.
Zlecenie może zostać wykonane tylko w przypadku kiedy towar złożony w magazynie ma
zwolnienie celne.
Po wybraniu magazynu pojawi nam się lista partii towaru złożonego na magazynie.
Możemy z dowolnej z partii towaru wybrać towar do podjęcia określając ilość ilość opakowań
zbiorczych lub wagę towaru.
20
Komunikaty związane z działaniem Systemu SOTeK:
1. System podlega okresowej konserwacji związanej z bieżącą działalnością Terminala.
W tym czasie System nie będzie dostępny z zewnątrz. Na stronie logowania będzie umieszczona
informacja o przerwie technicznej.
2. Poza przerwami technicznymi dostęp do Systemu odbywa się w systemie 24/7
21