Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej

Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej

Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej
Wpisany przez Jacek Pukaluk, Piotr Wieczorek
Jak zaklasyfikować taki zakup; po jakim czasie można zakupić dodatkowe części i sfinansować
je z bieżących wydatków?
Pytanie
Zakupiliśmy (jednostka budżetowa) w sierpniu aparat fotograficzny o wartości 3200 zł.
Następnie w tym samym miesiącu chciano dokupić inne elementy (lampa błyskowa, stabilizator
obrazu itp) za kwotę 900 zł. Jak należy sklasyfikować zakup: jako środki trwałe czy też
pozostałe środki trwałe? Nie wyraziłam zgody na zakup dodatkowych części z bieżących
wydatków, gdyż uważam, że powinien to być wydatek inwestycyjny. Po jakim czasie można
zakupić dodatkowe części i sfinansować z bieżących wydatków?
Odpowiedź
Podstawową kwestią jest odpowiedź na pytanie, czy taki zakup jest celowy, tzn. czy
realizujemy poprzez zakup aparatu fotograficznego jakieś cele ustalone w statucie jednostki
budżetowej i czy mieści się w planie finansowym. Skąd takie podejście? Czy planowany był
zakup aparatu fotograficznego, który nie musi mieć dodatkowego wyposażenia, tj. lampy,
stabilizatora, gdyż do robienia pewnego rodzaju zdjęć nie jest konieczna lampa błyskowa, czy
stabilizator obrazu - w przypadku fotografowania krajobrazów, architektury itp. Czy zakup
aparatu bez tego dodatkowego wyposażenia spełnia wymogi art 35 FinansePublU, w którym
ustalono, że wydatki muszą mieścić się w limicie wydatków ustalonym w planie finansowym i
być dokonane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych
efektów z danych nakładów?
Można zatem zadać dodatkowe pytanie: do jakich celów jednostki będzie przydatny aparat bez
dodatkowych akcesoriów, bo przecież ich brak ogranicza jego możliwości wykorzystania? Nie
wykonamy bowiem dobrych zdjęć aparatem za 3200 zł w pomieszczeniu z gorszym
oświetleniem bez lampy błyskowej. Z treści pytania od razu wynika, że zakup nie był do końca
przemyślany, by nie rzec - nieplanowany!
Analizując sytuację z perspektywy jednostki budżetowej, warto mieć na uwadze nie tylko
regulacje ustawy o rachunkowości, ale także przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z
28.7.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), a konkretnie § 5 pkt 3 tego rozporządzenia,
stanowiący, iż:
„Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się:
1/4
Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej
Wpisany przez Jacek Pukaluk, Piotr Wieczorek
1. książki i inne zbiory biblioteczne;
2. środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w
szkołach i placówkach oświatowych;
3. odzież i umundurowanie;
4. meble i dywany;
5. inwentarz żywy;
6. pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości
nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych,
dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich
wartości w momencie oddania do używania".
Powyższe oznacza, że spełnienie warunku, co do zasady pozwalającego na ujęcie całej
wartości nabytego środka trwałego w postaci tzw. jednorazowej amortyzacji jako kosztu
uzyskania przychodu w miesiącu oddania środka trwałego do używania, uprawniłoby do
zakwalifikowania tego wydatku jako kosztu dla celów prawa bilansowego.
W konsekwencji, jeżeli w świetle art. 16f ust. 3 PDOPrU „wartość początkowa jest równa lub
niższa niż 3.500 zł", wówczas jednostka mogłaby dokonać odpisów amortyzacyjnych
jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego (...) - zarówno dla celów
podatkowych (jeżeli jednostka byłaby podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych),
jak i rachunkowych.
Jeśli jednak aparat fotograficzny ma przeznaczenie do celów dydaktycznych, nie będzie miało
znaczenia, jaką kwotą sfinansowano zakup, ponieważ pomoce dydaktyczne są umarzane
jednorazowo. Nie znając faktycznego celu zakupu aparatu fotograficznego, którego możliwości
wykorzystania są zawężone, do wykonania tylko niektórych zdjęć, trudno ocenić jednoznacznie
sposób sklasyfikowania wydatku. Może to być § 4240 - zakup pomocy naukowych,
dydaktycznych i książek, lub § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, lub 6060 - wydatki na
zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych (jeśli przekroczono by kwotę 3500 zł razem z
dodatkowym wyposażeniem).
Wartość początkowa, o której jest tutaj mowa, to cena należna zbywcy powiększona o
określone koszty poboczne oraz VAT naliczony, który nie podlega odliczeniu (art. 16 g
PDOPrU). Definicja ta się odnosi się przy tym do (pojedynczego) środka trwałego, czyli rzeczy,
której cechami są m.in.: kompletność oraz zdatność do użytku.
2/4
Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej
Wpisany przez Jacek Pukaluk, Piotr Wieczorek
To ostatnie należy rozumieć jako zdatność do użytku, jaki jest przewidziany dla danej rzeczy
przez podatnika, który ją nabył. Sam aparat fotograficzny jest kompletny i zdatny do użytku
nawet przez rok bez lampy błyskowej i stabilizatora. Jeśli jednak jego zastosowanie ma być
„szerokie", to znaczy będzie potrzebna lampa błyskowa i stabilizator, to nabycie aparatu „na
raty" nie spowoduje, iż uniknie się przekroczenia progu 3500 zł.
Potwierdza to m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5.6.2007 r. (sygn. II FSK
245/07), w którym czytamy:
„Aby dany składnik majątku mógł być zaliczony do środków trwałych, powinien on spełniać
łącznie następujące warunki: 1) powinien być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby
związane z prowadzoną przez niego działalnością lub oddany do używania na podstawie
umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, 2) przewidywany okres
używania powinien być dłuższy niż jeden rok, 3) powinien być kompletny i zdatny do użytku w
dniu przyjęcia do używania. Oznacza to, że składnik majątku bez względu na jego wartość
początkową nie może być zaliczony do środków trwałych, jeżeli nie spełnia łącznie wszystkich
powyższych warunków (...).
Kolejnym istotnym warunkiem jest to, aby środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji lub
wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przy czym - w dniu
przyjęcie do użyczenia środki powinny być kompletne i zdatne do użytku. Oznacza to, że sam
fakt zakupienia środka trwałego, który wymaga dodatkowych nakładów nie pozwala na wpisanie
środka do ewidencji i rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Środek ten musi być
„kompletny i zdatny do użytku", aby podatnik mógł go wykorzystać do prowadzenia działalności
gospodarczej".
Do funkcjonowania aparatu fotograficznego nie jest jednak konieczne posiadanie lampy
błyskowej, tak jak i każdy zestaw komputerowy nie musi posiadać np. skanera czy drukarki,
które np. funkcjonują w ramach sieci komputerowej. Istotne jest przeznaczenie i sens takiego
zakupu. Dodatkowym wyposażeniem do aparatu fotograficznego, który nie jest niezbędny może
stanowić:
-
statyw,
zestaw filtrów,
parasole odbijające światło itp.
Ciekawe pytanie postawiono na końcu: po jakim czasie można zakupić dodatkowe części i
3/4
Zakup aparatu fotograficznego dla jednostki budżetowej
Wpisany przez Jacek Pukaluk, Piotr Wieczorek
sfinansować je z wydatków bieżących? Uważamy, że w tym przypadku po roku, aby nie zostać
posądzonym o tzw. niedokonywanie wstępnej oceny zaciągania zobowiązań finansowych,
ponieważ w przyszłorocznym planie finansowym możemy przewidzieć (zaplanować na
podstawie ograniczonych możliwości wykorzystania aparatu), że warto rozszerzyć
funkcjonalność aparatu, aby mógł być lepiej wykorzystywany, do innych zadań statutowych, co
uzasadni dokonanie zakupu akcesoriów fotograficznych, które wtedy zakupimy w ramach
środków § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia, pamiętając o zwiększeniu wartości
początkowej aparatu, ponieważ same akcesoria nie mogą być wykorzystane (tzw. kompilacja
sprzętowa) bez aparatu.
Tym sposobem aparat zyskuje nową wartość początkową, zwiększoną o wartość zakupionych
dodatków i powinien zostać przeklasyfikowany na środek trwały, ale już zamortyzowany. Czyli
wykreślamy go z ewidencji środków pozostałych i wpisujemy wraz z dodatkowym sprzętem jako
kompletny zespół urządzeń do wykonywania różnych zdjęć do księgi inwentarzowej środków
trwałych. Jednorazowo odpiszemy koszty zakupu dodatkowego wyposażenia w dniu zakupu.
Nie możemy następnie dokonywać okresowych umorzeń, ponieważ aparat w roku poprzednim
został wykazany jako zamortyzowany, a dodatkowy zakup nie przekroczył kwoty 3500 zł.
Podstawa prawna: art. 16a, 16g, 16 f ust. 3 PDOPrU, art. 20 i 35 FinansPublU oraz
Rozporządzenie Ministra Finansów z 28.7.2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.
1020)
Jacek Pukaluk
doradca podatkowy
Piotr Wieczorek
specjalista ds. rachunkowości
4/4