Instrukcja odbioru sprzętu

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
INSTRUKCJA ODBIORU SPRZĘTU
Informacje i uwagi ogólne:
Projekt „System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany
spersonalizowaną bezpieczną Kartą Dużej Rodziny” jest realizowany przez Ministerstwo Pracy
i Polityki Społecznej wraz z Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. Zgodnie z założeniami Projektu
dla Państwa Jednostek został zakupiony komputer, urządzenie wielofunkcyjne i zasilacz
awaryjny (UPS) do realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2015 r. o Karcie
Dużej Rodziny.
W lipcu 2015 r. w związku z Państwa zgłoszeniami MPiPS wystąpiło do Centrum Projektów Polska
Cyfrowa (CPPC) o zgodę na wykorzystanie ww. sprzętu do realizacji dodatkowych zadań nie
związanych z Kartą Dużej Rodziny. Pismo ze zgodą znajduje się w załączniku nr 5 do niniejszej
instrukcji.
Sprzęt mają otrzymać jednostki organizacyjne na poziomie gminy w ramach umowy nr
3/DI/PN/2015 zawartej prze MPiPS w dniu 26 maja 2015 r. z Konsorcjum firm: COMPUTEX Sp.
z o.o. Sp. k., ul. Mroźnej 27, 03-654 Warszawa – Lider i PIDIKOM Sp. z o.o. Sp. k., ul. Augustówka
11G/5, 02-981 Warszawa (wyciąg umowy z Wykonawcą stanowi załącznik nr 1).
Dostawy realizowane będą w dni robocze w godzinach od 9:00 do 15:00 (chyba, że Jednostka uzgodni
z Wykonawcą inne godziny) począwszy od dnia 12 sierpnia 2015 r.
Podczas dostaw mogą Państwo kontaktować się z następującymi Koordynatorami ze strony
Wykonawcy:
Piotr Bukalski nr tel. 606 265 453
województwa: Lubuskie, Pomorskie, Wielkopolskie, Zachodniopomorskie
Tomasz Pytlos nr tel. 695 336 933
województwa: Dolnośląskie, Kujawsko-Pomorskie, Łódzkie, Małopolskie, Mazowieckie, Opolskie,
Śląskie
Agnieszka Post nr tel. 604 128 383
województwa: Lubelskie, Podlaskie, Świętokrzyskie, Warmińsko-Mazurskie, Podkarpackie
Obowiązki Wykonawcy:
Wykonawca musi dostarczyć do Państwa Jednostki sprzęt komputerowy składający się z: Komputera
All in One, urządzenia wielofunkcyjnego oraz zasilacza awaryjnego (UPS).
Wykonawca ma obowiązek po dostarczeniu sprzętu:
1. Wypakować i umieścić sprzęt komputerowy w miejscu wskazanym przez jednostkę.
2. Włączyć komputer, aktywować system operacyjny Microsoft Windows, poinformować
Państwa o loginie i haśle do systemu operacyjnego.
3. Dołączyć do każdego rodzaju sprzętu dostarczanego do Jednostki kartę gwarancyjną
i instrukcję obsługi, sporządzone w języku polskim.
Uwaga: W karcie gwarancyjnej zawarte muszą być informacje dotyczące numeru seryjnego
sprzętu oraz dane teleadresowe gwaranta: numery telefonu i faksu, adres e-mail, pod które
‘’System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany spersonalizowaną
bezpieczną Kartą Dużej Rodziny”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
można zgłaszać awarie sprzętu, a także okres gwarancji, która wynosi na komputer
i urządzenie wielofunkcyjne 60 miesięcy, a na zasilacz awaryjny 36 miesięcy.
Obowiązki jednostki – czynności niezbędne do wykonania przez osobę
odbierająca sprzęt komputerowy w Jednostce:
Uprzejmie prosimy o dołożenie wszelkiej staranności przy odbiorze sprzętu, co pozwoli uniknąć
sytuacji odebrania sprzętu, który będzie uszkodzony mechanicznie, niekompletny, bądź
niedziałający.
W momencie dostarczenia sprzętu osoba odpowiedzialna za jego przyjęcie powinna wykonać
następujące czynności:
1. Sprawdzić kompletność dostarczanego sprzętu komputerowego.
1) Komputer All in One: klawiatura NTT USB, mysz NTT USB, kabel zasilający 3m, kabel
3m UTP, płyta CD ze sterownikami, system operacyjny: Microsoft Windows 8.1
Professional PL 64-bit, CD Burner XP.
Nazwa elementu
JEST
NIE MA
Komputer All in One
klawiatura NTT USB
mysz NTT USB
kabel zasilający 3m
kabel 3m UTP
płyta CD ze sterownikami
system operacyjny Microsoft Windows 8.1
Professional PL 64-bit (wraz z loginem i pierwszym
hasłem)
CD Burner XP
Uwaga: legalność oprogramowania Microsoft Windows 8.1 Professional PL mogą
Państwo dodatkowo zweryfikować dzwoniąc bezpośrednio do producenta Microsoft, pod
numer telefonu 22 594 19 99.
2) Urządzenie wielofunkcyjne: Toner
MLT-D116L, płyty CD: ze sterownikami
i oprogramowaniem OCR, kabel zasilający, kabel UTP 3m.
Nazwa elementu
JEST
NIE MA
Urządzenie wielofunkcyjne
Toner MLT-D116L
płyty CD: ze sterownikami i oprogramowaniem OCR
kabel zasilający
kabel UTP 3m
3) Zasilacz awaryjny UPS: 1 kabel zasilający, 2 kable 3m zasilające IEC320, kabel USB,
płyta CD ze sterownikami i instrukcją obsługi.
Nazwa elementu
JEST
NIE MA
Zasilacz awaryjny UPS
1 kabel zasilający
‘’System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany spersonalizowaną
bezpieczną Kartą Dużej Rodziny”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
2 kable 3m zasilające IEC320
kabel USB
płyta CD ze sterownikami i instrukcją obsługi
2. Sprawdzić sprzęt pod kątem uszkodzeń mechanicznych – dokładnie obejrzeć czy nie jest
porysowany, nie posiada pęknięć, otarć, połamanych części itp.
Uwaga: W przypadku wystąpienia ww. uszkodzeń należy odmówić przyjęcia takiego sprzętu
i umówić się na kolejną dostawę sprzętu wolnego od wad. Zgodnie
z zawartą przez MPiPS umową Wykonawca powinien dostarczyć do Państwa sprzęt
fabrycznie nowy, nieużywany, nieregenerowany i wolny od wad.
3. Sprawdzić oznakowanie sprzętu komputerowego – czy naklejone są wszystkie niezbędne
etykiety – opis wszystkich etykiet wraz z dokumentacją fotograficzną zawarty jest
w załączniku nr 2.
4. Sprawdzić zgodność numerów seryjnych urządzeń z numerami wpisanymi na umowie
użyczenia – numery na urządzeniach muszą być takie same jak te wpisane w umowę
użyczenia, którą będą Państwo podpisywać.
5. Sprawdzić zgodność numeru klucza licencyjnego do Microsoft Windows z numerem
wpisanym na umowie użyczenia – numer klucza musi być taki sam jak ten wpisany
w umowę użyczenia, którą będą Państwo podpisywać.
6. Sprawdzić czy system operacyjny Microsoft Windows 8.1 Professional został
aktywowany – po wybraniu: Panel sterowania > System i zabezpieczenia > System
powinien pojawić się ekran z poniższą informacją (podkreślono kolorem czerwonym miejsce,
w którym można sprawdzić aktywację systemu Windows)
‘’System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany spersonalizowaną
bezpieczną Kartą Dużej Rodziny”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
7. Sprawdzić czy dostarczony sprzęt komputerowy jest sprawny:
1) Komputer – uruchomić i zalogować się do sytemu operacyjnego za pomocą
przekazanego przez przedstawiciela Wykonawcy loginu i hasła. Następnie należy zmienić
hasło
na
własne
zgodnie
z
instrukcją
znajdującą
się
na
stronie:
http://windows.microsoft.com/pl-pl/windows-8/passwords-in-windows-8-faq.
Uwaga: Zgodnie z zapisami rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2004 r. Ministra spraw
wewnętrznych i administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i
systemy służące do przetwarzania danych osobowych zmiana hasła powinna następować
nie rzadziej niż co 30 dni.
2) Urządzenie wielofunkcyjne – wydrukować 2-3 strony na drukarce i sprawdzić jakość
wydruku, zeskanować jedną stronę.
3) Zasilacz awaryjny UPS – podłączyć UPS do prądu i sprawdzić czy się uruchomił.
8. Podpisać umowę użyczenia lub wpisać na niej uwagi:
podpisując umowę użyczenia automatycznie potwierdzają Państwo odbiór sprzętu (komputer,
urządzenie wielofunkcyjne, zasilacz awaryjny UPS) jako kompletnego, sprawnego i gotowego
do pracy. W przypadku, gdy osobą podpisującą umowę nie jest wójt/burmistrz/prezydent
miasta, jesteście Państwo zobowiązani do dołączenia do umowy stosownego
pełnomocnictwa/uchwały (oryginału bądź kopii potwierdzonej z oryginałem)
upoważniającego/j tę osobę do realizacji zadań związanych z Kartą Dużej Rodziny.
Podpisaną przez Państwa jednostkę umowę użyczenia (w dwóch egzemplarzach) zabiera
Wykonawca i dostarcza do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Jeden egzemplarz
umowy użyczenia podpisany przez przedstawiciela Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
otrzymają Państwo listem poleconym w październiku/listopadzie 2015 r.
Uwaga: W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do kompletności, sprawności lub
gotowości do pracy sprzętu nie podpisujecie Państwo umowy użyczenia, odmawiacie
przyjęcia sprzętu, a na egzemplarzach umowy zapisujecie swoje uwagi/spostrzeżenia, pod
którymi osoba uczestnicząca w procedurze odbioru, składa podpis. W przypadku odmowy
przyjęcia przez Państwa sprzętu z powodu wad lub niespełnienia wymagań jakościowych lub
technicznych, Wykonawca ma obowiązek w terminie 3 dni roboczych dostarczyć do
Jednostki sprzęt pozbawiony wad i spełniający wymagania jakościowe i techniczne.
W załączeniu:
1. Załącznik nr 1 - Wyciąg z umowy 3/DI/PN/2015
2. Załącznik nr 2 - Dokumentacja fotograficzna dostarczanego sprzętu.
3. Załącznik nr 3 – Warunki gwarancji dostarczanego sprzętu.
4. Harmonogram dostaw sprzętu.
5. Pismo WWPE-DEA1.4220.8.9.2.2015/RF z dnia 3 sierpnia 2015 r. ze zgodą Centrum
Projektów Polska Cyfrowa na wykorzystanie sprzętu również do celów nie związanych
z realizacją zadań wynikających z ustawy o Karcie Dużej Rodziny.
‘’System ulg i bonifikat skierowanych do rodzin wielodzietnych certyfikowany spersonalizowaną
bezpieczną Kartą Dużej Rodziny”