KOMISJA EUROPEJSKA Badania we Wspólnocie SIÓDMY

Transkrypt

KOMISJA EUROPEJSKA
Badania we Wspólnocie
SIÓDMY PROGRAM
RAMOWY
Przewodnik dotyczący zagadnień finansowych
związanych z Działaniami Pośrednimi FP7
Wersja 24/7/2007
Uwaga
Niniejszy przewodnik służy pomocą na rzecz beneficjentów. Jego celem jest podawanie informacji. Jego treść
nie służy zastąpieniu konsultacji ze stosownymi źródłami prawnymi bądź niezbędnej porady ze strony
prawnego eksperta, tam gdzie to jest stosowne. Ani Komisja, ani żadna inna osoba występująca w jej imieniu
nie ponosi odpowiedzialności za sposób korzystania ze wskazówek zawartych w niniejszym przewodniku.
Wprowadzenie
Ogólna Modelowa Umowa o Granty została przyjęta przez Komisję Europejską dnia 10 kwietnia 2007 celem
stosowania jej w odniesieniu do projektów badawczych obejmowanych środkami finansowymi w ramach
Siódmego Programu Ramowego (Wspólnota Europejska oraz Traktaty Euratom). Niniejsza modelowa umowa
o granty ma zastosowanie wobec działań pośrednich w ramach Programów Szczegółowych FP7 ‘Współpraca’,
‘Zdolności‘ oraz ‘Badania Nuklearne’ (rozszczepienie jądra atomu). Składa się ona z tekstu głównego oraz
kilku załączników. Istnieje również lista specjalnych klauzul, które mogą zostać wprowadzone do umowy o
grant tam, gdzie jest to stosowne.
Przyjęto oddzielne modelowe umowy o granty dla Programów Szczegółowych ‘Ludzie’ (Marie Curie) oraz
‘Idee’ (Europejska Rada ds. Badań).
Celem niniejszego przewodnika jest pomoc uczestnikom w zrozumieniu oraz interpretacji postanowień natury
finansowej zawartych w Modelowej Umowie o Grant (GA), którą oni podpisują. W tym celu, czyniono starania
w załączonym tekście (w możliwym zakresie), by pomijać stosowanie odniesień natury prawnej, technicznego
słownictwa oraz żargonu prawniczego. Celem tekstu jest dostarczenie czytelnikowi praktycznych porad.
Struktura przewodnika odzwierciedla postanowienia natury finansowej zawartych w GA, poprzez zastosowanie
takiego samego indeksu oraz struktury dokumentu. Winien on zatem być stosowany jako narzędzie do
wyjaśniania postanowień zawartych w GA i winien być czytany w powiązaniu z tą umową. Każdy artykuł w
GA z implikacjami natury finansowej jest wyjaśniany w niniejszym Przewodniku, a tam gdzie jest to stosowne,
załączono przykłady. Celem jest nie tylko wyjaśnienie, lecz również, poprzez zastosowanie tej samej struktury,
pomoc czytelnikowi w zlokalizowaniu miejsca, gdzie może znaleźć odpowiedź na swoje pytanie.
Zawsze gdy zostają nakreślone nowe zasady oraz zostaje określona nowa struktura, pojawiają się nowe
problemy. Pod wieloma względami, Zasady Uczestnictwa oraz GA Siódmych Programów Ramowych są oparte
na poprzednich Ramowych Programach Badawczych. Tym niemniej, wydaje się oczywiste, że zarówno
stosowanie niniejszego Przewodnika oraz realizacja nowych Programów Ramowych będzie skutkować
pojawieniem się nowych sytuacji bądź trudności, które będą wymagały szczególnej uwagi oraz dalszych
wyjaśnień. Z tego też względu, niniejszy przewodnik winien być rozumiany jako przewodnik podlegający
ewolucji, który będzie regularnie aktualizowany (zasadniczo co 6 miesięcy), aby mógł odzwierciedlać nowe
kwestie oraz opinie użytkowników (zarówno z zewnątrz oraz wewnątrz Komisji), jak również wiedzę uzyskaną
w oparciu o praktykę. W tym miejscu jednakże należy pamiętać, że jedynym celem niniejszego Przewodnika
jest dostarczenie interpretacji tekstów prawnych (i w szczególności Umowa o Grant), a nie może on od nich
odstępować. Niniejsze wskazówki nie odzwierciedlają prawnego stanowiska Komisji; jedynie postanowienia
podpisanej umowy o grant są wiążące.
Niniejszy przewodnik należy rozumieć jako jeszcze jeden przewodnik dostępny dla każdego przyszłego
beneficjenta Siódmych Programów Ramowych, które można znaleźć pod następującym adresem internetowym:
http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html.
SPIS TREŚCI
CZĘŚĆ 1 – UMOWA O GRANT W RAMACH SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO – TEKST
GŁÓWNY .............................................................................................................................................................. 5
Artykuł 5 Umowy o Grant – Maksymalna kwota wkładu finansowego Wspólnoty ......................................... 5
Artykuł 5.1 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty........................................................................ 5
Artykuł 5.2 Umowy o Grant – Treści Aneksu I do Umowy o Grant związane z zagadnieniami natury
finansowej....................................................................................................................................................... 5
Artykuł 5.3 Umowy o Grant – konto bankowe .............................................................................................. 7
Artykuł 6 – Finansowanie wstępne .................................................................................................................... 7
Pojęcie oraz obliczanie finansowania wstępnego (+Artykuł II.6 Umowy o Grant)....................................... 7
Wkład na rzecz Funduszu Gwarancyjnego (+Artykuł II.20 Umowy o Grant) .............................................. 8
Artykuł 7 Umowy o Grant – Klauzule specjalne ............................................................................................... 9
CZĘŚĆ 2 – UMOWA O GRANT W RAMACH SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO – ANEKS II –
POSTANOWIENIA OGÓLNE............................................................................................................................ 10
Artykuł II.1 Umowy o Grant – Definicje – Kwestie nie związane z finansami............................................... 10
Objaśnienia odnośnie definicji organizacji badawczej, małych i średnich przedsiębiorstw oraz instytucji
publicznych w myśl Artykułu II.16.................................................................................................................. 10
CZĘŚĆ „A” – REALIZACJA PROJEKTU......................................................................................................... 10
DZIAŁ 1: ZASADY OGÓLNE ........................................................................................................................... 10
Artykuł II.2 Umowy o Grant – Organizacja konsorcjum oraz rola koordynatora ........................................... 10
Czy takie zadania koordynacyjne mogą być wykonywane przez innych beneficjentów/strony trzecie? .... 10
Czy inni beneficjenci mogą wykonywać część z zadań związanych z zarządzaniem? ............................... 10
Czy może istnieć koordynator naukowy inny niż Koordynator? ................................................................. 10
Czy osoba prawna o słabej kondycji finansowej może być koordynatorem projektu?................................ 11
Artykuł II.3 Umowy o Grant – Określone zobowiązania do działania ze strony każdego beneficjenta.......... 11
DZIAŁ 2: SPRAWOZDAWCZOŚĆ ORAZ PŁATNOŚCI................................................................................. 12
Artykuł II.4 Umowy o Grant – Sprawozdania oraz wyniki działań................................................................. 12
Artykuły II.4.1, II.3.3 oraz II.4.5 → II.4.8 Umowy o Grant ........................................................................ 12
Artykuł II.4.4 Umowy o Grant – Certyfikaty z dokumentów finansowych, certyfikat z metodologii ........ 12
2. Złożenie certyfikatu dotyczącego metodologii ........................................................................................ 14
Artykuł II.5 Umowy o Grant – Aprobata sprawozdań oraz wyników, granice czasowe dla realizacji płatności
.......................................................................................................................................................................... 20
Artykuł II.5.1– Aprobata sprawozdań oraz wyników na koniec każdego okresu sprawozdawczego ......... 20
Artykuł II.6 Umowy o Grant – Sposoby realizacji płatności ........................................................................... 20
Artykuł II.6.1.a) – Finansowanie wstępne na początku projektu ................................................................. 20
Artykuł II.6.1.b) – Płatności śródokresowe następujące po aprobacie sprawozdań okresowych ................ 20
Artykuł II.6.1.c) – Płatność końcowa mająca miejsce po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego .......... 20
Artykuł II.6.4 – Kursy wymiany .................................................................................................................. 21
CZĘŚĆ 3: REALIZACJA .................................................................................................................................... 22
Artykuł II.7 Umowy o Grant – Podzlecenia..................................................................................................... 22
Artykuł II.7.1 – Określenia........................................................................................................................... 22
Artykuł II.7.2 – Zadania, które mogą być podzlecane oraz warunki ........................................................... 23
Artykuł II.7.3 – Zadania drugorzędne .......................................................................................................... 24
Artykuł II.7 Umowy o Grant w powiązaniu ze specjalną klauzulą 25............................................................. 25
Artykuł II.8 Umowy o Grant – zawieszenie projektu ...................................................................................... 25
Artykuł II.8 II.13 Umowy o Grant – brak zagadnień natury finansowej .................................................... 25
CZĘŚĆ „B”: POSTANOWIENIA W ODNIESIENIU DO FINANSÓW ........................................................... 26
DZIAŁ 1: OGÓLNE POSTANOWIENIA W ODNIESIENIU DO FINANSÓW .............................................. 26
Artykuł II.14 Umowy o Grant – Koszty kwalifikowane projektu.................................................................... 26
Artykuł II.14.1 – Kryteria kwalifikowalności .............................................................................................. 26
Artykuł II.14.2 Umowy o Grant – Koszty stron trzecich – Koszty zasobów udostępnionych oraz koszty
stron trzecich realizujących część prac......................................................................................................... 29
Artykuł II.14.3 Umowy o Grant – Koszty niekwalifikowane ...................................................................... 34
Artykuł II.15 Umowy o Grant – Określenie kosztów bezpośrednich oraz pośrednich................................ 35
Rozróżnienie pomiędzy kosztami bezpośrednimi oraz pośrednimi
35
Artykuł II.16 Umowy o Grant – Górne limity finansowania ........................................................................... 48
Artykuł II.17 Umowy o Grant – Przychody z projektu.................................................................................... 52
Artykuł II.18 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty ....................................................................... 54
Artykuł II.19 Umowy o Grant – odsetki generowane w wyniku finansowania wstępnego Komisji............... 61
DZIAL 2. FUNDUSZ GWARANCYJNY ORAZ ZWROT KWOT................................................................... 63
Artykuł II.20 Umowy o Grant – Fundusz Gwarancyjny.................................................................................. 63
Artykuł II.21 Umowy o Grant – Zwrot kosztów oraz zwroty kwot ................................................................. 64
CZĘŚĆ 3 – KONTROLE ORAZ SANKCJE....................................................................................................... 66
Artykuł II.22 Umowy o Grant – Audyty i kontrole finansowe ........................................................................ 66
Artykuł II.23 Umowy o Grant – Audyty i przeglądy techniczne ..................................................................... 67
Artykuł II.24 Umowy o Grant – Kary konwencjonalne................................................................................... 68
Artykuł II.25 Umowy o grant – Kary finansowe ............................................................................................. 69
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE ODNOŚNIE DZIAŁAŃ Z DOSTĘPEM
PONADNARODOWYM ..................................................................................................................................... 70
Punkt III.9 Umowy o Grant – Wsparcie finansowe Wspólnoty dla kosztów dostępu ..................................... 70
ANEKS III – DZIAŁANIA ERA-NET PLUS..................................................................................................... 73
Punkt III.2 Umowy o Grant – Okres realizacji projektu .................................................................................. 73
Punkt III.3 Umowy o Grant – Określone zobowiązania ze strony każdego beneficjenta................................ 73
Punkt III.4 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty........................................................................... 73
Punkt III.5 Umowy o Grant – Określone warunki płatności............................................................................ 73
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO „BADAŃ DLA MAŁYCH I
ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW” LUB BADAŃ DLA STOWARZYSZEŃ MAŁYCH I ŚREDNICH
PRZEDSIĘBIORSTW”........................................................................................................................................ 74
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO „BADAŃ NA RZECZ
OKREŚLONYCH GRUP” [Badania na rzecz organizacji stowarzyszeń cywilnych – BSG – CSO] ................. 78
CZĘŚĆ 1 – UMOWA O GRANT W RAMACH SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO – TEKST
GŁÓWNY
Artykuł 5 Umowy o Grant – Maksymalna kwota wkładu finansowego Wspólnoty
Artykuł 5.1 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty
Nie można przekraczać maksymalnej kwoty wkładu finansowego Wspólnoty, przedstawionej w niniejszym
artykule. Nawet w przypadku, gdy koszty kwalifikowane okażą się wyższe, nie jest możliwe dodatkowe
dofinansowanie. Wkład Wspólnoty Europejskiej obejmuje:
a) Pojedyncza rata wstępnego finansowania wypłacana na początku projektu (Artykuł 6 Umowy o
Grant)
b) Wypłaty przejściowe po każdym okresie sprawozdawczym
c) Końcowa płatność na koniec projektu za ostatni okres sprawozdawczy plus wszelkie niezbędne
korekty.
Dla celów obliczenia ostatecznej kwoty wkładu Wspólnoty, wszelkie odsetki generowane przez finansowanie
wstępne na koncie koordynatora, jak również przychody uzyskane przez beneficjenta, muszą być brane pod
uwagę1. Informacje odnośnie maksymalnych stawek wkładu według działań oraz typu beneficjenta można
znaleźć w Artykule II.16 Umowy o Grant.
Przykład:
Projekt A:
Maksymalna kwota wkładu Wspólnoty Europejskiej: 3.000.000 EURO
Okres realizacji: 3 lata
Finansowanie wstępne (odnośnie wyliczenia kwoty finansowania wstępnego, zob. Artykuł 6 GA):
Kwota wkładu Wspólnoty Europejskiej zaaprobowana w pierwszym okresie sprawozdawczym:
Pierwsza płatność przejściowa
Kwota wkładu Wspólnoty Europejskiej zaaprobowana w drugim okresie sprawozdawczym:
Druga płatność przejściowa
Kwota wkładu Wspólnoty Europejskiej zaaprobowana w ostatnim okresie sprawozdawczym
Ostateczna płatność: EURO (3.000.000 – (1.600.000 + 900.000 + 200.000))
EURO 1.600.000
EURO 900.000
EURO 900.000
EURO 900.000
EURO 200.000
EURO 1.200.000
EURO 300.000
Dalsze objaśnienia odnośnie tego artykułu oraz sposobów realizacji płatności, zob. Artykuł II.6 Umowy o
Grant. Odnośnie wyliczania kwoty finansowania wstępnego oraz zatrzymania kwoty w wysokości 10%, zob.
Artykuł 6 Umowy o Grant.
Artykuł 5.2 Umowy o Grant – Treści Aneksu I do Umowy o Grant związane z zagadnieniami natury
finansowej
Zważywszy na fakt, że zestawienie w tabeli w Aneksie I (Opis Prac) do Umowy o Grant przedstawia kwoty
szacunkowe, przeniesienie budżetu pomiędzy działaniami oraz beneficjentami jest dozwolone bez potrzeby
wprowadzania poprawek do Umowy o Grant. Tym niemniej, warunkiem takiego przeniesienia jest to, że prace
winny być zrealizowane w sposób przewidziany w Aneksie I do Umowy o Grant. Koordynator winien dokonać
weryfikacji każdego przypadku, lecz w praktyce zachęca się koordynatorów (oraz beneficjentów poprzez
koordynatora) aby, w przypadku gdy ma miejsce przeniesienie mające potencjalny wpływ na „Opis Prac”
(większość przypadków), by dokonali sprawdzenia tego faktu (pocztą elektroniczną) wraz z
Przedstawicielem Projektu w Komisji. Wiadomość w formie poczty elektronicznej (bądź innej formie na
piśmie) zapobiegnie wszelkim nieporozumieniom odnośnie interpretacji tego warunku w późniejszym okresie
czasu.
1
Odnośnie informacji dotyczących odsetek generowanych poprzez finansowanie wstępne, zobacz Artykuł II.19. Odnośnie
przychodów, zobacz Artykuł II.17 GA.
Poprawka Umowy o Grant będzie niezbędna we wszystkich przypadkach, jeśli przeniesienie budżetu
będzie skutkowało znaczącą zmianą w Aneksie I. Znacząca zmiana odnosi się do takiej zmiany, która ma
wpływ na prace natury technicznej przewidziane w Aneksie I do Umowy o Grant, włączając w to
podzlecanie zadania, które miało początkowo być zrealizowane przez beneficjenta. W przypadku
wątpliwości, zaleca się porozumienie z odpowiedzialnym przedstawicielem projektu w Komisji.
Ponadto, w przypadku gdy zostanie dokonane przeniesienie, będą miały zastosowanie stawki zwrotu kosztów
nowych działań oraz beneficjentów przedstawione w Artykule II.16 Umowy o Grant, wraz z innymi limitami
określonymi w Umowie o Grant (tzn. przeniesienie pomiędzy beneficjentami lub działaniami o różnych
stawkach finansowania).
Przykłady:
•
•
•
„A” dokonuje przeniesienia w ramach własnego budżetu kwoty 100.000 EURO z działań zarządu
(finansowanych w 100%) na działania naukowo-badawcze (finansowane w 50%). Jeżeli koszty
pozostaną takie same (100.000 EURO), finansowanie ulegnie korekcie do 50.000 EURO ( (jako że
stawka finansowania dla działań naukowo-badawczych wynosi 50%, a nie 100%).
„B” (przedsiębiorstwo o małej/średniej wielkości) dokonuje przeniesienia 100.000 EURO z działań
naukowo-badawczych na „A” (duże przedsiębiorstwo). Biorąc pod uwagę, że stawki zwrotu kosztów dla
przedsiębiorstwa o małej/średniej wielkości mogą wynosić do 75% kosztów całkowitych, B
przysługiwało finansowanie kwoty 75.000 EURO. Tym niemniej, jeśli koszty pozostaną takie same
(100.000 EURO), „A” będzie mogło ubiegać się jedynie o 50.000 EURO w ramach finansowania
Wspólnoty Europejskiej, jako że 50% stanowi stawkę finansowania dla przedsiębiorstwa „A” (nie
będącego przedsiębiorstwem o małej/średniej wielkości) w ramach działań naukowo-badawczych.
„B” (przedsiębiorstwo o małej/średniej wielkości) dokonuje przeniesienia kwoty 100.000 EURO z
działań naukowo-badawczych na działania zarządzające prowadzone przez „A”(przedsiębiorstwo o
średniej wielkości). Przedsiębiorstwu „B” przysługiwała kwota 75.000 EURO na dofinansowanie od
Unii Europejskiej, przedsiębiorstwu „A” będzie przysługiwać taka sama kwota kosztów
kwalifikowanych (100.000 EURO) w kwocie 100.000 EURO na dofinansowanie od Unii Europejskiej.
Dzieje się tak ponieważ koszty działań zarządu są zwracane w 100 procentach.
Tym niemniej, niezależnie od różnych kombinacji przeniesień, maksymalny wkład finansowy Wspólnot
Europejskich, o którym mowa w Artykule 5 nie może zostać powiększony.
Szczególne przypadki, gdzie część lub całość grantu jest refinansowana w formie kwoty zryczałtowanej
(odnośnie pojęcia kwoty zryczałtowanej zob. Art. II.18 Umowy o Grant)
Przeniesienie środków finansowych do części, w której zwracane są koszty w formie kwoty zryczałtowanej, nie
jest dozwolone. Kwoty zryczałtowane z definicji nie wymagają złożenia finansowego uzasadnienia (zeznania),
jako że są one „stałe”. Wobec powyższego, przeniesienia budżetu z części grantu, w którym pieniądze są
zwracane na podstawie kosztów, do części, w której zwracane są koszty w formie kwoty zryczałtowanej, bądź
pomiędzy kwotami zryczałtowanymi dla różnych działań, nie są dozwolone. Wszelkie zmiany w tych kwotach
mogą być brane pod uwagę jedynie w kontekście potencjalnej reorientacji projektu w drodze formalnej
poprawki wprowadzonej do Umowy o Grant, w bliskim porozumieniu z Komisją. W przypadku przeniesień
środków z działania/partnera, gdzie finansowanie następuje w formie kwoty zryczałtowanej na
działanie/partnera, gdzie koszty są zwracane, określone okoliczności winny również być przedyskutowane z
Komisją.
W przypadku beneficjentów z krajów partnerskich uczestniczących w międzynarodowej współpracy2 (ICPC),
przewiduje się że mogą one dokonać wyboru wkładu ze strony Wspólnot Europejskich w formie kwot
zryczałtowanych, bądź wyboru wkładu ze strony Wspólnot Europejskich w oparciu o zwrot kosztów
kwalifikowanych. W ramach wyjątku, w przypadku umowy o grant z uczestnikami ICPC, Konsorcja mogą
dokonać przeniesienia budżetu z części grantu, gdzie następuje zwrot na podstawie kosztów, do części gdzie
następuje zwrot w formie kwoty zryczałtowanej (i odwrotnie). Innymi słowy, Konsorcjum może dokonać
2
Artykuł 2.12 Przepisu (EC) Nr 1906/2006 określa je jako „kraj trzeci, który Komisja klasyfikuje jako państwo o niskim dochodzie, o
niższym-średnim dochodzie bądź o wyższym-średnim dochodzie i które jest tak określone w programach pracy”.
przeniesienia środków pieniężnych od beneficjentów, którzy otrzymują zwrot na podstawie kosztów
kwalifikowanych, do beneficjentów, gdzie następuje na podstawie kwot zryczałtowanych i odwrotnie.
Powodem jest to, że w tych przypadkach liczba badaczy na rok wykorzystywanych przez kraje partnerskie
uczestniczące w międzynarodowej współpracy musi zostać uzasadniony. Również w tych przypadkach,
przeniesienia pomiędzy beneficjentami wykorzystującymi kwoty zryczałtowane jest również możliwe, po
spełnieniu tych samych warunków, jak określono powyżej w odniesieniu do przeniesień środków finansowych.
W każdym z przypadków, ma zastosowanie całkowita maksymalna kwota wkładu Wspólnot Europejskich
udzielona na projekt.
Uczestnicy z krajów partnerskich uczestniczących w międzynarodowej współpracy mogą również wybrać
kwoty zryczałtowane wtedy, gdy uczestniczą w umowie o grant, której celem nie jest konkretnie promocja
współpracy międzynarodowej.
Objaśnienia odnośnie wkładów Wspólnot Europejskich w formie kwot zryczałtowanych przedstawiono w
niniejszym Przewodniku w Artykule II.18 Umowy o Grant.
Artykuł 5.3 Umowy o Grant – konto bankowe
Zaleca się, by konto bankowe wskazane w Umowie o Grant (tzn. konto bankowe Koordynatora) było
wykorzystywane wyłącznie dla celów funduszy projektu. Powodem tego jest to, że koordynator, celem
wypełnienia swoich zobowiązań, musi w każdej chwili być w stanie zidentyfikować daty oraz liczby związane
z każdą płatnością otrzymaną bądź zrealizowaną w ramach Umowy o Grant (Artykuł II.2.3). Wymóg ten jest
niezbędny dla określenia odsetek, które winny zostać zwrócone (lub odliczone), bądź celem wykazania, że
faktycznie nie ma żadnych odsetek. Poza tym, wymóg ten jest również ważny dla celów kontroli i audytów
(tzn. aby umożliwić zestawienie zapisów księgowych z faktycznym wykorzystaniem środków).
W każdym z przypadków, jeśli jest wykorzystywane istniejące konto / sub-konto, metody księgowe stosowane
przez koordynatora muszą umożliwić stosowanie się do wyżej wspomnianych wymogów. W przypadkach
szczególnych, zwłaszcza w dziedzinie badań związanych z bezpieczeństwem, można zamieścić specjalną
klauzulę w Umowie o Grant celem określenia korzystania z danego konta bankowego / sub-konta bankowego
jako obowiązek ze strony koordynatora (klauzula specjalna nr 27).
Artykuł 6 – Finansowanie wstępne
Pojęcie oraz obliczanie finansowania wstępnego (+Artykuł II.6 Umowy o Grant)
W okresie realizacji projektu, ma miejsce tylko jedna płatność finansowania wstępnego (płatność z góry).
Koordynator otrzyma ją na początku realizacji projektu, a w każdym razie w przeciągu 45 dni od wejścia w
życie umowy o grant (chyba że specjalna klauzula określi to inaczej). Koordynator rozdzieli te środki pomiędzy
innych beneficjentów:
•
•
W chwili, gdy minimalna liczba beneficjentów wymagana wezwaniem do składania wniosków
podpisała oraz zwróciła Formularz A (formularz przystąpienia), oraz
Tylko pomiędzy tych beneficjentów, którzy podpisali oraz zwrócili Formularz A.
Tak jak w przypadku jakiejkolwiek innej płatności, koordynator rozdzieli środki z finansowania wstępnego
pomiędzy innych beneficjentów zgodnie z Umową o Grant oraz decyzjami podjętymi przez Konsorcjum, oraz
musi być w stanie określić w każdej chwili kwotę zapłaconą każdemu z beneficjentów (oraz poinformować o
tym Komisję, gdy nastąpi taka potrzeba). Środki pochodzące z finansowania wstępnego pozostaną
własnością Wspólnot do chwili realizacji końcowej płatności.
Celem finansowania wstępnego jest umożliwić beneficjentom posiadanie dodatniego przepływu gotówki w
okresie (większej części okresu) realizacji projektu. Zostanie ono określone podczas negocjacji, tym niemniej w
myśl ogólnej zasady, w przypadku projektów realizowanych przez więcej niż dwa okresy sprawozdawcze,
powinno ono wynosić do 160% średniego finansowania unijnego na okres. Tym niemniej, kwota
finansowania wstępnego może ulec zmianie w przypadku, gdy jest to wymagane określonymi okolicznościami
danego projektu.
Przykłady:
• Projekt z intensywnym finansowaniem początkowym przez Konsorcjum (powód do zwiększenia)
• Projekt z niewielką ilością działań bądź wydatków finansowych na pierwszy okres (powód do
pomniejszenia finansowania wstępnego).
W przypadku projektów o jednym lub dwóch okresach sprawozdawczych, kwota finansowania wstępnego
może wynieść 60-80% całkowitego wkładu Wspólnot Europejskich, chyba że określone okoliczności
projektu wymagają inaczej (np. bardzo duża początkowa inwestycja kapitału itp.). Jakakolwiek jest to kwota,
limity wspomniane w następnym akapicie mają tutaj również zastosowanie.
W każdym przypadku, pojedyncze finansowanie wstępne charakteryzuje się dwoma następującymi limitami:
•
•
wkład na rzecz Funduszu Gwarancyjnego (5% całkowitego wkładu Wspólnot Europejskich dla
projektu) będzie stanowić część finansowania wstępnego (oraz jego kalkulacji); tym niemniej, nie
będzie on wpłacany na konto Koordynatora, a będzie on przekazywany bezpośrednio z Komisji na
Fundusz w chwili wypłaty finansowania wstępnego.
10% całkowitego wkładu Wspólnot Europejskich zostanie zatrzymane przez Komisję do dnia realizacji
ostatniej płatności.
Wkład na rzecz Funduszu Gwarancyjnego (+Artykuł II.20 Umowy o Grant)
Jak już wspomniano powyżej, kwota wkładu beneficjentów na rzecz Funduszu Gwarancyjnego (Artykuł II.21
Umowy o Grant) stanowi część finansowania wstępnego, lecz zostanie natychmiast odjęta od finansowania
wstępnego, zanim zostanie ono wypłacone przez Komisję Koordynatorowi, oraz przekazana bezpośrednio
przez Komisję na Fundusz Gwarancyjny. Wobec powyższego, kwota netto otrzymana przez Koordynatora na
konto bankowe będzie mniejsza od kwoty, o której mowa w Artykule 6.1 Umowy o Grant.
5% wkładu Wspólnot Europejskich przekazane do Funduszu Gwarancyjnego zostanie zwrócone beneficjentom
poprzez koordynatora w chwili realizacji ostatecznej płatności, pod koniec realizacji projektu. Tym niemniej,
może mieć zastosowanie potrącenie w wysokości maksymalnie 1% wkładu Wspólnot Europejskich w
odniesieniu do niektórych beneficjentów, w okolicznościach opisanych w Artykule II.20 Umowy o Grant.
Przykłady:
•
Projekt „A” prowadzony przez 3 okresy sprawozdawcze ze wkładem Wspólnot Europejskich w kwocie 3.000.000
EURO
-
•
Projekt „B” prowadzony przez 5 okresów sprawozdawczych ze wkładem Wspólnot Europejskich w kwocie
6.000.000 EURO
-
3
Średni wkład Wspólnot Europejskich na okres sprawozdawczy: 3.000.000 EURO/ 3 = 1.000.000 EURO
Finansowanie wstępne (zwykle 160% 1.000.000 EURO), o którym mowa w Art. 6 = 1.600.000 EURO
Wkład do Funduszu Gwarancyjnego: 5% finansowania unijnego: 3.000.000 x 5% =
150.000 EURO
1.450.000 EURO
Kwota netto przekazana Koordynatorowi3: 1.600.000 EURO - 150.000 EURO =
Średni wkład Wspólnot Europejskich na okres sprawozdawczy: 6.000.000 EURO/ 5 = 1.200.000 EURO
Finansowanie wstępne (zwykle 160% 1.200.000 EURO), o którym mowa w Art. 6 = 1.920.000 EURO
Wkład do Funduszu Gwarancyjnego: 5% finansowania unijnego: 6.000.000 x 5% =
300.000 EURO
Kwota netto przekazana Koordynatorowi4: 1.920.000 EURO - 300.000 EURO =
1.620.000 EURO
Jeśli Wspólne Centrum Badawcze nie jest beneficjentem w Konsorcjum, w takim przypadku ich finansowanie również zostanie
odjęte i wypłacone im bezpośrednio.
4
•
Projekt „C” prowadzony przez 18 okresów sprawozdawczych ze wkładem Wspólnot Europejskich w kwocie
900.000 EURO
-
Finansowanie wstępne (zwykle 75% całkowitego finansowania Wspólnot Europejskich), o którym
mowa w Art. 6 = 675.000 EURO
Wkład do Funduszu Gwarancyjnego: 5% finansowania unijnego: 900.000 x 5% =
45.000 EURO
5
Kwota netto przekazana Koordynatorowi : 675.000 EURO - 45.000 EURO =
630.000 EURO
Ważne jest, aby pamiętać, że podstawą do wyliczenia pojedynczego finansowania wstępnego dla projektów
trwających więcej niż dwa okresy sprawozdawcze jest średnie finansowanie Wspólnot Europejskich na okres
sprawozdawczy; stanowi to wynik podzielenie całkowitego wkładu Wspólnot Europejskich na projekt przez
liczbę okresów sprawozdawczych (które mogą, lecz niekoniecznie, zbiegać się z liczbą lat realizacji projektu).
Artykuł 7 Umowy o Grant – Klauzule specjalne
Klauzula specjalna 10 – zob. Artykuł II.14 Umowy o Grant.
Odnośnie innych klauzul, zob. odpowiednie wytyczne pod następującym odnośnikiem: (ODNOŚNIK).
5
CZĘŚĆ 2 – UMOWA O GRANT W RAMACH SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO – ANEKS II
– POSTANOWIENIA OGÓLNE
Artykuł II.1 Umowy o Grant – Definicje – Kwestie nie związane z finansami
Objaśnienia odnośnie definicji organizacji badawczej, małych i średnich przedsiębiorstw oraz instytucji
publicznych w myśl Artykułu II.16
CZĘŚĆ „A” – REALIZACJA PROJEKTU
DZIAŁ 1: ZASADY OGÓLNE
Artykuł II.2 Umowy o Grant – Organizacja konsorcjum oraz rola koordynatora
Mamy zawsze do czynienia tylko z jednym koordynatorem projektu, który jest odpowiedzialny za zadania
określone w Artykule II.2.3 Umowy o Grant, oraz który reprezentuje Konsorcjum wobec Komisji.
Czy takie zadania koordynacyjne mogą być wykonywane przez innych beneficjentów/strony trzecie?
Zadania przydzielone w Umowie o Grant koordynatorowi w wyżej wspomnianym artykule nie mogą być
podzlecane bądź przekazywane do realizacji stronie trzeciej. Rola koordynatora w ramach Umowy o Grant
jest określona przez zadania zdefiniowane w Artykule II.2.3 Umowy o Grant. Ponadto, zadania te nie mogą być
wykonywane przez innych beneficjentów.
Czy inni beneficjenci mogą wykonywać część z zadań związanych z zarządzaniem?
Zadania koordynacyjne stanowią część „zadań związanych z zarządzaniem”, tym niemniej, „zadania związane
z zarządzaniem” obejmują zadania, które wychodzą poza koordynację projektu – i te zadania mogą być
realizowane przez beneficjentów innych niż koordynator. W tym znaczeniu, pewne zadania związane z
zarządzaniem będą wykonywane przez innych beneficjentów, którym zostanie zwróconych 100% kosztów, pod
warunkiem że spełniają oni inne kryteria kwalifikowalności, jak to określono w Artykule II.14 Umowy o Grant
(np. uczestnictwo spotkaniach zarządzających projektem, uzyskiwanie certyfikatów na zeznania finansowe).
Odnośnie dalszych informacji dotyczących „zadań związanych z zarządzaniem”, zob. Artykuł II.16.5 Umowy o
Grant.
Czy może istnieć koordynator naukowy inny niż Koordynator?
Koordynator w ramach Umowy o Grant jest definiowany jedynie poprzez zadania, o których mowa w Artykule
II.2.3. Z drugiej strony, zadania związane z koordynacją projektu, które nie są wymienione w powyższym
Artykule (np. naukowa koordynacja projektu), mogą być realizowane przez innego beneficjenta. Istnieje
możliwość, że beneficjent odpowiadający za zadanie koordynacji naukowej, może wewnętrznie (tzn. w ramach
Konsorcjum) określony jako „koordynator naukowy”. Tym niemniej, w odniesieniu do Komisji, „koordynator
naukowy” jest tylko jeszcze jednym beneficjentem Umowy o Grant. Nie będzie on uważany za koordynatora
projektu. koszty zadaN koordynacji naukowej realizowanych przez tego beneficjenta mogą zostać zwrócone
jeśli spełniają one kryteria kwalifikowalności określone w Artykule II.14, lecz jedynie jako „działania
badawcze oraz rozwoju technologicznego” (tzn. 50% / 75% stawki zwrotu kosztów). Ze swej natury (prace
badawcze) ich koszty nie mogą zostać zwrócone jako „koszty zarządzania” (tzn. zwrot kosztów do 100%).
Przykład:
Beneficjent „B” jest liderem Pakietu Prac I w Projekcie X, jak również odpowiada za ogłoszenie
przetargu związanego z wyłonieniem nowego beneficjenta w ramach Pakietu Prac I. Odpowiada on
ponadto za techniczną koordynację innych pięciu Pakietów Prac zawartych w projekcie. Musi on
również uzyskać certyfikat w odniesieniu do dokumentów finansowych.
•
•
•
•
Stawki zwrotu kosztów:
Za prace naukowo-badawcze: 50% (75% w przypadkach określonych w Artykule II.16.2 Umowy o
Grant)
Za prace zarządzania związane z przetargiem w ramach Pakietu Prac I: 100%
Za naukową koordynację projektu: 50% (jako że stanowi to część działań naukowo-badawczych)
Za koszty zarządzania związane z certyfikatem w odniesieniu do dokumentów finansowych: 100%
Czy osoba prawna o słabej kondycji finansowej może być koordynatorem projektu?
Komisja będzie systematycznie analizować kondycję finansową koordynatorów nie będących instytucjami
publicznymi, instytucjami wyższego i średniego szkolnictwa, bądź których uczestnictwo nie jest wyraźnie
zagwarantowane dla projektu przez Kraj Członkowski bądź Kraj Stowarzyszony. Komisja będzie także
analizować kondycję finansową każdego beneficjenta, który otrzymuje szacunkową kwotę wkładu Wspólnot
Europejskich powyżej 500.000 EURO.
W przypadku koordynatorów, jeśli wyniki takiej analizy są niepomyślne, takiej jednostce nie będzie w zasadzie
wolno być koordynatorem projektu. Komisja nie zażąda od niej dodatkowych gwarancji bądź zabezpieczeń,
wobec czego jednostka o słabej bądź niedostatecznej kondycji finansowej winna zostać zastąpiona jako
koordynator Konsorcjum (chociaż może nadal być uczestnikiem/beneficjentem projektu).
Tym niemniej, taka osoba prawna może nadal pełnić funkcję koordynatora, jeśli w sposób dobrowolny
przedstawi ona Komisji gwarancję, która może być uznana za równoważną gwarancji udzielonej przez
Kraj Członkowski bądź Kraj Stowarzyszony.
Odnośnie informacji dotyczących zasad prawnej i finansowej kondycji beneficjentów, zob. „Zasady odnośnie
zapewnienia stałej weryfikacji istnienia oraz prawnego statusu uczestników, jak również ich zdolności do
działania oraz zdolności finansowych”:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/rules-verif_en.pdf
Artykuł II.3 Umowy o Grant – Określone zobowiązania do działania ze strony każdego beneficjenta
Brak zagadnień natury finansowej
DZIAŁ 2: SPRAWOZDAWCZOŚĆ ORAZ PŁATNOŚCI
Artykuł II.4 Umowy o Grant – Sprawozdania oraz wyniki działań
Artykuły II.4.1, II.3.3 oraz II.4.5 → II.4.8 Umowy o Grant
Zob. odnośne wskazówki dotyczące sprawozdawczości, dostępne pod adresem
(http://cordis.europa.eu/fp7/finddoc_en.html).
Wskazówki dotyczące sprawozdawczości z projektu określają treść tychże sprawozdań oraz proponują szablony.
Artykuł II.4.4 Umowy o Grant – Certyfikaty z dokumentów finansowych, certyfikat z metodologii
Certyfikaty z dokumentów finansowych nie są wymagane w przypadku działań pośrednich, których koszty są
w całości zwracane na drodze kwot pełnych lub zryczałtowanych.
Nie są one również wymagane w przypadku beneficjentów z kosztami poniesionymi w związku z projektem,
lecz bez wkładu Wspólnot Europejskich (w tym przypadku, taka okoliczność będzie wspomniana w specjalnej
klauzuli 9, która zostanie włączona do Artykułu 7).
Certyfikat z dokumentów finansowych jest obowiązkowy dla każdego żądania (pośredniego bądź końcowego)
w formie zwrotu kosztów – w każdym przypadku, gdy kwota wkładu Wspólnot Europejskich równa się lub jest
wyższa od kwoty 375.000 EURO po skumulowaniu ze wszystkimi wcześniejszymi płatnościami, za które nie
został wystawiony certyfikat z dokumentów finansowych. Kiedy certyfikat z dokumentów finansowych
zostanie złożony, próg 375.000 EURO ma ponownie zastosowanie dla kolejnych wkładów Wspólnot
Europejskich, lecz naliczanie rozpoczyna się od 0.
Należy pamiętać, że mimo iż próg jest ustalany w oparciu o wkład Wspólnot Europejskich, certyfikat z
dokumentów finansowych winien obejmować wszystkie kwalifikowane koszty.
Przykład 1: Beneficjent w projekcie o okresie realizacji 5 lat:
Nr żądania Koszty kwalifikowane
1
2
3
4
5
380.000 EURO
410.000 EURO
500.000 EURO
350.000 EURO
700.000 EURO
Wkład Wspólnot
Skumulowana kwota,
Europejskich przy 50% dla której nie
wystawiono certyfikatu
z dokumentów
finansowych
190.000 EURO
190.000 EURO
205.000 EURO
395.000 EURO
250.000 EURO
250.000 EURO
175.000 EURO
425.000 EURO
350.000 EURO
350.000 EURO
Certyfikat z
dokumentów
finansowych
wymagany
NIE
TAK
NIE
TAK
NIE
(1)
(2)
(3)
(1) Skumulowany wkład Wspólnot Europejskich = 190.000 EURO + 205.000 EURO = 395.000 EURO.
Należy dostarczyć certyfikat z dokumentów finansowych, ponieważ skumulowana kwota >375.000. Po
złożeniu certyfikatu z dokumentów finansowych, naliczanie skumulowanej kwoty rozpoczyna się
ponownie od 0 dla okresu 3.
Należy pamiętać, że certyfikat z dokumentów finansowych musi obejmować koszty kwalifikowane dla
dwóch okresów (380.000 EURO + 410.000 EURO = 790.000 EURO), a nie tylko wkład Wspólnot
Europejskich.
(2) Skumulowany wkład Wspólnot Europejskich = 250.000 EURO + 175.000 EURO = 425.000 EURO.
Należy dostarczyć certyfikat z dokumentów finansowych, ponieważ skumulowana kwota >375.000. Po
złożeniu certyfikatu z dokumentów finansowych, naliczanie skumulowanej kwoty rozpoczyna się
ponownie od 0 dla okresu 5.
Certyfikat z dokumentów finansowych musi obejmować koszty kwalifikowane dla okresów 3 oraz 4
(500.000 EURO + 350.000 EURO = 850.000 EURO).
(3) Wkład Wspólnot Europejskich = 350.000 EURO < 375.000 EURO, zatem nie ma potrzeby wystawiania
certyfikatu z dokumentów finansowych za ostatni okres sprawozdawczy.
Przykład 2: Projekty o okresie realizacji powyżej dwóch lat:
Wkład Wspólnot
Europejskich
1
2
3
175.000 EURO
200.000 EURO
150.000 EURO
350.000 EURO
350.000 EURO
300.000 EURO
Skumulowana kwota,
dla której nie
z dokumentów
finansowych
175.000 EURO
375.000 EURO
150.000 EURO
Certyfikat z
dokumentów
finansowych
wymagany
NIE
TAK
NIE
(1)
(2)
Zatem:
(1) Certyfikat musi zostać złożony (jako że 175.000 EURO + 200.000 EURO = 375.000 EURO). Certyfikat
winien obejmować wszystkie koszty kwalifikowane nie objęte do tej pory certyfikatami: 700.000 EURO.
(2) Brak potrzeby wystawiania certyfikatu dla kwoty 300.000 EURO ponieważ wkład Wspólnot
Europejskich = 150.000 EURO < 375.000 EURO.
Przykład 3: Projekty o okresie realizacji powyżej dwóch lat ze wkładem Wspólnot Europejskich <375.000
EURO
Wkład Wspólnot
Europejskich
1
2
3
100.000 EURO
125.000 EURO
100.000 EURO
200.000 EURO
250.000 EURO
200.000 EURO
Skumulowana kwota,
dla której nie
z dokumentów
finansowych
100.000 EURO
225.000 EURO
325.000 EURO
Certyfikat z
dokumentów
finansowych
wymagany
NIE
NIE
NIE (1)
(1) Brak potrzeby wystawiania certyfikatu dla kwoty 650.000 EURO ponieważ wkład Wspólnot
Europejskich = 325.000 EURO < 375.000 EURO.
Szczególny przypadek projektów o okresie realizacji 2 lat bądź mniej:
W przypadku, gdy kwota wkładu Wspólnot Europejskich żądana przez beneficjenta jest równa bądź wyższa od
kwoty 375.000 EURO (skumulowanej ze wszystkimi wcześniejszymi płatnościami), tylko jeden certyfikat z
dokumentów finansowych zostanie wystawiony w chwili realizacji ostatecznej płatności. Taki certyfikat
winien obejmować wszystkie koszty kwalifikowane:
Przykład 3: Projekty dla beneficjenta w projekcie o okresie realizacji dwóch lat:
Nr żądania
Koszty
kwalifikowane
1 (12 miesięcy) 800.000 EURO
2 (ostateczna) 410.000 EURO
Wkład Wspólnot
Europejskich
przy 50%
400.000 EURO
205.000 EURO
Skumulowana kwota
400.000 EURO
605.000 EURO
Potrzeba certyfikatu
z dokumentów
finansowych
NIE
(1)
TAK
(2)
(1) Kwota skumulowana przekracza próg 375.000 EURO. Tym niemniej, jako że okres trwania projektu
równa się lub jest mniejszy niż dwa lata, certyfikat winien zostać złożony jedynie na koniec projektu.
(2) Ten certyfikat z dokumentów finansowych winien obejmować wszystkie koszty kwalifikowane (1.210.000
EURO).
Przykład 4: Projekt o okresie realizacji 3 lat (ponad 2 lata), lecz tylko z dwoma okresami sprawozdawczymi
Nr żądania
Koszty
kwalifikowane
1 (12 miesięcy) 750.000 EURO
2 (ostateczna) 350.000 EURO
Wkład Wspólnot
Europejskich
przy 50%
375.000 EURO
200.000 EURO
Skumulowana kwota,
dla której nie złożono
certyfikatu z
dokumentów
finansowych
375.000 EURO
200.000 EURO
Potrzeba certyfikatu
z dokumentów
finansowych
TAK
NIE
(1)
(1) Ponieważ osiąga pułap 375.000 EURO, a okres realizacji projektu jest dłuższy niż 2 lata, nawet jeśli są
tylko dwa okresy sprawozdawcze, każdy o długości 18 miesięcy
2. Złożenie certyfikatu dotyczącego metodologii
Certyfikat z dokumentów finansowych jest certyfikatem, który jest składany po tym, jak koszty zostały
poniesione oraz złożono żądanie ich zwrotu.
W ramach dodatkowej opcji, w ramach Siódmego Programu Ramowego, Umowa o Grant zezwala na to, by
niektórzy beneficjenci składali, przed złożeniem żądania kosztów, certyfikat dotyczący metodologii, którą będą
się posługiwać celem określenia kosztów personelu oraz kosztów pośrednich (nie innych kosztów).
Po złożeniu, certyfikat dotyczący metodologii będzie musiał zostać zatwierdzony przez Komisję.
Po uzyskaniu aprobaty, certyfikat dotyczący metodologii pozwala służbom Komisji na uzyskanie
rozsądnego zapewnienia co do wiarygodności metody określania kosztów przez beneficjenta celem
przygotowania żądań kosztów w przyszłości w odniesieniu do zarówno personelu (rzeczywiste bądź
uśrednione) oraz koszów pośrednich (innych niż zryczałtowane stawki), oraz powiązanych systemów kontroli.
W konsekwencji powyższego, tacy beneficjenci uzyskują pewne ulgi odnośnie okresów składania certyfikatów
z dokumentów finansowych (opisane poniżej).
Procedury związane ze wprowadzeniem prośby oraz składaniem certyfikatu z metodologii zostały opisane pod
adresem "ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf".
Mogą zostać określone następujące etapy:
1. Prośba ze strony beneficjenta o wykorzystanie tego certyfikatu
Złożenie certyfikatu z metodologii jest uzależnione od następujących warunków:
•
•
6
Złożenie tego typu certyfikatu jest całkowicie nieobowiązkowe dla beneficjentów spełniających kryteria
określone przez Komisję.
Certyfikat ten jest przewidziany dla beneficjentów biorących udział w wielu programach (próg jest
ustalany w drodze wyłącznej decyzji Komisji). W pierwszym etapie6, opcja ta będzie dostępna tylko dla
tych beneficjentów, którzy uczestniczyli w przynajmniej 8 umowach w ramach Szóstego Programu
Ramowego, przy wkładzie Wspólnot Europejskich dla każdej z nich równym lub wyższym niż 375.000
EURO.
Kryteria te będą dostosowywane przez Komisję na podstawie analizy rezultatów pierwszego etapu oraz uzupełniane progami
związanymi z Siódmym Programem Ramowym.
•
Beneficjent, który został uznany za winnego składania fałszywych deklaracji lub w sposób poważny
naruszył swoje zobowiązania wynikające z niniejszej umowy o grant, bądź w odniesieniu do którego
stwierdzono, że zawyżył kwotę, może zostać wykluczony z certyfikacji metodologii. Może to również
mieć zastosowanie w stosunku do beneficjentów, których metodologia podlegała ciągłym zmianom.
Beneficjenci, którzy zamierzają dokonać wyboru certyfikacji metodologii oraz rozważają spełnienie
kryteriów, mogą przedłożyć „prośbę” do Komisji. Prośba ta może zostać przedłożona jedynie pocztą
elektroniczną na następujący adres funkcyjny:
[email protected]
2. Przyjęcie bądź odrzucenie prośby przez służby Komisji zgodnie z ustalonymi kryteriami
Komisja ma 30 dni kalendarzowych na przyjęcie bądź odrzucenie prośby. W przypadku, gdy prośba
nie może zostać przyjęta, decyzja z uzasadnieniem zostanie przekazana danemu beneficjentowi.
Brak odpowiedzi w przeciągu 30 dni od otrzymania prośby nie może być uznawany za przyjęcie
tejże prośby. To ograniczenie czasowe może zostać przedłużone, jeśli niezbędne są wyjaśnienia
bądź dodatkowe informacje.
3. Złożenie certyfikatu metodologii
•
Kiedy prośba zostanie przyjęta, należy złożyć certyfikat w formie sprawozdania z ustaleń dotyczących
faktów, sporządzony oraz potwierdzony przez zewnętrznego audytora (lub urzędnika państwowego
posiadającego kompetencje w odniesieniu do instytucji publicznych, instytucji szkolnictwa średniego i
wyższego oraz organizacji badawczych7) w formie przewidzianej w Umowie o Grant (Aneks VII do
Umowy o Grant, Formularz E).
Certyfikat może być złożony w każdej chwili w okresie trwania Siódmego Programu Ramowego, a
najwcześniej w chwili rozpoczęcia obowiązywania pierwszej Umowy podpisanej przez tego beneficjenta w
ramach Siódmego Programu Ramowego. Certyfikat ten może zostać przedłożony jedynie pocztą
elektroniczną na następujący adres funkcyjny:
[email protected]
4. Przyjęcie bądź odrzucenie certyfikatu przez służby Komisji
•
Komisja będzie czynić starania, aby dokonać przyjęcia bądź odrzucenia certyfikatu w przeciągu 60 dni
kalendarzowych. Brak odpowiedzi w przeciągu 60 dni od otrzymania prośby nie może być uznawany za
przyjęcie tejże prośby. Okres ten może być dłuższy, jeśli okażą się niezbędne wyjaśnienia bądź
dodatkowe informacje. Konsekwencje przyjęcia oraz stosowania certyfikatu metodologii są następujące:
- Wymóg przedstawienia międzyokresowego Certyfikatu ze Sprawozdań Finansowych odnośnie żądań
dotyczących płatności przejściowych (nawet jeśli wkład Wspólnot Europejskich wynosi łącznie lub
przewyższa kwotę 375.000 EURO) zostanie uchylony z dniem powiadomienia o przyjęciu certyfikatu
przez Komisję.
- Beneficjenci, jeśli ich wkład Wspólnot Europejskich wynosi łącznie lub przewyższa kwotę 375.000
EURO, będą musieli złożyć Certyfikat ze Sprawozdań Finansowych jedynie za ostatnią płatność. Taki
Certyfikat ze Sprawozdań Finansowych będzie obejmował koszty kwalifikowane w odniesieniu do
całego wkładu Wspólnot Europejskich.
Taki Certyfikat ze Sprawozdań Finansowych musi obejmować wszystkie koszty kwalifikowane łącznie
z kosztami personelu oraz kosztami pośrednimi. Tym niemniej, jeśli chodzi o koszty personelu i koszty
pośrednie, audytorzy będą musieli jedynie skupić się na sprawdzeniu zgodności z certyfikowaną
metodologią orz systemami, pomijając indywidualne kalkulacje. Szczegółowy opis procedur
7
Zob. Artykuł II.4 Umowy o Grant
audytowych, które są przeprowadzane przez audytorów zamieszczono we „Wskazówkach odnośnie
poświadczeń audytorów”.
-
•
Kiedy certyfikat zostanie zaakceptowany, będzie on obowiązywał w odniesieniu do
wszystkich kolejnych sprawozdań finansowych złożonych przez tego samego beneficjenta w
ramach Siódmego Programu Ramowego, chyba że metodologia stosowana przez
beneficjenta ulegnie zmianie, bądź jeśli audyt lub kontrola innego typu przeprowadzona
przez służby Komisji, lub w ich imieniu, wykaże, że certyfikowana metodologia nie może
być już dłużej zachowana w obecnej formie. W takich przypadkach, beneficjent musi złożyć
kolejny certyfikat odnoszący się do metodologii. Do chwili uzyskania aprobaty nowego
certyfikatu, nie będzie miało miejsca odstępstwo od wymogu dostarczania
międzyokresowych certyfikatów dotyczących sprawozdań finansowych. Beneficjent winien
zgłaszać wszelkie zmiany dotyczące stosowanej przez niego metodologii. Beneficjent,
któremu udowodniono składanie fałszywych deklaracji, lub który w sposób poważny nie
dopełnił swoich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy o grant, będzie podlegał
karom finansowym, o których mowa w Artykule II. 25 Umowy o Grant.
Konsekwencje dokonania odrzucenia przez Komisje: w przypadku, gdy certyfikat nie może (jeszcze)
zostać zaakceptowany, decyzja wraz z motywacją zostanie przekazana beneficjentowi. Beneficjent
zostanie poproszony o złożenie jeszcze jednego certyfikatu odnoszącego się do metodologii, który
spełnia wymogi Komisji. Do chwili uzyskania aprobaty certyfikatu odnoszącego się do metodologii, nie
będzie miało miejsca odstępstwo od wymogu dostarczania międzyokresowych certyfikatów
dotyczących sprawozdań finansowych.
Przykład:
Beneficjent, który uzyskał certyfikat odnoszący się do metodologii i który uczestniczy w programie
obejmującym trzy okresy sprawozdawcze
Nr żądania
Koszty
kwalifikowane
Koszty łączone
przy 50%
1
2
3
Razem
380.000 EURO
410.000 EURO
500. 000 EURO
1.290.000 EURO
190.000 EURO
205.000 EURO
250.000 EURO
645.000 EURO
Wkład na rzecz
kosztów personelu
i ogólnych:
500.000 EURO
Wkład na rzecz
innych kosztów:
145.000 EURO
Skumulowane
koszty łączone
Potrzeba
certyfikatów dot.
sprawozdań
finansowych
190.000 EURO
NIE
395.000 EURO
NIE
645.000 EURO
TAK
645.000 EURO
(1)
(1) Skumulowana kwota powyżej progu 375.000 EURO. Tym niemniej, jako że istnieje certyfikat
odnoszący się do metodologii zatwierdzonej przez służby Wspólnot Europejskich, nie ma potrzeby
dostarczania certyfikatu ze sprawozdań finansowych w odniesieniu do płatności międzyokresowych.
3. Certyfikat odnoszący się do średnich kosztów personelu (zob. Artykuł II.14 Umowy o Grant)
Beneficjent może dokonać wyboru zadeklarowania średnich kosztów personelu. W tym celu, certyfikat
odnoszący się do metodologii stosowanej do wyliczenia średnich kosztów personelu, „certyfikat odnoszący
się do średnich kosztów personelu”, musi zostać przedłożony służbom Wspólnot Europejskich do
zatwierdzenia. Metodologia ta musi być zgodna z zasadami zarządzania oraz z zasadami księgowymi
stosowanymi przez beneficjenta. Uznaje się, że średnie wyliczone zgodnie z certyfikowaną oraz zatwierdzoną
metodologią nie różnią się w sposób znaczący od rzeczywistych kosztów personelu.
Taki certyfikat odnoszący się do średnich kosztów personelu będzie zawierać następujące informacje:
• W przypadku, gdy beneficjent dokona wyboru zgłoszenia średnich kosztów personelu, certyfikat ten
jest obowiązkowy, chyba że taki certyfikat, bądź certyfikat odnoszący się do metodologii (zob. nr 2)
został już złożony. W takim przypadku, certyfikat odnoszący się do metodologii zastępuje certyfikat
odnoszący się do średnich kosztów personelu.
Z tychże względów, beneficjenci stosujący średnie koszty personelu i którzy uznają, że spełniają
wymogi kwalifikowalności do złożenia certyfikatu odnoszącego się do metodologii, powinni rozważyć
możliwość złożenia prośby o ten drugi, zamiast prośby o certyfikat odnoszący się do średnich kosztów
personelu.
•
Więcej informacji odnośnie procedur związanych ze składaniem certyfikatu odnoszącego się do
średnich kosztów personelu przedstawiono pod poniższym adresem:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf.
Można rozróżnić następujące etapy:
1. Złożenie certyfikatu odnoszącego się do średnich kosztów personelu
•
Certyfikat musi zostać złożony w formie sprawozdania dotyczącego ustaleń faktycznych,
sporządzonego i poświadczonego przez niezależnego audytora zewnętrznego (lub przez urzędnika
państwowego posiadającego kompetencje w odniesieniu do instytucji publicznych, instytucji
szkolnictwa średniego i wyższego oraz organizacji badawczych8), zgodnie z częścią odnoszącą się do
kosztów personelu Formularza E w Aneksie VII do Umowy o Grant.
Certyfikat może być złożony w każdej chwili w okresie trwania Siódmego Programu Ramowego, a
najwcześniej w chwili rozpoczęcia obowiązywania pierwszej umowy o grant podpisanej przez tego
beneficjenta w ramach Siódmego Programu Ramowego. Certyfikat ten może zostać przedłożony jedynie
pocztą elektroniczną na następujący adres funkcyjny:
[email protected]
2. Przyjęcie bądź odrzucenie certyfikatu przez służby Komisji
8
•
Komisja będzie czynić starania, aby dokonać przyjęcia, bądź odrzucenia certyfikatu, w przeciągu 60 dni
kalendarzowych. Brak odpowiedzi w przeciągu 60 dni od otrzymania prośby nie może być uznawany za
przyjęcie tejże prośby. Okres ten może być dłuższy, jeśli okażą się niezbędne wyjaśnienia bądź
dodatkowe informacje.
•
Konsekwencje przyjęcia oraz stosowania certyfikatu odnoszącego się do średnich kosztów personelu:
-
Beneficjent może deklarować średnie koszty personelu.
-
Kiedy certyfikat zostanie zaakceptowany, będzie on obowiązywał w odniesieniu do wszystkich
kolejnych sprawozdań finansowych złożonych przez tego samego beneficjenta w ramach
Siódmego Programu Ramowego, chyba że metodologia stosowana przez beneficjenta ulegnie
zmianie, bądź jeśli audyt lub kontrola innego typu przeprowadzona przez służby Komisji, lub w
ich imieniu, wykaże, że certyfikowana metodologia nie może być już dłużej zachowana w
obecnej formie. W takich przypadkach, beneficjent musi złożyć kolejny certyfikat odnoszący się
do śrenich kosztów personelu. Do chwili uzyskania aprobaty nowego certyfikatu, beneficjent nie
może otrzymywać zwrotu średnich kosztów personelu. Beneficjent winien zgłaszać wszelkie
zmiany dotyczące stosowanej przez niego metodologii. Beneficjent, któremu udowodniono
Zob. Artykuł II.4 Umowy o Grant
składanie fałszywych deklaracji, lub który w sposób poważny nie dopełnił swoich zobowiązań
wynikających z niniejszej umowy o grant, będzie podlegał karom finansowym, o których mowa
w Artykule II. 25 Umowy o Grant.
•
-
Sytuacja ta nie zwalnia od obowiązku składania międzyokresowych certyfikatów odnoszących
się do sprawozdań finansowych (kiedy osiągnięto próg 375.000 EURO), chyba że stanowią one
część certyfikatu odnoszącego się metodologii.
-
Uznaje się, że średnie koszty personelu, zwracane temu beneficjentowi zgodnie z certyfikowaną
i zaaprobowaną metodologią, nie różnią znacząco od rzeczywistych kosztów personelu.
Konsekwencje odrzucenia przez Komisję:
-
W przypadku, gdy certyfikat nie może (jeszcze) zostać zaakceptowany, decyzja wraz z
motywacją zostanie przekazana beneficjentowi. Beneficjent zostanie poproszony o złożenie
jeszcze jednego certyfikatu odnoszącego się do średnich kosztów personelu, który spełnia
wymogi Komisji. Do chwili uzyskania aprobaty certyfikatu odnoszącego się do średnich
kosztów personelu, beneficjent nie może uzyskiwać zwrotu średnich kosztów personelu.
Porównanie pomiędzy certyfikatami:
Podstawa
Certyfikat odnoszący się
do sprawozdań
finansowych (CFS)
Artykuł II.4
Obowiązkowy dla
wszystkich beneficjentów,
na podstawie warunków
określonych w Umowie o
Grant
Kto
Jeśli łączny wkład <
375.000 EURO, nie ma
certyfikatu
Warunki
Dla projektów > 2 lata:
Płatność międzyokresowa
oraz/lub końcowa
Za każdym razem, gdy
skumulowany wkład
Wspólnot Europejskich
nie jest jeszcze
certyfikowany > 375.000
EURO
Dla projektów ≤ 2 lata:
Jeśli łączny wkład >
375.000 EURO
Tylko jeden certyfikat
do metodologii
Artykuł II.4
Opcjonalny oraz
przewidziany dla
beneficjentów
uczestniczących w wielu
projektach, na podstawie
kryteriów, które zostaną
zdefiniowane przez
Komisję (zob. powyżej)
Dla beneficjentów
uczestniczących w wielu
projektach
do średnich kosztów
personelu
Artykuł II.14
Obowiązkowy dla tych
beneficjentów, którzy będą
stosować średnie koszty
personelu, chyba że
przedłożono certyfikat
odnoszący się do
metodologii. W tym
przypadku, certyfikat
odnoszący się do
metodologii dokonuje
zastąpienia certyfikatu
odnoszącego się do
średnich kosztów
personelu.
Metoda ta winna być
zgodna z zasadami
zarządzania i księgowości
stosowanymi przez
beneficjenta.
Średnie koszty nie mogą
znacząco różnić się od
rzeczywistych kosztów
personelu.
Zakres
Termin
Forma
Zalety
odnoszący się do
sprawozdań finansowych
w chwili realizacji
płatności końcowej
Wyjątek:
W przypadku, gdy
certyfikat odnoszący się
do metodologii zostanie
zaaprobowany przez
Komisję, certyfikat
odnoszący się do
sprawozdań finansowych
nie jest wymagany dla
płatności śródokresowej.
Projekt oraz dane okresy
sprawozdawcze. Obejmuje
wszystkie koszty
kwalifikowane, które nie
zostały jeszcze
certyfikowane
Dla projektów ≤ 2 lata:
przy ostatecznej płatności
Dla projektów > 2 lata:
Kiedy zostaną spełnione
kryteria
Szczegółowy opis
zweryfikowany jako
oparty na faktach przez
zewnętrznego audytora
bądź urzędnika
państwowego
posiadającego
odpowiednie kompetencje
Niezależne sprawozdanie
odnośnie ustaleń
dotyczących faktów
(Aneks VII Formularz D)
Zastosowanie certyfikatu
odnośnie sprawozdań
finansowych zwiększy
gwarancję
kwalifikowalności
kosztów dla beneficjenta
Domyślnie, wszystkie
projekty beneficjenta w
okresie obowiązywania
Siódmego Programu
Ramowego
Domyślnie, wszystkie
projekty beneficjenta w
okresie obowiązywania
Siódmego Programu
Ramowego
W każdym momencie
okresu realizacji Siódmego
Programu Ramowego, lecz
najwcześniej w pierwszym
dniu obowiązywania
pierwszej Umowy o Grant
podpisanej przez
beneficjenta w ramach
Siódmego Programu
Ramowego
odnośnie ustaleń
dotyczących faktów (Aneks
VII Formularz E)
W każdym momencie
okresu realizacji Siódmego
Programu Ramowego, lecz
najwcześniej w pierwszym
dniu obowiązywania
pierwszej Umowy o Grant
podpisanej przez
beneficjenta w ramach
Siódmego Programu
Ramowego
odnośnie ustaleń
dotyczących faktów (Aneks
VII Formularz E)
Kiedy certyfikat odnoszący
się do metodologii zostanie
zaaprobowany przez
Komisję, nie ma potrzeby
składania certyfikatu
odnośnie sprawozdań
finansowych dla płatności
śródokresowych.
Jeśli metodologia zostanie
zaakceptowana, uznaje się
że koszty średnie nie różnią
się w znaczący sposób od
kosztów rzeczywistych.
zaakceptowana, nie ma
ryzyka potrzeby wnoszenia
sprostowań po audycie,
zaakceptowana, nie ma
ryzyka potrzeby wnoszenia
sprostowań po audycie, jeśli
jeśli metoda zostanie
zastosowana w sposób
prawidłowy.
metoda zostanie
zastosowana w sposób
prawidłowy.
Artykuł II.5 Umowy o Grant – Aprobata sprawozdań oraz wyników, granice czasowe dla realizacji
płatności
Artykuł II.5.1– Aprobata sprawozdań oraz wyników na koniec każdego okresu sprawozdawczego
Na koniec każdego okresu sprawozdawczego, Komisja dokona oceny oraz zatwierdzenia sprawozdań z
projektów oraz wyników oraz wydatkować odpowiadające im płatności w przeciągu 105 dni od ich otrzymania.
Artykuł II.6 Umowy o Grant – Sposoby realizacji płatności
Przewiduje się następujące rodzaje płatności:
Artykuł II.6.1.a) – Finansowanie wstępne na początku projektu
Odnośnie szczegółowych informacji dotyczących finansowania wstępnego, zob. Artykuł 6. Należy pamiętać, że
odsetki wygenerowane z finansowania wstępnego zostaną potrącone z wkładu Wspólnot Europejskich (zob.
Artykuł II.19 Umowy o Grant). Odsetki wygenerowane z kwoty finansowania wstępnego zostaną odliczone od
następnych płatności. Należy również mieć na uwadze, że kwota wkładu przekazana na Fundusz Gwarancyjny
winna być rozpatrywana jako część finansowania wstępnego otrzymanego przez Konsorcjum.
Przykład:
Maksymalny wkład Wspólnot Europejskich na rzecz projektu: 3.000.000 EURO
Finansowanie wstępne: 1.600.000
Finansowanie przyjęte na pierwszy okres sprawozdawczy: 1.000.000 EURO
Wygenerowane odsetki (z kwoty finansowania wstępnego w wysokości 1.600.000 EURO) = 20.000 EURO
Płatność śródokresowa następująca po pierwszym okresie sprawozdawczym: 1.000.000 EURO - 20.000 EURO
= 980.000 EURO
Artykuł II.6.1.b) – Płatności śródokresowe następujące po aprobacie sprawozdań okresowych
Po zatwierdzeniu sprawozdań okresowych nastąpią płatności śródokresowe, które zostaną wyliczone na
podstawie zatwierdzonych kosztów kwalifikowanych oraz odpowiadających im stawek zwrotu, tak jak to
wskazano w Artykule II.16 Umowy o Grant. Kwoty wypłacane na poczet płatności śródokresowych będą
odpowiadać przyjętemu wkładowi Wspólnot Europejskich. Tym niemniej, łączna kwota płatności
śródokresowych + finansowania wstępnego będzie ograniczać się do 90% maksymalnego wkładu Wspólnot
Europejskich. Może to implikować, jako to nadmieniono w poniższych przykładach, że w niektórych
przypadkach płatność za okresy przejściowe może zostać pomniejszone, aby spełniać wymóg tegoż limitu.
Artykuł II.6.1.c) – Płatność końcowa mająca miejsce po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego
Płatność końcowa zostanie przekazana po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego. Składa się na nią różnica
pomiędzy wyliczonym wkładem Wspólnot Europejskich (na podstawie kosztów kwalifikowanych) minus
kwoty już wypłacone.
Tym niemniej, łączna płatność jest ograniczona do maksymalnego wkładu Wspólnot Europejskich, jak to
określono w Artykule 5 Umowy o Grant. Jeśli całkowita kwota już wypłacona okazałaby się wyższa niż
zatwierdzony wkład Wspólnot Europejskich, różnica zostanie zwrócona Komisji.
Również na tym etapie, Komisja przekaże Funduszowi żądania zwolnienia kwoty wkładu beneficjentów na
Fundusz Gwarancyjny zgodnie z postanowieniami Artykułu II.21 Umowy o Grant.
Przykład 1
Okres realizacji projektu: 3 lata
Maksymalny wkład Wspólnot Europejskich: 3.000.000 EURO
Pułap górny: 2.700.000 EURO (wstrzymano 10% zapłaty tytułem gwarancji realizacji umowy)
Płatności skumulowane
Okres 0
Finansowanie wstępne 1.600.000 EURO
1.600.000 EURO
Okres 1 Zatwierdzone finansowanie: 1.000.000 EURO
Płatność przejściowa P1 1.000.000 EURO
2.600.000 EURO
Okres 2 Zatwierdzone finansowanie: 800.000 EURO
Płatność przejściowa P1 100.000 EURO
2.700.000 EURO
aby nie przekroczyć pułapu
Okres 3 Zatwierdzone finansowanie: 1.200.000 EURO
Płatność przejściowa P1
300.000 EURO
3.000.000 EURO
maksymalna kwota
Przykład 2
Okres realizacji projektu: 3 lata
Maksymalny wkład Wspólnot Europejskich: 3.000.000 EURO
Pułap górny: 2.700.000 EURO
Okres 0
Okres 1 Finansowanie: 1.000.000 EURO
Okres 2 Finansowanie: 800.000 EURO
Okres 3 Finansowanie: 1.200.000 EURO
Płatności skumulowane
Finansowanie wstępne 1.600.000 EURO
1.600.000 EURO
Wygenerowane odsetki
20.000 EURO
2.600.000 EURO
2.700.000 EURO
aby nie przekroczyć pułapu
Płatność przejściowa P1
300.000 EURO
3.000.000 EURO
maksymalna kwota
Artykuł II.6.4 – Kursy wymiany
W sprawozdaniach, koszty będą podawane w euro. Beneficjenci posiadający konta prowadzone w walutach
innych niż euro, będą podawali informacje w sprawozdaniach na podstawie kursów wymiany walut, które by
obowiązywały
•
na dzień, w którym rzeczywiste koszty zostały poniesione, lub
•
na podstawie kursu obowiązującego w pierwszym dniu miesiąca następującego po zakończeniu okresu
sprawozdawczego.
W przypadku obu opcji, codzienne kursy wymiany walut są podawane przez Europejski Bank Centralny.
Można je uzyskać pod następującym adresem internetowym: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/, bądź w
odniesieniu do kursu na pierwszy dzień miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego, w
odpowiednim Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W przypadku dni, w których nie opublikowano
codziennych kursów wymiany walut (np. sobota, niedziela, Nowy Rok), należy przyjąć kurs obowiązujący w
następnym dniu publikacji. Korzystanie z innych źródeł informacji o kursach wymiany walut (innych niż
Europejski Bank Centralny) jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdzie nie jest możliwe inne rozwiązanie
(np. Europejski Bank Centralny nie podaje codziennych kursów wymiany walut dla określonej waluty).
Beneficjenci posiadający konta prowadzone w euro będą dokonywać przeliczenia kosztów poniesionych w
innych walutach zgodnie ze swoimi zwykłymi zasadami księgowości.
CZĘŚĆ 3: REALIZACJA
Artykuł II.7 Umowy o Grant – Podzlecenia
Artykuł II.7.1 – Określenia
Zgodnie z ogólną zasadą, wszyscy beneficjenci będą realizować działania pośrednie oraz będą w tym celu
posiadać niezbędne zasoby. Tym niemniej, przyjmuje się, że Umowa o Grant stanowi o tym w odpowiedni
sposób, a w drodze wyjątku pewne prace mogą być podzlecane.
Podwykonawca jest rodzajem strony trzeciej, tzn. osobą prawną, która nie jest beneficjentem Umowy o Grant,
oraz nie jest jej sygnatariuszem. Występuje on w projekcie, ponieważ jeden z beneficjentów składa prośbę do
jego służb o wykonanie części prac, zwykle określonych zadań, który nie może on sam wykonać, jako że
skorzystanie z usług specjalistycznej organizacji (np. założenie strony internetowej dla projektu) jest bardziej
efektywne.
Podwykonawca jest określany na podstawie pewnych cech:
•
Umowa opiera się na „warunkach biznesowych”; oznacza to, że podwykonawca ustala dla siebie pewne
wynagrodzenie, które zazwyczaj zawiera zysk dla tegoż podwykonawcy. Stanowi to różnicę w
porównaniu z innymi rodzajami wkładu stron trzecich, gdzie strona trzecia pobiera opłatę jedynie za
koszty działań.
•
Podwykonawca pracuje bez bezpośredniego nadzoru beneficjenta i nie jest w sposób hierarchiczny
podporządkowany beneficjentowi (w przeciwieństwie do pracownika). Inne jest również miejsce pracy
podwykonawcy, jego zasady księgowe oraz organizacja wewnętrzna.
•
Podwykonawca samodzielnie realizuje części prac, podczas gdy inne strony trzecie (z pewnymi
wyjątkami), jedynie udostępniają beneficjentowi swoje zasoby, zwykle na podstawie wcześniej zawartej
umowy oraz celem udzielenia wsparcia beneficjentowi poprzez dostarczenie zasobów.
•
Motywacja finansowa podwykonawcy opiera się na względach finansowych, a nie samej pracy
badawczej. Stanowi on stronę trzecią, której interesy w odniesieniu do projektu skupiają się jedynie na
zyskach, które przyniesie transakcja. Podwykonawca otrzymuje w wynagrodzenie w całości za swój
wkład na rzecz projektu od beneficjenta, z którym zawarł umowę na podzlecenie. W konsekwencji tego,
podwykonawcy nie posiadają żadnych praw własności intelektualnej w związku z projektem.
•
Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność względem Wspólnot Europejskich za podzlecone prace.
Prace, które wykonuje podwykonawca w ramach projektu, należą do beneficjenta występującego w
ramach Umowy o Grant. Podwykonawca nie posiada żadnych praw ani zobowiązań względem Komisji
bądź innych beneficjentów, jako że stanowi on stronę trzecią. Tym niemniej, beneficjent musi
zagwarantować, że podwykonawca może podlegać audytom przeprowadzanym przez Komisję lub Sąd
Audytorów.
Zgodnie z powyższym, nie zezwala się na zawieranie umów o podzlecanie pomiędzy beneficjentami
występującymi w ramach tej samej Umowy o Grant. Wszyscy uczestnicy z definicji są zainteresowani
projektem i wnoszą do niego swój wkład. W przypadku, gdy jeden uczestnik potrzebuje usług innego celem
zrealizowania swojej części prac, wówczas ten drugi uczestnik winien zgłosić oraz zażądać zwrotu kosztów
za te prace. Mogą oni określić w Umowie Konsorcjum postanowienia odnośnie kosztów, które nie
podlegają zwrotowi przez Wspólnoty Europejskie.
Artykuł II.7.2 – Zadania, które mogą być podzlecane oraz warunki
Podzlecanie może dotyczyć jedynie niektórych części projektu, jako że obowiązek realizacji projektu spoczywa
na uczestnikach. Wobec powyższego, podzlecone części prac nie powinny z zasady stanowić „rdzenia” prac
projektu. W przypadkach, gdy proponuje się podzlecenie zasadniczych/głównych części prac, kwestia ta winna
zostać dokładnie omówiona z Komisją oraz zatwierdzona przez nią. Zadania takie muszą zostać określone w
Aneksie I do Umowy o Grant. Zazwyczaj w takich przypadkach, zamierzony podwykonawca może w zamian
stać się beneficjentem, bądź konsorcjum powinno poszukać innego beneficjenta będącego w stanie wykonać tą
część prac.
Co stanowi „zasadniczą” część prac?
Zazwyczaj podzlecenia nie dotyczą samych prac badawczych, lecz zadań lub działań niezbędnych do
prowadzenia badań, pomocniczych względem głównego przedmiotu projektu. Z podzleceniami mogą wiązać
się duże kwoty pieniężne, nawet jeśli nie mają one niczego wspólnego z głównymi częściami projektu. Ich
celem może być po prostu usprawnienie/umożliwienie prac badawczych. W przypadku projektów, gdzie
badania nie stanowią ich głównego celu (jak ma to miejsce w przypadku działań koordynacyjnych i
pomocowych), część główna winna być rozumiana jako odnosząca się do głównego działania projektu. W
każdym przypadku, zaleca się by szczególne przypadki były omawiane z Komisją.
Przykłady:
•
Przedsiębiorstwo „A” musi wykopać rów o głębokości 300 metrów celem przeprowadzenia pewnych
eksperymentów. Wymagane jest podzlecenie celem znalezienia organizacji z odpowiednim sprzętem.
Może to pochłonąć 50% całkowitych kosztów projektu – jest ono tym niemniej uzasadnione.
•
Przedsiębiorstwo „B” musi zebrać dane oraz wysłać zapytania do baz danych w różnych krajach celem
podjęcia decyzji odnośnie najlepszego miejsca na założenie pilotażowego zakładu. Przedsiębiorstwo
specjalizujące się w zbieraniu danych elektronicznych otrzymuje podzlecenie na to zadanie.
Koordynacja zadań koordynatora, takie jak podział funduszy, oceny sprawozdań oraz inne zadania, o
których mowa w Artykule II.2.3 Umowy o Grant, nie może być podzlecana. Inne działania związane z
zarządzaniem projektem mogą być podzlecane na warunkach określonych dla podzleceń.
Jak wspomniano powyżej, beneficjent pozostaje odpowiedzialny za wszystkie prawa i zobowiązania w
ramach Umowy o Grant, włączając w to zadania realizowane przez podwykonawcę. Beneficjent musi
zagwarantować, że własność intelektualna, która może zostać wytworzona przez podwykonawcę, zostanie
przekazana beneficjentowi, tak aby on mógł wypełnić swoje zobowiązania w stosunku do innych
beneficjentów w ramach Umowy o Grant. Każda umowa dwustronna pomiędzy podwykonawcą oraz
beneficjentem powinna zawierać ten warunek, jak również warunki odnoszące się do zobowiązań, o
których mowa w Artykułach II.10, II.11, II.12, II.13 oraz II.22 Umowy o Grant, które dotyczą między
innymi zobowiązań związanych z przekazywaniem informacji o danych oraz kontroli finansowych.
Informacje, które winny być zawierane w Aneksie I oraz wybór podwykonawców
Zapotrzebowanie na podzlecenie musi zostać określone oraz uzasadnione w Aneksie I do Umowy o Grant,
zgodnie z zasadami podanymi powyżej, jak również z uwzględnieniem specyficznego charakteru projektu.
Należy określić pracę (zadania), które mają zostać wykonane przez podwykonawcę w Aneksie I do
Umowy o Grant. Nie trzeba określać tożsamości podwykonawców w Aneksie I do Umowy o Grant. Tym
niemniej, jeśli określono tożsamość podwykonawców, beneficjenci są tym niemniej zobowiązani do
wykazania, że wybór podwykonawcy jest zgodny z zasadami opisanymi poniżej.
Opis zadań objętych podzleceniem winien zawierać finansowe oszacowanie kosztów. Należy również
odnieść się do procedury, jaka ma być zastosowana odnośnie wyboru podwykonawcy, która winna być
proporcjonalna do wielkości podzlecenia.
Artykuł II.7.2 Umowy o Grant wymaga, by beneficjenci zagwarantowali, że zostaną zastosowane
przejrzyste procedury odnośnie przetargu, przed dokonaniem wyboru podwykonawcy.
„Każde podzlecenie, o którego zwrot kosztów zostanie złożone żądanie jako kosztów kwalifikowanych,
musi być przyznane ofercie przetargowej, która oferuje najlepszą jakość za pieniądze (stosunek najlepszej
ceny do jakości), na warunkach przejrzystości oraz równego traktowania”.
Procedura, która ma być zastosowana celem wyłonienia podzleceń jest uzależniona od statusu beneficjenta,
tzn. jeśli beneficjent jest jednostką publiczną lub prywatną:
•
Jednostki publiczne winny stosować się do zasad wyłaniania podwykonawców ustalonych przez władze
państwowe. W przypadku podzleceń przekraczających pewne kwoty, ma zastosowania dyrektywa
odnośnie publicznego nabywania usług, ogłaszanie przetargu jest obowiązkowe. Tym niemniej, w
każdym przypadku winny one stosować się do warunków określonych w Umowie o Grant.
Przykład:
W projekcie w ramach Siódmego Programu Ramowego, beneficjent (uniwersytet) podzleca zadanie X
na kwotę 50.000 euro. Jeśli kwota ta mieści się poniżej progu określonego przez narodowe przepisy
publiczne (np. 100.000 euro), wówczas podzlecenie winno stosować się przynajmniej do warunków
określonych w Umowie o Grant, nawet jeśli przepisy narodowe nie przewidują określonego wymogu.
•
Prywatne osoby prawne winny stosować się do zasad, które zazwyczaj stosują w odniesieniu od
wyłaniania kontraktów na zaopatrzenie, stosując się w każdym przypadku do warunków zawartych w
Umowie o Grant. Ogłoszenie przetargu zwykle nie jest konieczne w przypadku prywatnych osób
prawnych, lecz muszą one przynajmniej wymagać złożenia kilku wycen (zwykle co najmniej trzech),
chyba że ustanowiono umowę ramową na świadczenie tych usług. Winien istnieć proporcjonalny
związek pomiędzy wymiarem prac oraz kosztem zadań, które mają zostać podzlecone z jednej strony,
oraz stopniem nagłośnienia oraz formalności procesu wyboru z drugiej strony.
Procedura ta winna gwarantować warunki przejrzystości oraz równego traktowania. Na żądanie
Komisji oraz w szczególności w przypadku audytu, beneficjenci muszą być w stanie wykazać, że
zastosowali się oni do warunków przejrzystości oraz równego traktowania. Beneficjenci muszą być w stanie
udowodnić, że:
•
•
•
•
kryteria oraz warunki składania i wyboru są jasne oraz identyczne w odniesieniu do każdej osoby
prawnej przystępującej do przetargu;
nie ma miejsca konflikt interesów w związku z wyborem ofert;
wybór musi opierać się na najlepszej jakości za pieniądze (stosunek najlepszej ceny do jakości). Nie ma
potrzeby wyboru najniższej ceny, choć cena stanowi aspekt zasadniczy.
kryteria określające „jakość” muszą być jasne i spójne, zgodnie z celem zadania, które ma być
podzlecone, tak aby zagwarantować dobrą analizę stosunku cena/jakość.
Kontrakty ramowe
Wiele przedsiębiorstw posiada kontrakty ramowe zawarte ze stroną trzecią na realizację rutynowych lub
powtarzalnych zadań. Zostały one określone przed rozpoczęciem projektu i stanowią zwykłą praktykę
beneficjentów w odniesieniu do danego typu zadania. Takie umowy ramowe mogą być stosowane do
wykonania zadań niezbędnych do realizacji projektu Wspólnot Europejskich, pod warunkiem, że zostały
one ustalone na podstawie zasad odnoszących się do najlepszej jakości za pieniądze oraz przejrzystości, o
których jest mowa powyżej.
Artykuł II.7.3 – Zadania drugorzędne
Zadania drugorzędne odnoszą się do usług drugorzędnych, które nie stanowią zadań projektu określonych
jako takie w Aneksie I, lecz są niezbędne celem realizacji projektu (różniące się znacznie od przykładowo
analizowania próbek lub budowy zakładu pilotażowego). Nie muszą być one szczegółowo określane w
Aneksie I do Umowy o Grant, jako że z definicji ich znaczenie jest drugorzędne (kwoty pieniężne
dotyczące ich są również zazwyczaj niewielkie). Tym niemniej, procedura wyboru, o której mowa powyżej,
ma również zastosowanie do tychże podzleceń.
Kryteria odnoszące się do określenia, czy dane podzlecenie wiąże się z zadaniami drugorzędnymi są
natury jakościowej, a nie ilościowej:
Przykłady:
• Organizacja pomieszczeń oraz usług gastronomicznych w odniesieniu do spotkania
• Drukowanie materiałów, ulotek itp.
Koszty podzleceń to koszty bezpośrednie. Muszą one zostać określone przez beneficjentów w formularzu
sprawozdania finansowego (Formularz C, Aneks VI do Umowy o Grant).
Artykuł II.7 Umowy o Grant w powiązaniu ze specjalną klauzulą 25
W dziedzinie badań przestrzeni kosmicznej pod tematem „Przestrzeń kosmiczna”, specjalna klauzula nr 25
może być zastosowana w szczególnych okolicznościach, w tym przypadku czyniąc odstępstwo o Artykułu
II.7 Umowy o Grant. Owa specjalna klauzula jest stosowana ze względu na fakt, że w dziedzinie badań
kosmicznych może okazać się niezbędne złożenie podzlecenia obejmującego bardzo dużą kwotę pieniężną
(np. budowa oraz wyprowadzenie satelitów, bądź infrastruktura kosmiczna dla celów badawczych) i
stanowiącego główne zadania projektu. W odniesieniu do tego konkretnego celu – oraz w ograniczeniu do
tej dziedziny zastosowań – może być zastosowana przez służby Komisji specjalna klauzula nr 25 tam, gdzie
jest to niezbędne. Ze względu na bardzo dużą ważność takich podzleceń oraz wysokiej złożoności
technicznej takiego działania, na podstawie wnioskowania z przeciwieństwa, każda umowa podzlecenia
stosująca się do tej specjalnej klauzuli musi być zawarta z jednym lub kilkoma podwykonawcami na
podstawie bardzo mocnego bezpośredniego nadzoru danego beneficjenta. Dalsze informacje odnoszące się
do stosowania tej specjalnej klauzuli można znaleźć w Przewodniku dla Klauzul Specjalnych
ftp://ftp.cordis.lu/pub/fp7/docs/fp7-ga-clauses_en.pdf.
Artykuł II.8 Umowy o Grant – zawieszenie projektu
Zgodnie z warunkami, o których mowa w Artykule II.8 Umowy o Grant, Komisja może dokonać
zawieszenia całości projektu, bądź jego części. Zawieszenie projektu skutkuje przerwaniem wykonywania
projektu celem załatwienia pewnych problemów lub ponownego ustanowienia statusu operacyjnego. W
chwili, gdy powody zawieszenia przestaną istnieć, projekt może – po otrzymaniu od odpowiedzialnych
służb Komisji potwierdzenia na piśmie – być kontynuowany na etapie, który osiągnął przed zawieszeniem.
Artykuł II.8 II.13 Umowy o Grant – brak zagadnień natury finansowej
CZĘŚĆ „B”: POSTANOWIENIA W ODNIESIENIU DO FINANSÓW
DZIAŁ 1: OGÓLNE POSTANOWIENIA W ODNIESIENIU DO FINANSÓW
Artykuł II.14 Umowy o Grant – Koszty kwalifikowane projektu
Zasada
Maksymalna kwota grantu opiera się na oszacowaniu kosztów kwalifikowanych, sporządzonym przez
partnerów oraz wynegocjowanym z Komisją (zob. Artykuł 5 Umowy o Grant), do której ma zastosowanie
stawka zwrotu zgodnie z działaniem oraz typem organizacji.
Oszacowanie kosztów kwalifikowanych projektu winno zostać szczegółowo przedstawione w budżecie
tymczasowym, zawartym w Formularzach Przygotowawczych dla Grantu (GPF), oraz później w Aneksie
technicznym (Aneks I do Umowy o Grant).
Koszty poniesione przez beneficjentów w trakcie realizacji projektu, aby mogły zostać przyjęte do zwrotu,
muszą spełnić kryteria kwalikowalności, przedstawione w Umowie o Grant. Należy podkreślić, że zgodnie z
tymi kryteriami, Komisja podejmuje ostateczną decyzję odnośnie natury oraz kwoty kosztów, które zostaną
uznane za kwalifikowane – podczas analizy wniosków o ustalenie szacunkowego budżetu, który zostanie
dołączony w formie aneksu do Umowy o Grant, bądź podczas dokonywania badania sprawozdań finansowych
celem określenia wkładu Wspólnot Europejskich.
Artykuł II.14.1 – Kryteria kwalifikowalności
Koszty, aby mogły być uznane za kwalifikowane, muszą być:
•
rzeczywiste (Artykuł II.14.1.a) Umowy o Grant)
Koszty muszą zostać rzeczywiście poniesione (koszty rzeczywiste). Oznacza to, że muszą to być koszty
rzeczywiste, a nie szacunkowe, budżetowe bądź przypisane.
W przypadku, gdy koszty rzeczywiste nie są dostępne w chwili sporządzania certyfikatu odnośnie
sprawozdań finansowych, można zgłosić najbliższą szacunkową wartość jako rzeczywistą, jeśli jest to
zgodne z zasadami księgowości beneficjenta. Należy to zaznaczyć w sprawozdaniu finansowym. Należy
także zgłaszać wszelkie niezbędne korekty do tychże żądań w sprawozdaniu finansowym za kolejny
okres sprawozdawczy.
Za ostatni okres sprawozdawczy, należy przedstawić koszty w oparciu o informacje dostępne w chwili
sporządzania sprawozdania finansowego.
Specyficzny przypadek średnich kosztów personelu
Z zasady, jedynie koszty rzeczywiste kwalifikują się do zwrotu.
Beneficjenci mogą zadeklarować średnie koszty personelu, jeśli jest to zgodne z zasadami zarządzania
oraz zwykle stosowaną praktyką księgową, oraz jeśli następuje to w oparciu o certyfikowaną
metodologię, zatwierdzoną przez Komisję, jak to opisano w Dziale 2 Części A (Artykuł II.4 Umowy o
Grant). Uznaje się, że koszty te nie różnią się w sposób znaczący od rzeczywistych kosztów personelu.
Taki certyfikat winien być wystawiony zgodnie z postanowieniami przedstawionymi w Artykule II.4
Umowy o Grant oraz w odpowiedniej części Formularza E w Aneksie VII do Umowy o Grant.
Beneficjent może zadeklarować koszty rzeczywiste dla personelu zatrudnionego na czas określony, oraz
przedstawić certyfikat odnoszący się do kosztów średnich personelu zatrudnionego na czas
nieokreślony. Powinno to zostać wyjaśnione w metodologii przedłożonej Komisji. Odnośnie
szczegółowych informacji dotyczących kosztów średnich, zob. Artykuł II.4.4.
•
poniesione przez beneficjenta (Artykuł II.14.1.b) Umowy o Grant)
Należy przechowywać dokumenty potwierdzające opłacenie kosztów przez beneficjentów, odnoszące
się do wszystkich kosztów – przez okres do pięciu lat po zakończeniu projektu.
•
poniesione w okresie realizacji projektu, za wyjątkiem kosztów odnoszących się do sprawozdań
końcowych oraz certyfikatów audytowych (Artykuł II.14.1.c) Umowy o Grant)
Mogą być kwalifikowane jedynie koszty wygenerowane w okresie realizacji projektu mogą być
kwalifikowane; w wyniku tego, okres w którym projekt się rozpoczyna determinuje okres
kwalifikowalności odnośnych kosztów (Artykuł 2 Umowy o Grant – Okres realizacji oraz data
rozpoczęcia realizacji projektu).
Umowa o Grant przewiduje wyjątek dla kosztów poniesionych w powiązaniu ze sprawozdaniami
końcowymi oraz sprawozdaniami odnoszącymi się do ostatniego okresu sprawozdawczego, jak również
dla certyfikatów odnośnie sprawozdań finansowych, jeśli zażądano ich w ostatnim okresie, jak również
dla kontroli końcowych, jeśli mają one zastosowanie. Koszty te mogą zostać poniesione w okresie do 60
dni po zakończeniu projektu bądź daty jego wygaśnięcia, w zależności od tego, które ma miejsce jako
pierwsze.
Może się zdarzyć, że pewne koszty nie zostaną uregulowane w chwili, gdy zostanie wysłane żądanie
odnośnie ostatniej płatności, w szczególności ze względu na fakt, że beneficjant czeka na ostatnią
wypłatę grantu, aby mógł on uregulować ten wydatek. Sytuacja ta jest do zaakceptowania, jeśli jest
pewne, że zadłużenie istnieje (faktura bądź jej równoważnik) na usługi bądź towary faktycznie
dostarczone w okresie realizacji projektu, a koszt końcowy jest znany; Komisja ma prawo do
sprawdzenia, czy płatność została faktycznie zrealizowana, żądając przedstawienia dokumentów to
potwierdzających, w chwili realizacji płatności, bądź podczas przeprowadzanej później kontroli na
miejscu.
Czy koszty amortyzacji sprzętu wykorzystywanego dla celów projektu, lecz zakupionego przed
rozpoczęciem projektu, mogą się kwalifikować?
Jeśli sprzęt nie został jeszcze do końca zamortyzowany, zgodnie ze zwykłymi zasadami księgowymi
beneficjenta, wówczas pozostająca amortyzacja (zgodnie z wielkością zużycia, podaną w wielkości
procentowej i czasowej), może kwalifikować się w ramach projektu.
Przykład:
Sprzęt zakupiony w styczniu 2005, z okresem amortyzacji wynoszącym 48 miesięcy, zgodnie z
zasadami księgowymi stosowanymi przez beneficjenta. Jeśli Umowa o Grant zostanie podpisana
w styczniu 2007 (gdy upłynęły już 24 miesiące amortyzacji), a sprzęt jest wykorzystywany dla
potrzeb tejże Umowy o Grant, wówczas beneficjent może zgłosić koszty amortyzacji poniesione w
ramach projektu za pozostałe 24 miesiące.
Nie należy nigdy zgłaszać w ramach projektu kosztów związanych z przygotowaniem oraz złożeniem
wniosku.
•
określone zgodnie ze zwykłymi zasadami księgowymi i zarządczymi beneficjenta jako podlegające
identyfikacji oraz weryfikacji (Artykuł II.14.1.d) Umowy o Grant)
Koszty muszą być określane zgodnie ze stosownymi zasadami księgowości obowiązującymi w kraju,
gdzie beneficjent ma zarejestrowaną działalność oraz „ze zwykłymi zasadami księgowymi i zarządczymi
beneficjenta”.
Oznacza to również, że nie posiada on możliwości tworzenia określonych zasad księgowych dla
przedsięwzięcia prowadzonego w ramach Siódmego Programu Ramowego. Jeśli zgodnie z jego
zwykłymi zasadami księgowymi, dany koszt jest zawsze traktowany jako koszt pośredni, wówczas musi
on również ująć go jako koszt pośredni w działaniu pośrednim w ramach Siódmego Programu
Ramowego.
Koszty, których nie można uzasadnić, muszą być uznane za nie kwalifikujące się. Umowa o grant
stwierdza, że „wewnętrzne procedury księgowe i audytowe beneficjenta muszą zezwalać na
bezpośrednie zestawienie kosztów oraz przychodu zgłaszanego w odniesieniu do działania, w
odpowiednich deklaracjach księgowych oraz dokumentacji potwierdzającej”.
Celem tego postanowienia jest danie gwarancji odnośnie źródła zgłoszonych kosztów i przychodów,
które muszą pochodzić bezpośrednio z kont beneficjenta oraz być poparte odpowiednią dokumentacją.
Tym niemniej, jeśli beneficjent podejmie decyzję odnośnie otrzymywania zwrotu kosztów przy
zastosowaniu stawki ryczałtowej, wówczas z definicji takie koszty pośrednie nie muszą być popierane
dokumentacją księgową (zob. Artykuł II.15.b oraz c Umowy o Grant).
Więcej wyjaśnień odnośnie uzasadniania oraz zapisu kosztów podano w Artykule II.15 Umowy o Grant.
•
wykorzystane wyłącznie w celu osiągnięcia założeń projektu oraz oczekiwanych wyników, w sposób
zgodny z zasadami gospodarności, efektywności oraz skuteczności (Artykuł II.14.1.e) Umowy o
Grant)
Koszt te muszą być niezbędne dla realizacji projektu i nie zostałyby poniesione, gdyby projekt ten nie miał
miejsca. Pojęcie dokładnego dopasowania oszacowanych kosztów oraz spodziewanych rezultatów stanowi
zasadnicze kryterium: beneficjent musi być w stanie uzasadnić zasoby wykorzystane celem osiągnięcia
założonych celów. Wkład Wspólnoty nie może być wykorzystywany do finansowania innych projektów.
Zasady gospodarności, efektywności oraz skuteczności odnoszą się do normy „dobrej administracji” w
odniesieniu do wydawaniu pieniędzy publicznych w sposób efektywny. Gospodarność może być rozumiana
jako minimalizowanie kosztów zasobów wykorzystywanych dla celów działania (wkład), mając na uwadze
odpowiednią jakość. Może ona wiązać się z efektywnością, która stanowi relację pomiędzy wynikami, w
znaczeniu środków wykorzystanych w celu osiągnięcia ich. Skuteczność wiąże się z określeniem zakresu,
w jaki cele zostały osiągnięte oraz relacją pomiędzy zamierzonym skutkiem oraz rzeczywistym skutkiem
działania. Efektywność kosztów oznacza związek pomiędzy kosztami projektu i wynikami, wyrażony jako
koszty na jednostkę uzyskanych rezultatów.
Koszty muszą być rozsądne oraz stosować się do zasad solidnego zarządzania finansami, jak również z
celami projektu oraz z formalnymi aspektami sprawozdawczości odnoszącej się do tego wydatku, włączając
w to uzupełnienie budżetu w znaczeniu alokacji budżetu oraz harmonogramu kosztów.
•
zapisane na kontach beneficjenta oraz, w przypadku wkładu pochodzącego od stron trzecich,
zapisane na kontach stron trzecich (Artykuł II.14.1.f) Umowy o Grant)
•
określone w szacunkowym budżecie ogólnym załączonym do Umowy o Grant – Aneks 1 (Artykuł
II.14.1.g) Umowy o Grant)
Kiedy ustalono maksymalną kwotę wkładu finansowego Wspólnot Europejskich, koszty kwalifikowane
pojawią się w budżecie szacunkowym. Możliwe jest, bez zawierania umowy uzupełniającej, zezwolenie na
pewne przeniesienia kosztów pomiędzy kwalifikowanymi pozycjami kosztów w budżecie szacunkowym w
ramach ogólnej kwoty kosztów kwalifikowanych, na warunkach, o których mowa w Artykule 5.2. Umowy
o Grant.
Koszty takie jak personel, trwały sprzęt, podróże oraz utrzymanie, podzlecenia, dobra konsumpcyjne itp.,
mogą być uznane za koszty kwalifikowane, pod warunkiem, że spełniają one definicję kosztów
kwalifikowanych w Umowie o Grant oraz są poniesione w kontekście działań dozwolonych przez
instrument (zob. przykłady w Artykułach II.15 Umowy o Grant).
Artykuł II.14.2 Umowy o Grant – Koszty stron trzecich – Koszty zasobów udostępnionych oraz koszty
stron trzecich realizujących część prac
Co to jest strona trzecia?
Stroną trzecią jest, z definicji, osoba prawna, która nie podpisuje Umowy o Grant. Podwykonawca jest
rodzajem strony trzeciej, lecz nie jedynym. Jako że za realizację projektu odpowiadają beneficjenci (którzy
podpisują Umowę o Grant), beneficjenci winni być zdolni do realizacji prac samodzielnie. Wobec
powyższego, zasadą jest to, że koszty kwalifikowane w projekcie muszą być poniesione przez
beneficjentów (sygnatariuszy Umowy o Grant).
Tym niemniej, w pewnych okolicznościach, Umowa o Grant przyjmuje niektóre strony trzecie, których
koszty mogą się kwalifikować. Jeśli beneficjent pragnie skorzystać z pomocy strony trzeciej w
realizowanym projekcie, winno to być przedyskutowane z osobą odpowiedzialną za projekt. Jeśli zostanie
to przyjęte oraz spełnia wymogi zasad, wówczas wkład oraz zasoby strony trzeciej muszą być
wyszczególnione w Aneksie I. Strona trzecia może wnieść wkład do projektu na dwa możliwe sposoby:
•
udostępniając swoje zasoby beneficjentowi (aby umożliwić beneficjentowi realizację części prac)
•
poprzez realizację części prac samemu.
Koszty poniesione przez strony trzecie mogą się kwalifikować pod pewnymi warunkami:
•
Strona trzecia, zadania do realizacji, szacunek kosztów oraz zasobów przydzielonych do projektu
muszą zostać określone podczas negocjacji oraz wymienione w Aneksie I do Umowy o Grant przez
stronę trzecią (oraz w pewnych przypadkach, w specjalnej klauzuli w Umowie o Grant).
•
W przypadku, gdy strony trzecie, które realizują część prac, nie są podwykonawcami, beneficjenci
będą mogli żądać zwrotu swoich kosztów jedynie w przypadkach objętych klauzulą specjalną, o której
mowa poniżej. Należy zatem omówić te przypadki podczas negocjacji, a jeśli zostaną one przyjęte,
zawrzeć je w specjalnej klauzuli w umowie o grant.
We wszystkich przypadkach, beneficjent zachowuje wyłączną odpowiedzialność za pracę wykonaną
przez stronę trzecią, jak również musi zagwarantować, że strona trzecia stosuje się do postanowień Umowy
o Grant.
Również w tych przypadkach (wkłady stron trzecich) należy sprawdzić, czy wkład ten mieści się w
kategorii wpływów (zob. Artykuł II.17 Umowy o Grant). Wkłady te winny również spełniać warunki
kwalifikowalności, o których mowa w Artykule II.14 Umowy o Grant.
A. STRONY TRZECIE UDOSTĘPNIAJĄCE SWOJE ZASOBY BENEFICJENTOWI
Odnosi się to do przypadku, gdy jeden bądź więcej z zasobów wykorzystywanych przez beneficjenta należy do
strony trzeciej; innymi słowy, strona trzecia nie realizuje żadnej części prac, a jedynie udostępnia zasoby
beneficjentowi. Zasoby te są bezpośrednio użytkowane przez beneficjenta, a prace są zwykle realizowane na
terenie jego obiektów.
Koszty zasobów strony trzeciej liczone na poczet projektu przez beneficjenta muszą być zawsze kosztami
rzeczywistymi poniesionymi przez stronę trzecią. W tym przypadku nie zezwala się na stosowanie stawek
ryczałtowych przez stronę trzecią, nawet jeśli ta strona trzecia, występując jako beneficjent w ramach innej
umowy o grant, stosuje stawkę ryczałtową.
•
Bezpłatne (nie następuje zwrot kosztów przez beneficjenta na rzecz strony trzeciej)
Jest to przypadek, gdzie strona trzecia udostępnia część ze swoich zasobów beneficjentowi, który nie
zwraca kosztu stronie trzeciej, lecz wlicza koszty strony trzeciej jako kwalifikowane koszty projektu.
Jego koszty zostaną zgłoszone przez beneficjenta w Formularzu C, zawartym w certyfikacie
sprawozdań finansowych beneficjenta w przypadku, gdy jest to wymagane (jako koszt oraz, w tym
przypadku, jako przychód), lecz muszą być zapisane na kontach strony trzeciej (która może zostać
poddana kontroli, jeśli jest to konieczne). Potrzeba dokładnego zapisu kosztów na kontach strony
trzeciej wiąże się z faktem, że takie koszty nie pojawiają się na kontach beneficjenta (ponieważ są one
bezpłatne).
Należy pamiętać, że powyższa sytuacja obejmuje jedynie przypadek, gdy strona trzecia udostępnia
niektóre ze swoich zasobów beneficjentowi. Nie dotyczy to tych stron trzecich, które samodzielnie
realizują część prac, co omówiono poniżej w punkcie B.
Przykład: Badacz z jednej organizacji wykonywał prace w innej organizacji badawczej bądź na uczelni.
•
Beneficjent zwraca koszty stronie trzeciej
Przypadek ten nie jest uznawany jako wkład strony trzeciej, lecz w tej sytuacji zwrot kosztów stronie
trzeciej będzie stanowić koszt dla beneficjenta, który z kolei będzie mógł go żądać jako koszt
kwalifikowany. Z definicji zatem koszty te pojawią się na rachunkach beneficjenta i będą wobec tego
uważane za koszty poniesione przez beneficjenta, a nie za koszty poniesione przez stronę trzecią. W
tych przypadkach, ma miejsce uprzednia umowa, która określa ramy, w których zasoby te są
udostępniane, a również zwrot na rzecz strony trzeciej pokrywa tylko koszty, a brak będzie zysku dla
strony trzeciej. W każdym z przypadków, szczegółowe informacje oraz powody winny zostać wskazane
w Aneksie I do Umowy o Grant.
Należy również pamiętać, że obejmuje to jedynie przypadek, gdy strona trzecia udostępnia część ze
swoich zasobów beneficjentowi, a nie sytuację, gdy strona trzecia realizuje część prac.
Jak w przypadku wszystkich innych kosztów, koszty te muszą spełniać warunki określone w Artykule
II.14 Umowy o Grant.
Przykład:
Osoba prawna udostępnia beneficjentowi do użytku instalację lub specjalistyczne elementy
infrastruktury, które są niezbędne beneficjentowi do realizacji zadania objętego projektem. Istnieją dwie
możliwości:
•
Strona trzecia nalicza koszty, które są jej zwracane przez beneficjenta. Jest to koszt dla beneficjenta,
który nie jest uznawany za zwrot kosztów strony trzeciej. Szczegółowe informacje oraz powód
korzystania ze strony trzeciej należy podać w Aneksie I do Umowy o Grant.
•
Strona trzecia nie nalicza kosztów beneficjentowi za to działanie; nie są one jemu zwracane przez
beneficjenta. Jeśli beneficjent pragnie włączyć koszt strony trzeciej jako koszt kwalifikowany projektu,
wówczas mają zastosowanie warunki, o których mowa powyżej, odnośnie wkładów „darmowych”. W
ten sam sposób, strona trzecia, prace, szacunek kosztów oraz wykorzystanych zasobów, winny zostać
uwzględnione w Aneksie I do Umowy o Grant.
•
Przypadki specjalne:
1) Fundacje, przedsiębiorstwa powstałe na bazie prac badawczych itp., utworzone celem zarządzania
zadaniami administracyjnymi beneficjenta
Jest to zwykle przypadek osoby prawnej utworzonej bądź kontrolowanej przez beneficjenta, która
odpowiada za zarządzanie finansami beneficjenta; beneficjent ten (zazwyczaj instytucje publiczne, takie
jak uczelnie/ministerstwa) posiadają wcześniej podpisaną umowę z przedsiębiorstwem powstałym na
bazie prac badawczych bądź oddzielnym przedsiębiorstwem/fundacją non-profit, na mocy której to
drugie zajmuje się aspektami finansowymi oraz administracyjnymi pracy beneficjentów w projekcie
badawczym, w tym wszystkimi zadaniami związanymi z zatrudnianiem oraz opłacaniem dodatkowego
personelu, zakupem sprzętu, dóbr konsumpcyjnych itp. W większości z tych przypadków, cel, którym
jest usprawnienie oraz racjonalizacja, sprawia że uczelnie/ministerstwa przystępują do takich
kontraktów, które są zazwyczaj umowami obowiązującymi przez długie okresy czasu, podpisanymi na
długo przed tym, zanim zaistniał projekt Wspólnot Europejskich. W konsekwencji tego, taka strona
trzecia często nie posiada żadnych własnych zasobów. Personel zatrudniony na rzecz projektu przez
przedsiębiorstwo powstałe na bazie prac badawczych/fundację pracuje na terenie obiektów uczelni
(beneficjenta), która z kolei jest odpowiedzialna za niego. W takim przypadku to uczelnia, a nie
fundacja, winna być beneficjentem, jako że fundacja nie posiada zasobów do realizacji prac.
Tak jak w innych przypadkach wkładu stron trzecich, należy określić w Aneksie I do Umowy o Grant
stronę trzecią oraz zadania.
Umowa taka nie ogranicza się do projektu, lecz stanowi ogólną umowę odnoszącą się do zarządzania
Umową o Grant zawartą z Komisją (oraz/lub innymi jednostkami), a koszty są zwracane albo
bezpośrednio przez beneficjenta, bądź przez koordynatora w imieniu beneficjenta. W związku z tym,
koszty nie będą uważane za wpływy.
W pewnych przypadkach, umowa pomiędzy beneficjentem oraz stroną trzecią przewiduje również
zajmowanie się przez stronę trzecią płatnościami funduszy Wspólnoty. W związku z tym, koordynator
wypłaca wkład Wspólnot Europejskich bezpośrednio stronie trzeciej, a nie beneficjentowi. W wyniku
tego, na rachunkach beneficjenta brak jest śladu jakiegokolwiek zwrotu od beneficjenta na rzecz strony
trzeciej. W takich przypadkach, ważną kwestią jest to, że chociaż brak jest przeniesienia środków
pomiędzy beneficjentem oraz stroną trzecią, prace strony trzeciej nie są wykonywane bez zwrotu
kosztów, a następuje zwrot kosztów, lecz bezpośrednio od koordynatora. Koszty zatem nie będą
uznawane za wpływy. W tym przypadku, koszty strony trzeciej będą zgłaszane przez beneficjenta na
Formularzu C, lecz są one zapisywane na rachunkach strony trzeciej (w przeciwnym razie, nie
kwalifikowałyby się one). Jako że środki te są wykorzystywane na terenie obiektów beneficjenta, jeśli
beneficjent stosuje stawkę ryczałtową celem wyliczenia kosztów pośrednich, wówczas można
zastosować stawkę ryczałtowa w odniesieniu do tych kosztów. Wszystkie sprawozdania finansowe
winny być przedstawiane w imieniu beneficjenta. Jeśli jest wymagany certyfikat w odniesieniu do
sprawozdań finansowych, musi on poświadczać oraz obejmować zarówno wkłady beneficjenta oraz
strony trzeciej. W przypadku kosztów poniesionych przez stronę trzecią i wykorzystanych na terenie jej
obiektów, można zgłosić jedynie rzeczywiste koszty bieżące strony trzeciej. Stawka ryczałtowa uczelni
NIE ma zastosowania wobec tych kosztów, jako że nie są one wykorzystywane na terenie obiektów
beneficjenta.
Przykład: Koszty kwalifikowane uczelni, która może zastosować stawkę ryczałtową 60% w odniesieniu
do kosztów pośrednich, oraz jest beneficjentem w Siódmym Programie Ramowym (tylko w odniesieniu
do działań badawczych):
•
Koszty personelu (z reguły zatrudnionego na stałe), opłacanego przez uczelnię: 100.000 EURO
•
Koszty personelu opłacanego przez fundację oraz pracującego na terenie obiektów uczelni: 80.000
EURO
•
Sprzęt zakupiony przez fundację oraz użytkowany na terenie obiektów beneficjenta: 20.000 EURO
•
Koszty personelu administracyjnego fundacji pracującego na terenie obiektów fundacji: 2.500 EURO
(koszty rzeczywiste, w tym 2.000 EURO na koszty bezpośrednie oraz 500 EURO na koszty pośrednie)
Razem koszty zgłoszone przez uczelnię =
łączne koszty bezpośrednie (w tym koszty fundacji) = (100.000 EURO + 80.000 EURO + 20.000 EURO +
2.000 EURO)=202.000 EURO Koszty pośrednie = wyliczone na podstawie kosztów bezpośrednich
wykorzystywanych na terenie obiektów uczelni + rzeczywiste koszty pośrednie fundacji:
•
stawka ryczałtowa 60% 200.000 EURO=120.000 EURO
•
+500
Koszty kwalifikowane razem:202.000 EURO+120.000 EURO-500=322.500 EURO
Łączne finansowanie Wspólnot Europejskich otrzymane przez uczelnię = 75% 322.500 EURO=230.625 EURO
2) Przypadek zasobów (profesorów/sprzętu) pracujących na rzecz, bądź wykorzystywanych przez uczelnię, lecz
których wynagrodzenie/koszty są wypłacane ze środków rządowych
W tym przypadku, zasoby udostępniane przez stronę trzecią (rząd) beneficjentowi, mogą być zasymilowane z
„własnymi zasobami” beneficjenta i mogą być zatem zgłoszone do projektu bez uznawania ich jako wpływy.
Powód jest taki, że beneficjent ma prawo korzystać z zasobów zgodnie ze swoją wolą. Tak jak inne wkłady od
stron trzecich, zasoby te należy określić w Aneksie I do Umowy o Grant. Ich koszt zostanie zgłoszony przez
beneficjenta na Formularzu C. Muszą one być zapisane na rachunkach strony trzeciej oraz w razie potrzeby
dostępne dla celów audytu.
Nie ma to zastosowania do przypadków, gdzie takie zasoby/personel zostały przydzielone beneficjentowi celem
pracy w określonym projekcie. W takim przypadku, koszty są kwalifikowane, lecz mają zastosowanie zasady
odnośnie wpływów.
Określona „doraźna” umowa pomiędzy beneficjentem oraz stroną trzecią celem współpracy w ramach
projektu. (Przykład: korzystanie z instalacji bądź oddelegowanie na określony czas do beneficjenta profesora z
innej jednostki, która nie jest beneficjentem. W tym przypadku, jeśli strona trzecia nie pracuje w ramach
projektu, a jedynie udostępnia swoje zasoby, mogą mieć zastosowanie zasady ogólne odnośnie stron trzecich
udostępniających zasoby. Jeśli z drugiej strony trzecia strona nie tylko udostępnia zasoby, lecz również
wykonuje prace, wówczas taka strona trzecia winna przystąpić do Umowy o Grant i zostać beneficjentem; na
pewnych warunkach, ten rodzaj umowy może być traktowany w Siódmym Programie Ramowym jako
podzlecenie – wówczas powinien stosować się on od zasad z tym związanych.
3) Przypadek agencji pracy „doraźnej” lub tymczasowej, która udostępnia beneficjentowi personel – nie
stanowi to wkładu strony trzeciej, jako że beneficjent płaci agencji za korzystanie z tych zasobów. Korzystanie
wiąże się z ceną naliczaną beneficjentowi, który zgłosi ją zgodnie ze swoimi normalnymi zasadami
księgowości.
B. STRONY TRZECIE REALIZUJĄCE CZĘŚĆ PRAC
Wyjątkowo w tym przypadku, strona trzecia realizuje sama pewne zadania projektu, nawet jeśli nie podpisze
Umowy o Grant. Strona trzecia realizuje część prac w sposób bezpośredni oraz odpowiada za nie wobec
beneficjenta (chociaż beneficjent pozostaje odpowiedzialny wobec Komisji za prace).
Mogą mieć miejsce dwa różne przypadki:
•
Przypadek podwykonawców: koszty podzlecenia stanowią część bezpośrednich kosztów beneficjenta
oraz są zapisane na rachunkach beneficjentów. Cena podzlecenia stanowi koszt kwalifikowany dla
beneficjenta, który tak jak inne koszty musi spełniać ogólne kryteria kwalifikowalności, o których
mowa w Artykule II.14 Umowy o Grant. Określone warunki dla podzleceń wyjaśniono w Artykule
II.7 Umowy o Grant, który opisuje szeroko ten przypadek.
•
Przypadek jednostek objętych specjalną klauzulą 10: Jedynie w przypadkach, o których jest mowa w
klauzuli, inne strony trzecie mogą realizować (pod pewnymi warunkami) część prac dla beneficjenta.
Aby to było możliwe, muszą one zostać określone w Umowie o Grant na mocy specjalnej klauzuli.
Sprawą zasadniczą jest określenie tych przypadków w trakcie negocjacji, celem dodania specjalnej
klauzuli, aby zezwolić na zwrot kosztów stron trzecich. Oprócz podwykonawców (którzy stosują się do
własnych zasad, wyjaśnionych w Artykule II.7 Umowy o Grant), jedynie strony trzecie objęte tą
klauzulą są uprawnione do realizacji prac w ramach projektu oraz zgłaszania kosztów za nie.
Kim są strony trzecie (inne niż podwykonawcy), które mogą realizować prace w ramach projektu, jeśli są
objęte odpowiednią klauzulą specjalną w Umowie o Grant?
Umowa o Grant (w Klauzuli Specjalnej nr 10, która zostanie dołączona do Artykułu 7) wspomina o
stronach trzecich powiązanych z beneficjentem. Pojęcie „powiązane” odnosi się do ustalonej formalnej
relacji pomiędzy stroną trzecią a beneficjentem, określonej w sposób następujący:
•
Relacja ta z natury jest szeroka i nie ogranicza się do Umowy o Grant, bądź nie jest konkretnie
zawierana celem wykonania prac związanych z Umową o Grant.
•
W myśl powyższego, okres jej trwania wychodzi poza czas realizacji projektu i z reguły następuje przed
podpisaniem Umowy o Grant oraz trwa dalej po zakończeniu tejże umowy.
•
Ma ona na zewnątrz charakter formalny, czasami w ramach struktury prawnej (np. relacje pomiędzy
stowarzyszeniem, a jego członkami), czasami w przypadku braku osobowości prawnej, poprzez
korzystanie ze wspólnych infrastruktur oraz zasobów (wspólne laboratorium), oddzielnie od osób
prawnych, z których się one składają, lub wspólnej własności (przedsiębiorstwa stowarzyszone lub
holdingowe).
„Doraźne” umowy o współpracę zawarte pomiędzy osobami prawnymi na wykonanie prac w ramach
projektu nie są wobec tego objęte tą klauzulą; w tych przypadkach, obie osoby prawne winny być
beneficjentami (z ograniczonym wyjątkiem podzlecania w przypadkach, gdzie przepisy na to pozwalają,
jak o tym wspomniano powyżej).
Przypadki objęte klauzulą specjalną:
•
Jednostki wspólnych badań: są to laboratoria badawcze/infrastruktury stworzone oraz będące w
posiadaniu dwóch lub więcej różnych osób prawnych, celem przeprowadzenia badań. Nie posiadają one
osobowości prawnej różniącej się od osobowości prawnej członków, lecz tworzą pojedynczą jednostkę
badawczą, gdzie personel oraz zasoby pochodzące od różnych członków zostają połączone dla korzyści
ogólnej. Chociaż brak im osobowości prawnej, istnieją one w sposób fizyczny, wraz z obiektami,
sprzętem oraz zasobami przynależnymi do nich oraz odrębnymi od jednostek „właściciela”. Członek
jednostki wspólnych badań jest beneficjentem, a każdy inny członek jednostki wspólnych badań
wnoszący wkład do projektu i który nie jest beneficjentem Umowy o Grant, musi zostać określony w
klauzuli. Jednostka wspólnych badań musi spełniać następujące warunki:
-
jedność naukowa i ekonomiczna
istnienie przez pewną długość czasu
uznana przez władze publiczne
•
Europejskie Ugrupowanie Interesu Ekonomicznego (EEIG): jest to osoba prawna utworzona w myśl
Przepisu Unii Europejskiej nr 2137/85 z dnia 25 lipca 1985, składająca się z przynajmniej dwóch
osób prawnych pochodzących z różnych Krajów Członkowskich.
•
Przedsiębiorstwa stowarzyszone: jednostka stowarzyszona oznacza każdą osobę prawną, która
podlega bezpośredniej bądź pośredniej kontroli beneficjenta, lub takiej samej bezpośredniej bądź
pośredniej kontroli jak beneficjent. W związku z tym, obejmuje ta sytuacja nie tylko przypadek firm
macierzystych lub holdingów, albo ich przedsiębiorstw stowarzyszonych, lecz także przypadek
stowarzyszeń pomiędzy samymi przedsiębiorstwami stowarzyszonymi.
•
Ugrupowania: klauzula ta jest stosowana tutaj w odniesieniu do stowarzyszeń, federacji lub innych
osób prawnych składających się z członków (w tym przypadku, ugrupowanie jest beneficjentem, a
członkowie wnoszący wkład do projektu winni zostać wymienieni). W przypadku ugrupowań bez
osobowości prawnej, będą one traktowane tak jak jednostki wspólnych badań, jeśli spełnią wyżej
wspomniane warunki dla jednostek wspólnych badań. W związku z tym, struktury, umowy lub
jednostki bez osobowości prawnej, utworzone konkretnie przez różne osoby prawne celem uczestnictwa
w Umowie o Grant, nie są uważane za ugrupowania, a ich koszty nie są obejmowane warunkami
niniejszej klauzuli specjalnej.
Jakie warunki muszą zostać spełnione przez te strony trzecie celem realizacji pracy oraz zgłoszenia
kosztów w ramach projektu?
•
Muszą one zostać określone w specjalnej klauzuli nr 10, a ich nazwa, zadania oraz zasoby
przedstawione w Aneksie I.
•
Ich koszty muszą spełniać wymogi przepisów oraz zasad, o których jest mowa w Artykułach II.14 do
II.17 Umowy o Grant, tak jak ma to miejsce w przypadku beneficjentów, oraz muszą zostać zapisane w
ich rachunkach. Innymi słowy, mają zastosowanie zasady odnoszące się do kwalifikowalności kosztów,
identyfikacji kosztów oraz górne granice finansowania. Odnoszą się do nich w ten sam sposób kontrole
oraz audyty, o których jest mowa w Artykule II.22 oraz Artykule II.23 Umowy o Grant.
•
Każda strona trzecia podaje swoje koszty w oddzielnym Formularzu C oraz tam, gdzie jest to
wymagane, przedstawi odrębny certyfikat odnoszący się do sprawozdań finansowych oraz/lub
metodologii, niezależnie od certyfikatów składanych przez beneficjenta. Beneficjent złoży obydwa
formularze oraz sprawozdanie podsumowujące, które łączy zarówno koszty beneficjenta jak i koszty
strony trzeciej (stron trzecich).
Przykład:
Uczelnia „X” utworzyła jednostkę wspólnych badań wraz z uczelnią „Y”. Uczelnia „X” jest beneficjentem w ramach Umowy
o Grant, oraz realizuje prace poprzez jednostkę wspólnych badań, którą posiada wspólnie z „Y”. W związku z tym, „Y”
stanowi tutaj stronę trzecią powiązaną z „X”.
•
„X” posiada analityczny system księgowy, który pozwala na zgłoszenie jej kosztów rzeczywistych (zarówno bezpośrednich,
jak i pośrednich). Wypełnia Formularz C podając tylko swoje własne koszty: 100 EURO jako koszty bezpośrednie oraz 80
EURO jako koszty pośrednie.
•
„Y”, jako strona trzecia powiązana z „X”, realizuje część przypisanych Umową o Grant do „X”. Tym niemniej, jako że
uczelnia ta nie jest w stanie określić z całkowitą pewnością swoich rzeczywistych kosztów pośrednich, stosuje stawkę
ryczałtową w wysokości 60% kosztów pośrednich. Wypełnia Formularz C podając tylko swoje własne koszty: 100 EURO
jako koszty bezpośrednie oraz 60 EURO jako stawka ryczałtowa.
Sprawozdanie finansowe złożone przez „X” (beneficjenta) będzie zawierać obydwa Formularze C, jak również podsumowujące
sprawozdanie finansowe, gdzie koszty od „X” + „Y” są zsumowane; żądane koszty oraz finansowanie zostanie obliczone w
sposób następujący (dla uproszczenia, zawarto tutaj tylko koszty badań)
Koszty kwalifikowane dla „X”: 180 EURO
finansowanie dla „X”: (75% jako uczelnia) ze 180 EURO = 130 EURO
Koszty kwalifikowane dla „Y”: 160 EURO
finansowanie dla „Y”: (75% jako uczelnia) ze 160 EURO = 120 EURO
ŁĄCZNE KOSZTY zgłoszone przez „X”: 340 EURO
ŁĄCZNA kwota wkładu Wspólnot Europejskich wnioskowana przez „X”: 255 EURO
Artykuł II.14.3 Umowy o Grant – Koszty niekwalifikowane
Pewne koszty są w sposób szczególny wykluczane z kosztów kwalifikowanych. Spis takich kosztów, o których
jest mowa w umowie o grant, musi być traktowany jako minimalna lista referencji i należy go ściśle
przestrzegać.
Model standardowy przewiduje, że następujące koszty nie kwalifikują się:
•
dające się określić podatki pośrednie, w tym podatek VAT
Ogólnie rzecz biorąc, beneficjentowi wolno zgłosić do projektu jedynie wartość netto faktury, pod
warunkiem, że wszystkie kryteria kwalifikowalności zostały spełnione. Podatek VAT, który można
określić, nie kwalifikuje się. Jak wspomniano powyżej, podatki pośrednie nie będą dopuszczane, jeśli
nie można ich określić. Może to przykładowo dotyczyć sytuacji faktur zagranicznych, gdzie cena jest
podana brutto bez określenia podatku. W każdym przypadku, beneficjent winien być w stanie uzasadnić
to w przypadku audytu.
Szczególny przypadek opłat lotniskowych
Ogólnie rzecz biorąc, opłaty lotniskowe nie są podatkami rzeczywistymi w rozumieniu przepisów
podatkowych, lecz stanowią opłatę za usługę świadczoną przez instytucję publiczną lub częściowo
publiczną odpowiedzialną za usługę (publiczną), taką jak lotniska (niezależnie od faktu, że pewne
lotniska mogą posiadać prywatną formę prawną). W tym przypadku, opłaty lotniskowe określane przez
te władze mogą być uważane za opłatę i w związku z tym jako kwalifikowane, ponieważ nie stanowią
one cła, ani podatku pośredniego. Zazwyczaj faktura odnosi się do „opłaty za usługę”, „opłaty” itp. Tym
niemniej, jeśli na fakturze wymienione są jedynie „opłaty lotniskowe”, beneficjent winien użyć innych
środków, by udowodnić, że tzw. „opłata lotniskowa” nie jest podatkiem.
Przykłady:
dopłata za paliwo, opłata za ubezpieczenie itp. są kosztami kwalifikowanymi;
Podatek od pasażera lotniczego nie jest kosztem kwalifikowanym (zob. poniżej)
•
cło: oznaczą kwotę wyliczoną za artykuł importowany bądź (rzadziej) eksportowany, prawie równą
podatkom, obejmującą całość opodatkowania bądź opłat nałożonych na osoby bądź rzeczy [bądź
podatek nałożony na import, eksport lub konsumpcję dóbr],
•
należne odsetki,
•
zabezpieczenia na poczet ewentualnych przyszłych strat lub obciążeń,
•
koszty zgłoszone jako poniesione, bądź zwrócone w powiązaniu z innym projektem wspólnotowym,
(unikając podwójnego finansowania),
•
długi oraz opłaty za obsługę długów, nadmierne bądź lekkomyślne wydatki: nadmierne wydatki winny
być rozumiane jako płacenie znacznie więcej za produkty, usługi bądź personel niż wynoszą przeważnie
stawki na rynku, czego wynikiem jest strata finansowa dla projektu, której można było uniknąć.
Lekkomyślne oznacza brak troski przy wyborze produktów, usług lub personelu, czego wynikiem jest
strata finansowa dla projektu, której można było uniknąć.
Artykuł II.15 Umowy o Grant – Określenie kosztów bezpośrednich oraz pośrednich
Rozróżnienie pomiędzy kosztami bezpośrednimi oraz pośrednimi
Zwrot kosztów będzie oparty na ich kwalifikowanych kosztach bezpośrednich oraz pośrednich.
W zależności od charakterystyki danej operacji, możliwe jest, że pewne koszty można uznać jako koszty
bezpośrednie bądź pośrednie, lecz żaden koszt nie może być brany pod uwagę dwukrotnie, jako koszt
bezpośredni oraz jako koszt pośredni.
1. Koszty bezpośrednie
Koszty bezpośrednie to wszystkie koszty kwalifikowane, które można powiązać bezpośrednio z projektem,
oraz które zostaną określone przez beneficjenta jako takie, zgodnie ze stosowanymi przez niego zasadami
księgowymi oraz normalnymi przepisami wewnętrznymi.
Następujące koszty bezpośrednie można uznać za kwalifikowane (nie jest to lista wyczerpująca):
(a) Koszty personelu przydzielonego do projektu
•
Personel musi być zatrudniony przez beneficjenta bezpośrednio, zgodnie z obowiązującymi go
przepisami krajowymi.
•
Personel musi pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym oraz odpowiedzialnością beneficjenta.
•
Jako że brak jest rozróżnienia pomiędzy modelami kosztów, każdy beneficjent może zawrzeć w swoich
kosztach personelu „pracowników zatrudnionych na stałe”, którzy zawarli z beneficjentem umowy o
pracę na czas nieokreślony, bądź „pracowników zatrudnionych na czas określony”, którzy zawarli z
beneficjentem umowy o pracę na czas określony.
•
Koszty personelu winny odzwierciedlać całość wynagrodzeń: płace plus obciążenia związane z
ubezpieczeniem społecznym (wynagrodzenie za urlopy, składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne
itp.), jak również inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu.
•
Koszty personelu muszą być zwracane zgodnie z normalnie stosowaną praktyką beneficjenta.
Można zgłaszać jedynie koszty godzin faktycznie przepracowanych przez osoby realizujące prace
bezpośrednio w ramach projektu. Czas pracy stanowi całkowitą liczbę przepracowanych godzin, z
wyłączeniem urlopów, czasu poświęconego na sprawy osobiste, zwolnienia lekarskie, bądź inne
zwolnienia.
Można zgłaszać jedynie godziny przepracowane w ramach projektu. Czas pracy do zgłoszenia winien być
zapisywany w okresie realizacji projektu za pomocą rozsądnych środków (np. arkusze czasu). Pracownicy
winni odnotowywać swój czas pracy co dzień, tydzień, lub co miesiąc, na papierze bądź w komputerze.
Zapisy przepracowanego czasu pracy muszą być zatwierdzane przez kierownika projektu bądź innego
zwierzchnika.
W przypadku, gdy zgodnie ze zwykłymi zasadami, beneficjent uznaje pewne rodzaje personelu (takie jak
personel administracyjny bądź pomocniczy) za koszty pośrednie, wówczas koszty tego personelu nie mogą
być zgłaszane jako bezpośrednie koszty kwalifikowane, lecz jedynie jako koszty pośrednie.
Jeśli zostanie podjęta decyzja o stosowaniu arkuszy czasu celem zapisu godzin pracy (proszę zauważyć, że
nie są one obowiązkowe – można stosować każdy inny niezawodny sposób pomiaru czasu pracy),
wówczas powinny one spełniać przynajmniej podstawowe wymogi, o których mowa poniżej:
-
pełna nazwa beneficjenta, zgodna z podaną w Umowie o Grant;
-
imię i nazwisko pracownika, który wnosi bezpośredni wkład do projektu naukowobadawczego;
-
nazwa projektu badawczego, zgodna z podaną w Umowie o Grant;
-
należy wskazać numer konta projektu;
-
dany okres czasu (np. codziennie, co tydzień, co miesiąc) zgodnie z praktyką normalnie
stosowaną przez beneficjenta;
-
liczba godzin zgłoszonych w ramach projektu badawczego. Wszystkie zgłoszone godziny
muszą dać się zweryfikować w konkretny sposób;
-
imię i nazwisko oraz podpis osoby nadzorującej (osoby odpowiadającej za projekt).
Kompletny system zapisu czasu winien umożliwić zestawienie całości godzin w przypadkach,
gdy personel pracował w ramach różnych projektów w tym samym okresie czasu. Należy
pamiętać, że efektywny system zapisu czasu (system, który potwierdza rzeczywistość
przepracowanych godzin) stanowi wymóg dla kwalifikowalności kosztów. Umowa, jako
dokument podpisany przed faktycznym wykonaniem prac, nie będzie wystarczająca.
Musi również istnieć pewien system pozwalający beneficjantowi na wskazanie czynności, której
zostały przypisane godziny. Warto nadmienić, że wyżej wspomniane elementy to elementy
podstawowe, wobec czego nie ma przeszkód, by prowadzić arkusze czasu w sposób bardziej
szczegółowy.
Przykład wzoru arkusza czasu, który może być stosowany
Działania badawczorozwojowe
Badania
Projekt xxxx
Projekt yyyy
Projekt zzzz
Nazwa
niedziela poniedziałek
01
02
TYDZIEŃ:
wtorek
03
STYCZEŃ 2007
środa
czwartek piątek sobota
04
05
06
07
Zarządzanie
Projekt xxxx
Projekt yyyy
Projekt zzzz
Razem działania
badawczorozwojowe
Inne działania
A
B
C
Nieobecności
Urlop roczny
Urlop specjalny
Choroba
Razem nieobecności
Czas razem
Podpisał:
Zatwierdził:
Proste określenie godzin przepracowanych nie jest wystarczające. Godziny produktywne winny
być naliczane zgodnie z praktykami normalnie stosowanymi przez beneficjenta. Godziny
produktywne na rok winny wykluczać roczny urlop, święta państwowe, szkolenia oraz
zwolnienia lekarskie. Liczba 210 dni roboczych w roku winna być uważana za reprezentatywną
w większości przypadków.
Dla przykładu:
Razem dni w roku
365
Weekendy
-104
Roczne urlopy
-21
Ustawowo należne urlopy
-15
Choroba/inne
-15
Przepracowane dni w roku
210
Wyżej wspomniany przykład będzie różnić się w zależności od kategorii personelu, sektora przemysłowego,
związków, kontraktów oraz narodowych przepisów prawnych, które należy wziąć pod uwagę.
Godziny produktywne muszą zostać w jasny sposób uzasadnione oraz powinny zgadzać się z podstawowymi
zapisami czasu. Jeśli godziny faktycznie spędzone nad zadaniami produktywnymi (udowodnione w zapisach
czasu) przekraczają standardową ilość godzin produktywnych, pierwsze zostanie zastosowane celem
wyliczenia kosztów personelu, chyba że wypłacono za nadgodziny.
Przypadki szczególne:
•
„Telepraca” może być przyjęta, jeśli istnieje system pozwalający na określenie godzin produktywnych
przepracowanych na rzecz projektu.
•
Nadgodziny mogą być przyjęte, jeśli istnieje system pozwalający na określenie godzin produktywnych
przepracowanych na rzecz projektu, oraz jest to zgodne ze zwykłymi praktykami stosowanymi przez
beneficjenta.
•
Zwolnienia lekarskie: nie można ich zawierać w czasie pracy.
Zwolnienia na opiekę nad dzieckiem dla personelu przypisanego do działania: kwota związana z nimi
może stanowić koszt kwalifikowany, w proporcji do czasu przeznaczonego na projekt, pod warunkiem,
że zwolnienia na opiekę nad dzieckiem są obowiązkowe w myśl przepisów krajowych (np. ustawowy
zasiłek macierzyński). Koszty ogłoszeń związanych z rekrutacją nowej osoby nie są kwalifikowane, lecz
jeśli niezbędne jest dla celów projektu zastąpienie danej osoby, koszty nowej osoby będą kwalifikowane
w ramach normalnych wymogów.
•
Dodatkowe korzyści w naturze (samochód służbowy, talony itp.) mogą być przyjęte tylko jeśli zostaną
one uzasadnione oraz są zgodne ze zwykłymi praktykami stosowanymi przez beneficjenta. Tak jak
wszystkie koszty, winny one spełniać warunki Artykułu II.14.1 Umowy o Grant.
•
Koszty zwolnień pracowników nie są kwalifikowane.
•
Koszty doktoratu są kwalifikowane, jeśli spełniają one warunki Artykułu II.14.1 Umowy o Grant.
•
W przypadku instytucji publicznych, koszty urzędników państwowych, pokrywane bezpośrednio z
centralnego bądź samorządowego budżetu, mogą również być uznane za koszty kwalifikowane, jeśli
inne postanowienia warunki Artykułu II.14 Umowy o Grant są spełnione. Odnośnie dalszych wyjaśnień
dotyczących przypadku personelu (zasobów) udostępnianych beneficjentowi przez strony trzecie, zob.
„przypadki szczególne” w Artykule II.14.2 Umowy o Grant.
•
Przypadek szczególny konsultantów:
Konsultanci są osobami fizycznymi, pracującymi dla jednego bądź więcej beneficjentów w ramach
Siódmego Projektu Ramowego. Mogą oni pracować na własny rachunek, bądź być zatrudnieni przez
stronę trzecią.
Istnieją trzy możliwe sposoby klasyfikacji kosztów konsultantów (w każdym przypadku, koszty będą
kwalifikowane JEDYNIE wtedy, gdy spełnią warunki określone w Artykule II.14 Umowy o Grant):
1) Mogą być uważane jako koszty personelu; bez względu na to, czy konsultanci pracujący w siedzibie
strony trzeciej pracują na własny rachunek, bądź są zatrudnieni przez stronę trzecią, jeśli spełnione są
następujące łączne kryteria:
•
Beneficjent zawarł umowę na zatrudnienie osoby fizycznej celem pracy dla niego, a część tej pracy
dotyczy zadań do wykonania w ramach projektu Wspólnot Europejskich,
•
Osoba fizyczna musi pracować zgodnie z poleceniami beneficjenta (tzn. praca jest określana,
przydzielana oraz nadzorowana przez beneficjenta),
•
Osoba fizyczna musi pracować na terenie obiektów beneficjenta (za wyjątkiem przypadku telepracy,
uzgodnionej przez obie strony),
•
Wynik pracy należy do beneficjenta (Artykuł II.26 Umowy o Grant),
•
Koszty zatrudnienia konsultanta nie różnią się znacząco od kosztów personelu pracowników tej samej
kategorii, pracujących u beneficjenta w ramach umowy o pracę,
•
Koszty podróży i diet związane z uczestnictwem takiego konsultanta w spotkaniach w ramach projektu,
bądź innych podróży związanych z projektem, muszą być pokrywane bezpośrednio przez beneficjenta,
aby mogły być kwalifikowane.
2) Koszty związane z konsultantami można uznać jako koszty podzleceń, jeśli beneficjent musi zawrzeć
umowę podzlecenia celem zatrudnienia tych konsultantów do wykonania części prac, które mają zostać
zrealizowane w ramach projektu oraz zgodnie z warunkami określonymi w Umowie o Grant w ramach
Siódmego Programu Ramowego, w szczególności jeśli postanowienia Artykułu II.7 Umowy o Grant
odnoszące się do podzleceń są spełnione. W tych przypadkach, kontrola beneficjenta nad pracą do
wykonania przez podwykonawcę jest determinowana naturą podzlecenia. Podwykonawca nie pracuje
zwykle na terenie obiektów beneficjenta, a warunki pracy nie są tak dokładnie realizowane pod
bezpośrednim nadzorem beneficjenta.
3) Ostatnia możliwość polega na tym, że konsultant uczestniczy w projekcie jako beneficjent (jako osoba
fizyczna bądź ewentualnie jako małe lub średnie przedsiębiorstwo, jeśli spełnia wymogi tej definicji).
•
Szczególny przypadek osób fizycznych: ich status prawny może być przyrównany ze statusem małego
lub średniego przedsiębiorstwa, jeśli spełniają one wymogi ustalone w Zaleceniu Komisji 2003/361/EC,
wersja z 6 maja 2003 (zob. Artykuł II.16 Umowy o Grant). Ich koszty są kwalifikowane, jeśli spełniają
one warunki Artykułu II.14 Umowy o Grant, a koszty te są naliczane na podstawie certyfikowanej
metodologii zatwierdzonej przez Komisję, na podstawie ich dochodu (np. zeznań podatkowych), w
rozumieniu przepisów krajowych (zwykle przepisów podatkowych). Zgodnie z tym, osoba fizyczna
winna wybrać opcję zgłoszenia średnich kosztów personelu, na podstawie certyfikowanej metodologii
zatwierdzonej przez Komisję (zob. objaśnienia odnośnie certyfikowania średnich kosztów w punkcie
II.4.4.3 niniejszego przewodnika). W tym znaczeniu, należy pamiętać, że stawki, koszty itp. muszą
odpowiadać zwykłej praktyce stosowanej przez beneficjenta, jak również że należy odnotować dowody
odnoszące się do zysku oraz godzin przepracowanych na rzecz projektu.
Przykład:
Osoba pracująca na własny rachunek przedstawia do certyfikacji metodologię w odniesieniu do średnich
kosztów personelu w oparciu o całkowity roczny przychód w kwocie 48.000 EURO oraz łączą ilość 1600
godzin produktywnych w roku poprzedzającym uczestnictwo w Umowie o Grant. Zostaje ona zatwierdzona
przez Komisję.
W konsekwencji powyższego, koszty zgłoszone w związku z projektem będą następujące:
• Stawka za godzinę: 48000/16000=30 EURO
• Godziny przepracowane na rzecz projektu=100
• Zgłoszone koszty: 3.000 EURO
•
Kwalifikacja kosztów odnoszących się do kosztów personelu właścicieli małych i średnich
przedsiębiorstw. Mogą mieć miejsce dwie możliwe sytuacje: właściciel otrzymuje wynagrodzenie od
małego lub średniego przedsiębiorstwa, w tym przypadku pensja jest kosztem kwalifikowanym, bądź
właściciel nie otrzymuje wynagrodzenia za swoją pracę w małym lub średnim przedsiębiorstwie, wobec
czego nie istnieje zapis jego kosztów personelu na rachunkach przedsiębiorstwa.
W drugim przypadku, właściciel małego bądź średniego przedsiębiorstwa winien dokonać wyboru
zgłoszenia średnich kosztów personelu na podstawie certyfikowanej metodologii zatwierdzonej
przez Komisję. Procedura ta została opisana w niniejszym przewodniku w Artykule II.4.4.3; podczas
składania wniosku, właściciel małego bądź średniego przedsiębiorstwa wyliczy swoje koszty stosując
wartości szacunkowe. Podczas negocjacji, Komisja powinna być poinformowana odnośnie dokonanego
przez niego wyboru zgłoszenia średnich kosztów personelu na podstawie certyfikowanej metodologii.
Tym niemniej, aby koszty mogły się kwalifikować, metodologia certyfikowana winna zostać złożona po
podpisaniu pierwszej umowy o grant, w której uczestniczy to małe lub średnie przedsiębiorstwo.
(b) Koszty podróży i diet dla personelu uczestniczącego w projekcie
•
W myśl ogólnej zasady, rzeczywiste koszty podróży oraz związane z nimi koszty diet, odnoszące się do
projektu, mogą zostać uznane jako bezpośrednie koszty kwalifikowane, pod warunkiem, że są one
zgodne ze zwykłą praktyką beneficjenta oraz że zostaną w sposób odpowiedni zapisane, jak wszystkie
inne koszty.
Przykład:
Beneficjent A zgłasza koszty przelotów związane ze spotkaniem dotyczącym projektu, dla członka
swego personelu podróżującego klasą biznesową:
•
Jeśli beneficjent, zgodnie ze swoją zwykłą praktyką, płaci za bilety w klasie biznesowej personelu tej
samej kategorii, wówczas koszty biletu klasy biznes będą kwalifikować się w ramach Umowy o Grant.
•
Jeśli beneficjent, zgodnie ze swoją zwykłą praktyką, płaci za bilety w klasie ekonomicznej personelu tej
samej kategorii, wówczas koszty biletu klasy biznes nie będą kwalifikować się w ramach Umowy o
Grant.
•
Jeśli takie koszty są zwracane na podstawie ryczałtu / lub płatności za dzień, wówczas taka kwota
ryczałtowa/lub płatność za dzień, a nie koszty rzeczywiste, zostanie uznana jako koszt kwalifikowany.
•
W przypadku, gdy zgodnie ze swoją zwykłą praktyką, beneficjent przyjmuje te koszty jako koszty
pośrednie, nie mogą one wówczas zostać zgłoszone jako bezpośrednie koszty kwalifikowane, lecz
jedynie jako koszty pośrednie.
(c) Koszt zakupu sprzętu trwałego użytku
•
Jedynie sprzęt zakupiony dla celów realizacji działania może zostać objęty kosztami bezpośrednimi.
Aby koszt mógł być uznany jako kwalifikowany, musi on zostać określony zgodnie ze zwykłą praktyką
księgową beneficjenta, a każdy z beneficjentów musi zastosować swój zwykle stosowany system
amortyzacji w odniesieniu do sprzętu trwałego użytku. Amortyzacja jest zgłaszana w każdym
odpowiednim sprawozdaniu okresowym. Zamortyzowane koszty sprzętu nigdy nie mogą przewyższyć
ceny zakupu sprzętu.
•
Koszty amortyzacji sprzętu wykorzystywanego dla celów projektu, lecz zakupionego przed
rozpoczęciem realizacji projektu, są kwalifikowane zgodnie z warunkami, o których mowa w Artykule
II.14.1 Umowy o Grant powyżej.
•
Można zgłosić koszty tylko części sprzętu wykorzystywanego dla celów projektu. Kwota wykorzystana
(wykorzystany procent oraz czas) muszą podlegać audytowi.
Koszty sprzętu mogą zawierać wszelkie koszty niezbędne dla środka trwałego, aby był on gotowy do
pracy w zamierzonym celu (przygotowanie miejsca, dostawa oraz rozładunek, instalacja itp.)
•
Podzlecenia a sprzęt trwały/dobra konsumpcyjne: w niektórych przypadkach, zakup sprzętu lub dóbr
konsumpcyjnych jest związany ze świadczeniem usługi. W zależności od natury świadczonych usług,
można je uznać za podzlecenia lub część składową zakupu sprzętu. Jeśli usługa stanowi część „pakietu”
zakupu sprzętu, wówczas będzie ona uznana jako część składowa zakupu sprzętu. Może to również być
uzależnione od ujęcia tych kosztów na rachunkach beneficjenta.
•
Można zgłosić koszty leasingu finansowego z opcją zakupu sprzętu trwałego użytku, zgodnie ze zwykłą
praktyką księgową beneficjenta. Tym niemniej, aby stosować się do zasady rozsądnego gospodarowania
kosztami, koszty zgłoszone w odniesieniu do sprzętu trwałego użytku, który jest wzięty z leasing z
opcją zakupu, nie mogą przewyższyć kosztów, które by zostały poniesione, jeśli sprzęt zostałby
zakupiony oraz amortyzowany zgodnie z normalnie przyjętą praktyką.
Leasing operacyjny (wynajem): w tym przypadku, nie ma możliwości zakupu sprzętu. Nie następuje
amortyzacja (jako że dany przedmiot stanowi cały czas własność firmy leasingowej), lecz koszty
kwalifikują się, jeśli stosowana jest normalna praktyka beneficjenta i nie przewyższają one kosztów
zakupu sprzętu.
W obydwu przypadkach, jeśli beneficjent nie wykorzystuje sprzętu wyłącznie w celach projektu,
wówczas jedynie proporcjonalna część „czasu pracy” (tzn. część wykorzystana na cele projektu) może
zostać objęta zwrotem kosztów.
•
W przypadku, gdy beneficjent zgodnie ze swoją normalną praktyką ujmuje koszty sprzętu trwałego
użytku (lub pewną ich część) jako koszty pośrednie, wówczas koszty te nie mogą zostać ujęte jako
koszty bezpośrednie, lecz jako koszty pośrednie.
(d) Koszty dóbr konsumpcyjnych oraz dostaw, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz powiązać z
projektem:
•
Wszelkie dobra konsumpcyjne niezbędne celem realizacji projektu można ująć jako bezpośrednie
koszty kwalifikowane.
•
W przypadku, gdy beneficjent zgodnie ze swoją zwykłą praktyką ujmuje koszty dóbr konsumpcyjnych
(lub ich część) jako koszty pośrednie, wówczas te koszty nie mogą zostać zgłoszone jako koszty
bezpośrednie, lecz jako koszty pośrednie.
•
Dobra konsumpcyjne stanowią koszty kwalifikowane w ramach projektu jedynie wtedy, jeśli zakupiono
je po dacie rozpoczęcia realizacji projektu.
(e) Podzlecenia
Koszty podzleceń stanowią bezpośredni koszt kwalifikowany. Definicję podzlecenia podano w Artykule
II.7 Umowy o Grant.
(f) Certyfikat z metodologii oraz certyfikat dotyczący sprawozdań finansowych
Koszty poniesione w związku z certyfikatami dotyczącymi sprawozdań finansowych oraz certyfikatami
dotyczącymi metodologii stanowią bezpośrednie koszty kwalifikowane, oraz są zgłaszane w ramach
kosztów zarządzania, które stanowią część „innych działań”.
2. Koszty pośrednie
Koszty pośrednie stanowią całość kosztów kwalifikowanych, które nie mogą zostać określone przez
beneficjenta jako bezpośrednio związane z projektem, lecz które mogą zostać określone oraz uzasadnione przez
jego system księgowy jako poniesione w bezpośrednim związku z kwalifikowanymi bezpośrednimi kosztami
związanymi z projektem.
Koszty pośrednie, zwane również kosztami ogólnymi, stanowią całość kosztów strukturalnych oraz
pomocniczych o naturze administracyjnej, technicznej oraz logistycznej, które przeplatają się z różnymi
działaniami prowadzonymi przez beneficjenta i w związku z tym nie mogą zostać w całości powiązane z
projektem. Natura kosztu pośredniego jest taka, że nie jest możliwe, bądź przynajmniej realne, aby określić
bezpośrednio, jaka część kosztu jest związana z pojedynczym celem kosztowym.
Przykład:
Koszty ogólne obejmują koszty związane z infrastrukturami oraz ogólnym działaniem organizacji, takim
jak wynajem lub amortyzacja budynków oraz urządzeń, wody/gazu/elektryczności, konserwacji,
ubezpieczeń, dostaw oraz drobnego sprzętu biurowego, koszty komunikacji i połączeń, opłat pocztowych
itp., oraz koszty związane z usługami horyzontalnymi, takimi jako zarządzanie administracyjne i
finansowe, zasoby ludzkie, szkolenia, doradztwo prawne, dokumentacja itp.
Koszy pośrednie muszą stosować się do normalnych zasad księgowości beneficjenta oraz powinny być
wyodrębnione lub zestawione na oficjalnych rachunkach.
W przypadku, gdy system księgowy beneficjenta obejmuje koszty ogólne, które nie kwalifikują się w ramach
Umowy o Grant, wówczas koszty te należy wyłączyć przy składaniu sprawozdań finansowych.
2.a) Rzeczywisty koszt pośredni
Beneficjenci, którzy posiadają analityczny system księgowy, który jest w stanie określać oraz grupować ich
koszty pośrednie (pulę kosztów) zgodnie z kryteriami kwalifikowalności (np. wykluczać koszty
niekwalifikowane), muszą deklarować swoje rzeczywiste koszty pośrednie, bądź stosować
dwudziestoprocentową stawkę zryczałtowaną.
Organizacje potrzebują odpowiedniego „klucza” celem rozdzielania tych kosztów z „puli” kosztów pośrednich
pomiędzy różne projekty. Można stosować różne metodologie przydzielania, pod warunkiem, że są one zgodne
z ogólną polityką księgową beneficjenta (tzn. alokacja kosztów pośrednich do projektu poprzez godziny
personelu, jako procent kosztów personelu lub jako stała stawka godzinowa). Nie należy przyjmować kluczy
subiektywnych bądź arbitralnych. Metoda ta jest taka sama, jak w odniesieniu do poprzedniego modelu pełnych
kosztów.
Metoda uproszczona
Metoda uproszczona stanowi sposób deklarowania kosztów pośrednich, która odnosi się do organizacji, które
nie sumują kosztów pośrednich w sposób szczegółowy (centrum, oddział), lecz mogą dokonać zsumowania
kosztów pośrednich na poziomie osoby prawnej. Jest to system, który może być stosowany w przypadku, gdy
organizacja nie posiada systemu księgowego z precyzyjną alokacją kosztów.
Taka uproszczona metoda musi być zgodna ze zwykle stosowanymi zasadami i praktykami księgowości oraz
zarządzania; nie wiąże się ona koniecznie z wprowadzaniem nowej metody jedynie dla celu Siódmego
Programu Ramowego.
Nie wolno jej stosować beneficjentom, pod warunkiem, że owa uproszczona metoda opiera się na kosztach
rzeczywistych, w oparciu o konta finansowe z ostatniego zamkniętego roku księgowego.
Minimalne wymogi metody uproszczonej
Chociaż każda osoba prawna będzie stosować swój własny system, minimalne wymogi celem uznania go za
uproszczoną metodę dla celów Siódmego Programu Ramowego są następujące:
•
•
•
Po pierwsze, system musi pozwalać beneficjentowi na identyfikację oraz usunięcie bezpośrednich
kosztów niekwalifikowanych (VAT itp.).
Pod drugie, musi on pozwalać przynajmniej na alokację kosztów ogólnych na poziomie osoby prawnej
do projektów indywidualnych poprzez stosowanie odpowiedniego klucza (np. łączne godziny
produktywne). W takim przypadku jest oczywiste, że jeśli koszty ogólne brane pod uwagę stanowią
w całości koszty beneficjenta (nie rozróżnione pod względem działań), klucz stosowany do
obliczenia odnośnej stawki (np. łączne godziny produktywne) będzie obejmował wszystkie
działania beneficjenta (tzn. łączne godziny obejmujące nie tylko godziny określone na badania,
demonstracje itp.). W takim przypadku, również beneficjent winien być w stanie uzasadnić
całkowitą kwotę kosztów ogólnych oraz całkowitą liczbę godzin produktywnych.
Zastosowany system oraz koszty zadeklarowane zgodnie z nim, winny stosować się do normalnych
zasad oraz praktyk beneficjenta. Wobec powyższego, jeśli system stosowany przez beneficjenta jest
bardziej „wyrafinowany” niż określają to „minimalne” wymogi wspomniane powyżej, jest to system
który powinien być stosowany celem deklarowania kosztów:
Przykład: jeśli system księgowy beneficjenta dokonuje rozróżnienia pomiędzy różnymi stawkami
kosztów ogólnych według typu działania (badania, nauczanie...), wówczas koszty ogólne zadeklarowane
w Umowie o Grant w ramach Siódmego Programu Ramowego winny stosować się do tejże praktyki oraz
odnosić się do odnośnych działań (badania, demonstracje...).
Czy metoda uproszczona musi zostać poświadczona przez Komisję?
Metoda uproszczona nie wymaga uprzedniej rejestracji bądź poświadczenia ze strony Komisji. W
konsekwencji, brak jest określonej certyfikacji metody uproszczonej stosowanej przez beneficjenta. Beneficjent
odpowiada za to, by stosowana metoda uproszczona była zgodna z wymogami. Tym niemniej, certyfikacja
odnosząca się do metodologii – opisana w Artykule II.4 Umowy o Grant – może obejmować metodologię
naliczania kosztów pośrednich (wraz z metodą uproszczoną) w odniesieniu do tych beneficjentów, którym
wolno stosować certyfikację w odniesieniu do metodologii.
Kiedy certyfikat w odniesieniu do zeznania finansowego zostanie złożony, audytor dokona opisu
(uproszczonego) systemu księgowego potwierdzając te zagadnienia. Należy pamiętać, że opcja ta odnosi się do
możliwości stosowania przez beneficjenta uproszczonej metody zgłaszania kosztów pośrednich. Nie istnieje
zatem „model standardowy” – jedynie różne metody uproszczone stosowane przez beneficjentów, stosujące się
do wyżej wspomnianych wymogów.
Przykłady metody uproszczonej:
Dana organizacja pracuje nad trzema projektami oraz określiła kwotę 100.000 EURO jako
kwalifikowane koszty ogólne organizacji (energia elektryczna, zadania administracyjne, dostawy, sprzęt
itp.).
Celem dokonania podziału kosztów ogólnych pomiędzy trzy projekty, organizacja stosuje metodę
uproszczoną w oparciu o klucz odnoszący się do personelu: koszty ogólne są dzielone zgodnie ze stałą
stawką godzinową.
[Przykład 1: alokacja na podstawie stawki godzinowej]:
Koszty ogólne organizacji: 10.000
Przepracowane godziny na poziomie osoby prawnej: 2.000
Stawka godzinowa: 10.000/2.000 = 5
Alokacja pomiędzy projektami:
Projekt 1:
600 przepracowanych godzin
Projekt 2:
400 przepracowanych godzin
Projekt 3: 1.000 przepracowanych godzin
=>
=>
=>
EURO
600 x 5 = 3.000 koszów pośrednich
400 x 5 = 2.000 koszów pośrednich
1.000 x 5 = 5.000 koszów pośrednich
[Przykład 2: alokacja na podstawie procentu kosztu personelu]:
Koszty ogólne organizacji: 10.000 EURO
Koszt personelu na poziomie osoby prawnej: 100.000 EURO
Stawka: 10.000/100.000 = 0,1 (10%)
Alokacja pomiędzy projektami:
Projekt 1:
Projekt 2:
Projekt 1:
koszt personelu = 30.000
=>
=>
=>
EURO
30.000 x 0,1 = 3.000 koszów pośrednich
Jeśli organizacja posiada jedynie jedno centrum bądź oddział, z definicji, sumy jej kosztów pośrednich na
poziomi centrum oraz na poziomie osoby prawnej pokrywają się. W tym przypadku, sposobem ustalenia, czy
organizacja może stosować metodę uproszczoną, jest sprawdzenie, czy organizacja posiada analityczny system
księgowy ze szczegółową alokacją kosztów poza kalkulacją na poziomie osoby prawnej.
2.b Stawki ryczałtowe
•
Stawka ryczałtowa 20%
- Powyższa stawka ryczałtowa jest dostępna dla każdego beneficjenta, niezależnie od systemu
księgowego stosowanego przez niego, a zatem przy wyborze tej opcji nie istnieje potrzeba
certyfikacji kosztów pośrednich, a jedynie kosztów bezpośrednich.
- Podstawę do obliczenia stanowią łączne kwalifikowane koszty bezpośrednie beneficjenta, z
wyłączeniem kosztów na rzecz podzleceń oraz kosztów zasobów udostępnionych przez strony
trzecie, które nie są wykorzystywane w siedzibie beneficjenta. W obydwu przypadkach, koszty
ogólne (elektryczność, dostawy itp.) nie są ponoszone przez beneficjenta, lecz przez
podwykonawcę, bądź stronę trzecią.
Przykład: wyliczenie kosztów pośrednich, gdy wybrano opcję 20% stawki ryczałtu
Personel
Podzlecenia
Badacz z trzeciej uczelni, który pracuje w swojej uczelni
Badacz z trzeciej uczelni, który pracuje w obiektach beneficjenta
Koszty podróży
Sprzęt
Razem koszty bezpośrednie
1.000.000
100.000
20.000
15.000
5.000
50.000
1.190.000
Wyliczenie kosztów pośrednich:
1.190.000 - 100.000 (podzlecenia) - 20.000 (badacz, który nie pracuje na terenie obiektów
beneficjenta) = 1.070.000 % 2 = 214.000
-
•
Beneficjent, który dokonuje wyboru stawki ryczałtowej 20% odnośnie swego pierwszego
uczestnictwa w ramach Siódmego Programu Ramowego, może później wybrać system
analityczny rzeczywistych kosztów pośrednich, bądź metodę uproszczoną w przypadku
uczestnictwa w przyszłości, pod warunkiem, że jego system księgowy, zezwalający na
identyfikację kosztów rzeczywistych, został zaktualizowany. Zmiana ta nie będzie miała
wpływu na wcześniejsze umowy o grant. Po dokonaniu tej zmiany, taka organizacja nie może
ponownie dokonać wyboru stawki zryczałtowanej.
Przejściowa stawka ryczałtowa 60%
Pojęcie:
Powyższa stawka ryczałtowa jest określana mianem „przejściowej stawki ryczałtowej”, ponieważ
będzie miała ona zastosowanie wobec grantów przyznanych w ramach wezwań do składania wniosków,
których termin upływa przed 1 stycznia 2010. Oznacza to, że stawka ryczałtowa 60% będzie mieć
zastosowanie przez cały okres obowiązywania każdej Umowy o Grant podpisanej w ramach każdego
wezwania, którego termin upływa przed 1 stycznia 2010 (nawet jeśli okres obowiązywania takiej
Umowa o Grant upływa po roku 2010). Celem jest pomoc organizacjom w okresie przejścia od
wyliczania kosztów ogólnych na podstawie stawki ryczałtowej (organizacje stosujące podstawę kosztów
dodatkowych w ramach poprzednich Programów Ramowych) do wyliczania kosztów rzeczywistych.
Po upływie tego terminu, niniejsza stawka ryczałtowa 60% zostanie zrewidowana, a Komisja ustali
odpowiedni poziom stawki ryczałtowej, która powinna stanowić przybliżoną wartość danych
rzeczywistych kosztów pośrednich, lecz nie mniej niż 40%. Obecnie zostanie przyjęta specjalna
klauzula, która zostanie ujęta w kolejnych Umowach o Grant.
-
Stosowanie niniejszej stawki ryczałtowej jest uzależnione od trzech łącznych warunków:
1) Status organizacji
Stawka ryczałtowa jest ograniczona do:
- instytucji publicznych typu non-profi
- instytucji szkolnictwa średniego i wyższego
- organizacji badawczych
- małych oraz średnich przedsiębiorstw
Odnośnie definicji wyżej wspomnianych organizacji, zob. Artykuł II.16 Umowy o Grant.
Jeśli wyżej wspomniani beneficjenci dokonają zmiany statusu w okresie realizacji projektu,
wówczas „niniejsza stawka ryczałtowa będzie miała zastosowanie do chwili, gdy utracą
oni swój status”. W związku z tym, począwszy od tej chwili, nie będą oni mogli stosować
stawki ryczałtowej 60% w odniesieniu do kolejnych sprawozdań finansowych. Od tego
momentu, koszty pośrednie będą musiały być zgłaszane na podstawie kosztów rzeczywistych,
bądź przy zastosowaniu stawki ryczałtowej 20% dla kosztów pośrednich.
Przykład:
Przedsiębiorstwo, które kwalifikuje się jako małe lub średnie przedsiębiorstwo, podpisuje
Umowę o Grant w roku 2007, przy zastosowaniu stawki ryczałtowej 60%. W roku 2008,
przedsiębiorstwo to (ze względu na wewnętrzny rozrost, przejęcia itp.) powiększa się i nie
kwalifikuje się dalej jako małe lub średnie przedsiębiorstwo.
Rezultat: Przedsiębiorstwo nie może stosować stawki ryczałtowej 60% od chwili, gdy przestaje
kwalifikować się jako małe lub średnie przedsiębiorstwo (30 czerwca 2008). W odniesieniu do
okresu sprawozdawczego 1/1/2008-31/12/2008, jednostka ta będzie żądać zwrotu kosztów
pośrednich przy zastosowaniu różnych metod (np. 60% do 30 czerwca 2008 oraz 20% począwszy
od 1 lipca).
2) System księgowy organizacji
Stawka ryczałtowa jest przewidziana w odniesieniu do organizacji, które nie są w stanie określić z
całkowitą pewnością swoich rzeczywistych kosztów pośrednich dla projektu.
W jaki sposób zostanie udowodnione, że organizacja nie jest w stanie określić z całkowitą
pewnością swoich rzeczywistych kosztów pośrednich dla projektu?
Beneficjent (dla przykładu małe lub średnie przedsiębiorstwo) nie musi dokonywać zmiany systemu
księgowego lub swoich normalnych zasad księgowości.
Jeśli jego system księgowy jest w stanie określić łączne koszty ogólne, lecz nie dokonuje ich alokacji do
kosztów projektu, wówczas beneficjent może zastosować niniejszą stawkę ryczałtową, jeśli zostają
spełnione pozostałe warunki.
Przykład:
Uczelnia, która w ramach Szóstego Programu Ramowego wykorzystywała podstawę kosztów
dodatkowych ze względu na fakt, że jej system księgowy nie zezwalał na rozróżnienie kosztów
bezpośrednich oraz pośrednich w odniesieniu do projektu, może w ramach Siódmego Programu
Ramowego:
•
•
•
dokonać wyboru stawki ryczałtowej 60%, wiedząc że zostanie ona zrewidowana pod koniec roku 2009,
lub
wprowadzić „metodę uproszczoną” księgowania kosztów, za pomocą której zostanie ustalona
podstawowa alokacja na projekt kosztów ogólnych osoby prawnej, lub
wprowadzić pełen analityczny system księgowy.
W związku z tym, zakłada się że organizacja, która stosowała model pełnych kosztów (FC) w ramach
Szóstego Programu Ramowego, jest w takiej sytuacji, że będzie w stanie określić rzeczywiste koszty
pośrednie oraz dokonać ich alokacji do projektów. Zgodnie z tym, organizacja ta nie będzie w zasadzie w
stanie dokonać wyboru stawki ryczałtowej 60% w odniesieniu do Siódmego Programu Ramowego. Jeśli
konkretny powód (fuzja, przejęcie itp.) może służyć za wyjaśnienie zmiany w jego systemie księgowym,
wówczas to zagadnienie winno zostać przedyskutowane podczas negocjacji związanych z projektem w ramach
Siódmego Programu Ramowego. W każdym z przypadków, beneficjent może zostać poddany audytowi w
odniesieniu do projektu w ramach Szóstego Programu Ramowego. W zależności od wyników audytu,
wszystkie projekty w ramach Szóstego, bądź Siódmego Programu Ramowego, mogą zostać poddane ocenie
celem sprawdzenia, czy beneficjent stosuje się do odnośnych zasad Programów Ramowych w chwili
podpisania projektów.
Organizacja, która może określić rzeczywiste koszty pośrednie, lecz nie korzysta z klucza lub systemu celem
dokonania alokacji kosztów pośrednich, może wybrać stawkę ryczałtową 60%.
Za wybór tejże przejściowej stawki ryczałtowej odpowiada beneficjent. Jeśli kolejny audyt wykaże, że wyżej
wspomniane łączne warunki nie są spełnione, wówczas wszystkie projekty, w które jest zaangażowany ten
beneficjent, mogą zostać poddane rewizji.
Co można powiedzieć o osobach prawnych (instytucjach publicznych typu non-profit, małych i średnich
przedsiębiorstwach, organizacjach badawczych oraz instytucjach szkolnictwa średniego oraz wyższego), które
obecnie korzystają z uproszczonej metody alokacji kosztów pośrednich?
Umowa o Grant określa, że koszty muszą być określane zgodnie ze zwykle stosowanymi przez beneficjenta
zasadami i praktykami odnoszącymi się do księgowości oraz zarządzania (w tym przypadku, jego
„uproszczoną” metodą). Tym niemniej, zgodnie z ich określonymi okolicznościami oraz możliwością alokacji
pośrednich kosztów kwalifikowanych dla projektu z całkowitą pewnością, mogą one podjąć decyzję o
dokonaniu wyboru tymczasowego zastosowania tejże przejściowej stawki ryczałtowej.
3) Rodzaj systemu finansowania
Stawka ryczałtowa ogranicza się do systemów finansowania, które obejmują działania związane z badaniami i
rozwojem technologicznym oraz demonstracjami: Sieć Doskonalenia oraz Wspólne Projekty (włączając w to
badania na rzecz określonych grup – w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw).
Podstawa do obliczania stawki ryczałtowej wyklucza koszty podzleceń oraz koszty zasobów udostępnionych
przez strony trzecie, które nie są wykorzystywane na terenie obiektów beneficjenta, ponieważ w tych dwóch
przypadkach, koszty pośrednie nie są ponoszone przez beneficjenta, lecz przez podwykonawcę, bądź stronę
trzecią.
W sytuacji, gdy beneficjent dokona wyboru przejściowej stawki ryczałtowej 60% w odniesieniu do swego
pierwszego uczestnictwa w ramach Siódmego Programu Ramowego, może on później dokonać wyboru
systemu rzeczywistych kosztów pośrednich w odniesieniu do swojego późniejszego uczestnictwa. Zmiana ta
nie będzie miała wpływu na wcześniejsze umowy o grant. Po dokonaniu tej zmiany, organizacja ta nie może
wybrać ponownie systemu stawki ryczałtowej (stawki ryczałtowej 60% lub 20%).
•
Zwrot kosztów pośrednich na działania koordynacji i wsparcia: maksimum 7% kosztów
bezpośrednich
W przypadku działań koordynacji i wsparcia (CSA), zwrot pośrednich kosztów kwalifikowanych dla każdego
beneficjenta może osiągnąć maksymalną wysokość 7% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych, z
wyłączeniem bezpośrednich kosztów kwalifikowanych na rzecz podzleceń oraz kosztów zasobów
udostępnionych przez strony trzecie, które nie są wykorzystywane na terenie obiektów beneficjenta.
W odniesieniu do tego systemu finansowania, finansowy wkład Wspólnoty może osiągnąć maksymalną
wartość 100% całkowitych kosztów kwalifikowanych, lecz zwrot kosztów pośrednich nie może przekroczyć
maksymalnej wartości 7% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych.
Owe 7% nie jest stawką ryczałtową; jest to stawka maksymalnego zwrotu. Beneficjenci, którzy dokonują
określenia rzeczywistych kosztów pośrednich będą nadal musieli zgłaszać swoje koszty pośrednie, a ich
audytor będzie musiał poświadczyć je w Certyfikacie Sprawozdań Finansowych w przypadkach
przewidzianych w Umowie o Grant. Tym niemniej, będą one zwracane w maksymalnej wartości 7%. Tym,
którzy stosują stawki ryczałtowe (60% lub 20%), zostanie zwrócone również maksymalnie 7%, lecz koszty
pośrednie nie będą wymagały poświadczenia ze względu na zastosowanie stawki ryczałtowej.
Przykład zgodnie z Artykułem II.16 Umowy o Grant
lub
Koszty pośrednie
– schemat decyzyjny
Czy wasza organizacja posiada analityczny system księgowy, czy zgłosicie stawki kosztów ogólnych przy
zastosowaniu metody uproszczonej?
TAK
NIE
Rzeczywiste koszty pośrednie bądź koszty
wyliczone przy użyciu metody uproszczonej
lub
20% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych (1)
lub
60% całkowitych bezpośrednich kosztów
kwalifikowanych (1)(2), dla:
- instytucji publicznych typu non-profit, małych i
średnich przedsiębiorstwach, organizacji badawczych
oraz instytucji szkolnictwa średniego i wyższego
- w przypadku uczestnictwa w systemach
finansowania, które obejmują badania oraz rozwój
technologiczny
Działania koordynacyjne i pomocowe:
w każdym przypadku, maksymalnie 7% bezpośrednich kosztów kwalikowanych (1)
(1) z wyłączeniem bezpośrednich kosztów kwalifikowanych związanych z podzleceniami oraz kosztów zasobów udostępnionych
przez strony trzecie, które nie są wykorzystywane na terenie obiektów beneficjenta
(2) Niniejsza stawka ryczałtowa może być stosowana w odniesieniu do każdego wniosku złożonego w ramach wezwań do
składania wniosków, których termin upływa przed 1 stycznia 2010. Komisja ustali dla grantów przyznanych w ramach wezwań,
których termin upływa po 31 grudnia 2009, stosowny poziom stawki ryczałtowej
Artykuł II.16 Umowy o Grant – Górne limity finansowania
Zwrot kosztów kwalifikowanych musi zostać określony zgodnie z zasadami wspólnego finansowania oraz nonprofit. Górny limit finansowania określa maksymalną stawkę zwrotu kosztów za działanie oraz za beneficjenta.
Tym niemniej, łączne finansowanie Wspólnot Europejskich na rzecz projektu nie może przekroczyć
maksymalnej kwoty wkładu finansowego Wspólnoty, o której mowa w Artykule 5 Umowy o Grant.
Przykład 1: Projekt współpracy obejmujący jedynie działania naukowo-badawcze oraz zarządu
•
•
•
•
•
•
•
ŁĄCZNE zaakceptowane koszty naukowo-badawcze projektu (na koniec realizacji projektu): 250.000
EURO
ŁĄCZNE zaakceptowane koszty zarządzania projektem: 15.000 EURO
ŁĄCZNE zaakceptowane koszty projektu: 265.000 EURO
Maksymalny wkład finansowy Wspólnot Europejskich, o którym mowa w Artykule 5 Umowy o Grant:
120.000 EURO
Górna stawka finansowania dla projektu (działania naukowo-badawcze) 50%, zatem 125.000 EURO
Górna stawka finansowania dla projektu (działania zarządzania) 100%, zatem 15.000 EURO
Tym niemniej, finansowanie Wspólnot Europejskich dla projektu ogranicza się do kwoty 120.000
EURO, celem spełnienia wymogu maksymalnego wkładu Wspólnoty ustalonego w Artykule 5 Umowy o
Grant.
Beneficjent może również zażądać niższej stawki zwrotu kosztów (na przykład, aby umożliwić innemu
beneficjentowi ubieganie się o górny limit finansowania przy zachowaniu maksymalnego wkładu finansowego
Wspólnoty). Tym niemniej, beneficjent nie może zażądać niższej stawki celem umożliwienia innemu
beneficjentowi uzyskania zwrotu kosztów przekraczającego limit finansowania, nawet jeśli stosowano się do
maksymalnej kwoty wkładu Wspólnot Europejskich.
Przykład 2:
Projekt X:
Wkład Wspólnot Europejskich
100.000 EURO
Beneficjent „A”:
Łączne koszty naukowo-badawcze:
100.000 EURO
Górny limit finansowania kosztów naukowo-badawczych: 50%, tym niemniej, „A” wnioskuje tylko o 25%, zatem
Wkład finansowy Wspólnot Europejskich wnioskowany przez „A”
25.000 EURO
Beneficjent „B”:
Łączne koszty naukowo-badawcze:
150.000 EURO (maksymalna stawka
finansowania: 50%)
Wkład finansowy Wspólnot Europejskich wnioskowany przez „B”
75.000 EURO
Różne górne limity, 50%, 75% lub 100%, będą uzależnione od rodzaju działania oraz rodzaju beneficjenta. Odnośnie typu
działania (naukowo-badawcze, potwierdzające, inne), przedstawione tu definicje są ogólne, oraz winny być odczytywane
w połączeniu z tekstem „Wezwania”, w ramach którego składany jest wniosek, oraz w połączeniu z „Przewodnikiem dla
wnioskodawców”.
1. Działania naukowo-badawcze: działania naukowo-badawcze oznaczają działania, których bezpośrednim celem
jest wytworzenie nowej wiedzy, nowej technologii oraz produktów, w tym koordynacji naukowej. W przypadku
działań naukowo-badawczych, istnieją dwa górne limity finansowania (50% lub 75%), w zależności od statusu
beneficjenta oraz – w przypadku badań związanych z bezpieczeństwem – szczególnych warunków opisanych w
punkcie 1.b poniżej.
a. Ogólna stawka zwrotu kosztów wyniesie 50% łącznych koszt kwalifikowanych. Tym niemniej, stawka
ta może osiągnąć maksymalny pułap 75% dla następujących beneficjentów:
- instytucji publicznych typu non-profit: „instytucją publiczną” może być:
1. każda osoba prawna ustanowiona na mocy przepisów narodowych,
2. lub organizacja międzynarodowa, która jest organizacją międzyrządową (np. ONZ) inną niż
Wspólnota, która posiada osobowość prawną w myśl międzynarodowego prawa publicznego,
jak również każda specjalistyczna agencja założona przez taką organizację międzynarodową9
-
-
instytucji szkolnictwa średniego oraz wyższego (przykładowo, uczelnie)
organizacje badawcze: odnosi się to do osoby prawnej, która:
została założona jako organizacja typu non-profit; osoba prawna kwalifikuje się jako
„non-profit”, jeśli zostanie uznana za taką przez prawo narodowe lub międzynarodowe.
Pod tym pojęciem mieszczą się stowarzyszenia lub osoby prawne o jasno
sprecyzowanym typie non-profit (zob. poniżej); oraz
prowadzi badania lub zajmuje się rozwojem technologicznym jako jednym z jej
głównych celów.
małe lub średnie przedsiębiorstwa: termin ten odnosi się do przedsiębiorstw o małej lub średniej
wielkości, w znaczeniu Zalecenia Komisji 2003/361/EC w wersji z 6 maja 2003. Zgodnie z
Artykułem 2 Aneksu, przedsiębiorstwo mikro, małe lub o średniej wielkości, to takie
przedsiębiorstwo, które:
zatrudnia mniej niż 250 pracowników.
jego roczne obroty nie przekraczają 50 milionów euro, oraz/lub
łączna kwota w rocznym bilansie nie przekracza 43 miliony euro.
Zgodnie z nową definicją małego lub średniego przedsiębiorstwa, należy brać ewentualne relacje
z innymi przedsiębiorstwami przy obliczaniu danych przedsiębiorstwa. Centra badawcze,
instytuty badawcze, organizacje realizujące kontrakty badawcze, bądź firmy konsultingowe, nie
będą uważane za kwalifikowane małe lub średnie przedsiębiorstwa dla celów projektów
współpracy oraz wspólnych badań. Odnośnie dalszych informacji, zob. pełen tekst Zalecenia
Komisji 2003/361/EC w wersji z 6 maja 2003.
W większości przypadków, typ osoby prawnej będzie determinowany narodowymi przepisami uczestnika.
Osoba prawna będzie odpowiadać za potwierdzenie takiego typu. W pewnych przypadkach, dana osoba prawna
może mieć trudności w ustaleniu swego statusu. W takich przypadkach należy ustalić inne fakty oraz dowody
świadczące o jej typie.
9
Odnośnie tych i następnych definicji, zob. Artykuł 2 Siódmego Programu Ramowego „Zasady uczestnictwa przedsiębiorstw,
centrów badawczych oraz uczelni ... (..)” Przepis (EC) Nr 1906/2006 Parlamentu Europejskiego oraz Rady z dnia 18 grudnia 2006.
Przykład:
Beneficjent może ustalić swój status zgodnie z narodowymi przepisami podatkowymi, celem
uzasadnienia stwierdzenia, że jest on organizacją badawczą typu non-profit.
Komisja będzie udzielać pomocy odnośnie przedstawiania pewnych faktów pomocnych przy ocenie, wsparcia
oraz rejestracji osób prawnych w bazie danych Komisji. Taka baza danych będzie określać konkretny status
prawny każdego beneficjenta, co będzie wykorzystywane odnośnie jego uczestnictwa w projektach w ramach
Siódmego Programu Ramowego.
Jeśli jedna z tych osób prawnych, której przysługuje prawo do wnioskowania 75% finansowania Wspólnot
Europejskich, dokona zmiany statusu prawnego w okresie realizacji projektu, wówczas taka stawka zwrotu
będzie miała zastosowanie jedynie do chwili, gdy utraci ona swój status.
Przykład:
Przedsiębiorstwo, które kwalifikuje się jako małe lub średnie przedsiębiorstwo, podpisuje Umowę o
Grant w roku 2007, z maksymalną stawką 75% finansowania Wspólnot Europejskich działań
badawczych. W roku 2008, przedsiębiorstwo to (ze względu na wewnętrzny rozrost, przejęcia spółek
itp.), staje się większe i nie kwalifikuje się dalej jako małe lub średnie przedsiębiorstwo. W przypadku
każdego sprawozdania finansowego złożonego po nastąpieniu zmiany jego statusu, stawka finansowania
dla działań naukowo-badawczych będzie pomniejszona do poziomu 50%.
Jeśli osoba prawna dokona zmiany swojego statusu prawnego w okresie realizacji projektu oraz kwalifikuje się
do ubiegania o 75% finansowania ze strony Wspólnot Europejskich, wówczas taka stawka zwrotu może mieć
zastosowanie odnośnie kosztów poniesionych po chwili, gdy dokonała ona zmiany swojego statusu (w ramach
maksymalnego wkładu Wspólnot Europejskich do projektu).
Odnośnie informacji dotyczących statusu prawnego beneficjentów, zob. „Zasady odnośnie weryfikacji
istnienia, statusu prawnego oraz zdolności operacyjnej i finansowej” pod następującym adresem:
http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html.
b. Stawka zwrotu dla działań naukowo-badawczych może osiągnąć poziom 75% dla działań naukowobadawczych związanych z bezpieczeństwem, pod warunkiem, że zostaną spełnione następujące warunki10:
•
•
•
Partnerzy projektu rozwijają potencjał w dziedzinie z bardzo ograniczoną wielkością rynku.
Ze względu na specyficzną sytuację w tejże dziedzinie, istnieje ryzyko nastąpienia niepowodzenia na
rynku.
Partnerzy projektu prowadzą przyspieszone działania w odpowiedzi na nowe zagrożenia.
2. Działania potwierdzające oznaczają działania, których celem jest udowodnienie rentowności nowych
technologii, z którymi wiąże się potencjalna korzyść ekonomiczna, lecz które nie mogą zostać
skomercjalizowane w sposób bezpośredni (np. testowanie takich produktów, jak prototypy). Wkład
Wspólnot Europejskich może osiągnąć maksymalny pułap w wysokości 50% łącznych kosztów
kwalifikowanych.
3. Inne działania: Koszty innych działań, które nie są objęte działaniami wspomnianymi powyżej, oraz
nie są zawarte na liście podanej w Artykule II.16 Umowy o Grant, mogą zostać zwrócone w wysokości
do 100% kosztów kwalifikowanych. Należy je omówić starannie w trakcie negocjacji, oraz zawrzeć w
Aneksie I do Umowy o Grant.
Przykłady:
- upowszechnianie (np. założenie strony internetowej, prezentacja projektu podczas konferencji
lub warsztatów, sporządzenie wersji roboczej publikacji, z którą wiąże się, jeśli jest to stosowne,
opłata za jej publikację)
- nawiązywanie kontaktów (np. organizacja seminarium celem nawiązywania kontaktów)
- koordynacja (np. organizacja spotkania bądź wyjazd dla celów koordynacji)
10
Zob. Artykuł 33 (1) drugi podpunkt Zasad Uczestnictwa w Siódmym Programie Ramowym
-
-
własność intelektualna (np. zgłoszenie oraz prowadzenie wniosków patentowych (oraz innych
związanych z prawami własności intelektualnej), włączając w to poszukiwania patentów oraz
doradztwo prawne, lub też płatność tantiem na rzecz strony trzeciej za prawa własności
intelektualnej, które są niezbędne do realizacji projektu)
badania dotyczące wpływu na społeczeństwo oraz gospodarkę (np. ocena oczekiwanego wpływu
głównych efektów projektu na społeczeństwo oraz gospodarkę, lub analiza czynników, które
mogą mieć wpływ na ich zastosowanie)
promocja zastosowania głównych efektów projektu* (np. studia nad wykonalnością dotyczące
utworzenia przedsiębiorstw w wyniku prowadzonych badań, bądź działań „popytu”
odnoszących się do oceny, przetestowania oraz uzasadnienia obiecujących, lecz jeszcze nie
przyjętych technologii oraz rozwiązań)
* Uwaga: rzeczywiste komercyjne zastosowanie oraz konkretne przygotowanie tegoż zastosowania (w
przeciwieństwie do wyżej wspomnianych studiów nad wykonalnością lub działań „popytu”), jak również związane z
nim działania (np. marketing) nie mogą otrzymać dofinansowania.
Jeśli spełnione zostają wszystkie inne wymogi dla kwalifikowalności (Artykuł II.14 Umowy o
Grant) (rzeczywiste, ekonomiczne, dla wyłącznego celu realizacji założeń projektu itp.)
4. Działania związane z zarządzaniem stanowią część „innych działań” – obejmują one działania, o
których mowa w Artykule II.2 Umowy o Grant. Mogą one zawierać inne, jak np. koszty
zorganizowania wezwania, bądź przetargu celem wyłonienia beneficjenta lub podwykonawcy.
Zwrot kosztów uczestnikowi, który posiada tylko koszty zarządzania, może osiągnąć maksymalny
poziom 100% łącznych kosztów kwalifikowanych, niezależnie od jego statusu prawnego.
W przeciwieństwie do Szóstego Programu Ramowego, gdzie koszty zarządzania nie mogły
przewyższyć 7% wkładu Wspólnoty, w ramach Siódmego Programu Ramowego, brak jest określonego
górnego pułapu kosztów lub odsetka finansowania Wspólnot Europejskich, który może być
zastosowany w odniesieniu do działań zarządzania. Tym niemniej, tak jak inne koszty, aby mogły one
się kwalifikować, muszą one spełniać warunki określone w Artykule II.14 Umowy o Grant
(ekonomiczność, efektywność itp.).
Jak wspomniano w Umowie o Grant, nigdy nie mogą one zawierać tak zwanej powszechnie
„koordynacji naukowej”, której koszty mogą być zwracane w wysokości 50%, jako działanie naukowobadawcze.
5. Działania szkolenia również stanowią część „innych działań” – mogą one obejmować koszty
wynagrodzeń dla prowadzących szkolenia (jeśli spełniony jest wymóg Artykułu II.14 Umowy o Grant),
lecz nie koszty wynagrodzeń tych osób, które przechodzą szkolenia.
Należy pamiętać, że limity finansowania mogą być uzależnione nie tylko od działań, lecz również od
danego systemu finansowania (zob. tabela w Artykule II.16 Umowy o Grant).
Odnośnie projektów współpracy oraz sieci doskonalenia, mają zastosowanie górne limity finansowania,
opisane powyżej.
Przykład ogólny:
Finansowanie ze strony Wspólnot Europejskich na rzecz beneficjenta (uczelni) w projekcie, który obejmuje działania
naukowo-badawcze, potwierdzające oraz zarządzania, z następującymi kosztami bezpośrednimi:
Koszty działań naukowo-badawczych: 100.000 EURO
Koszty działań potwierdzających: 100.000 EURO
Koszty działań zarządzania: 100.000 EURO
Wyliczenie kosztów pośrednich:
Koszty działań naukowo-badawczych: 100.000 EURO x 60% = 60.000 EURO
Koszty działań potwierdzających: 100.000 EURO x 60% = 60.000 EURO
Koszty działań zarządzania: 100.000 EURO x 60% = 60.000 EURO
Następujący zwrot kosztów przy zastosowaniu stawek zwrotu w odniesieniu do łącznych kosztów kwalifikowanych
Koszty działań naukowo-badawczych: 75% z (100.000 EURO + 60.000 EURO) = 120.000 EURO
Koszty działań potwierdzających: 50%b z (100.000 EURO + 60.000 EURO) = 80.000 EURO
Koszty działań zarządzania: 100 z (100.000 EURO + 60.000 EURO) = 160.000 EURO
Razem do zwrotu = 360.000 EURO
Działania koordynacji oraz wsparcia (CSA) są działaniami, których celem jest koordynacja lub wspieranie
działań oraz polityk badawczych. Działania te będą obejmować szersze spektrum działań od programów
koordynacyjnych, kontaktowych oraz polityk, po działania bardziej określone lub o krótszym okresie realizacji.
Nie będą one obejmować działań badawczych, rozwojowych bądź potwierdzających. W przypadku działań
koordynacji oraz wsparcia, wkład finansowy Wspólnoty może osiągnąć maksymalny pułap na poziomie 100%
łącznych kosztów kwalifikowanych.
Wkład Wspólnot Europejskich może osiągnąć maksymalny pułap na poziomie 100% łącznych bezpośrednich
kosztów kwalifikowanych. W przypadku kosztów pośrednich, może on osiągnąć maksymalny poziom 7%
bezpośrednich kosztów kwalifikowanych, za wyłączeniem podzleceń oraz kosztów zasobów udostępnionych
przez strony trzecie, które nie są wykorzystywane na terenie obiektów beneficjenta. Należy pamiętać, że owe
7% nie jest stawką ryczałtową (zob. wyjaśnienia dotyczące Artykułu II.15 Umowy o Grant).
Przykład finansowania działań koordynacji oraz wsparcia
Koszty bezpośrednie: 200.000 EURO
Finansowanie Wspólnot Europejskich na rzecz kosztów bezpośrednich (100%) = 200.000 EURO (w tym 20.000 EURO na
podzlecenia)
Koszty pośrednie: 100.000 EURO
Finansowanie Wspólnot Europejskich na rzecz kosztów pośrednich = 7% (200.000 EURO - 20.000 EURO = 180.000
EURO) = 12.600 EURO
Łączne koszty kwalifikowane (na koniec projektu) 300.000 EURO
ŁĄCZNE finansowanie Wspólnot Europejskich = 212.600 EURO
Artykuł II.17 Umowy o Grant – Przychody z projektu
Wkład finansowy Wspólnoty może nie mieć na celu, bądź skutkować, zyskiem na rzecz beneficjentów. Z
tego względu, całkowita wnioskowana kwota finansowania Wspólnot Europejskich wraz z wpływami nie
może przewyższyć łącznych kosztów kwalifikowanych.
Jeśli łączny wkład Wspólnot Europejskich + wpływy ≤ łączne koszty kwalifikowane = brak
pomniejszenia wkładu Wspólnot Europejskich
Zysk musi zostać oszacowany na poziomie beneficjenta.
W wyniku tego, jako że wkład finansowy Wspólnoty jest obliczany, między innymi, na podstawie
tymczasowego budżetu oraz zgodnie z maksymalnymi stawkami zwrotu kosztów kwalifikowanych, taki
tymczasowy budżet musi składać się z szacunkowych kosztów kwalifikowanych, jak również szacunkowych
wpływów, (jeśli można je oszacować z góry).
Należy wziąć pod uwagę trzy rodzaje wpływów:
•
•
•
Przelewy pieniężne bądź ich odpowiedniki od stron trzecich na rzecz beneficjenta;
Wkłady rzeczowe od stron trzecich;
Zysk wytworzony przez projekt.
a) W dwóch pierwszych przypadkach (przelewy pieniężne oraz wkłady rzeczowe), istnieją dwa łączne warunki,
które muszą zostać spełnione, aby takie dofinansowanie uznać za wpływy na rzecz projektu, zgodnie z
postanowieniami Artykułu II.17 Aneksu II (Warunki Ogólne) do Umowy o Grant:
•
Jeśli wkład zrealizowany przez stronę trzecią zostaje przyznany beneficjentowi w konkretnym celu
do wykorzystania w projekcie, wówczas zasoby muszą zostać zgłoszone jako wpływy projektu w
Sprawozdaniu Finansowym beneficjenta (Formularz C). Tym niemniej, jeśli wykorzystanie tych
wkładów uzależnione jest od decyzji beneficjenta, wówczas można je uznać jako koszty kwalifikowane
projektu, lecz nie można ich uznać jako wpływy.
•
Jeśli beneficjent nie dokonuje pełnego zwrotu kosztów na rzecz strony trzeciej, wówczas część
kosztów, która nie została zwrócona, musi zostać uznana jako wpływy oraz musi zostać zgłoszona przez
beneficjenta jako taka. Część, która została zwrócona, nie stanowi wpływów bądź wkładu strony
trzeciej, lecz koszt beneficjenta, oraz winna zostać zgłoszona jako taka.
Przykład
Profesor uniwersytecki, którego koszty są zgłaszane przez uczelnię w ramach Umowy o Grant, lecz którego
wynagrodzenie jest opłacane przez ministerstwo. Taki wkład rzeczowy od strony trzeciej (ministerstwa) nie może
zostać ujęty jako wpływy, chyba że taki profesor został oddelegowany konkretnie przez ministerstwo na uczelnię
celem wykonywania pracy na rzecz danego projektu. Innymi słowy, jeśli uczelnia może podjąć decyzję odnośnie
przydziału pracy profesora, wówczas jego wkład zostaje włączony do „własnych zasobów” uczelni, oraz nie
stanowi wpływów.
W każdym przypadku, gdy wkłady stron trzecich są wykorzystywane przez beneficjenta na rzecz projektu,
obowiązkiem beneficjenta jest poinformowanie strony trzeciej o jego wykorzystaniu, zgodnie z
narodowymi przepisami lub obowiązującą praktyką.
b) Wszelki dochód wygenerowany przez sam projekt, w tym sprzedaż aktywów zakupionych na cele
projektu (w ograniczeniu do początkowych kosztów zakupu) jest ujmowany jako wpływy projektu (np.
opłata za uczestnictwo w konferencji organizowanej przez konsorcjum, sprzedaż materiałów z takiej
konferencji, sprzedaż sprzętu zakupionego na cele projektu itp.).
W drodze odstępstwa od wyżej wspomnianej zasady, dochody wygenerowane poprzez wykorzystywanie
rezultatów projektu, nie są ujmowane jako wpływy. Wykorzystywanie rezultatów projektu stanowi często
cel główny każdego projektu wspieranego poprzez wkład finansowy Wspólnoty i wobec tego ujęcie go we
wpływach nie jest dozwolone.
W większości przypadków, wpływy nie miałyby wpływu na wkład finansowy Wspólnot Europejskich, pod
warunkiem że ich kwota nie przewyższa różnicy pomiędzy kosztami kwalifikowanymi projektu a wkładem
finansowym Wspólnot Europejskich:
Koszty kwalifikowane: 100, wkład Wspólnot Europejskich: 50, wpływy: 50 brak wpływu
Koszty kwalifikowane: 100, wkład Wspólnot Europejskich: 50, wpływy: 20 brak wpływu
Koszty kwalifikowane: 100, wkład Wspólnot Europejskich: 50, wpływy: 60 wkład Wspólnot
Europejskich zostanie pomniejszony do 40
Wpływy winny zostać ujęte w chwili ostatniej płatności (zob. Artykuł II.18.3 Umowy o Grant)
Przykład:
•
•
•
Beneficjent X z łącznymi kosztami kwalifikowanymi w projekcie w wysokości 100
Wkład Wspólnot Europejskich: 50
Wpływy:
Państwowy grant na rzecz beneficjenta za prace w projekcie: 20
Wsparcie od sponsora branżowego za prace w projekcie: 20
Opłaty na rzecz uczestników w seminarium na zakończenie projektu: 5
Łączne koszty = 100
Łączne wpływy = 45
Wkład Wspólnot Europejskich = 50 + łączne wpływy (4) = 95, co jest poniżej łącznych kosztów beneficjenta, wobec tego nie
następuje zmiana we wkładzie Wspólnot Europejskich.
Wkłady od jednego beneficjenta na rzecz drugiego, w ramach tego samego projektu, nie są ujmowane jako
wpływy. Wpływ stanowi wkład od strony trzeciej na rzecz projektu. Wobec powyższego, jeśli jeden beneficjent
finansuje drugiego beneficjenta w ramach tej samej Umowy o Grant, aby pomóc mu zrealizować prace, nie
zostanie to uznane za wpływy, jako że finansowanie pochodzi od beneficjenta, a nie od strony trzeciej.
Beneficjenci muszą zawierać otrzymane wpływy w sprawozdaniach finansowych (Formularz C), odnoszących
się do okresu sprawozdawczego. Zostaną one ujęte podczas obliczania ostatecznej płatności (tzn. po
zakończeniu projektu), a wówczas może mieć miejsce ewentualne pomniejszenie wkładu Wspólnot
Europejskich.
Artykuł II.18 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty
1. Wkład finansowy Wspólnoty w formie zwrotu kosztów kwalifikowanych
Zasady odnoszące się do obliczania wkładu Wspólnot Europejskich
•
Wkład Wspólnot Europejskich zostanie obliczony w odniesieniu do kosztów projektu jako całości, a
jego zwrot nastąpi w oparciu o przyjęte koszty każdego beneficjenta.
•
Wkład zostanie określony poprzez zastosowanie górnego pułapu finansowania wskazanego w Artykule
II.16 za działania oraz za beneficjenta, w odniesieniu do rzeczywistych kosztów kwalifikowanych.
•
Wkład Wspólnot Europejskich nie może skutkować zyskiem dla żadnego z beneficjentów.
•
W przypadku każdego beneficjenta, wkład Wspólnot Europejskich nie może przewyższyć kosztów
kwalifikowanych minus wpływy projektu.
•
Łączna kwota płatności zrealizowanych przez Wspólnotę nie przekroczy w żadnych okolicznościach
maksymalnej kwoty wkładu Wspólnot Europejskich, o której mowa w Artykule 5, nawet jeśli
konsorcjum postanowi zwiększyć ilość prac odnoszących się do projektu, lub dodać nowych
beneficjentów za zgodą Wspólnot Europejskich.
Przykład
Beneficjent nr 1 (małe lub średnie przedsiębiorstwo)
Działania
badawczo-rozwojowe
potwierdzające
zarządzające
inne
Razem
Wpływy
Wkład Wspólnot Europejskich
Zaakceptowane koszty
(bezpośrednie + pośrednie)
(w euro)
100.000
100.000
40.000
10.000
250.000
Koszty zwrócone
(w euro)
100.000x 75% = 75.000
100.000x 50% = 50.000
40.000x 100% = 40.000
10.000x 100% = 10.000
175.000
25.000
175.000
Wkład Wspólnot Europejskich nie ulega zmianie, jako że dodana kwota wkładu Wspólnot Europejskich (175.000
euro) + wpływy projektu (25.000 euro) jest mniejsza niż całkowity koszt projektu dla beneficjenta (250.000 euro).
2. Wkłady Wspólnot Europejskich w formie kwot ryczałtowych
2.1 Kwoty ryczałtowe dla Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej (ICPC)
Kwoty ryczałtowe zostały przyjęte na drodze postanowienia wydanego przez Komisję, zob. następujący
adres internetowy: [ODNOŚNIK]
Beneficjenci ICPC, uczestnicząc w Umowie o Grant w ramach Siódmego Programu Ramowego, mogą
otrzymać zwrot na podstawie kosztów kwalifikowanych, bądź na podstawie kwot ryczałtowych. Wybór
ten może zostać dokonany (oraz zmieniony) do chwili podpisania Umowy o Grant. Z chwilą, gdy
zostanie on dokonany, będzie miał zastosowanie w całym okresie objętym Umową o Grant i nie będzie
możliwości jego zmiany. Beneficjenci ICPC mogą dokonać wyboru kwoty ryczałtowej w danym
projekcie (projektach) oraz zwrotu kosztów w innych. Niezależnie od ostatecznego wyboru, będzie
obowiązywać maksymalna kwota wkładu Wspólnot Europejskich.
W zależności od kraju, wkład w formie kwoty ryczałtowej dla uczestników z ICPC jest określany w
sposób następujący:
Tabela 1. Wkład w formie kwoty ryczałtowej na grupę dochodową państw
Gospodarka ICPC
Wkład
(euro/badacz/rok)
8.000
9.800
20.700
niski dochód
niższy dochód średni
górny dochód średni
Tabela 2. Górne pułapy finansowania na program finansowy oraz rodzaj osoby prawnej
Górne pułapy finansowania stosowane w odniesieniu
do różnych programów finansowania wyglądają następująco:
Instytucje publiczne typu nonprofit, instytucje szkolnictwa
średniego i wyższego,
organizacje badawcze oraz małe i
średnie przedsiębiorstwa
Wszystkie inne organizacje
Projekt współpracy
75%
50% (1)
Sieć doskonalenia
75%
50% (1)
Działanie koordynacji i wsparcia
100%
100%
Wsparcie dla badań
„granicznych” (ERC)
100%
100%
Badania na rzecz określonych
grup
75%
50% (1)
Wsparcie dla szkoleń oraz
rozwoju kariery badaczy (Marie
Curie)
Nie dotyczy
Nie dotyczy
Program finansowy
(1) W przypadku działań dotyczących badań związanych z bezpieczeństwem oraz rozwoju technologicznego, może on
osiągnąć maksymalnie wartość 75% w przypadku rozwoju zdolności w dziedzinach o bardzo ograniczonej wielkości rynku
oraz z ryzykiem „niepowodzenia rynkowego”, oraz w przypadku przyspieszonych działań w odpowiedzi na nowe
zagrożenia.
W przypadku osoby prawnej z siedzibą w Kraju Partnerskim Współpracy Międzynarodowej, jeśli została
wybrana opcja kwoty ryczałtowej, wkład do projektu opiera się o kwoty podane w Tabeli 1. Kwoty te należy
pomnożyć przez łączną liczbę osobo-lat na rzecz projektu, zażądaną przez osobę prawną z Kraju Partnerskiego
Współpracy Międzynarodowej. Gdy osoba nie pracuje na pełen etat na rzecz projektu, kwoty te należy
pomniejszyć, aby ująć część jej czasu pracy poświęconą na rzecz projektu. Maksymalna kwota wkładu
Wspólnot Europejskich jest wyliczana poprzez zastosowanie górnych pułapów finansowania podanych w
Tabeli 2 do kwot wynikowych. W kwocie zostaje zawarte wszystko oraz obejmuje wsparcie na rzecz zarówno
kosztów bezpośrednich, jak i pośrednich. Innymi słowy, kwota ryczałtowa obejmuje wszystkie koszty
uczestnika z Kraju Partnerskiego Współpracy Międzynarodowej, w tym nie tylko koszty personelu oraz
podróży, lecz także, między innymi, sprzęt, dobra konsumpcyjne, podzlecenia oraz koszty pośrednie.
Przykład: Małe lub średnie przedsiębiorstwo z Kraju Partnerskiego Współpracy Międzynarodowej (o niskim dochodzie), wybrało
opcję kwoty ryczałtowej, w trzyletnim projekcie współpracy w ramach Umowy o Grant, z sześcioma badaczami pracującymi na rzecz
projektu na pełen etat, oraz trzema pracującymi na pół etatu (50%).
Łączne osobo-lata na rzecz projektu: 3 lata x 7.5 badaczy/rok= 22,5
Finansowanie na rzecz małego lub średniego przedsiębiorstwa: 22.5 osobo-lata x 8.000 euro / rok = 180.000 euro x 0,75 (stawka
zwrotu w wysokości 75% na rzecz małego lub średniego przedsiębiorstwa w projekcie współpracy) = 135.000 euro.
2.2 Wypłata kwot ryczałtowych dla beneficjentów z Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej
Wypłata kwoty finansowania wstępnego w przypadku kwot ryczałtowych stosuje się do tych samych zasad, co
standardowe finansowanie wstępne (zwykle 160% średniego finansowania Wspólnot Europejskich za okres
sprawozdawczy). Płatności realizowane w trakcie projektu następujące po okresie sprawozdawczym również
stosują się do ogólnych zasad, oraz będą realizowane na podstawie Formularza C (sprawozdanie finansowe)
oraz rzeczywistego czasu przepracowanego przez beneficjenta z Krajów Partnerskich Współpracy
Międzynarodowej w danym okresie. Odnośnie ostatecznej płatności, mają zastosowanie takie same zasady (w
tym zatwierdzenie sprawozdania końcowego przez Komisję).
Wkład na rzecz uczestników z Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej jest ustalany podczas
negocjacji jako część składowa budżetu, na zasadzie kwot ryczałtowych zatwierdzanych przez Komisję. Praca
ich została określona w Aneksie I wraz z pracą wykonywaną przez innych uczestników. Płatności będą
realizowane na podstawie faktycznego wkładu pracy. Płatności są realizowane na podstawie sprawozdań
okresowych (tak jak w przypadku innych beneficjentów), lecz beneficjenci z Krajów Partnerskich Współpracy
Międzynarodowej muszą składać sprawozdania jedynie z czasu poświęconego na rzecz projektu, a nie na
podstawie poniesionych kosztów.
2.3 Sprawozdania oraz kontrole kwot ryczałtowych w przypadku beneficjentów z Krajów Partnerskich
Współpracy Międzynarodowej
Zważywszy na fakt, że kwoty ryczałtowe są naliczane na podstawie liczby badaczy na rok, sprawozdania
składane przez beneficjenta z Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej będą zawierać finansowy
Formularz C oraz liczbę rzeczywistych godzin przepracowanych przez badaczy na rzecz projektu. W wyniku
tego, beneficjent będzie prowadzić zapis czasu (np. arkusze czasu) przepracowanego przez badaczy na rzecz
projektu. Służby Komisji oraz inne jednostki upoważnione na mocy Umowy o Grant mogą przeprowadzać
badania audytowe na terenie obiektów beneficjenta celem dokonania weryfikacji, czy wymóg ten jest
przestrzegany.
Jako że beneficjentom są wypłacane środki w formie kwot ryczałtowych, nie ma wymogu składania
certyfikatów dotyczących sprawozdań finansowych, nawet jeśli wkład Wspólnot Europejskich przekracza próg
375.000 euro.
Przykład obliczenia finansowania Wspólnot Europejskich w projekcie – projekt Współpracy z sześcioma partnerami:
Zwrot dla jednej uczelni z Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej (z kraju o niskim dochodzie) w formie kwot
ryczałtowych z 20 osobo-latami: finansowanie Wspólnot Europejskich=(8.000 x 20 = 160.000 euro x 75%) = 120.000
euro finansowania Wspólnot Europejskich
Zwrot dla jednej uczelni z Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej w formie łącznych kosztów
kwalifikowanych w wysokości 200.000 euro x 75% = 150.000 euro finansowania Wspólnot Europejskich
Zwrot dla czterech uczestników również w formie łącznych kosztów kwalifikowanych w wysokości 600.000 euro oraz
finansowania Wspólnot Europejskich w wysokości 270.000 euro.
Łączna kwota finansowania Wspólnot Europejskich: 120.000 + 150.000 + 270.000=540.000 euro
Lista gospodarek Krajów Partnerskich Współpracy Międzynarodowej
Gospodarka
Afganistan
Albania
Algieria
Kod
AFG
ALB
DZA
Samoa Amerykańska
ASM
Angola
Argentyna
AGO
ARG
Armenia
Azerbejdżan
Bangladesz
Barbados
ARM
AZE
BGD
BRB
Białoruś
Belize
BLR
BLZ
Benin
Butan
Boliwia
BEN
BTN
BOL
Bośnia i Hercegowina
Botswana
Brazylia
BIH
BWA
BRA
Burkina Faso
Burundi
Kambodża
BFA
BDI
KHM
Kamerun
Zielony Przylądek
Republika
Środkowoafrykańska
Czad
Chile
CMR
CPV
CAF
Chiny
CHN
Kolumbia
COL
Komory
Kongo, Demokratyczna
Republika
Kongo, Republika
Wyspy Cook’a
COM
ZAR
Kostaryka
CRI
TCD
CHL
COG
COK
Region
Południowa Azja
Europa i Centralna Azja
Średnio Wschodnia i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Podsaharyjska Afryka
Ameryka Łacińska i
Karaiby
Europa i Środkowa Azja
Południowa Azja
Karaiby
Karaiby
Południowa Azja
Karaiby
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Grupa dochodu
Niski dochód
Niższy średni dochód
Wyższy średni dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Niski dochód
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Niski dochód
Niski dochód
Wybrzeże Kości
Słoniowej
Kuba
CIV
Niski dochód
CUB
Dżibuti
DJI
Dominika
DMA
Republika Dominikańska
DOM
Ekwador
ECU
Egipt, Republika Arabska
EGY
Salwador
SLV
Gwinea Równikowa
Erytrea
Etiopia
Fidżi
GNQ
ERI
ETH
FJI
Gabon
Gambia
Gruzja
Ghana
Grenada
GAB
GMB
GEO
GHA
GRD
Gwatemala
GTM
Gwinea
Gwinea Bissau
Gujana
GIN
GNB
GUY
Haiti
HTI
Honduras
HND
Indie
Indonezja
IND
IDN
Iran, Republika Islamska
IRN
Irak
IRQ
Jamajka
JAM
Jordania
JOR
Kazachstan
Kenia
Kiribati
KAZ
KEN
KIR
Korea, Demokratyczna
Republika
Republika Kyrgyzstanu
PRK
Karaiby
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Południowa Azja
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Karaiby
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
KGZ
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Laos
LAO
Liban
LBN
Lesoto
Liberia
Libia
LSO
LBR
LBY
Macedonia
Madagaskar
Malawi
Malezja
MKD
MDG
MWI
MYS
Malediwy
Mali
Wyspy Marshall’a
MDV
MLI
MHL
Mauretania
Mauritius
Meksyk
MRT
MUS
MEX
Mikronezja
FSM
Niue
NIU
Mołdawia
Mongolia
MDA
MNG
Maroko
MAR
Mozambik
Birma
MOZ
MMR
Namibia
Nauru
NAM
NRU
Nepal
Nikaragua
NPL
NIC
Niger
Nigeria
Mariany Północne
NER
NGA
MNP
Oman
OMN
Pakistan
Palau
PAK
PLW
Panama
PAN
Papua Nowa Gwinea
PNG
Paragwaj
PRY
Peru
PER
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Południowa Azja
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Południowa Azja
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Południowa Azja
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Filipiny
PHL
Federacja Rosyjska
Ruanda
Samoa
RUS
RWA
WSM
Wyspy Św. Tomasza i
Książęca
Senegal
Serbia i Czarnogóra
Seszele
Sierra Leone
Wyspy Salomona
STP
SEN
YUG
SYC
SLE
SLB
Somalia
Południowa Afryka
Sri Lanka
Saint Kitts and Nevis
SOM
ZAF
LKA
KNA
Saint Lucia
LCA
Saint Vincent i
Grenadyny
Sudan
Surinam
VCT
SDN
SUR
Suazi
Syryjska Republika
Arabska
Tadżykistan
Tanzania
Tajlandia
SWZ
SYR
Timor Wschodni
TMP
Togo
Tonga
TGO
TON
Trynidad i Tobago
TTO
Tunezja
TUN
Turkmenistan
Tuvalu
TKM
TUV
Uganda
Ukraina
Urugwaj
UGA
UKR
URY
Uzbekistan
Vanuatu
UZB
VUT
Wenezuela
VEN
TJK
TZA
THA
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Południowa Azja
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Karaiby
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Karaiby
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Wietnam
VNM
Zachodni Bank i Gaza
WBG
Republika Jemenu
YEM
Zambia
Zimbabwe
ZMB
ZWE
Wschodnia Azja i
Pacyfik
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Środkowy Wschód i
Północna Afryka
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
Niski dochód
3. Wkład finansowy Wspólnoty w formie kwoty ryczałtowej (innej niż dla Krajów Partnerskich
Współpracy Międzynarodowej)
Przypadek Sieci Doskonalenia (NoE)
W Siódmym Programie Ramowym, formy grantów (finansowania) są przewidziane programem prac oraz
ogłoszeniem, gdzie Sieć Doskonalenia jest publikowana. Formy finansowania mogą mieć następującą postać:
•
na podstawie kosztów kwalifikowanych, jak inne programy finansowania
•
lub, tam gdzie program prac oraz konkretne ogłoszenie określa to, wkład Wspólnot Europejskich
przyjmie formę kwoty ryczałtowej w wysokości 23.500 euro za badacza/rok (jak określono to w
Zasadach Uczestnictwa). Niniejsza forma kwoty ryczałtowej nie została zachowana dla pierwszych
wezwań do składania wniosków. Szczegóły dotyczące form realizacji zostaną podane później.
W formularzu wniosku Sieci Doskonalenia, wnioskodawcy muszą przewidzieć swoje koszty w takim sam
sposób, jak ma to miejsce w przypadku innych programów finansowania. Będą oni zatem korzystać z trzech
kategorii działań badań i rozwoju, zarządzania oraz innych działań, objaśnionych w Artykule II.16 Umowy
o Grant.
Artykuł II.19 Umowy o Grant – odsetki generowane w wyniku finansowania wstępnego Komisji
Kwota finansowania wstępnego pozostaje własnością Wspólnoty do chwili realizacji ostatecznej płatności.
Artykuł te odwołuje się do Przepisu Finansowego Wspólnot Europejskich (FR), oraz jego Zasad Wdrażania
(IR), jako że każda znacząca kwota odsetek wygenerowanych z kwoty finansowania wstępnego przez jednostkę
otrzymującą finansowanie wstępne bezpośrednio od Komisji (koordynatora), musi zostać wzięta pod uwagę
przy określaniu ostatecznego wkładu Wspólnot Europejskich.
W obecnie obowiązującej wersji Zasad Wdrażania, ustalono znaczącą kwotę w odniesieniu do przypadków,
gdy kwota finansowania wstępnego przekracza 50.000 euro. Wobec powyższego, w przypadku gdy kwota
finansowania wstępnego jest niższa od tej kwoty, nie ma potrzeby zgłaszania odsetek wygenerowanych z takiej
kwoty finansowania wstępnego.
Oznacza to, że dopóki kwota finansowania wstępnego pozostaje na koncie koordynatora, wszelkie odsetki
wygenerowane z tej kwoty pozostają własnością Wspólnoty.
Z drugiej strony:
•
Kwota finansowania wstępnego pozostanie własnością Wspólnot do chwili realizacji ostatniej
płatności, lecz odsetki wygenerowane przez część kwoty finansowania wstępnego przekazaną
przez koordynatora innym beneficjentom (jeśli takowi są) nie będzie musiały być zgłaszane.
•
Istnieje tylko jedna kwota finansowania wstępnego dla każdego projektu, zwykle wypłacana w
przeciągu 45 dni od wejścia Umowy o Grant w życie. Wobec powyższego, zasady odnoszące się do
odsetek mają zastosowanie jedynie do tej jednorazowej kwoty finansowania wstępnego, a nie do
płatności realizowanych w trakcie trwania projektu.
Koordynator (i tylko koordynator) poinformuje Komisję odnośnie kwoty odsetek wygenerowanych z kwoty
finansowania wstępnego, którą otrzymał od Komisji, w każdym okresie sprawozdawczym, kiedy kwota
finansowania wstępnego otrzymana na cele projektu przekracza 50.000 euro.
Kwota odsetek zgłoszona przez koordynatora winna być podana w jego sprawozdaniach finansowych
(Formularz C punkt 3) i zostanie ona wzięta pod uwagę przy realizacji kolejnej płatności.
Przykład:
Projekt trzyletni:
Konsorcjum otrzymuje jednorazową kwotę finansowania wstępnego w wysokości 1.600.000 euro na cały okres
realizacji projektu, oraz przekazuje każdemu z beneficjentów kwotę uzgodnioną przez konsorcjum; koordynator
zatrzymuje dla siebie uzgodnioną kwotę odpowiadającą jego finansowaniu wstępnemu: 400.000 euro. Pod koniec
pierwszego okresu sprawozdawczego, kwota zatrzymana przez koordynatora wygenerowała następujące odsetki:
•
2.000 euro wygenerowane przez kwotę 1.200.000 przekazaną innym beneficjentom w okresie pomiędzy
otrzymaniem funduszy od Komisji oraz jej przekazaniem innym beneficjentom,
•
2.800 euro z kwoty 400.000 euro zatrzymanej przez koordynatora na koncie, o którym mowa w Umowie o Grant.
Razem odsetki: 4.800 euro
Na koniec okresu sprawozdawczego, koordynator musi zgłosić kwotę 4.800 euro jako odsetki wygenerowane z kwoty
finansowania wstępnego w swoim sprawozdaniu finansowym (Formularz C). Kolejna wypłata realizowana w trakcie
realizacji projektu zostanie pomniejszona o tą kwotę.
Wymogi odnośnie konta bankowego na potrzeby projektu określono w dziale odnoszącym się do Artykułu
5.3 w niniejszym przewodniku.
DZIAL 2. FUNDUSZ GWARANCYJNY ORAZ ZWROT KWOT
Artykuł II.20 Umowy o Grant – Fundusz Gwarancyjny
1. Prezentacja
Fundusz Gwarancyjny stanowi instrument wzajemnych korzyści, ustalony w sposób solidarny pomiędzy
uczestnikami działań pośrednich. Zastępuje on zbiorową odpowiedzialność finansową istniejącą pomiędzy
uczestnikami w Szóstego Programu Ramowego.
Jego celem jest przede wszystkim objęcie ryzyka finansowego ponoszonego przez Wspólnotę oraz uczestników
w okresie realizacji działań pośrednich Siódmego Programu Ramowego. Stanowi on rodzaj umowy
ubezpieczeniowej beneficjentów celem wydania gwarancji na straty finansowe projektu.
Fundusz stanowi własność beneficjentów. Każdy beneficjent wniesie wkład do Funduszu Gwarancyjnego (za
wyjątkiem beneficjentów, którzy ponoszą koszty w powiązaniu z projektem, lecz nie wkładem Wspólnot
Europejskich). Wkład ten, odpowiadający 5% maksymalnego wkładu Wspólnot Europejskich na rzecz
projektu, zostanie odjęty od kwoty finansowania wstępnego oraz przekazany w przez Komisje, w imieniu
beneficjentów, na Fundusz Gwarancyjny. Niemniej, z prawnego punktu widzenia, beneficjenci otrzymują pełną
kwotę finansowania wstępnego.
Wkład beneficjentów do Funduszu zostanie wpłacony przez Komisję w ich imieniu na konto bankowe. Odsetki
wygenerowane z wkładów będą pokrywać ryzyko ponoszone przez brak zwrotu kwot należnych przez
beneficjentów.
Na koniec projektu, wkład zostanie zwrócony beneficjentom. Tym niemniej, jeśli w chwili ich jego wypłaty,
fundusz znajduje się w sytuacji, gdzie odsetki okazały się niewystarczające do pokrycia strat, wówczas zostaną
dokonane potrącenia od kwot, które mają zostać zwrócone. Metodę obliczeniową mającą zastosowanie celem
ustalenia kwoty potrącenia przewidziano w Artykule II.21 Umowy o Grant. Nigdy nie zostanie przekroczona
wartość 1% wkładu Wspólnot Europejskich. Takie potencjalne potrącenie nie dotyczy instytucji publicznych
bądź osób prawnych, których uczestnictwo jest zagwarantowane przez Kraj Członkowski lub Kraj
Stowarzyszony, jak również instytucji szkolnictwa średniego i wyższego.
Pod koniec projektu, wkłady, które mają zostać zwrócone beneficjentowi, mogą zostać przeznaczone na spłatę
zadłużeń wobec Komisji przez danego beneficjenta, w ramach każdego zobowiązania, niezależnie od jego
podstawy.
2. W jaki sposób jest obliczana kwota należna do zwrotu?
W chwili realizacji ostatecznej płatności, kwota wpłacona na poczet Funduszu zostanie zwrócona
beneficjentom. Zostanie ustalony „indeks funduszu” przez bank na koniec każdego miesiąca, który będzie miał
zastosowanie w okresie miesiąca następnego.
W sytuacji, gdy taki „indeks funduszu” jest równy, bądź większy od 1, wkład zostanie zwrócony bez potrąceń.
W sytuacji, gdy taki „indeks funduszu” jest mniejszy od 1, wówczas wkład zostanie zwrócony po potrąceniu,
które nie będzie większe niż 1% ostatecznego wkładu Wspólnot Europejskich należnego beneficjentowi.
Potrącenie to nie będzie miało zastosowania odnośnie kwot należnych instytucjom publicznym, bądź osobom
prawnym, których uczestnictwo w umowie o grant jest zagwarantowane przez Kraj Członkowski lub Kraj
Stowarzyszony, jak również instytucji szkolnictwa średniego i wyższego.
Przykład obliczenia indeksu funduszu:
Indeks funduszu = (C + I + B)/C
C = wkłady na rzecz funduszu gwarancyjnego wszystkich projektów realizowanych w chwili ustalania indeksu
I = skumulowane odsetki generowane przez Fundusz
B = saldo operacji (zwrotów na rzecz zysku funduszu – przelewów z funduszu oraz zwrotów na rzecz funduszu)
Wyliczenie indeksu funduszu na dzień 31 stycznia 2009
Łączna kwota wkładów: 1.000.000.000 euro
Łączne odsetki: 50.000.000 euro
Zwroty zysku funduszu: 50.000.000
Przelewy z funduszu: 300.000.000
Saldo operacji: 50.000.000 – 300.000.000 = - 250.000.000
Wówczas indeks funduszu = (1.000.000.000 + 50.000.000 – 250.000.000) / 1.000.000.000 = 0,80
Indeks funduszu = 0,80 i będzie stosowany w chwili realizacji ostatecznej płatności w lutym 2009
Przykład wyliczenia kwoty do zwrotu w chwili realizacji ostatecznej płatności:
Maksymalna kwota wkładu finansowego wspólnoty: 100.000
Wkład na rzecz funduszu: 5.000
Jeśli ostateczny wkład Wspólnoty na koniec projektu: 90.000
- Dla instytucji publicznych, bądź osób prawnych, których uczestnictwo jest zagwarantowane przez Kraj Członkowski lub
Kraj Stowarzyszony, jak również instytucji szkolnictwa średniego i wyższego
Wkład do zwrotu = początkowy wkład na rzecz funduszu = 5.000
- Dla innych osób prawnych, nie wspomnianych powyżej
Wkład do zwrotu = początkowy wkład na rzecz funduszu x 0,80 = 4000
W każdym przypadku, zwrot nie przekroczy 1% ostatecznego wkładu finansowego Wspólnoty: 90.000 x 0,01 = 900
Wówczas: Wkład do zwrotu = 5.000 – 900 = 4.100
Artykuł II.21 Umowy o Grant – Zwrot kosztów oraz zwroty kwot
1. W okresie realizacji projektu
Jeśli, zgodnie z prośbą Komisji, beneficjent nie dokonuje zwrotu zażądanej kwoty w przeciągu 30 dni po
otrzymaniu prośby, a konsorcjum wyraża zgodę na kontynuowanie projektu bez tego beneficjenta:
•
Każda kwota równa kwocie, która nie zostaje zwrócona przez beneficjenta, zostanie przekazana z
Funduszu do koordynatora celem umożliwienia kontynuacji projektu.
•
Komisja wystawi w odniesieniu to tego beneficjenta żądanie zwrotu na rzecz Funduszu.
Przykład:
•
Komisja wypowiada uczestnictwo beneficjenta, ponieważ ogłosił on upadłość.
•
Beneficjent otrzyma wypowiedzenie, a koordynator otrzyma jego kopię. Wypowiedzenie będzie skuteczne na dzień
wskazany w powiadomieniu oraz przynajmniej na 30 dni po jego otrzymaniu przez beneficjenta.
•
Beneficjent, którego uczestnictwo zostało wypowiedziane, musi złożyć wszystkie wymagane sprawozdania. W
przypadku nieotrzymania takich dokumentów w wyżej określonym terminie, Komisja może, po wystosowaniu na
piśmie trzydziestodniowego powiadomienia o nieotrzymaniu takich dokumentów, podjąć decyzję o nie braniu pod
uwagę żadnych kolejnych żądań kosztowych oraz, tam gdzie jest to stosowne, zażądać zwrotu kwoty finansowania
wstępnego należnego temu beneficjentowi.
•
Komisja określi zadłużenie beneficjenta, które uczestnictwo zostało wypowiedziane.
•
Jeśli konsorcjum wyraża zgodę na kontynuowanie projektu, beneficjent ten przekaże należną kwotę
koordynatorowi, zgodnie z żądaniem Komisji, w przeciągu 30 dni. Komisja prześle kopię takiego żądania
koordynatorowi. Koordynator poinformuje Komisję w przeciągu 10 dni po upłynięciu takiego terminu o tym, czy
kwota została mu przekazana.
•
Jeśli beneficjent nie przekaże koordynatorowi należnej kwoty, Komisja wówczas zażąda, by Fundusz przekazał
koordynatorowi kwotę o tej samej wysokości.
•
Beneficjent musi dokonać zwrotu na rzecz Funduszu. W tym celu, Komisja wystawi beneficjentowi żądanie zwrotu
na rzecz Funduszu.
•
Wszystkie płatności realizowane przez Wspólnotę należne beneficjentowi, zostaną przekazane na poczet spłaty
zadłużenia tego beneficjenta w stosunku do Funduszu.
2. Po zerwaniu bądź zakończeniu każdej umowy o grant
Jeśli kwota należna Wspólnocie musi zostać zwrócona, po zakończeniu projektu (w chwili ostatecznej
płatności bądź w wyniku audytu), Komisja wystawi takiemu beneficjentowi żądanie zwrotu na swoją
korzyść. Jeśli płatność nie została uregulowana terminowo:
•
Kwota może zostać zwrócona na drodze rozliczenia wszelkich kwot (za wyjątkiem finansowania
wstępnego) należnych beneficjentowi ze strony Komisji.
•
W przypadku, gdy rozliczenie nie jest możliwe, wówczas Fundusz przekaże taką samą kwotę Komisji.
•
Komisja wystawi beneficjentowi żądanie zwrotu na rzecz Funduszu.
Przykład:
•
Na koniec projektu, Komisja dokonuje płatności ostatecznej, odpowiadającej kwocie przyjętej za ostatni okres
sprawozdawczy plus wszelkie niezbędne korekty.
•
W przypadku, gdy kwota wkładu Wspólnot Europejskich jest niższa od kwoty już wypłaconej na rzecz konsorcjum,
Komisji zostanie zwrócona różnica. Komisja zażąda spłaty tej różnicy na drodze żądania zwrotu wystawionego
każdemu odnośnemu beneficjentowi, jak również noty debetowej przesłanej do beneficjenta.
•
Jeśli płatność nie zostanie zrealizowana w terminie wskazanym w nocie debetowej, Komisja, po poinformowaniu
beneficjenta, może dokonać potrącenia kwot należnych Wspólnocie z kwot, które ma wypłacić beneficjentowi.
•
W przypadku, gdy takie potrącenia nie są możliwe, Komisja dokona zwrotu na swoją korzyść kwot należnych z
Funduszu (przelew z Funduszu do Komisji).
•
Beneficjent musi dokonać zwrotu na rzecz Funduszu. W tym celu, Komisja wystawi beneficjentowi żądanie zwrotu
na rzecz Funduszu.
•
Wszystkie płatności realizowane przez Wspólnotę należne beneficjentowi, zostaną przekazane na poczet spłaty
zadłużenia tego beneficjenta w stosunku do Funduszu.
CZĘŚĆ 3 – KONTROLE ORAZ SANKCJE
Artykuł II.22 Umowy o Grant – Audyty i kontrole finansowe
1. Cel audytu
Komisja może, w każdej chwili realizacji projektu, jak również w okresie do pięciu lat po zakończeniu
projektu, ustalić przeprowadzenie audytów finansowych.
Audyty mogą obejmować następujące:
•
•
•
kwestie finansowe
kwestie systemowe
inne kwestie, takie jak zasady księgowości oraz zarządzania.
2. Prawa i obowiązki beneficjentów
W celu umożliwienia kompletnej, wiernej oraz sprawiedliwej weryfikacji, tego, że projekt oraz grant są (były)
zarządzane oraz realizowane w sposób właściwy, wymaga się od benecjentów, co następuje:
•
przechowywać oryginały, bądź w sytuacjach wyjątkowych, jeśli przepisy krajowe zezwalają na to, lub
dopuszczają taką możliwość, odpowiednio poświadczone kopie – w tym kopie elektroniczne –
wszystkich dokumentów odnoszących się do umowy o grant, przez okres do pięciu lat po zakończeniu
projektu;
•
zapewnić służbom Komisji, jak również/oraz wszystkim instytucjom zewnętrznym upoważnionym
przez nią, dostęp na miejscu, w rozsądnych porach, w szczególności do biur beneficjenta, gdzie projekt
jest realizowany, do jego danych komputerowych, do jego danych księgowych, oraz do wszystkich
informacji niezbędnych celem przeprowadzenia audytów, włączając w to informacje dotyczące
wynagrodzenia poszczególnych osób uczestniczących w projekcie. Umożliwią oni natychmiastowy
dostęp do tych informacji na miejscu w chwili audytu, jak również, jeśli zostanie to zażądane,
przekazanie danych w odpowiedniej formie;
•
udostępnić bezpośrednio Komisji wszystkie szczegółowe dane, których może ona zażądać;
•
zagwarantować, że prawa Komisji oraz Europejskiego Sądu Audytorów celem przeprowadzania
audytów dotyczą również prawa do przeprowadzenia takiego audytu lub kontroli u każdej strony
trzeciej, której koszty podlegają całkowitemu bądź częściowemu zwrotowi na drodze wkładu Wspólnot
Europejskich, na takich samych warunkach.
3. Audyty może przeprowadzać:
•
Komisja (jej własne wyddziały – w tym Europejski Urzad ds. Zwalczania Oszustw – lub wszyscy jej
odpowiednio upoważnieni przedstawiciele (w tym audytorzy zewnętrzni wyznaczeni przez Komisję)).
•
Europejski Sąd Audytorów (jego własny wydziały lub wszyscy odpowiednio upoważnieni
przedstawiciele).
4. Sprawozdania
•
Sprawozdanie tymczasowe zostanie sporządzone na podstawie ustaleń poczynionych w trakcie audytu
finansowego oraz przesłany do beneficjenta podlegającemu audytowi.
•
Beneficjent może przedstawić swoje spostrzeżenia w przeciągu jednego miesiąca od otrzymania
sprawozdania. Komisja może podjąć decyzję o nie braniu pod uwagę spostrzeżeń bądź dokumentów
nadesłanych po tym okresie czasu.
•
Sprawozdanie końcowe zostanie przesłane w przeciągu dwóch miesięcy po upłynięciu tego terminu.
Na podstawie wniosków z audytu, Komisja może wystawić żądania zwrotu, jak również nałożyć sankcje, w
tym kary konwencjonalne.
Artykuł II.23 Umowy o Grant – Audyty i przeglądy techniczne
1. Cel audytu
Komisja może, w każdej chwili realizacji projektu, jak również w okresie do pięciu lat po zakończeniu
projektu, ustalić przeprowadzenie audytów odnoszących się do kwestii technicznych oraz etycznych.
•
Audyty techniczne mogą obejmować:
-
•
Audyt techniczny bądź przegląd dokona oceny następujących:
-
•
Kwestie natury naukowej;
Kwestie natury technologicznej;
Inne kwestie odnoszące się do właściwej realizacji projektu oraz umowy o grant.
stopnia realizacji planu prac projektu za dany okres oraz odnoszących się do niego wyników,
trwałego związku celów oraz potencjału przełomowego w odniesieniu do najnowszych
technologii naukowych oraz przemysłowych,
zasobów zaplanowanych oraz wykorzystywanych w powiązaniu z osiągniętym postępem, w
sposób zgodny z zasadami gospodarności, efektywności oraz skuteczności,
procedur zarządzania oraz metod stosowanych w projekcie,
wkład beneficjentów do projektu oraz integracja w ramach projektu,
oczekiwany potencjalny wpływ w aspekcie gospodarczym, konkurencyjnym oraz społecznym,
jak również plany beneficjentów w odniesieniu do wykorzystywania oraz upowszechniania
rezultatów projektu.
Audyt odnoszący się do kwestii natury etycznej dokona oceny, czy projekt został zrealizowany zgodnie
z podstawowymi zasadami etyki.
2. Audytorzy
Audyty mogą być przeprowadzane przez Komisję, przy pomocy zewnętrznych ekspertów naukowych bądź
technologicznych.
3. Prawa i obowiązki beneficjentów
•
Komisja – przed wykonaniem zadania ewaluacji – przekaże informacje dotyczące wyznaczonych
ekspertów. Beneficjentowi będzie przysługiwać prawo do odmowy uczestnictwa określonego
zewnętrznego naukowego lub technicznego eksperta, ze względu na poufność handlową.
•
Audyty oraz przeglądy mogą być wykonywane z domu lub miejsca pracy eksperta, bądź być
realizowane w formie sesji z przedstawicielami projektu, w siedzibie Komisji, lub siedzibie
beneficjentów.
•
Komisja, bądź eksperci, mogą mieć dostęp do miejsc oraz obiektów, gdzie prace są realizowane, oraz
do każdego dokumentu dotyczącego tych prac.
•
Beneficjent udostępni bezpośrednio Komisji szczegółowe informacje oraz dane, które mogą zostać
zażądane przez nią, bądź zewnętrznego eksperta naukowego lub eksperta technologicznego, w celu
zbadania, czy projekt jest/został w odpowiedni sposób zrealizowany oraz wykonany, zgodnie z umową
o grant.
4. Sprawozdania
•
Zostanie sporządzone sprawozdanie dotyczące wyniku audytów oraz przeglądów, które zostanie
przesłane beneficjentowi.
•
Beneficjent może przestawić spostrzeżenia w przeciągu jednego miesiąca od otrzymania sprawozdania.
Komisja może podjąć decyzję odnośnie nie brania pod uwagę spostrzeżeń, bądź dokumentów,
przesłanych po upływie tego terminu.
•
Na podstawie formalnych zaleceń ekspertów, Komisja poinformuje koordynatora odnośnie swojej
decyzji:
-
przyjęcia lub odrzucenia rezultatów;
-
zezwolenia na kontynuację projektu, bez zmian w Aneksie I Umowy o Grant, bądź przy małych
zmianach;
-
uznania, że projekt może być kontynuowany jedynie po wprowadzeniu istotnych zmian;
-
wszcząć procedury związane z wygaśnięciem umowy o grant, bądź uczestnictwa
któregokolwiek z beneficjentów, w myśl Artykułu II.38 Umowy o Grant;
-
wystawienia żądania zwrotu w odniesieniu do całości lub części płatności zrealizowanych przez
Komisję, oraz zastosowania odpowiednich sankcji.
Artykuł II.24 Umowy o Grant – Kary konwencjonalne
Wspólnota nałoży kary konwencjonalne11 na beneficjenta, co do którego stwierdzono, że zawyżył wydatki, w
konsekwencji czego otrzymał nieuzasadniony wkład finansowy od Wspólnoty. W Siódmym Programie
Ramowym, kary konwencjonalne będą stosowane przez Komisję w sposób systematyczny w przypadku
zawyżenia wydatków. Zawyżenie wydatków może być wynikiem błędów, niezrozumienia bądź błędnej
interpretacji postanowień zawartych w Umowie o Grant. Zawyżenie kosztów stanowi fakt, a intencja
zawyżenia kosztów nie ma tu zastosowania.
1. Naliczanie kary konwencjonalnej
Kwota kary konwencjonalnej jest naliczana zgodnie z poniższym wzorem:
Kara konwencjonalna = nieuzasadniony wkład finansowy Wspólnoty x (zawyżona kwota / łączny
wnioskowany wkład finansowy Wspólnoty)
Dodatkowo, przy naliczaniu kary konwencjonalnej bierze się pod uwagę jedynie wniosek beneficjenta o wkład
finansowy Wspólnoty za dany okres sprawozdawczy. Nie jest ona naliczana w odniesieniu do całości wkładu
finansowego Wspólnoty.
Przykład:
Koszty kwalifikowane zadeklarowane przez beneficjenta wynoszą 1.254.030 euro (w związku z projektem
naukowo-badawczym finansowanym przy stosunku 50%), a wkład finansowy Wspólnoty wnioskowany za ten
okres wyniósł 627.015 euro. W trakcie audytu, stwierdzono że zawyżono koszty na kwotę 454.030 euro, w
konsekwencji czego beneficjent otrzymał nieuzasadniony wkład finansowy Wspólnoty w kwocie 227.015 euro.
Kwota kary konwencjonalnej naliczonej przez Wspólnotę wynosi:
227.015 euro x (454.030 euro / EUR 627.015 euro) = 164.384,6 euro
11
W wyjątkowych sytuacjach, Komisja może odstąpić od nałożenia kar konwencjonalnych.
2. Formy płatności
Kwota kary konwencjonalnej jest należna oprócz zwrotu od beneficjenta nieuzasadnionego wkładu
finansowego.
Przykład:
Jeśli ma zastosowanie kara konwencjonalna w odniesieniu do beneficjenta, o którym mowa w punkcie 1,
beneficjent ten będzie musiał dokonać zwrotu na rzecz Komisji łącznej kwoty w wysokości:
• Nieuzasadniony wkład finansowy (a): 227.015 euro
• Kara konwencjonalna (b): 164.386,6 euro
• Łączna kwota (a) + (b): 391.401,6 euro
Celem spełnienia wymogu zasady przeciwności, beneficjent otrzyma powiadomienie na piśmie o
przysługujących mu 30 dniach kalendarzowych na dostarczenie Komisji swoich spostrzeżeń (Artykuł II.24.3).
Procedura odnosząca się do spłaty kary konwencjonalnej jest taka sama, jak w odniesieniu do zwrotu
nieuzasadnionego wkładu finansowego, włączając w to postanowienia odnoszące się do odsetek za
nieterminowe płatności.
W wyjątkowych przypadkach, Komisja może odstąpić od wymierzenia kary konwencjonalnej. Komisja może
podjąć decyzję w odpowiednio uzasadnionych przypadkach, oraz jeśli jest to zgodne z zasadą
proporcjonalności, o nie wymierzaniu kary konwencjonalnej.
Artykuł II.25 Umowy o grant – Kary finansowe
Oprócz kary konwencjonalnej, każdy beneficjent, co do którego stwierdzono, że w sposób poważny nie
dopełnił swoich zobowiązań wynikających z Umowy o Grant, będzie podlegać następującym karom
finansowym:
•
pomiędzy 2% oraz 10% wartości wkładu Wspólnot Europejskich otrzymanego przez tego beneficjenta;
•
pomiędzy 4% oraz 20% wartości wkładu Wspólnot Europejskich otrzymanego przez tego beneficjenta
w przypadku powtórnego naruszenia zobowiązań, w okresie pięciu lat od nastąpienia pierwszego
przypadku naruszenia.
Przykład:
Ustalono, że beneficjent w sposób poważny nie dopełnił swoich zobowiązań wynikających z Umowy o Grant. Zgodnie ze
sprawozdaniem (sprawozdaniami) przedstawionym Komisji odnośnie podziału wkładu finansowego Wspólnoty pomiędzy
beneficjentów, beneficjent ten otrzymał wkład finansowy Wspólnoty w wysokości 700.000 euro.
Zgodnie z ustaleniami audytu, zaistniał pierwszy przypadek poważnego naruszenia zobowiązań ze strony beneficjenta w
działaniach wspieranych przez Komisję w okresie ostatnich pięciu lat.
Beneficjent ten może podlegać dodatkowym karom finansowym, w zakresie pomiędzy 14.000 euro oraz 70.000 euro =
(2%-10%) z 700.000 euro.
Stanowi to kwotę dodatkową oprócz zwrotu kwoty nadpłaconej (nieuzasadnionego wkładu finansowego) oraz kary
konwencjonalnej za zawyżenie kosztów.
Postanowienie to ma zastosowanie również w odniesieniu do beneficjentów, co do których ustalono, że złożyli
fałszywe zeznania. W obydwu przypadkach, beneficjent zostanie również wyłączony ze wszystkich grantów
finansowanych przez Wspólnotę, na okres maksymalnie dwóch lat od dnia, w którym ustalono, że miało
miejsce naruszenie danych zasad.
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE ODNOŚNIE DZIAŁAŃ Z DOSTĘPEM
PONADNARODOWYM
Punkt III.9 Umowy o Grant – Wsparcie finansowe Wspólnoty dla kosztów dostępu
W Aneksie I do Umowy o Grant, zostanie oszacowana jednostka kosztów, w oparciu o oszacowania dla okresu
realizacji projektu.
Szacunkowa jednostka kosztów = koszty odpowiadające szacunkowej łącznej wielkości dostępu na rzecz
instalacji / szacunkowa całkowita wielkość dostępu na rzecz instalacji
Koszty nie mogą obejmować kosztu inwestycji kapitału.
Łączna wielkość dostępu, która ma zostać wzięta pod uwagę, obejmuje dostęp, który ma być sfinansowany w
ramach konkretnej Umowy o Grant, na warunkach w ten sposób określonych, jak również każdy inny dostęp
zapewniany przez udzielającego dostępu.
Jako przykład, podano umowę o grant na trzy okresy, z następującymi danymi:
Koszty odnoszące się do szacunkowej łącznej ilości dostępu na rzecz instalacji = 4.000.000 euro
Szacunkowa łączna ilość dostępu na rzecz instalacji = 1.000
Szacunkowa jednostka kosztów = 4.000 euro
Aneks I do Umowy o Grant określi ponadto minimalną wielkość dostępu zapewnionego na warunkach
ustalonych w umowie o grant (na przykład 200).
Szacunkowa jednostka kosztów zostanie wykorzystana przez udzielającego dostępu podczas zgłaszania
kosztów w sprawozdaniach finansowych. Udzielający dostępu może zgłosić kwotę, która jest wynikiem
pomnożenia jednostki kosztów przez wielkość dostępu udzielonego w ramach umowy o grant w okresie
sprawozdawczym.
Zastosowanie przykładu dla umowy o grant z trzema okresami:
Pierwszy okres: udzielający dostępu zgłasza, że udzielił 50 jednostek dostępu na warunkach ustalonych w
umowie o grant. Kwota wnioskowana za ten okres jest równa szacunkowej jednostce kosztu pomnożonej przez
kwotę dostępu za ten okres: 50 x 4.000 = 200.000 euro.
Drugi okres: udzielający dostępu zgłasza, że udzielił 60 jednostek dostępu. Kwota wnioskowana = 60 x 4.000 =
240.000 euro.
Odnośnie trzeciego i ostatniego okresu, rzeczywista jednostka koszu musi zostać obliczona na podstawie
łącznej wielkości rzeczywiści udzielonego dostępu oraz kosztów faktycznie poniesionych celem udzielenia tego
dostępu.
Należy rozważyć trzy scenariusze:
Scenariusz 1: rzeczywista jednostka kosztu jest niższa niż szacunkowa jednostka kosztu
Koszty faktycznie poniesione celem udzielenia dostępu (w tym zarówno dostęp sfinansowany oraz nie sfinansowany przez
Wspólnotę w ramach niniejszej umowy o grant) = 3.000.000 euro
Łączna wielkość faktycznie udzielonego dostępu = 1.000
Rzeczywista jednostka kosztu = 3.000.000 euro / 1.000 = 3.000 euro
Udzielający dostępu zastosuje tą jednostkę kosztu celem wyliczenia kosztu, która ma być zgłoszony za ostatni okres. Jeśli
udzielający dostępu zgłosi, że udzielił 90 jednostek dostępu na warunkach określonych w umowie o grant:
Kwota do zgłoszenia = 90 x 3.000 = 270.000 euro. Udzielający dostępu dokona także korekty kosztów zgłaszanych za
okresy poprzednie. Dla:
pierwszego okresu: udzielający dostępu zgłosił, że udzielił 50 jednostek dostępu na warunkach określonych w umowie o
grant. Kwota do zgłoszenia za ten okres wynosi 50 x 3.000 = 150.000 euro zamiast 200.000 euro.
drugiego okresu: udzielający dostępu zgłosił, że udzielił 60 jednostek dostępu. Kwota do zgłoszenia wynosi 60 x 3.000 =
180.000 euro zamiast 240.000 euro.
Korekty odnośnie okresów poprzednich zostaną ujęte w obliczeniu dla ostatniego okresu.
Scenariusz 2: rzeczywista jednostka kosztu jest wyższa niż szacunkowa jednostka kosztu, a kwota dostępu faktycznie
udzielonego na warunkach umowy o grant jest równa, bądź wyższa niż minimalna kwota przewidziana w Aneksie I do
Umowy o Grant.
Koszty poniesione faktycznie celem udzielenia dostępu (obejmujące zarówno dostęp sfinansowany oraz nie sfinansowany
przez Wspólnotę w ramach niniejszej umowy o grant) = 5.000.000 euro.
Łączna wielkość faktycznie udzielonego dostępu = 1.000
Rzeczywista jednostka kosztu = 5.000.000 euro / 1.000 = 5.000 euro
Jeśli udzielający dostępu zgłosi, że udzielił 90 jednostek dostępu:
Kwota do zgłoszenia = 90 x 5.000 = 450.000 euro. Udzielający dostępu dokona także korekty kosztów zgłaszanych za
okresy poprzednie. Dla:
pierwszego okresu: udzielający dostępu zgłosił, że udzielił 50 jednostek dostępu na warunkach określonych w umowie o
grant. Kwota do zgłoszenia za ten okres wynosi 50 x 5.000 = 250.000 euro zamiast 200.000 euro.
drugiego okresu: udzielający dostępu zgłosił, że udzielił 60 jednostek dostępu na warunkach określonych w umowie o
grant. Kwota do zgłoszenia wynosi 60 x 5.000 = 300.000 euro zamiast 240.000 euro.
Korekty odnośnie okresów poprzednich zostaną ujęte w obliczeniu dla ostatniego okresu.
Scenariusz 3: rzeczywista jednostka kosztu jest wyższa niż szacunkowa jednostka kosztu, a wielkość dostępu faktycznie
udzielonego na warunkach umowy o grant jest mniejsza, niż minimalna wielkość dostępu przewidzianego w Aneksie I do
Umowy o Grant. W tej sytuacji, wzrost w relacji do szacunkowej jednostki kosztu może w ogóle nie być objęty zwrotem.
Jeśli rzeczywista jednostka kosztu wynosi 5.000, a minimalna wielkość udzielonego dostępu jest mniejsza, niż
kwota przewidziana, udzielający dostępu zgłasza, że udzielił 50 jednostek dostępu na okres trzeci, kwota
wnioskowana zostanie obliczona na podstawie szacunkowej jednostki kosztów = 5 x 4.000 (nie 5.000) = 200.000
euro. Tak samo, udzielający dostępu nie dokona korekty kosztów wnioskowanych za okresy poprzednie.
Koszty przejazdów i diet, związane z wizytami użytkowników oraz spotkaniami panelu dokonującego wyboru, nie są
zawarte w kalkulacji kosztu jednostkowego; niemniej jednak, koszty te mogą być zgłaszane przez beneficjentów oraz
mogą zostać objęte wkładem finansowym Wspólnoty tam, gdzie jest to niezbędne.
W przykładzie, certyfikat który zostanie przedstawiony na żądanie w ramach umowy o grant, będzie obejmować koszty
dostępu ponadnarodowego dla trzech okresów, zgodnie z końcową korektą. Również w tym przykładzie, jako że wkład
Wspólnot Finansowych do kosztów dostępu wnioskowanych za pierwszy i drugi okres sprawozdawczy opiera się na
oszacowaniu kosztów, każdy certyfikat odnośnie sprawozdań finansowych, złożony przez beneficjenta po upłynięciu tych
okresów, nie będzie obejmować tych kosztów dostępu. Tym niemniej, za ostatni okres, wszystkie koszty dostępu na rzecz
projektu (obejmujące wszystkie trzy okresy) będą musiały być ujęte cele ustalenia potrzeby certyfikatu odnośnie
sprawozdań finansowych, oraz kwot nim objętych. Powodem tego jest to, że pod koniec ostatniego (trzeciego) okresu,
wszystkie koszty szacunkowe będą podlegać korekcie, tak aby odzwierciedlały one koszty rzeczywiste.
Postanowienia szczegółowe dla projektów realizowanych poprzez połączenie Projektu Współpracy oraz
Działania Koordynacji i Wsparcia
Odnośnie działań określanych jako „Działania integrujące/infrastruktury oraz faza przygotowawcza”, które są
realizowane na drodze połączenia Projektu Współpracy oraz Działania Koordynacji i Wsparcia, Umowa o
Grant będzie zawierać klauzulę specjalną w Artykule 7 (klauzula specjalna nr 19).
Klauzula ta określa, że „Zwrot kosztów pośrednich związanych z działaniami koordynacji oraz wsparcia, za
wyjątkiem kosztów odnoszących się do zarządzania tymi działaniami, ogranicza się do maksymalnego poziomu
7% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych odnoszących się do tych działań, za wyjątkiem bezpośrednich
kosztów kwalifikowanych podzleceń oraz kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, nie
wykorzystywanych na terenie obiektów beneficjenta”.
Należy podkreślić, że (w przeciwieństwie do standardowego działania koordynacji i wsparcia), ograniczenie w
wysokości 7% nie ma zastosowania względem działań zarządzania; odnośnie działań zarządzania,
stosowana zasada uczestnika dotycząca naliczania kosztów pośrednich ma zastosowanie wobec projektów
objętych specjalną klauzulą nr 19.
ANEKS III – DZIAŁANIA ERA-NET PLUS
Punkt III.2 Umowy o Grant – Okres realizacji projektu
Ze względu na skomplikowaną koordynację finansowych zobowiązań oraz płatności pomiędzy Komisją a
programami narodowymi, działania koordynacji ograniczają się do 5 lat. Umożliwi to realizację projektów w
okresie 2-3 lat, finansowanych ze wspólnego wezwania.
Punkt III.3 Umowy o Grant – Określone zobowiązania ze strony każdego beneficjenta
Wymagany jest konkretny rezultat celem zagwarantowania formalnego zobowiązania finansowania wybranego
projektu ponadnarodowego.
Punkt III.4 Umowy o Grant – Wkład finansowy Wspólnoty
Podstawą dla obliczenia całkowitego wkładu finansowego Wspólnoty jest łączny budżet wspólnego wezwania.
W ramach maksymalnej kwoty wkładu finansowego Wspólnoty, działanie ERA-NET Plus będzie wspierać dwa
typy działań kwalifikujących się do finansowania:
-
ogłoszenie oraz zarządzanie wspólnego wezwania (mała oraz ograniczona część
finansowania ze strony Wspólnoty)
-
wyrównanie budżetu wspólnego wezwania (znaczna część finansowania ze strony
Wspólnoty)
Działania ERA-NET Plus powinny być ściśle związane z ogłoszeniem oraz zarządzaniem wspólnego
wezwania, jak również ostatecznym wyborem oraz decyzjami odnośnie finansowania projektów
ponadnarodowych.
Łączne finansowanie projektu, które może łączyć w sobie finansowanie krajowe z unijnym, musi stosować się
do przepisów o konkurencji.
Punkt III.5 Umowy o Grant – Określone warunki płatności
Przewidziano dwie płatności finansowania wstępnego:
-
Pierwsza odnosi się jedynie do zarządzania wspólnym wezwaniem.
-
Druga płatność finansowania wstępnego jest zaplanowana po dokonaniu wyboru projektów
ponadnarodowych i powinna służyć jako finansowanie wstępne pierwszego roku realizacji
projektów ponadnarodowych. Wielkość płatności finansowania wstępnego będzie
uzależniona od listy wybranych projektów oraz ich przewidzianego finansowania.
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO „BADAŃ DLA MAŁYCH I
ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW” LUB BADAŃ DLA STOWARZYSZEŃ MAŁYCH I ŚREDNICH
PRZEDSIĘBIORSTW”
Badania dla małych i średnich przedsiębiorstw stanowią wsparcie dla innowacyjnych małych i średnich
przedsiębiorstw przy rozwiązywaniu problemów technologicznych oraz nabywaniu wiedzy specjalistycznej
(know-how), podczas gdy badania dla stowarzyszeń małych i średnich przedsiębiorstw mają na celu
opracowywanie rozwiązań technicznych odnośnie problemów powszechnych dla dużej liczby małych i
średnich przedsiębiorstw, w określonym sektorze przemysłowym, bądź segmentach łańcucha wartości, poprzez
badania, które nie mogłyby stanowić celu dla badań dla małych i średnich przedsiębiorstw.
W obydwu przypadkach, małych i średnie przedsiębiorstwa oraz stowarzyszenia małych i średnich
przedsiębiorstw mają możliwość podzlecania badań wykonawcom badań i rozwoju technologicznego, celem
nabycia niezbędnej wiedzy technologicznej. Relacja pomiędzy małymi i średnimi przedsiębiorstwami oraz
stowarzyszeniami małych i średnich przedsiębiorstw w ramach tego programu to relacja typu „klient –
sprzedawca”. W konsekwencji tego, stosuje się określony program finansowania odnośnie obydwu działań.
Poniżej przedstawiony hipotetyczny przykład badań dla małych i średnich przedsiębiorstw ilustruje określone
cechy programu finansowania oraz związane z nim kwestie natury finansowej.
Odnośnie dalszych wyjaśnień oraz podobnej kalkulacji modelowej w odniesieniu do badań dla stowarzyszeń
małych i średnich przedsiębiorstw, zob. następujące dwie broszury, które można ściągnąć ze stron dotyczących
wezwań w powiązaniu z określonymi procedurami12 dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak również na
stronie TechWeb dotyczącej małych i średnich przedsiębiorstw (http://sme.cordis.lu):
•
„Badania dla małych i średnich przedsiębiorstw w skrócie”
•
„Badania dla małych i średnich przedsiębiorstw w skrócie”
Wyliczenie budżetu projektu
Wnioski będą zawierać szczegółowy plan prac wraz z różnymi działaniami niezbędnymi dla osiągnięcia
celów projektu. Na podstawie zasobów niezbędnych celem realizacji planu prac, konsorcjum musi określić
budżet projektu.
Krok 1: Budżet dla małych i średnich przedsiębiorstw
Uczestnicy, będący małymi lub średnimi przedsiębiorstwami, zgłaszają koszty kwalifikowane w ramach
różnych działań projektu. Płatności w związku z fakturami wykonawców badań i rozwoju technologicznego
(za wyjątkiem VAT-u) realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa będą uznawane za koszty
kwalifikowane dla małych i średnich przedsiębiorstw. Podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego.
Poniżej przedstawiony przykład hipotetyczny prezentuje możliwe rozdysponowanie kosztów dla różnych
działań.
Budżet dla małych i średnich przedsiębiorstw
Działania i koszty
BADANIA I ROZWÓJ
Własne badania i rozwój
Faktury wykonawców badań i rozwoju za
podzlecone badania i rozwój
DZIAŁANIA POTWIERDZAJĄCE
Własne działania potwierdzające
Faktury wykonawców działań
potwierdzających za podzlecone
działania potwierdzające
INNE
ZARZĄDZANIE
RAZEM
12
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 1
260.000
45.000
215.000
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 2
395.000
55.000
340.000
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 3
125.000
20.000
105.000
10.000
10.000
0
25.000
20.000
5.000
0
0
0
10.000
60.000
340.000
5.000
5.000
430.000
10.000
5.000
140.000
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.CapacitiesCallsPage&id_activity=14
Krok 2: Budżet dla wykonawców działań badawczo-rozwojowych
Wykonawcy działań badawczo-rozwojowych będą naliczać koszty kwalifikowane jedynie w ramach działań
zarządzania oraz innych działań (tym szkolenia oraz upowszechnianie). Na zasoby wykorzystywane przez nich
na działania badawczo-rozwojowe oraz potwierdzające, będą wystawiane faktury bezpośrednio uczestnikom
będącym małymi oraz średnimi przedsiębiorstwami, po ustalonej cenie, wobec czego pojawią się one w
budżecie uczestników będących małymi oraz średnimi przedsiębiorstwami.
Budżet dla wykonawców działań
badawczo-rozwojowych
Działania oraz koszty
INNE
ZARZĄDZANIE
RAZEM
Badania i Rozwój 1
Badania i Rozwój 1
0
5.000
5.000
30.000
5.000
35.000
Krok 3: Budżet dla innych przedsiębiorstw oraz użytkowników końcowych
W pewnych przypadkach, uczestnicy będący małymi oraz średnimi przedsiębiorstwami żądają uczestnictwa
innych przedsiębiorstw oraz użytkowników końcowych celem wniesienia określonego wkładu do projektu.
Mogą oni również naliczać koszty kwalifikowane w ramach różnych działań objętych projektem.
Budżet dla innych przedsiębiorstw oraz
użytkowników końcowych
Działania oraz koszty
BADANIA I ROZWÓJ
DEMO
INNE
ZARZĄDZANIE
RAZEM
INNE 1
10.000
40.000
0
0
50.000
Krok 4: Łączny budżet projektu
Poszczególne budżety tworzą razem łączny budżet wnioskowanego projektu:
Partnerzy i koszty
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 1
Własne działania
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 2
Własne działania
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 3
Własne działania
Podzlecenia
Badania i rozwój 1
Badania i rozwój 2
Inne 1
Razem
Badania i rozwój
260.000
Potwierdzanie
10.000
45.000
215.000
395.000
10.000
25.000
55.000
340.000
125.000
Zarządzanie
60.000
Inne
10.000
Razem
340.000
5.000
5.000
430.000
20.000
5.000
0
5.000
10.000
140.000
40.000
75.000
5.000
5.000
0
80.000
0
30.000
0
55.000
5.000
35.000
50.000
1.000.000
20.000
105.000
10.000
790.000
Wyliczenie wkładu Wspólnot Europejskich
Wspólnota Europejska zapewni wsparcie finansowe na rzecz projektu, które pokrywa jedynie część
całkowitych kosztów. Uczestnicy będący małymi oraz średnimi przedsiębiorstwami będą musieli zatem wnieść
wkład do projektu w postaci własnych zasobów, w gotówce lub naturze. Wkład Wspólnot Europejskich jest
oparty o górne pułapy finansowania dla poszczególnych działań:
•
Działania badań i rozwoju technologicznego: maksymalna kwota 50% kosztów kwalifikowanych.
Niemniej, w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, instytucji publicznych typu non-profit,
instytucji szkolnictwa średniego i wyższego oraz organizacji badawczych: maksymalnie 755.
•
Działania potwierdzające: maksimum 50%
•
Działania zarządzania oraz inne: maksimum 100%
Jedna ważna zasada ma zastosowanie odnośnie wyliczania wkładu Wspólnot Europejskich:
Aby osiągnąć cel promowania praktyki zlecania wykonywania usług na zewnątrz, związanych z
działaniami badań oraz potwierdzania, wsparcie finansowe projektu będzie ograniczać się do 110%
łącznej kwoty podzleceń realizowanych przez wykonawców działań naukowo-badawczych (cena
fakturowana przez wykonawców działań naukowo-badawczych małym i średnim przedsiębiorstwom).
Partnerzy i koszty
Badania i
rozwój
[50%/75%]
Potwierdzanie
[50%]
Zarządzanie
[100%]
Inne
[100%]
Razem
Małe i średnie
260.000
10.000
60.000
10.000
340.000
przedsiębiorstwo 1
Własne działania
45.000
10.000
Podzlecenia
215.000
Małe i średnie
395.000
25.000
5.000
5.000
430.000
przedsiębiorstwo 2
Własne działania
55.000
20.000
Podzlecenia
340.000
5.000
Małe i średnie
125.000
0
5.000
10.000
140.000
przedsiębiorstwo 3
Własne działania
20.000
Podzlecenia
105.000
Badania i rozwój 1
5.000
0
5.000
Badania i rozwój 2
5.000
30.000
35.000
Inne 1
10.000
40.000
0
0
50.000
Razem
790.000
75.000
80.000
55.000
1.000.000
ŁĄCZNA kwota podzleceń, z wyłączeniem podatku VAT
Maksymalna kwota wkładu Wspólnot Europejskich = 110%
podzlecenia na rzecz wykonawców działań badawczo-rozwojowych, z wyłączeniem podatku VAT
Wnioskowana kwota wkładu Wspólnot Europejskich stanowi minimum z dwóch:
Maksymalny
wkład
Wspólnot
Europejskich
270.000
318.750
108.750
5.000
35.000
25.000
762.500
665.000
731.500
731.500
W związku z powyższym, niniejszy fikcyjny projekt otrzymałby wsparcie finansowe w wysokości do
731.500€.
Podział wkładu Wspólnot Europejskich
W następnym kroku, partnerzy w konsorcjum muszą podjąć decyzję odnośnie tego, w jaki sposób podzielić
pomiędzy siebie łączną kwotę wkładu Wspólnot Europejskich.
Należy mieć na uwadze rozróżnienie pomiędzy podziałem kosztów pomiędzy partnerami oraz podziałem kwoty
wkładu Wspólnot Europejskich pomiędzy partnerów. Konsorcjum podejmuje decyzję odnośnie podziału
środków pochodzących z wkładu Wspólnot Europejskich. Dzięki temu, konsorcjum może określić właściwą
równowagę pomiędzy poszczególnymi wkładami na rzecz projektu (koszty rodzajowe oraz środki finansowe)
oraz oczekiwanymi korzyściami związanymi w wynikami projektu.
Przedstawiamy dwa możliwe scenariusze dla naszego przykładowego projektu – należy jednak mieć na uwadze
fakt, że każde konsorcjum winno znaleźć rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb w danej sytuacji.
Należy pamiętać, że małe i średnie przedsiębiorstwa zawsze powinny brać pod uwagę płatność na rzecz faktów
wystawianych przez wykonawców działań naukowo-badawczych. Każdy uczestnik musi ponadto
zagwarantować, że przeprowadza transakcje oraz realizuje wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi
przepisami krajowymi.
Scenariusz 1: wykonawcy działań naukowo-badawczych otrzymują wkład celem pokrycia działań zarządzania oraz innych kosztów,
małe lub średnie przedsiębiorstwa nr 2 i 3 otrzymują wkład, który umożliwia im pokrycie kosztów faktur wystawionych przez
wykonawców działań naukowo-badawczych, a pozostała część wkładu Wspólnot Europejskich jest wykorzystywana przez małe lub
średnie przedsiębiorstwo nr 1. Uczestnicy będący innym przedsiębiorstwem lub użytkownikiem końcowym nr 1 nie otrzymują
wkładu Wspólnot Europejskich.
Partnerzy i koszty
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 1
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 2
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 3
Podzlecenia
Badania i rozwój 1
Badania i rozwój 2
Inne 1
Razem
Koszty łączne
Własny wkład
(rzeczowy)
Własny wkład
(pieniężny)
340.000
Wkład EU
dla każdego
uczestnika
241.500
98.500
0
215.000
430.000
345.000
85.000
0
345.000
140.000
105.000
35.000
0
105.000
5.000
35.000
50.000
1.000.000
5.000
35.000
0
731.500
0
0
50.000
0
0
0
Scenariusz 2: Wszyscy partnerzy otrzymują wkład Wspólnot Europejskich zgodnie ze swoim udziałem w kosztach projektu, za
wyjątkiem uczestników będących innym przedsiębiorstwem lub użytkownikiem końcowym nr 1, którzy nie otrzymują wkładu
Wspólnot Europejskich.
Partnerzy i koszty
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 1
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 2
Podzlecenia
Małe i średnie
przedsiębiorstwo 3
Podzlecenia
Badania i rozwój 1
Badania i rozwój 2
Inne 1
Razem
Koszty łączne
Własny wkład
(rzeczowy)
Własny wkład
(pieniężny)
340.000
Wkład EU
dla każdego
uczestnika
261.800
78.200
0
215.000
430.000
331.100
98.900
13.900
345.000
140.000
107.800
32.200
0
105.000
5.000
35.000
50.000
1.000.000
3.850
26.950
0
731.500
1.150
8.050
50.000
0
0
0
ANEKS III – POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE W ODNIESIENIU DO „BADAŃ NA RZECZ
OKREŚLONYCH GRUP” [Badania na rzecz organizacji stowarzyszeń cywilnych – BSG – CSO]
Brak zagadnień natury finansowej

KOMISJA EUROPEJSKA Badania we Wspólnocie SIÓDMY

Transkrypt

Podobne dokumenty

Konkurs ``Kreatywnie o ułamkach`

Elity na Horyzoncie?

Profesor fizyki w Ameryce

Trzynasty grant ERC dla UW

rb-56-2016-zmiana-nazwy-podmiotu-uprawnionego-do