enova 8.0 CRM - INFORMER.info.pl

PRELIMINARZ EŚP
PO ZMIANACH
Strona 1 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Spis treści
Spis treści ............................................................................................................................ 2
1.
Wstęp............................................................................................................................ 3
2.
Nowe elementy w systemie ......................................................................................... 4
2.2
Odrębny folder Preliminarz ...................................................................................... 4
2.3
Dokumenty preliminarza i pozycje preliminarza ....................................................... 5
2.4
Wprowadzanie pozycji preliminarza ........................................................................ 6
2.5
Rozliczanie Pozycji preliminarza ............................................................................. 8
2.5.1
Rozliczanie pozycji szczegółowych .................................................................. 8
2.5.2
Rozliczanie pozycji okresowych ....................................................................... 9
2.5.3
Rozliczanie Pozycji preliminarza od strony płatności i zapłat ...........................11
3.
Płatności i zapłaty a preliminarz ................................................................................12
4.
Obliczanie preliminarza ..............................................................................................13
4.2
5.
Konfiguracja................................................................................................................15
5.2
6.
Parametry obliczania preliminarza ..........................................................................14
Parametry konfiguracyjne. ......................................................................................16
Wykorzystanie preliminarza w zestawieniach księgowych .....................................17
Strona 2 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
1. Wstęp
Preliminarz EŚP jest jednym ze standardowych modułów systemu enova i jest
licencjonowany per stanowisko.
Moduł Preliminarz poszerza funkcjonalność Ewidencji Środków Pieniężnych.
Dzięki temu, że pozwala zaprezentować prognozę płatności w oparciu o terminy płatności
lub planowane terminy płatności, wspiera kontrolę finansową przedsiębiorstwa. Pozwala
efektywnie zarządzać terminami realizacji własnych płatności z jednej strony, z drugiej zaś
strony dostarcza informacji umożliwiających podjęcie działań windykacyjnych mających
na celu redukcję ryzyka utraty płynności finansowej.
Moduł Preliminarz EŚP wraz z modułem Ewidencji Środków Pieniężnych stanowi dla firmy
dobre narzędzie do:
Prognozowania i kontroli płynności finansowej,
Redukcji ryzyka utraty płynności,
Szczegółowej analizy rozrachunków kontrahentów, szczególnie niosących
zagrożenie niewypłacalności,
Zmniejszenie pracochłonności procesu planowania płynności finansowej,
Racjonale zarządzanie środkami finansowymi przy realizacji przelewów dla
dostawców.
Dotychczas działanie preliminarza opierało się na płatnościach i zapłatach fizycznie
wprowadzonych do systemu – innymi słowy można było analizować tylko istniejące dane.
Zmiany wprowadzone w wersji 8.3.4560 poszerzają możliwość analizowania wpływów i
wydatków o wydatki planowane takie, których nie można zarejestrować jako rzeczywistej
płatności lub zapłaty.
Jedna z przykładowych potrzeb do uwzględnienia w analizie planowanych wpływów i
wydatków to np. spłata kredytu bankowego, która dokonywana jest co miesiąc z założonym
przedziale czasowym.
Zarejestrowanie takich planowanych wpływów i wydatków możliwe jest dzięki stworzeniu w
systemie nowych obiektów - dokumentów preliminarza, które zawierają pozycje preliminarza.
Pozycje preliminarza odpowiadają planowanym wpływom lub wydatkom (należności lub
zobowiązania) o określonych terminach realizacji. Pozycje preliminarza mogą być
szczegółowe (dla planowanych wpływów/wydatków realizowanych jedną płatnością lub
Strona 3 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
zapłatą) lub okresowe (dla planowanych wpływów/wydatków realizowanych przez wiele
płatności.
Zmiany wynikające z wprowadzenia tych nowych obiektów to:
Dodanie nowego folderu Preliminarz z listami Dokumenty Preliminarza i
Preliminarza
Pozycje
Możliwość obliczania preliminarza z poziomu nowododanych list (z zachowaniem
dotychczasowej możliwości obliczania z poziomu czynności na liście Rozrachunki wg
dokumentów).
Zmiany w wyglądzie i układzie filtrów obliczania preliminarza
Możliwość obliczania preliminarza dla różnych obiektów (płatności, zapłaty, pozycje
preliminarza)
Stworzenie mechanizmów umożliwiających rozliczanie pozycji preliminarza
Dostosowanie istniejących mechanizmów związanych z cechami grupującymi do
nowych obiektów.
2. Nowe elementy w systemie
2.2
Odrębny folder Preliminarz
W Ewidencji Środków Pieniężnych dodano nowy folder systemowy z listami Dokumenty
Preliminarza i Pozycje Preliminarza.
Na liście Dokumenty Preliminarza dane są wprowadzane – tworzone są dokumenty i
pozycje, druga lista gromadzi wprowadzone pozycje i pozwala je przeglądać wg rożnych
kryteriów
Strona 4 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
2.3
Dokumenty preliminarza i pozycje preliminarza
Dokumenty Preliminarza wraz z Pozycjami w swojej konstrukcji przypominają nieco
dokument Polecenia księgowania z płatnościami. Dokument gromadzi pozycje, które
poddawane są końcowej analizie w obliczeniach.
Dokument Preliminarza tworzony jest przez wywołanie Nowy (Dokument Preliminarza) na
liście Dokumentów preliminarza
Parametry Dokumentu Preliminarza
Definicja i Seria: definicja dokumentu definiowana w konfiguracji Preliminarza,
Seria może być wykorzystywana w numeracji – pole do uzupełnienia ręcznie
Strona 5 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Data dokumentu: data Dokumentu Preliminarza, inicjowane z daty aktualności.
Numer dokumentu: numer dokumentu wynikający z ustawień na definicji
Dokumentu
Podmiot: podmiot dokumentu - po wskazaniu na Dokumencie przeniesie się na
Pozycję Preliminarza.
Opis: opis Dokumentu Preliminarza
W dolnej części Dokumentu dodawane są Pozycje Preliminarza.
Dokument może gromadzić wiele pozycji różnego typu. Dokumenty mogą również mieć
zastosowanie do grupowania pozycji preliminarza dotyczących jednej sprawy np.
wszystkie raty kredytu z terminami płatności w kolejnych miesiącach.
W przyszłości planowane są czynności dostępne na Dokumencie preliminarza
umożliwiające automatyczne generowanie Pozycji według określonych zasad np.
generowanie harmonogramu spłat rat kredytu.
Bezpośrednio w obliczeniach Preliminarza biorą udział tylko Pozycje.
Pozycje występują w dwóch wariantach – Pozycje szczegółowe i Pozycje okresowe.
Podstawowymi różnicami między dwoma typami Pozycji jest sposób rozliczania i sposób
prezentacji w obliczeniach preliminarza.
Pozycje szczegółowe mogą być rozliczane ręcznie przez użytkownika z płatnościami lub
zapłatami i prezentowane są w obliczeniach preliminarza w terminie, który mają na sobie
naniesiony. Rozliczenie odbywa się w stosunku 1:1
Pozycje okresowe mogą być rozliczane w stosunku 1:wielu, prezentowane są w
preliminarzu na ostatni dzień z planowanego okresu.
Szczegółowo mechanizm rozliczeń obu typów opisano w dalszej części dokumentu.
2.4
Wprowadzanie pozycji preliminarza
Po wywołaniu dokumentu Preliminarza i wybraniu nowej Pozycji Preliminarza należy w
pierwszej kolejności zdecydować, czy planowane jest zdarzenie jednostkowe czy też
rozłożone w czasie – dla zdarzeń pojedynczych należy założyć Pozycję szczegółową, dla
rozłożonych w czasie – okresową. Pozycje preliminarza, jako zdarzenia planowane, nie
mają założonych szczególnych wymagań co do uzupełnienia wszystkich pól – program
informuje jedynie, że pole Kwota nie powinno być puste.
Pozycje okresowe i szczegółowe w wyglądzie formularza są do siebie bardzo podobne –
poniżej opisano parametry na formularzach.
Strona 6 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Zatwierdzona: pozycja preliminarza
preliminarza jest zatwierdzony
jest
zatwierdzona,
jeżeli
dokument
Strona 7 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Anulowana: pozycje preliminarza, które się nigdy nie zrealizują można anuować,
jeżeli pozycja już jest z rozliczona z płatnością/zapłatą- anulowanie rozpina
rozliczenie.
Nieaktywna: pozycja nieaktywna nie jest brana pod uwagę w obliczeniach
prelimianarza – oznacznie pozycji jako niekatywnej nie rozpina istniejących
rozliczeń. Oznaczenie można wykorzystać w sytuacji, jeżeli pewna część planu na
pewno nie będzie już zrealizowana i istnieje potrzeba z wykluczenia tej części z
obilczeń preliminarza
Numer dokumentu: numer dokumentu preliminarza, struktura numeracji ustalona
w konfiguracji na definicji dokumentu
Numer dodatkowy: miejsce na wprowadznie dodatkowej informacji identyfikującej
planowany wpływ/wydatek (np. numer kredytu bankowego)
Typ pozycji: rodzaj wprowadzanej pozycji
Kierunek: kierunek planowanej pozycji preliminarza – czy dotyczy planowanego
wpływu (należność) czy wydatku (zobowiązanie)
Termin: planowany termin realizacji
Podmiot: podmiot planowanego wpływu/wydatku
Ewidencja: ewidencja środków pieniężnych powiązana z planowaną pozycją
Opis: miejsce na wprowadzenie dodatkowej informacji
Kwota: planowana kwota wpływu/wydatku – w PLN lub w walucie
Kwota PLN: pole do uzupełnienia (ręcznie, nie przelicza się) wartości złotówkowej
jeżeli kwota jest w walucie
Zakładka Rozliczenia: prezentuje rozliczenie pozycji preliminarza z płatnościami
lub zapłatami
Pozycje szczegółowe prezentowane są w obliczeniach preliminarza zgodnie z terminem,
który mają na sobie naniesiony, natomiast pozycje okresowe na ostatni dzień
planowanego okresu
2.5
Rozliczanie Pozycji preliminarza
2.5.1 Rozliczanie pozycji szczegółowych
Po wywołaniu z poziomu pozycji preliminarza czynności Dodaj rozliczenie pojawia się
lista w której domyślnie prezentowane są tylko zgodne co do kierunku podmiotu i
ewidencji płatności i zapłaty. Po wyłączeniu domyślnego ustawienia widoczne są
wszystkie dokumentu wskazanego typu możliwe do rozliczenia.
Strona 8 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Ze względu na to, że pozycje preliminarza są tylko pewnym planem, co do którego nie ma
pewności czy i jak się zrealizuje – pozycje mogą być rozliczane z rzeczywistymi
płatnościami i zapłatami w dowolny sposób – nawet bez zgodności żadnego z
parametrów (kierunek, podmiot, ewidencja).
W przypadku jakiegokolwiek rozliczenia nadrzędne są dane z rzeczywistej płatności lub
zapłaty.
2.5.2 Rozliczanie pozycji okresowych
Pozycje okresowe mogą być rozliczane pojedynczo, tak jak pozycje szczegółowe, lub z
wykorzystaniem mechanizmu rozliczania zbiorczego wg zadanych kryteriów.
Rozliczenie zbiorcze możliwe jest z poziomu czynności na liście Pozycji preliminarza lub
bezpośrednio ze środka Pozycji.
Po wybraniu czynności Rozlicz pojawia się formatka, na której można wskazać parametry
rozliczenia.
Strona 9 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Okres wg terminów: wskazanie okresu z jakiego będą pobierane dane do
rozliczenia (wg terminu płatności)
Rozliczaj płatnościami: z opcjami do wyboru: Tak, Nie, Także już podpiętymi
Rozliczaj zapłatami: z opcjami do wyboru: Tak, Nie, Także już podpiętymi
Dokumenty w buforze: rozliczanie także dokumentami niezatwierdzonymi
Niezgodne podmioty, Niezgodne ewidencje: możliwość
płatnościami bez zgodności z Pozycją co do podmiotu i ewidencji.
rozliczenia
z
Wpłaty rozliczane: w przypadku wpłat podlegających rozliczeniu założenie jest,
że realizują się poprzez faktury z którymi zostaną rozliczone – można je także
uwzględnić w realizacji planu.
Dodatkowo – na liście Rozrachunki wg dokumentów dodano czynność „Rozlicz
pozycję preliminarza…” umożliwiającą rozliczenie zaznaczonych płatności i zapłat ze
wskazaną pozycją preliminarza. Rozliczenie może być wykonane wg zgodności podmiotu
i ewidencji lub dla wszystkich zaznaczonych rozrachunków, także niezgodnych co do
podmiotu i ewidencji.
Strona 10 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
2.5.3 Rozliczanie Pozycji preliminarza od strony płatności i zapłat
Podobnie możliwość rozliczania z pozycjami preliminarza dostępna jest od strony każdej
płatności i zapłaty
Pozycje szczegółowe mogą być rozliczane z rzeczywistą płatnością lub zapłatą, która
realizuje planowany wpływ/wydatek. Kwota z płatności lub zapłaty jest nadrzędna w
stosunku do kwoty z planowanej Pozycji. Innymi słowy – jeżeli na pozycji preliminarza
zaplanowano wpływ na 200 zł a wpłynęła wpłata lub pojawiła się należność na 150 zł i te
Strona 11 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
dwa elementy zostały rozliczone – w obliczeniach preliminarza w miejsce planowanych
wpływów 200 po stronie wpływów pojawi się 150 zł.
3. Płatności i zapłaty a preliminarz
Na płatnościach oprócz opisanej już możliwości rozliczania jest także możliwość
wskazania planowanego terminu płatności, który może być inny od tego wynikającego
bezpośrednio z ilości dni od daty zapłaty. W obliczeniach prelimianrza płatności mogą być
analizowane zarówno ze względu na termin płatności jak i ze względu na planowany
termin.
Zapłaty ujmowane sa w obliczeniach preliminarza dwojako:
W saldzie rzeczywistej gotówki

Wszystkie zapłaty (wpłaty i wypłaty) są w obliczeniach uwzględniane jako te, które
mają rzeczywisty wpływ na saldo posiadnej gotówki.
W wartościach prognozowanych wpływów i wydatków

Wpłaty podlegające rozliczaniu, a nierozliczone, traktowane jako rzeczywiste
zobowiązanie z natychmiastowym terminem płatności.
Strona 12 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH

Wypłaty podlegające rozliczaniu, a nierozliczone, traktowane są jako należności z
natychmiastowym terminem płatności.
4. Obliczanie preliminarza
Preliminarz może być obliczany z list: Dokumenty Preliminarza i Pozycje Preliminarza
oraz z Czynności na liście Rozrachunków wg dokumentów.
.
Zmiana któregoś z parametrów Preliminarz sygnalizuje konieczność przeliczenia – w
górnej części na czerwono uaktywnia się przycisk Oblicz.
Po obliczeniu preliminarza i wyjściu z niego ustawienia parametrów są zapamiętywane.
Strona 13 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
4.2
Parametry obliczania preliminarza
Okres: odpowiada za okres objęty analizą, domyślnie ustawia się na rok (data
początkowa podczas obliczania preliminarza z poziomu listy rozrachunków
pobiera się z filtra Data, a podczas obliczania z Pozycji preliminarza z daty
aktualności)
Uwzględniaj bufor: Pozwala analizować zarówno elementy zatwierdzone jak i te
w buforze
Analiza płatności: analizie podlegają zobowiązania i należności
Analiza zapłat: analizowane są wpłaty/wypłaty bankowe i dokumenty kasowe
Analiza preliminarza: analiza dotyczy pozycji dokumentów preliminarza (zarówno
okresowych jak i szczegółowych)
Płatności wg terminu:

Płatności - termin wynika z ilości dni od daty dokumentu

Planowanego - termin wskazywany opcjonalnie na płatności w sekcji
dotyczącej preliminarza jako termin urealniający termin płatności
Waluta: analiza uwzględnia walutę płatności, zapłat i pozycji preliminarza
Kwoty: kwoty walutowe mogą być prezentowane

wg kursu dnia (wg kursu z dnia bieżącego zaimportowanego z tabeli NBP,
Strona 14 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH

wg kwoty księgi (wg wartości w złotówkach podanej na analizowanym
elemencie, np. na płatności na zakładce dodatkowe)

w walucie. Do analizy wg kursu dnia niezbędne jest zaimportowanie tabeli
kursowej (Narzędzia\Import kursów średnich NBP…)
Podmioty: prezentacja danych ze względu na typ podmiotu (kontrahenci,
pracownicy, urzędy)
Cecha grupująca: do dodatkowej analizy można użyć cech grupujących
wskazanych w konfiguracji
Wartość cechy: pole aktywne po wybraniu cechy grupującej
Plany okresowe do: ustawienie steruje zakresem analizy okresowych pozycji
preliminarza - pozycje, których koniec okresu przypada przed wskazaną datą nie
są prezentowane.
Ewidencja ŚP: prezentacja danych ze względu na ewidencję środków pieniężnych
Podmiot: filtr daje możliwość analizy danych wskazanego podmiotu.
W sekcji elementy po odpowiednim ustawieniu filtrów i obliczeniu preliminarza pojawiają
się wirtualne przedziały w których pokazywane są salda początkowe, bieżące zasoby
gotówki, wpływy i wydatki oraz wpływy i wydatki planowane.
Kolumny domyślnie widoczne w sekcji elementy mogą być dodatkowo modyfikowane o
dodatkowe z organizatora widoku.
W dolnej części preliminarza pokazują się – odpowiednio dla podświetlonego przedziału z
sekcji elementy – płatności, zapłaty i pozycje preliminarza które wchodzą do pokazywanej
analizy (należy kliknąć przycisk odpowiednio dla elementu, który chcemy obejrzeć.
Z tego miejsca można także otwierać analizowane elementy i dokonywać rozliczeń
płatności z zapłatami i pozycjami preliminarza.
5. Konfiguracja
Część poświęcona konfiguracji celowo opisana jest w końcowej części dokumentu,
ponieważ dodatek, po wgraniu licencji nie wymaga zaawansowanych działań
konfiguracyjnych – jest gotowy do uruchomienia. Część konfiguracyjna pozwala tylko
rozszerzyć analizę preliminarza
Strona 15 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
5.2
Parametry konfiguracyjne.
Ogólne:
Cechy grupujące: Po wpisaniu w tym miejscu nazwy cechy tworzony jest komplet
cech grupujących hierarchicznych, które synchronizują swoje wartości pomiedzy
obiektami:płatności, zapłaty, rozrachunki i pozycje preliminarza. Można więc do
tych obiektów dodać cechę np. Projekt i wg wartości tej cechy obliczać preliminarz.
Wyświetlanie preliminarza: W tej sekcji można skonfigurować domyslne
parametry wyświetlania obliczeń preliminarza.

Tryb wyświetlania: Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, Kwartalny, Roczny

Rodzaj kursu: w PLN wg kursu dnia, w PLN wg kwoty księgi, w walucie.
Algorytmy cech: miejsce, w którym użytkownik może stworzyć dowolną cechę wyliczaną
na podstawie elementów preliminarza. Poniżej krótki opis programisty dotyczący
algorytmu.
/*
Poniższe dwie właściwości definiują przykładowe cechy do elementów preliminarza.
Podstawowym obiektem, od którego programista ma dostęp jest pole "Element"
reprezentujące bieżący element preliminarza.
Zestaw predefiniowanych właściwości, z których można korzystać widać w organizatorze
na liście preliminarza.
Strona 16 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Przykłady cech:
public string Uwagi
{
get
{
string value = "";
if (Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo < Element.Wydatki)
value += "Brak gotówki na wydatki!" + System.Environment.NewLine;
if (Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo < 1000000)
value
System.Environment.NewLine;
+=
"Dostępne
środki
spadły
poniżej
bariery
100
000"
+
value.TrimEnd(System.Environment.NewLine.ToCharArray());
return value;
}
}
public decimal GotowkaMinusWydatki
{
get { return Element.GotowkaSaldoPoczatkowe + Element.GotowkaSaldo - Element.Wydatki; }
}
*/
Definicje dokumentów: konfiguracja definicji dokumentów preliminarza
6. Wykorzystanie preliminarza w zestawieniach
księgowych
W zestawieniach księgowych można odwołać się do funkcji preliminarza –
obliczenia opierają się o cechy grupujące wskazane w konfiguracji. Tym samym –
w zestawieniach można analizować tylko ocechowane elementy wchodzące do
analizy preliminarza.
Strona 17 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH
Strona 18 z 18
PRELIMINARZ EŚP PO ZMIANACH