Untitled - SaldeoSMART

Spis treści
Logowanie..................................................................................................................................4
Ustawienia konta........................................................................................................................5
Ustawienia faktur/rachunków...................................................................................................8
Użytkownicy..............................................................................................................................11
Menu Główne............................................................................................................................12
Włączone moduły.....................................................................................................................13
Dodanie nowego kontrahenta I................................................................................................14
Dodanie nowego kontrahenta II...............................................................................................15
Lista kontrahentów..................................................................................................................15
Dodawanie towaru...................................................................................................................17
Lista towarów...........................................................................................................................17
Dodawanie nowej faktury: VAT lub dla nievatowców..............................................................18
Faktury w obcej walucie..........................................................................................................21
Faktury VAT marża...................................................................................................................21
Faktury - Metoda kasowa........................................................................................................22
Faktury cykliczne.....................................................................................................................23
Faktury podobne......................................................................................................................25
Lista Faktur..............................................................................................................................26
Wydruk faktury w języku angielskim.......................................................................................28
Usuwanie faktury (8)................................................................................................................29
Dodanie nowej faktury korygującej.........................................................................................30
Lista Korekt..............................................................................................................................34
Wystawienie nowej faktury zaliczkowej..................................................................................35
Lista Faktur Zaliczkowych.......................................................................................................37
Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej...............................................................................39
Dodanie faktury końcowej.......................................................................................................39
Dodanie nowej faktury Proforma............................................................................................41
Lista faktur Proforma..............................................................................................................42
Dodawanie nowego rachunku.................................................................................................44
2 Z 72
Rachunki podobne...................................................................................................................44
Lista rachunków.......................................................................................................................45
Wyszukiwarka faktur i rachunków..........................................................................................46
Dodawanie dokumentów.........................................................................................................47
Dodawanie dokumentów mailem............................................................................................48
Lista dokumentów....................................................................................................................50
Podgląd dokumentu (2)............................................................................................................52
Skróty klawiszowe...................................................................................................................53
Wyszukiwarka dokumentów....................................................................................................53
Dodawanie nowego pracownika..............................................................................................55
Kadry: lista pracowników........................................................................................................56
Dodawanie dokumentów kadrowych.......................................................................................58
Lista dokumentów kadrowych.................................................................................................59
Podsumowanie bieżące...........................................................................................................62
Podsumowanie księgowe........................................................................................................63
Rozliczenie z Księgowością.....................................................................................................66
* Automatyczne generowanie przelewów (opcja dodatkowa)................................................67
* Raporty (opcja dodatkowa)....................................................................................................70
Strona Główna – podsumowanie.............................................................................................71
3 Z 72
Logowanie
Aby zalogować się do systemu Saldeo należy:
1. Wejść na stronę www.saldeo.brainshare.pl lub zalogować się z panelu znajdującego się na
stronie Biura rachunkowego (jeśli panel został uruchomiony).
2. Wpisać swój login i hasło w odpowiednie pola formularza (login i hasło zostało wysłane w
email-u z danymi do konta dostępowego)
3. Kliknąć przycisk „Zaloguj”
Jeżeli nie pamiętasz hasła, wystarczy kliknąć „Odzyskaj je” i postępować zgodnie z poleceniami
systemu.
4 Z 72
Ustawienia konta
Na początku pracy z Aplikacją należy sprawdzić czy wszystkie dane i ustawienia
konta dostępowego są poprawne.
Jest to BARDZO WAŻNE dla poprawnego działania Aplikacji, ponieważ dane z
ustawień konta pojawiają się na fakturach i rachunkach wystawianych w programie.
1. W górnej części aplikacji należy kliknąć link „Ustawienia” → KONTA
2. W górnym formularzu należy sprawdzić czy wszystkie dane są poprawne.
Jeżeli wprowadzone dane są zgodne z rzeczywistością należy kliknąć „Anuluj”.
W innym przypadku należy poprawić błędne wpisy i kliknąć „Zapisz zmiany”.
W tym formularzu można także zapisać inne numery kont bankowych, należących do firmy.
Podczas wystawiania faktur i rachunków brane pod uwagę jest pierwsze konto
bankowe.
5 Z 72
3. W drugim formularzu możesz zmienić hasło do aplikacji
W formularzu należy wprowadzić stare hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe.
4. W trzecim formularzu należy ustawić numer PIN niezbędny do załączania
dokumentów do Saldeo poprzez maila.
Dzięki tej funkcjonalności można załączać dokumenty do Saldeo bez logowania się, wykorzystując
skaner z dostępem do internetu lub załączać jednocześnie kilka dokumentów.
W polu Ustaw nowy PIN należy wpisać PIN składający się z minimum 4 cyfr bądź liter. Ten
PIN to zabezpieczenie przed tym, aby do Twoich dokumentów nie był załączany niepożądany
SPAM.
Aby dowiedzieć się jak załączyć dokument drogą mailową przejdź do rozdziału → Dodawanie
6 Z 72
dokumentów mailem.
5. W ostatnim formularzu ustawiasz, czy chcesz otrzymywać przypomnienia o
termiach do zapłaty.
Sekcja ta dotyczy przypomnień o terminie zapłaty podatków oraz składek ZUS, które
wprowadza w rozliczeniu Twoje Biuro Rachunkowe.
Przypomnienia wysyłane są na Twój adres mailowy dzień przed oraz w dniu, w
którym mija termin zapłaty.
Aby aktywować wysyłanie przypomnień wystarczy kliknąć przycisk „Aktywuj”.
Jest to proces odwracalny, jeśli będziesz chciał wyłączyć aktywne powiadomienia, to wystarczy
kliknąć przycisk „Wyłącz”, który pojawia się zamiast „Aktywuj” w momencie włączenia
przypomnień mailowych.
7 Z 72
Ustawienia faktur/rachunków
1. W pierwszym formularzu należy sprawdzić czy wybrany sposób numeracji faktur /
rachunków jest poprawny (przykład dla faktur).
1.1 Wybór formatu numeracji:
Do wyboru mamy 4 typy numeracji:
–
miesięczna (format: kolejny numer faktury/numer miesiąca/rok - np. 1/09/2010); każdy
nowy miesiąc rozpoczyna numerację od 1,
–
roczna (format: kolejny numer faktury/rok – np. 20/2010)
–
roczna mieszana
(format: kolejny numer faktury/numer miesiąca/rok – np.
20/09/2010); kolejny numer faktury jest nadawany w sposób ciągły w całym roku,
–
indywidualna (format dowolny – np. 102/LS/345/2010), format do samodzielnego
wpisywania numeru faktury w programie.
1.2 Ustawienie początkowego numeru faktury / rachunku (przykład dla
faktury):
W pozycji „Numer kolejnej faktury” należy wpisać numer, jaki powinien nadać
program pierwszej wystawianej za pomocą aplikacji fakturze (nie dotyczy numeracji
indywidualnej).
Przykład:
Dotychczas w firmie wystawiono 3 faktury z numerami 1/09/2010, 2/09/2010, 3/09/2010.
Firma zaczyna korzystać z Saldeo.
Kolejna faktura ma mieć numer 4/09/2010, więc w polu „Numer kolejnej faktury” wpisuje „4”.
8 Z 72
UWAGA!
Sposób numeracji i „Numer kolejnej faktury” należy skonfigurować tylko raz (przy pierwszym
korzystaniu z aplikacji). Następne faktury numerowane będą automatycznie zgodnie z wybranym
formatem.
2. W drugim formularzu ustaw górny margines generowanych dokumentów
Istnieje możliwość wskazania ilości milimetrów, które odpowiadać będą wysokości górnego
marginesu generowanych faktur / rachunków. Możliwy zakres to 10-100mm.
3. W trzecim formularzu wybierz wzór faktury
Istnieje możliwość wyboru wyglądu graficznego wydruku faktury. Do wyboru są cztery szablony.
Aby zobaczyć jak wygląda szablon, wystarczy kliknąć w wybraną fakturę i pojawi się podgląd.
9 Z 72
Po wyborze właściwego wzoru faktury należy kliknąć „Zapisz”.
Uwaga! Ustawienie nowego szablonu faktur nie dotyczy wydruku wystawionych
wcześniej faktur (te będą drukowane w szablonie, który obowiązywał w momencie ich
wystawienia).
Jeśli chcesz wydrukować wystawione wcześniej faktury w nowo ustawionym
szablonie to:
1. Wchodzisz na listę faktur i przy fakturze, dla której chcesz zmienić szablon wydruku w kolumnie
„akcje” klikasz ikonę edytuj ,
2. Otwiera się formularz edycji faktury (czynność możliwa tylko wtedy, gdy dany miesiąc
rozliczeniowy nie został zamknięty przez Biuro Rachunkowe) i bez wprowadzania w treści faktury
zmian, klikasz na samym dole formularza przycisk „Zapisz zmiany”,
3. Pojawi się okienko „Wybierz szablon”
4. Aby zastosować do tej faktury nowo wybrany szablon klikasz „NIE” i teraz możesz wydrukować
tę fakturę w nowej szacie graficznej.
4. W czwartym formularzu możesz ustawić logotyp Firmy
Istnieje możliwość ustawienia w Saldeo logo Firmy, które pojawi się na wystawianych fakturach lub
rachunkach. Logo nie powinno przekraczać wymiarów 260x88 pikseli i jeśli jest większe, to do
takiego rozmiaru zostanie przeskalowane. Plik musi być w formacie: jpg, png lub gif.
Jeśli będziesz chciał usunąć logotyp to po dodaniu logotypu pojawi się także przycisk „Usuń”.
10 Z 72
Użytkownicy
Firma ma możliwość tworzyć w obrębie swojego konta Użytkowników i dodawać im uprawnienia.
Aby dodać nowego Użytkownika należy wejść w zakładkę → Użytkownicy
Wyświetlona zostaje lista użytkowników danej firmy z informacją, jakie moduły mają dostępne.
Użytkownik – Administrator (Ja) ma włączone wszystkie moduły, on ma także możliwość
dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi.
Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć → +Dodaj (1).
Wyświetlony zostanie formularz dodania nowego użytkownika, po uzupełnieniu jego
danych i określeniu do jakich modułów ma dostęp należy kliknąć → Dodaj – nowy użytkownik
zostanie dodany i pojawi się na liście użytkowników.
11 Z 72
Menu Główne
Na górze aplikacji znajduje się menu główne, w którym dostępne są następujące
opcje:
–
Główna – przechodzi na stronę startową aplikacji,
–
Kontrahenci - pokazuje listę dodanych kontrahentów z możliwością podglądu detali oraz
edycji ich danych,
–
Towary – zawiera rejestr towarów jakie wystąpiły dotychczas na fakturach sprzedażowych,
z informacją o ich aktualnej cenie i stawce VAT,
–
Faktury → Lista faktur – zawiera zestawienie wszystkich faktur pogrupowanych według
miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej faktury, jej edycję,
skorygowanie oraz wydrukowanie,
–
Faktury → Lista zaliczek - zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych
pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej
faktury zaliczkowej, jej edycję, skorygowanie i wydrukowanie, a także dodanie kolejnej faktury
zaliczkowej oraz wystawienie faktury końcowej,
–
Faktury → Lista korekt – zawiera zestawienie wszystkich faktur korygujących
pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej
korekty, jej edycję oraz wydrukowanie,
–
Faktury → Lista proform – zawiera zestawienie wszystkich faktur proforma
pogrupowanych według miesiąca i roku wystawienia, umożliwia również podgląd detali wybranej
korekty, jej edycję oraz wydrukowanie,
LUB
–
Rachunki – zawiera zestawienie wszystkich rachunków pogrupowanych według miesiąca
i roku,
–
Dokumenty – zawiera listę wszystkich dołączonych dokumentów pogrupowanych według
miesiąca i roku, z możliwością ich edycji, pobrania i usunięcia,
–
Kadry → Lista pracowników – zawiera listę pracowników Firmy
–
Kadry → Dokumenty kadrowe – zawiera listę dokumentów kadrowych dotyczących
firmy oraz jej pracowników,
12 Z 72
Podsumowanie – bieżące - zawiera wstępne zestawienie zysków/strat oraz różnicy VAT-
–
u dla wybranego roku kalendarzowego,
Podsumowanie – księgowe – zawiera zestawienie rozliczeń księgowych za kolejne
–
miesiące roku, wpisywane przez Twoje Biuro Rachunkowe,
Rozwinięcie + Dodaj:
–
Dokument – umożliwia dodanie nowego dokumentu do aplikacji,
–
Fakturę sprzedażową – umożliwia wystawienie nowej faktury w aplikacji,
–
Fakturę zaliczkową – umożliwia wystawienie nowej faktury zaliczkowej w aplikacji,
–
Kontrahenta – umożliwia dodanie nowego kontrahenta, dla którego będą wystawiane
faktury w aplikacji,
–
Pracownika - umożliwia dodanie nowego pracownika,
–
Dokument kadrowy - umożliwia dodanie nowego dokumentu kadrowego,
–
Towar - umożliwia dodanie nowego towaru, który będzie na fakturach wystawianych w
aplikacji.
Włączone moduły
Biuro Rachunkowe wybiera, które moduły w Twoim Panelu w Saldeo są włączone.
Wybrane moduły są widoczne w menu głównym.
Dostępne moduły:
–
Faktury sprzedaży – umożliwia wystawianie faktur VAT, korekt, zaliczek i proform;
faktur cyklicznych oraz podobnych,
–
Faktury dla nievatowcow – umożliwia wystawianie faktur bez kolumny VAT, korekt,
zaliczek i proform; faktur cyklicznych oraz podobnych,
–
Rachunki – umożliwia wystawianie rachunków; rachunków podobnych,
–
Archiwum dokumentów – pozwala na tworzenie własnego archiwum dokumentów
(z podziałem na dokumenty kosztowe, towarowe, dowod wewnętrzny, sprzedazy i inne),
–
Kadry – to część dotycząca pracowników oraz archiwum dokumentów kadrowych,
–
Rozliczenie bieżące – arytmetyczna suma sprzedaży i kosztów,
–
Rozliczenie księgowe – jest dodawane przez Biuro rachunkowe.
13 Z 72
Dodanie nowego kontrahenta I
Aby dodać nowego kontrahenta do rejestru aplikacji należy wybrać w menu głównym
+ Dodaj → Kontrahenta.
W oknie aplikacji pojawi się
formularz.
Pola
oznaczone
boldem
są
obowiązkowe.
W formularzu jest możliwość wyboru
kraju kontrahenta – jeśli na liście nie
ma danego kraju należy zostawić puste
pole.
Saldeo umożliwia pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS. Aby pobrać dane z bazy
GUS należy wpisać NIP i kliknąć przycisk „Pobierz dane z GUS). Dzięki temu nie trzeba
uzupełniać ręcznie wszystkich informacji.
W ustawieniach kontrahenta można wpisać domyślny termin płatności (w ilości dni) –
będzie on ustawiany wtedy automatycznie przy wyborze tego Kontrahenta.
Przed zapisaniem danych kontrahenta, klikając przycisk „Dodaj”, należy sprawdzić
ich poprawność. Na ich podstawie uzupełniane będzie pole „nabywca” przy wystawianej
fakturze.
14 Z 72
Dodanie nowego kontrahenta II
Dodanie kontrahenta do rejestru aplikacji jest również możliwe przy wystawianiu
nowej faktury.
Przy pozycji „Nabywca” znajduje się przycisk „Dodaj”, który kieruje na formularz dodawania
nowego kontrahenta (patrz: rysunek).
Lista kontrahentów
Lista Kontrahentów zawiera rejestr wszystkich dodanych przez użytkownika
kontrahentów z podziałem na klienta oraz dostawcę.
Aby ją zobaczyć należy wybrać Kontrahenci w menu głównym aplikacji.
Na ekranie pojawi się lista:
15 Z 72
Lista kontrahentów posiada wyszukiwarkę, która pozwala na przeszukiwanie listy po: nazwie,
numerze NIP, adresie lub Email.
Z poziomu Listy Kontrahentów można:
zobaczyć „Detale kontrahenta” - klikając ikonę z lupą w odpowiednim wierszu tabeli
–
(patrz: rysunek poniżej),
„Edytować” dane kontrahenta – klikając w ikonę kartki z ołówkiem w odpowiednim
–
wierszu tabeli,
–
„Usunąć” kontrahenta – klikając w ikonę krzyżyka w odpowiednim wierszu tabeli.
Usunięcie kontrahenta jest możliwe jeśli nie jest on powiązany z żadnym dokumentem.
W kolumnie typ znajduje się informacja o rodzaju kontrahenta:
–
K – klient - kontrahent, któremu wystawia się faktury lub rachunki,
–
D – dostawca - kontrahent, od którego otrzymuje się faktury kosztowe.
Aby mieć możliwości wystawienia faktury lub rachunku dla kontrahenta musi on być oznaczony
jako typ - klient.
16 Z 72
Dodawanie towaru
Aby dodać nowy towar / usługę do aplikacji należy wybrać z menu głównego
+Dodaj → Towar.
Baza towarów jest wykorzystywana w programie podczas wystawiania faktur/
rachunków. Dzięki temu wystawiając dokument sprzedaży wystarczy wybrać właściwy towar z
listy. Istnieje jednak możliwość dodania towaru również w poziomu wystawianej faktury bądź
rachunku.
Lista towarów
Aby zobaczyć listę towarów dotychczas zapisanych w aplikacji należy kliknąć Towary
w menu głównym aplikacji.
Lista towarów w aplikacji zawiera informacje o nazwie towaru, cenie jednostkowej,
jednostce oraz stawce VAT.
Z poziomu listy towarów można:
–
(1) edytować towar – zmienić dowolne dane, np. jeśli cena towaru się zmieniła,
–
(2) usunąć towar – jeśli np. towar został wycofany z naszej oferty.
17 Z 72
Dodawanie nowej faktury: VAT lub dla nievatowców
Saldeo umożliwia wystawianie faktur VAT oraz dla nievatowców – bez kolumny z VAT.
Aby wystawić nową fakturę sprzedażową należy wybrać w menu głównym:
+ Dodaj → Fakturę sprzedażową w menu głównym po prawej stronie,
W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą fakturę,
aby później łatwiej było ją wyszukać (np. „Faktura dla firmy Meblomix na dostawę sprzętu
komputerowego – komputer + 2 pendrive”).
2. Nagłówek faktury
Jeśli firma ma włączony moduł wystawiania faktur dla nievatowców – w nagłówku wyświetlona
będzie informacja o tym.
–
wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury,
–
wybierz odpowiednią datę dostawy/ wykonania usługi (nie wcześniejszą niż data
wystawienia),
–
numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą
numeracji, przy numeracji indywidualnej podpowiadany jest poprzedni,
–
wybierz nabywcę z listy
–
Na początku Twoja lista nabywców będzie pusta. W takim przypadku należy kliknąć
przycisk „+ Dodaj” i wprowadzić dane nabywcy.
–
Każdy dodany nabywca będzie zapisywany w rejestrze kontrahentów i przy kolejnej
fakturze będzie już dostępny w liście wyboru nabywcy
–
Wyszukując nabywcę z listy – wystarczy, że zaczniesz wpisywać początkowe litery nazwy
18 Z 72
kontrahenta, a uzyskasz listę z podpowiedziami
–
wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę → Faktury w obcej walucie
3. Pozycje faktury
–
aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę (1)
Na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na fakturze
powoduje dodanie go do rejestru aplikacji. Dzięki temu przy kolejnym wystawianiu faktury pozycje
towarów/usług będą podpowiadane.
–
wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając „Dodaj do faktury”(2)
–
dodana pozycja pojawi się u góry (tabelka zbiorcza -3).
–
w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając
jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej (3).
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za fakturę.
–
„Suma” zostanie wyliczona automatycznie
–
wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew, kompensata),
–
wybierz konto bankowe, które ma się pojawić na fakturze - spośród numerów kont
zdefiniowanych w ustawieniach lub wpisać dowolne ręcznie na poziomie samej formatki
dodawania faktury,
19 Z 72
–
wpisz kwotę zapłaconej zaliczki (jeśli zaliczka wystąpiła),
–
„Pozostało do zapłaty” wyliczy się automatycznie
–
określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę kalendarza,
znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty, wybierz jeden z podpowiadanych
terminów lub zaznacz opcję wg umowy).
4. Uwagi
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane
pole.
5. Wystawca dokumentu
Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę.
6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij email”
w prawym dolnym rogu strony.
Dodaj fakturę → zapisuje fakturę
Dodaj i wyślij email → zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu Kontrahentowi maila z
wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać Kontrahentowi fakturę mailem, musi
on mieć uzupełniony adres email w danych kontrahenta)
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj fakturę” formatka nie zniknęła to znaczy, że któreś z pól
zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła
się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur.
Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij „Pokaż”.
Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur).
20 Z 72
Faktury w obcej walucie
Saldeo pozwala na wystawianie faktur w różnych walutach.
Chcąc wystawić fakturę w walucie innej niż PLN to w nagłówku faktury wybierasz
odpowiednią walutę (do wyboru USD, EUR, GBP, CZK, CHF, NOK, AUD).
Następnie wystawiasz fakturę zgodnie z instrukcją → dodanie nowej faktury.
Na wydruku faktury pojawią się informacje:
–
kwoty w obcej walucie (netto, VAT, brutto, wartości w podsumowaniu faktury)
zostaną przeliczone na PLN zgodnie z właściwym kursem NBP (kurs NBP jest
pobierany automatycznie z poprzedniego dnia roboczego)
–
obok podsumowania faktury pojawi się informacja o kursie, na podstawie
którego faktura została przeliczona: numer tabeli NBP, kurs waluty i data, w której
został opublikowany
Faktury VAT marża
Aby wystawić fakturę VAT marża należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury, zgodnie z
instrukcją.
W nagłówku faktury pojawią się opcje do zaznaczenia → VAT marża.
Pojawią się do wybory cztery przypadki wystawiania faktur VAT marża:
–
procedura marży - towary używane
21 Z 72
–
procedura marży - dzieła sztuki
–
procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki
–
procedura marży dla biur podróży
Wybór faktury VAT marża powoduje, że pozycja faktury ma tylko wartość brutto towaru (1).
Na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się informacja o tym, że jest to faktura VAT marża wg
wybranej podczas wystawiania opcji.
Faktury - Metoda kasowa
Aby wystawić fakturę VAT w metodzie kasowej należy wybrać polecenie wystawienia nowej faktury,
zgodnie z instrukcją.
W nagłówku faktury pojawią się opcje do zaznaczenia → metoda kasowa.
Po zaznaczeniu metody kasowej, odpowiedni dopisek znajdzie się na wydruku faktury, pod jej
numerem.
22 Z 72
Faktury cykliczne
Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o ustalony
wcześniej szablon → faktury cykliczne.
Wystawianie faktur cyklicznych:
Konfiguracja listy faktur cyklicznych odbywa się na poziomie wystawiania faktury VAT.
Pod sekcją zapłata znajduje się część „Faktura cykliczna”.
Aby utworzyć szablon faktury cyklicznej należy:
–
wybrać „Tak” przy pytaniu, czy faktura pojawia się cyklicznie,
–
wskazać, jak często dana faktura ma być powtarzana,
–
przed terminem wystawienia na adres mailowy przyjdzie przypomnienie o fakturze
cyklicznej do akceptacji,
–
po zapisaniu faktuy pojawi się komunikat, że faktura została dodana i szablon faktury został
utworzony.
Lista szablonów faktur cyklicznych jest dostępna w menu głównym:
Faktury → Lista faktur cyklicznych
23 Z 72
Operacje na liście faktur cyklicznych:
Nad listą szablonów faktur cyklicznych są dostępne filtry (1) – wyświetloną listę można ograniczać
wg opisu, nabywcy lub dat wystawienia kolejnej faktury.
Z poziomu tego widoku dostępne ś także polecenia:
–
wystaw zaznaczone (2) – powoduje wystawienie tych faktur cyklicznych, które wcześniej
zostały na liście zaznaczone,
–
wystaw (3) – wystawienie pojedynczej faktury cyklicznej,
–
akcje (4): podgląd widoku kolejnej faktury cyklicznej, edycję częstotliwości i usunięcie
faktury cyklicznej z listy.
Edycja częstotliwości pozwala zmienić podpowiadany termin wystawiania faktur.
Widoczne są także parametry faktur cyklicznych:
–
częstotliwość (5) – czyli co jaki czas faktura ma być powtarzana,
–
data ostatniej faktury (6), która była wystawiona,
–
sugerowane daty kolejnych faktur (7) – czyli w jakich terminach powinny być
wystawione te faktury wg zadanych wczesniej parametrów,
–
wyszukaj faktury dodane z tego szablonu (8) – przechodzi do wyszukiwarki
dokumentów sprzedaży i pokazuje wszystkie faktury, które zostały na podstawie tego
szablonu wystawione.
24 Z 72
Faktury podobne
Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie faktur w oparciu o wystawione
wcześniej faktury → faktury podobne.
Faktury podobne wystawia się z poziomy listy faktur VAT.
Na liście faktur należy zaznaczyć faktury, dla których chcemy wystawić analogiczne i kilknąć
dostępny nad listą przycisk „Wystaw podobne”
Pojawi się okno „Wystawianie faktury podobnych”
–
wystaw bez weryfikacji (1) – od razu wystawia faktury podobne do zaznaczonych,
–
wystaw i wyślij bez weryfikacji (2) – wystawia i wysyła do Kontrahenta daną fakturę,
–
pozwól zweryfikować (3) – przechodzi do weryfikacji poszczególnych faktur.
Na podglądzie edycji faktury na końcu formularza będą dostępne opcje:
–
Pomiń – pomija tę fakturę i przechodzi do następnej,
–
Dodaj fakturę – wystawia tę faktuję i przechodzi od kolejnej,
–
Dodaj i wyślij email – wystawia tę fakturę, wysyła ja Kontrahentowi mailem i przechodzi
do następnej.
Po zakończeniu wystawiania faktur podobnych wyświetlona jest wyszukiwarka dokumentów
sprzedaży z listą wystawionych faktur podobnych.
25 Z 72
Lista Faktur
Aby zobaczyć Listę Faktur możesz wybrać w menu głównym Faktury → Lista faktur.
Lista Faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur sprzedażowych, jakie zostały
wystawione przy użyciu aplikacji.
Nad listą faktur sprzedażowych są dostępne filtry (1), przy pomocy których można
przeglądać wystawione faktury:
– Po ich opisie
– Wybierając Kontrahenta, któremu wystawiamy Faktury
– Wpisując zakres kwot netto, na które zostały wystawione faktury
– status zapłaty(4), czyli czy wyświetlane są faktury zapłacone, niezapłacone czy wszystkie
Po ustawieniu wymagań i kliknięciu „Filtruj” zostaje wyświetlona lista faktur
spełniających określone przez nas kategorie.
26 Z 72
Z poziomu Listy Faktur można dokonywać wszelkich operacji na fakturach tj.:
–
przejście do szczegółów faktury (2) – umożliwia podgląd faktury bezpośrednio
z aplikacji bez konieczności pobierania jej na dysk komputera,
–
podgląd danych kontrahenta, dla którego wystawiono fakturę (3),
–
pobranie pojedynczej faktury do PDF w celu jej wydruku - „Drukuj” (4),
–
oznaczenie faktury jako zapłaconej - „Zapłacono” (5) – dla faktur możliwe są
płatności częściowe – do ustawiania po kliknięciu przycisku „Zapłacono”,,
–
wystawienie korekty faktury lub podgląd korekty, która została już wystawiona (6),
–
edycję danych zawartych na fakturze (7),
–
usunięcie wystawionej faktury
(8) – szczegóły tej operacji zostały opisane poniżej
(→ Usuwanie faktury (8)),
–
wystawienie duplikatu faktury (9) – na wydruku faktury pod jej numerem pojawi się
informacja: „Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu)”
Dla wyświetlonych na liście faktur można także:
–
pobrać zaznaczone faktury (11) do jednego PDF lub do pliku Excel, czyli pliku,
w którym znajdują się informacje o wyświetlonych fakturach (numer, daty wystawienia, sprzedaży
i płatności, status transakcji oraz kwoty z faktur z rozbiciem na stawki VAT.
–
zobaczyć podsumowanie (12), czyli łączną kwotę brutto (suma netto, suma VAT) dla
każdej waluty, w której wystawiane były faktury.
Saldeo umożliwia wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur (kolumna
Wyślij - 10) i zapamiętuje datę wysłania wiadomości (data jest wyświetlana po najechaniu
na symbol otwartej koperty).
Rodzaje maili wysyłanych przez Saldeo:
–
wysłanie wystawionej faktury do Kontrahenta mailem jako załącznik,
–
wysłanie Kontrahentowi maila z przypomnieniem o płatności za fakturę (np.
gdy zbliża się termin płatności za fakturę),
–
wezwanie Kontrahenta do zapłaty (np. gdy termin płatności faktury minął),
–
mail z podziękowaniem za zapłacenie faktury – aby wysłać tego maila, to na liście
faktur należy kliknąć przy danej fakturze przycisk „zapłacono”.
–
Pojawia się okienko z pytaniem czy ta faktura na pewno została zapłacona. Tu można
kliknąć „Tak” (mail z podziękowaniem nie jest wysyłany) lub „Tak, wyślij podziękowanie"
27 Z 72
(Kontrahent otrzymuje maila z podziękowaniem za zapłacenie faktury).
W oknie zapłaty za fakturę można kontrolować płatności częściowe – poprzez wpisanie wpłaconej
kwoty i terminu wpłaty. Wsztskie płatności częściowe dostępne są z poziomu podglądu faktury.
Wydruk faktury w języku angielskim
Saldeo umożliwia drukowanie faktur w języku angielskim.
Aby otrzymać angielską wersję faktury należy:
–
wystawić standardową fakturę VAT,
–
z listy faktur wejść w podgląd szczegółów faktury (1), klikając jej numer,
–
poniżej podsumowania faktury jest dostępny przycisk „Drukuj w EN”, który tworzy PDF
z wystawioną fakturą w języku angielskim.
28 Z 72
Usuwanie faktury (8)
Usuwanie faktury jest możliwe w każdym momencie. Jednak operacja ta różnie
wpływa na numerację kolejnej dodawanej faktury.
Mechanizm numeracji przy usuwaniu faktury przedstawia przykład.
Przykład:
Wystawiono 3 faktury we wrześniu 2010 (numeracja miesięczna). Stworzono faktury o numerach:
1/09/2010, 2/09/2010, 3/09/2010.
Sytuacja 1:
Użytkownik usunął fakturę numer 2/09/2010. Ze względu na to, że istnieje faktura o numerze
3/09/2010, kolejna faktura uzyska numer 4/09/2010.
Sytuacja 2:
Użytkownik usunął fakturę numer 3/09/2010. Jest to ostatnia faktura w danym miesiącu, więc
nowa faktura może „przejąć ten numer”. Oznacza to, że uzyska ona numer 3/09/2010.
29 Z 72
Dodanie nowej faktury korygującej
Aby wystawić fakturę korygującej do istniejącej w systemie faktury należy:
–
na Liście Faktur odszukać fakturę, która ma zostać skorygowana,
–
w ostatniej kolumnie kliknąć ikonę „Wystaw korektę” (5).
W oknie przeglądarki pojawi się formularz do wystawiania korekty.
1. Opis korekty
Sekcja z opisem korekty służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą korektę,
aby później łatwiej było ją wyszukać (np. „Korekta wystawiona z powodu pomyłki w cenniku dla
firmy ABC.”).
2. Nagłówek faktury korygującej
–
wybierz odpowiednią datę wystawienia korekty,
–
numer korekty nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą
numeracji,
–
numer ostatniej korekty – prezentowany dla celów informacyjnych przy wystawianiu nowej
faktury,
3. Pozycje faktury - było
Pierwsza tabela o nazwie „Pozycje – było” (rys. poniżej) zawiera zestawienie towarów, które
znalazły się na korygowanej fakturze. Tabela ta jest pomocna do kontroli dokonywanych w dalszej
części zmian.
30 Z 72
4. Pozycje faktury – powinno być
Druga tabela o nazwie „Pozycje – powinno być” (rys. poniżej) służy do dokonywania zmian, jakie
mają być uwzględnione na fakturze korygującej. W ramach wystawianej korekty można:
–
zmieniać dane o pozycjach na fakturze (nazwy towarów, ilości, ceny, stawki VAT),
–
dodawać nowe pozycje do faktury korygującej.
4.1. Aby zmienić dane o towarze znajdującej się na fakturze należy kliknąć przy
zmienianej pozycji ikonę edycji znajdującą się w ostatniej kolumnie wiersza (3). Na
ekranie pojawi się okienko z formularzem, umożliwiające zmianę danych.
4.2. Aby usunąć towar z korekty, należy kliknąć przy usuwanej pozycji ikonę (3)
Po jej kliknięciu na ekranie pojawi się okno bezpieczeństwa, gdzie należy potwierdzić, że towar
powinien zostać usunięty z listy.
4.3. Aby dodać nowy towar / usługę do wystawianej korekty należy wypełnić tabelkę (1)
–
na początku lista towarów/usług będzie pusta. Każde wprowadzenie nowego towaru na
fakturze lub korekcie powoduje dodanie go do rejestru aplikacji. Dzięki temu przy kolejnym
wystawianiu korekty pozycje towarów/usług będą podpowiadane.
–
wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając „Dodaj pozycję”(2).
31 Z 72
–
dodana pozycja pojawi się w tabeli zbiorczej powyżej.
5. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za korektę.
–
Kwota „do zwrotu / zapłaty” zostanie wyliczona automatycznie – jest to kwota o
jaką zmniejszyła / zwiększyła się kwota za fakturę po dokonaniu korekty,
–
Suma po korekcie zostanie wyliczona automatycznie – jest to sumaryczna kwota za
fakturę uwzględniając dokonane korekty,
–
wybierz formę płatności
–
wpisz kwotę zwróconą / zapłaconą zgodnie z wystawioną korektą,
–
„Pozostało do zwrotu / zapłaty” wyliczy się automatycznie
–
określ termin płatności
6. Uwagi
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej korekcie wpisz je we wskazane
pole. W ramach uwag możesz podać przyczynę korekty oraz inne uwagi.
7. Aby zapisać utworzoną korektę kliknij „Dodaj korektę” w prawym dolnym rogu
strony.
32 Z 72
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj korektę” formatka nie zniknęła to znaczy, że jakieś pole
zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła
się na stronie odpowiednia informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
8. Zapisanie korekty i przejście na listę korekt
Po zapisaniu korekty zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Korekt.
Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona korekta i kliknij „Pokaż”.
Twoja korekta pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru
korekty).
Do listy korekt możesz wejść również poprzez menu główne Faktury → Lista korekt.
33 Z 72
Lista Korekt
Lista Korekt zawiera zestawienie wszystkich korekt, jakie zostały wystawione przy
użyciu aplikacji.
Z poziomu Listy Korekt można dokonywać następujących operacji:
–
Zobaczyć podgląd korekty (1) – kliknięcie w numer korekty umożliwia pogląd
wystawionej korekty bezpośrednio z poziomu aplikacji,
–
,„Drukuj” (2)- umożliwia pobranie na dysk i wydrukowanie wystawionej
korekty,
–
Oznaczyć korektę jako zapłaconą (3),
–
„Edytuj korektę” (4 ) - umożliwia edycję danych zawartych na korekcie
–
„Usuń korektę” (5)- umożliwia usunięcie wystawionej korekty.
–
wystawienie duplikatu faktury
(6) – na wydruku faktury pod jej numerem pojawi
się informacja: „Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu)”
–
Saldeo umożliwia wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur
(kolumna Wyślij) (analogicznie jak przy liście faktur VAT):
–
(7) wysłanie wystawionej faktury do Kontrahenta mailem jako załącznik,
–
(8) wysłanie Kontrahentowi maila z przypomnieniem o płatności za fakturę (,
–
(9) wezwanie Kontrahenta do zapłaty za fakturę ,
–
mail z podziękowaniem za zapłacenie faktury – po kliknięciu przycisku „zapłacono”.
Dodatkowo nad listą korekt wyświetla się ich podsumowanie (10): suma brutto (suma
netto, suma VAT) dla wszystkich znajdujących się na liście faktur korygujących.
34 Z 72
Wystawienie nowej faktury zaliczkowej
Aby wystawić nową fakturę zaliczkową należy:
–
wybrać w menu głównym + Dodaj → Fakturę zaliczkową w menu głównym po
prawej stronie,
W oknie pojawi się formularz do wystawiania faktury zaliczkowej.
Wiele elementów nawiązuje do poszczególnych etapów wystawiania faktur sprzedażowych.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie, analogicznie jak w fakturach sprzedażowych.
2. Nagłówek faktury
–
wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury,
–
wybierz odpowiednią datę otrzymania zaliczki (nie wcześniejszą niż data
wystawienia),
–
numer faktury nadawany jest automatycznie zgodnie z zadaną formą
numeracji,
–
wybierz nabywcę z listy
–
wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę (do wyboru PLN, USD,
EURO, GBP, CZK, CHF, NOK)
3. Pozycje faktury
35 Z 72
–
aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę
(postępując zgodnie z zaleceniami w instrukcji, dotyczącymi wystawiania
faktur sprzedażowych). UWAGA! Należy pamiętać, aby przy poszczególnych pozycjach
na zamówieniu wpisywać ich całkowitą wartość
–
wypełnioną tabelkę zaakceptuj klikając „Dodaj do faktury”
–
dodana pozycja pojawi się u góry (tabelka zbiorcza z pozycjami na fakturze)
–
w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając
jedną z ikon po prawej stronie w tabeli zbiorczej.
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za fakturę.
–
„Suma” zostanie wyliczona automatycznie
–
wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew),
–
wpisz kwotę zapłaconej zaliczki,
–
„Pozostało do zapłaty” wyliczy się automatycznie
–
określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę
kalendarza, znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty).
4. Uwagi
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane
pole.
5. Wystawca dokumentu
Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę.
6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij email”
w prawym dolnym rogu strony.
36 Z 72
Dodaj fakturę → zapisuje fakturę
Dodaj i wyślij email → zapisuje fakturę i automatycznie wysyła Twojemu Kontrahentowi maila z
wystawioną fakturą w załączniku (UWAGA! Aby móc wysłać Kontrahentowi fakturę mailem, musi
on mieć uzupełniony adres email w danych kontrahenta)
UWAGA! Jeżeli po kliknięciu „Dodaj fakturę” formatka nie zniknęła to znaczy, że któreś z pól
zostało niewypełnione lub wypełnione niepoprawnie. W takim przypadku sprawdź czy nie pojawiła
się informacja o błędzie (na czerwono) i nanieś wskazane poprawki.
7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur zaliczkowych
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur
Zaliczkowych.
Wybierz miesiąc i rok, dla którego została wystawiona faktura i kliknij „Pokaż”.
Twoja faktura pojawi się na końcu listy (lista jest sortowana według numeru faktur).
Lista Faktur Zaliczkowych
Aby zobaczyć Listę Faktur Zaliczkowych możesz wybrać w menu głównym Faktury →
Lista faktur zaliczkowych.
Lista Faktur zawiera zestawienie wszystkich faktur zaliczkowych, jakie zostały
wystawione przy użyciu Saldeo.
Szczegóły dotyczące listy faktur zostały omówione przy fakturach sprzedażowych. W tej części
zostaną opisane te elementy, którymi lista faktur zaliczkowych różni się do sprzedażowych.
Standardowo,
kolejne
wiersze
na
liście
zawierają
informacje
dotyczące
wystawionych faktur zaliczkowych, począwszy od numeru faktur zaliczkowej na
kolumnie „Akcje” kończąc.
Lista faktur zaliczkowych, zawiera dwie kolumny, których nie ma na liście faktur
37 Z 72
sprzedażowych:
(1) Kolejna zaliczka
–
puste okienko – do tej faktury zaliczkowej nie wystawiono jeszcze kolejnej
zaliczki
–
numer faktury – wskazuje numer kolejnej faktury zaliczkowej
(2) Faktura końcowa
–
puste okienko – do tej faktury zaliczkowej nie wystawiono faktury końcowej
–
numer faktury – wskazuje numer faktury końcowej (3), która dotyczy tej
zaliczki
Na liście faktur zaliczkowych można wykonywać akcje:
–
„Edytuj korektę” (4 ) - umożliwia edycję danych zawartych na korekcie
–
„Usuń korektę” (5)- umożliwia usunięcie wystawionej korekty.
–
„Wyślij mailem” (6) – wysyła mailem do Kontrahenta
–
wystawienie duplikatu faktury
(7) – na wydruku faktury pod jej numerem pojawi
się informacja: „Duplikat z dnia (tu data wystawienia duplikatu)”
Nad listą znajduje się podsumowanie wszystkich wyświetlonych zaliczek (8): suma
brutto (suma netto, suma VAT).
38 Z 72
Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej
1. Aby dodać kolejną zaliczkę wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej
pozycji, w kolumnie „Kolejna zaliczka” kliknij „Wystaw”
2. W części zapłata wpisz kwotę kolejnej zaliczki.
Przykład:
W części dotyczącej wystawiania nowej faktury zaliczkowej, została wystawiona faktura zaliczkowa
na kwotę 3198 PLN Brutto. Pierwsza zaliczka wynosiła 500 PLN, więc do zapłaty pozostało 2698
PLN. Teraz wystawiamy drugą zaliczkę – na kwotę 1000 PLN. Do zapłaty pozostaje nam 1698 PLN.
3. Następnie zatwierdź wystawienie faktury klikając „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i
wyślij email”. Kolejna zaliczka do zamówienia jest wystawiona.
Dodanie faktury końcowej
1. Aby dodać fakturę końcową wejdź na listę faktur zaliczkowych. Przy wybranej
pozycji, w kolumnie „Faktura końcowa” kliknij „Wystaw”.
39 Z 72
2. W formularzu faktury końcowej znajdziesz rozliczenie wszystkich wcześniejszych
zaliczek (1): nr faktury zaliczkowej, datę wystawienia oraz kwotę, na którą opiewała
zaliczka.
3. W części dotyczącej zapłaty:
Od sumy, na którą wystawiono pierwszą fakturę zaliczkową odliczono wszystkie
wpłacone zaliczki (2).
Wracając do wcześniejszego przykładu: wystawiono fakturę zaliczkową na kwotę 3198 PLN.
Pierwsza zaliczka wynosiła 500 PLN, druga – 1000 PLN. Do zapłaty pozostaje 1698 PLN, więc
faktura końcowa do tego zamówienia będzie wystawiona na kwotę 1698 PLN (3).
40 Z 72
Dodanie nowej faktury Proforma
Aby wystawić nową fakturę proformę należy:
–
wybrać w menu głównym + Dodaj → Fakturę proforma w menu głównym po
prawej stronie,
W oknie pojawi się formularz do wystawiania nowej faktury.
1. Opis faktury
Sekcja z opisem faktury służy wyłącznie dla Ciebie. Możesz w tym polu opisać wystawianą fakturę,
aby później łatwiej było ją wyszukać.
2. Nagłówek faktury
–
wybierz odpowiednią datę wystawienia faktury,
–
wpisz numer faktury (program podpowiada numer ostatniej faktury proforma),
–
wybierz nabywcę z listy,
–
wybierz walutę, w której chcesz wystawić fakturę.
3. Pozycje faktury
–
aby dodać towar / usługę do wystawianej faktury należy wypełnić tabelkę, a następnie
zaakceptować klikając „Dodaj do faktury”,
–
dodana pozycja pojawi się powyżej na liście pozycji faktury,
–
w każdym momencie można usunąć bądź edytować pozycję faktury klikając jedną z ikon po
41 Z 72
prawej stronie w tabeli zbiorczej.
4. Zapłata
W sekcji „Zapłata” określasz formę i termin płatności za fakturę.
–
„Suma” zostanie wyliczona automatycznie
–
wybierz formę płatności (do wyboru jest gotówka, karta płatnicza, przelew),
–
określ termin płatności (jeśli inny niż podpowiedziane to kliknij w ikonę kalendarza,
znajdującą się po prawej stronie pola z datą zapłaty).
4. Uwagi
Jeśli masz jakieś uwagi, które powinny się pojawić na wystawianej fakturze wpisz je we wskazane
pole.
5. Wystawca dokumentu
Możesz uzupełnić to pole, aby Twoi kontrahenci wiedzieli, kto z Firmy wystawił im daną fakturę.
6. Aby zapisać utworzoną fakturę kliknij „Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij email”
w prawym dolnym rogu strony, funkcje działają analogicznie jak przy Fakturach
VAT.
7. Zapisanie faktury i przejście na listę faktur
Po zapisaniu faktury zostaniesz automatycznie przekierowany na Listę Faktur
Proforma.
Lista faktur Proforma
Aby zobaczyć Listę Faktur możesz wybrać w menu głównym Faktury → Lista faktur
Proforma.
Lista Faktur Proforma zawiera zestawienie wszystkich faktur Proforma, jakie zostały
wystawione przy użyciu aplikacji.
42 Z 72
Nad listą faktur dostępne są filtry (1), przy pomocy których można przeglądać
wystawione faktury (analogicznie jak przy Fakturach VAT).
Z poziomu Listy Faktur Proforma można dokonywać wszelkich operacji na fakturach
tj.:
–
przejście do szczegółów faktury (2)
–
podgląd danych kontrahenta, dla którego wystawiono fakturę (3),
–
pobranie faktury w celu jej wydruku - „Drukuj” (4),
–
oznaczenie faktury jako zapłaconej - „Zapłacono” (5),
–
wystawienie Faktury VAT (6) – po kliknięciu „Wystaw” przejdziesz do
formularza dodawania faktury VAT.
Nagłówek faktury oraz pozycje na fakturze będą uzupełnione automatycznie. Nabywca, waluta oraz
pozycje na fakturze będą takie jak na wystawionej wcześniej fakturze proforma. Pozycje na fakturze
możesz dodawać, usuwać lub edytować. Po wyborze formy zapłaty zapisz utworzoną fakturę kliknij
„Dodaj fakturę” lub „Dodaj i wyślij email”,
–
wysyłanie do Kontrahentów maili dotyczących faktur (kolumna Wyślij – 7),
–
edycję danych zawartych na fakturze (8),
–
usunięcie wystawionej faktury proforma (9)
Dla wyświetlonych na liście faktur można zobaczyć podsumowanie (10), czyli łączną
kwotę brutto (suma netto, suma VAT) dla każdej waluty, w której wystawiane były faktury.
43 Z 72
Dodawanie nowego rachunku
Aby wystawić nowy rachunek należy:
wybrać: + Dodaj → Rachunek w menu głównym po prawej stronie,
W oknie pojawi się formularz dodawania nowego rachunku.
Formularz dodawania rachunku jest analogiczny do dodawania faktury sprzedażowej. Aby poznać
możliwości operacji na rachunkach przeczytaj instrukcję dotyczącą faktur sprzedażowych.
Po dodaniu rachunku zostanie automatycznie przekierowany na listę rachunków.
Rachunki podobne
Aplikacja Saldeo umożliwia szybkie wystawianie rachunków w oparciu o rachunki
wystawione wcześniej → rachunki podobne.
Rachunki podobne wystawia się z poziomy listy rachunków.
Na liście rachunków należy zaznaczyć te rachunki, dla których chcemy wystawić analogiczne
i kilknąć dostępny nad listą przycisk „Wystaw podobne”
Wystawianie rachunków podobnych działa tak samo jak wystawianie → Faktury podobne.
44 Z 72
Lista rachunków
Aby wyświetlić listę rachunków należy w menu głównym wejść w „Rachunki”.
Zostanie wyświetlona lista wystawionych rachunków z bieżącego miesiąca.
Dla wyświetlonych na liście rachunków można zobaczyć podsumowanie (nad i pod
listą), czyli łączną sumę dla każdej waluty, w której wystawiane były rachunki.
Czynności, które można wykonywać na liście rachunków są analogiczne do listy faktur
sprzedażowych, aby się z nimi zapoznać przejdź do → lista faktur sprzedażowych.
45 Z 72
Wyszukiwarka faktur i rachunków
Zaawansowana
wyszukiwarka
dostępna
jest
po
wyborze
w
menu
głównym:
Faktury/ Rachunki → Wyszukaj
Dokumenty sprzedaży można szukać dowolnie zadając parametry i klikając „Pokaż”.
Wyświetlona zostaje wtedy lista tych dokumentów sprzedażowych, które spełniają wybrane
parametry.
Faktury i rachunki można wyszukiwać po:
–
numerze lub opisie wystawionej faktury/
rachunku,
–
Kontrahencie – nazwie kontrahenta,
–
dodano do – przedział czasu (w miesiącach),
do którego wyszukiwane dokumenty zostały
dodane,
–
data wystawienia – data wystawienia faktury
lub rachunku,
–
data sprzedaży – data sprzedaży towaru/
usługi na fakturze lub rachunku,
–
termin płatności – przedział czasu dla
terminu płatności wyszukiwanego dokumentu
lub forma płatności wg umowy,
–
typ – dla faktur, czyli jaki rodzaj faktury
szukamy,
–
kwota
brutto
–
przedział
kwot
na
wystawionym dokumencie.
46 Z 72
Dodawanie dokumentów
Aby dodać nowy dokument należy wybrać + Dodaj → Dokument w menu głównym po
prawej stronie.
Z poziomu aplikacji dokumenty można dodawać zbiorczo lub pojedynczo.
Formularz dodawania dokumentu:
–
określ miesiąc (1) i rok (2), do którego chcesz dodać dokument,
47 Z 72
–
dodaj opis dokumentu, który pomoże Ci później łatwiej go znaleźć (3),
–
wybierz typ dokumentu (4): inny, faktura kosztowa, towar/materiał, dowód
wewnętrzny lub dokument sprzedażowy (np. gdy nie wystawiasz faktur lub
rachunków,
–
jeśli jest to faktura kosztowa wprowadź wartości z faktury (5) – wartość netto
oraz wartość podatku VAT,
–
zaznacz znacznik (6), jeśli ta faktura kosztowa jest już zapłacona,
–
wybierz plik (7), który chcesz dodać klikając „Wybierz plik z danymi”
–
dokument sprzedaży (8) – dodanie dokumentu, oznaczenie go jako dokument
sprzedażowy i uzupełnienie wartości netto oraz kwot VAT spowoduje, że w podsumowanie
bieżącym zostaną one uwzględnione jako przychody.
Aby zobaczyć dodany dokument przejdź do Listy Dokumentów.
Dodawanie dokumentów mailem
Aby załączyć dokument do Saldeo nie musisz logować się do aplikacji. System posiada mechanizm,
który umożliwia załączanie dokumentów do archiwum mailem, np. bezpośrednio ze skanera.
Jak dodać dokument mailem:
1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który autoryzuje, że załączane dokumenty
pochodzą od Ciebie (ten temat został omówiony wcześniej → Pierwszy krok: Ustawienia Konta)
2. W Ustawianiach Konta zobaczysz także swój indywidualny adres email w Saldeo, na który
będziesz wysyłał dokumenty, które chcesz załączyć do systemu.
48 Z 72
3. Mając ustawiony kod PIN oraz znając swój adres email w Saldeo możesz przejść do załączania
dokumentów mailem:
3.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość
3.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres email
3.3. W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np.
(1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo
określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat Twojej wiadomości będzie wyglądał
przykładowo: 03/2012 (1234)
3.4. Dokumenty, które chcesz dodać do Saldeo załączasz jako załączniki
3.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę. Wysyłasz maila
i po chwili dokument znajdują się na Twojej liście dokumentów w Saldeo.
Mechanizm ten daje możliwość załączania dokumentów prosto ze skanera (w
urządzeniach, które posiadają taką funkcję) oraz umożliwia załączanie kilku a nawet
kilkunastu dokumentów jednocześnie.
49 Z 72
Lista dokumentów
1. Aby wejść do Listy Dokumentów należy w menu głównym wybrać Dokumenty.
2. Lista Dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do
aplikacji.
Aby zobaczyć określony dokument należy wybrać miesiąc i rok, do którego został dodany i kliknąć
przycisk „Pokaż” (1).
Nad listą dokumentów są dostępne filtry do przeglądania załączonych dokumentów:
2 – po typie dokumentu,
3 – Dodane przez (biuro, klienta, wszystkie),
4 – Po nazwie, numerze lub opisie dokumentu,
5 – Wybierając Kontrahenta,
6 – Wpisując zakres kwot netto, na które zostały wystawione dokumenty
7 – Po statusie zapłaty, czyli: dokumenty zapłacone, niezapłacone lub wszystkie
Wyświetlone na liście dokumenty można sortować:
–
po dacie: dodania, wystawienia, wpływu, dostawy lub wartości brutto – rosnąco lub
malejąco (8)
–
po rejestrze (9)
Oraz wyświetlać wg parametrów (10): dodane dzisiaj, wczoraj, w ostanim tygodniu, bez
kategorii
Po ustawieniu wymagań i kliknięciu „Filtruj” zostaje wyświetlona lista dokumentów
spełniających określone przez nas kategorie.
50 Z 72
3. Jeśli dokument został określony inaczej niż inny (puste pole), to w kolumnie Typ
(1) pojawi się informacja:
–
FK – faktura kosztowa
–
T/M – towar/materiał
–
DW – dowód wewnętrzny
–
DS – dokument sprzedaży
4. Z poziomu Listy Dokumentów można również:
–
zobaczyć podgląd dokumentu klikając w nazwę (2),
–
pobrać dokument (3),
–
określić, że dokument został już przez nas zapłacony (4),
–
edytować dane o dokumencie lub go usunąć (7),
–
pobrać do Excel (6), czyli pobrać plik z rejestrem, w którym znajdują się informacje
o wyświetlonych dokumentach: numerze, datach wystawienia, sprzedaży i płatności, statusie
transakcji (zapłacona/ niezapłacona) oraz kwotach z rozbiciem na stawki VAT,
–
pobrać folder ZIP (7), czyli pobrać ZIP z wybranymi dokumentami, każdy w odrębnym
pliku, takim, który był załączony do Saldeo,
–
pobrać przelewy (8) – * opcja dodatkowa automatycznego generowania przelewów.
Pobieranie rejestru oraz pliku ZIP może dotyczyć wybranych dokumentów, niekoniecznie
wszystkich, które są wyświetlone na liście.
Jest to możliwe dzięki zaznaczaniu wybranych plików w pierwszej kolumnie
→
Na liście dokumentów są rozróżnione pliki załączane przez Firmę (białe tło) i przez
Biuro Rachunkowe (niebieskie tło – pozycja 3 na powyższym rysunku).
Tych dokumentów, które załączyło Biuro nie można usunąć. Po najechaniu na ikonę usuwania
dokumentów pojawi się komunikat:
51 Z 72
Także w przypadku, gdy Biuro rachunkowe zatwierdzi załączony przez Klienta Biura dokument,
jego usunięcie stanie się niemożliwe.
Podgląd dokumentu (2)
Aby zobaczyć załączony do archiwum dokument bez zapisywania go na dysku
wystarczy kliknąć nazwę pliku (2), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd
dokumentu.
Z lewej strony ekranu znajduje się tabela z opisem dokumentu, z prawej jego podgląd (w przypadku
dokumentów wielostronicowych podgląd dotyczy pierwszych 5 stron)
Na stronie podglądu dokumentu można uzupełnić dane dotyczące załączonego pliku:
–
dane podstawowe (własny komentarz, status płatności, typ oraz datę wpływu),
–
nagłówek (numer, daty wystawienia i sprzedaży, termin płatności),
–
dane kontrahenta,
–
podsumowanie (walutę oraz kwoty netto i VAT z podsumowania faktury).
–
określić płatności częściowe.
Płatności częściowe – aby wpisać jaka kwota z całości została zapłacona należy:
–
kliknąć strzałkę 'rozwiń' (1) a następnie kliknąć przycisk 'dodaj' (2),
–
pojawi się okienko 'Dodaj płatność', w którym należy określić kwotę wpłaty i datę.
52 Z 72
Skróty klawiszowe
Podczas przeglądania i opisywania dokumentów pracę usprawniają skróty klawiszowe:
–
Ctrl + K → Kliknięcie w pole Numer dokumentu
–
Tab → Przejdź do następnego pola
–
Shift + Tab → Wróć do poprzedniego pola
–
Ctrl + S → „Zapisz zmiany”
–
Ctrl + backspace → Powrót do listy
–
Ctrl + strzałka w prawo → Przejdź do następnego dokumentu
–
Ctrl + Shift + strzałka w prawo → Zapisz i przejdź do następnego dokumentu
–
Ctrl + strzałka w lewo → Przejdź do poprzedniego dokumentu
–
Ctrl + Shift + strzałka w lewo → Zapisz i przejdź do poprzedniego dokumentu
–
Ctrl + strzałka w górę → przesuwa widok strony w górę (działa jak scroll)
–
Ctrl + strzałka w dół → przesuwa widok strony w dół (działa jak scroll)
Wyszukiwarka dokumentów
Aby uprościć i przyspieszyć wyszukiwanie odpowiednich dokumentów została stworzona
zaawansowana wyszukiwarka dostępna z menu
głównego:
Dokumenty → Wyszukaj
Dokumenty można szukać dowolnie zadając
parametry i klikając „Pokaż”.
Wyświetlona
dokumentów,
zostaje
które
wtedy
spełniają
lista
wybrane
parametry.
Dokumenty można wyszukiwać po:
−
dokument – dowolny ciąg znaków, który
znajduje się w numerze, opisie lub nazwie
pliku,
−
kontrahent – nazwie kontrahenta,
53 Z 72
−
zapłata – dokumenty, które zostały oznaczone jako zapłacone lub niezapłacone,
−
dodano do – przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały
dodane,
−
data dodania dokumentu – zakres czasu, w którym dodano dokumenty do systemu,
−
data wystawienia – data wystawienia dokumentu,
−
data wpływu – parametr określany przez Biuro
rachunkowe – data wpływu dokumentu do
księgowości,
−
termin
płatności
– przedział czasu dla
terminu płatności wyszukiwanego dokumentu,
−
typ – typ, jako który został oznaczony szukany
dokument:
inny,
faktura
kosztowa,
towar/materiał, dowód wewnętrzny, dokument
sprzedaży,
−
rejestr – parametr określany przez Biuro
rachunkowe
–
rejestr,
do
którego
został
przypisany szukany dokument,
−
kategoria – parametr określany przez Biuro
rachunkowe – kategoria nadana dokumentowi
przez Biuro,
−
kwota brutto – przedział kwot na dokumencie
Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria
wyszukiwania pojawi się możliwość pobrania tych dokumentów do:
–
pliku Excel (rejestr dokumentów – każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny –
poszczególne informacje o dokumencie),
–
folderu ZIP (plik z pojedynczymi dokumentami w PDF).
Zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości wyświetlonych na liście dokumentów,
tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT).
54 Z 72
Dodawanie nowego pracownika
1.
Aby
dodać
nowego
pracownika
należy
wybrać
w
menu
głównym
+ Dodaj → Pracownika w menu głównym po prawej stronie
2. Wyświetlony zostanie formularz dodawania nowego pracownika.
3. W kolejnych polach uzupełnia się:
–
imię i nazwisko,
–
datę urodzenia (można wybrać z kalendarze po prawej stronie),
–
NIP, PESEL i numer dowodu osobistego,
–
Adres zameldowania oraz imiona rodziców,
–
rodzaj umowy (umowa o pracę, zlecenie i o dzieło),
–
datę ważności badania lekarskiego oraz szkolenia BHP – na 1 tydzień przed i w dniu
minięcia tego terminu zostanie wysłany mail z przypomnieniem.
55 Z 72
4. Aby zatwierdzić wpisane dane należy kliknąć „Dodaj” znajdujące na końcu
formularza. Po kliknięciu „dodaj” zostajesz automatycznie przeniesiony na listę
pracowników.
Kadry: lista pracowników
1. Aby zobaczyć listę pracowników należy w menu głównym wybrać Kadry → Lista
pracowników
2. Zostanie wyświetlona lista, na której znajdują się pracownicy Twojej Firmy.
Aby ułatwić jej przeglądanie masz do dyspozycji filtry (1).
Można przeszukiwać listę pracowników po imieniu lub nazwisku, numerach NIP czy
PESEL, adresie bądź rodzaju umowy.
3. Lista pracowników zawiera informacje na temat pracowników firmy
3.1. Lista pracowników jest uporządkowana alfabetycznie wg nazwisk (2). Na
górze listy wyświetlani są pracownicy aktywni, poniżej nieaktywni.
56 Z 72
3.2. Przy poszczególnych osobach od razu widoczne są najważniejsze informacje, czyli: data
urodzenia, NIP, PESEL, nr dowodu, adres, imiona rodziców oraz rodzaj umowy i termin ważności
badania lekarskiego i szkolenia BHP.
3.3. Ostatnia kolumna „Akcje” zawiera skróty do czynności:
–
dodaj dokument kadrowy (3) – przenosi do formularza dodania dokumentu
kadrowego, przypisanego automatycznie do danego pracownika,
–
edytuj pracownika (4) – umożliwia edycje danych pracownika,
–
pracownik aktywny (5) lub nieaktywny (6) – informacja czy pracownik
nadal pracuje dla firmy. Nieaktywni pracownicy znajdują się na końcu listy
pracowników i są oznaczeni jaśniejszą czcionką.
4. Kliknięcie na Imię i nazwisko pracownika(2) umożliwia zobaczenie dokumentów
kadrowych, przypisanych do tego pracownika.
Program automatycznie przenosi na stronę z listą dokumentów kadrowych.
57 Z 72
Dodawanie dokumentów kadrowych
1. Aby dodać nowy dokument kadrowy należy:
wybrać w menu głównym + Dodaj → Dokument kadrowy
2. Automatycznie zostajesz przeniesiony do formularza dodania nowego dokumentu
kadrowego.
Dokumenty kadrowe mogą być przypisane do konkretnego pracownika lub dotyczyć
całej firmy.
2.1. Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego całej firmy
Aby dodać nowy dokument kadrowy należy:
–
wybrać miesiąc (1) i rok (2), do których chcemy dodać dokument,
–
dokument nie dotycz żadnego z pracowników (3), więc w tym okienku powinna być
informacja „nie dotyczy”,
–
można dodać opis (4), który później ułatwi nam odnajdywanie dokumenty na liście,
–
na końcu wybieramy plik (5), który chcemy załączyć do Saldeo.
Po załączeniu dokumentu możemy go zobaczyć wchodząc na listę dokumentów kadrowych.
58 Z 72
2.2. Dodanie dokumentu kadrowego, dotyczącego wybranego pracownika
Aby dodać nowy dokument kadrowy dla pracownika należy:
–
wybrać miesiąc (1) i rok (2), do których chcemy dodać dokument,
–
określić którego z pracowników dotyczy dokument poprzez wybranie jego nazwiska z listy
(3),
–
określić jaki jest to typ dokumentu, zaznaczając: Akta osobowe część A, B, C lub inne,
–
można dodać opis (5), który później ułatwi nam odnajdywanie dokumenty na liście,
–
na końcu wybieramy plik (6), który chcemy załączyć do Saldeo.
Po załączeniu dokumentu możemy go zobaczyć wchodząc na listę dokumentów kadrowych.
Lista dokumentów kadrowych
1. Aby wejść na listę dokumentów kadrowych w meny głównym można wybrać Kadry
→ Dokumenty kadrowe
2. Wyświetlona zostaje lista dokumentów kadrowych z bieżącego miesiąca.
59 Z 72
3. Aby ułatwić przeszukiwanie listy dokumentów dostępne są filtry:
–
można wyświetlić dokumenty dotyczące wybranego pracownika (1),
–
Określić miesiąc i rok (2), z których mają być wyświetlone dokumenty
–
dodatkowo dokumenty można filtrować (3) używając typu załączonego dokumentu (5), jego
nazwy (6) lub opisu (7)
4. Na liście wyświetlane są dokument wg ich daty dodania. Lista zawiera nazwę
załączonego pliku (6) oraz informację czy dotyczy on jakiegoś pracownika (4) i
jakiego jest typu (5).
5. Kolumna „Akcje” zawiera skróty do operacji, które można wykonywać na
dokumentach
5.1. edytuj – przenosi na stronę z podglądem dokumentu i umożliwia jego edycję
5.2. usuń dokument – usuwa załączony dokument
6. Plik można zapisać na dysku (8) klikając „Pobierz” przy dokumencie, który nas
interesuje.
60 Z 72
7. Aby zobaczyć dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć nazwę
pliku (6), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu.
7.1. wchodząc w szczegóły dokumentu możemy edytować informacje (2),
7.2. to jeśli załączony dokument był w formacie pdf, jpg lub png poniżej widoczny jest jego
podgląd (2),
7.3. aby wrócić do listy dokumentów, które były wcześniej wyświetlane wystarczy kliknąć
„Powrót do listy” w prawym górnym rogu (3).
7.4. aby zapisać plik na dysku kliknij „pobierz” (4).
najpier
61 Z 72
Podsumowanie bieżące
Posumowanie bieżące ma wyłącznie charakter poglądowy, stanowi arytmetyczną
sumę wprowadzonych faktur i dokumentów kosztowych.
Aby zobaczyć podsumowanie wystawianych faktur sprzedażowych i kosztowych,
należy kliknąć „Podsumowanie” → Bieżące w menu głównym aplikacji.
Na ekranie pojawi się tabelka z informacjami o:
–
kwocie netto oraz VAT ze wszystkich faktur sprzedażowych wystawionych w aplikacji,
–
kwocie netto oraz VAT z faktur kosztowych, które zostały dodane do aplikacji,
–
zysku / stracie jako różnicy w kwotach netto z faktur sprzedażowych i kosztowych
w ujęciu miesięcznym i narastająco od początku roku,
–
różnicy kwot VAT z faktur sprzedażowych i kosztowych w ujęciu miesięcznym
i narastająco od początku pracy z aplikacją. W przypadku jeśli kwota ta występuje ze znakiem
minus oznacza to, że podlega zwrotowi do Urzędu Skarbowego.
62 Z 72
Podsumowanie księgowe
Aby zobaczyć rozliczenie księgowe za kolejne miesiące roku kalendarzowego, należy
kliknąć Podsumowanie → Księgowe w menu głównym aplikacji.
Podsumowanie księgowe jest wprowadzane przez Biuro Rachunkowe po zakończeniu
rozliczania każdego kolejnego miesiąca obrachunkowego.
Aby zobaczyć detale rozliczenia należy kliknąć „Pokaż detale” (1) w kolumnie Akcje.
W ramach zestawienia szczegółów rozliczenia księgowego zebrane są informacje o:
–
wartości przychodu, kosztów i dochodu z działalności Firmy w wybranych miesiącu
rozliczeniowym,
–
wielkości różnicy podatku VAT do zapłaty do US lub nadwyżki,
–
wysokości podatków ze wskazaniem ich rodzaju, terminu płatności oraz ewentualnych uwag
Biura,
–
wysokości składek ZUS do zapłaty, ze wskazaniem ich rodzaju, terminu płatności, numerze
konta, na który należy dokonać przelew oraz ewentualnych uwag Biura.
63 Z 72
Pod tabelą z całego roku widoczne jest Podsumowanie poszczególnych wartości (2).
Poniżej tabeli z rozliczeniem księgowym znajdują się trzy wykresy obrazujące dane:
64 Z 72
Wykres 1 – Przychód, koszty i dochód w kolejnych miesiącach (wykres słupkowy,
który pokazuje wysokość przychodu, kosztów oraz zysku/straty w kolejnych miesiącach)
Wykres 2 - Przychód, koszty i dochód narastająco (wykres liniowy, który pokazuje
zależności między przychodem, kosztami i dochodem)
Wykres 3 – Struktura przychodów (wykres kołowy, który pokazuje jaką część
przychodów zajmują koszty, ZUS, podatki i dochód)
Aby zobaczyć szczegółowe rozliczenie wybranego miesiąca należy kliknąć ikonę lupy
(1) w odpowiednim wierszu aplikacji.
Szczegóły rozliczenia księgowego dla wybranego miesiąca prezentują się następująco:
Aby
łatwiej
kontrolować
swoje
należności,
przy
poszczególnych
pozycjach
w rozliczeniu możesz kliknąć „Zapłacono”.
Jeśli „Zapłacono” kliknięto przez pomyłkę lub dla niewlaściwej pozycji można kliknąć ponownie w
zieloną parafkę i odznaczyć daną wartość jako zapłaconą.
Jeśli dla określonej pozycji podatku lub ZUS nie kliknięto „Zapłacono” a termin płatności minął, to
zgodnie ustawowymi regulacjami naliczane są odsetki.
65 Z 72
Rozliczenie z Księgowością
Rozliczenia z księgowością dotyczy opłat za obsługę księgową i jest uzupełniane przez Księgowego.
Rozliczenie to jest dostępne z poziomu Podsumowania księgowego: Podsumowanie →
Księgowe → Pokaż detale
W tabeli widoczne są poszczególne pozycje (np. usługi księgowe) wraz z odpowiadającą im kwotą,
terminem platności i opiseem uzupełnionym przez Księgowego.
Każdą z pozycji można zaznaczyć jako zapłaconą.
Niezapłacone pozycje widoczne są na stronie głównej w części „Rozliczenia z
księgowością”.
W tabeli widoczne są informacje o:
–
nazwie usługi (1),
–
kwocie do zapłaty (2),
–
okresie, którego dotyczy dana kwota (3),
–
terminie płatności (4) i ewentualnym opisie.
Po kliknięciu na przycisk „Zapłata” (5) i wybraniu „Tak”, pozycja znika z listy i jest widoczna tylko
w detalach rozliczenia księgowego za wybrany miesiąc.
66 Z 72
* Automatyczne generowanie przelewów (opcja dodatkowa)
Opcja automatycznego generowania przelewów pozwala na generowanie z poziomu listy
dokumentów zleceń przelewów. Aby moc wygenerować przelew należy wybrać w menu głównym:
Dokumenty → Lista dokumentów
Następnie należy wyświetlić listę dokumentów z miesiąca (lub wszystkich miesięcy), dla którego
chcemy przygotować przelewy i zaznaczyć te pozycje, dla których będziemy generować przelewy.
Jeśli dokument nie posiada uzupełnionego numeru konta bankowego kontrahenta, należy wejść w
jego podgląd (klikają nazwę dokumentu).
W sekcji Kontrahent patrzymy na pozycję → Konto bankowe.
Konto bankowe możemy:
–
Dodać (1) jeśli ten kontrahent nie miał wcześniej zapisanego numeru konta
–
Wybrać z bazy (2) jeśli w danych kontrahenta są już zapisane numery konta bankowego
67 Z 72
Po uzupełnieniu kont bankowych możemy wrócić do listy dokumentów i przejść do generowania
przelewów.
Po zaznaczeniu na Liście dokumentów wybranych dokumentów należy kliknąć
→ Pobierz przelewy (przycisk dostępny nad listą dokumentów).
Przejdziemy na podstronę generowania poleceń przelewów.
Aby móc wygenerować przelewy dla dokumentów należy kolejno:
68 Z 72
1. Wybrać konto bankowe, z którego zostaną zrealizowane przelewy. Opcja dodawania
dodatkowych kont bankowych została opisana w rozdziale → Ustawienia konta,
2. Określić datę płatności, z jaką zostaną wygenerowane przelewy,
3. Określić, dla których przelewów wybrana data płatności ma zostać uwzględniona:
–
dla wszystkich, czyli wszystkie przelewy zostaną wykonane z taką datą,
–
tylko dla faktur, które nie mają ustalonego terminu płatności, czyli dla faktur, które mają
ustawioną datę płatności, przelewy zostaną wygenerowane z tą datą, która przy nich
widnieje, a dla pozostałych faktur (bez daty płatności) zostanie ustawiona data wybrana we
wcześniejszym kroku,
4. Zdecydować, czy po wygenerowaniu przelewu faktura, której dotyczył ma zostać oznaczona jako
zapłacona czy nie,
5. W kolumnie Uwagi znajdują się informacje, czy dane niezbędne do wykonania przelewów są
poprawne (kolor zielony).
Jeśli w opisie dokumentu były błędy (np. brak numery konta bankowego lub niewłaściwy format
konta bankowego) to pojawi się informacje, że przelew jest niemożliwy (kolor czerwony).
6. Żeby wygenerować przelewy należy kliknąć → Generuj.
Zostanie wyświetlona lista z Podsumowaniem przelewów
Żeby pobrać plik z przelewami, które importuje się poprzez swoje konto bankowe należy kliknąć
przycisk → Pobierz i zapisać na dysku plik z przelewami .
Następnie należy zalogować się do bankowości internetowej i wybrać opcję importuj
przelewy (koszyk płatności lub nazwane inaczej zależnie od banku), oraz jeśli jest taka możliwość
wybrać „Standard strony kodowej CP852”.
69 Z 72
* Raporty (opcja dodatkowa)
Raport dostępne są w menu głownym Raporty → Zakupy u kontrahentów
W raporcie dostępne są informacje na temat kosztow (zakupy i towary) z podzialem na
kontrahentów w określonym przedziale czasu.
Dodatkowo wyświetlana jest także lista 100 kontrahentów o najwyższej wartości transakcji,
z wyszczególnieniem ich sumy, ilości dokumentów i średniej wartości transakcji.
70 Z 72
Strona Główna – podsumowanie
Na
Stronie
Głównej
znajdują
się
podstawowe
informacje
dotyczące
faktur
i dokumentów zgromadzonych w systemie.
1. Okno „Dane biura rachunkowego” - zawiera informacje kontaktowe do Biura
Rachunkowego, które Cie obsługuje.
Uwaga! Osoby, które posiadają konto dla Klienta Indywidualnego w tym oknie mają
dane firmy BrainSHARE (twórcy aplikacji Saldeo)
2. Panel obsługi - zawiera szybki zestaw większości akcji, jakie możesz wykonać w aplikacji,
3. Kwoty podatków i ZUS do zapłaty za poprzedni miesiąc kalendarzowy – zawiera
informacje wynikające z rozliczenia księgowego dodanego przez Biuro Rachunkowe, o kwotach do
zapłaty podatków oraz ZUS za poprzedni miesiąc,
4. Kwoty podatków i ZUS do zapłaty ze wcześniejszych miesięcy – pokliknięciu pojawi
się lista wszystkich niezaplaconych podatków i ZUS,
5. Rozliczenia z księgowością – lista niezaplaconych pozycji dotyczacych opłat za usługi
księgowe,
6. Zbliżające się faktury cykliczne – lista szablonów faktur cyklicznych, dla których zbliża się
termin wystawienia,
7. Faktury sprzedażowe lub rachunki niezapłacone – zawiera listę faktur sprzedażowych
lub rachunków, które nie zostały dotychczas uregulowane przez Twoich kontrahentów wraz z
podsumowaniem ich łącznej wartości,
7. Dokumenty niezapłacone - zawiera listę dokumentów oznaczonych przez Ciebie jako faktury
kosztowe, które nie zostały dotychczas przez Ciebie uregulowane wraz z podsumowaniem ich
łącznej wartości, osobno pokazane i podsumowane są dokumenty, które podczas dodawania zostały
oznaczone jako typ dokument sprzedaży.
8. Podsumowanie księgowe za poprzedni miesiąc - zawiera aktualne rozliczenie przesłane
przez Twoje Biuro Rachunkowe za poprzedni miesiąc rozliczeniowy, wraz z informacją czy dana
pozycja została zapłacona czy jeszcze nie.
9. Podsumowanie bieżące miesiąca - zawiera aktualne podsumowanie za bieżący miesiąc
rozliczeniowy, obliczane
na podstawie wystawionych przez Ciebie faktur sprzedażowych oraz
dołączonych dokumentów oznaczonych jako faktury kosztowe.
71 Z 72
Mamy nadzieję, że system Saldeo ułatwi codzienną pracę w Państwa
firmie oraz przepływ informacji i dokumentów między Firmą i Biurem
Rachunkowym.
W przypadku pojawienia się wątpliwości lub sugestii co do dalszego rozwoju
aplikacji, prosimy o kontakt.
Pozostajemy do Państwa dyspozycji:
Zespół Saldeo
[email protected]
+48 12 397 48 75
+48 605 724 036
Właścicielem aplikacji jest:
BrainSHARE IT sp. z o.o.
siedziba: ul. Polna 34C, 32-080 Zabierzów
biuro: ul. Kunickiego 5, 30-134 Kraków
NIP: 513 023 18 12, REGON: 122469952
Sąd Rejonowy w Krakowie: KRS 0000408077
Kapitał zakładowy: 122 700 zł
wersja dokumentu 1.52.0
72 Z 72